Le numéro d’identification fiscale (TIN), ou numéro fiscal, permet au gouvernement des États-Unis d’assurer le suivi de vos responsabilités fiscales ou celles de votre entreprise. Il existe différents types de TIN, notamment le numéro d’identification d’employeur (EIN) et le numéro de sécurité sociale (SSN). Si vous remplissez des déclarations de revenus, demandez des prestations ou gérez d’autres obligations financières, vous aurez besoin d’un TIN.

Nous examinerons ci-dessous les différents types de TIN, leur utilisation et la façon d’obtenir celui qui convient à votre entreprise.

Sommaire de cet article

• Types de numéros fiscaux
  
• Usages des numéros fiscaux
  
• Ai-je besoin d’un numéro fiscal ?
  
• Numéros fiscaux et numéros d’identification d’employeur
  
• Comment faire une demande de numéro fiscal
  
• Comment obtenir un numéro d’identification d’employeur
  

Types de numéros fiscaux

L’Internal Revenue Service (IRS) utilise différents types de TIN pour gérer les responsabilités fiscales des particuliers et des entreprises. Voici un récapitulatif des principaux types :

• Numéro de sécurité sociale (SSN) : Il s’agit du TIN le plus courant, attribué aux citoyens américains et aux résidents américains admissibles. Les particuliers utilisent principalement leur numéro de sécurité sociale pour les impôts personnels et les prestations de sécurité sociale.

• Numéro d’identification d’employeur (EIN) : Ce numéro est attribué aux entreprises et aux organisations à des fins de déclaration fiscale et de reporting. Un EIN est également requis lorsqu’une entreprise souhaite ouvrir un compte bancaire ou demander une licence d’exploitation.

• Numéro d'identification de contribuable individuel (ITIN) : Les ITIN sont destinés aux personnes qui doivent avoir un numéro fiscal américain, mais qui n’ont pas de numéro de sécurité sociale (SSN) et n’y ont pas droit. Les ITIN sont souvent attribués à des non-résidents qui doivent remplir des déclarations de revenus aux États-Unis.

• Numéro d’identification fiscale du préparateur (PTIN) : Toutes les personnes qui préparent ou aident à préparer des déclarations de revenus fédérales contre rémunération reçoivent un PTIN. Ce groupe comprend les experts-comptables agréés, les agents inscrits et d’autres professionnels de la fiscalité.

• Numéro d’identification fiscale d’adoption (ATIN) : Il s’agit d’un numéro temporaire attribué à un enfant dans les cas d’adoption nationale lorsque les parents adoptifs doivent inclure l’enfant dans leur déclaration de revenus avant que l’adoption ne soit finalisée.

Usages des numéros fiscaux

Les numéros d’identification fiscale sont utiles à plusieurs fins pour les entreprises et les particuliers. Leurs utilisations sont les suivantes :

• Déclarations fiscales : Les particuliers et les entreprises utilisent leur TIN pour remplir leurs déclarations de revenus au niveau fédéral et de l’État. Ces numéros permettent à l’IRS de suivre et de traiter les déclarations fiscales.

• Ouverture de comptes bancaires : Les entreprises ont souvent besoin d’un EIN pour ouvrir des comptes bancaires professionnels.

• Emploi : Les employeurs utilisent leur EIN pour déclarer les impôts et soumettre d’autres documents à l’IRS et aux organismes d’État, en particulier pour les impôts sur l’emploi.

• Crédit et prêts : Les TIN sont souvent exigés pour demander des prêts ou des lignes de crédit aux entreprises, et les prêteurs les utilisent pour vérifier la légitimité de l’entreprise.

• Licences et permis d’exploitation : Dans le cadre du processus de demande de licences et de permis d’exploitation, les entreprises sont généralement tenues de fournir leur EIN afin de s’assurer que toutes les obligations fiscales sont respectées.

• Retenue à la source : Si vous embauchez ou travaillez avec des sous-traitants, un TIN est requis pour prélever correctement les impôts et émettre des formulaires fiscaux tels que le formulaire W-2 et 1099.

• Soins de santé et autres avantages sociaux : Les particuliers utilisent leur numéro de sécurité sociale pour accéder aux prestations de sécurité sociale, à Medicare et à d’autres services gouvernementaux.

Ai-je besoin d’un numéro fiscal ?

Une entreprise aura généralement besoin d’un numéro fiscal si l’une des conditions suivantes est remplie :

• Si vous embauchez des salariés, vous utiliserez un EIN pour la déclaration fiscale et la retenue d’impôt sur les salaires.

• Si vous exercez votre activité sous la forme d’une société ou d’une société de personnes, vous aurez besoin d’un EIN pour produire des déclarations de revenus d’entreprise distinctes de vos déclarations de revenus personnelles.

• Si vous devez produire des déclarations de taxe d’accise, d’impôt sur l’emploi ou de taxe sur l’alcool, le tabac et les armes à feu, il est nécessaire d’avoir un EIN.

• Si vous retenez l’impôt à la source sur les revenus versés à des non-résidents, vous utiliserez votre EIN.

• Si vous avez un régime Keogh (un régime de retraite à imposition différée pour les travailleurs indépendants), un EIN est requis.

Si vous ne savez pas si votre entreprise en a besoin, consultez le site Web de l'IRS pour déterminer votre admissibilité.

Numéros fiscaux et numéros d’identification d’employeur

Les termes « numéro fiscal » et « nméro d’identification d’employeur » sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils font référence à différents aspects de l’identification fiscale. Le TIN est une catégorie générale qui comprend différents types de numéros d’identification pour les particuliers et les entités, tandis que l’EIN est un TIN spécifique pour les entreprises et les entités uniquement. Voici un examen plus approfondi des distinctions entre les TIN et les EIN.

TIN

Un TIN est un terme général utilisé pour décrire tout type de numéro que l’IRS attribue à une personne ou à une entité à des fins fiscales. Les TIN sont principalement utilisés pour faire respecter les lois fiscales et comprennent plusieurs types de numéros d’identification spécifiques, notamment les numéros de sécurité sociale (SSN) et les numéros d’identification d’employeur (EIN), entre autres. Chaque type de TIN répond à un objectif différent en fonction des exigences fiscales et légales spécifiques.

EIN

Un EIN est un type spécifique de TIN que l’IRS attribue à des entités commerciales telles que les sociétés, les sociétés de personnes et les entreprises individuelles. Les EIN sont utilisés pour faciliter les déclarations fiscales des entreprises et se conformer au droit du travail. Ils sont également utilisés pour déclarer les impôts, ouvrir des comptes bancaires d’entreprise, demander des prêts commerciaux, établir un crédit, obtenir des licences et des permis d’exploitation et distinguer l’identité d’une entreprise de l’identité personnelle de son propriétaire.

Comment faire une demande de numéro fiscal

La procédure spécifique de demande d’un numéro fiscal dépend du type dont vous avez besoin. Voici comment vous pouvez postuler pour les types les plus courants.

SSN

Les citoyens américains, les résidents permanents et les résidents temporaires (actifs) ont tous besoin d’un numéro de sécurité sociale. Vous pouvez demander un SSN par l’intermédiaire de l’Administration de la sécurité sociale (SSA) dans un bureau SSA local ou, dans certains cas, lorsque vous demandez un visa d’immigrant depuis un pays étranger. La demande nécessite le formulaire SS-5 (Demande de carte de sécurité sociale) ainsi qu’une preuve d’identité, d’âge et de citoyenneté ou de statut d’immigrant légal.

EIN

Les entreprises, y compris les sociétés, les sociétés de personnes, les entreprises individuelles, les organisations à but non lucratif, les organismes gouvernementaux et certains particuliers, ont tous besoin d’un EIN. Vous pouvez faire une demande d’EIN en ligne sur le site Web de l’IRS ou par fax, courrier ou téléphone. Si vous faites votre demande en ligne, vous recevez généralement votre EIN dès que vous soumettez la demande.

ITIN

Les non-résidents qui doivent remplir une déclaration de revenus aux États-Unis et qui ne sont pas admissibles au SSN ont besoin d’un ITIN. Vous pouvez faire une demande d’ITIN en remplissant le formulaire W-7 (Demande de numéro d'identification de contribuable individuel) de l’IRS et en le soumettant avec une déclaration de revenus remplie par courrier, dans un bureau de l'IRS ou par l'intermédiaire d'un agent d'acceptation agréé. Vous devrez également fournir une preuve d’identité et de statut étranger (par exemple, un passeport ou un visa).

PTIN

Les préparateurs de déclarations de revenus qui sont rémunérés doivent disposer d’un numéro PTIN avant de préparer les déclarations de revenus fédérales américaines. Vous pouvez obtenir un PTIN en ligne sur le site Web de l’IRS, un processus qui peut être effectué en 15 minutes environ. Vous pouvez également faire votre demande par la poste, mais le traitement de cette demande peut prendre plusieurs semaines.

ATIN

Une personne a besoin d'un ATIN si elle a entamé une procédure d'adoption d'un enfant américain mais ne peut pas obtenir un SSN pour l'enfant à temps pour remplir sa déclaration de revenus. Vous pouvez faire une demande d’ATIN en remplissant le formulaire W-7A (Demande de numéro d’identification fiscale pour les adoptions en cours aux États-Unis) de l’IRS. Cette demande ne peut pas être déposée en ligne et doit être envoyée par la poste.

Comment obtenir un numéro d’identification d’employeur

L’obtention de votre numéro EIN est généralement un processus simple et gratuit. Voici un guide du processus étape par étape.

Déterminer votre admissibilité

Avant de faire votre demande, assurez-vous que votre entreprise principale est située aux États-Unis ou dans les territoires américains et que la personne qui présente la demande possède un numéro fiscal (SSN, ITIN ou EIN) valide.

Rassembler les informations nécessaires

Vous devrez disposer des informations suivantes avant de commencer le processus de demande :

• Dénomination sociale de l’entité ou nom de la personne qui demande l’EIN

• Nom commercial de l’entreprise, s’il est différent de la dénomination sociale

• Adresse et numéro de téléphone de l’entreprise

• Nom et TIN du dirigeant principal, du commandité, du constituant, du propriétaire ou du fiduciaire

• Type d’entité (par ex., entreprise individuelle, société, société à responsabilité limitée, société de personnes)

• Raison de la demande (par ex., démarrage d’une nouvelle entreprise, embauche d’employés, finalité bancaire)

• Date de création ou d’acquisition de l’entreprise

• Nombre d’employés qui devraient être embauchés au cours des 12 prochains mois

Effectuer la demande de l’EIN

Le moyen le plus rapide d’obtenir un EIN est de remplir le formulaire de demande en ligne de l’IRS. Ce service est disponible du lundi au vendredi, de 7 h à 22 h Heure de l’Est. Pour remplir la demande, rendez-vous sur le site Web de l’IRS et utilisez l’assistant EIN. Une fois terminé, vous devriez recevoir votre EIN immédiatement et pouvez commencer à l’utiliser sans délai.

Si vous ne souhaitez pas effectuer votre demande en ligne, vous pouvez remplir le formulaire SS-4 (Demande de numéro d’identification d’employeur) et l’envoyer par fax au numéro approprié (vous trouverez cette information sur le site Web de l’IRS). Cette méthode vous permet généralement d’obtenir un EIN dans un délai de quatre jours ouvrables. Vous pouvez remplir le formulaire SS-4 et l’envoyer par la poste à l’adresse du centre de service de l’IRS de votre État (ces informations sont également disponibles sur le site Web de l’IRS). Si vous envoyez votre demande par la poste, le traitement de votre demande peut prendre jusqu’à quatre semaines.

Les demandeurs internationaux peuvent faire une demande d’EIN en composant le 267-941-1099 (numéro non gratuit). Le service est disponible du lundi au vendredi, de 6 h à 23 h Heure de l’Est. L’IRS attribuera un EIN à la fin de l’entretien si toutes les conditions sont remplies.

Recevoir la confirmation

Une fois votre demande traitée, vous recevrez une lettre de confirmation (CP-575) de l’IRS contenant votre numéro EIN. Si vous faites votre demande en ligne, vous pouvez télécharger, enregistrer et imprimer l’avis de confirmation immédiatement.