会计可能不是经营企业最令人兴奋的部分，但它是最重要的部分之一。多年来，企业一直依赖传统的会计方法，如手工账簿、桌面软件和电子表格。但是，云会计一种现代的记账方式，能够改变企业对自身财务的看法。随着云会计日益普及，全球云会计软件市场的价值预计将从 2023 年的 35 亿美元增长至 2032 年的 70 亿美元。

下面，我们将解释云会计是什么、它如何运作，以及企业为何纷纷转向使用云会计。

目录

• 什么是云会计？
  
• 云会计如何运作？
  
• 云会计对企业有哪些好处？
  
• 哪些企业从云会计中受益最大？
  
• 云会计存储财务数据的安全性如何？
  
• 在选择云会计解决方案时，应该关注哪些功能？
  

什么是云会计？

云会计是指使用托管在在线（“云端”）而非计算机或服务器上的软件来管理企业财务的做法。可以把它想象成将您的账本从办公室电脑转移到一个安全的基于网络的平台上。采用云会计，您的数据不依附于某一台设备，只要能联网，在任何地方都能获取。基于云的平台还可以自动执行繁琐的任务并实时同步数据，无需手动更新电子表格或使用本地安装的软件。

云会计是如何运作的？

云会计使您能够在在线环境中跟踪企业的收入、支出以及整体财务状况。但云会计并非将数据存储在计算机或本地服务器上（也不是存储在一摞摞纸质文件中），而是将其保存在远程服务器上，只要能联网，您在任何地方都可以访问这些数据。

大多数云会计系统旨在与您经营企业所使用的其他技术相连接，比如 Stripe 等支付处理平台、Shopify 等电商平台，以及客户关系管理 (CRM) 软件。这使得各个平台能够在不同系统间进行实时更新，并为您的会计活动打造一个集中式场所。

例如，当客户从您的网站购买产品时，他们可以使用 Stripe 付款。您的会计平台将自动记录付款，将其与销售相匹配，并在您的收入报表中体现。当您将企业银行账户连接到一个基于云的平台时，该平台会记录每笔新交易（无论是付款、存款还是费用），并立即对其进行分类。

凭借这些功能，云会计平台能够自动化处理那些重复、耗时且容易出现人为错误的任务，其中包括：

• 银行对账： 云会计系统可以将收到的付款与相应的发票相匹配，这样就不需要手动跟踪了。

• 经常性发票： 云会计平台可以按照预设的时间表自动发送发票，这对于采用订阅模式或预付费模式的企业来说非常适用。

• 费用分类： 许多云会计解决方案会从您的习惯中“学习”。如果您经常将从某一特定供应商处购买的办公用品归类到某一特定类别，系统便会开始自动进行此类归类。

云会计对企业有什么好处？

云会计让财务管理更易于掌控、更具适应性，使其与现代工作流程相契合。以下是企业依赖它的原因：

• 无障碍性： 云会计使您能够在会议中用手机查看现金流，在旅途中发送发票，或者无需与会计师同处一室就能共享财务数据 — 无论您身在何处，它都能发挥作用。

• 实时更新： 云会计让您实时全面了解企业财务状况。当客户支付发票款项时，相关数据会立即在您的账目上体现出来。当您进行一笔采购时，该解决方案会即刻记录下来。这种实时关联有助于您掌控收入、支出以及后续规划。

• 任务自动化： 云会计可处理重复性任务，如对账付款、对费用进行分类，以及针对逾期发票发送催款提醒。这使您可以专注于对您的业务更重要的工作。

• 可扩展性： 无论您是个体经营，还是正在拓展新市场，云会计都能根据您的需求灵活适配。从基础功能入手，准备就绪后再添加诸如薪资管理、库存追踪以及多币种支持等功能。您无需仅仅因为业务扩张就重建财务体系。

• 协作更便捷： 由于一切都在线上，您的会计师、簿记员和团队成员都可以登录并查看与您相同的数据。您无需来回传递文件，也不用担心处理的是过时版本。云提供了一个共享工作空间，让所有人都能保持信息同步。

• 自动更新： 基于云的平台会自动处理更新。您无需担心安装新的税表或修复漏洞，这些更新会在后台自动进行。这确保您始终使用软件的最新版本，能够获取最新功能并符合最新合规标准。

哪些企业从云会计中受益最大？

尽管几乎任何企业都可以从云会计中受益，但对于那些重视灵活性、自动化和可扩展性的企业来说，其影响尤为显著。无论您是在运营一家初创公司、管理一家小企业，还是领导一家大型企业，云会计都能满足您的需求，并与您共同成长。以下是不同类型的企业如何从云会计中获益的情况：

初创公司

对于通常人员精简的初创企业而言，云会计解决方案能够：

• 节省时间： 这些平台能自动处理繁琐事务，像银行账户核对，以及定期发送发票。

• 保持灵活性： 这些系统使初创企业能够在业务扩张时，相应调整其会计需求，包括在早期就追踪开支，以及随着员工数量增加，整合薪资管理和高级报表功能。

• 提供透明度： 这些平台可以实时洞察现金流，在每一分钱都至关重要的情况下，这一点尤为重要。

例如，一家科技初创企业可以将 Stripe 与它的云会计平台连接，以追踪订阅收入，并快速为投资者生成财务报表。

中小型企业 (SMB)

对于中小企业而言，它们通常时间有限且人员较少，云会计解决方案能够：

• 整合系统： 云会计平台将发票开具、费用跟踪、薪资管理和报表生成整合在一个平台上，减少了对多个独立系统的需求。

• 启用远程工作： 这些平台让中小企业所有者及其团队可以在办公室、在家或在旅途中开展工作。

• 简化税务工作： 这些平台中内置的税务跟踪及合规工具使报税季节更轻松。

例如，小型零售企业可以使用云会计来同步其电商平台的销售数据、跟踪库存成本，并无需额外的手工操作就能编制财务报表。

自由职业者和个体经营者

对于独立工作者而言，他们在自己的业务中常常身兼数职，包括销售和记账等，云会计能够：

• 削减成本： 许多云会计平台都有专为自由职业者定制的方案，涵盖发票开具、费用追踪和基本报表功能，没有多余功能，成本也不高。

• 减少对专业知识的需求： 这些平台的人性化设计意味着自由职业者无需额外聘请他人协助，就能管理好自己的账目。

• 助力税务筹备： 云会计平台能够自动追踪可抵扣费用，并生成报表，助力轻松报税。

例如，自由平面设计师可以使用云会计来发送专业发票，记录软件订阅等业务支出，并追踪用于纳税的收入情况。

成长型企业

随着大型企业的发展，其财务运营变得愈发复杂。对于这些企业，云会计可以提供：

• 灵活的功能： 从多币种支持到高级报表，基于云的平台可以处理全球运营或高交易量的需求。

• 团队协作： 企业通常有多人负责财务管理。基于云的平台为会计师、审计师和部门负责人提供安全访问权限，确保所有人都依据相同的数据开展工作。

• 与其他系统集成： 云会计可与大型企业常用的企业资源规划 (ERP)、客户关系管理 (CRM) 以及支付系统相集成。

例如，一家制造企业可能会使用云会计来跟踪生产成本，与库存软件同步，并为每个业务部门生成定制的财务报表。

非营利组织

非营利组织通常需要跟踪捐赠，管理受限资金，并向捐赠者和董事会提供透明的报表。对于非营利组织，云会计可以：

• 跟踪捐赠： 这些平台可以标记收入来源，以帮助区分一般捐赠与分开。

• 生成定制报表： 基于云的平台可以创建符合非营利性会计准则的报表，并准确显示资金的使用方式。

• 促进合作： 这些平台可以与董事会成员或拨款申请撰写人分享财务数据，无需冗长的电子邮件往来或面对面会议。

例如，当地非营利组织可以使用云会计来监控现金流、跟踪特定项目的费用以及为捐助者准备年度财务报表。

拥有远程或分布式团队的企业

远程和分布式团队依靠基于云的系统来保持联系。对于拥有这些类型团队的企业，云会计可以提供：

• 跨地点访问： 借助基于云的平台，团队成员可以从任何地方登录，查看报表、提交费用报销或管理薪资。

• 基于角色的权限： 基于云的平台可以让不同的团队成员获得访问权限，同时对敏感财务数据保持管控。

• 协作更便捷： 这些平台使会计师和簿记员能够处理实时更新的数据，无论他们身处何地。

例如，员工分布在多个国家/地区的数字营销机构可以使用云会计来处理多币种发票、跟踪跨团队的费用并确保财务准确性。

云会计存储财务数据的安全性如何？

如果管理得当，云会计通常比传统的本地存储解决方案更安全。供应商在安全措施和基础设施方面的投入，超出了大多数企业自行实施的水平。以下是云会计的安全性运作方式：

加密

加密是云会计中数据安全的支柱。它将您的数据转换为未经授权的各方无法读取的代码。当数据在设备和云之间移动时，会对其进行加密以防止拦截。存储在提供商服务器上的数据也是加密的。因此，即使有人访问了服务器，如果没有加密密钥，信息也将无法使用。

多因素身份验证 (MFA)

MFA 通过要求除密码之外的更多信息来登录，从而增加了一层安全保障。即使您的密码被破解，未经授权的用户仍然需要第二个因素（例如发送到您手机的验证码或基于应用程序的验证）才能获得访问权限。

定期数据备份

云会计服务提供商定期进行数据备份，以确保您的信息安全，即便发生硬件故障、网络攻击或自然灾害也能如此。如果出现问题，他们可以快速恢复您的数据，而不会造成重大中断。

符合安全标准

信誉良好的云会计解决方案符合数据安全和隐私的行业标准和法规。这些可能包括：

• 系统和组织控制 (SOC) 2： 用于管理和保护敏感信息的框架。

• 通用数据保护条例 (GDPR)： 这是一项保护客户个人数据的法规，适用于在欧盟 (EU) 境内运营或与欧盟开展业务的企业。

• 支付卡行业数据安全标准 (PCI DSS)： 如果您的会计软件处理来自银行卡支付的数据，则为数据保护标准。

用户权限和基于角色的访问

大多数基于云的平台允许您控制谁能看到哪些内容。例如，您可以授予您的会计师对账目完全的访问权限，而只允许员工提交费用报销报表。这可以降低内部误用或意外更改的风险。

监控和威胁检测

云会计提供商投资于高级威胁检测系统。他们积极监测可疑活动，如异常的登录尝试或恶意软件，并主动采取措施，在威胁演变为安全漏洞之前将其阻断。

在选择云会计解决方案时，应该关注哪些功能？

当您选择云会计系统时，合适的平台取决于您企业的需求。自由职业者可能会优先考虑发票开具和费用追踪；小型企业可能看重税务合规支持和薪资管理集成；而处于发展阶段的企业可能会聚焦于可扩展性和高级报表功能。

根据您的优先考量，以下是您可以寻求的功能：

发票和支付处理

针对您的发票开具和支付需求，可寻找具备以下功能的云会计平台：

• 生成具有专业外观的发票，且可根据您的品牌进行定制

• 针对订阅制或预付费模式，自动生成经常性发票

• 通过与 Stripe 等支付处理商集成，实现通过发票接受在线支付

这些功能让客户付款更便捷，能自动更新记录，还节省了催款所花的时间。

费用跟踪

如果您需要记录大量费用，那就寻找能让您实现以下功能的平台：

• 通过手机应用程序拍摄照片上传收据

• 自动从关联的银行账户或信用卡中导入和分类费用

• 标记与业务相关的费用，以便在报税季节进行可能的扣除

能够了解您习惯的平台（例如，持续将来自特定供应商的交易进行分类），可以让这些流程变得更加轻松。

银行对账

若要在银行对账方面（即将会计软件中的交易记录与银行对账单进行匹配）获得帮助，可寻找具备以下特点的平台：

• 自动导入银行交易，并建议与发票或费用匹配

• 标记差异，以便您可以快速展开调查

这些平台可以使您的财务记录保持准确和最新，而无需数小时的手动工作。

报表和财务洞察

如果报表和财务洞察是优先事项，可考虑具备以下功能的平台：

• 预先构建报表，如损益表、现金流量汇总表和资产负债表

• 根据您的需求定制的报表，例如按项目、部门或时间段进行绩效跟踪

• 实时控制中心，用于展示关键指标，如收入、支出以及未支付发票等关键指标

详细的报表对于决策制定、趋势识别以及纳税申报准备工作尤为有用。

税务合规

若要在税务合规方面获得帮助，可寻找能提供以下内容的云会计系统：

• 根据您所在地区和交易类型，自动计算销售税或增值税 (VAT)

• 内置工具，用于跟踪全年的可扣除费用和纳税义务

• 与报税软件集成，或者具备为您的会计生成可直接用于报税的报表的能力

这些功能可以节省大量的准备时间，并降低申报错误的风险。

薪资管理集成

对于薪资管理，要寻找具备以下功能的平台：

• 实现薪资计算自动化，涵盖税费与福利计算

• 将薪资支出与财务报表同步，以确保账目井然有序

可扩展性和附加组件

如果您正在寻找灵活的解决方案，可以寻求以下功能：

• 国际交易的多币种支持

• 基于产品的业务的库存管理

• 项目跟踪，以监控每个项目的成本和盈利能力

• 应用程序编程接口 (API) 访问权限，用于与其他工具集成，包括 CRM 或 ERP 系统

可扩展性确保随着业务运营的扩展，您的会计软件不会无法满足需求。

协作和用户权限

如果您的企业有多人参与财务管理，可寻求以下功能：

• 支持多用户访问，并设有基于角色的权限设置，这样您就能控制谁可以查看或编辑特定数据

• 实时协作功能，这样您的会计和团队成员无需身处同一地点，就能与您协同工作

这使得安全共享信息变得更加容易，还能避免沟通不畅。

与其他技术集成

如果您已经在使用其他技术来运营业务，请考虑可以与它们集成的平台。这些其他技术可能包括：

• 支付处理平台，如 Stripe，可实现自动交易跟踪

• 电子商务平台，如 Shopify 或 WooCommerce，用于同步销售数据

• 时间跟踪工具，如果您按小时向客户收费

• 用于跟踪库存水平和成本的库存系统

易用性和客户支持

您应确保所选平台操作直观，且在您需要时能提供支持。寻找符合以下条件的平台：

• 不需要高级会计知识即可使用

• 提供入门支持、教程或知识库，帮助您入门

• 在您需要帮助解决问题时提供响应迅速的客户支持