Redovisning kanske inte är den mest spännande delen av att driva ett företag, men det är en av de viktigaste. I åratal har företag förlitat sig på traditionella metoder för redovisning – manuella reskontror, skrivbordsprogram och kalkylblad. Men molnredovisning, en modern metod för att hantera bokföringen, kan förändra hur företag ser på sin ekonomi. I takt med att molnredovisning blir mer populärt förväntas den globala marknaden för molnredovisningsprogramvara öka i värde från 3,5 miljarder USD 2023 till 7 miljarder USD 2032.

Nedan förklarar vi vad molnredovisning är, hur det fungerar och varför företag byter till det.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är molnredovisning?
  
• Hur fungerar molnredovisning?
  
• Vilka är fördelarna med molnredovisning för företag?
  
• Vilka företag har mest glädje av molnredovisning?
  
• Hur säker är molnredovisning för lagring av finansiella data?
  
• Vilka funktioner ska man leta efter i en molnredovisningslösning?
  

Vad är molnredovisning?

Molnredovisning är en metod för att hantera ditt företags ekonomi med programvara som finns online ("i molnet") snarare än på en dator eller server. Tänk på det som att flytta din bokföring från din kontorsdator till en säker, webbaserad plattform. Med molnredovisning är dina data inte knutna till en enhet. De är tillgängliga överallt där du har tillgång till internet. Molnbaserade plattformar automatiserar också tråkiga uppgifter och synkroniserar data i realtid, vilket innebär att man inte behöver uppdatera kalkylblad manuellt eller använda lokalt installerad programvara.

Hur fungerar molnredovisning?

Med molnredovisning kan du följa upp ditt företags intäkter, utgifter och övergripande finansiella hälsa i en onlinemiljö. Men istället för att lagra dina data på en dator eller lokal server (eller i pappershögar), sparas de med molnredovisning på fjärrservrar som du kan komma åt var som helst där det finns en internetanslutning.

De flesta systemen för molnredovisning är utformade för att ansluta till annan teknologi som du använder för att driva ditt företag – betalningsleverantörer som Stripe, e-handelsplattformar som Shopify och programvara för hantering av kundrelationer (CRM). Detta gör att plattformarna kan tillhandahålla realtidsuppdateringar i flera system och skapa en centraliserad plats för dina redovisningsaktiviteter.

Till exempel kan en kund som köper en produkt från din webbplats betala med Stripe. Din redovisningsplattform registrerar automatiskt betalningen, matchar den med försäljningen och tar med den i dina intäktsrapporter. När du ansluter ditt företags bankkonto till en molnbaserad plattform loggar plattformen alla nya transaktioner – oavsett om det är en betalning, en insättning eller en utgift – och kategoriserar dem omedelbart.

Med dessa funktioner kan molnredovisningsplattformar automatisera repetitiva, tidskrävande uppgifter där det är vanligt att mänskliga fel inträffar, inklusive:

• Bankavstämning: Molnbaserade redovisningssystem kan matcha inkommande betalningar med motsvarande fakturor, vilket innebär att man inte behöver göra manuella uppföljningar.

• Återkommande fakturor: Molnredovisningsplattformar kan automatiskt skicka fakturor enligt ett förinställt schema, vilket är perfekt för företag med abonnemangsbaserade modeller eller retainer-modeller.

• Kategorisering av utgifter: Många molnredovisningslösningar "lär sig" av dina vanor. Om du regelbundet klassificerar kontorsmaterial som köpts från en viss leverantör i en viss kategori kan systemet börja göra samma sak automatiskt.

Vilka är fördelarna med molnredovisning för företag?

Molnredovisning gör ekonomin mer hanterbar och anpassningsbar och anpassar den till moderna arbetsflöden. Här följer anledningar till varför företag förlitar sig på det:

• Tillgänglighet: Med molnredovisning kan du kontrollera kassaflödet från mobilen under ett möte, skicka en faktura när du reser eller dela finansiella data med din revisor utan att vara i samma rum – det fungerar var du än befinner dig.

• Uppdateringar i realtid: Molnredovisning ger dig en översikt över din ekonomi i realtid. När en kund betalar en faktura syns det i dina siffror omedelbart. När du gör ett köp loggar lösningen det utan dröjsmål. Denna anslutning i realtid hjälper dig att hantera det som kommer in, det som går ut och vad som kommer härnäst.

• Automatiserade uppgifter: Molnredovisning hanterar repetitiva uppgifter som att stämma av betalningar, kategorisera utgifter och skicka påminnelser om förfallna fakturor. På så sätt kan du fokusera på viktigare arbete i ditt företag.

• Skalbarhet: Oavsett om du driver en enmansbutik eller expanderar till nya marknader anpassas molnredovisningen efter dina behov. Börja med det grundläggande och lägg till funktioner som löner, lageruppföljning och stöd för flera valutor när du är redo. Du behöver inte bygga om ditt ekonomisystem bara för att ditt företag expanderar.

• Enklare samarbete: Eftersom allt är online kan din revisor, din bokföringspersonal och ditt team logga in och få åtkomst till samma data som du ser. Du skickar inte filer fram och tillbaka och använder inte föråldrade versioner. Molnet tillhandahåller en delad arbetsyta där alla är på samma sida.

• Automatiska uppdateringar: Molnbaserade plattformar hanterar uppdateringar automatiskt. Du slipper bekymret med att installera nya skattetabeller eller korrigera buggar – dessa uppdateringar sker i bakgrunden. Detta säkerställer att du alltid använder den senaste versionen av programvaran med tillgång till de senaste funktionerna och standarderna för efterlevnad.

Vilka företag har mest glädje av molnbaserad redovisning?

Även om nästan alla företag kan ha glädje av molnredovisning är effekten särskilt märkbar för dem som värdesätter flexibilitet, automatisering och skalbarhet. Oavsett om du driver ett startup-företag, hanterar ett litet företag eller leder ett stort företag anpassar molnredovisningen sig efter dina behov och växer med dig. Så här kan olika typer av företag ha glädje av molnredovisning:

Startup-företag

För startup-företag, som ofta är slimmade organisationer, kan molnredovisningslösningar:

• Spara tid: Dessa plattformar automatiserar tråkiga uppgifter som att stämma av bankkonton och skicka återkommande fakturor.

• Göra att man kan fortsätta vara flexibel: Med dessa system kan startup-företag skala upp sina redovisningsbehov när de expanderar, inklusive att se utgifter tidigt och integrera löner och avancerad rapportering när anställda tillkommer.

• Ge synlighet: Dessa plattformar ger insikt i kassaflödet i realtid, vilket är särskilt viktigt när varje dollar räknas.

Ett nystartat teknikföretag kan till exempel ansluta Stripe till sin molnredovisningsplattform för att spåra abonnemangsintäkter och snabbt generera ekonomiska rapporter till investerare.

Små och medelstora företag

För små och medelstora företag, som vanligtvis har begränsad tid och begränsat med personal, kan molnredovisningslösningar:

• Konsolidera system: Molnredovisningsplattformar kombinerar fakturering, spårning av utgifter, löner och rapportering på en plattform och kan minska behovet av flera frånkopplade system.

• Möjliggöra distansarbete: Med dessa plattformar kan ägare av små och medelstora företag och deras team arbeta från kontoret, hemifrån eller på resande fot.

• Förenkla skatter: De inbyggda verktygen för skatteuppföljning och efterlevnad av skatteregler i dessa plattformar gör skattesäsongen enklare.

Till exempel kan ett litet detaljhandelsföretag använda molnredovisning för att synkronisera försäljningsdata från sin e-handelsplattform, följa upp lagerkostnader och förbereda finansiella rapporter utan extra manuellt arbete.

Frilansare och enskilda näringsidkare

För oberoende yrkesutövare – som ofta utför alla roller i sin verksamhet, inklusive försäljning och bokföring – kan molnredovisning:

• Sänka kostnaderna: Många molnredovisningsplattformar har system anpassade för frilansare som omfattar fakturering, spårning av utgifter och grundläggande rapportering utan onödiga funktioner eller höga kostnader.

• Minska behovet av experter: Den användarvänliga utformningen av dessa plattformar innebär att frilansare kan hantera sin bokföring utan att anlita extra hjälp.

• Bidra med skatteberedskap: Molnredovisningsplattformar kan automatiskt spåra avdragsgilla utgifter och generera rapporter för smidig skatterapportering.

En frilansande grafisk designer kan till exempel använda molnredovisning till att skicka korrekta fakturor, logga rörelseutgifter som abonnemang på programvara samt hålla reda på intäkter till skattebetalningar.

Växande företag

Ekonomihanteringen blir allt mer komplex för stora företag i takt med att de växer. För dessa företag kan molnredovisning tillhandahålla:

• Flexibla funktioner: Molnbaserade plattformar kan hantera kraven som global verksamhet eller höga transaktionsvolymer medför, med allt från stöd för flera valutor till avancerad rapportering.

• Samarbete i grupp: Företag har ofta flera personer som sköter ekonomin. Molnbaserade plattformar möjliggör säker åtkomst för bokföringspersonal, revisorer och avdelningschefer, vilket säkerställer att alla arbetar utifrån samma data.

• Integration med andra system: Molnredovisning integreras med ERP-system (Enterprise Resource Planning), CRM och betalningssystem som ofta används av stora företag.

Ett tillverkningsföretag kan till exempel använda molnredovisning för att bevaka produktionskostnader, synkronisera med lagersystem och generera anpassade finansiella rapporter för varje affärsenhet.

Ideella organisationer

Ideella organisationer måste ofta hålla koll på donationer, hantera begränsade medel och tillhandahålla transparent rapportering till givare och styrelser. För ideella organisationer kan molnredovisning:

• Bevaka donationer: Dessa plattformar kan tagga inkomstkällor för att göra det enklare att särskilja allmänna gåvor från bidragsfinansiering.

• Generera anpassade rapporter: Molnbaserade plattformar kan skapa rapporter som överensstämmer med redovisningsstandarder för ideella organisationer och visar exakt hur medlen används.

• Främja samarbeten: Dessa plattformar kan dela finansiella data med styrelseledamöter eller bidragsbeviljare utan att det krävs långa e-posttrådar eller personliga möten.

En lokal ideell organisation kan till exempel använda molnredovisning för att övervaka kassaflödet, bevaka utgifter för ett specifikt projekt och upprätta årliga finansiella rapporter till givare.

Företag med team som arbetar på distans eller är utspridda på olika platser

Arbetskraft i team som arbetar på distans eller är utspridda på olika platser förlitar sig på molnbaserade system för att hålla kontakten. För företag med dessa typer av team kan molnredovisning tillhandahålla:

• Åtkomst från olika platser: Med molnbaserade plattformar kan teammedlemmar logga in var som helst för att kontrollera rapporter, skicka in utgiftsunderlag eller hantera löner.

• Rollbaserade behörigheter: Molnbaserade plattformar kan ge olika teammedlemmar åtkomst samtidigt som de behåller kontrollen över känsliga finansiella data.

• Enklare samarbete: Med dessa plattformar kan revisorer och bokföringspersonal arbeta med data som uppdateras i realtid, oavsett var de befinner sig.

Till exempel kan en digital marknadsföringsbyrå med anställda i flera länder använda molnredovisning för att hantera fakturering i flera valutor, bevaka utgifter i flera team och säkerställa att bokföringen är korrekt.

Hur säker är molnredovisning för lagring av finansiella data?

När molnredovisning hanteras på rätt sätt är det ofta säkrare än traditionella, lokalt lagrade lösningar. Leverantörer investerar i säkerhetsåtgärder och infrastruktur som är av högre standard än vad de flesta företag skulle kunna implementera på egen hand. Så här fungerar säkerheten för molnredovisning:

Kryptering

Kryptering är ryggraden i datasäkerhet inom molnredovisning. Den omvandlar dina data till en kod som är oläslig för obehöriga parter. När data flyttas mellan din enhet och molnet krypteras de för att förhindra avläsning. Data som lagras på leverantörens servrar är också krypterade. Så även om någon skulle komma åt servrarna skulle informationen vara oanvändbar utan krypteringsnyckeln.

Multifaktorautentisering (MFA)

MFA lägger till ett lager av säkerhet genom att kräva mer än bara ett lösenord för att logga in. Även om ditt lösenord har komprometterats behöver obehöriga användare fortfarande en andra faktor, till exempel en kod som skickas till din telefon eller en appbaserad verifiering, för att få åtkomst.

Regelbunden säkerhetskopiering av data

Molnredovisningsleverantörer utför regelbundna säkerhetskopieringar av data för att hålla din information säker, även i händelse av hårdvarufel, cyberattacker eller naturkatastrofer. De kan återställa dina data snabbt utan större störningar om något går fel.

Efterlevnad av säkerhetsstandarder

Välrenommerade molnredovisningslösningar följer branschstandarder och regler för datasäkerhet och integritet. Dessa kan omfatta:

• System- och organisationskontroller (SOC) 2: Ett ramverk för hantering och skydd av känslig information.

• Allmänna dataskyddsförordningen (GDPR): En förordning som skyddar kundernas personuppgifter och gäller för företag som är verksamma i eller har samarbeten inom Europeiska unionen (EU).

• Betalkortbranschens datasäkerhetsstandard (PCI DSS): En standard för dataskydd om ditt bokföringsprogram hanterar data från kortbetalningar.

Användarbehörigheter och rollbaserad åtkomst

Med de flesta molnbaserade plattformar kan du styra vem som ser vad. Du kan till exempel ge din revisor full åtkomst till din bokföring samtidigt som du begränsar en anställds behörighet till att skicka in utgiftsrapporter. Detta kan minska risken för intern felaktig användning eller oavsiktliga ändringar.

Övervakning och identifiering av hot

Molnredovisningsleverantörer investerar i avancerade system för att identifiera hot. De övervakar aktivt misstänkt aktivitet, t.ex. ovanliga inloggningsförsök eller skadlig kod, och vidtar proaktiva åtgärder för att blockera hot innan de blir intrång.

Vilka funktioner ska man leta efter i en molnredovisningslösning?

När du väljer ett molnredovisningssystem avgör ditt företags behov vilken plattform som är rätt. En frilansare kan prioritera fakturering och spårning av utgifter, ett litet företag kan värdesätta hjälp med efterlevnad av skatteregler och löneintegration, och ett växande företag kan fokusera på skalbarhet och avancerad rapportering.

Detta är funktioner som du kan leta efter, beroende på dina prioriteringar:

Fakturering och betalningsbehandling

För dina fakturerings- och betalningsbehov bör du leta efter molnredovisningsplattformar som kan:

• Skapa fakturor som ser professionella ut och som kan anpassas till ditt varumärke

• Automatisera återkommande fakturor för abonnemangsbaserade modeller eller retainer-modeller

• Ta emot digitala betalningar via faktura genom att integrera med betalleverantörer som Stripe

Dessa funktioner gör det enklare för kunder att betala, uppdatera register automatiskt och spara tid på betalningsindrivning.

Spårning av utgifter

Om du spårar många utgifter kan du hitta plattformar där du kan:

• Ladda upp kvitton via en mobilapp genom att ta ett foto

• Importera och kategorisera utgifter automatiskt från anslutna bankkonton eller kreditkort

• Flagga företagsrelaterade utgifter för potentiella avdrag under deklarationsperioden

Plattformar som lär sig dina vanor (t.ex. konsekvent kategorisering av transaktioner från en specifik leverantör) kan göra dessa processer enklare.

Bankavstämning

Om du behöver hjälp med bankavstämning (d.v.s. att matcha transaktioner i ditt redovisningsprogram med dina kontoutdrag) ska du leta efter plattformar som:

• Importerar banktransaktioner automatiskt och föreslår matchningar mot fakturor eller utgifter

• Flaggar avvikelser så att du snabbt kan undersöka dem

Dessa plattformar ser till att din bokföring är korrekt och uppdaterad utan att det krävs timmar av manuellt arbete.

Rapportering och finansiella insikter

Om du prioriterar rapportering och finansiell insikt bör du överväga plattformar med följande:

• Färdiga rapporter som resultaträkningar, kassaflödessammanställningar och balansräkningar

• Rapporter som är anpassade efter dina behov, t.ex. resultatuppföljning per projekt, avdelning eller tidsperiod

• Dashboards i realtid som visar viktiga mätvärden som intäkter, utgifter och utestående fakturor

Detaljerad rapportering är särskilt användbar för beslutsfattande, trendidentifiering och upprättande av skattedeklaration.

Efterlevnad av skatteregler

Om du vill ha hjälp med efterlevnad av skatteregler kan du leta efter molnredovisningssystem som kan tillhandahålla:

• Automatisk beräkning av omsättningsskatt eller mervärdesskatt (moms) baserat på din plats och transaktionstyp

• Inbyggda verktyg för att spåra avdragsgilla kostnader och skatteskulder under hela året

• Integration med programvara för skattedeklaration eller möjligheten att generera skatteklara rapporter till din revisor

Dessa funktioner kan spara otaliga timmar av upprättande och minska risken för fel i lämnade deklarationer.

Integration av lönehantering

För lönehantering ska du hitta plattformar som kan:

• Automatisera löneberäkningar, inklusive skatter och förmåner

• Synkronisera lönekostnader med dina finansiella rapporter för att hålla ordning på bokföringen

Skalbarhet och tillägg

Om du letar efter flexibla lösningar, leta efter funktioner som:

• Stöd för flera valutor för internationella transaktioner

• Lagerhantering för produktbaserade företag

• Projektspårning för att övervaka kostnader och lönsamhet per projekt

• API-åtkomst (Application Programming Interface) för integration med andra verktyg, inklusive CRM- eller ERP-system

Skalbarhet säkerställer att du inte växer ur ditt bokföringsprogram när din verksamhet expanderar.

Samarbete och användarbehörigheter

Om ditt företag har flera personer som sköter ekonomin, leta efter funktioner som:

• Åtkomst för flera användare med rollbaserade behörigheter så att du kan styra vem som ser eller redigerar vissa data

• Samarbete i realtid så att din revisor och ditt team kan arbeta tillsammans med dig utan att behöva vara på samma plats

Detta gör det lättare att dela information på ett säkert sätt och undvika missförstånd.

Integration med annan teknologi

Om du redan använder annan teknologi för att driva ditt företag bör du överväga plattformar som kan integreras med dem. Dessa andra teknologier kan omfatta:

• Betalleverantörer som Stripe för automatisk transaktionsspårning

• E-handelsplattformar som Shopify eller WooCommerce för att synkronisera försäljningsdata

• Verktyg för tidrapportering om du fakturerar kunder per timme

• Lagersystem för att följa upp lagernivåer och kostnader

Användarvänlighet och kundsupport

Du bör se till att plattformen du väljer kan användas intuitivt och har supportfunktioner när du behöver det. Leta efter plattformar som:

• Inte kräver avancerade redovisningskunskaper för att använda

• Tillhandahåller hjälp vid introduktionen, handledningar eller en kunskapsbas för att komma igång

• Ger lyhörd kundsupport om du behöver hjälp med att felsöka ett problem