Als je in Duitsland een bedrijf wilt oprichten, moet je eerst aan bepaalde eisen voldoen. Een van de belangrijkste daarvan is het verkrijgen van een belastingnummer. Zelfstandigen en bedrijven kunnen namelijk zonder dit nummer geen zaken doen in Duitsland.

In dit artikel leggen we uit wat een belastingnummer is, wie er een nodig heeft en waarom het nodig is voor dagelijkse zakelijke activiteiten. We leggen ook uit hoe je een Duits belastingnummer aanvraagt, welke documenten je daarvoor nodig hebt en welke deadlines je moet kennen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een fiscaal nummer?
  
• Wie moet een fiscaal nummer aanvragen?
  
• Waarom hebben Duitse bedrijven een fiscaal nummer nodig?
  
• Hoe vragen Duitse bedrijven een fiscaal nummer aan?
  
• Welke documenten hebben bedrijven nodig om een Duits fiscaal nummer aan te vragen?
  
• Welke deadlines moeten Duitse bedrijven in de gaten houden?
  

Wat is een fiscaal nummer?

Een belastingnummer is een uniek identificatienummer voor belastingplichtige natuurlijke personen en juridische entiteiten in Duitsland. Het betreffende belastingkantoor wijst deze nummers toe, zodat belastingaangiften en belastingbetalingen duidelijk kunnen worden aangeduid. Belastingnummers zijn absoluut noodzakelijk voor bedrijven, zelfstandigen, uitoefenaars van vrije beroepen en freelancers, zodat zij hun belastingverplichtingen volgens de voorschriften kunnen nakomen.

De lengte van het belastingnummer verschilt per deelstaat. In veel Duitse deelstaten volgt het belastingnummer een standaardpatroon met 10-11 cijfers. Er is echter ook een nationaal patroon met 13 cijfers dat is ontwikkeld voor het indienen van elektronische belastingaangiften via het ELSTER-portaal.

Het belastingnummer bevat allerlei info waarmee de belastingplichtige duidelijk kan worden geïdentificeerd. Dit omvat het nummer van het belastingkantoor en het districtsnummer, dat de geografische regio binnen het belastingkantoor aangeeft. Daarnaast bevat het nummer het persoonlijke serienummer van de belastingplichtige en een verificatiecode om het hele nummer te valideren.

Op de website van het Bundeszentralamt für Steuern (BZSt, Federaal Centraal Belastingkantoor) vind je een tabel voor het omzetten van je belastingnummer naar het nationale schema.

# Belastingnummer versus fiscaal identificatienummer

In Duitsland is er een verschil tussen het belastingnummer en het fiscale identificatienummer (belasting-ID). Elke burger in Duitsland krijgt bij zijn geboorte een fiscaal identificatienummer van het BZSt. Dit nummer is geldig gedurende het hele leven van een persoon en blijft hetzelfde wanneer hij van naam of woonplaats verandert.

Belasting-ID's worden vooral gebruikt om burgers duidelijk te identificeren in het belastingstelsel. Ze zijn nodig bij communicatie met het belastingkantoor, het openen van een bankrekening, het melden bij verzekeringsmaatschappijen of het aanvragen van kinderbijslag. Daarnaast gebruiken werkgevers belasting-ID's om het juiste bedrag aan inkomstenbelasting aan het belastingkantoor te betalen.

Terwijl het belastingnummer specifiek bedoeld is voor de belastingplichtige in zijn functie als ondernemer, uitoefenaar van een vrij beroep of freelancer, is de belasting-ID uitsluitend bedoeld voor natuurlijke personen.

Wie moet een belastingnummer aanvragen?

De volgende soorten bedrijven in Duitsland moeten een belastingnummer aanvragen:

• Eenmanszaken, waaronder freelancers, uitoefenaars van vrije beroepen, kleine bedrijven en geregistreerde handelaren

• Vennootschappen, zoals vennootschappen onder firma (OHG's) en commanditaire vennootschappen (KG's)

• Vennootschappen, zoals vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (GmbH's) en naamloze vennootschappen (AG's)

• Buitenlandse bedrijven met een bedrijfslocatie of belastbare activiteiten in Duitsland

Waarom hebben Duitse bedrijven een fiscaal nummer nodig?

In de dagelijkse bedrijfsvoering van een onderneming is het belastingnummer belangrijk, omdat het nodig is om bepaalde belastingverplichtingen correct na te komen. Dit omvat het volgende:

• Belastingaangiften: Het belastingnummer is vereist bij het indienen van belastingaangiften. Dit geldt voor belastingaangiften die worden ingediend door eenmanszaken, uitoefenaars van vrije beroepen en freelancers en voor de vennootschapsbelastingaangiften en voorlopige btw-aangiften die door bedrijven worden ingediend.

• Betalingen aan het belastingkantoor: Voor elke belastingbetaling, zoals inkomstenbelasting, bedrijfsbelasting of btw, moeten bedrijven het belastingnummer opgeven, zodat de betalingen goed kunnen worden bijgehouden.

• Communicatie met het belastingkantoor: Alle relevante brieven die naar het belastingkantoor worden gestuurd, of het nu gaat om een vraag, antwoord of bezwaar, moeten het belastingnummer bevatten. Zo kan het belastingkantoor de brief correct toewijzen aan het bedrijf.

• Facturen: Bedrijven moeten hun belastingnummer op hun facturen vermelden, vooral als ze btw-plichtig zijn.

Maak je facturatie makkelijker met Stripe Invoicing. Met Invoicing kun je automatisch facturen maken en versturen. Zo is de kans op fouten in de berekening van belastingtarieven en factuurbedragen kleiner en weet je zeker dat alle verplichte info, zoals het btw-nummer, goed is ingevuld.

Hoe vragen Duitse bedrijven een btw-nummer aan?

Als je een btw-nummer nodig hebt in Duitsland, moet je het btw-registratieformulier indienen bij het belastingkantoor. Dit formulier bevat de belangrijkste gegevens van je bedrijf en vormt de basis voor je btw-registratie. Hieronder vind je de stappen voor het indienen van het btw-registratieformulier:

Verkrijg of vraag het formulier aan

Als je een bedrijf start in Duitsland, kun je het belastingregistratieformulier automatisch ontvangen of moet je het aanvragen. Als je bijvoorbeeld een bedrijf registreert of je bedrijf inschrijft in het handelsregister, hoef je het niet aan te vragen. In deze gevallen stuurt het belastingkantoor je automatisch het formulier.

Freelancers en uitoefenaars van vrije beroepen moeten dit formulier daarentegen aanvragen bij het belastingkantoor. Dit kan telefonisch of door het formulier te downloaden via het Bundesministerium der Finanzen (BMF) (federaal ministerie van Financiën). Je kunt de vragenlijst ook online invullen via ELSTER.

Een belastingnummer aanvragen: stap voor stap

Registreer je bij ELSTER

Om een belastingnummer in Duitsland aan te vragen, moet je je eerst registreren bij ELSTER. Dit is de makkelijkste manier om de vragenlijst voor belastingregistratie in te vullen. Om een ELSTER-account aan te maken, kun je een certificaatbestand, identiteitskaart met een leesapparaat en identiteitsapp, beveiligingsstick of handtekeningkaart gebruiken.

Selecteer de vragenlijst voor belastingregistratie

Nadat je je bij ELSTER hebt geregistreerd, zoek je de vragenlijst voor belastingregistratie in het Formuliercentrum. Hier moet je de juiste vragenlijst selecteren, afhankelijk van de rechtsvorm van je bedrijf. Er zijn speciale versies voor eenmanszaken, vennootschappen, naamloze vennootschappen en buitenlandse bedrijven die in Duitsland belastingplichtig zijn. Zorg ervoor dat je het juiste formulier selecteert, aangezien de vereisten kunnen verschillen naargelang de bedrijfsstructuur.

Voer de bedrijfsgegevens in

Vul in de volgende stap de vragenlijst in, die uit meerdere delen bestaat. Je moet enkele basisgegevens over je bedrijf invoeren, zoals:

• Naam onderneming

• Rechtsvorm

• Soort bedrijfsactiviteit

• Oprichtingsdatum

• Geschatte inkomsten

Geef extra details

Afhankelijk van het type bedrijf moet je misschien extra info invullen. Vennootschappen moeten bijvoorbeeld vragen beantwoorden over vennootschapsbelasting, omzetbelasting en aandeelhouders van het bedrijf. Voor eenmanszaken is extra info over inkomsten en btw-plicht nodig.

Controleer de vragenlijst en verstuur deze

Als je alle relevante velden hebt ingevuld, controleer je de vragenlijst zorgvuldig. Zorg ervoor dat de gegevens correct en volledig zijn. Onvolledige of onjuiste gegevens kunnen leiden tot vertraging in de verwerking. Als je twijfelt, gebruik dan de helpfunctie van ELSTER of raadpleeg een belastingadviseur. Als je klaar bent, kun je de ingevulde vragenlijst versturen.

Ontvang je belastingnummer

Na verwerking van je aanvraag en controle van je vragenlijst stuurt het belastingkantoor je belastingnummer. Dit wordt meestal per post naar het opgegeven adres gestuurd. De verwerkingstijd varieert van enkele dagen tot enkele weken, afhankelijk van welk belastingkantoor de controle uitvoert en hoeveel documentatie je hebt ingediend. Zodra je je belastingnummer hebt ontvangen, kun je dit gebruiken voor belastinggerelateerde zaken, zoals het indienen van belastingaangiften en het uitgeven van facturen.

Welke documenten hebben bedrijven nodig om een Duits belastingnummer aan te vragen?

Om een belastingnummer in Duitsland aan te vragen, moet je bepaalde documenten hebben. Welke documenten je nodig hebt, hangt af van het type bedrijf en wat het doet. Meestal zijn de volgende documenten nodig:

• Vragenlijst voor belastingregistratie: De ingevulde vragenlijst is de basis voor de aanvraag van een belastingnummer.

• Identiteitskaart of paspoort: Je hebt een geldig identiteitsbewijs nodig dat je identiteit bevestigt.

• Fiscaal identificatienummer: Je fiscaal identificatienummer is nodig om je als belastingplichtige te registreren. Dit geldt met name voor eenmanszaken,uitoefenaars van vrije beroepen en freelancers.

• Bedrijfsregistratie: Als je een bedrijf hebt, moet je de bedrijfsregistratie overleggen die je van de betreffende gemeente of stad hebt ontvangen.

• Informatie over bedrijfsactiviteiten en verwachte omzet: In de vragenlijst voor belastingregistratie moet je het type bedrijfsactiviteit en de verwachte omzet aangeven. Zorg ervoor dat je omzet- en winstprognoses voor het eerste en tweede boekjaar zo realistisch mogelijk zijn. Te lage of te hoge bedragen kunnen leiden tot problemen met je belastingclassificatie.

• Bankgegevens: Je rekeninggegevens zijn nodig voor eventuele terugbetalingen of automatische incasso's.

Welke deadlines moeten Duitse bedrijven kennen?

Volgens artikel 138 van de Duitse belastingwet (Abgabenordnung, of AO) moet je je belastingregistratieformulier binnen vier weken na aanvang van je commerciële activiteiten invullen en indienen.

Als je de deadline mist, moet je normaal gesproken een boete betalen voor te late indiening, in overeenstemming met artikel 240 van de AO. Als de indiening aanzienlijk wordt vertraagd, heeft het belastingkantoor de mogelijkheid om de grondslag voor de belastingheffing op basis van eigen schattingen vast te stellen. Deze schattingen zijn meestal niet gunstig voor de belastingplichtige, omdat ze gebaseerd zijn op aannames die misschien niet overeenkomen met het werkelijke inkomen. Nog meer vertraging bij de registratie kan leiden tot boetes of strafrechtelijke procedures op belastinggebied.