Para muchos fundadores y startups, crear una pequeña empresa es el primer paso hacia el autoempleo. Ofrece un sinfín de ventajas en comparación con otros tipos de entidades, incluida la exención de algunas obligaciones contables. En este artículo, te explicamos qué es una pequeña empresa, qué ventajas e inconvenientes conlleva y cómo inscribirla. También echamos un vistazo a sus obligaciones y exploramos la diferencia entre las personas que son gestoras de una de ellas y las que son empresarias a pequeña escala.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una pequeña empresa?
  
• ¿En qué se diferencian las personas gestoras de pequeñas empresas de las que son empresarias a pequeña escala?
  
• ¿Qué ventajas ofrece crear una pequeña empresa?
  
• ¿Qué inconvenientes conlleva crear una pequeña empresa?
  
• ¿Cómo se inscribe una pequeña empresa?
  
• ¿Qué obligaciones fiscales se aplican a las pequeñas empresas?
  

¿Qué es una pequeña empresa?

Una pequeña empresa es un tipo de entidad comercial que resulta especialmente eficaz al comenzar a emprender. A las personas gestoras de pequeñas empresas no se las considera empresas comerciales. Esto significa que no tienen que inscribirse en el Registro mercantil ni están sujetas a las disposiciones del Código mercantil alemán (HGB). Así pues, no se les aplican las normativas ni las obligaciones a las que suelen estar sujetas las empresas. En el texto del Código mercantil alemán (HGB), dice que una pequeña empresa puede ser la fórmula adecuada si «el tipo o el ámbito de la empresa no requiere constituir una explotación empresarial en términos comerciales» (sección 1, apartado 2 del HGB). Es decir, si el volumen de negocio es relativamente pequeño, el esfuerzo administrativo necesario para cumplir las disposiciones del HGB no merece la pena para la persona gestora de la pequeña empresa ni tampoco para la oficina fiscal. Todas las actividades independientes y empresariales se consideran empresas. Esto incluye a las empresas industriales y artesanales, así como a la mayoría de las entidades proveedoras de servicios. Sin embargo, al ser una actividad de autoempleo, una empresa se considera diferente del trabajo autónomo.

Una pequeña empresa solo puede adoptar una de estas dos formas jurídicas: empresa individual o sociedad constituida al amparo del derecho civil (GbR) de dos o tres personas. Ambas comparten una característica común: son fáciles de constituir y se pueden iniciar con recursos financieros modestos. Por consiguiente, son adecuadas a modo de introducción «básica» al autoempleo. Todas las demás formas jurídicas quedan excluidas para las pequeñas empresas, puesto que solo son posibles dentro del marco jurídico del Código mercantil alemán.

Otro requisito importante para las pequeñas empresas es el límite máximo de ingresos anuales definido legalmente. Estos no pueden superar los 600.000 € en ventas ni los 60.000 € en beneficios. Algunos ejemplos típicos de pequeñas empresas serían los restaurantes familiares, las heladerías o los quioscos de prensa. A menudo, las pequeñas empresas están gestionadas por personas autónomas a tiempo parcial o que se dan de alta por temporadas, por lo que sus ventas suelen ser más reducidas.

¿Cuál es la diferencia entre los operadores de pequeñas empresas y los emprendedores a pequeña escala?

Hay una clara diferencia entre un operador de pequeña empresa y un emprendedor a pequeña escala. Este último abarca tanto a los comerciantes como a los autónomos, así como a los que trabajan en la agricultura y la silvicultura. Los pequeños emprendedores no podrán superar una facturación de 22.000 € en el año anterior ni de 50.000 € en el año en curso. Si no se superan estos límites de ventas, la regla del emprendedor a pequeña escala, exime a los pequeños empresarios de tener que pagar el impuesto sobre el valor añadido (IVA). Sin embargo, las pequeñas empresas también pueden utilizar esta regla si también tienen una facturación correspondiente.

La restricción del volumen de negocios anual de las pequeñas empresas significa que todos los pequeños emprendedores que dirigen una empresa se consideran automáticamente operadores de pequeñas empresas. Sin embargo, no todos los operadores de pequeñas empresas son automáticamente pequeños emprendedores. Esto solo es así si se aprovecha la regla del emprendedor a pequeña escala. En ese caso, están exentos de pagar el IVA, lo que generalmente no ocurre con las pequeñas empresas. En resumen, una pequeña empresa es una formación jurídica, mientras que a los emprendedores a pequeña escala se les trata principalmente en el contexto fiscal.

¿Cuáles son las ventajas de crear una pequeña empresa?

En comparación con otras estructuras empresariales, una pequeña empresa ofrece una serie de ventajas: en primer lugar, puedes establecer una pequeña empresa de manera informal y rentable. No necesitas ningún capital inicial. Además, una pequeña empresa también puede funcionar como una actividad secundaria, por ejemplo, en paralelo con el empleo formal. En este caso, la ley te restringe a trabajar un máximo de 20 horas semanales en la actividad secundaria. El salario de su actividad secundaria no debe exceder el de su empleo principal. El trasfondo de esto es que tu profesión secundaria sigue estando cubierta por el seguro social de tu empleador en tu trabajo principal.

Además, se aplican normas contables simplificadas. Dado que las pequeñas empresas no se clasifican como comerciantes si no están inscritas en el registro mercantil, siguen siendo jurídicamente particulares y están sujetas al Código Civil alemán (BGB) en lugar del Código de Comercio alemán (HGB). Por lo tanto, no están obligadas a llevar cuentas por partida doble si generan menos de 80.000 € de beneficio o 800.000 € de facturación al año; una cuenta de resultados es suficiente. Las pequeñas empresas que superen estos límites con sus beneficios o facturación están obligadas a utilizar la contabilidad por partida doble y a preparar un balance que incluya una cuenta de pérdidas y ganancias.

Además, no es necesario presentar una declaración preliminar del IVA si el pago anual del impuesto no supera los 1.000 €. En este caso, la oficina fiscal aceptará la declaración anual del IVA. Si la carga fiscal del año anterior se sitúa entre 1.000 € y 7.500 €, debes presentar declaraciones trimestrales del IVA. Se requieren retrospectivamente antes del día 10 natural de abril, julio, octubre y enero. Si tu carga fiscal anual supera los 7.500 €, debes presentar una declaración mensual del IVA. Esto debe hacerse con antelación antes del día 10 natural del mes siguiente. Además, las pequeñas empresas no están obligadas a hacer un inventario ni a publicar sus estados financieros anuales. En general, estas exenciones suponen un importante ahorro de tiempo. Otra ventaja: los operadores de pequeñas empresas no tienen que pagar contribuciones al seguro de desempleo y de pensiones. Sin embargo, el seguro médico sigue siendo obligatorio.

Los primeros pagos a la Cámara de Comercio e Industria (IHK) o a la Cámara de Artesanía (HWK) correspondientes también pueden suspenderse por completo durante dos años. Puede permanecer parcialmente suspendido durante otros dos años, siempre que el beneficio anual de la pequeña empresa sea inferior a 25.000 € y no se hayan generado ingresos de otras empresas comerciales, autónomos, agrícolas o forestales en los cinco años anteriores a la creación de la pequeña empresa. Además, siempre se te considera exento de las contribuciones de la cámara si tu beneficio anual es inferior a 5.200 € (véase el artículo 3 de la Ley IHK).

¿Qué inconvenientes conlleva crear una pequeña empresa?

Las personas gestoras de pequeñas empresas pueden considerar un inconveniente que se les restrinja el número de formas jurídicas entre las que pueden optar. Como hemos explicado, una pequeña empresa solo puede elegir entre ser una empresa individual o una sociedad de dos o tres personas al amparo del derecho civil (GbR). También se aplican requisitos al nombre de la empresa: en él debe indicarse con claridad que la persona gestora y la empresa en sí son prácticamente la misma cosa. Por consiguiente, debe contener el nombre y el apellido de la persona gestora. Sin embargo, se puede añadir un nombre ficticio o una descripción; por ejemplo, «Coctelería de Julio Pérez».

Debido a la forma legal de constitución, las personas gestoras de pequeñas empresas están sujetas a responsabilidad ilimitada y responden con sus activos privados. No hay ningún modo de limitar este riesgo en una pequeña empresa. Si deseas aplicar limitaciones en este sentido, puede ser conveniente constituir una sociedad limitada privada (GmbH) o una sociedad de responsabilidad limitada. Otro inconveniente de las pequeñas empresas es el elevado coste de sus adquisiciones o inversiones, pues no pueden deducirse los impuestos soportados.

Además, puede ocurrir que tus posibles entidades empresariales colaboradoras prefieran establecer relaciones con empresas comerciales. Las pequeñas empresas no siempre se consideran equivalentes a estas últimas. Esto puede reducir también tus oportunidades de conseguir personas que estén dispuestas a invertir.

¿Cómo se inscribe una pequeña empresa?

Puedes inscribir una pequeña empresa en la oficina mercantil pertinente. Puedes hacerlo en persona o por Internet. Esto último te ahorra tiempo, pero puede que no esté disponible en todas las ciudades y distritos. El proceso de inscripción de pequeñas empresas es el mismo que para cualquier otro tipo de empresa. No hay una licencia ni un formulario de inscripción específicos para ellas. La persona gestora de la pequeña empresa debe completar un proceso de inscripción «normal». Según el Código industrial alemán (GewO), esto debe hacerse antes de iniciar la actividad empresarial (sección 14 del GewO).

Además, si la empresa va a estar en manos de un equipo, también hay que redactar un acuerdo de asociación por escrito («GbR-Vertrag») antes de iniciar la actividad empresarial. Esto se recomienda encarecidamente, aunque la ley no lo exija y los acuerdos básicos se rijan por el Código civil alemán. Sin embargo, sobre todo a la hora de gestionar la responsabilidad personal, es recomendable suscribir los acuerdos que se aplicarán, por ejemplo, en situaciones de conflicto, en caso de insolvencia o al disolver la sociedad. También debes estudiar cuidadosamente si deseas confiar las actividades contables a un asesor o no. Independientemente de cómo decidas gestionar la contabilidad, debes abrir una cuenta bancaria de empresa para separar tus ingresos privados de los empresariales.

Una vez que hayas inscrito tu pequeña empresa en la oficina mercantil y hayas abonado la cuota (entre 15 y 60 €, según el distrito), recibirás un formulario para inscribirla a efectos fiscales. Deberás rellenarlo y utilizarlo en el paso siguiente para inscribir la empresa en la oficina fiscal.

Tienes la obligación de inscribirte en la Cámara de comercio o en la Cámara de artesanía, pues las personas gestoras de pequeñas empresas deben pertenecer a uno de estos dos organismos. También tienes la obligación de inscribirte en la mutua para la prevención y el seguro de accidentes laborales. Sin embargo, solo tendrás que abonar las cuotas correspondientes si tu pequeña empresa tiene personal. En este último caso, también deberás solicitar un número de empresa en la agencia de empleo e inscribir al personal en las compañías de seguros de salud correspondientes.

La inscripción en el Registro mercantil no es obligatoria, pero puede hacerse voluntariamente. Sin embargo, a las personas gestoras de pequeñas empresas se las considera empresas y, por consiguiente, están sujetas a todos los derechos y obligaciones de estas.

¿Qué obligaciones fiscales se aplican a las pequeñas empresas?

Las personas gestoras de pequeñas empresas disfrutan de mayor comodidad y de algunas exenciones, pero aun así deben cumplir algunas obligaciones fiscales. En primer lugar, deben mantener registros contables sólidos aplicando los criterios generales de diligencia debida. Entre otras cosas, esto significa que es obligatorio registrar las transacciones empresariales que tienen lugar en las pequeñas empresas. El tipo y la envergadura de las transacciones deben ser siempre transparentes. La influencia de las transacciones en las ganancias globales y en la posición financiera de la empresa debe estar clara en todo momento. En la práctica, esto exige que la empresa conserve todos los documentos y recibos pertinentes de su actividad comercial y fiscal. Se recomienda guardar las facturas emitidas y recibidas por separado, ya sea en formato físico o digital.

Los beneficios están sujetos a impuestos en el marco de la declaración de la renta de la persona gestora de la pequeña empresa. Además de los impuestos sobre la renta, tendrás que abonar los impuestos comerciales, al igual que todas las demás empresas. Sin embargo, existe una exención fiscal hasta los 24.500 €. Es decir, si no alcanzas este límite, tu pequeña empresa está exenta del pago de los impuestos comerciales. Si no te has acogido al régimen para pequeñas empresas, también deberás abonar el IVA de la pequeña empresa. Sin embargo, si lo deseas puedes solicitar tributar según el criterio de caja, es decir, no tendrás que abonar el IVA de las facturas que emitas hasta que te las hayan pagado. Si tienes personal, deberás inscribirte y abonar los impuestos correspondientes. Si tienes vehículos de la empresa, también deberás pagar impuestos por ellos.

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