La contabilità potrebbe non essere la parte più entusiasmante della gestione di un'attività, ma è una delle più importanti. Per anni, le attività si sono affidate a metodi tradizionali per la contabilità: registri manuali, software desktop e fogli di calcolo. Ma la contabilità nel cloud, un metodo moderno di gestione dei libri contabili, può trasformare il modo in cui le attività pensano alle proprie finanze. Poiché la contabilità in cloud sta diventando sempre più popolare, si prevede che il valore del mercato globale dei software di contabilità in cloud aumenterà da 3,5 miliardi di dollari nel 2023 a 7 miliardi di dollari entro il 2032.

Di seguito spiegheremo che cos'è la contabilità in cloud, come funziona e perché le attività stanno passando a questa soluzione.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è la contabilità in cloud?
  
• Come funziona la contabilità in cloud?
  
• Quali sono i vantaggi della contabilità in cloud per le attività?
  
• Quali sono le attività che traggono i maggiori vantaggi dalla contabilità in cloud?
  
• Quanto è sicura la contabilità in cloud per l'archiviazione dei dati finanziari?
  
• Quali caratteristiche dovrebbe avere una soluzione di contabilità in cloud?
  

Cos'è la contabilità in cloud?

Per contabilità in cloud si intende la gestione dei dati finanziari della propria attività con un software ospitato online (sul cloud) piuttosto che su un computer o un server. Sarebbe come spostare i propri registri dal computer dell'ufficio a una piattaforma sicura basata sul web. Con la contabilità in cloud, i dati non sono legati a un dispositivo, ma sono disponibili ovunque tu abbia accesso a Internet. Le piattaforme basate su cloud automatizzano anche le attività noiose e sincronizzano i dati in tempo reale, eliminando la necessità di aggiornare manualmente i fogli di calcolo o di utilizzare software installati localmente.

Come funziona la contabilità in cloud?

La contabilità in cloud consente di monitorare le entrate, le spese e la situazione finanziaria complessiva di un'attività in un ambiente online. Invece di archiviare i dati su un computer o un server locale (o in pile di scartoffie), la contabilità in cloud li conserva su server remoti a cui puoi accedere da qualsiasi luogo con una connessione Internet.

I sistemi di contabilità in cloud sono progettati in gran parte per connettersi con le altre tecnologie che usi per gestire la tua attività: elaboratori di pagamento come Stripe, piattaforme di e-commerce come Shopify e software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Ciò consente alle piattaforme di fornire aggiornamenti in tempo reale su tutti i sistemi e di creare un luogo centralizzato per le operazioni contabili.

Ad esempio, quando un cliente acquista un prodotto dal tuo sito web, può pagare con Stripe. La tua piattaforma di contabilità registrerà automaticamente il pagamento, lo abbinerà alla vendita e lo riporterà nei tuoi report sui ricavi. Quando colleghi il conto bancario della tua attività a una piattaforma basata su cloud, la piattaforma registra ogni nuova transazione, che si tratti di un pagamento, di un deposito o di una spesa, e la categorizza immediatamente.

Con queste funzionalità, le piattaforme di contabilità in cloud possono automatizzare attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo soggette a errori umani, tra cui:

• Riconciliazione bancaria: I sistemi di contabilità in cloud sono in grado di associare i pagamenti in entrata alle fatture corrispondenti, rendendo superfluo il tracciamento manuale.

• Fatture ricorrenti: Le piattaforme di contabilità in cloud possono inviare automaticamente le fatture in base a una pianificazione preimpostata, il che è perfetto per le attività con modelli basati su abbonamento o a pagamento ricorrente.

• Categorizzazione delle spese: Molte soluzioni di contabilità in cloud "imparano" dalle tue abitudini. Se si classificano regolarmente le forniture per ufficio acquistate da un particolare fornitore come parte di una categoria specifica, il sistema può iniziare a farlo automaticamente.

Quali sono i vantaggi della contabilità in cloud per le attività?

La contabilità in cloud rende gli aspetti finanziari più gestibili e adattabili e li allinea ai flussi di lavoro moderni. Ecco i motivi per cui le attività si affidano a questa soluzione:

• Accessibilità: La contabilità in cloud ti consente di controllare il flusso di cassa dal telefono durante una riunione, di inviare una fattura mentre sei in viaggio o di condividere dati finanziari con il tuo commercialista senza dover essere nella stessa stanza. Funziona sempre.

• Aggiornamenti in tempo reale: La contabilità in cloud ti offre una panoramica in tempo reale delle tue finanze. Quando un cliente paga una fattura, i numeri lo indicano immediatamente. Quando effettui un acquisto, la soluzione lo registra in modo tempestivo. Questa connessione in tempo reale ti aiuta a gestire le entrate, le uscite e i passi successivi.

• Attività automatizzate: La contabilità in cloud gestisce le operazioni ripetitive come la riconciliazione dei pagamenti, la categorizzazione delle spese e l'invio di promemoria per le fatture scadute. In questo modo puoi concentrarti su attività più importanti per la tua azienda.

• Possibilità di crescita: Che tu sia un negozio individuale o ti stia espandendo in nuovi mercati, la contabilità in cloud si adatta alle tue esigenze. Inizia con le basi e aggiungi man mano funzionalità nuove come il libro paga, il monitoraggio dell'inventario e il supporto multivaluta. Non sarà necessario ricostruire l'intero sistema finanziario solo perché l'attività si sta espandendo.

• Collaborazione più semplice: Poiché tutto è online, il commercialista, il contabile e il tuo team possono accedere e prendere visione degli stessi dati che stai vedendo tu. Non dovrete passarvi i file né gestire versioni obsolete. Il cloud offre uno spazio di lavoro condiviso in cui tutti lavorano sullo stesso documento.

• Aggiornamenti automatici: Le piattaforme basate su cloud gestiscono automaticamente gli aggiornamenti. Non devi preoccuparti di installare nuove tabelle fiscali o correggere bug: questi aggiornamenti vengono effettuati in background. In tal modo utilizzerai sempre la versione più recente del software con accesso alle funzionalità e agli standard di conformità più recenti.

Quali sono le attività che traggono i maggiori vantaggi dalla contabilità in cloud?

Sebbene quasi tutte le attività possano trarre vantaggio dalla contabilità in cloud, l'impatto è particolarmente evidente per quelle che puntano su flessibilità, automazione e scalabilità. Che tu stia gestendo una start-up, una piccola impresa o sia alla guida di una grande azienda, la contabilità in cloud si adatta alle tue esigenze e cresce con te. Ecco come diversi tipi di attività possono trarre vantaggio dalla contabilità in cloud:

Start-up

Per le start-up, che sono spesso organizzazioni snelle, le soluzioni di contabilità in cloud possono contribuire a:

• Risparmiare tempo: Queste piattaforme automatizzano attività noiose come la riconciliazione dei conti bancari e l'invio di fatture ricorrenti.

• Rimanere flessibili: Questi sistemi consentono alle start-up di bilanciare le proprie esigenze di contabilità man mano che si espandono, ad esempio monitorando le spese nelle fasi iniziali e integrando il libro paga e la reportistica avanzata con l'aggiunta di nuovi dipendenti.

• Fornire visibilità: Queste piattaforme forniscono informazioni in tempo reale sul flusso di cassa, il che è particolarmente importante quando anche il centesimo conta.

Ad esempio, una start-up tecnologica potrebbe collegare Stripe alla sua piattaforma di contabilità in cloud per monitorare i ricavi degli abbonamenti e generare rapidamente report finanziari per gli investitori.

Piccole e medie imprese (PMI)

Per le PMI, che in genere hanno poco tempo a disposizione e personale ridotto, le soluzioni di contabilità in cloud possono:

• Consolidare i sistemi: Le piattaforme di contabilità in cloud combinano fatturazione, monitoraggio delle spese, buste paga e reportistica in un'unica piattaforma e possono ridurre la necessità di lavorare su più sistemi scollegati.

• Abilitare il lavoro da remoto: Queste piattaforme consentono ai proprietari di PMI e ai loro team di lavorare dall'ufficio, da casa o in viaggio.

• Semplificare le tasse: Gli strumenti integrati per il monitoraggio e la conformità fiscale di queste piattaforme semplificano la stagione fiscale.

Ad esempio, una piccola attività di vendita al dettaglio potrebbe utilizzare la contabilità in cloud per sincronizzare i dati di vendita dalla propria piattaforma di e-commerce, tenere traccia dei costi di inventario e preparare i bilanci senza ulteriori operazioni manuali.

Liberi professionisti e titolari di ditte individuali

Per i lavoratori indipendenti, che spesso svolgono tutti i ruoli e si occupano pertanto di vendita e amministrazione, la contabilità in cloud può:

• Ridurre i costi: Molte piattaforme di contabilità in cloud dispongono di piani personalizzati per i liberi professionisti che coprono la fatturazione, il monitoraggio delle spese e la reportistica di base senza funzionalità inutili o costi elevati.

• Ridurre la necessità di competenze specifiche: Il design intuitivo di queste piattaforme fa sì che i liberi professionisti possano gestire i libri contabili senza assumere persone dedicate.

• Contribuire alla conformità fiscale: Le piattaforme di contabilità in cloud possono tenere traccia automaticamente delle spese deducibili e generare report per una dichiarazione fiscale senza intoppi.

Ad esempio, un graphic designer freelance potrebbe usare la contabilità in cloud per inviare fatture professionali, registrare le spese di lavoro come gli abbonamenti ai software e tenere traccia delle entrate per il pagamento delle imposte.

Imprese in crescita

Le operazioni finanziarie diventano sempre più complesse per le grandi aziende man mano che crescono. Per queste attività, la contabilità in cloud può fornire:

• Flessibilità: Dal supporto multivaluta alla reportistica avanzata, le piattaforme basate su cloud sono in grado di gestire le esigenze di operazioni globali o volumi di transazioni elevati.

• Collaborazione tra team: Le aziende spesso hanno più persone che gestiscono i dati finanziari. Le piattaforme basate su cloud consentono un accesso sicuro a contabili, revisori dei conti e capi reparto, garantendo che tutti lavorino con gli stessi dati.

• Integrazione con altri sistemi: La contabilità in cloud si integra con i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), CRM e di pagamento spesso utilizzati dalle grandi aziende.

Ad esempio, un'azienda manifatturiera potrebbe utilizzare la contabilità in cloud per tenere traccia dei costi di produzione, sincronizzarsi con il software di inventario e generare report finanziari personalizzati per ogni business unit.

Organizzazioni non profit

Le organizzazioni non profit devono spesso tenere traccia delle donazioni, gestire i fondi vincolati e fornire report trasparenti ai donatori e ai consigli di amministrazione. Per loro, la contabilità in cloud può:

• Tenere traccia delle donazioni: Queste piattaforme possono etichettare le fonti di reddito per separare le donazioni generali dalle sovvenzioni.

• Generare report personalizzati: Le piattaforme basate su cloud possono creare report in linea con gli standard contabili delle organizzazioni non profit e mostrare esattamente come vengono utilizzati i fondi.

• Promuovere collaborazioni: Queste piattaforme possono condividere i dati finanziari con i membri del consiglio di amministrazione o con i grant writer senza richiedere lunghi thread di email o incontri di persona.

Ad esempio, un'organizzazione non profit locale potrebbe utilizzare la contabilità in cloud per monitorare il flusso di cassa, tenere traccia delle spese per un progetto specifico e preparare i rapporti finanziari annuali per i donatori.

Attività con team distribuiti o che lavorano da remoto

I team distribuiti o che lavorano da remoto si affidano a sistemi basati su cloud per rimanere connessi. Per le attività con team di questo tipo, la contabilità in cloud può fornire:

• Accesso da più sedi: Con le piattaforme basate su cloud, i membri del team possono accedere da qualsiasi luogo per controllare i report, inviare le note spese o gestire le buste paga.

• Autorizzazioni basate sui ruoli: Le piattaforme basate su cloud possono concedere l'accesso a diversi membri del team, mantenendo al contempo il controllo sui dati finanziari sensibili.

• Collaborazione più semplice: Queste piattaforme consentono a contabili e commercialisti di lavorare con dati aggiornati in tempo reale, indipendentemente da dove si trovano.

Ad esempio, un'agenzia di marketing digitale con dipendenti dislocati in diversi Paesi potrebbe utilizzare la contabilità in cloud per gestire la fatturazione multivaluta, tenere traccia delle spese dei vari team e garantire l'accuratezza finanziaria.

Quanto è sicura la contabilità in cloud per l'archiviazione dei dati finanziari?

Se gestita correttamente, la contabilità in cloud è spesso più sicura delle soluzioni tradizionali che prevedono il salvataggio dei dati in locale. I provider investono in misure di sicurezza e infrastrutture che superano quelle che la maggior parte delle attività potrebbe implementare autonomamente. Ecco come funziona la sicurezza della contabilità in cloud:

Crittografia

La crittografia è la spina dorsale della sicurezza dei dati nella contabilità in cloud. Trasforma i tuoi dati in un codice illeggibile per le parti non autorizzate. Quando i dati si spostano tra il tuo dispositivo e il cloud, vengono crittografati per impedirne l'intercettazione. Anche i dati memorizzati sui server del provider sono crittografati. Quindi, anche se qualcuno accedesse ai server, le informazioni sarebbero inutilizzabili senza la chiave di crittografia.

Autenticazione a più fattori (MFA)

L'autenticazione a più fattori aggiunge un ulteriore livello di sicurezza richiedendo più di una semplice password per l'accesso. Anche se la tua password è compromessa, gli utenti non autorizzati avranno comunque bisogno di un secondo fattore per accedere, come un codice inviato sul tuo telefono o una verifica basata su app.

Backup regolari dei dati

I fornitori di servizi di contabilità in cloud eseguono regolarmente il backup dei dati per mantenere le tue informazioni al sicuro, anche in caso di guasti hardware, attacchi informatici o disastri naturali. Se qualcosa dovesse andare storto, possono ripristinare rapidamente i tuoi dati senza gravi interruzioni.

Conformità agli standard di sicurezza

Le soluzioni di contabilità in cloud affidabili sono conformi agli standard e alle normative del settore per la sicurezza e la privacy dei dati. Potrebbero essere inclusi:

• SOC 2 (System and Organization Controls): Framework per la gestione e la protezione delle informazioni riservate.

• Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR): Regolamento che protegge i dati personali dei clienti e si applica alle attività che operano nell'Unione europea (UE) o che collaborano con essa.

• Standard di sicurezza dei dati dell'industria delle carte di pagamento (PCI DSS): Standard per la protezione dei dati se il tuo software di contabilità gestisce dati derivanti da pagamenti con carta.

Autorizzazioni utente e accesso basato sui ruoli

La maggior parte delle piattaforme basate su cloud consente di controllare chi vede cosa. Ad esempio, puoi concedere al tuo commercialista l'accesso completo ai libri contabili mentre un dipendente potrà solo inviare le note spese. Ciò può ridurre il rischio di uso improprio interno o modifiche accidentali.

Monitoraggio e rilevamento delle minacce

I fornitori di servizi di contabilità in cloud investono in sistemi avanzati di rilevamento delle minacce. Monitorano attivamente le attività sospette, come tentativi di accesso insoliti o malware, e adottano misure proattive per bloccare le minacce prima che diventino violazioni.

Quali caratteristiche dovrebbe avere una soluzione di contabilità in cloud?

Quando si sceglie un sistema di contabilità in cloud, la piattaforma giusta dipende dalle esigenze dell'attività. Un libero professionista potrebbe dare priorità alla fatturazione e al monitoraggio delle spese, una piccola impresa potrebbe avere bisogno di aiuto per la conformità fiscale e l'integrazione delle buste paga, mentre un'attività in crescita potrebbe concentrarsi su scalabilità e reportistica avanzata.

Ecco le funzionalità che puoi cercare, a seconda delle tue priorità:

Fatturazione ed elaborazione dei pagamenti

Se hai esigenze di fatturazione e pagamento, cerca piattaforme di contabilità in cloud in grado di:

• Generare fatture dall'aspetto professionale e personalizzabili con il tuo brand

• Automatizzare le fatture ricorrenti per modelli basati su abbonamento o pagamento ricorrente

• Accettare pagamenti online tramite fattura grazie all'integrazione con elaboratori di pagamento come Stripe

Queste funzionalità consentono ai clienti di pagare con maggiore semplicità, aggiornare automaticamente i record e risparmiare il tempo dedicato alle attività di riscossione.

Monitoraggio delle spese

Se tieni traccia di molte spese, individua piattaforme che ti consentono di:

• Caricare le ricevute tramite un'app mobile scattando una foto

• Importare e categorizzare automaticamente le spese dai conti bancari collegati o dalle carte di credito

• Segnalare le spese legate all'attività per potenziali deduzioni durante la stagione fiscale

Le piattaforme che imparano le tue abitudini, ad esempio classificando in modo coerente le transazioni di un fornitore specifico, possono semplificare questi processi.

Riconciliazione bancaria

Per ricevere assistenza con la riconciliazione bancaria, ovvero per abbinare le transazioni del software di contabilità ai tuoi estratti conto bancari, cerca piattaforme che:

• Importano automaticamente le transazioni bancarie e suggeriscono corrispondenze a fatture o spese

• Segnalano le discrepanze in modo da poterle esaminare rapidamente

Queste piattaforme sono in grado di mantenere i tuoi registri finanziari accurati e aggiornati senza richiedere ore di lavoro manuale.

Reportistica e informazioni finanziarie

Se la reportistica e gli approfondimenti finanziari sono prioritari per te, prendi in considerazione piattaforme con:

• Report preintegrati come conti economici, riepiloghi dei flussi di cassa e stati patrimoniali

• Report personalizzati in base alle tue esigenze, come il monitoraggio delle prestazioni per progetto, reparto o periodo di tempo

• Dashboard in tempo reale che mostrano metriche chiave come ricavi, spese e fatture in sospeso

La reportistica dettagliata è particolarmente utile per il processo decisionale, l'identificazione delle tendenze e la preparazione delle dichiarazioni fiscali.

Conformità fiscale

Se hai bisogno di aiuto con la conformità fiscale, cerca sistemi di contabilità in cloud in grado di fornire:

• Calcolo automatico dell'imposta sulle vendite o dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) in base alla tua posizione e al tipo di transazione

• Strumenti integrati per tenere traccia delle spese deducibili e degli oneri fiscali durante tutto l'anno

• Integrazione con un software per le dichiarazioni fiscali o possibilità di generare report predisposti per le imposte per il tuo commercialista

Queste funzionalità possono far risparmiare innumerevoli ore di preparazione e ridurre il rischio di errori nelle dichiarazioni.

Integrazione delle buste paga

Per la gestione delle buste paga, individua piattaforme in grado di:

• Automatizzare il calcolo delle buste paga, incluse tasse e benefit

• Sincronizzare le spese del libro paga con i tuoi report finanziari per tenere in ordine i libri contabili

Possibilità di crescita e componenti aggiuntivi

Se stai cercando soluzioni flessibili, verifica la presenza di funzionalità quali:

• Supporto multivaluta per transazioni internazionali

• Gestione dell'inventario per le attività basate su prodotti

• Monitoraggio dei progetti per tenere traccia dei costi e della redditività in base a ogni singolo progetto

• Accesso all'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) per l'integrazione con altri strumenti, inclusi i sistemi CRM o ERP

La scalabilità garantisce che il tuo software di contabilità cresca con te, man mano che le tue operazioni si espandono.

Collaborazione e autorizzazioni utente

Se la tua attività coinvolge più persone nella gestione delle finanze, cerca funzionalità come:

• Accesso multiutente con autorizzazioni basate sui ruoli in modo da poter controllare chi vede o modifica determinati dati

• Collaborazione in tempo reale in modo che il commercialista e il tuo team possano lavorare fianco a fianco senza doversi trovare nella stessa stanza

In questo modo è più facile condividere le informazioni in sicurezza ed evitare problemi di comunicazione.

Integrazione con altre tecnologie

Se stai già utilizzando altre tecnologie per gestire la tua attività, prendi in considerazione piattaforme in grado di integrarsi con esse. Queste altre tecnologie possono includere:

• Elaboratori di pagamento come Stripe per il monitoraggio automatico delle transazioni

• Piattaforme di e-commerce come Shopify o WooCommerce per sincronizzare i dati di vendita

• Strumenti di monitoraggio del tempo se fatturi su base oraria

• Sistemi di gestione dell'inventario per tenere traccia dei livelli e dei costi delle scorte

Facilità d'uso e assistenza clienti

Assicurati di scegliere una piattaforma intuitiva e che fornisca assistenza al bisogno. Cerca piattaforme che:

• Non richiedono competenza contabili avanzate

• Offrono supporto per l'attivazione, tutorial o una knowledge base per iniziare

• Forniscono un'assistenza clienti reattiva nel caso in cui tu abbia bisogno di aiuto per risolvere un problema