Para muchos fundadores y startups, constituir una pequeña empresa es el primer paso hacia el trabajo autónomo. Ofrece una serie de beneficios en comparación con otros tipos de empresas, incluida exención de algunas normativas contables. En este artículo, explicaremos qué es una pequeña empresa, qué ventajas y desventajas aporta y cómo registrar una. También exploraremos la diferencia entre los operadores de pequeñas empresas y los empresarios en crecimiento, y echaremos un vistazo a las obligaciones fiscales de las pequeñas empresas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una pequeña empresa?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre los operadores de pequeñas empresas y los empresarios de pequeña escala?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de constituir una pequeña empresa?
  
• ¿Cuáles son las desventajas de constituir una pequeña empresa?
  
• ¿Cómo se registra una pequeña empresa?
  
• ¿Qué obligaciones fiscales se aplican a las pequeñas empresas?
  

¿Qué es una pequeña empresa?

Una pequeña empresa es una entidad comercial que es particularmente eficaz al iniciar una nueva empresa. Los explotadores de pequeñas empresas no se clasifican como empresas comerciales, lo que significa que no tienen que inscribirse en el registro mercantil y que no están sujetos a las disposiciones del Código de Comercio alemán (HGB). En consecuencia, no se aplican algunas de las reglamentaciones y obligaciones que normalmente deben cumplir las empresas. La redacción legal del HGB dice que una pequeña empresa puede ser apropiada si “el tipo o el alcance de la empresa no requiere una actividad comercial establecida de manera comercial” (artículo 1, párrafo 2, del Código de Comercio alemán). Esto significa que si el volumen de empresas es relativamente pequeño, no vale la pena el esfuerzo administrativo necesario para cumplir las disposiciones del Código de Comercio, ni para el explotador de pequeñas empresas ni para la agencia fiscal. Todas las actividades independientes y empresariales se consideran empresas, lo que incluye tanto a las empresas industriales y artesanales como a la mayoría de los proveedores de servicios. Sin embargo, como actividad por cuenta propia, una empresa se considera separada del trabajo independiente.

Una pequeña empresa solo puede adoptar una de dos formaciones legales: una empresa unipersonal o una sociedad de derecho civil para dos o tres personas (GbR). Ambas comparten una característica común: que son fáciles de constituir y que se pueden iniciar con recursos financieros modestos. Por lo tanto, son adecuadas como introducción de “nivel de entrada” al trabajo autónomo. Todas las demás formaciones legales están excluidas para una pequeña empresa, ya que solo son posibles dentro del marco legal del Código de Comercio alemán.

Otro requisito importante para las pequeñas empresas es el límite máximo de ingresos anuales definido legalmente. Estos no pueden superar los 600 000 euros en ventas y los 60 000 euros en ganancias. Las pequeñas empresas típicas incluyen ejemplos como restaurantes familiares, heladerías o quioscos. Las pequeñas empresas suelen estar dirigidas por personas que trabajan por cuenta propia a tiempo parcial o estacionalmente, y por lo tanto logran ventas más bajas.

¿Cuál es la diferencia entre los operadores de pequeñas empresas y los empresarios de pequeña escala?

Hay una clara diferencia entre el operador de una pequeña empresa y el empresario de pequeña escala, que abarca tanto a los comerciantes como a los trabajadores autónomos, así como a los que trabajan en la agricultura y la silvicultura. Los empresarios de pequeña escala no pueden superar la facturación de 22 000 euros el año anterior ni la de 50 000 euros el año en curso. Si no se superan estos límites de ventas, se aplica la norma del empresario de pequeña escala, que exime a los empresarios de pequeña escala de tener que pagar el impuesto al valor agregado (IVA). Sin embargo, las pequeñas empresas también pueden utilizar esta regla si también tienen la facturación correspondiente.

La restricción de la facturación anual para las pequeñas empresas significa que todos los empresarios que dirigen una empresa se consideran automáticamente operadores de pequeñas empresas. Sin embargo, no todos los operadores de pequeñas empresas son automáticamente empresarios de pequeña escala. Esto solo sucede si se aprovecha la regla del empresario de pequeña escala. Luego están exentos de pagar IVA, lo que generalmente no ocurre para las pequeñas empresas. En resumen, una pequeña empresa es una estructura legal, mientras que los empresarios de pequeña escala se debaten principalmente en el contexto del impuesto.

¿Cuáles son las ventajas de constituir una pequeña empresa?

En comparación con otras estructuras empresariales, una pequeña empresa ofrece una serie de ventajas: en primer lugar, puedes constituir una pequeña empresa de manera informal y rentable. No necesitas ningún capital de arranque. Además, una pequeña empresa también puede funcionar como actividad secundaria, por ejemplo, paralelamente al empleo formal. En este caso, la ley te restringe a trabajar un máximo de 20 horas por semana en la actividad secundaria. El salario de tu actividad secundaria no debe superar el de tu empleo primario. El trasfondo de esto es que tu profesión secundaria continúa cubierta por el seguro social de tu empleador en tu trabajo principal.

Además, se aplican normas contables simplificadas. Como las pequeñas empresas no se clasifican como comerciantes si no están inscritas en el registro mercantil, siguen siendo particulares y están sujetas al Código Civil alemán (BGB) y no al Código de Comercio alemán (HGB). En consecuencia, no están obligadas a llevar una contabilidad doble si generan menos de 80 000 euros de ganancias o 800 000 euros de facturación por año, sino que basta con un estado de ingresos. Las pequeñas empresas que superan estos límites con sus ganancias o facturación están obligadas a llevar una contabilidad doble y preparar un balance con un estado de pérdidas y ganancias.

Además, no es obligatorio presentar una declaración preliminar del IVA si el pago anual del impuesto no supera los 1000 euros. En este caso, la agencia fiscal aceptará la declaración anual del IVA. Si la carga impositiva del año anterior está entre 1000 y 7.500 euros, debes presentar declaraciones trimestrales del IVA, que son obligatorias de forma retrospectiva antes del décimo día calendario de abril, julio, octubre y enero. Si tu carga fiscal anual supera los 7.500 euros, debes presentar una declaración mensual del IVA. Esto debe hacerse con anticipación, antes del décimo día calendario del mes siguiente. Además, las pequeñas empresas no están obligadas a hacer inventario ni publicar sus estados financieros anuales. En general, estas exenciones suponen un ahorro significativo de tiempo. Otra ventaja: los operadores de pequeñas empresas no tienen que pagar cotizaciones al seguro de desempleo y pensiones, pero el seguro de salud sigue siendo obligatorio.

Los primeros pagos a la Cámara de Comercio e Industria (IHK) o a la Cámara de Oficios (HWK) correspondientes también pueden suspenderse en su totalidad durante dos años. Pueden suspenderse parcialmente durante otros dos años, siempre que el beneficio anual de la pequeña empresa sea inferior a EUR 25 000 y no se hayan generado ingresos de otras empresas comerciales, trabajadores autónomos, agricultura o silvicultura en los cinco años anteriores a la creación de la pequeña empresa. Además, siempre se te considera exento de contribuciones a la cámara si tu beneficio anual es inferior a EUR 5.200 (consulta el artículo 3 de la Ley IHK).

¿Cuáles son las desventajas de establecer una pequeña empresa?

Los operadores de pequeñas empresas pueden considerar una desventaja estar restringidos en su elección de estructura legal. Como se describió anteriormente, una pequeña empresa solo puede elegir entre empresa unipersonal o sociedad colectiva. También existen requisitos legales para los nombres de empresas: esto debe indicar claramente que el operador de la pequeña empresa y su empresa son prácticamente idénticos. Por lo tanto, el nombre de la empresa debe contener el nombre y apellido personal del operador de la pequeña empresa. Sin embargo, puedes optar por agregar un nombre o descripción ficticia, como “John Smith Cocktail Bar”.

Debido a su estructura legal establecida, los operadores de pequeñas empresas tienen responsabilidad ilimitada con sus activos privados. No hay forma de que una pequeña empresa limite este riesgo. Si deseas hacerlo, debes considerar la posibilidad de constituir una empresa privada limitada (GmbH), o empresa de responsabilidad limitada. Otra desventaja financiera de una pequeña empresa es que si hay altos costos de adquisición o inversiones, no puedes reclamar ninguna deducción fiscal soportada.

Además, es posible que descubras que los posibles socios comerciales prefieren entablar relaciones de empresa con empresas comerciales. Las pequeñas empresas no siempre se consideran iguales. Esto también puede reducir tus posibilidades de éxito con los inversores.

¿Cómo se registra una pequeña empresa?

Puedes inscribir una pequeña empresa en la oficina de comercio correspondiente. Esto puede hacerse en persona o en línea. Esto último ahorra tiempo, pero puede no ser posible en todas las ciudades y distritos. El procesamiento de registro de las pequeñas empresas no difiere de ninguna otra forma de empresa. No existe una licencia o un formulario en particular para inscribir una pequeña empresa. El operador de la pequeña empresa simplemente debe completar un registro comercial “normal”. Según el Código Industrial alemán (GewO), esto debe hacerse antes de que comiencen las actividades empresariales (artículo 14 de la GewO).

Toda persona que inicie una empresa en equipo también debe redactar un acuerdo de sociedad por escrito (GbR-Vertrag) antes de que comiencen las actividades comerciales, lo que se recomienda encarecidamente, aunque no esté exigido por la ley y los acuerdos básicos estén regulados por el Código Civil alemán. Sin embargo, especialmente cuando se considere la responsabilidad personal, se recomienda celebrar acuerdos que se apliquen, por ejemplo, en situaciones de conflicto, en caso de insolvencia o cuando se disuelva la sociedad colectiva. También debes analizar cuidadosamente si realizar actividades contables con o sin el soporte de un asesor. Independientemente de cómo elijas manejar tu contabilidad, debes abrir una cuenta bancaria comercial a fin de separar ingresos privados de comerciales.

Después de registrarte en la oficina de comercio y pagar tu comisión (entre €15 y €60, según el distrito), los operadores de pequeñas empresas recibirán un formulario para registrar tu pequeña empresa a efectos fiscales. El operador de pequeña empresa debe completar este formulario, que se utiliza en el siguiente paso para registrar la pequeña empresa en la agencia fiscal.

Estás obligado a registrarte en la Cámara de Comercio o la Cámara de Oficios, ya que los operadores de pequeñas empresas deben convertirse en miembros de uno de esos organismos. También estás obligado a registrarte en la asociación de seguros de responsabilidad civil de los empleadores. Sin embargo, solo tendrás que pagar contribuciones aquí si tu pequeña empresa tiene empleados. Si este es el caso, también debes solicitar un número de empresa a la agencia de empleo y registrar a los empleados en las respectivas compañías de seguros de salud.

No se requiere inscripción en el Registro Mercantil, pero puede hacerse de forma voluntaria.Sin embargo, como empresas calificadas, los operadores de pequeñas empresas están sujetos a todos los derechos y obligaciones de las empresas.

¿Qué obligaciones impositivas se aplican a las pequeñas empresas?

Una pequeña empresa aporta comodidad y exenciones, pero los operadores de pequeñas empresas también deben tener en cuenta varias obligaciones fiscales. En primer lugar, los operadores de pequeñas empresas deben mantener cuentas sólidas de acuerdo con las obligaciones generales de diligencia debida. Entre otras cosas, esto significa que todas las transacciones que se realicen en las pequeñas empresas deben registrarse. El tipo y el tamaño de las transacciones siempre deben ser transparentes. La influencia de las transacciones en las ganancias generales y la posición financiera de las empresas debe ser clara en todo momento. En la práctica, esto significa que la empresa debe conservar todos los documentos e ingresos relevantes para el comercio y los impuestos. Se te recomienda almacenar las facturas entrantes y salientes por separado, ya sea física o digitalmente.

Los beneficios tributan como parte del impuesto sobre los ingresos del operador de una pequeña empresa. Además del impuesto sobre los ingresos, debes pagar impuesto comercial, como es el caso de todos los comerciantes. Sin embargo, hay una desgravación fiscal de EUR 24.500. Si te ubicas por debajo de este límite, tu pequeña empresa está exenta de pagar impuesto comercial. Siempre que no se utilicen reglas para pequeñas empresas, también debes pagar IVA para la pequeña empresa. Sin embargo, tienes la opción de solicitar la tributación establecida en efectivo: esto significa que el IVA en las facturas de clientes solo vence una vez que el cliente haya pagado su factura. Si tu pequeña empresa emplea trabajadores, también debes registrarte y pagar impuestos sobre el empleo. Si operas vehículos de la empresa, también tendrás que pagar impuesto sobre vehículos.

Para obtener más información sobre cómo constituir una empresa o cuenta de empresa, visita el portal Stripe Más recursos. Si buscas ayuda profesional para tus procesos financieros, ponte en contacto con nuestro equipo de ventas.