Na Alemanha, quem deseja abrir uma empresa precisa cumprir alguns requisitos. Um dos mais importantes é obter um número fiscal. Isso acontece porque pessoas autônomas e empresas não podem exercer atividades comerciais no país sem esse número.

Neste artigo, explicamos o que é o número fiscal, quem precisa solicitá-lo e por que ele é essencial nas atividades diárias de uma empresa. Também mostramos como solicitar um número fiscal alemão, quais documentos são necessários e quais prazos devem ser observados.

O que há neste artigo?

• O que é um número fiscal
  
• Quem precisa solicitar um número fiscal
  
• Por que as empresas alemãs precisam de um número fiscal
  
• Como as empresas na Alemanha solicitam um número fiscal
  
• Quais documentos são necessários para fazer a solicitação de número fiscal alemão?
  
• Quais prazos as empresas alemãs precisam saber?
  

O que é um número fiscal

O número fiscal é um identificador exclusivo atribuído a pessoas físicas e pessoas jurídicas tributáveis na Alemanha. O órgão tributário responsável o emite para que as declarações e os pagamentos de imposto possam ser claramente identificados. Esse número é indispensável para empresas, profissionais autônomos e freelancers, pois permite o cumprimento das obrigações fiscais conforme as regras em vigor.

O comprimento do número fiscal varia conforme o estado federal. Em muitos estados alemães, ele segue um formato padrão com 10 a 11 dígitos. Há também um formato nacional de 13 dígitos criado para o envio eletrônico de declarações fiscais pelo portal ELSTER.

O número fiscal contém várias informações que permitem a identificação clara do contribuinte, incluindo o número do órgão tributário e o número do distrito, que indica a localização geográfica dentro da jurisdição. Além disso, há um número de série pessoal e um código de verificação que valida a sequência completa.

Você pode encontrar um gráfico para converter o seu número fiscal para o formato nacional no site do Escritório Central de Impostos (Bundeszentralamts für Steuern, ou BZSt).

Número fiscal x ID fiscal

Na Alemanha, há diferença entre o número fiscal e o ID fiscal (número de identificação fiscal). Todo cidadão recebe um ID fiscal do BZSt ao nascer. Ele é válido por toda a vida e permanece o mesmo mesmo que haja mudança de nome ou endereço.

O ID fiscal é usado principalmente para identificar cidadãos dentro do sistema tributário. Ele é exigido em comunicações com o órgão tributário, na abertura de contas bancárias, em comunicações com seguradoras ou na solicitação de benefícios familiares. Os empregadores também o utilizam para repassar corretamente o imposto de renda.

Enquanto o número fiscal é voltado ao contribuinte na sua função de empresário ou profissional independente, o ID fiscal destina-se exclusivamente a pessoas físicas.

Quem precisa solicitar um número fiscal

As seguintes formas de empresa na Alemanha devem solicitar um número fiscal:

• Empresas individuais, incluindo profissionais autônomos, pequenos negócios e comerciantes registrados

• Sociedades, como sociedades em nome coletivo (OHGs) e sociedades limitadas (KGs)

• Empresas, como empresas de responsabilidade limitada (GmbHs) e sociedades anônimas (AGs)

• Empresas estrangeiras com sede ou atividade tributável na Alemanha

Por que empresas alemãs precisam de número fiscal?

No dia a dia de uma empresa, o número fiscal é necessário para cumprir corretamente certas obrigações fiscais. Ele é usado em situações como:

• Declarações fiscais: o número fiscal é obrigatório ao enviar declarações de imposto. Isso vale tanto para empresas individuais e freelancers quanto para declarações de imposto corporativo e declarações preliminares de imposto sobre valor agregado (IVA) apresentadas por empresas.

• Pagamentos ao órgão tributário: em qualquer pagamento de imposto — como imposto de renda, imposto sobre comércio ou IVA —, as empresas devem informar o número fiscal para que o registro do pagamento seja feito corretamente.

• Comunicação com o órgão tributário: toda correspondência enviada ao órgão tributário — como pedido de informação, resposta ou objeção — deve incluir o número fiscal. Isso garante que o órgão possa associar corretamente a comunicação à empresa.

• Faturas: as empresas precisam incluir seu número fiscal em todas as faturas, especialmente quando estão sujeitas ao IVA.

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Como as empresas alemãs solicitam um número fiscal

Se você precisa de um número fiscal na Alemanha, é necessário enviar o questionário de cadastro fiscal ao órgão tributário. Esse documento reúne as informações principais da empresa e serve como base para o cadastro fiscal. Veja as etapas para enviar o questionário:

Obter ou solicitar o questionário

Ao iniciar uma empresa na Alemanha, é possível receber o questionário automaticamente ou precisar solicitá-lo. Por exemplo, ao registrar o negócio ou incluí-lo no Registro Comercial, não é necessário fazer a solicitação, pois o órgão tributário envia o formulário automaticamente.

Já os freelancers precisam solicitar o formulário ao órgão tributário. Isso pode ser feito por telefone ou ao baixar o documento no site do Ministério Federal das Finanças (Bundesministerium der Finanzen, ou BMF). Também é possível preencher o questionário online pelo portal ELSTER.

Solicitação passo a passo

Registrar-se no ELSTER

Para solicitar o número fiscal na Alemanha, primeiro é preciso se registrar no ELSTER. Esse é o modo mais simples de preencher o questionário de cadastro fiscal. Para criar uma conta no sistema, é possível usar um arquivo de certificado, um documento de identidade com leitor e aplicativo, um token de segurança ou um cartão de assinatura.

Selecionar o questionário de cadastro fiscal

Depois de criar a conta no ELSTER, localize o questionário na área de formulários. Nessa etapa, é necessário selecionar o tipo correto de acordo com a formação legal da empresa. Existem versões específicas para empresas individuais, sociedades, corporações e empresas estrangeiras tributáveis. É importante escolher o formulário adequado, pois os requisitos variam conforme a estrutura jurídica.

Inserir as informações da empresa

Em seguida, preencha o questionário, que possui diversas seções. É necessário incluir informações básicas da empresa, como:

• Nome da empresa

• Formação legal

• Tipo de atividade empresarial

• Data de abertura

• Receitas estimadas

Fornecer informações adicionais

Dependendo do tipo de empresa, pode ser necessário inserir dados extras. As corporações, por exemplo, devem responder sobre imposto corporativo, imposto comercial e acionistas. Já as empresas individuais precisam informar dados sobre renda e responsabilidade quanto ao IVA.

Revisar o questionário e enviar

Após preencher todos os campos relevantes, revise o questionário com atenção. Verifique se os dados estão corretos e completos. Informações incorretas ou ausentes podem causar atraso no processamento. Se houver dúvidas, use o recurso de ajuda do ELSTER ou consulte um assessor fiscal. Quando tudo estiver revisado, envie o formulário concluído.

Receber o número fiscal

Depois de processar a solicitação e revisar o questionário, o órgão tributário enviará o número fiscal. Normalmente, ele é enviado por correio ao endereço indicado. O tempo de processamento varia de alguns dias a algumas semanas, dependendo do órgão responsável e da quantidade de documentação enviada. Assim que o número fiscal for recebido, ele já pode ser utilizado para finalidades fiscais, como envio de declarações e emissão de faturas.

Quais documentos as empresas precisam para solicitar um número fiscal alemão

Para solicitar um número fiscal na Alemanha, é necessário apresentar alguns documentos. Eles variam conforme o tipo e a atividade da empresa, mas geralmente incluem:

• Questionário de cadastro fiscal: o formulário preenchido é a base da solicitação.

• Documento de identidade ou passaporte: usado para confirmar a identidade do solicitante.

• ID fiscal: necessário para registrar o contribuinte como pessoa tributável, especialmente para empresas individuais e freelancers.

• Registro comercial: caso a empresa já esteja em operação, é preciso anexar o registro emitido pelo município ou cidade.

• Informações sobre a atividade comercial e o faturamento previsto: no questionário de cadastro fiscal, é necessário indicar o tipo de atividade exercida e o faturamento esperado. Certifique-se de que as projeções de receita e lucro para o primeiro e o segundo ano fiscal sejam realistas. Valores muito baixos ou excessivamente altos podem causar problemas na classificação tributária da empresa.

• Dados bancários: utilizados para possíveis reembolsos ou cobranças por débito automático.

Quais prazos as empresas precisam conhecer

De acordo com o Artigo 138 do Código Fiscal Alemão (Abgabenordnung, ou AO), o formulário de cadastro fiscal deve ser preenchido e enviado em até quatro semanas após o início das operações comerciais.

Se o prazo for perdido, geralmente é aplicada uma multa por atraso, conforme o Artigo 240 da AO. Caso o envio demore muito, o órgão tributário pode determinar a base de tributação com base em estimativas próprias — normalmente desfavoráveis ao contribuinte, pois se baseiam em suposições que podem não corresponder à renda real. Atrasos adicionais podem resultar em penalidades ou em processos administrativos relacionados a infrações fiscais.