Le numéro d’identification fiscale ou Taxpayer Identification Number (TIN), est ce que le gouvernement des États-Unis utilise pour assurer votre suivi ou celui de votre entreprise à des fins fiscales. Il existe différents types de TIN, notamment les numéros d’identification d’employeur (EIN) et les numéros de sécurité sociale (SSN). Si vous remplissez des déclarations de revenus, réclamez des avantages ou gérez d’autres obligations financières, vous aurez besoin d’un TIN.

Ci-dessous, nous discuterons des types de TIN, de leur utilisation et de la façon d’obtenir celui qui convient à votre entreprise.

Que contient cet article?

• Types de numéros d’identification fiscale
  
• À quoi servent les numéros d’identification fiscale?
  
• Ai-je besoin d’un numéro d’identification fiscale?
  
• Numéros d’identification fiscale et numéros d’identification d’employeur
  
• Comment demander un numéro d’identification fiscale
  
• Comment obtenir un numéro d’identification d’employeur
  

Types de numéros d’identification fiscale

L’Internal Revenue Service (IRS) utilise différents types de TIN pour gérer les responsabilités fiscales des particuliers et des entreprises. Voici un récapitulatif des principaux types :

• Numéro de sécurité sociale : Il s’agit du numéro d’identification fiscale le plus courant, délivré aux citoyens américains et aux résidents américains admissibles. Les particuliers utilisent principalement leur numéro de sécurité sociale pour les impôts personnels et les prestations de sécurité sociale.

• EIN : Ce numéro est délivré aux entreprises et aux organisations à des fins de déclaration et de déclaration fiscales. Un EIN est également requis lorsqu’une entreprise souhaite ouvrir un compte bancaire ou demander des licences.

• Numéro individuel d’identification fiscale (ITIN) : Les ITIN sont destinés aux personnes qui doivent avoir un numéro d’identification fiscale américain, mais qui n’ont pas et ne sont pas admissibles à l’obtention d’un numéro de sécurité sociale (SSN). Les ITIN sont souvent délivrés à des non-résidents qui doivent remplir des déclarations de revenus aux États-Unis.

• Numéro d’identification fiscale du préparateur (PTIN) : Toutes les personnes qui préparent ou aident à préparer des déclarations de revenus fédérales en vue d’une indemnisation reçoivent un NIPT. Ce groupe comprend les experts-comptables agréés, les agents inscrits et d’autres professionnels de la fiscalité.

• Numéro d’identification fiscale d’adoption (ATIN) : Il s’agit d’un numéro temporaire attribué à un enfant dans les cas d’adoption nationale lorsque les parents adoptifs doivent inclure l’enfant dans leur déclaration de revenus avant que l’adoption ne soit finalisée.

À quoi servent les numéros d’identification fiscale?

Les numéros d’identification fiscale servent à plusieurs fins pour les entreprises et les particuliers. Leurs utilisations sont les suivantes :

• Déclarations fiscales : Les particuliers et les entreprises utilisent leur numéro d’identification fiscale pour remplir leurs déclarations de revenus fédérales et étatiques. Ces chiffres permettent à l’IRS de suivre et de traiter les déclarations.

• Ouverture de comptes bancaires : Les entreprises ont souvent besoin d’un EIN pour ouvrir des comptes bancaires professionnels.

• Emploi : Les employeurs utilisent leur EIN pour déclarer les impôts et autres documents à l’IRS et aux organismes d’État, en particulier pour les impôts sur l’emploi.

• Crédits et prêts : Les numéros d’identification fiscale sont souvent exigés pour demander des prêts ou des marges de crédit aux entreprises, et les prêteurs les utilisent pour vérifier la légitimité de l’entreprise.

• Licences et permis d’exploitation : Au cours du processus de demande de licences et de permis commerciaux, les entreprises sont généralement tenues de fournir leur EIN dans le cadre du processus de demande afin de s’assurer que toutes les obligations fiscales sont respectées.

• Retenue à la source : Si vous embauchez ou travaillez avec des sous-traitants, un TIN est requis pour retenir correctement les taxes et émettre des formulaires fiscaux tels que W-2 et 1099.

• Soins de santé et autres avantages sociaux : Les individus utilisent leur numéro de sécurité sociale pour accéder aux prestations de sécurité sociale, à Medicare et à d’autres services gouvernementaux.

Ai-je besoin d’un numéro d’identification fiscale?

Une entreprise aura généralement besoin d’un numéro d’identification fiscale si l’une des conditions suivantes s’applique :

• Si vous embauchez des salariés, vous utiliserez un EIN pour la déclaration et la retenue d’impôt sur les salaires.

• Si vous opérez sous la forme d’une société ou d’une société de personnes, vous aurez besoin d’un EIN pour produire des déclarations de revenus d’entreprise distinctes de vos déclarations de revenus des particuliers.

• Si vous devez produire des déclarations de taxe d’accise, d’impôt sur l’emploi ou de taxe sur l’alcool, le tabac et les armes à feu, il est nécessaire d’avoir un EIN.

• Si vous retenez l’impôt à la source sur les revenus versés à des non-résidents, vous utiliserez votre EIN.

• Si vous avez un régime Keogh (un régime de retraite à imposition différée pour les travailleurs autonomes), un EIN est requis.

Si vous n’êtes pas sûr d’en avoir besoin, consultez le site Web de l’IRS pour déterminer votre admissibilité.

Numéros d’identification fiscale et numéros d’identification d’employeur

Les termes « numéro d’identification fiscale » et « numéro d’identification d’employeur » sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils font référence à différents aspects de l’identification fiscale. Le TIN est une catégorie générale qui comprend différents types de numéros d’identification pour les particuliers et les entités, tandis que l’EIN est un TIN spécifique pour les entreprises et les entités uniquement. Voici un examen plus approfondi des distinctions entre les TIN et les EIN.

Numéro d’identification fiscale (TIN)

Un TIN est un terme général utilisé pour décrire tout type de numéro que l’IRS attribue à une personne ou à une entité à des fins fiscales. Les numéros d’identification fiscale sont principalement utilisés pour faire respecter les lois fiscales et comprennent plusieurs types de numéros d’identification spécifiques, notamment les numéros de sécurité sociale, d’identification fiscale et autres. Chaque type de numéro d’identification fiscale répond à un objectif différent en fonction des exigences fiscales et légales spécifiques.

Numéro d’identification d’employeur (EIN)

Un EIN est un type spécifique de TIN que l’IRS délivre à des entités commerciales telles que les entreprises, les sociétés de personnes et les entreprises individuelles. Les EIN sont utilisés pour faciliter les déclarations fiscales des entreprises et se conformer au droit du travail. Ils sont également utilisés pour déclarer les impôts, ouvrir des comptes bancaires d’entreprise, demander des prêts commerciaux, établir un crédit, obtenir des licences et des permis commerciaux et distinguer l’identité d’une entreprise de l’identité personnelle de son propriétaire.

Comment demander un numéro d’identification fiscale

La procédure spécifique de demande d’un numéro d’identification fiscale dépend du type dont vous avez besoin. Voici comment vous pouvez faire une demande pour les types les plus courants.

Numéro de sécurité sociale (SSN)

Les citoyens américains, les résidents permanents et les résidents temporaires (actifs) ont tous besoin d’un numéro de sécurité sociale. Vous pouvez demander un SSN par l’intermédiaire de l’Administration de la sécurité sociale (SSA) dans un bureau SSA local ou, dans certains cas, lorsque vous demandez un visa d’immigrant tout en vivant à l’étranger. La demande nécessite le formulaire SS-5 (Demande de carte de sécurité sociale) ainsi qu’une preuve d’identité, d’âge et de citoyenneté ou de statut d’immigrant légal.

Numéro d’identification d’employeur (EIN)

Les entreprises, y compris les sociétés, les sociétés de personnes, les entreprises individuelles, les organisations à but non lucratif, les organismes gouvernementaux et certains particuliers, ont toutes besoin d’EIN. Vous pouvez faire une demande d’EIN en ligne sur le site Web de l’IRS ou par télécopieur, courrier ou téléphone. Si vous faites votre demande en ligne, vous recevez généralement votre EIN dès que vous remplissez la demande.

Numéro individuel d’identification fiscale (ITIN)

Les non-résidents qui doivent remplir une déclaration de revenus aux États-Unis et qui ne sont pas admissibles au SSN ont besoin d’un ITIN. Vous pouvez faire une demande d’ITIN en remplissant le formulaire W-7 (Demande de numéro individuel d’identification fiscale de l’IRS) et en l’envoyant avec une déclaration de revenus dûment remplie par courrier, dans un bureau de l’IRS ou par l’intermédiaire d’un agent d’acceptation autorisé. Vous devrez également fournir une preuve d’identité et de statut étranger (par exemple, un passeport ou un visa).

Numéro d’identification fiscale du préparateur (PTIN)

Les préparateurs de déclarations de revenus rémunérés doivent disposer d’un numéro PTIN avant de préparer les déclarations de revenus fédérales américaines. Vous pouvez obtenir un PTIN en ligne sur le site Web de l’IRS, un processus qui peut être effectué en 15 minutes environ. Vous pouvez également faire votre demande par la poste, mais le traitement de cette demande peut prendre plusieurs semaines.

Numéro d’identification fiscale d’adoption (ATIN)

Une personne a besoin d’un ATIN si elle est en train d’adopter un enfant américain, mais qu’elle ne peut pas obtenir un numéro de sécurité sociale pour l’enfant à temps pour produire sa déclaration de revenus. Vous pouvez faire une demande d’ATIN en remplissant le formulaire W-7A de l’IRS (Demande de numéro d’identification fiscale pour les adoptions en attente aux États-Unis). Cette demande ne peut pas être effectuée en ligne et doit être envoyée par la poste.

Comment obtenir un numéro d’identification d’employeur

L’obtention de votre numéro EIN est généralement un processus simple et gratuit. Voici un guide étape par étape.

Déterminer son admissibilité

Avant de faire votre demande, assurez-vous que votre entreprise principale est située aux États-Unis ou dans les territoires américains et que la personne qui présente la demande possède un numéro d’identification fiscale (SSN, ITIN ou EIN) valide.

Rassembler les informations nécessaires

Vous devrez avoir les informations suivantes en main avant de commencer le processus de demande :

• Dénomination sociale de l’entité ou de la personne physique qui fait la demande d’EIN

• Nom commercial de l’entreprise, s’il est différent de la dénomination sociale

• Adresse et numéro de téléphone de l’entreprise

• Nom et TIN du dirigeant principal, du commandité, du constituant, du propriétaire ou du fiduciaire

• Type d’entité (p. ex., entreprise individuelle, entreprise, société à responsabilité limitée, société de personnes)

• Raison de la demande (p. ex., démarrage d’une nouvelle entreprise, embauche d’employés, finalité bancaire)

• Date de création ou d’acquisition de l’entreprise

• Nombre d’employés qui devraient être embauchés au cours des 12 prochains mois

Faire une demande d’EIN

Le moyen le plus rapide d’obtenir un EIN est de remplir le formulaire de demande en ligne de l’IRS. Ce service est offert du lundi au vendredi, de 7 h à 22 h HE. Pour le remplir, rendez-vous sur le site Web de l’IRS et utilisez l’assistant EIN. Une fois terminé, vous devriez recevoir votre EIN immédiatement et pouvez commencer à l’utiliser sur-le-champ.

Si vous ne souhaitez pas produire votre déclaration en ligne, vous pouvez remplir le formulaire SS-4 (Demande de numéro d’identification d’employeur) et l’envoyer par télécopieur au numéro de télécopieur approprié (vous trouverez cette information sur le site Web de l’IRS). Cette méthode vous permet généralement d’obtenir un EIN dans un délai de quatre jours ouvrables. Vous pouvez remplir le formulaire SS-4 et l’envoyer par la poste à l’adresse du centre de service de l’IRS de votre État (ces informations sont également disponibles sur le site Web de l’IRS). Si vous envoyez votre demande par la poste, le traitement de votre demande peut prendre jusqu’à quatre semaines.

Les demandeurs internationaux peuvent faire une demande d’EIN en composant le 267 941-1099 (numéro non gratuit) de 6 h à 23 h HE, du lundi au vendredi. L’IRS attribuera un EIN à la fin de l’entretien si toutes les conditions sont remplies.

Recevoir la confirmation

Une fois votre demande traitée, vous recevrez une lettre de confirmation (CP-575) de l’IRS contenant votre numéro EIN. Si vous faites votre demande en ligne, vous pouvez télécharger, enregistrer et imprimer l’avis de confirmation immédiatement.