Um Número de Identificação do Contribuinte (TIN), ou número de ID fiscal, é o que o governo dos EUA usa para acompanhar você ou sua empresa para propósitos fiscais. Existem diferentes tipos de TINs, incluindo Números de Identificação do Empregador (EINs) e Números de Seguridade Social (SSNs). Para fazer declarações de impostos, solicitar benefícios ou gerenciar outras tarefas financeiras, você precisa de um TIN.

Discutimos aqui que tipos de TINs existem, para que são usados e como obter o mais adequado para sua empresa.

Neste artigo:

• Tipos de números de identificação fiscal
  
• Para que servem os números de identificação fiscal?
  
• Preciso de um número de identificação fiscal?
  
• Números de identificação fiscal e números de identificação de empregador
  
• Como solicitar um número de identificação fiscal
  
• Como obter um Número de Identificação do Empregador
  

Tipos de números de identificação fiscal

O Internal Revenue Service (IRS) usa diferentes tipos de TINs para gerenciar responsabilidades fiscais de pessoas físicas e jurídicas. Aqui está um resumo dos principais tipos:

• SSN: este é o TIN mais comum, emitido para cidadãos dos EUA e residentes qualificados dos EUA. As pessoas físicas usam principalmente seus SSNs para impostos pessoais e benefícios da Previdência Social.

• EIN: número emitido para empresas e organizações para fins de declaração e recolhimento de impostos. O EIN também é necessário quando uma empresa quer abrir uma conta bancária ou solicitar licenças.

• Número de Identificação de Pessoa Física (ITIN): ITINs são para indivíduos que são obrigados a ter um TIN dos EUA, mas não se qualificam para um SSN. Geralmente, são emitidos para não residentes que precisam apresentar declarações de impostos dos EUA.

• Número de Identificação Fiscal do Preparador (PTIN): todas as pessoas que preparam ou auxiliam na preparação de declarações de impostos federais para compensação devem ter um PTIN. Esse grupo engloba contadores públicos certificados, agentes registrados e outros profissionais tributários.

• Número de Identificação do Contribuinte da Adoção (ATIN): número temporário atribuído a uma criança em casos de adoção doméstica quando os pais adotivos precisam incluir a criança em sua declaração de imposto de renda antes que a adoção seja finalizada.

Para que servem os números de ID fiscal?

Os números de identificação fiscal servem para várias finalidades para empresas e indivíduos. Algumas possibilidades de uso:

• Declaração de impostos: pessoas físicas e jurídicas usam seus TINs para declarar impostos federais e estaduais. Esses números ajudam o IRS a acompanhar e processar devoluções.

• Abertura de contas bancárias: muitas vezes, as empresas precisam de um EIN para abrir contas bancárias de pessoa jurídica.

• Emprego: os empregadores usam seus EINs para declarar impostos e outros documentos às agências IRS e estaduais, especialmente para impostos trabalhistas.

• Crédito e empréstimos: muitas vezes, é preciso ter um TIN para solicitar empréstimos ou linhas de crédito comerciais, e os credores os utilizam para verificar a legitimidade da empresa.

• Licenças e alvarás de funcionamento: durante o processo de solicitação de licenças e permissões comerciais, as empresas normalmente são obrigadas a fornecer seus EINs no processo de solicitação para garantir que todas as obrigações fiscais estejam sendo cumpridas.

• Impostos retidos na fonte: se você contratar empregados ou prestadores de serviços, é necessário um TIN para reter corretamente os impostos e emitir informes fiscais como o W-2 e o 1099.

• Saúde e outros benefícios: pessoas físicas usam o SSN para acessar benefícios da Previdência Social, Medicare e outros serviços governamentais.

Preciso de um número de identificação fiscal?

Normalmente, uma empresa precisa de um ID fiscal nas seguintes situações:

• Se contratar funcionários, precisa do EIN para retenção e declaração de impostos sobre folha de pagamento.

• Se operar como corporação ou sociedade, precisa do EIN para declarar impostos da empresa em separado das declarações de impostos de pessoa física.

• Se precisar apresentar declarações de impostos especiais de consumo, impostos trabalhistas ou impostos sobre álcool, tabaco e armas de fogo, é necessário ter um EIN.

• Se houver retenção de impostos sobre rendimentos pagos a não residentes, é preciso usar um EIN.

• Se você tem um plano Keogh (um plano de aposentadoria diferida de impostos para autônomos), precisa ter um EIN.

Se não tiver certeza se sua empresa precisa disso, consulte o site do IRS para entender seu enquadramento.

Número de identificação fiscal e número de identificação de empregador

Os termos "número de identificação fiscal" e "número de identificação do empregador" costumam ser usados como sinônimos, mas referem-se a diferentes aspectos da identificação fiscal. O TIN é uma categoria geral que inclui vários tipos de números de identificação para pessoas físicas e jurídicas, enquanto o EIN é um TIN específico apenas para empresas e entidades. Veja a seguir as distinções entre o TIN e o EIN.

TIN

TIN é um termo amplo usado para descrever qualquer tipo de número que o IRS atribuia a uma pessoa física ou jurídica para propósitos fiscais. Os TINs são usados principalmente para aplicar leis fiscais e incluem vários tipos específicos de números de identificação, como SSNs, EINs e outros. Cada tipo de TIN tem uma finalidade diferente de acordo com os requisitos fiscais e legais específicos.

EIN

O EIN é um tipo específico de TIN que o IRS emite para pessoas jurídicas, como corporações, sociedades e empresários individuais. Os EINs são usados para facilitar declarações fiscais de empresas e cumprir a legislação trabalhista. Eles também são usados para declarar impostos, abrir contas bancárias comerciais, solicitar empréstimos comerciais, estabelecer crédito, obter licenças e permissões comerciais e distinguir a identidade comercial da identidade pessoal do proprietário.

Como solicitar um número de ID fiscal

O processo de solicitação específico para um número de ID fiscal depende do tipo que você precisar. Veja como se inscrever para os tipos mais comuns.

SSN

Cidadãos dos EUA, residentes permanentes e residentes temporários (que trabalhem) precisam de SSNs. Você pode solicitar um SSN na Administração de Seguridade Social (SSA) em um escritório local da SSA ou, em alguns casos, ao solicitar um visto de imigrante enquanto mora no exterior. O pedido requer o Formulário SS-5 (Pedido de Cartão de Seguridade Social) juntamente com comprovante de identidade, idade e cidadania ou status de imigrante legal.

EIN

Empresas, incluindo corporações, sociedades, empresários individuais, organizações sem fins lucrativos, agências governamentais e alguns indivíduos, precisam de EINs. Você pode solicitar um EIN online no site do IRS ou por fax, correio ou telefone. Se fizer o pedido online, deve receber seu EIN assim que concluir o pedido.

ITIN

Não residentes que precisam apresentar declarações de impostos dos EUA e não se qualificam para o SSN precisam de um ITIN. Você pode solicitar um ITIN preenchendo o formulário W-7 do IRS (Solicitação de número de identificação de contribuinte individual do IRS) e enviando-o junto com uma declaração de imposto preenchida pelo correio, em um escritório IRS ou por meio de um agente de aceitação autorizado. Também será necessário fornecer comprovante de identidade e status de estrangeiro (por exemplo, passaporte ou visto).

PTIN

Os preparadores de declarações de impostos pagos devem ter PTINs para preparar declarações de impostos federais dos EUA. Você pode obter um PTIN online no site IRS em cerca de 15 minutos. Você também pode enviar o pedido pelo correio, mas ele pode levar várias semanas para ser processado.

ATIN

Um indivíduo precisa de um ATIN se estiver no processo de adoção de uma criança americana, mas não puder obter um SSN para a criança a tempo de declarar seus impostos. Você pode solicitar o ATIN preenchendo o formulário W-7A (Solicitação de número de identificação fiscal para adoções pendentes nos EUA). Esta inscrição não pode ser declarada online e deve ser enviada pelo correio.

Como obter um Número de Identificação do Empregador

Receber o EIN normalmente é um processo simples e gratuito. Veja o passo a passo aqui.

Verifique se você se qualifica

Antes de fazer o pedido, verifique se sua empresa principal está localizada nos Estados Unidos ou territórios dos EUA e se a pessoa que está solicitando tem um TIN (SSN, ITIN ou EIN) válido.

Reúna as informações necessárias

Você precisa ter estes dados em mãos para começar o processo de inscrição:

• Nome jurídico da pessoa física ou jurídica que está solicitando o EIN

• Nome fantasia da empresa, se for diferente do nome jurídico

• Endereço e telefone da empresa

• Nome e TIN do diretor principal, sócio geral, concedente, proprietário ou fiduciário

• Tipo de entidade (por exemplo, empresário individual, corporação, sociedade de responsabilidade limitada, sociedade)

• Motivo da solicitação (ex.: abrir uma nova empresa, contratar funcionários, finalidade bancária)

• Data em que a empresa foi iniciada ou adquirida

• Número de funcionários a serem contratados nos próximos 12 meses

Solicitar o EIN

A forma mais rápida de obter um EIN é através do pedido online do IRS. O serviço está disponível de segunda a sexta-feira, das 7h às 22h ET. Para preenchê-lo, acesse o site do IRS e use o EIN Assistant. Você deve receber o EIN imediatamente e já pode começar a usá-lo.

Se não quiser fazer a declaração online, preencha o Formulário SS-4 (Solicitação de Número de Identificação do Empregador) e envie por fax para o número de fax apropriado (pode ser encontrado no site da IRS). Normalmente, esse método gera um EIN em até quatro dias úteis. Você pode preencher o formulário SS-4 e enviá-lo para o endereço do centro de atendimento IRS do seu estado (essas informações também estão disponíveis no site do IRS). Se fizer o pedido pelo correio, o processamento pode levar até quatro semanas.

Solicitantes internacionais podem pedir o EIN pelo telefone 267-941-1099 (não é um número gratuito) das 6h às 23h ET, de segunda a sexta-feira. O IRS atribui um EIN ao final da conversa, se todos os requisitos forem cumpridos.

Receber confirmação

Quando sua solicitação for processada, você receberá uma carta de confirmação (CP-575) do IRS contendo o EIN. Se fizer a inscrição online, poderá baixar, salvar e imprimir a confirmação imediatamente.