Hoewel de meeste verplichte info op Duitse facturen, zoals naam, adres en factuurnummer, voor zich spreekt, is de prestatieperiode misschien niet zo makkelijk te bepalen. Het kan vooral lastig zijn om de juiste prestatieperiode te bepalen bij verschillende soorten leveringen en diensten.

In dit artikel leer je wat de uitvoeringsperiode op een factuur is, waarom deze belangrijk is en hoe deze verschilt van de uitvoeringsdatum en factuurdatum. We leggen ook uit hoe je de uitvoeringsperiode correct kunt bepalen en welke andere informatie verplicht is om een geldige factuur op te stellen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is de uitvoeringsperiode op een factuur?
  
• Waarom is het belangrijk om de uitvoeringsperiode op een factuur te zetten?
  
• Wat is het verschil tussen de uitvoeringsdatum, uitvoeringsperiode en factuurdatum?
  
• Hoe kunnen bedrijven in Duitsland ervoor zorgen dat ze de juiste uitvoeringsperiode aangeven?
  
• Welke andere info moet er op een factuur in Duitsland staan, naast de prestatieperiode?
  

Wat is de prestatieperiode op een factuur?

De prestatieperiode is de tijd waarin een bedrijf een dienst heeft geleverd of iets heeft geleverd aan een klant. Het geeft dus precies aan wanneer iets is gebeurd dat belangrijk is voor de facturatie. Deze info is vooral belangrijk voor de boekhouding en de fiscale classificatie van de dienst.

Waarom is het belangrijk om de uitvoeringsperiode op een factuur te vermelden?

Het vermelden van de uitvoeringsperiode is meer dan alleen een formaliteit. Het vervult verschillende belangrijke functies voor bedrijven die facturen versturen, ontvangers van facturen en belastingautoriteiten.

Wettelijke vereiste

Volgens artikel 14, lid 4, van de Duitse wet op de belasting over de toegevoegde waarde (UStG) is de uitvoeringsperiode een van de verplichte gegevens die volgens de wet op facturen in Duitsland moeten staan. Als deze info ontbreekt, wordt een factuur niet als geldig beschouwd. Dit kan worden aangevochten bij een bedrijfscontrole of belastingcontrole, wat kan leiden tot extra betalingen en boetes.

Stripe Invoicing kan je helpen bij het opstellen en beheren van je facturen. Stripe gebruikt geautomatiseerde functies om de uitvoeringsperiode en andere verplichte informatie te bepalen, zodat je aan de wettelijke vereisten kunt voldoen en facturatiefouten kunt voorkomen. Je kunt Invoicing ook gebruiken om het versturen van facturen en betalingsherinneringen te automatiseren.

Belastingclassificatie en aftrek van voorbelasting

De uitvoeringsperiode is belangrijk voor het goed toewijzen van belasting over de toegevoegde waarde (btw) in de tijd. De uitvoeringsperiode wordt gebruikt om te bepalen in welke periode van de voorlopige belastingaangifte – dus in welke maand of kwartaal – de uitvoering moet worden geregistreerd voor btw-doeleinden. Deze info is nodig zodat de ontvangers van facturen voorbelastingaftrek kunnen claimen.

Duidelijkheid en transparantie

Vooral als er gedeeltelijke of verkorte facturen worden gestuurd, wat ook wel voortgangsfacturatie wordt genoemd, is de leveringstermijn superbelangrijk voor transparantie en duidelijkheid. Bij voortgangsfacturatie wordt maar een deel van de totale dienst gefactureerd, dus een duidelijke chronologische samenhang is echt nodig.

Het is ook belangrijk om de uitvoeringsperiode voor lopende projecten en langetermijncontracten te specificeren. Wanneer diensten gedurende meerdere maanden of zelfs jaren worden geleverd en gefactureerd, helpt het specificeren van de exacte uitvoeringsperiode ervoor te zorgen dat elke afzonderlijke factuur duidelijk aan een specifieke periode kan worden toegewezen.

Wat is het verschil tussen de uitvoeringsdatum, uitvoeringsperiode en factuurdatum?

De termen 'uitvoeringsdatum', 'uitvoeringsperiode' en 'factuurdatum' komen vaak voor in verband met facturen. Hoewel ze nauw met elkaar verband houden, hebben ze verschillende betekenissen en functies. Het is belangrijk om je bewust te zijn van deze verschillen en er rekening mee te houden.

Uitvoeringsdatum

De uitvoeringsdatum is die ene specifieke dag waarop een dienst is geleverd of een levering heeft plaatsgevonden. Diensten kunnen ook over een langere periode worden geleverd, maar een levering gebeurt altijd op een specifieke datum. Daarom wordt bij het factureren van productverkopen vaak de term leveringsdatum gebruikt in plaats van uitvoeringsdatum.

Als een bedrijf in Duitsland bijvoorbeeld op 15 juli een product aan een klant levert, wordt deze datum op de factuur vermeld als uitvoeringsdatum of leveringsdatum.

Het is echter ook toegestaan om op de factuur te verwijzen naar de leveringsdatum die op een bijgevoegde leveringsbon staat vermeld. Dit is gebaseerd op artikel 31, lid 1, van de Duitse btw-uitvoeringsverordening (UStDV), waarin wordt bepaald dat een factuur uit meerdere documenten mag bestaan, mits alle vereiste informatie duidelijk uit het geheel kan worden afgeleid.

Als de leveringsbon geen leveringsdatum vermeldt, kan in plaats daarvan de datum van uitgifte van de leveringsbon worden gebruikt. In dat geval moet op de factuur de volgende vermelding worden opgenomen: "De datum op de leveringsbon komt overeen met de leveringsdatum."

Uitvoeringsperiode

In tegenstelling tot de uitvoeringsdatum gaat de uitvoeringsperiode over een langere tijd waarin een of meer diensten zijn geleverd. Dit is vooral belangrijk voor diensten die niet in één dag klaar zijn, maar dagen, weken of maanden duren. Voorbeelden hiervan zijn adviesdiensten, onderhoudscontracten of IT-ondersteuning.

Op een bijbehorende factuur kan de uitvoeringsperiode worden vermeld als een bepaalde periode, bijvoorbeeld van 1 januari 2026 tot 31 januari 2026. Volgens § 31 (4) UStDV is het echter ook voldoende om alleen de kalendermaand te vermelden waarin de dienst is geleverd (bijvoorbeeld januari 2026). In de praktijk wordt vaak ook het bijbehorende kwartaal vermeld (bijvoorbeeld Q1 2026).

Factuurdatum

De factuurdatum is de datum waarop de factuur wordt uitgegeven. Deze kan samenvallen met of verschillen van de uitvoeringsdatum. Als beide data overeenkomen, kan de volgende informatie aan de factuur worden toegevoegd: "De uitvoeringsdatum komt overeen met de factuurdatum." In dit geval hoeft de uitvoeringsdatum niet als een specifieke datum te worden vermeld.

Hoe kunnen bedrijven in Duitsland ervoor zorgen dat ze een juiste uitvoeringsperiode vermelden?

Het is voor bedrijven niet altijd makkelijk om de prestatieperiode correct op facturen te vermelden, omdat er verschillende data of periodes van toepassing kunnen zijn, afhankelijk van het type levering of dienst. Om fouten te voorkomen en aan de wettelijke vereisten te voldoen, is het vooral belangrijk om op de volgende dingen te letten:

Onderscheid naar soort levering

Afhankelijk van hoe de levering van een product contractueel is geregeld, verwijst de prestatietermijn naar verschillende tijdstippen:

• Levering "af fabriek": In dit geval is de uitvoeringsdatum het moment waarop de goederen het magazijn of de productielocatie van de verkoper verlaten. De klant haalt de goederen op en is vanaf dat moment verantwoordelijk voor het transport ervan.

• Levering "freight prepaid": Hier geldt de dag dat de spullen bij de klant aankomen als de leveringsdatum. De verkopers betalen de transportkosten en dragen het risico tijdens de levering.

• Actieve levering: Bij zogenaamde ketentransacties waarbij meerdere partijen betrokken zijn, bepaalt de eerste overdracht aan het transportbedrijf de uitvoeringsdatum.

Nauwkeurigheid in tijdspecificatie

Afhankelijk van of een dienst eenmalig of terugkerend is, kan de specificatie van de uitvoeringsperiode anders worden behandeld:

• Eenmalige diensten: Voor eenmalige diensten of leveringen kun je het beste de exacte datum als uitvoeringsdatum gebruiken, zodat je het in de boekhouding kunt volgen.

• Terugkerende diensten: Voor maandelijkse diensten of soortgelijke terugkerende diensten kan de uitvoeringsperiode ook worden gespecificeerd als een hele maand (bijvoorbeeld januari 2026). Dit is standaardpraktijk en voldoende, zolang alle diensten duidelijk binnen die periode worden gefactureerd.

• Meerdere diensten in één maand: Als meerdere diensten van verschillende dagen van een maand ge en op één factuur worden samengevat, is het logisch om de hele maand als uitvoeringsperiode te specificeren.

Speciale overwegingen aan het einde van het jaar

Als een dienst in het ene boekjaar wordt geleverd, maar in het volgende boekjaar wordt gefactureerd, moet de dienst aan de juiste periode worden toegerekend. Dit betekent dat de verplichting in het oude boekjaar moet worden geboekt, terwijl de voorbelasting pas in het nieuwe jaar kan worden afgetrokken na ontvangst van de factuur. Meer info vind je in ons artikel over overlopende posten.

Welke andere info moet een factuur in Duitsland bevatten naast de uitvoeringsperiode?

De btw-wet zegt welke info je verplicht op een factuur in Duitsland moet zetten. Dit is onder andere:

• Volledige naam en adres van de verkoper
  
• Volledige naam en adres van de koper
  
• Een opeenvolgend uniek factuurnummer
  
• Uitgiftedatum van factuur
  
• Datum van levering of dienstverlening
  
• Belastingnummer dat de verkoper van het belastingkantoor heeft gekregen of het btw-nummer dat door het Federale Centrale Belastingkantoor (BZSt) is uitgegeven
  
• Hoeveelheid en soort geleverde producten of omvang en soort verleende dienst
  
• Netto- en brutobedrag
  
• Toepasselijk belastingtarief en het bijbehorende belastingbedrag of, in het geval van een belastingvrijstelling, een verwijzing naar de belastingvrijstelling