Het openen van een zakelijke rekening is niet alleen handig voor het beheren van je bedrijfsfinanciën, maar is voor sommige rechtsvormen zelfs verplicht. In dit artikel lees je wat een zakelijke rekening is, waarom deze voordelig kan zijn voor bedrijven en waar je op moet letten bij het kiezen van een zakelijke rekening.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een zakelijk account?
  
• Wanneer moet je echt een zakelijk account hebben?
  
• Wat zijn de voordelen van een zakelijke rekening?
  
• Hoeveel kost een zakelijk account?
  
• Waar moet je op letten als je zakelijke accounts vergelijkt?
  
• Welke soorten banken bieden geschikte zakelijke rekeningen aan?
  

Wat is een zakelijke rekening?

Een zakelijke rekening, ook wel bedrijfsrekening genoemd, is een bankrekening die alleen voor zakelijke transacties wordt gebruikt. Zakelijke rekeningen zijn dus bedoeld voor bedrijven, handelaars en zelfstandigen die hun privé- en zakelijke financiën gescheiden willen houden, of die hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer is een zakelijke rekening wettelijk verplicht?

Bedrijven zoals vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid en ondernemingen moeten volgens de wet een zakelijke rekening hebben. De rekening wordt geopend als het bedrijf wordt opgericht, omdat het bedrijf aandelenkapitaal moet hebben volgens artikel 7, lid 2, S. 2 van de GmbHG (Duitse wet op vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid).

Kleine bedrijven, zelfstandigen en vrije beroepen hebben het recht om een zakelijke rekening te openen. Let er wel op dat sommige banken in hun algemene voorwaarden verbieden om privé-betaalrekeningen voor zakelijke doeleinden te gebruiken. Als je je hier niet aan houdt, kan dat in het ergste geval leiden tot het sluiten van de rekening. Toch zijn er grote voordelen aan het gebruik van een zakelijke rekening en is het aan te raden om dit te doen, zelfs als het niet wettelijk verplicht is.

Wat zijn de voordelen van een zakelijke rekening?

Zakelijke rekeningen hebben dezelfde basiskenmerken als particuliere betaalrekeningen, maar met een paar extra voordelen.

Door je privé- en zakelijke financiën gescheiden te houden, zorg je voor duidelijkheid over je geld en boekhouding. Bovendien moet je bankafschriften met zakelijke transacties volgens de Duitse wet 10 jaar bewaren. Als je een zakelijke rekening hebt, heeft het belastingkantoor minder werk bij een controle en kan ze niet bij je privé-transacties.

Het gebruik van een zakelijke rekening maakt ook de belastingaangifte makkelijker, omdat privé-inkomsten en -uitgaven niet vooraf hoeven te worden gefilterd. Dit is vooral gunstig voor vrije beroepen en kleine bedrijven die alleen een overschotverklaring (in het Duits "Einnahmenüberschussrechnung" of "EÜR" genoemd) hoeven op te stellen.

Bij bedrijfsstructuren met meerdere zakenpartners, bijvoorbeeld een burgerlijk rechtelijk vennootschap (Gesellschaft bürgerlichen Rechts of GbR), kunnen de toegangsrechten voor de rekening naar behoefte worden ingesteld. In dit geval is de rekeninghouder het bedrijf zelf en hebben alle geautoriseerde personen hun eigen bankkaart en creditcard en hebben ze toegang tot de rekening.

In tegenstelling tot particuliere betaalrekeningen bieden zakelijke rekeningen een breed scala aan functies en extra diensten die zijn afgestemd op de behoeften van bedrijven, zoals geïntegreerde belasting- en boekhoudsoftware, DATEV-exports en subrekeningen, die allemaal tijd besparen bij administratieve processen.

Zakelijke rekeningen bieden ook uitgebreidere financieringsmogelijkheden. Een rekening-courantkrediet op een zakelijke rekening heeft een aanzienlijk hogere limiet dan een rekening-courantkrediet op een particuliere betaalrekening en kan worden gebruikt om investeringen te financieren of om onverwachte schommelingen in de inkomsten op te vangen. Rekening-courantkredieten voor bedrijven hebben echter hogere rentetarieven en vereisen vaak een gedetailleerde kredietcontrole.

Hoeveel kost een zakelijk account?

De kosten van een zakelijke rekening hangen meestal af van het soort bank en het type rekening. Bij het kiezen van je rekening is het belangrijk om te bedenken hoe vaak je bedrijf geld gaat overmaken en of je recht hebt op speciale voordelen. De meeste banken geven korting op de kosten van overschrijvingen op basis van de maandelijkse basiskosten, dus bedrijven die vaak geld overmaken, zijn beter af met een rekening met hogere basiskosten.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen papierloze en papieren boekingen. Papierloze boekingen zijn onder andere online overschrijvingen, SEPA-incasso's en doorlopende opdrachten, omdat deze automatisch gaan en de bank er dus niks voor hoeft te doen. Aan de andere kant moeten papieren boekingen, zoals cheques en overschrijvingsformulieren, door de bank worden verwerkt, wat hogere kosten met zich meebrengt. De kosten voor het storten en opnemen van contant geld en het gebruik van meerdere bank- en creditcards kunnen worden verlaagd door een hogere basiskosten in rekening te brengen.

De kosten van een zakelijke rekening kunnen ook stijgen, afhankelijk van de extra diensten die worden aangeboden. En hoewel de kosten voor zakelijke rekeningen over het algemeen aanzienlijk hoger zijn dan voor particuliere betaalrekeningen, zijn de kosten voor een zakelijke rekening fiscaal aftrekbaar. De zakelijke rekening moet echter uitsluitend voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Het bankafschrift dient als bewijs hiervan in de belastingaangifte.

Zakelijke rekeningen zonder maandelijkse basiskosten zijn vaak afhankelijk van een minimum inkomend bedrag. Daarom blijft de rekening alleen gratis zolang er elke maand een minimumbedrag op de rekening wordt gestort.

Waar moet je op letten als je zakelijke rekeningen vergelijkt?

De prijs en diensten van zakelijke rekeningen kunnen nogal verschillen per bank en type rekening, en welke rekening je kiest, hangt af van wat je bedrijf nodig heeft. Dit betekent dat er een paar belangrijke dingen zijn om te checken.

Een factor waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van een rekeningmodel is de juridische vorm van het bedrijf. Sommige aanbieders van zakelijke rekeningen accepteren bepaalde rechtsvormen niet. Het is daarom raadzaam om, voordat je een zakelijke rekening opent, te onderzoeken welke rechtsvormen de aanbieder van de rekening accepteert. Er zijn ook rekeningmodellen die verschillende soorten bedrijven toestaan, maar gespecialiseerd zijn in een specifieke rechtsvorm, zoals eenmanszaken. Het is ook raadzaam om in een vroeg stadium te controleren of je zakelijke rekening compatibel is als je van plan bent je rechtsvorm te wijzigen.

Bedrijven die regelmatig geld moeten storten en opnemen, zijn afhankelijk van de beschikbaarheid van bankfilialen en geldautomaten. Idealiter zouden deze dicht bij de bedrijfslocatie moeten zijn. De relevante producten die door onlinebanken worden aangeboden, zijn vaak beperkt of duur.

Als je bedrijf afhankelijk is van leningen of geen regelmatige inkomsten heeft, is een zakelijk rekeningmodel met bijbehorende financieringsopties ook het overwegen waard. De opties kunnen bestaan uit rekening-courantkredieten, leningen voor langetermijnfinanciering en het regelen van promotieleningen (door de staat gesubsidieerde leningen met gunstige voorwaarden). Gevestigde banken bieden hier over het algemeen betere opties dan fintech-banken en neobanken.

Een andere factor is de beschikbaarheid van adviesdiensten. Persoonlijk advies of betrouwbare online ondersteuning kan je tijd en geld besparen als je zelf op zoek moet gaan naar financieel advies bij vragen of problemen. Deze service betekent echter vaak hogere basiskosten voor de rekening.

Zakelijke rekeningfuncties zoals geïntegreerde belastingsoftware zijn een handige extra service, maar niet echt nodig bij het kiezen van de meest geschikte zakelijke rekening. Dit is anders in het geval van speciale betaalmethoden, zoals SEPA Direct Debit B2B voor veilige betalingstransacties met zakelijke klanten, of het SWIFT-betalingssysteem voor internationale overschrijvingen.

Zakelijke rekeningen verschillen ook in het aantal subrekeningen, creditcards en bankkaarten dat wordt aangeboden, evenals de mogelijkheid van multibanking (d.w.z. de mogelijkheid om bankrekeningen van derden te beheren).

Afhankelijk van of de zakelijke rekening wordt aangeboden door een filiaal of een directe bank, kan de manier waarop deze wordt geopend en beheerd ook verschillen. Bedrijven die op zoek zijn naar mobiel internetbankieren of bankapps zijn vaak beter af bij modernere directe banken en fintech-banken.

Voor bedrijven met meerdere zakenpartners zijn ook de toegangswijze en de mogelijkheid voor meerdere personen om toegang te hebben belangrijk. Een gezamenlijke rekening met "beide moeten tekenen", die alleen kan worden gebruikt met toestemming van alle genoemde partijen, is een goede optie.

Welke soorten banken bieden geschikte zakelijke rekeningen aan?

In Duitsland worden zakelijke rekeningen meestal aangeboden door filialen van banken (Filialbank), spaarbanken (Sparkasse), directe banken (Direktbank) en fintech-banken of neobanken. Banken en aanbieders verschillen niet alleen in hun zakelijke rekeningmodellen en doelgroepen, maar vaak ook in de waarden die ze vertegenwoordigen en het bijbehorende prestige. Het is daarom belangrijk om te kijken of het imago van de bank goed bij je bedrijf past en of deze de diensten biedt die je nodig hebt.

Fysieke banken en spaarbanken hebben een groot netwerk van fysieke locaties. Een zakelijke rekening bij een fysieke bank of spaarbank is het beste voor bedrijven die vaak geld storten en opnemen en graag persoonlijk advies willen. Gevestigde fysieke banken en spaarbanken werken meestal met alle rechtsvormen en bieden de meest uitgebreide financiële opties en diensten, maar de maandelijkse kosten voor het beheer van de rekening zijn daardoor hoger. Bedrijven die hun rekeningen uitsluitend online beheren, hebben vaak geen baat bij filialen van banken en spaarbanken.

Directe banken hebben geen kantorennetwerk en zijn daarom alleen online bereikbaar. Directe banken zijn vooral bedoeld voor bedrijven die niet regelmatig toegang tot contant geld en persoonlijk advies nodig hebben. In vergelijking met banken met fysieke kantoren en spaarbanken zijn zakelijke rekeningen bij directe banken goedkoper en staan ze bekend om hun gebruiksvriendelijke online bankieren. Directe banken bieden echter vaak minder financieringsopties en accepteren niet zoveel rechtsvormen.

Fintech-banken, of financiële technologiebanken, zijn dienstverleners die alleen online werken en aantrekkelijke prijzen voor rekeningbeheer bieden, samen met allerlei extra functies en moderne gebruikersinterfaces. Maar omdat ze zo gefocust zijn op digitalisering, zijn de kosten voor geldstortingen en -opnames bij fintech-zakelijke rekeningen een stuk hoger. Fintech-banken hebben vaak geen eigen bankvergunning, maar zijn verbonden met andere banken. De financieringsopties voor fintech-zakelijke rekeningen zijn daarom minder gunstig of helemaal niet beschikbaar.