Voor veel oprichters en start-ups is het opzetten van een klein bedrijf de eerste stap naar zelfstandig ondernemerschap. Het biedt tal van voordelen ten opzichte van andere bedrijfstypen, waaronder vrijstelling van bepaalde boekhoudkundige voorschriften. In dit artikel leggen we uit wat een klein bedrijf is, welke voor- en nadelen het met zich meebrengt en hoe je er een kunt registreren. We gaan ook in op het verschil tussen exploitanten van kleine bedrijven en kleinschalige ondernemers, en we bekijken de belastingverplichtingen van kleine bedrijven.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een klein bedrijf?
  
• Wat is het verschil tussen kleine ondernemers en kleinschalige ondernemers?
  
• Wat zijn de voordelen van het starten van een klein bedrijf?
  
• Wat zijn de nadelen van het starten van een klein bedrijf?
  
• Hoe registreer je een klein bedrijf?
  
• Welke belastingverplichtingen gelden er voor kleine bedrijven?
  

Wat is een klein bedrijf?

Een klein bedrijf is een commerciële entiteit die vooral handig is als je een nieuw bedrijf begint. Kleine ondernemers worden niet gezien als commerciële bedrijven. Dit betekent dat ze niet in het handelsregister hoeven te worden opgenomen en dat ze niet onder de regels van het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB) vallen. Hierdoor gelden sommige regels en verplichtingen waar bedrijven normaal gesproken aan moeten voldoen, niet voor hen. Volgens de HGB kan een klein bedrijf geschikt zijn als "het type of de omvang van het bedrijf geen commerciële bedrijfsvoering vereist" (artikel 1, lid 2 van het Duitse Wetboek van Koophandel). Dit betekent dat als het bedrijfsvolume relatief klein is, de administratieve inspanningen die nodig zijn om aan de bepalingen van het Wetboek van Koophandel te voldoen, niet de moeite waard zijn, noch voor de kleine ondernemer, noch voor het belastingkantoor. Alle zelfstandige en ondernemende activiteiten worden als een bedrijf beschouwd. Dit omvat industriële en ambachtelijke bedrijven en de meeste dienstverleners. Als zelfstandige activiteit wordt een bedrijf echter als iets anders gezien dan in het kader van een vrij beroep.

Een klein bedrijf kan slechts één van twee rechtsvormen aannemen: een eenmanszaak of een burgerlijk rechtelijk samenwerkingsverband voor twee of drie personen (GbR). Beide hebben een gemeenschappelijk kenmerk: ze zijn eenvoudig op te richten en kunnen met bescheiden financiële middelen worden gestart. Daarom zijn ze super geschikt als een soort "instapmodel" voor zelfstandig ondernemerschap. Alle andere rechtsvormen zijn uitgesloten voor een klein bedrijf, omdat ze alleen mogelijk zijn binnen het wettelijke kader van het Duitse Wetboek van Koophandel.

Een andere belangrijke vereiste voor kleine bedrijven is de wettelijk vastgestelde maximale jaarinkomensgrens. Deze mag niet hoger zijn dan € 600.000 aan omzet en € 60.000 aan winst. Typische kleine bedrijven zijn bijvoorbeeld familierestaurants, ijssalons of kiosken. Kleine bedrijven worden vaak gerund door mensen die parttime of seizoensgebonden als zelfstandige werken en daardoor een lagere omzet hebben.

Wat is het verschil tussen kleine ondernemers en kleinschalige ondernemers?

Er is een duidelijk verschil tussen een kleine ondernemer en een kleinschalige ondernemer. De laatste categorie omvat zowel handelaars en vrije beroepen als mensen die in de land- en bosbouw werken. Kleinschalige ondernemers mogen niet meer dan € 22.000 omzet hebben gehad in het voorgaande jaar of € 50.000 in het huidige jaar. Als deze omzetgrenzen niet worden overschreden, geldt de kleinschalige ondernemersregeling, waardoor kleinschalige ondernemers geen btw hoeven te betalen. Kleine bedrijven kunnen echter ook van deze regeling gebruikmaken als ze een overeenkomstige omzet hebben.

De beperking van de jaaromzet voor kleine bedrijven betekent dat alle kleine ondernemers die een bedrijf runnen automatisch worden beschouwd als kleine ondernemers. Niet alle kleine ondernemers zijn echter automatisch kleine ondernemers. Dit is alleen het geval als je gebruikmaakt van de regel voor kleine ondernemers. Zij zijn dan vrijgesteld van het betalen van btw, wat over het algemeen niet het geval is voor kleine bedrijven. Kortom, een klein bedrijf is een juridische entiteit, terwijl kleine ondernemers vooral worden besproken in de context van belastingen.

Wat zijn de voordelen van het opzetten van een klein bedrijf?

In vergelijking met andere bedrijfsvormen heeft een klein bedrijf een paar voordelen: ten eerste kun je een klein bedrijf op een informele en goedkope manier starten. Je hebt geen startkapitaal nodig. Daarnaast kan een klein bedrijf ook als nevenactiviteit worden uitgeoefend, bijvoorbeeld naast een formele baan. In dat geval mag je volgens de wet maximaal 20 uur per week aan de nevenactiviteit besteden. Het salaris voor je nevenactiviteit mag niet hoger zijn dan dat van je hoofdbaan. De reden hiervoor is dat je nevenberoep onder de sociale verzekering van je werkgever in je hoofdbaan blijft vallen.

Bovendien gelden er vereenvoudigde boekhoudregels. Omdat kleine bedrijven niet als handelaars worden gezien als ze niet in het handelsregister staan, blijven ze juridisch gezien particulieren en vallen ze onder het Duitse burgerlijk wetboek ( , BGB) in plaats van het Duitse handelswetboek (HGB). Daardoor hoeven ze geen dubbele boekhouding te voeren als ze minder dan € 80.000 winst of € 800.000 omzet per jaar hebben – een winst- en verliesrekening is genoeg. Kleine bedrijven die deze limieten met hun winst of omzet overschrijden, moeten wel dubbele boekhouding voeren en een balans opstellen met een winst- en verliesrekening.

Bovendien hoef je geen voorlopige btw-aangifte in te dienen als de jaarlijkse belastingafdracht niet hoger is dan € 1.000. In dat geval accepteert het belastingkantoor de jaarlijkse btw-aangifte. Als de belastingafdracht voor het voorgaande jaar tussen € 1.000 en € 7.500 ligt, moet je elk kwartaal een btw-aangifte doen. Deze moeten achteraf worden ingediend vóór de tiende kalenderdag van april, juli, oktober en januari. Als je jaarlijkse belasting meer dan € 7.500 is, moet je een maandelijkse btw-aangifte doen. Dit moet vooruit worden gedaan voor de tiende kalenderdag van de volgende maand. Daarnaast hoeven kleine bedrijven geen inventaris op te maken of hun jaarrekening te publiceren. Al met al leveren deze vrijstellingen een flinke tijdwinst op. Nog een voordeel: kleine ondernemers hoeven geen werkloosheids- en pensioenpremies te betalen. De ziektekostenverzekering blijft echter verplicht.

De eerste betalingen aan de betreffende Kamer van Koophandel en Industrie (IHK) of Kamer van Ambachten (HWK) kunnen ook voor twee jaar helemaal worden opgeschort. Ze kunnen nog eens twee jaar gedeeltelijk worden opgeschort, op voorwaarde dat de jaarlijkse winst van het kleine bedrijf minder dan € 25.000 bedraagt en er in de vijf jaar voorafgaand aan de oprichting van het kleine bedrijf geen inkomsten zijn gegenereerd uit andere commerciële ondernemingen, zelfstandig ondernemerschap, landbouw of bosbouw. Bovendien ben je altijd vrijgesteld van kamerbijdragen als je jaarlijkse winst minder dan € 5.200 bedraagt (zie artikel 3 van de IHK-wet).

Wat zijn de nadelen van het starten van een klein bedrijf?

Kleine ondernemers kunnen het als een nadeel zien dat ze beperkt zijn in hun keuze voor een rechtsvorm. Zoals hierboven beschreven, kan een klein bedrijf alleen kiezen uit een eenmanszaak of een vennootschap. Er zijn ook wettelijke vereisten voor bedrijfsnamen: deze moeten duidelijk aangeven dat de kleine ondernemer en zijn bedrijf praktisch identiek zijn. Daarom moet de bedrijfsnaam de voor- en achternaam van de kleine ondernemer bevatten. Je kunt er echter voor kiezen om een fictieve naam of omschrijving toe te voegen, zoals 'John Smith Cocktail Bar'.

Door hoe ze juridisch zijn opgezet, zijn kleine ondernemers met hun privévermogen onbeperkt aansprakelijk. Er is geen manier voor een klein bedrijf om dit risico te beperken. Als je dit toch wilt doen, moet je overwegen om een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (GmbH) of een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid op te richten. Een ander financieel nadeel van een klein bedrijf is dat je bij hoge aanschafkosten of investeringen geen voorbelasting kunt terugvragen.

Bovendien zul je merken dat potentiële zakenpartners liever zakelijke relaties aangaan met commerciële bedrijven. Kleine bedrijven worden niet altijd als gelijkwaardig beschouwd. Dit kan ook je kansen op succes bij investeerders verkleinen.

Hoe registreer je een klein bedrijf?

Je kunt een klein bedrijf registreren bij het betreffende handelsregister. Dit kan persoonlijk of online. Online registreren bespaart tijd, maar is mogelijk niet in alle steden en districten mogelijk. Het registratieproces voor kleine bedrijven verschilt niet van dat voor andere soorten bedrijven. Er is geen speciale vergunning of formulier voor het registreren van een klein bedrijf. De exploitant van een klein bedrijf moet gewoon een 'normale' bedrijfsregistratie invullen. Volgens de Duitse wet op de nijverheid (GewO) moet dit gebeuren voordat de bedrijfsactiviteiten van start gaan (artikel 14 van de GewO).

Als je samen met anderen een bedrijf start, is het een goed idee om voor de start van de bedrijfsactiviteiten een schriftelijke samenwerkingsovereenkomst (GbR-Vertrag) op te stellen. Dit wordt sterk aanbevolen, ook al is het niet wettelijk verplicht en zijn de basisafspraken geregeld in het Duitse Burgerlijk Wetboek. Vooral met het oog op persoonlijke aansprakelijkheid is het echter raadzaam om afspraken te maken die bijvoorbeeld van toepassing zijn in conflictsituaties, bij insolventie of bij ontbinding van de samenwerking. Je moet ook goed nadenken of je de boekhouding met of zonder hulp van een adviseur wilt doen. Hoe je de boekhouding ook doet, je moet een zakelijke bankrekening openen om privé- en zakelijke inkomsten gescheiden te houden.

Na registratie bij het handelsregister en betaling van de kosten – tussen € 15 en € 60, afhankelijk van het district – ontvangen kleine ondernemers een formulier voor de fiscale registratie van hun kleine onderneming. De kleine ondernemer moet dit formulier invullen, dat in de volgende stap wordt gebruikt om de kleine onderneming bij het belastingkantoor te registreren.

Je moet je inschrijven bij de Kamer van Koophandel of de Kamer van Ambachten, omdat kleine ondernemers lid moeten worden van een van deze instanties. Je moet je ook inschrijven bij de werkgeversverzekeringsvereniging. Je hoeft hier echter alleen premie te betalen als je bedrijf werknemers heeft. Als dat zo is, moet je ook een bedrijfsnummer aanvragen bij het arbeidsbureau en de werknemers inschrijven bij de betreffende ziektekostenverzekeraars.

Inschrijving in het handelsregister is niet verplicht, maar kan vrijwillig worden gedaan. Als gekwalificeerde bedrijven zijn kleine ondernemers echter onderworpen aan alle rechten en plichten van bedrijven.

Welke belastingverplichtingen gelden voor kleine bedrijven?

Een klein bedrijf biedt gemak en vrijstellingen, maar kleine ondernemers moeten ook rekening houden met een aantal belastingverplichtingen. Ten eerste moeten kleine ondernemers een goede boekhouding voeren in overeenstemming met de algemene zorgvuldigheidsverplichtingen. Dit betekent onder andere dat alle zakelijke transacties die binnen het kleine bedrijf plaatsvinden, moeten worden geregistreerd. Het type en de omvang van de transacties moeten altijd transparant zijn. De invloed van de transacties op de algemene inkomsten en financiële positie van het bedrijf moet altijd duidelijk zijn. In de praktijk betekent dit dat het bedrijf alle relevante documenten en bonnen voor handel en belastingen moet bewaren. Het is een goed idee om inkomende en uitgaande facturen apart te bewaren, fysiek of digitaal.

Winst wordt belast als onderdeel van de inkomstenbelasting van een kleine ondernemer. Naast inkomstenbelasting moet je bedrijfsbelasting betalen – dit geldt voor alle handelaren. Er geldt echter een belastingvrijstelling van € 24.500. Als je onder deze grens blijft, is je kleine onderneming vrijgesteld van bedrijfsbelasting. Als er geen regels voor kleine ondernemingen worden toegepast, moet je ook btw betalen voor de kleine onderneming. Je hebt echter de mogelijkheid om contante belastingheffing aan te vragen: dit betekent dat de btw op facturen aan klanten pas verschuldigd is als de klant zijn factuur heeft betaald. Als je kleine onderneming werknemers in dienst heeft, moet je je ook registreren voor loonbelasting en deze betalen. Als je bedrijfsvoertuigen gebruikt, moet je ook motorrijtuigenbelasting betalen.

Voor meer info over het starten van een bedrijf of bedrijfsboekhouding, ga je naar het Stripe More resources-portaal. Als je op zoek bent naar professionele ondersteuning voor je financiële processen, neem dan contact op met ons verkoopteam.