El número de identificación del contribuyente (TIN), o número de ID, es lo que utiliza el gobierno de EE. UU. para realizar un seguimiento de ti o de tu empresa a efectos fiscales. Existen diferentes tipos de TIN, incluidos los números de identificación del empleador (EIN) y los números de seguro social (SSN). Si estás presentando declaraciones fiscales, solicitando prestaciones o gestionando otras obligaciones financieras, necesitarás un TIN.

A continuación, analizaremos qué tipos de TIN existen, para qué se utilizan y cómo conseguir el adecuado para tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• Tipos de números de ID fiscal
  
• ¿Para qué se utilizan los números de ID fiscal?
  
• ¿Necesito un número de ID fiscal?
  
• Números de ID fiscal frente a números de identificación del empleador
  
• Cómo solicitar un número de ID fiscal
  
• Cómo obtener un número de identificación del empleador
  

Tipos de números de identificación fiscal

La agencia tributaria estadounidense (IRS) utiliza diferentes tipos de TIN para gestionar las responsabilidades fiscales de las personas físicas y jurídicas. Aquí tienes un resumen de los principales tipos:

• Número de seguro social (SSN): este es el TIN más común, emitido a ciudadanos estadounidenses y residentes elegibles de EE. UU. Las personas usan sus SSN principalmente para los impuestos personales y los beneficios del seguro social.

• EIN: este número se emite a empresas y organizaciones para la presentación y declaración de impuestos. También se exige el EIN cuando una empresa quiere abrir una cuenta bancaria o solicitar licencias.

• Número de identificación personal del contribuyente (ITIN) los ITIN son para aquellas personas que deben tener un TIN de EE. UU., pero no lo tienen y no son elegibles para obtener un SSN. Los ITIN a menudo se emiten a no residentes que necesitan presentar declaraciones de impuestos de EE. UU.

• Número de identificación fiscal del preparador (PTIN): a todas las personas que preparan o ayudan a preparar las declaraciones de impuestos federales para recibir compensación se les expiden PTIN. Este grupo incluye contables públicos certificados, agentes registrados y otros profesionales de impuestos.

• Número de identificación fiscal por adopción (ATIN): este es un número temporal asignado a un niño en casos de adopción nacional cuando los padres adoptivos necesitan incluir al niño en su declaración de impuestos antes de que finalice la adopción.

¿Para qué se utilizan los números de ID fiscal?

Los números de ID fiscal tienen varios propósitos para empresas y particulares. Entre sus usos se encuentran los siguientes:

• Presentación de impuestos: los particulares y las empresas usan sus TIN para presentar sus declaraciones de impuestos federales y estatales. Estos números ayudan al IRS a rastrear y procesar las declaraciones.

• Apertura de cuentas bancarias: las empresas a menudo necesitan un EIN para abrir cuentas bancarias comerciales.

• Empleo: los empleadores usan sus EIN para declarar impuestos y otros documentos a la IRS y a las agencias estatales, especialmente en lo relacionado con impuestos sobre el empleo.

• Créditos y préstamos: los TIN suelen ser necesarios para solicitar préstamos o líneas de crédito empresariales y los prestamistas los utilizan para verificar la legitimidad de la empresa.

• Licencias y permisos comerciales: durante el proceso de solicitud de licencias y permisos comerciales, las empresas suelen estar obligadas a proporcionar sus EIN como parte del proceso de solicitud para garantizar que se cumplen todas las obligaciones fiscales.

• Retenciones de impuestos: si contratas o trabajas con contratistas, se requiere un TIN para retener correctamente los impuestos y emitir formularios de impuestos como el W-2 y el 1099.

• Atención médica y otros beneficios: las personas usan sus SSN para acceder a los beneficios del seguro social, Medicare y otros servicios gubernamentales.

¿Necesito un número de ID fiscal?

Por lo general, las empresas necesitarán un número de ID fiscal si se da alguno de los siguientes requisitos:

• Si contratas empleados, usarás un EIN para la declaración y retención de impuestos sobre nómina.

• Si operas como una corporación o sociedad, necesitarás un EIN para presentar declaraciones de impuestos comerciales separadas de tus declaraciones de impuestos personales.

• Si necesitas presentar declaraciones de impuestos especiales, declaraciones de impuestos sobre el empleo o declaraciones de impuestos sobre el alcohol, el tabaco y las armas de fuego, es necesario tener un EIN.

• Si retienes impuestos sobre los ingresos pagados a no residentes, usarás tu EIN.

• Si tienes un plan Keogh (un plan de jubilación con impuestos diferidos para trabajadores autónomos), se requiere un EIN.

Si no estás seguro de si tu empresa necesita uno, consulta el sitio web de la IRS para determinar si cumples con los requisitos.

Diferencias entre números de ID fiscal y número de identificación del empleador

Los términos «número de ID fiscal» y «número de identificación del empleador» se usan a menudo indistintamente, pero hacen referencia a diferentes aspectos de la identificación fiscal. El TIN es una categoría general que incluye varios tipos de números de identificación tanto para personas físicas como para entidades, mientras que el EIN es un número TIN específico solo para empresas y entidades. A continuación, analizamos con más detalle las diferencias entre TIN y EIN.

TIN

Un TIN es un término amplio que se utiliza para describir cualquier tipo de número que la IRS asigna a una persona o entidad a efectos fiscales. Los TIN se utilizan principalmente para hacer cumplir las leyes fiscales e incluyen varios tipos específicos de números de identificación, como el SSN, el EIN y muchos más. Cada tipo de TIN tiene un propósito diferente en función de los requisitos fiscales y legales específicos.

EIN

Un EIN es un tipo específico de NIF que la IRS emite a entidades empresariales como sociedades anónimas, sociedades colectivas y empresas unipersonales. Los EIN se utilizan para facilitar las declaraciones fiscales de las empresas y cumplir con la legislación laboral. También se utilizan para declarar impuestos, abrir cuentas bancarias comerciales, solicitar préstamos comerciales, establecer crédito, obtener licencias y permisos comerciales y distinguir la identidad de una empresa de la identidad personal del propietario.

Cómo solicitar un número de ID fiscal

El proceso específico de solicitud de un número de ID fiscal depende del tipo que necesites. A continuación te explicamos cómo puedes solicitar los tipos más comunes.

SSN

Los ciudadanos estadounidenses, los residentes permanentes y los residentes temporales (con autorización para trabajar) necesitan un SSN. Puedes solicitar un SSN a través de la Administración del Seguro Social (SSA) en una oficina local de la SSA o, en algunos casos, cuando solicitas una visa de inmigrante mientras estás en el extranjero. La solicitud requiere el formulario SS-5 (solicitud de tarjeta de la seguridad social) junto con un comprobante de identidad, edad y ciudadanía o estatus de inmigrante legal.

EIN

Las empresas, incluidas las corporaciones, las sociedades, las empresas individuales, las organizaciones sin fines de lucro, las agencias gubernamentales y ciertas personas, necesitan EIN. Puedes solicitar el EIN en Internet en el sitio web de la IRS o por fax, correo postal o teléfono. Si presentas la solicitud en línea, normalmente recibirás tu EIN en cuanto la completes.

ITIN

Los no residentes que necesitan presentar declaraciones de impuestos de EE. UU. y no son elegibles para el SSN necesitan un ITIN. Puedes solicitar un ITIN completando el formulario W-7 (solicitud de número de identificación de contribuyente individual de la IRS) y enviándolo junto con una declaración de impuestos completada por correo, en una oficina de la IRS o a través de un agente de aceptación autorizado. También tendrás que proporcionar una prueba de identidad y de tu condición de extranjero (p. ej., un pasaporte o un visado).

PTIN

Los preparadores de declaraciones de impuestos remunerados deben tener un PTIN antes de preparar declaraciones de impuestos federales de EE. UU. Puedes obtener un PTIN en Internet a través del sitio web de la IRS, un proceso que se puede completar en unos 15 minutos. También puedes presentar tu solicitud por correo, pero el procesamiento puede tardar varias semanas.

ATIN

Una persona necesita un ATIN si está en proceso de adoptar a un niño estadounidense, pero no puede obtener un SSN para el niño a tiempo para presentar sus impuestos. Puedes solicitar un ATIN presentando el formulario W-7A de la IRS (solicitud de número de identificación del contribuyente para adopciones en trámite en EE. UU.). Esta solicitud no se puede presentar por Internet y debe enviarse por correo.

Cómo obtener un número de identificación del empleador

Recibir el EIN suele ser un proceso sencillo y gratuito. Aquí tienes una guía paso a paso.

Determina si cumples los requisitos

Antes de presentar la solicitud, asegúrate de que la empresa principal se encuentre en los EE. UU. o en sus territorios y de que la persona que presenta la solicitud tenga un TIN válido (SSN, ITIN o EIN).

Reúne la información necesaria

Necesitarás tener a mano los siguientes datos antes de comenzar el proceso de solicitud:

• Razón social de la entidad o persona que solicita el EIN

• Nombre comercial de la empresa, si es diferente del nombre legal

• Dirección y número de teléfono de la empresa

• Nombre y TIN del representante principal, socio general, otorgante, propietario o constituyente del fideicomiso

• Tipo de entidad (p. ej., empresa unipersonal, sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad colectiva)

• Motivo de la solicitud (p. ej., para iniciar una nueva empresa, contratar empleados, fines bancarios)

• Fecha de inicio o adquisición de la empresa

• Número de empleados que se espera contratar en los próximos 12 meses

Solicita el EIN

La forma más rápida de obtener un EIN es a través de la solicitud en línea de la IRS. Este servicio está disponible de lunes a viernes, de 7 a. m. a 10 p. m., ET. Para completarlo, visita el sitio web de la IRS y utiliza el asistente para EIN. Al completarlo, recibirás tu EIN inmediatamente y podrás empezar a usarlo al instante.

Si no deseas presentar la declaración en Internet, puedes completar el formulario SS-4 (solicitud de número de identificación del empleador) y enviarlo por fax al número de fax correspondiente (puedes encontrarlo en el sitio web de la IRS). Por lo general, con este método obtendrás un EIN en un plazo de cuatro días hábiles. Puedes completar el formulario SS-4 y enviarlo por correo a la dirección del centro de servicio del IRS correspondiente a tu estado (esta información también está disponible en el sitio web de la IRS). Si presentas tu solicitud por correo, puede tardar hasta cuatro semanas en procesarse.

Los solicitantes internacionales pueden solicitar un EIN llamando al 267-941-1099 (no es un número gratuito) de 6 a. m. a 11 p. m., hora del este, de lunes a viernes. La IRS asignará un EIN al final de la conversación si se cumplen todos los requisitos.

Recibe la confirmación

Una vez procesada tu solicitud, recibirás una carta de confirmación (CP-575) de la IRS que contiene tu EIN. Si presentas la solicitud en Internet, podrás descargar, guardar e imprimir el aviso de confirmación inmediatamente.