แม้ว่าข้อมูลที่จำเป็นส่วนใหญ่บนใบแจ้งหนี้ในเยอรมนี เช่น ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขใบแจ้งหนี้ จะชัดเจนในตัวเองอยู่แล้ว แต่ช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงอาจไม่สามารถระบุได้ง่ายๆ การระบุช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงที่ถูกต้องอาจทำได้ยากมากเมื่อมีการส่งมอบสินค้าและให้บริการหลายประเภท

ในบทความนี้ คุณจะได้ดูว่าช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงในใบแจ้งหนี้คืออะไร ทำไมจึงสำคัญ และแตกต่างจากวันที่ปฏิบัติตามข้อตกลงและวันที่ในใบแจ้งหนี้อย่างไร นอกจากนี้ เราจะพูดถึงวิธีกำหนดช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงอย่างถูกต้อง รวมถึงข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นในการจัดทำใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องด้วย

เนื้อหาหลักในบทความ

• ช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงในใบแจ้งหนี้คืออะไร
  
• ทำไมการระบุช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงในใบแจ้งหนี้จึงเป็นเรื่องสำคัญ
  
• วันที่ปฏิบัติตามข้อตกลง ช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลง และวันที่ในใบแจ้งหนี้แตกต่างกันอย่างไร
  
• บริษัทในเยอรมนีจะมั่นใจได้อย่างไรว่าตนระบุช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงที่ถูกต้อง
  
• ใบแจ้งหนี้ในเยอรมนีต้องมีข้อมูลอะไรอีกบ้างนอกจากช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลง
  

ช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงในใบแจ้งหนี้คืออะไร

ช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลง คือ ช่วงเวลาที่บริษัทให้บริการหรือส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้า ด้วยเหตุนี้ ช่วงเวลาจึงระบุเวลาที่มีกิจกรรมเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินได้อย่างแน่ชัด ข้อมูลนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการจัดประเภทการทำบัญชีและภาษีให้กับบริการ

ทำไมการระบุช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงในใบแจ้งหนี้จึงเป็นเรื่องสำคัญ

การระบุช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงไม่ได้เป็นแค่เรื่องเอกสารทางการ แต่ขั้นตอนนี้ยังทำหน้าที่สำคัญหลายๆ อย่างให้กับบริษัทที่ออกใบแจ้งหนี้ ผู้รับใบแจ้งหนี้ และหน่วยงานด้านภาษีด้วย

ข้อกำหนดทางกฎหมาย

มาตรา 14 (4) ของกฎหมายว่าด้วยภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (German Value Added Tax Act หรือ UStG) กำหนดว่า ช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงเป็นรายละเอียดอย่างหนึ่งที่กฎหมายบังคับให้ต้องระบุไว้บนใบแจ้งหนี้ในเยอรมนี หากไม่มีข้อมูลนี้ ใบแจ้งหนี้นั้นก็จะถือว่าไม่สมบูรณ์ถูกต้อง ใบแจ้งหนี้ดังกล่าวอาจถูกคัดค้านในการตรวจสอบของบริษัทหรือการตรวจสอบภาษี ซึ่งอาจส่งผลให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มและบทลงโทษต่างๆ

Stripe Invoicing สามารถช่วยคุณจัดเตรียมและจัดการใบแจ้งหนี้ได้ โดย Stripe ใช้ฟีเจอร์อัตโนมัติต่างๆ เพื่อระบุช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงและข้อมูลที่จำเป็นอื่นๆ เพื่อให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินได้ นอกจากนี้ คุณยังใช้ Invoicing เพื่อส่งใบแจ้งหนี้และการแจ้งเตือนให้ชำระเงินโดยอัตโนมัติได้ด้วย

การจำแนกประเภทภาษีและการหักภาษีซื้อ

ช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงสำคัญต่อการจัดสรรภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ให้ถูกต้องเมื่อเวลาผ่านไป ช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงใช้เพื่อระบุว่า การปฏิบัติตามข้อตกลงจะต้องได้รับการลงบันทึกเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีมูลค่าเพิ่มในรอบการยื่นแบบแสดงรายการภาษีล่วงหน้ารอบใด (ซึ่งก็คือ เดือนหรือไตรมาสใด) ส่วนผู้รับใบแจ้งหนี้ก็จำเป็นต้องใช้ข้อมูลนี้เพื่อนำไปใช้ในการหักภาษีซื้อ

ความชัดเจนและความโปร่งใส

ช่วงเวลาการส่งมอบมีความสำคัญมากต่อความโปร่งใสและความชัดเจน โดยเฉพาะเวลาที่ออกใบแจ้งหนี้แบบบางส่วนหรือลดหย่อน ซึ่งเป็นขั้นตอนที่เรียกว่าการออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด เมื่อใช้การออกใบแจ้งหนี้แบบนี้ ระบบก็จะออกใบแจ้งหนี้เพียงบางส่วนจากบริการทั้งหมด ดังนั้น ความสัมพันธ์ตามลำดับเวลาที่ชัดเจนจึงสำคัญ

คุณยังจำเป็นต้องระบุช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงสำหรับโปรเจ็กต์ที่ดำเนินอยู่และสัญญาระยะยาวด้วย เมื่อมีการให้บริการและเรียกเก็บเงินเป็นเวลาหลายเดือนหรือหลายปี การระบุช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงที่แน่ชัดจะช่วยให้มั่นใจว่า คุณจะสามารถกำหนดใบแจ้งหนี้แต่ละใบให้ตรงกับช่วงเวลาที่เจาะจงได้อย่างชัดเจน

วันที่ปฏิบัติตามข้อตกลง ช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลง และวันที่ในใบแจ้งหนี้แตกต่างกันอย่างไร

คำว่า "วันที่ปฏิบัติตามข้อตกลง" (Performance date), "ช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลง" (Performance period) และ "วันที่ในใบแจ้งหนี้" (Invoice date) มักปรากฏในส่วนที่เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ แม้ว่าคำเหล่านี้จะใกล้เคียงกัน แต่ก็มีความหมายและหน้าที่ต่างกัน คุณจึงจำเป็นต้องทราบและคำนึงถึงข้อแตกต่างเหล่านี้อยู่เสมอ

วันที่ปฏิบัติตามข้อตกลง

วันที่ปฏิบัติตามข้อตกลง คือ วันเพียงวันเดียวที่เจาะจง ซึ่งมีการให้บริการหรือส่งมอบสินค้า แม้ว่าบริการจะอาจครอบคลุมระยะเวลาที่ยาวนานได้ แต่การส่งมอบจะเกิดขึ้นในวันที่ระบุไว้อยู่เสมอ ด้วยเหตุนี้ เมื่อเรียกเก็บเงินสำหรับการขายผลิตภัณฑ์ เราจึงมักใช้คำว่า "วันที่ส่งมอบ" แทนวันที่ปฏิบัติตามข้อตกลง

ตัวอย่างเช่น ถ้าบริษัทในเยอรมนีส่งมอบผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้าในวันที่ 15 กรกฎาคม วันที่นี้ก็จะเป็นวันที่ปฏิบัติตามข้อตกลงหรือวันที่ส่งมอบบนใบแจ้งหนี้

แต่คุณยังสามารถอ้างอิงถึงใบแจ้งหนี้โดยใช้วันที่ส่งมอบที่ระบุในใบส่งมอบที่แนบมาด้วยได้ โดยเป็นไปตามมาตรา 31 (1) ของ German VAT Implementation Regulation (UStDV) ที่อนุญาตให้ใบแจ้งหนี้มีเอกสารหลายฉบับได้ โดยมีเงื่อนไขว่าจะต้องสามารถดูข้อมูลที่จำเป็นแบบครบถ้วนได้อย่างชัดเจนจากเอกสารทั้งหมดเหล่านั้น

หากใบส่งมอบไม่มีวันที่ส่งมอบระบุไว้ คุณอาจใช้วันที่ออกใบส่งมอบแทนได้ ซึ่งในกรณีนี้ ใบแจ้งหนี้ต้องมีหมายเหตุว่า "วันที่ในใบส่งมอบตรงกับวันที่ส่งมอบ"

ช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลง

ช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงจะตรงกันข้ามกับวันที่ปฏิบัติตามข้อตกลง โดยช่วงระยะเวลาปฏิบัติงานจะอธิบายถึงช่วงเวลาที่ยาวนานขึ้นที่มีการให้บริการอย่างน้อย 1 รายการ ข้อมูลนี้เหมาะอย่างยิ่งกับบริการที่ไม่ได้แล้วเสร็จภายในวันเดียว แต่ครอบคลุมระยะเวลาเป็นวัน สัปดาห์ หรือเดือน เช่น บริการให้คำปรึกษา สัญญาบำรุงรักษา หรือการสนับสนุนด้านไอที

ใบแจ้งหนี้ที่ตรงกันอาจมีการลงบันทึกช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงเป็นช่วงเวลาที่กำหนดไว้ เช่น 1 มกราคม 2026 ถึง 31 มกราคม 2026 แต่มาตรา 31 (4) ของ UStDV กำหนดว่า แค่ระบุเดือนตามปฏิทินที่มีการให้บริการก็เพียงพอแล้ว (เช่น มกราคมปี 2026) แต่ในทางปฏิบัติ ก็มักจะมีการระบุไตรมาสที่เกี่ยวข้องเช่นกัน (เช่น ไตรมาสที่ 1 ปี 2026)

วันที่ในใบแจ้งหนี้

วันที่ในใบแจ้งหนี้ คือ วันที่ออกใบแจ้งหนี้ โดยอาจตรงกับหรือแตกต่างจากวันที่ปฏิบัติตามข้อตกลงก็ได้ ซึ่งหากตรงกัน คุณก็สามารถระบุเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้ได้ว่า "วันที่ปฏิบัติตามข้อตกลงตรงกับวันที่ในใบแจ้งหนี้" โดยในกรณีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องระบุวันที่ปฏิบัติตามข้อตกลงเป็นวันที่ที่เจาะจง

บริษัทในเยอรมนีจะมั่นใจได้อย่างไรว่าตนระบุช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงที่ถูกต้อง

การที่บริษัทจะระบุช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงบนใบแจ้งหนี้ให้ถูกต้องนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป เนื่องจากวันที่หรือช่วงเวลาที่ใช้ก็อาจแตกต่างกันไปตามประเภทการส่งมอบสินค้าหรือบริการ ในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย คุณจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใส่ใจกับประเด็นต่อไปนี้

การจำแนกความแตกต่างตามประเภทการส่งมอบ

ช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงจะหมายถึงช่วงเวลาต่างๆ ดังนี้ โดยขึ้นอยู่กับวิธีกำกับดูแลการส่งมอบสินค้าตามสัญญา

• การส่งมอบแบบ "Ex works": ในกรณีนี้ วันที่ปฏิบัติตามข้อตกลงก็คือช่วงเวลาที่สินค้าออกจากคลังสินค้าหรือสถานที่ผลิตของผู้ขาย ลูกค้าจะได้รับสินค้าและรับผิดชอบในการขนส่งตั้งแต่จุดนั้นเป็นต้นไป

• การส่งมอบแบบ "ชำระค่าขนส่งล่วงหน้า": ในกรณีนี้ ให้ยึดวันที่สินค้าไปถึงสถานที่ของลูกค้าเป็นวันที่ปฏิบัติตามข้อตกลง โดยผู้ขายต้องแบกรับค่าขนส่งและความเสี่ยงในระหว่างการส่งมอบ

• การส่งมอบที่ใช้งานอยู่: ในธุรกรรมที่เรียกกันว่าธุรกรรมห่วงโซ่ซึ่งมีหลายฝ่ายเข้ามาเกี่ยวข้อง การถ่ายโอนครั้งแรกไปยังบริษัทขนส่งจะถือเป็นวันที่ปฏิบัติตามข้อตกลง

ความแม่นยำของการระบุเวลา

การระบุช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงอาจมีการจัดการแตกต่างกันไปได้ โดยขึ้นอยู่กับว่าบริการเป็นแบบครั้งเดียวหรือแบบประจำ

• บริการแบบครั้งเดียว: ในกรณีของบริการหรือการส่งมอบสินค้าแบบครั้งเดียว การใช้วันที่ที่แน่นอนเป็นวันที่ปฏิบัติตามข้อตกลงมักเป็นวิธีที่ดีที่สุด เพื่อให้แน่ใจว่าตรวจสอบย้อนหลังทางบัญชีได้

• บริการแบบประจำ: ในกรณีของบริการรายเดือนหรือบริการแบบประจำที่คล้ายๆ กัน คุณสามารถระบุช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงเป็นแบบทั้งเดือนได้ (เช่น มกราคมปี 2026) ซึ่งเป็นแนวทางปฏิบัติมาตรฐานและเพียงพอต่อเมื่อบริการทั้งหมดมีการออกใบแจ้งหนี้อย่างชัดเจนในช่วงเวลานั้นๆ

• บริการหลายรายการในเดือนเดียว: หากมีการสรุปบริการหลายรายการจากวันต่างๆ ใน 1 เดือนไว้ในใบแจ้งหนี้ใบเดียว คุณก็สามารถระบุทั้งเดือนเป็นช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลงได้

ข้อควรพิจารณาเป็นพิเศษในช่วงสิ้นปี

หากมีการให้บริการในปีงบประมาณปีหนึ่ง แต่มีการออกใบแจ้งหนี้ในปีงบประมาณถัดไป คุณก็จะต้องจัดสรรบริการนั้นให้อยู่ในรอบที่ถูกต้องด้วย ซึ่งหมายความว่า ต้องมีการบันทึกเป็นหนี้สินในปีงบประมาณเดิม ส่วนการหักภาษีซื้อจะทำได้ในปีงบประมาณใหม่เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้แล้วเท่านั้น คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ในบทความของเราเกี่ยวกับรายการค้างรับและรายการรับล่วงหน้า

ใบแจ้งหนี้ในเยอรมนีต้องมีข้อมูลอะไรอีกบ้างนอกจากช่วงเวลาการปฏิบัติตามข้อตกลง

กฎหมายว่าด้วยภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT Act) ได้ระบุข้อมูลที่จำเป็นต่างๆ ที่ต้องใส่ไว้ในใบแจ้งหนี้ในเยอรมนี ได้แก่

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้ขาย
  
• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้ซื้อ
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ โดยเรียงตามลำดับและไม่ซ้ำกัน
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• วันที่ส่งมอบสินค้าหรือให้บริการ
  
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่สำนักงานภาษีออกให้กับผู้ขายหรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มที่ออกโดย Federal Central Tax Office (BZSt)
  
• ปริมาณและประเภทของสินค้าที่จัดหาให้ หรือขอบเขตและประเภทของบริการที่มอบให้
  
• จำนวนเงินที่เป็นยอดสุทธิและยอดรวม
  
• อัตราภาษีที่มีผลบังคับใช้และจำนวนภาษีที่เกี่ยวข้อง หรือระบุว่ามีการยกเว้นภาษีในกรณีที่ได้รับการยกเว้นภาษี