La apertura de una cuenta de empresa no solo es útil para gestionar las finanzas de la empresa, de hecho es obligatoria para algunas estructuras legales. En este artículo, descubrirás qué es una cuenta de empresa, por qué puede ser beneficiosa para las empresas y qué debes tener en cuenta a la hora de elegir tu cuenta de empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una cuenta de empresa?
  
• ¿Cuándo es legalmente necesaria una cuenta de empresa?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de una cuenta de empresa?
  
• ¿Cuánto cuesta una cuenta de empresa?
  
• ¿Qué factores deben tenerse en cuenta a la hora de comparar cuentas de empresa?
  
• ¿Qué tipos de bancos ofrecen cuentas de empresa adecuadas?
  

¿Qué es una cuenta de empresa?

Una cuenta de empresa, a veces denominada cuenta de compañía, es una cuenta bancaria que se utiliza exclusivamente para transacciones empresariales. Por lo tanto, las cuentas de empresa están dirigidas a empresas, comerciantes y autónomos que desean mantener separadas sus finanzas privadas de las de su empresa, o que están legalmente obligados a hacerlo.

¿Cuándo es legalmente necesaria una cuenta de empresa?

Las sociedades, como las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades empresariales, tienen la obligación por ley a tener una cuenta de empresa. La cuenta se abre cuando se constituye la sociedad, ya que esta debe disponer de capital social de conformidad con el artículo 7, apartado 2, frase 2, de la GmbHG (Ley alemana de Sociedades de Responsabilidad Limitada).

Las pequeñas empresas, los trabajadores por cuenta propia y los autónomos tienen derecho legal a abrir una cuenta de empresa. Sin embargo, ten en cuenta que algunos bancos prohíben el uso de cuentas corrientes privadas para fines empresariales en sus Condiciones de uso. El incumplimiento de esta norma puede, en el peor de los escenarios, llevar al cierre de la cuenta. No obstante, el uso de una cuenta de empresa tiene importantes ventajas, por lo que se recomienda hacerlo aunque no sea legalmente obligatorio.

¿Cuáles son las ventajas de una cuenta de empresa?

Los modelos de cuentas de empresa tienen las mismas funcionalidades básicas que las cuentas corrientes privadas, pero con algunas ventajas adicionales.

Mantener separadas las finanzas privadas y las empresariales garantiza la transparencia en términos de liquidez y contabilidad. Además, los extractos bancarios que contengan transacciones comerciales deben conservarse durante 10 años, de acuerdo con el periodo de conservación legal en Alemania. Si tienes una cuenta de empresa, la agencia fiscal tendrá menos trabajo en caso de una auditoría fiscal y no tendrá acceso a tus transacciones privadas.

El uso de una cuenta de empresa también facilita la declaración de impuestos, ya que no es necesario filtrar previamente los pagos privados entrantes y salientes. Esto resulta especialmente beneficioso para los autónomos y las pequeñas empresas, que solo están obligados a preparar una declaración de ingresos excedentes (denominada "Einnahmenüberschussrechnung", o "EÜR" en alemán).

En el caso de estructuras empresariales con varios socios comerciales, por ejemplo, una sociedad de derecho civil ("Gesellschaft bürgerlichen Rechts" o "GbR"), las autorizaciones de acceso a la cuenta pueden establecerse según sea necesario. En este caso, el titular de la cuenta es la propia empresa y todas las personas autorizadas disponen de su propia tarjeta bancaria y de crédito y pueden acceder a la cuenta.

A diferencia de las cuentas corrientes privadas, las cuentas de empresa ofrecen una amplia gama de funcionalidades y servicios adicionales adaptados a las necesidades de las empresas, como software integrado de contabilidad y fiscalidad, exportaciones DATEV y subcuentas, todo lo cual ahorra tiempo en los procesos administrativos.

También existen opciones de financiamiento más amplias con los modelos de cuentas de empresa. El sobregiro de una cuenta de empresa tiene un límite significativamente más alto que el de una cuenta corriente privada, y puede utilizarse para financiar inversiones o para compensar fluctuaciones inesperadas en los ingresos. Sin embargo, los sobregiros para empresas tienen tasas de interés más altas y a menudo requieren una verificación de crédito detallada.

¿Cuánto cuesta una cuenta de empresa?

El costo de una cuenta de empresa suele depender del tipo de banco y del modelo de cuenta. A la hora de elegir tu cuenta, es importante tener en cuenta la frecuencia con la que la empresa realizará transacciones y transferencias de dinero, así como si tendrás derecho a alguna ventaja especial. La mayoría de los bancos reducen el costo de las transferencias en función de la comisión mensual básica, por lo que las empresas con transacciones de pago regulares se beneficiarán de los modelos de cuenta con una comisión básica más alta.

Se distingue entre reservas sin papel y reservas en papel. Las transacciones sin papel incluyen las transferencias en línea, los débitos directos SEPA y los pedidos permanentes, ya que son automáticas y, por lo tanto, no requieren ninguna acción por parte del banco. Por otro lado, las transacciones en papel, como los cheques y los formularios de transferencia, deben ser procesadas por el banco, lo que implica comisiones más elevadas. Los costos de depósito y retiro de efectivo y del uso de varias tarjetas bancarias y de crédito pueden reducirse cobrando una comisión básica más elevada.

El costo de una cuenta de empresa también puede aumentar en función de los servicios adicionales que se ofrezcan. Y aunque las comisiones de las cuentas de empresa suelen ser considerablemente más elevadas que las de las cuentas corrientes privadas, los costos de una cuenta de empresa son deducibles de impuestos. Sin embargo, la cuenta de empresa debe utilizarse exclusivamente para fines comerciales. El extracto bancario sirve como prueba de ello en las declaraciones de impuestos.

Las cuentas de empresa sin comisión mensual básica suelen estar sujetas a un pago mínimo. Por lo tanto, la cuenta solo es gratuita siempre y cuando se ingrese una cantidad mínima cada mes.

¿Qué factores deben tenerse en cuenta a la hora de comparar cuentas de empresa?

El precio y los servicios que se ofrecen en las cuentas de empresa pueden variar mucho según el banco y el modelo de cuenta, y la elección de la cuenta depende de las necesidades individuales de la empresa. Esto significa que hay varios factores importantes para tener en cuenta.

Un factor para tener en cuenta a la hora de elegir un modelo de cuenta es la estructura legal de la empresa. Algunos proveedores de cuentas de empresa no aceptan determinadas estructuras legales. Por lo tanto, es recomendable investigar las estructuras legales que acepta el proveedor de la cuenta antes de abrir una cuenta de empresa. También hay modelos de cuenta que admiten diferentes tipos de empresas, pero que se especializan en una estructura legal específica, como las empresas unipersonales. También es recomendable comprobar la compatibilidad con la cuenta de empresa en una fase temprana si tienes previsto cambiar la estructura legal.

Las empresas que necesitan depositar y retirar efectivo con regularidad dependen de la disponibilidad de sucursales bancarias y cajeros automáticos. Lo ideal es que estos se encuentren cerca de la ubicación de la empresa. Los productos relevantes que ofrecen los bancos exclusivamente en línea suelen ser limitados o caros.

Si tu empresa depende de préstamos o no tienes ingresos regulares, también vale la pena considerar un modelo de cuenta de empresa con las correspondientes opciones de financiamiento. Las opciones pueden incluir descubiertos, préstamos para financiamiento a largo plazo y la concesión de préstamos promocionales (préstamos subvencionados por el Estado con condiciones favorables). Los bancos tradicionales suelen ofrecer mejores opciones en este sentido que los bancos fintech y los neobancos.

Otro factor es la disponibilidad de servicios de asesoría. El asesoramiento personalizado en persona o el soporte en línea confiable pueden ahorrarte el tiempo y los gastos de buscar asesoría financiera por tu cuenta si tienes alguna pregunta o duda. Sin embargo, este servicio suele implicar una comisión básica más elevada para la cuenta.

Las funcionalidades de las cuentas de empresa, como el software fiscal integrado, son un servicio adicional útil, pero no son absolutamente necesarias a la hora de elegir la cuenta de empresa más adecuada. Esto es diferente en el caso de los métodos de pago especiales, como el débito directo SEPA B2B para transacciones de pago seguras con clientes empresariales o el sistema de pago SWIFT para transferencias internacionales.

Las cuentas de empresa también difieren en el número de subcuentas, tarjetas de crédito y tarjetas bancarias que ofrecen, así como en la opción de multibanca (es decir, la opción de gestionar cuentas bancarias de terceros).

En función de si la cuenta de empresa la ofrece una sucursal o un banco directo, la forma de acceder a ella y gestionarla también puede variar. Las empresas que buscan banca electrónica móvil o aplicaciones bancarias suelen encontrar mejores servicios en los bancos directos y los bancos fintech más modernos.

Para las empresas con varios socios comerciales, también son importantes los medios de acceso y la posibilidad de que varias personas tengan acceso. Una buena opción es una cuenta conjunta "ambos deben firmar", que solo se puede utilizar con el consentimiento de todas las partes nombradas.

¿Qué tipos de bancos ofrecen cuentas de empresa adecuadas?

En Alemania, las cuentas de empresa suelen ser ofrecidas por sucursales bancarias (Filialbank), cajas de ahorros (Sparkasse), bancos directos (Direktbank) y bancos fintech o neobancos. Los bancos y proveedores no solo se diferencian en sus modelos de cuentas de empresa y grupos objetivo, sino también, a menudo, en los valores que representan y el prestigio asociado. Por lo tanto, es importante considerar si la imagen del banco se ajusta a tu negocio, así como si ofrece los servicios que necesitas.

Los bancos y cajas de ahorros se caracterizan por su red de sucursales con un gran número de lugares físicos. Una cuenta de empresa en una sucursal bancaria o caja de ahorros es la mejor opción para las empresas que realizan ingresos y retiros de efectivo con regularidad y desean acceder a asesoramiento personalizado. Los bancos y cajas de ahorros consolidados suelen atender a todo tipo de estructuras legales y ofrecen la gama más completa de opciones y servicios de financiación, pero la comisión mensual de gestión de la cuenta es, por lo tanto, más elevada. Las empresas que gestionan sus cuentas exclusivamente en línea a menudo no se benefician de las sucursales bancarias y cajas de ahorros.

Los bancos directos no tienen una red de sucursales y, por lo tanto, solo se puede acceder a ellos en línea. Los bancos directos están dirigidos principalmente a empresas que no necesitan acceso regular a efectivo ni asesoramiento presencial. En comparación con las sucursales bancarias y las cajas de ahorros, las cuentas de empresa de los bancos directos son más económicas y se caracterizan por una banca electrónica fácil de usar. Sin embargo, los bancos directos suelen ofrecer menos opciones de financiamiento y no aceptan tantas estructuras legales.

Los bancos fintech, o bancos de tecnología financiera, son proveedores de servicios que operan exclusivamente en línea y ofrecen precios atractivos para la gestión de cuentas, así como una variedad de funcionalidades adicionales e interfaces de usuario modernas. Sin embargo, el sólido enfoque en la digitalización significa que las cuentas de empresa fintech incurren en comisiones significativamente más altas por los depósitos y retiros de efectivo. Los bancos fintech a menudo no tienen su propia licencia bancaria, sino que están afiliados a otros bancos. Por lo tanto, las opciones de financiamiento para las cuentas de empresa fintech son menos favorables o no están disponibles en absoluto.