ビジネスの運営において最も刺激的な部分ではありませんが、会計は最も重要な業務の 1 つです。何年もの間、企業は手作業による元帳、デスクトップソフトウェア、スプレッドシートなど、時間がかかる従来の会計方法に依存してきました。帳簿を管理する最新の方法であるクラウド会計により、日常的なタスクが自動化され、財務情報が最新の状態に保たれるため、財務をより効率的に管理できるようになります。

クラウド会計は一般的に SaaS として提供されます。これはプロバイダーによって管理されてオンラインでホストされ、通常は有料のサブスクを通じてアクセスされるソフトウェアです。クラウド会計と SaaS という用語は、多くの場合、同じ意味で使用されます。ただし、SaaS は多くの種類のクラウドベースのソフトウェアを指しますが、クラウド会計は特に会計や簿記をサポートするものです。クラウド会計の普及に伴い、世界のクラウド会計ソフトウェア市場は 2030 年までに 80 億ドルに達すると予測されています。

以下では、クラウド会計とは何か、その仕組み、そして企業が従来の会計からこの最新のアプローチに移行している理由について説明します。

目次

• クラウド会計とは？
  
• クラウド会計と従来のデスクトップ会計の比較
  
• クラウド会計の仕組み
  
• 企業にとってのクラウド会計のメリット
  
• クラウド会計から最もメリットを得られる企業とは？
  
• 財務データを保存するためのクラウド会計の安全性は？
  
• クラウド会計ソリューションに求めるべき機能
  
• クラウド会計のコスト
  
• Stripe 請求 でできること
  

クラウド会計とは

クラウド会計とは、コンピューターやサーバーではなく、オンライン (「クラウド」上) でホストされるソフトウェアを使用して、企業の財務を管理することです。オフィスのコンピューターから安全なウェブベースのプラットフォームに帳簿を移行するようなものです。そのプラットフォームの中心となるのが総勘定元帳です。これは、すべての財務取引の核となる記録です。クラウド会計を使用すると、データは 1 つのデバイスに縛られず、インターネットにアクセスできる場所ならどこからでも利用できます。また、クラウドベースのプラットフォームにより、面倒なタスクが自動化されてデータがリアルタイムで同期されるため、スプレッドシートを手動で更新したり、ローカルにインストールされたソフトウェアを使用したりする必要がなくなります。

クラウド会計と従来のデスクトップ会計の比較

クラウド会計の仕組み

クラウド会計により、オンライン環境で企業の収入、経費、全体的な財務の健全性を追跡できるようになります。クラウド会計では、コンピューターやローカルサーバー (または大量の書類) にデータを保存する代わりに、インターネット接続があればどこからでもアクセスできるリモートサーバーにデータが保存されます。現在デスクトップ会計ソフトウェアを使用している場合でも、多くのクラウドプラットフォームには取引、請求書、顧客記録などの過去のデータを移行するインポートツールが組み込まれているため、ゼロから始める必要はありません。

ほとんどのクラウド会計システムは、Stripe のような決済代行業者、Shopify のような EC プラットフォーム、CRM ソフトウェアなど、ビジネスの運営にすでに使用している他のテクノロジーと接続するように設計されています。これらの連携により、システム間でリアルタイムの更新が提供され、会計活動を一元化された場所で管理できます。

たとえば、顧客がウェブサイトで商品を購入する際に、Stripe を使用して支払うことができます。会計プラットフォームは自動的に支払いを記録し、売上と照合して、収益レポートに反映します。ビジネス用の銀行口座をクラウドベースのプラットフォームに接続すると、プラットフォームにより支払い、入金、経費などの新しい取引がすべて記録され、すぐに分類されます。

これらの機能により、クラウド会計プラットフォームでは、以下のような人為的ミスが発生しやすい反復的で時間のかかるタスクを自動化できます。

• 銀行勘定調整: クラウド会計システムでは、入金を対応する請求書と照合できるため、手動で追跡する必要がなくなります。

• 継続的な請求書: クラウド会計プラットフォームでは、あらかじめ設定したスケジュールで自動的に請求書を送信できるため、サブスクベースやリテーナーモデルの企業に最適です。

• 経費の分類: 多くのクラウド会計ソリューションは、ユーザーの習慣から「学習」します。たとえば、特定のベンダーから購入した事務用品を定期的に特定のカテゴリーに分類していると、システムによりその分類が自動的に行われるようになります。

クラウド会計が企業にもたらすメリット

クラウド会計により、財務の管理や適応がより容易になり、最新のワークフローに適合するようになります。その理由は以下のとおりです。

• アクセシビリティ: クラウド会計により、会議中にスマートフォンからキャッシュフローを確認したり、移動中に請求書を送信したり、同じ部屋にいなくても会計士と財務データを共有したりできます。どこにいても作業が可能です。

• リアルタイムの更新: クラウド会計により、財務の概要をリアルタイムで把握できます。クライアントが請求書の支払いを行うと、その数字がすぐに反映されます。購入を行うと、ソリューションにより遅滞なく記録されます。このリアルタイムの接続により、収入、支出、今後の予定の管理が容易になります。

• タスクの自動化: クラウド会計により、支払いの消込、経費の分類、期限切れの請求書の督促送信などの反復タスクが処理されます。これにより時間が節約され、ビジネスのより重要な業務に集中できるようになります。

• 拡張性: 個人経営の店舗でも、新しい市場に参入する企業でも、クラウド会計はニーズに合わせて適応します。基本機能から始めて、準備ができた段階で給与計算、在庫追跡、多通貨サポートなどの機能を追加できます。ビジネスが拡大しているという理由だけで財務システムを再構築する必要はありません。

• コラボレーションの簡素化: すべてがオンラインであるため、会計士、簿記担当者、チームがログインして、表示しているのと同じデータにアクセスできます。ファイルをやり取りしたり、古いバージョンを処理したりする必要はもうありません。クラウドにより、全員が同じ情報を共有できる共有ワークスペースが提供されます。

• 自動アップデート: クラウドベースのプラットフォームでは、アップデートが自動的に処理されます。新しい税率表のインストールやバグのパッチ適用について心配する必要はありません。これらのアップデートはバックグラウンドで行われます。これにより、常に最新バージョンのソフトウェアを使用し、最新の機能やコンプライアンス基準にアクセスできるようになります。

クラウド会計から恩恵を受けやすい企業

ほとんどの企業、特に柔軟性、自動化、拡張性を重視する企業は、クラウド会計からメリットを得ることができます。スタートアップの運営、中小企業の管理、大企業の指揮のいずれを行っていても、クラウド会計はニーズに適応し、企業とともに成長します。

さまざまなタイプの企業がクラウド会計からメリットを得る方法は以下のとおりです。

スタートアップ

多くはリーン組織であるスタートアップ企業の場合、クラウド会計ソリューションで以下を行えます。

• 時間の節約: 銀行口座の照合や継続的な請求書の送信などの面倒なタスクが自動化されます。

• 柔軟性の維持: スタートアップは、事業の拡大に合わせて会計ニーズを拡張できます。これには、初期段階での経費の追跡や、従業員の追加に伴う給与計算および高度なレポートの組み込みなどが含まれます。

• 可視性の提供: 1 ドルも無駄にできない状況において、キャッシュフローをリアルタイムで把握できることは特に重要です。

たとえば、技術系スタートアップは、Stripe をクラウド会計プラットフォームに連携して、サブスクリプションの収益を追跡し、投資家向けの財務レポートをすばやく作成できます。

中小企業 (SMB)

通常、時間が限られており、スタッフも少ない中小企業にとって、クラウド会計ソリューションには以下のようなメリットがあります。

• システムの統合: 請求書作成、経費の追跡、給与計算、レポート作成が 1 つのプラットフォームに統合されるため、切断された複数のシステムを使用する必要性が減ります。

• リモートワークの実現: 中小企業のオーナーとそのチームは、インターネット接続があれば、オフィス、自宅、移動中などどこからでも作業できます。

• 税務の簡素化: 組み込みの税務追跡およびコンプライアンスツールにより、確定申告の時期が楽になります。

たとえば、小規模な小売業はクラウド会計を使用して、追加の手作業なしで EC プラットフォームからの売上データの同期、在庫コストの追跡、財務諸表の作成を行うことができます。

フリーランサー・個人事業主

営業や簿記など、ビジネスのあらゆる役割を担うことが多い独立ワーカーにとって、クラウド会計には以下のようなメリットがあります。

• コストの削減: フリーランサー向けのカスタマイズされたプランは、不要な機能や高いコストを伴うことなく、請求書の作成、経費の追跡、基本的なレポート作成をカバーします。

• 専門知識の必要性の低減: プラットフォームの使いやすい設計により、フリーランサーは追加の人員を雇うことなく帳簿を管理できます。

• 税務準備の支援: 控除対象の経費が自動的に追跡され、スムーズな確定申告のためのレポートが生成されます。

たとえば、フリーランスのグラフィックデザイナーはクラウド会計を使用して、プロフェッショナルな請求書を送信したり、納税のために収入を追跡したり、ソフトウェアのサブスクなどの事業経費を記録したりできます。

成長中の企業

大企業の財務業務は、成長するにつれてますます複雑になります。これらの企業がクラウド会計を利用すると、以下のメリットがあります。

• 柔軟な機能: 多通貨対応から高度なレポート作成まで、クラウドベースのプラットフォームにより、グローバルな事業展開や大量のトランザクションの要求に対応できます。

• チームのコラボレーション: 企業では多くの場合、複数の担当者が財務を管理しています。会計士、監査人、部門長に安全なアクセスを提供することで、全員が同じデータに基づいて作業できるようになります。

• 他のシステムとの連携: クラウド会計は、大企業で一般的に使用されているエンタープライズリソースプランニング (ERP)、CRM、決済システムと連携します。

たとえば、製造業では、クラウド会計を使用して、生産コストを追跡したり、在庫ソフトウェアと同期したりできます。また、各事業部門のカスタム財務レポートを生成できます。

非営利団体

非営利団体は、多くの場合、寄付を追跡し、限りある資金を管理し、寄付者と理事会に透明性のあるレポートを提供しなければなりません。非営利団体の場合、クラウド会計で以下のことができます。

• 寄付の追跡: 収入源が自動的にタグ付けされ、一般的な寄付と助成金を区別するのに役立ちます。

• カスタムレポートの作成: 非営利団体の会計基準に準拠し、資金の正確な使途を示すレポートが作成されます。

• コラボレーションの促進: 長いメールのやり取りや対面でのミーティングを行わなくても、財務データを役員や助成金申請書の作成者と簡単に共有できます。

たとえば、地域密着型の非営利団体がクラウド会計を使用すると、キャッシュフローを監視したり、特定のプロジェクトの経費を追跡したり、寄付者向けの年次財務レポートを作成したりできます。

リモートまたは分散チームを持つ企業

リモートチームや分散チームは、クラウドベースのシステムに依存して接続を維持しています。この種のチームを持つ企業の場合、クラウド会計で以下のメリットがあります。

• 複数拠点からのアクセス: チームメンバーはどこからでもログインして、レポートの確認、経費の提出、給与計算の管理を行うことができます。

• ロールベースの権限: 機密性の高い財務データの管理を維持しながら、さまざまなチームメンバーにアクセス権を簡単に付与できます。

• 容易なコラボレーション: 会計士や簿記担当者は、場所を問わず、リアルタイムで更新されるデータを操作できます。

たとえば、複数の国に従業員を抱えるデジタルマーケティング代理店は、クラウド会計を使用して、多通貨の請求を処理し、チーム全体の経費を追跡し、財務の正確さを徹底できます。

クラウド会計での財務データ保存の安全性

適切に管理すれば、多くの場合、クラウド会計はローカルに保存される従来のソリューションよりも安全です。プロバイダーは、大半の企業が単独で実装できるレベルを超えるセキュリティ対策とインフラストラクチャーに投資しています。

クラウド会計のセキュリティの仕組みは次のとおりです:

暗号化

暗号化は、クラウド会計におけるデータセキュリティの根幹です。データを変換して、権限のない第三者が解読できないコードにします。デバイスとクラウドの間でデータが移動する際には、傍受を防ぐために暗号化されます。プロバイダーのサーバーに保存されたデータも暗号化されます。そのため、誰かがサーバーにアクセスしたとしても、暗号化キーがなければその情報は使用できません。

多要素認証 (MFA)

MFA は、ログイン時にパスワード以上のものを要求して、セキュリティの層を厚くしています。パスワードが漏洩したとしても、権限のないユーザーがアクセスするには、電話に送信されるコードやアプリベースの確認など第 2 の要素が求められます。

定期的なデータバックアップ

クラウド会計プロバイダーは、定期的なデータバックアップを実行します。ハードウェア障害、サイバー攻撃、自然災害が発生した場合でも、情報は安全に保たれます。何か問題が発生した場合でも、大きな中断なしにデータを迅速に復元できます。

セキュリティ標準への準拠

一流クラウド会計ソリューションは、データセキュリティとプライバシーに関する業界標準と規制に準拠しています。これらには以下が含まれます。

• システムおよび組織コントロール (SOC) 2: 機密情報を管理および保護するためのフレームワーク。

• ISO 27001: 情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格であり、プロバイダーが機密データの管理と保護に体系的なアプローチを確立していることを示します。

• 一般データ保護規則 (GDPR): 顧客の個人データを保護する規則であり、欧州連合 (EU) で事業を展開している、または欧州連合と取引のある企業に適用されます。

• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): 会計ソフトウェアでカード決済のデータを処理する場合のデータ保護基準です。

ユーザー権限とロールベースのアクセス

ほとんどのクラウドベースのプラットフォームで、誰に何を表示するかを制御できます。たとえば、会計士には帳簿へのフルアクセス権を付与し、従業員のアクセス権は経費精算書の提出に制限できます。これにより、内部での誤用や偶発的な変更のリスクを軽減できます。

監視と脅威検出

クラウド会計プロバイダーは、高度な脅威検出システムに投資しています。異常なログイン試行やマルウェアなどの不審なアクティビティを積極的に監視し、先を見越した対策を講じて、侵害される前に脅威をブロックします。

クラウド会計ソリューションに求められる機能

クラウド会計システムを選択するにあたり、適切なプラットフォームはビジネスのニーズによって異なっています。フリーランサーにとっては請求書発行と経費追跡が優先事項かもしれませんし、中小企業には税務コンプライアンスに役立ち給与計算機能と連携することが大事かもしれません。成長中の企業は拡張性と高度なレポートを重視するかもしれません。

優先順位に応じて、探すことができる機能は以下のとおりです。

請求と支払い処理

請求と支払いのニーズについては、以下のことができるクラウド会計プラットフォームを探してください。

• ブランドに合わせてカスタマイズできる、プロフェッショナルな外観の請求書を作成

• サブスクリプションベースやリテーナーモデルの継続的な請求書を自動化する

• Stripe などの決済代行業者と連携して、請求書からオンライン決済を受け付ける

これらの機能により、顧客の支払いを簡単に受け付け、記録を自動的に更新し、回収作業に費やす時間を節約できます。

経費の追跡

大量の経費を追跡する場合、次のような機能を持つプラットフォームを探してください:

• モバイルアプリで写真を撮って領収書をアップロードし、光学式文字認識 (OCR) を使用してベンダー、日付、金額などの詳細を自動的に抽出する

• 連携された銀行口座やクレジットカードから経費を自動的にインポートして分類

• 税務申告期間中の控除対象となる可能性のあるビジネス関連の経費にフラグを付ける

ユーザーの習慣を学習するプラットフォーム (特定のベンダーからの取引を一貫して分類するなど) では、これらのプロセスが効率化されます。

銀行勘定調整

銀行勘定調整 (会計ソフトウェアでの取引と銀行取引明細書の照合など) については、以下のようなプラットフォームを探してください。

• 銀行取引を自動的にインポートし、請求書や経費とのマッチングを提案する

• 迅速に調査できるように不一致にフラグを付ける

これらのプラットフォームを使用することで、何時間もの手作業を必要とせずに、財務記録を正確かつ最新の状態に保つことができます。

レポートと財務インサイト

レポートと財務インサイトを優先する場合は、以下のようなプラットフォームを検討してください。

• 損益計算書、キャッシュフローの概要、貸借対照表などの事前構築済みのレポート

• プロジェクト、部門、または期間別のパフォーマンス追跡など、ニーズに合わせてカスタマイズされたレポート

• 収益、経費、未払いの請求書などの主要な指標を示すリアルタイムのダッシュボード

詳細なレポートは、意思決定、傾向の特定、および納税申告の準備に特に役立ちます。

税務コンプライアンス

税務コンプライアンスについては、以下を提供できるクラウド会計システムを探してください。

• 地域と取引タイプに基づく売上税またはVATの自動計算

• 控除対象経費と納税義務を年間を通じて追跡する組み込みツール

• 税務申告ソフトウェアとの連携、または会計士向けの税務申告用レポートを作成する機能

これらの機能により、膨大な準備時間を節約し、申告におけるエラーのリスクを軽減できます。

給与計算の連携

給与管理については、次のような機能を持つプラットフォームを探してください:

• 税金や福利厚生を含む給与計算を自動化する

• 給与計算の経費と財務レポートを同期して帳簿を整理

拡張性とアドオン

柔軟なソリューションをお探しの場合は、以下のような機能を確認してください。

• 国際取引のための多通貨対応

• 製品ベースのビジネスのための在庫管理

• コストと収益性をプロジェクト単位で監視するための追跡機能

• CRM や ERP システムなど、他のツールと連携するための API アクセス

拡張性により、事業が拡大しても会計ソフトウェアが規模に合わなくなる事態を回避できます。

コラボレーションとユーザー権限

複数の担当者が財務を管理しているビジネスの場合は、以下のような機能にご注目ください。

• 特定のデータを表示または編集できるユーザーを制御できる、ロールベースの権限を備えたマルチユーザーアクセス

• 同じ場所にいなくても、会計士やチームが連携して作業できるリアルタイムのコラボレーション

情報を安全に共有し、誤解を避けるといったことが容易になります。

他のテクノロジーとの連携

すでに他のテクノロジーを使用してビジネスを運営している場合は、それらと連携できるプラットフォームをご検討ください。よく使用されるテクノロジーには次のようなものがあります。

• 取引を自動的に追跡するための Stripe などの決済代行業者

• 売上データを同期するための Shopify や WooCommerce などの EC プラットフォーム

• クライアントに時間単位で請求する場合のタイムトラッキングツール

• 在庫レベルとコストを追跡するための在庫管理システム

使いやすさとカスタマーサポート

選択するプラットフォームが直感的に使用でき、必要なときにサポートが提供されることを確認します。以下の条件を満たすプラットフォームにご注目ください。

• 高度な会計知識がなくても使用できる

• 導入にあたって、オンボーディングサポート、チュートリアル、ナレッジベースが提供されている

• 問題のトラブルシューティングでサポートが必要な場合に、迅速に対応するカスタマーサポートが提供されている

クラウド会計の料金

多くの SaaS プロダクトと同様に、クラウド会計プラットフォームは通常、買い切り型ではなく、月額または年額の継続ベースで請求されます。年額プランは、月払いに比べて割引されることがよくあります。

料金は通常、階層化されており、適切な階層はビジネスの規模だけでなく、必要な機能によって大きく異なります。エントリーレベルのプランは通常、1 人のユーザー向けのインボイス作成、経費追跡、銀行勘定調整などの基本機能を備えています。上位の階層では、マルチユーザーアクセス、給与計算、多通貨対応、在庫管理、高度なレポート作成などの機能が利用可能です。そのため、成長中またはより複雑なビジネスでは通常、コア機能のみを使用するフリーランスや個人事業主よりも高額な料金を支払うことになります。

一部のプラットフォームでは、単一の定額料金ではなく、ユーザーごと、または追加の事業体ごと (複数の事業拠点や子会社の帳簿を管理している場合など) に料金が請求されることもあります。目安として、プランは通常、フリーランスや個人起業家向けの低価格の階層から、マルチユーザーチームや複数の事業体で構成されるビジネス向けの高価格の階層まで多岐にわたります。表示価格が安くても、個別に追加する必要がある給与計算や高度なレポート作成などの機能が含まれていない場合があるため、各階層に含まれる内容を比較検討することをお勧めします。

Stripe Invoicing でできること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収まで、売掛金プロセスをシンプルにします。単発請求でも継続請求でも、Stripe はビジネスが支払いを受けるまでの時間を短縮し、業務の効率化をサポートします。

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要のプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。

• キャッシュフローを改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間を短縮し、より早く入金を得られます。

• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。

• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済ページで回収にかかる時間を削減します。

• 既存システムとの接続: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフトと接続でき、システム間の同期を保ちつつデータの手入力を減らします。

Stripe では、売掛金プロセスの簡素化を支援しています。詳しくはこちらをご覧ください。今すぐ開始する場合はこちら。