Puede que la contabilidad no sea la parte más emocionante de dirigir una empresa, pero es una de las más importantes. Durante años, las empresas han confiado en los métodos tradicionales de contabilidad: libros de contabilidad manuales, software de escritorio y hojas de cálculo. Pero la contabilidad en la nube, un método moderno de gestión de contabilidad, puede transformar la forma en que las empresas se plantean sus finanzas. A medida que la contabilidad en la nube se vuelve más popular, se espera que el mercado global de software de contabilidad en la nube aumente en valor de 3.5 mil millones de dólares en 2023 a 7 mil millones de dólares para 2032.

A continuación, explicaremos qué es la contabilidad en la nube, cómo funciona y por qué las empresas están cambiando a ella.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la contabilidad en la nube?
  
• ¿Cómo funciona la contabilidad en la nube?
  
• ¿Cuáles son los beneficios de la contabilidad en la nube para las empresas?
  
• ¿Qué empresas se benefician más de la contabilidad en la nube?
  
• ¿Qué tan segura es la contabilidad en la nube para almacenar datos financieros?
  
• ¿Qué funcionalidades debes buscar en una solución de contabilidad en la nube?
  

¿Qué es la contabilidad en la nube?

La contabilidad en la nube es la práctica de administrar las finanzas de tu empresa con un software alojado en línea (en la «nube») en lugar de en una computadora o un servidor. Piensa en ello como trasladar tus libros contables de la computadora de tu oficina a una plataforma segura basada en la web. Con la contabilidad en la nube, tus datos no están vinculados a un dispositivo, están disponibles en cualquier lugar donde tengas acceso a Internet. Las plataformas basadas en la nube también automatizan las tareas tediosas y sincronizan los datos en tiempo real, lo que elimina la necesidad de actualizar manualmente las hojas de cálculo o utilizar software instalado localmente.

¿Cómo funciona la contabilidad en la nube?

La contabilidad en la nube te permite realizar un seguimiento de los ingresos, los gastos y la salud financiera general de tu empresa en un entorno en línea. Pero, en lugar de almacenar tus datos en una computadora o un servidor local (o en pilas de documentos en papel), la contabilidad en la nube los mantiene en servidores remotos a los que puedes acceder desde cualquier lugar con conexión a Internet.

La mayoría de los sistemas de contabilidad en la nube están diseñados para conectarse con otras tecnologías que utilizas para gestionar tu empresa: procesadores de pagos como Stripe, plataformas de e-commerce como Shopify y software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Esto permite a las plataformas proporcionar actualizaciones en tiempo real en todos los sistemas y crear una ubicación centralizada para tus actividades contables.

Por ejemplo, cuando un cliente compra un producto en tu sitio web, puede pagar con Stripe. Tu plataforma contable registrará automáticamente el pago, lo asociará a la venta y lo reflejará en tus informes de ingresos. Cuando conectas tu cuenta bancaria comercial a una plataforma basada en la nube, la plataforma registra cada transacción nueva, ya sea un pago, un depósito o un gasto, y la clasifica de inmediato.

Con estas funcionalidades, las plataformas de contabilidad en la nube pueden automatizar tareas repetitivas, que consumen mucho tiempo y son propensas a errores humanos, entre las que se incluyen las siguientes:

• Conciliación bancaria: los sistemas de contabilidad en la nube pueden hacer coincidir los pagos entrantes con las facturas correspondientes, lo que hace innecesario el seguimiento manual.

• Facturas recurrentes: las plataformas de contabilidad en la nube pueden enviar facturas automáticamente según un cronograma preestablecido, lo cual es perfecto para empresas con modelos basados en suscripciones o pagos anticipados.

• Categorización de gastos: muchas soluciones de contabilidad en la nube «memorizan» tus hábitos. Si clasificas regularmente el material de oficina comprado a un proveedor determinado como parte de una categoría específica, el sistema puede comenzar a hacerlo automáticamente.

¿Cuáles son los beneficios de la contabilidad en la nube para las empresas?

La contabilidad en la nube hace que las finanzas sean más manejables y adaptables, y las alinea con los flujos de trabajo modernos. Estas son las razones por las que las empresas confían en ella:

• Accesibilidad: la contabilidad en la nube te permite comprobar tu flujo de caja desde tu teléfono en una reunión, enviar una factura mientras viajas o compartir datos financieros con tu contador sin estar en la misma sala: funciona dondequiera que vayas.

• Actualizaciones en tiempo real: la contabilidad en la nube te ofrece una visión general de tus finanzas en tiempo real. Cuando un cliente paga una factura, tus números lo reflejan de inmediato. Cuando realizas una compra, la solución la registra sin demora. Esta conexión en tiempo real te ayuda a gestionar lo que entra, lo que sale y lo que sucederá luego.

• Tareas automatizadas: la contabilidad en la nube se encarga de tareas repetitivas como conciliar pagos, categorizar gastos y enviar recordatorios de facturas vencidas. Esto te permite concentrarte en trabajos más importantes para tu empresa.

• Escalabilidad: tanto si tienes una tienda unipersonal como si te estás expandiendo a nuevos mercados, la contabilidad en la nube se adapta a tus necesidades. Empieza por lo básico y agrega funcionalidades como nómina, seguimiento de inventario y compatibilidad con múltiples monedas cuando estés preparado. No necesitas reconstruir tu sistema financiero solo porque tu empresa se está expandiendo.

• Colaboración más fácil: debido a que todo está en línea, tu contador, tu tenedor de libros y tu equipo pueden iniciar sesión y acceder a los mismos datos que está viendo tú. No pasas archivos de un lado a otro ni manejas versiones desactualizadas. La nube proporciona un espacio de trabajo compartido en el que todos están en sintonía.

• Actualizaciones automáticas: las plataformas basadas en la nube gestionan las actualizaciones automáticamente. No tienes que preocuparte por instalar nuevas tablas de impuestos o parchear errores, ya que estas actualizaciones se realizan en segundo plano. Esto garantiza que siempre estés utilizando la versión más reciente del software con acceso a las últimas funcionalidades y estándares de cumplimiento normativo.

¿Qué empresas se benefician más de la contabilidad en la nube?

Aunque casi todas las empresas pueden beneficiarse de la contabilidad en la nube, el efecto es especialmente notable para aquellas que valoran la flexibilidad, la automatización y la escalabilidad. Ya sea que estés dirigiendo una startup, administrando una pequeña empresa o liderando una gran empresa, la contabilidad en la nube se adapta a tus necesidades y crece contigo. A continuación, te explicamos cómo diferentes tipos de empresas pueden beneficiarse de la contabilidad en la nube:

Startups

Para las startups, que a menudo son organizaciones que implementan los principios de optimización de procesos, las soluciones de contabilidad en la nube pueden ayudar en lo siguiente:

• Ahorran tiempo: estas plataformas automatizan tareas tediosas como la conciliación de cuentas bancarias y el envío de facturas recurrentes.

• Te mantienen flexible: estos sistemas permiten a las startups escalar sus necesidades contables a medida que se expanden, incluidos el seguimiento de los gastos desde el principio y la integración de nóminas e informes avanzados a medida que contratan a empleados.

• Proporcionan visibilidad: estas plataformas ofrecen información en tiempo real sobre el flujo de caja, lo cual es especialmente importante cuando cada dólar cuenta.

Por ejemplo, una startup tecnológica podría conectar Stripe a su plataforma de contabilidad en la nube para hacer un seguimiento de los ingresos por suscripciones y generar rápidamente informes financieros para los inversores.

Pequeñas y medianas empresas (pymes)

Para las pymes, que suelen tener un tiempo limitado y un personal mínimo, las soluciones de contabilidad en la nube pueden hacer lo siguiente:

• Consolidar sistemas: las plataformas de contabilidad en la nube combinan la facturación, el seguimiento de gastos, la nómina y la elaboración de informes en una sola plataforma y pueden reducir la necesidad de tener varios sistemas desconectados.

• Habilitar el trabajo remoto: estas plataformas permiten a los titulares de pymes y a sus equipos trabajar desde la oficina, desde casa o cuando están de viaje.

• Simplificar impuestos: las herramientas integradas de seguimiento y cumplimiento de la normativa fiscal en estas plataformas hacen que el período de declaración de impuestos sea más fácil.

Por ejemplo, una pequeña empresa minorista podría usar la contabilidad en la nube para sincronizar los datos de ventas de su plataforma de e-commerce, realizar un seguimiento de los costos de inventario y preparar estados financieros sin esfuerzo manual adicional.

Trabajadores autónomos y empresas unipersonales

Para los trabajadores independientes, que a menudo desempeñan todas las funciones de su empresa, incluidas las ventas y la contabilidad, la contabilidad en la nube puede ayudar en lo siguiente:

• Reducción de costos: muchas plataformas de contabilidad en la nube tienen planes personalizados para trabajadores autónomos que cubren la facturación, el seguimiento de gastos y los informes básicos sin funcionalidades innecesarias ni costos elevados.

• Reducción de la necesidad de expertos: el diseño fácil de usar de estas plataformas permite a los trabajadores autónomos gestionar la contabilidad sin necesidad de contratar ayuda adicional.

• Ayuda con la preparación para la declaración de impuestos: las plataformas de contabilidad en la nube pueden realizar un seguimiento automático de los gastos deducibles y generar informes para facilitar la declaración de impuestos.

Por ejemplo, un diseñador gráfico independiente podría usar la contabilidad en la nube para enviar facturas profesionales, registrar los gastos de la empresa, como las suscripciones de software, y realizar un seguimiento de los ingresos para el pago de impuestos.

Empresas en crecimiento

Las operaciones financieras se vuelven cada vez más complejas para las grandes empresas a medida que crecen. Para estas empresas, la contabilidad en la nube puede proporcionar lo siguiente:

• Funcionalidades flexibles: desde la compatibilidad con múltiples monedas hasta la elaboración de informes avanzados, las plataformas basadas en la nube pueden gestionar las demandas de las operaciones globales o los grandes volúmenes de transacciones.

• Colaboración en equipo: las empresas suelen tener varias personas que se encargan de las finanzas. Las plataformas basadas en la nube permiten un acceso seguro para contadores, auditores y jefes de departamento, lo que garantiza que todos trabajen con los mismos datos.

• Integración con otros sistemas: la contabilidad en la nube se integra con la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y los sistemas de pago que suelen utilizar las grandes empresas.

Por ejemplo, una empresa de fabricación puede utilizar la contabilidad en la nube para realizar un seguimiento de los costos de producción, sincronizarla con el software de inventario y generar informes financieros personalizados para cada unidad de negocio.

Organizaciones sin fines de lucro

Las organizaciones sin fines de lucro a menudo necesitan hacer un seguimiento de las donaciones, administrar fondos restringidos y proporcionar informes transparentes a los donantes y a las juntas directivas. Para las organizaciones sin fines de lucro, la contabilidad en la nube puede hacer lo siguiente:

• Hacer un seguimiento de las donaciones: estas plataformas pueden etiquetar las fuentes de ingresos para ayudar a separar las donaciones generales de la financiación de subvenciones.

• Generar informes personalizados: las plataformas basadas en la nube pueden crear informes que se alineen con los estándares de contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro y muestren exactamente cómo se utilizan los fondos.

• Promover colaboraciones: estas plataformas pueden compartir datos financieros con los miembros de la junta directiva o las personas encargadas de otorgar subvenciones sin necesidad de largos hilos de correo electrónico o reuniones en persona.

Por ejemplo, una organización sin fines de lucro local podría usar la contabilidad en la nube para supervisar el flujo de caja, realizar un seguimiento de los gastos de un proyecto específico y preparar informes financieros anuales para los donantes.

Empresas con equipos remotos o distribuidos

Los equipos remotos y distribuidos dependen de los sistemas basados en la nube para mantenerse conectados. Para las empresas con este tipo de equipos, la contabilidad en la nube puede proporcionar lo siguiente:

• Acceso en todas las ubicaciones: con las plataformas basadas en la nube, los miembros del equipo pueden iniciar sesión desde cualquier lugar para consultar informes, presentar gastos o gestionar la nómina.

• Permisos según la función: las plataformas basadas en la nube pueden otorgar acceso a diferentes miembros del equipo mientras mantienen el control sobre los datos financieros confidenciales.

• Colaboración más fácil: estas plataformas permiten a los contadores y tenedores de libros trabajar con datos que se actualizan en tiempo real, independientemente de su ubicación.

Por ejemplo, una agencia de marketing digital con empleados en varios países podría utilizar la contabilidad en la nube para gestionar la facturación en varias monedas, hacer un seguimiento de los gastos de los equipos y garantizar la precisión financiera.

¿Qué tan segura es la contabilidad en la nube para almacenar datos financieros?

Cuando se gestiona correctamente, la contabilidad en la nube suele ser más segura que las soluciones tradicionales almacenadas localmente. Los proveedores invierten en medidas de seguridad e infraestructura que superan lo que la mayoría de las empresas podrían implementar por sí solas. Así es como funciona la seguridad de la contabilidad en la nube:

Cifrado

El cifrado es la columna vertebral de la seguridad de los datos en la contabilidad en la nube. Transforma tus datos en un código que es ilegible para partes no autorizadas. Cuando los datos se mueven entre el dispositivo y la nube, se cifran para evitar que sean interceptados. Los datos almacenados en los servidores del proveedor también están cifrados. Por lo tanto, incluso si alguien accediera a los servidores, la información sería inutilizable sin la clave de cifrado.

Autenticación multifactor (MFA)

La autenticación multifactor (MFA) agrega una capa de seguridad al requerir algo más que una contraseña para iniciar sesión. Incluso si tu contraseña está en peligro, los usuarios no autorizados aún necesitan un segundo factor, como un código enviado a tu teléfono o una verificación basada en una aplicación, para obtener acceso.

Copias de seguridad periódicas de los datos

Los proveedores de contabilidad en la nube realizan copias de seguridad periódicas de los datos para mantener la seguridad de tu información, incluso en caso de errores de hardware, ataques cibernéticos o desastres naturales. Pueden restaurar tus datos rápidamente sin interrupciones importantes si algo sale mal.

Cumplimiento de los estándares de seguridad

Las soluciones de contabilidad en la nube de buena reputación cumplen con los estándares y las normativas del sector respecto de la seguridad y privacidad de los datos. Estos pueden incluir los siguientes:

• Controles del sistema y de la organización (SOC) de tipo 2: un marco para administrar y proteger la información confidencial.

• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): una normativa que protege los datos personales de los clientes y que se aplica a las empresas que operan en la Unión Europea (UE) o que trabajan con la UE.

• Norma de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago (PCI DSS): una norma para la protección de datos si tu software de contabilidad maneja datos de pagos con tarjeta.

Permisos de usuario y acceso según la función

La mayoría de las plataformas basadas en la nube te permiten controlar quién ve cada cosa. Por ejemplo, puedes otorgarle a tu contador acceso completo a tus libros contables mientras limitas a un empleado a enviar informes de gastos. Esto puede reducir el riesgo de mal uso interno o cambios accidentales.

Monitoreo y detección de amenazas

Los proveedores de contabilidad en la nube invierten en sistemas avanzados de detección de amenazas. Supervisan activamente las actividades sospechosas, como intentos de inicio de sesión inusuales o malware, y toman medidas proactivas para bloquear las amenazas antes de que se conviertan en infracciones.

¿Qué funcionalidades debes buscar en una solución de contabilidad en la nube?

Cuando eliges un sistema de contabilidad en la nube, la plataforma adecuada depende de las necesidades de tu empresa. Un trabajador autónomo puede priorizar la facturación y el seguimiento de gastos, una pequeña empresa puede valorar la ayuda para el cumplimiento de la normativa fiscal y la integración de nóminas, y una empresa en crecimiento puede centrarse en la escalabilidad y los informes avanzados.

Estas son las funcionalidades que puedes buscar, según tus prioridades:

Facturación y procesamiento de pagos

Para tus necesidades de facturación y pagos, busca plataformas de contabilidad en la nube que tengan las siguientes características:

• Generen facturas de aspecto profesional que se puedan personalizar con tu marca.

• Automaticen facturas recurrentes para modelos basados en suscripciones o de pagos anticipados.

• Acepten pagos electrónicos a través de la factura mediante la integración con procesadores de pago como Stripe.

Estas funcionalidades facilitan el pago a los clientes, actualizan los registros automáticamente y ahorran tiempo dedicado a los esfuerzos de cobro.

Seguimiento de gastos

Si haces un seguimiento de muchos gastos, busca plataformas que te permitan lo siguiente:

• Cargar recibos a través de una aplicación móvil al tomar una foto.

• Importar y clasificar automáticamente los gastos de las cuentas bancarias o tarjetas de crédito conectadas.

• Marcar los gastos relacionados con la empresa para posibles deducciones durante el período de declaración de impuestos.

Las plataformas que memorizan tus hábitos (por ejemplo, al categorizar constantemente las transacciones de un proveedor específico) pueden facilitar estos procesos.

Conciliación bancaria

Si necesitas ayuda con la conciliación bancaria (es decir, hacer coincidir las transacciones de tu software de contabilidad con tus extractos bancarios), busca plataformas con estas características:

• Importen automáticamente transacciones bancarias y sugieran coincidencias con facturas o gastos.

• Marquen las discrepancias para que puedas investigarlas rápidamente.

Estas plataformas pueden llevar tus registros financieros de forma precisa y actualizada sin requerir horas de trabajo manual.

Elaboración de informes y perspectivas financieras

Si la elaboración de informes y las perspectivas financieras son prioridades, considera plataformas que brinden lo siguiente:

• Informes prediseñados, como estados de pérdidas y ganancias, resúmenes de flujo de caja y balances.

• Informes personalizados según tus necesidades, como el seguimiento del rendimiento por proyecto, departamento o período.

• Dashboards en tiempo real que muestren métricas clave como ingresos, gastos y facturas pendientes.

Los informes detallados son especialmente útiles para la toma de decisiones, la identificación de tendencias y la preparación de la declaración de impuestos.

Cumplimiento de la normativa fiscal

Si necesitas ayuda con el cumplimiento de la normativa fiscal, busca sistemas de contabilidad en la nube que puedan proporcionar estas características:

• Cálculo automático del impuesto sobre las ventas o impuesto al valor agregado (IVA) según tu ubicación y tipo de transacción.

• Herramientas integradas para realizar un seguimiento de los gastos deducibles y las obligaciones fiscales a lo largo del año.

• Integración con un software de declaración de impuestos o la capacidad de generar informes listos para la declaración fiscal para tu contador.

Estas funcionalidades pueden ahorrar innumerables horas de preparación y reducir el riesgo de errores de presentación.

Integración de nómina

Para la gestión de nóminas, busca plataformas que tengan las siguientes funciones:

• Automatización de los cálculos de nómina, incluidos los impuestos y los beneficios.

• Sincronización de los gastos de nómina con tus informes financieros para mantener tu contabilidad en orden.

Escalabilidad y complementos

Si buscas soluciones flexibles, busca las siguientes funcionalidades:

• Compatibilidad con múltiples monedas para transacciones internacionales.

• Gestión de inventarios para empresas basadas en productos.

• Seguimiento de proyectos para controlar los costos y la rentabilidad por proyecto.

• Acceso a la interfaz de programación de aplicaciones (API) para la integración con otras herramientas, incluidos los sistemas de CRM o ERP.

La escalabilidad garantiza que tu software de contabilidad no te quedará pequeño a medida que se expandan tus operaciones.

Colaboración y permisos de usuario

Si tu empresa involucra a varias personas en la gestión de las finanzas, busca funcionalidades como estas:

• Acceso para múltiples usuarios con permisos según la función para que puedas controlar quién ve o edita ciertos datos.

• Colaboración en tiempo real para que tu contador y tu equipo puedan trabajar a tu lado sin necesidad de estar en el mismo lugar.

Esto hace que sea más fácil compartir información de forma segura y evitar errores de comunicación.

Integración con otras tecnologías

Si ya utilizas otras tecnologías para dirigir tu empresa, considera plataformas que puedan integrarse con ellas. Estas otras tecnologías pueden incluir lo siguiente:

• Procesadores de pagos como Stripe para el seguimiento automático de las transacciones.

• Plataformas de e-commerce como Shopify o WooCommerce para sincronizar los datos de ventas.

• Herramientas de seguimiento de tiempo si facturas a los clientes por hora.

• Sistemas de inventario para realizar un seguimiento de los niveles y costos de existencias.

Facilidad de uso y atención al cliente

Debes asegurarte de que la plataforma que elijas sea intuitiva y brinde soporte cuando lo necesites. Busca plataformas con estas cualidades:

• No requieran conocimientos avanzados de contabilidad para su uso.

• Incluyan soporte de onboarding, tutoriales o una base de conocimientos para comenzar.

• Proporcionen un servicio de atención al cliente receptivo en caso de que necesites ayuda para solucionar un problema.