Een Taxpayer Identification Number (TIN) is een nummer dat de Amerikaanse overheid gebruikt om jou of je bedrijf bij te houden voor belastingdoeleinden. Er zijn verschillende typen TIN's, waaronder Employer Identification Numbers (EIN's) en Social Security Numbers (SSN's). Als je belastingaangifte doet, een uitkering aanvraagt of andere financiële verplichtingen afhandelt, heb je een TIN nodig.

Hieronder bespreken we welke typen TIN's er zijn, waarvoor ze worden gebruikt en hoe je de juiste voor je bedrijf kunt vinden.

Wat staat er in dit artikel?

• Typen belasting-ID's
  
• Waar worden belasting-ID's voor gebruikt?
  
• Heb ik een belasting-ID nodig?
  
• Belasting-ID's versus Employer Identification Numbers
  
• Een belasting-ID aanvragen
  
• Een Employer Identification Number verkrijgen
  

Typen belasting-ID's

De Internal Revenue Service (IRS) gebruikt verschillende typen TIN's om de belastingverantwoordelijkheden voor personen en zakelijke entiteiten te beheren. Hier is een overzicht van de belangrijkste typen:

• SSN: Dit is het meest voorkomende TIN dat wordt uitgegeven aan Amerikaanse staatsburgers en in aanmerking komende Amerikaanse ingezetenen. Particulieren gebruiken hun SSN's voornamelijk voor privébelastingen en Social Security-uitkeringen.

• EIN: Dit nummer wordt verstrekt aan bedrijven en organisaties voor belastingaangiftedoeleinden en rapportagedoeleinden. Een EIN is ook vereist wanneer een bedrijf een bankrekening wil openen of licenties wil aanvragen.

• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN): ITIN's zijn voor particulieren die een Amerikaans TIN moeten hebben, maar geen SSN hebben en hier niet in aanmerking voor komen. ITIN's worden vaak uitgegeven aan niet-ingezetenen die Amerikaanse belastingaangiften moeten indienen.

• Preparer Tax Identification Number (PTIN): Alle particulieren die federale belastingaangiften voor compensatie opstellen of helpen bij het opstellen ervan, ontvangen PTIN's. Deze groep bestaat uit gecertificeerde openbare accountants, ingeschreven agenten en andere belastingprofessionals.

• Adoption Taxpayer Identification Number (ATIN): Dit is een tijdelijk nummer dat aan een kind wordt toegekend in binnenlandse adoptiezaken wanneer de adoptieouders het kind in hun belastingaangifte moeten opnemen voordat de adoptie is voltooid.

Waar worden belasting-ID's voor gebruikt?

Belasting-ID's dienen verschillende doelen voor bedrijven en particulieren. Hun toepassingen omvatten het volgende:

• Belastingaangifte doen: Particulieren en bedrijven gebruiken hun TIN om hun federale en staatsbelastingaangifte in te dienen. Deze cijfers helpen de IRS om aangiften bij te houden en te verwerken.

• Bankrekeningen openen: bedrijven hebben vaak een EIN nodig om zakelijke bankrekeningen te openen.

• Werkgelegenheid: werkgevers gebruiken hun EIN's om belastingen en andere documenten te rapporteren aan de IRS en overheidsinstanties, met name voor arbeidsbelastingen.

• Krediet en leningen: TIN's zijn vaak vereist om zakelijke leningen of kredietlijnen aan te vragen, waarbij kredietverstrekkers ze gebruiken om de legitimiteit van het bedrijf te verifiëren.

• Zakelijke licenties en vergunningen: tijdens het aanvraagproces voor bedrijfslicenties en -vergunningen moeten bedrijven doorgaans hun EIN's verstrekken als onderdeel van het aanvraagproces om ervoor te zorgen dat aan alle belastingverplichtingen wordt voldaan.

• Belastingen inhouden: als je personeel inhuurt of met contractanten werkt, is een TIN vereist om op de juiste manier belasting in te houden en belastingformulieren zoals W-2 en 1099 af te geven.

• Gezondheidszorg en andere uitkeringen: particulieren gebruiken hun SSN's om toegang te krijgen tot Social Security-uitkeringen, Medicare en andere overheidsdiensten.

Heb ik een belasting-ID nodig?

Een bedrijf heeft doorgaans een belasting-ID nodig als een van de volgende situaties van toepassing is:

• Als je werknemers in dienst neemt, gebruik je een EIN voor loonbelastingaangifte en inhouding.

• Als je als vennootschap of maatschao opereert, heb je een EIN nodig om bedrijfsbelastingaangiften in te dienen, los van je privébelastingaangiften.

• Als je belastingaangiften voor accijns, arbeidsbelasting of alcohol, tabak en vuurwapens moet indienen, is het noodzakelijk om een EIN te hebben.

• Als je belasting inhoudt op inkomsten die aan niet-ingezetenen worden betaald, gebruikt je je EIN.

• Als je een Keogh-plan (een uitgestelde pensioenregeling voor zelfstandigen) hebt, is een EIN verplicht.

Als je niet zeker weet of je bedrijf er een nodig heeft, kijk dan op de IRS-website om te bepalen of je in aanmerking komt.

Belasting-ID's versus Employer Identification Numbers

De termen 'belasting-ID' en 'Employer Identification Number' worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze verwijzen naar verschillende aspecten van belastingidentificatie. TIN is een algemene categorie die verschillende typen identificatienummers bevat voor zowel particulieren als entiteiten, terwijl een EIN een specifiek TIN is voor alleen bedrijven en entiteiten. Hieronder gaan we dieper in op het verschil tussen TIN's en EIN's.

TIN

Een TIN is een brede term die wordt gebruikt om elk type nummer te beschrijven dat de IRS voor belastingdoeleinden aan een particulier of entiteit toewijst. TIN wordt voornamelijk gebruikt om belastingwetgeving af te dwingen en omvat verschillende specifieke typen identificatienummers, waaronder SSN's, EIN's en meer. Elk type TIN heeft een ander doeleinde, gebaseerd op de specifieke fiscale en wettelijke vereisten.

EIN

Een EIN is een specifiek type TIN dat wordt IRS verstrekt aan zakelijke entiteiten zoals vennootschappen, maatschappen en eenmanszaken. EIN's worden gebruikt om de belastingaangifte van het bedrijf mogelijk te maken en om te voldoen aan de arbeidswetgeving. Ze worden ook gebruikt om belastingen te melden, zakelijke bankrekeningen te openen, zakelijke leningen aan te vragen, krediet te verstrekken, bedrijfslicenties en -vergunningen veilig te stellen en de identiteit van een bedrijf te onderscheiden van de persoonlijke identiteit van de eigenaar.

Een belasting-ID aanvragen

De specifieke aanvraagprocedure voor een belasting-ID hangt af van het type dat je nodig hebt. Hieronder lees je hoe je de meest voorkomende typen kunt aanvragen.

SSN

Amerikaanse staatsburgers, permanente ingezetenen en tijdelijke (werkende) ingezetenen hebben allemaal SSN's nodig. Je kunt een SSN aanvragen via de Social Security Administration (SSA) bij een lokaal SSA-kantoor of, in sommige gevallen, wanneer je een immigrantenvisum aanvraagt terwijl je in het buitenland woont. Voor de aanvraag is formulier SS-5 (Application for a Social Security Card) vereist, samen met een bewijs van identiteit, leeftijd en staatsburgerschap of wettige immigrantenstatus.

EIN

Bedrijven, waaronder vennootschappen, maatschappen, eenmanszaken, non-profitorganisaties, overheidsinstellingen en bepaalde particulieren, hebben allemaal een EIN-nummer nodig. Je kunt online een EIN aanvragen via de IRS-website of per fax, post of telefoon. Als je online een aanvraag indient, ontvang je je EIN meestal zodra je de aanvraag voltooit.

ITIN

Niet-ingezetenen die Amerikaanse belastingaangifte moeten doen en niet in aanmerking komen voor SSN's, hebben ITIN's nodig. Je kunt een ITIN aanvragen door formulier W-7 (Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number) van de IRS in te vullen en dit samen met een ingevulde belastingaangifte per post, bij een IRS-kantoor of via een geautoriseerde acceptant in te dienen. Je moet ook een identiteitsbewijs en een buitenlandse status (bijvoorbeeld een paspoort of visum) overleggen.

PTIN

Particulieren die federale belastingaangiften voor compensatie voorbereiden moeten PTIN's hebben voordat ze Amerikaanse federale belastingaangiften opstellen. Je kunt online een PTIN verkrijgen via de IRS-website, een proces dat in ongeveer 15 minuten kan worden voltooid. Je kunt ook per post aanvragen, maar dat kan enkele weken duren om te verwerken.

ATIN

Een particulier heeft een ATIN nodig als deze bezig is met het adopteren van een Amerikaans kind, maar niet op tijd een SSN voor het kind kan krijgen voor het indienen van zijn belastingaangifte. Je kunt een ATIN aanvragen door formulier W-7A (Application for Taxpayer Identification Number for Pending US Adadopts) van de IRS in te dienen. Deze aanvraag kan niet online worden ingediend en moet per post worden verstuurd.

Een Employer Identification Number verkrijgen

Het verkrijgen van je EIN is meestal een eenvoudig, gratis proces. Hier is een stap-voor-stap handleiding.

Bepalen of je in aanmerking komt

Voordat je een aanvraag indient, moet je nagaan of je hoofdbedrijf in de Verenigde Staten of de Amerikaanse territoria is gevestigd en dat de persoon die de aanvraag indient een geldige TIN (SSN, ITIN of EIN) heeft.

De benodigde informatie verzamelen

Je moet deze gegevens bij de hand hebben voordat je met het aanvraagproces begint:

• Juridische naam van de entiteit of particulier die het EIN aanvraagt

• Handelsnaam van het bedrijf, als deze afwijkt van de juridische naam

• Adres en telefoonnummer van het bedrijf

• Naam en TIN van de hoofdfunctionaris, beherend vennoot, concessieverlener, eigenaar of trustor

• Type entiteit (bijvoorbeeld eenmanszaak, vennootschap, vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, maatschap)

• Reden voor aanmelding (bijvoorbeeld het starten van een nieuw bedrijf, het aannemen van werknemers, bankdoeleinden)

• Datum waarop het bedrijf is gestart of overgenomen

• Aantal werknemers dat naar verwachting in de komende 12 maanden zal worden aangenomen

Het EIN aanvragen

De snelste manier om een EIN te verkrijgen is via de online app van de IRS. Deze dienst is beschikbaar van maandag tot en met vrijdag van 7:00 tot 22:00 uur ET. Ga naar de IRS-website en gebruik de EIN Assistant om de aanvraag te voltooien. Na voltooiing ontvang je je EIN onmiddellijk en kun je deze meteen gebruiken.

Als je geen online aangifte wilt doen, kun je formulier SS-4 (Application for Employer Identification Number) invullen en naar het juiste faxnummer faxen (je vindt deze op de IRS-website). Met deze methode ontvang je doorgaans binnen 4 werkdagen een EIN. Je kunt formulier SS-4 invullen en opsturen naar het adres van het IRS-servicecentrum voor je staat (deze informatie staat ook op de IRS-website). Als je post een aanvraag indient, kan het tot 4 weken duren om het te verwerken.

Internationale aanvragers kunnen een EIN aanvragen door te bellen naar 267-941-1099 (dit is geen gratis nummer) van maandag tot en met vrijdag van 6:00 uur tot 23:00 uur ET. De IRS zal aan het einde van het gesprek een EIN toewijzen als aan alle vereisten is voldaan.

Bevestiging ontvangen

Nadat je aanvraag is verwerkt, ontvang je een bevestigingsbrief (CP-575) van de IRS met je EIN. Als je online een aanvraag indient, kun je u het bevestigingsbericht onmiddellijk downloaden, opslaan en afdrukken.