Para muitos fundadores e Startups, a criação de uma pequena empresa é o primeiro passo para o trabalho autônomo. Ela oferece uma série de benefícios em comparação com outros tipos de empresa, inclusive a isenção de algumas normas contábeis. Neste artigo, explicaremos o que é uma empresa de pequeno porte, quais as vantagens e desvantagens que ela traz e como registrá-la. Também exploraremos a diferença entre operadores de pequenas empresas e empreendedores de pequeno porte, além de conferirmos as obrigações tributárias das pequenas empresas.

O que será abordado neste artigo?

• O que é uma pequena empresa?
  
• Qual é a diferença entre operadores de pequenas empresas e empreendedores de pequena escala?
  
• Quais são as vantagens de montar uma pequena empresa?
  
• Quais são as desvantagens de abrir uma pequena empresa?
  
• Como registrar uma pequena empresa?
  
• Quais obrigações tributárias são pertinentes às pequenas empresas?
  

O que é uma pequena empresa?

Uma empresa de pequeno porte é uma entidade comercial que é particularmente eficaz ao iniciar um novo empreendimento. As operadoras de pequenas empresas não são classificadas como empresas comerciais. Isso significa que elas não precisam ser registradas na Junta Comercial e não estão sujeitas às disposições do Código Comercial Alemão (HGB). Como resultado, alguns dos regulamentos e obrigações que as empresas normalmente devem cumprir não são pertinentes. O texto jurídico do HGB diz que uma pequena empresa pode ser apropriada se "o tipo ou o escopo da empresa não exigir uma operação comercial estabelecida de forma comercial" (Seção 1, Parágrafo 2 do Código Comercial Alemão). Isso significa que, se o volume de negócios for relativamente pequeno, o esforço administrativo necessário para atender às disposições do Código Comercial não vale a pena, nem para o operador da pequena empresa nem para o órgão tributário. Todas as atividades independentes e empresariais são consideradas como empresas. Isso inclui empresas industriais e de artesanato, bem como a maioria dos provedores de serviços. Entretanto, como atividade autônoma, uma empresa é considerada separada do trabalho autônomo.

Uma pequena empresa só pode ter uma de duas formações legais: uma empresa individual ou uma sociedade civil para duas ou três pessoas (GbR). Ambas têm uma característica em comum: são fáceis de montar e podem ser iniciadas com recursos financeiros modestos. Portanto, elas são adequadas para um começo de "nível básico" ao trabalho autônomo. Todas as outras formações legais estão excluídas para uma pequena empresa, uma vez que elas só são possíveis dentro da estrutura jurídica do Código Comercial Alemão.

Outro requisito importante para as pequenas empresas é o limite máximo de renda anual definido pelo jurídico. Essas empresas não podem exceder 600.000 euros em vendas e 60.000 euros em lucros. Normalmente essas pequenas empresas incluem exemplos como restaurantes familiares, sorveterias ou bancas de jornal. As empresas de pequeno porte geralmente são administradas por pessoas que trabalham de forma autônoma em tempo parcial ou sazonalmente e, portanto, têm vendas menores.

Qual é a diferença entre operadores de pequenas empresas e empreendedores de pequeno porte?

Há uma clara diferença entre um operador de pequena empresa e um empresário de pequeno porte. Esse último abrange tanto comerciantes quanto autônomos, bem como aqueles que trabalham na agricultura e na silvicultura. Os empreendedores de pequeno porte não podem exceder um volume de negócios de 22.000 euros no ano anterior ou 50.000 euros no ano corrente. Se esses limites de vendas não forem excedidos, aplica-se a regra do regra do empreendedor de pequeno porte, que isenta os empreendedores de pequeno porte do pagamento do imposto sobre valor agregado (IVA). Entretanto, as empresas de pequeno porte também podem usar essa regra se também tiverem um volume de negócios correspondente.

O volume restrito de negócios anual para pequenas empresas significa que todos os empreendedores de pequeno porte que administram uma empresa são automaticamente considerados operadores de pequenas empresas. Entretanto, nem todos os operadores de pequenas empresas são automaticamente empreendedores de pequeno porte. Esse só é o caso se a regra do empreendedor de pequeno porte for aproveitada. Eles estão isento de pagar o IVA, o que geralmente não é o caso das pequenas empresas. Em resumo, uma empresa de pequeno porte é uma formação legal, enquanto os empreendedores de pequeno porte são discutidos principalmente no contexto tributário.

What are the advantages of setting up a small business?

Compared to other business structures, a small business offers a number of advantages: first, you can set up a small business informally and in a cost-effective way. You do not need any startup capital. In addition, a small business can also be run as a secondary activity—for example, in parallel with formal employment. In this case, the law restricts you to working a maximum of 20 hours per week on the secondary activity. The salary for your secondary activity must not exceed that of your primary employment. The background to this is that your secondary profession continues to be covered by the social insurance from your employer in your main job.

In addition, simplified accounting rules apply. As small businesses are not classified as merchants if they are not entered in the commercial register, they remain legally private individuals and are subject to the German Civil Code (BGB) rather than the German Commercial Code (HGB). As a result, they are not obliged to keep double-entry accounts if they generate less than €80,000 profit or €800,000 turnover per year—an income statement is sufficient. Small businesses that exceed these limits with their profit or turnover are obliged to use double-entry bookkeeping and prepare a balance sheet including a profit and loss statement.

Furthermore, there is no requirement to submit a preliminary VAT return if the annual tax payment does not exceed €1,000. In this case, the tax office will accept the annual VAT return. If the tax burden for the previous year is between €1,000 and €7,500, you must submit quarterly VAT returns. These are required retrospectively by the 10th calendar day of April, July, October, and January. If your annual tax burden exceeds €7,500, you must submit a monthly VAT return. This should be done on an advance basis by the 10th calendar day of the following month. Additionally, small businesses are not required to take inventory or publish their annual financial statements. Overall, these exemptions result in a significant time saving. Another advantage: small business operators do not have to pay unemployment and pension insurance contributions. However, health insurance remains mandatory.

The first payments to the relevant Chamber of Commerce and Industry (IHK) or Chamber of Crafts (HWK) can also be suspended in full for two years. It can remain partially suspended for a further two years, provided the small business’s annual profit is less than €25,000, and no income has been generated from other commercial enterprises, self-employment, agriculture, or forestry in the five years preceding the setup of the small business. In addition, you are always considered exempt from chamber contributions if your annual profit is less than €5,200 (see Section 3 of the IHK Act).

Quais são as desvantagens de montar uma pequena empresa?

Os operadores de pequenas empresas podem considerar uma desvantagem o fato de estarem restritos em sua escolha de formação legal. Conforme descrito acima, uma empresa de pequeno porte só pode escolher entre a propriedade exclusiva ou uma sociedade. Há também requisitos jurídicos para nomes de empresas: eles devem indicar claramente que o operador da pequena empresa e sua empresa são praticamente idênticos. Portanto, o nome da empresa deve conter o nome e o sobrenome do operador da pequena empresa. No entanto, é possível optar por acrescentar um nome fictício ou um descritor, como "John Smith Cocktail Bar".

Devido às suas formações legais estabelecidas, os operadores de pequenas empresas têm responsabilidade ilimitada com seus ativos privados. Não há como uma empresa de pequeno porte limitar esse risco. Se desejar fazer isso, deve considerar a criação de uma sociedade anônima (GmbH) ou de uma empresa de responsabilidade limitada. Uma outra desvantagem financeira de uma empresa de pequeno porte é que, se houver altos custos de aquisição ou investimentos, não é possível solicitar uma dedução fiscal.

Além disso, você pode descobrir que os possíveis parceiros de negócios preferem estabelecer relações comerciais com empresas comerciais. As pequenas empresas nem sempre são consideradas iguais. Isso também pode reduzir suas chances de sucesso com os investidores.

Como registrar uma pequena empresa?

É possível registrar uma pequena empresa no escritório comercial pertinente. Isso pode ser feito pessoalmente ou on-line. A última opção economiza tempo, mas pode não ser possível em todas as cidades e distritos. O processo de cadastro para pequenas empresas não difere de qualquer outra forma de empresa. Não há nenhuma licença ou formulário específico para registrar uma pequena empresa. O operador da pequena empresa deve simplesmente preencher um cadastro de empresa "normal". De acordo com o Código Industrial Alemão (GewO), isso deve ser feito antes do início das atividades da empresa (Seção 14 do GewO).

Qualquer pessoa que inicie uma empresa como equipe também deve elaborar um acordo de parceria por escrito (GbR-Vertrag) antes do início das atividades da empresa. Isso é altamente recomendado, embora não seja exigido por lei e os acordos básicos sejam regulamentados pelo Código Civil Alemão. No entanto, especialmente ao considerar a responsabilidade pessoal, é recomendável fazer acordos que sejam pertinentes, por exemplo, em situações de conflito, em caso de insolvência ou quando a sociedade for dissolvida. Você também deve considerar cuidadosamente se realizará atividades contábeis com ou sem o aceite de um consultor. Independentemente da forma como optar por lidar com a contabilidade, é necessário abrir uma conta bancária empresarial a fim de separar a renda privada da renda empresarial.

Após se registrar no órgão comercial e pagar a tarifa, entre €15 e €60, dependendo do distrito, os operadores de pequenas empresas receberão um informe fiscal para registrar a pequena empresa para fins tributários. O operador da pequena empresa deve preencher esse informe fiscal, que será usado na próxima etapa para registrar a pequena empresa no órgão tributário.

É obrigatório se registrar na Câmara de Comércio ou na Câmara de Artesanato, pois as empresas de pequeno porte devem se tornar membros de um desses órgãos. Também é obrigatório se registrar na associação de seguro de responsabilidade civil dos empregadores. No entanto, só é preciso pagar contribuições nesse caso, se a sua pequena empresa tiver funcionários. Se esse for o caso, também é preciso solicitar um número empresarial à agência de empregos e registrar os funcionários nas respectivas empresas de seguro de saúde.

A inscrição na Junta Comercial não é obrigatória, mas pode ser feita voluntariamente. Entretanto, como empresas qualificadas, os operadores de pequenas empresas estão sujeitos a todos os direitos e obrigações das empresas.

Quais obrigações tributárias se aplicam a pequenas empresas?

Uma pequena empresa traz conveniência e isenções, mas os operadores de pequenas empresas também devem levar em conta várias obrigações tributárias. Primeiro, os operadores de pequenas empresas devem manter contas robustas de acordo com as obrigações gerais de due diligence. Entre outras coisas, isso significa que todas as transações comerciais que ocorrem nas pequenas empresas devem ser registradas. O tipo e o tamanho das transações devem ser sempre transparentes. A influência das transações sobre as receitas gerais e a posição financeira das empresas deve estar sempre clara. Na prática, isso significa que a empresa deve reter todos os documentos e recibos comerciais e tributários pertinentes. Recomenda-se armazenar as nota fiscais de entrada e de saída separadamente, seja física ou digitalmente.

O lucro é tributado como parte do imposto de renda de uma empresa de pequeno porte. Além do imposto de renda, deve ser pago o imposto comercial, esse é o caso de todos os comerciantes. No entanto, há um limite tributário de 24.500 euros. Se estiver abaixo desse limite, sua pequena empresa estará isenta do pagamento do imposto sobre atividades empresariais. Desde que não sejam usadas regras para pequenas empresas, também é preciso pagar o IVA para a pequena empresa. No entanto, há a opção de se candidatar à tributação no regime de caixa: isso significa que o IVA sobre as faturas dos clientes só é devido quando o cliente paga a fatura. Se a pequena tem empregados, é necessário se registrar e pagar os impostos trabalhistas. Caso opere veículos da empresa, também precisará pagar os impostos que incidem sobre esses veículos.

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