Wer in Deutschland ein Unternehmen gründen möchte, muss einige Voraussetzungen erfüllen. Zu den wichtigsten zählt die Beantragung einer Steuernummer. Denn ohne Steuernummer dürfen in Deutschland weder Selbstständige noch Firmen unternehmerisch tätig sein.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Steuernummer ist, wer sie braucht und wofür sie im Geschäftsalltag benötigt wird. Zudem erklären wir Schritt für Schritt, wie Sie eine deutsche Steuernummer beantragen können, welche Unterlagen hierfür erforderlich sind und welche Fristen Sie beachten müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Steuernummer?
  
• Wer muss eine Steuernummer beantragen?
  
• Wofür benötigen Unternehmen in Deutschland eine Steuernummer?
  
• Wie können Unternehmen in Deutschland eine Steuernummer beantragen?
  
• Welche Dokumente sind erforderlich, um eine deutsche Steuernummer zu beantragen?
  
• Welche Fristen müssen Unternehmen in Deutschland beachten?
  

Was ist eine Steuernummer?

Die Steuernummer ist eine eindeutige Identifikationsnummer für steuerpflichtige natürliche und juristische Personen in Deutschland. Das zuständige Finanzamt vergibt sie, damit Steuererklärungen und Steuerzahlungen eindeutig zugeordnet werden können. Die Steuernummer ist sowohl für Unternehmen als auch für Selbstständige und Freiberufler/innen zwingend erforderlich, um ihre steuerlichen Pflichten ordnungsgemäß zu erfüllen.

Die Länge der Steuernummer variiert je nach Bundesland. In vielen Bundesländern folgt die Steuernummer einem Standardschema mit 10 bis 11 Ziffern. Darüber hinaus gibt es jedoch ein bundeseinheitliches Schema mit 13 Ziffern, das für die Abgabe elektronischer Steuererklärungen über das Portal von ELSTER entwickelt wurde.

Die Steuernummer enthält verschiedene Informationen, die eine eindeutige Identifikation des Steuerpflichtigen ermöglichen. Dazu gehören die Finanzamtsnummer sowie die Bezirksnummer, die das geographische Gebiet innerhalb des Finanzamts abbildet. Hinzu kommt die persönliche Unterscheidungsnummer für die Steuerpflichtigen sowie eine Prüfziffer zur Validierung der gesamten Nummer.

Auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern finden Sie eine Tabelle zur Umwandlung Ihrer Steuernummer in das Bundesschema.

Steuernummer vs. Steuer-ID

Neben der Steuernummer gibt es in Deutschland auch die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID). Alle deutschen Bürgerinnen und Bürger erhalten bei der Geburt eine Steuer-ID vom Bundeszentralamt für Steuern. Sie ist lebenslang gültig und ändert sich auch nicht bei einem Namenswechsel oder einem Umzug.

Die Steuer-ID dient vor allem dazu, eine Person im Steuerwesen eindeutig zu identifizieren. Sie wird unter anderem für die Kommunikation mit dem Finanzamt, für die Eröffnung von Bankkonten, die Meldung bei Versicherungen oder die Beantragung von Kindergeld benötigt. Zudem nutzen Arbeitgeber die Steuer-ID, um die Lohnsteuer korrekt an das Finanzamt abzuführen.

Während die Steuernummer speziell auf die steuerpflichtige Person in ihrer Funktion als Unternehmer/in oder Freiberufler/in ausgerichtet ist, ist die Steuer-ID ausschließlich für natürliche Personen vorgesehen.

Wer muss eine Steuernummer beantragen?

Folgende Unternehmensformen in Deutschland müssen eine Steuernummer beantragen:

• Einzelunternehmen, einschließlich Freiberufler/innen, kleine Unternehmen und eingetragene Händler/innen

• Personengesellschaften wie offene Handelsgesellschaften (OHGs) und Kommanditgesellschaften (KGs)

• Kapitalgesellschaften wie Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHs) und Aktiengesellschaften (AGs)

• Ausländische Unternehmen mit Betriebsstätte oder steuerpflichtiger Tätigkeit in Deutschland

Wofür benötigen Unternehmen in Deutschland eine Steuernummer?

Die Steuernummer ist im Unternehmensalltag unverzichtbar, da sie in verschiedenen Bereichen benötigt wird, um die steuerlichen Pflichten korrekt zu erfüllen. Dazu gehören:

• Steuererklärungen: Die Steuernummer ist erforderlich, um Steuererklärungen einzureichen. Dies gilt für die Einkommensteuererklärung von Einzelunternehmen und freiberuflich Tätigen, aber auch für die Körperschaftsteuererklärung und Umsatzsteuer-Voranmeldungen von Kapitalgesellschaften.

• Zahlungen an das Finanzamt: Bei jeder Steuerzahlung, zum Beispiel Lohnsteuer, Gewerbesteuer oder Umsatzsteuer, muss die Steuernummer angegeben werden, damit die Zahlungen korrekt verbucht werden können.

• Kommunikation mit dem Finanzamt: Alle relevanten Schreiben an das Finanzamt, sei es eine Anfrage, eine Stellungnahme oder ein Einspruch, müssen mit der Steuernummer versehen werden. Nur so können die Schreiben des Unternehmens korrekt zugeordnet werden.

• Rechnungen: Unternehmen müssen ihre Steuernummer auf Rechnungen angeben, insbesondere wenn sie umsatzsteuerpflichtig sind.

Vereinfachen Sie Ihre Rechnungsstellung mit Stripe Invoicing. Mit Invoicing können Sie Ihre Rechnungen automatisiert erstellen und versenden. Auf diese Weise werden Fehler bei der Berechnung der Steuersätze und Rechnungsbeträge unwahrscheinlicher und Sie stellen sicher, dass alle wesentlichen Pflichtangaben wie die Steuernummer korrekt eingefügt werden.

Wie können Unternehmen in Deutschland eine Steuernummer beantragen?

Wenn Sie eine Steuernummer in Deutschland benötigen, müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt einreichen. Er enthält die wichtigsten Informationen Ihres Unternehmens und bildet die Grundlage für Ihre Steuerregistrierung. So reichen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ein:

Fragebogen erhalten oder beantragen

Wenn Sie ein Unternehmen in Deutschland gründen, erhalten Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung entweder automatisch oder Sie müssen ihn proaktiv anfordern. Wer ein Gewerbe anmeldet oder sein Unternehmen im Handelsregister eintragen lässt, muss nicht selbst aktiv werden. In diesem Fall schickt Ihnen das Finanzamt den Fragebogen automatisch zu.

Freiberufler/innen müssen den Fragebogen hingegen selbst beantragen. Dies ist telefonisch möglich oder über die Website des Bundesministerium der Finanzen, wo der Vordruck zum Download bereitsteht. Alternativ lässt sich der Fragebogen auch direkt online über ELSTER ausfüllen.

Steuer beantragen: Schritt für Schritt

Bei ELSTER registrieren

Um eine Steuernummer in Deutschland zu beantragen, registrieren Sie sich zunächst bei ELSTER. Dies ist die einfachste Möglichkeit, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Zur Erstellung eines ELSTER-Kontos können Sie eine Zertifikatsdatei, einen Personalausweis mit Lesegerät und Ausweis-App, einen Sicherheitsstick oder eine Signaturkarte verwenden.

Fragebogen zur Steuerregistrierung auswählen

Nach der Anmeldung bei ELSTER gelangen Sie zum Formular-Center, wo Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung finden. Hier müssen Sie den passenden Fragebogen auswählen, je nach Rechtsform Ihres Unternehmens. Es gibt spezielle Varianten für Einzelunternehmen, Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften sowie ausländische Unternehmen, die in Deutschland steuerpflichtig sind. Achten Sie darauf, das richtige Formular zu wählen, da sich die Anforderungen je nach Unternehmensstruktur unterscheiden.

Angaben zum Unternehmen eintragen

Füllen Sie im nächsten Schritt den mehrteiligen Fragebogen aus. Sie müssen einige grundlegende Informationen zu Ihrem Unternehmen angeben wie zum Beispiel:

• Name des Unternehmens

• Rechtsform

• Art der unternehmerischen Tätigkeit

• Gründungsdatum

• Geschätzte Einnahmen

Zusätzliche Angaben machen

Je nach Unternehmensform müssen Sie weitere Angaben machen. Kapitalgesellschaften müssen beispielsweise Fragen zu Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer und den Gesellschafterinnen beziehungsweise Gesellschaftern beantworten. Bei Einzelunternehmen werden ergänzende Angaben zu den Einkünften und der Umsatzsteuerpflicht verlangt.

Fragebogen prüfen und absenden

Nachdem Sie alle relevanten Felder ausgefüllt haben, überprüfen Sie den Fragebogen sorgfältig. Achten Sie darauf, dass alle Angaben korrekt und vollständig sind. Unvollständige oder fehlerhafte Angaben können zu Verzögerungen bei der Bearbeitung führen. Falls Sie unsicher sind, nutzen Sie die Hilfefunktion von ELSTER oder ziehen Sie eine Steuerberatung hinzu. Schließlich können Sie den ausgefüllten Fragebogen absenden.

Steuernummer erhalten

Nach der Bearbeitung Ihres Antrags und der Prüfung des Fragebogens durch das Finanzamt erhalten Sie Ihre Steuernummer. In der Regel wird diese per Post an die angegebene Adresse geschickt. In Abhängigkeit des zuständigen Finanzamts sowie dem Umfang der eingereichten Unterlagen variiert die Bearbeitungszeit zwischen wenigen Tagen und einigen Wochen. Sobald Sie Ihre Steuernummer erhalten haben, können Sie diese für alle steuerlichen Angelegenheiten wie die Abgabe von Steuererklärungen und die Ausstellung von Rechnungen verwenden.

Welche Dokumente sind erforderlich, um eine deutsche Steuernummer zu beantragen?

Um eine Steuernummer in Deutschland zu beantragen, benötigen Sie einige Dokumente. Welche dies im Einzelfall sind, hängt von der Art des Unternehmens und dessen Tätigkeit ab. In der Regel sind jedoch die folgenden Unterlagen notwendig:

• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Der ausgefüllte Fragebogen bildet die Grundlage für die Beantragung der Steuernummer.

• Personalausweis oder Reisepass: Sie benötigen ein gültiges Ausweisdokument, das Ihre Identität nachweist.

• Steuer-ID: Die Steueridentifikationsnummer Ihrer Person ist erforderlich, um Sie als Steuerpflichtige/n korrekt zu erfassen. Dies gilt insbesondere für Einzelunternehmen oder Freiberufler/innen.

• Gewerbeanmeldung: Falls Ihr Unternehmen ein Gewerbe betreibt, müssen Sie die Gewerbeanmeldung vorlegen, die Sie bei der zuständigen Gemeinde oder Stadt erhalten haben.

• Angaben zur Geschäftstätigkeit und den voraussichtlichen Umsätzen: Es ist notwendig, im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung die Art der Geschäftstätigkeit sowie die erwarteten Umsätze anzugeben. Achten Sie darauf, dass Ihre Umsatz- und Gewinnprognose für das erste und zweite Geschäftsjahr möglichst realistisch ist. Sowohl deutlich zu niedrige als auch stark überhöhte Beträge können zu Problemen bei der steuerlichen Einstufung führen.

• Bankverbindung: Ihre Kontodaten werden für eventuelle Steuererstattungen oder Abbuchungen benötigt.

Welche Fristen müssen Unternehmen in Deutschland beachten?

§ 138 der Abgabenordnung schreibt vor, dass Unternehmer/innen innerhalb von vier Wochen nach Aufnahme Ihrer unternehmerischen Tätigkeit den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt einreichen müssen.

Wird die Frist versäumt, wird in der Regel ein Säumniszuschlag gemäß § 240 AO fällig. Sollte sich die Abgabe des Fragebogens erheblich verzögern, hat das Finanzamt die Möglichkeit, die Besteuerungsgrundlagen nach eigenen Schätzungen festzulegen. Diese Schätzungen sind in der Regel ungünstig für den Steuerpflichtigen, da sie auf Annahmen beruhen, die möglicherweise nicht mit der tatsächlichen Einkommenssituation übereinstimmen. In besonders schwerwiegenden Fällen kann es zusätzlich zu Bußgeldern oder sogar einem Steuerstrafverfahren kommen.