Abrir una cuenta de empresa no solo resulta útil para gestionar las finanzas de la empresa, sino que, de hecho, es obligatorio para algunas formas jurídicas. En este artículo, descubrirás qué es una cuenta de empresa, por qué puede ser beneficiosa para las empresas y qué debes tener en cuenta a la hora de elegir una.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una cuenta de empresa?
  
• ¿En qué casos es obligatorio contratar una cuenta de empresa?
  
• ¿Qué ventajas aporta una cuenta de empresa?
  
• ¿Cuánto cuesta tener una cuenta de empresa?
  
• ¿Qué factores conviene tener en cuenta a la hora de comparar cuentas de empresa?
  
• ¿Qué tipos de bancos ofrecen cuentas de empresa adecuadas?
  

¿Qué es una cuenta de empresa?

Una cuenta de empresa, a veces llamada «cuenta comercial», es una cuenta bancaria que se utiliza exclusivamente para realizar transacciones de la empresa. Por lo tanto, las cuentas de empresa están dirigidas a negocios, comercios y personas que trabajan por cuenta propia que deseen tener sus finanzas personales separadas de las de la empresa, o que estén obligadas por ley a hacerlo.

¿En qué casos es obligatorio contratar una cuenta de empresa?

Las sociedades tales como las sociedades limitadas y las UG están obligadas por ley a tener una cuenta de empresa. La cuenta se abre en el momento en el que se constituye la empresa, ya que la empresa debe tener capital social conforme a la sección 7, párrafo 2 S. 2 de la GmbHG (la ley alemana sobre las sociedades limitadas).

Las pequeñas empresas, las personas que trabajan por cuenta propia y las que lo hacen como freelance tienen legalmente derecho a abrirse una cuenta de empresa. No obstante, ten en cuenta que algunos bancos prohíben en sus condiciones de servicio utilizar cuentas corrientes privadas con fines empresariales. Incumplir esta norma puede provocar, en el peor de los casos, el cierre de la cuenta. Sin embargo, utilizar una cuenta de empresa aporta importantes ventajas, y es recomendable hacerlo aunque legalmente no sea obligatorio.

¿Qué ventajas aporta una cuenta de empresa?

Los modelos de cuenta de empresa presentan las mismas funciones básicas que las cuentas corrientes, pero con unas cuantas ventajas más.

Llevar por separado las finanzas privadas y las de la empresa garantiza la transparencia en términos de liquidez y contabilidad. Además, los extractos bancarios que contienen transacciones de la empresa deben conservarse durante 10 años, de conformidad con el período de conservación preceptivo de Alemania. Si tienes una cuenta de empresa, en caso de auditoría fiscal, a la oficina fiscal le supone menos trabajo y no puede acceder a ninguna de tus transacciones personales.

Utilizar una cuenta de empresa también facilita las declaraciones de impuestos, ya que no hay que filtrar previamente los pagos personales entrantes ni salientes. Esto resulta especialmente beneficioso para las personas freelance y las pequeñas empresas que solo tienen que preparar un análisis de contabilidad de caja (llamado Einnahmenüberschussrechnung o EÜR en alemán).

En el caso de las estructuras empresariales con varios socios comerciales como, por ejemplo, una sociedad civil (Gesellschaft bürgerlichen Rechts o GbR), las autorizaciones de acceso a la cuenta se pueden definir según convenga. En este caso, la titularidad de la cuenta es de la propia empresa, y todas las personas autorizadas tienen su propia tarjeta bancaria y de crédito y pueden acceder a la cuenta.

A diferencia de las cuentas corrientes personales, las cuentas de empresa ofrecen una amplia gama de funciones y servicios adicionales adaptados a las necesidades de las empresas como, por ejemplo, un software integrado de fiscalidad y contabilidad, la posibilidad de exportar datos en formato DATEV, y subcuentas (y todo esto sirve para ahorrar tiempo en los procesos administrativos).

Además, con modelos de cuenta de empresa hay opciones de financiación más amplias. Los descubiertos bancarios en una cuenta de empresa tienen un límite considerablemente mayor que en una cuenta corriente personal y se pueden utilizar para financiar inversiones o compensar fluctuaciones de ingresos imprevistas. No obstante, los descubiertos para empresas tienen tipos de interés más altos y suelen requerir una comprobación crediticia detallada.

¿Cuánto cuesta tener una cuenta de empresa?

En general, el coste de una cuenta de empresa depende del tipo de banco y el modelo de cuenta. A la hora de elegir tu cuenta, es importante tener en cuenta la frecuencia con la que la empresa contabilizará y transferirá el dinero, y si tienes derecho a algún beneficio especial. La mayoría de los bancos reducen el coste de las transferencias a partir de una comisión mensual básica, por lo que las empresas con transacciones de pago frecuentes se beneficiarán de modelos de cuenta con una comisión básica mayor.

Conviene distinguir entre contabilizaciones electrónicas y en papel. Entre las contabilizaciones electrónicas se incluyen las transferencias por Internet, los adeudos directos SEPA y las transferencias periódicas, ya que están automatizadas y, por lo tanto, no requieren ninguna intervención por parte del banco. En cambio, las contabilizaciones en papel como, por ejemplo, los cheques y los formularios de transferencia los tiene que procesar el banco, lo que conlleva un aumento en las comisiones. Los costes de depositar y retirar efectivo y de utilizar varias tarjetas bancarias y de crédito se pueden reducir mediante el cobro de una comisión básica superior.

El coste de una cuenta de empresa también puede aumentar en función de los servicios adicionales ofrecidos. Además, aunque las comisiones en las cuentas de empresa suelen ser considerablemente mayores que en las cuentas corrientes personales, los costes de las cuentas de empresa se pueden desgravar. No obstante, la cuenta de empresa se debe utilizar exclusivamente con fines empresariales. El extracto bancario sirve de justificante en las declaraciones de impuestos.

Las cuentas de empresa que no tienen una comisión mensual básica suelen depender de una entrada de pagos mínima. En tal caso, la cuenta solo seguirá siendo gratuita mientras en ella se ingrese cada mes un importe mínimo.

¿Qué factores conviene tener en cuenta a la hora de comparar cuentas de empresa?

El precio y los servicios ofrecidos en las cuentas de empresa puede variar en gran medida en función del banco y el modelo de cuenta, y la cuenta que se elija dependerá de las necesidades particulares de la empresa. Por consiguiente, hay que tener en cuenta varios factores importantes.

Uno de los factores que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un modelo de cuenta es la forma jurídica de la empresa. Algunos proveedores de cuentas de empresa no aceptan determinadas formas jurídicas. Por lo tanto, antes de abrir una cuenta de empresa, es recomendable investigar las formas jurídicas que acepta cada proveedor de cuentas. También hay modelos de cuenta que permiten varios tipos de empresa pero que están especializados en una forma jurídica concreta como, por ejemplo, sociedades unipersonales. Asimismo, es aconsejable comprobar desde un principio la compatibilidad con la cuenta de empresa si tienes previsto cambiar la forma jurídica en algún momento.

Las empresas que tienen que depositar y retirar efectivo con regularidad están limitadas por la disponibilidad de sucursales bancarias y cajeros automáticos. Lo ideal que estos se encuentren cerca de la ubicación de la empresa. Los productos pertinentes que ofrecen los bancos exclusivamente en línea suelen ser limitados o costosos.

Si tu empresa depende de préstamos o no le entran pagos con regularidad, también merece la pena contemplar un modelo de cuenta de empresa con las opciones de financiación correspondientes. Entre estas opciones se pueden incluir descubiertos, préstamos para la financiación a largo plazo y la contratación de préstamos promocionales (préstamos subsidiados por el Estado con condiciones favorables). Por norma general, los bancos ya asentados ofrecen mejores opciones que los bancos de fintech y los neobancos.

Otro factor que conviene tener en cuenta es la disponibilidad de servicios de asesoramiento. El asesoramiento particular en persona o una asistencia en línea fiable pueden ahorrarte el tiempo y el dinero de buscar asesoramiento financiero por tu cuenta si tienes alguna duda o algún problema. Sin embargo, este servicio suele conllevar una comisión básica más alta para la cuenta.

Las funciones de las cuentas de empresa como, por ejemplo, un software integrado de fiscalidad, son un servicio adicional útil, pero no son imprescindibles a la hora de elegir la cuenta de empresa más adecuada. Ahora bien, no sucede lo mismo en el caso de métodos de pago especiales como, por ejemplo, el adeudo directo SEPA B2B para enviar/recibir transacciones de pago seguras con tus clientes empresariales, o el sistema de pago SWIFT para transferencias internacionales.

Las cuentas de empresa también se diferencian por el número de subcuentas, tarjetas de crédito y tarjetas bancarias que ofrecen, así como por la opción multibanca (es decir, la posibilidad de gestionar cuentas de otros bancos).

En función de si la cuenta de empresa la ofrece una sucursal o un banco directo, la forma de acceder a ella y gestionarla también puede variar. En concreto, las empresas que buscan una banca electrónica móvil o aplicaciones bancarias suelen tener mejor atendidas sus necesidades con los bancos directos y de fintech más modernos.

En el caso de las empresas con varios socios comerciales, también tienen importancia los medios de acceso y la posibilidad de que puedan acceder varias personas. Para estas empresas, una cuenta en régimen de disposición conjunta, que solo se puede utilizar con la autorización de todas las partes titulares, es una buena opción.

¿Qué tipos de bancos ofrecen cuentas de empresa adecuadas?

En Alemania, las cuentas de empresa las ofrecen por lo general los bancos de sucursales (Filialbank), las cajas de ahorros (Sparkasse), los bancos directos (Direktbank) y los bancos de fintech o neobancos. Los bancos y proveedores no se diferencian solo en sus modelos de cuenta de empresa y clientes objetivo, sino también en los valores que representan y en el prestigio que tienen asociado. Por lo tanto, es importante contemplar si la imagen del banco es adecuada para tu empresa, así como si ofrece los servicios que necesitas.

Los bancos de sucursales y las cajas de ahorros se caracterizan por su red de sucursales con una gran cantidad de establecimientos físicos. Una cuenta de empresa en un banco de sucursales o una caja de ahorros es ideal para aquellas empresas que suelen pagar en metálico y retirar efectivo y que desean acceder a un asesoramiento personalizado. Los bancos de sucursales y cajas de ahorros asentados suelen dar servicio a todas las formas jurídicas y ofrecen la gama más completa de servicios y de opciones de financiación, pero la comisión mensual de gestión de la cuenta es, en consecuencia, mayor. Las empresas que gestionan sus cuentas exclusivamente por Internet no suelen beneficiarse de los bancos de sucursales ni de las cajas de ahorros.

Los bancos directos no tienen una red de sucursales y, por lo tanto, solo se puede acceder a ellos por Internet. Los bancos directos están dirigidos principalmente a las empresas que no necesitan acceder con regularidad a dinero en efectivo ni a asesoramiento en persona. En comparación con los bancos de sucursales y las cajas de ahorros, las cuentas de empresa en bancos directos resultan más económicas y son famosas por la facilidad de uso de su banca electrónica. No obstante, los bancos directos suelen ofrecer menos opciones de financiación y no aceptan tantas formas jurídicas.

Los bancos de fintech, o de tecnología financiera, son proveedores de servicios que operan exclusivamente por Internet y que ofrecen unos atractivos precios de gestión de cuentas, así como un abanico de funciones adicionales e interfaces de usuario modernas. Sin embargo, su marcado énfasis en la digitalización hace que las cuentas de empresa de los bancos de fintech cobren comisiones considerablemente superiores por los depósitos y las retiradas de efectivo. Es habitual que los bancos de fintech no tengan su propia licencia bancaria, sino que, en su lugar, estén afiliados a otros bancos. Por lo tanto, las opciones de financiación de las cuentas de empresa en un banco de fintech resultan menos favorables o totalmente inexistentes.