Branschen för molnbaserade mjukvarutjänster (SaaS) har tagit fram programvarulösningar som hjälper företag att effektivisera den interna verksamheten, inklusive redovisning och utgiftshantering. Marknaden för denna typ av programvara förväntas växa med mer än 4,7 miljarder USD fram till 2027, med 40 % av den tillväxten koncentrerad till Nordamerika.

I takt med att ditt företag växer och står inför allt mer komplexa utgifter blir effektiva utgiftshanteringsprogram ännu viktigare. Nedan förklarar vi vad företag bör veta om att välja och arbeta med utgiftshanteringsprogram, inklusive hur de fungerar, deras nyckelkomponenter och fördelarna och nackdelarna med att använda sådana program. Vi kommer också att dela med oss av bästa praxis kring utgiftshantering.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett program för utgiftshantering?
  
• Nyckelkomponenter i utgiftshanteringsprogram
  
• Hur fungerar utgiftshanteringsprogram?
  
• Olika typer av program för utgiftshantering
  
• Fördelar med att använda utgiftshanteringsprogram
  
• Utmaningar med att använda utgiftshanteringsprogram
  
• Hur man väljer rätt programvarulösning för utgiftshantering
  
• Bästa praxis för implementering och utgiftshantering
  

Vad är ett program för utgiftshantering?

Program för utgiftshantering hjälper företag och privatpersoner att spåra, registrera och behandla utgifter. För företag är sådana program särskilt användbara för att hantera driftskostnader och resekostnader.

Nyckelkomponenter i utgiftshanteringsprogram

Program för utgiftshantering består av flera komponenter, bland annat:

• Spårning av kvitton
  Denna funktion låter användare spåra kvitton digitalt. Istället för att spara papperskvitton kan anställda ta bilder av kvitton och ladda upp dem eller skicka e-postkvitton direkt i programmet. Kvittospårning gör det lättare för anställda att organisera och lagra kvitton, samtidigt som det eliminerar pappersarbete och minskar risken för att förlora viktiga dokument.

• Inmatning och kategorisering av utgifter
  Användare kan ange utgifter manuellt eller importera dem från konto- eller kreditkortsutdrag. Programvaran möjliggör för användare att kategorisera varje utgift under specifika rubriker som resor, kontorsmaterial eller kundmöten, vilket hjälper till med budgethantering.

• Arbetsflöde för godkännande
  Den här funktionen påskyndar processen för godkännande av utgifter. När en anställd skickar in en utgiftsrapport dirigerar programvaran den till rätt person för godkännande, baserat på fördefinierade regler.

• Policyefterlevnad
  Företag kan konfigurera programvaran så att den följer företagets policyer angående utgiftsgränser och tillåtna utgifter. Programvaran kan automatiskt flagga eller avvisa inlämningar som inte följer dessa policyer.

• Rapportering och analys
  Den här funktionen ger detaljerade rapporter och analyser av utgifter och kan generera uppdelningar efter kategori, avdelning, projekt eller individ. Företag kan använda dessa rapporter för att fatta välgrundade beslut om budgetering och kostnadsbesparingsmöjligheter.

• Integrationsmöjligheter
  Utgiftshanteringsprogram kan integreras med andra affärssystem, t.ex. programvara för redovisning, HR-system och ERP-system (Enterprise Resource Planning), vilket gör att data enkelt kan flyttas mellan system och förbättra den övergripande verksamheten.

• Mobil åtkomst och användbarhet
  Många verktyg för utgiftshantering har mobilapplikationer som gör det möjligt för användare att rapportera utgifter från sina smartphones. Detta är särskilt användbart för anställda som reser ofta.

• Säkerhet och dataskydd
  Utgiftshanteringssystem har ofta starka säkerhetsfunktioner, t.ex. datakryptering, åtkomstkontroller och regelbundna säkerhetsrevisioner, som skyddar företag från obehörig åtkomst och dataintrång.

• Anpassning och skalbarhet
  Ofta kan företag anpassa programmet för att passa specifika behov. Program för utgiftshantering kan också skalas upp i takt med att ett företag växer och ta emot fler användare och större datavolymer.

• Användarsupport och utbildning
  Bra programvara tillhandahåller support- och utbildningsresurser – till exempel onlinebaserade vägledningar, kundsupporttjänster och användarmanualer – för att se till att användarna kan använda systemet effektivt.

Tillsammans skapar dessa komponenter ett omfattande system som förenklar företags processer att hantera och analysera utgifter.

Hur fungerar utgiftshanteringsprogram?

Program för utgiftshantering minskar den administrativa bördan för företag, förbättrar noggrannheten och ger insikt i företagets utgifter. Så funkar det:

• Registrering av utgifter
  Användare kan mata in sina egna utgifter i programmet. De kan göra detta manuellt genom att ange information om varje utgift, till exempel belopp, datum och kategori. Programvaran kan också automatiskt hämta in transaktionsdata från anslutna bankkonton eller kreditkort, vilket minskar behovet av manuell inmatning.

• Kvittohantering
  För varje utgift kan användare bifoga digitala kopior av kvitton. De kan göra detta genom att ta foton av papperskvitton med en smartphone och ladda upp dem i programmet eller genom att bifoga digitala kvitton, till exempel PDF-filer eller bekräftelser via e-post.

• Kostnadskategorisering och organisation
  När en anställd anger en utgift kategoriseras den automatiskt i programmet. Den anställde kan också göra detta manuellt. Vanliga kategorier inkluderar resor, måltider, kontorsmaterial och kundunderhållning. Den här kategoriseringen hjälper till att spåra och analysera utgiftsmönster.

• Process för godkännande
  I de flesta företag behöver en anställds utgifter godkännas av en arbetsledare eller ekonomiavdelningen. Programvaran innehåller vanligtvis ett arbetsflöde som dirigerar utgifter till rätt person för granskning och godkännande. Företag kan ställa in regler för att automatisera den här processen.

• Kontroll av policyefterlevnad
  Företag kan ställa in att programmet kontrollerar varje utgift mot företagets utgiftspolicy. Om en utgift bryter mot en policy (t.ex. om den överskrider en utgiftsgräns) kan programmet flagga den för granskning eller avvisa den automatiskt, vilket hjälper till att upprätthålla finansiella kontroller.

• Hantering av ersättning för utgifter
  Programmet kan göra det enklare att ersätta anställda för utgifter. När en utgift har godkänts kan programvaran dirigera den till betalningshantering, som kan kopplas till företagets lönesystem för ersättning.

• Rapportering och analys
  En nyckelfunktion för utgiftshanteringsprogram är möjligheten att generera rapporter och analyser. Dessa rapporter kan ge insikter om utgiftsmönster, spåra utgifter mot budgetar och hjälpa företag att fatta välgrundade finansiella beslut. Företag kan anpassa och dela upp rapporter efter mätvärden som tidsperiod, avdelning eller utgiftstyp.

• Integration med andra system
  Programmet integreras ofta med andra affärssystem, till exempel bokföringsprogram eller ERP-system. Denna integration underlättar enkel överföring av utgiftsdata, vilket bidrar till den övergripande ekonomiska förvaltningen.

• Användaråtkomst och säkerhet
  Företag kan ställa in olika åtkomstnivåer för olika användare, vilket säkerställer att anställda bara ser det de behöver se. Säkerhetsfunktioner som kryptering och åtkomstkontroller skyddar känsliga finansiella data.

• Mobil tillgänglighet
  Många verktyg för utgiftshantering har mobilappar som gör det möjligt för användare att skicka in och godkänna utgifter från sina smartphones. Detta är särskilt användbart för anställda som reser eller arbetar på distans.

Olika typer av program för utgiftshantering

Det finns många typer av program för utgiftshantering på marknaden. Dessa inkluderar:

• Molnbaserad programvara för utgiftshantering
  Den här typen finns i molnet och är därför tillgänglig via internet, utan att du behöver installera programvara på enskilda datorer. Molnbaserad programvara för utgiftshantering är en flexibel och tillgänglig lösning som gör det möjligt för användare att skicka in och hantera utgifter var som helst. Vanligtvis lanseras uppdateringar och nya funktioner automatiskt av leverantören, vilket säkerställer att programvaran förblir uppdaterad.

• Lokal programvara för utgiftshantering
  Till skillnad från molnbaserade lösningar installeras och körs lokal programvara på företagets egna servrar. Den här typen kan vara ett bra val för företag som kräver större kontroll över sina data och system. Det innebär dock ofta mer initiala kostnader och intern IT-personal för underhåll och uppdateringar.

• Integrerade lösningar för utgiftshantering
  Vissa utgiftshanteringssystem är en del av en större uppsättning affärshanteringsprogram. Dessa integrerade system kombinerar utgiftshantering med andra funktioner som redovisning, fakturering eller löner. Den här integreringen kan ge en mer omfattande lösning, men kan innehålla funktioner som vissa företag inte behöver.

• Fristående programvara för utgiftshantering
  Dessa är specialiserade verktyg för utgiftshantering. De är ofta enklare att använda än integrerade system. Att använda fristående programvara är en perfekt lösning för företag som vill förenkla och förbättra sina utgiftshanteringsprocesser men inte behöver ytterligare affärshanteringsverktyg.

• Mobilanpassade program för utgiftshantering
  Vissa verktyg för utgiftshantering är utformade för användning på smartphones och surfplattor. Med hjälp av dessa appar kan användare spara kvitton och lämna in utgiftsrapporter när de är på resande fot, vilket gör dem till en bra lösning för företag med anställda som reser ofta eller arbetar på distans.

• Anpassningsbara system för utgiftshantering
  Vissa program erbjuder en hög nivå av anpassning. Detta kan inkludera anpassade arbetsflöden för godkännande, specifika utgiftskategorier och unika rapportformat. Även om den här typen av programvara ger företag flexibilitet kan det krävas mer tid och resurser att konfigurera den.

• Programvara för utgiftshantering på storföretagsnivå
  Dessa system är utformade för stora organisationer och innehåller en rad funktioner som hanterar komplexa utgiftshanteringsbehov i stor skala. De inkluderar ofta avancerade rapporteringsfunktioner, integrationsalternativ med olika företagssystem och grundliga åtgärder gällande efterlevnad och säkerhet.

Fördelar med att använda utgiftshanteringsprogram

Här är en närmare titt på några av fördelarna med att använda program för utgiftshantering jämfört med traditionella metoder:

• Tids- och arbetsbesparingar
  En av de mest omedelbara fördelarna är att utgiftshanteringen blir snabbare och enklare. Genom att implementera automatisk datainmatning och förenkla rapporterings- och godkännandeprocesser hjälper utgiftshanteringsprogram dig att spendera färre timmar på manuella uppgifter.

• Förbättrad noggrannhet och färre fel
  Program för utgiftshantering minimerar fel genom att automatisera datainmatning och beräkningar. Denna noggrannhet är viktig för att upprätthålla tillförlitliga ekonomiska register samt för efterlevnad av interna policyer och externa bestämmelser.

• Förbättrad insyn och kontroll över utgifter
  Dessa system ger insyn i utgiftsmönster och trender i realtid. Ledningen kan använda dessa detaljerade rapporteringsverktyg och dashboards för att övervaka utgifter, identifiera områden med för höga utgifter och fatta välgrundade beslut för att kontrollera kostnaderna.

• Effektiviserade ersättningsprocesser
  Programvaran gör att det går snabbare att ersätta anställda för utgifter. När utgifterna har godkänts kan de behandlas för betalning snabbare, vilket minskar administrativa förseningar och håller de anställda nöjda.

• Bättre efterlevnad av policyer och förebyggande av bedrägerier
  Eftersom programmet kan tillämpa utgiftspolicyer kan företag upprätthålla bättre efterlevnad. Systemet kan automatiskt flagga utgifter som inte följer fastställda policyer, vilket förhindrar bedrägerier och policyöverträdelser.

• Integration med andra affärssystem
  Att integrera program för utgiftshantering med andra system, t.ex. bokföringsprogram eller ERP-system, underlättar den ekonomiska förvaltningen i hela organisationen.

• Mobil tillgänglighet för hantering när du är på språng
  Mobilappar gör det möjligt för anställda att skicka in utgifter från sina smartphones, vilket är särskilt användbart för distansarbetare och anställda som reser mycket.

• Skalbarhet för att passa affärstillväxt
  I takt med att ett företag växer blir dess behov av utgiftshantering mer komplexa. Program för utgiftshantering kan skalas upp för att tillgodose större transaktionsvolymer och behoven hos ett växande företag.

• Ökad datasäkerhet
  Utgiftshanteringssystem har vanligtvis starka säkerhetsfunktioner för att skydda mot obehörig åtkomst och dataintrång.

• Miljörelaterade fördelar
  Genom att digitalisera utgiftshanteringsprocessen minskar företag sitt beroende av papper.

Utmaningar med att använda utgiftshanteringsprogram

Även om program för utgiftshantering kan göra hanteringen av utgifter snabbare och mer korrekt kommer det med vissa utmaningar. Dessa inkluderar:

• Komplexa integrationsprocesser
  Det kan vara komplicerat att integrera program för utgiftshantering med befintliga system. Det kan kräva teknisk expertis och extra kostnader.

• Användarutbildning och anpassning
  Det tar tid för de anställda att lära sig att använda den nya programvaran. Lämpliga utbildningstillfällen och supportmaterial kan underlätta denna övergång.

• Oro för datasäkerhet
  Hantering av känsliga finansiella uppgifter kräver stränga säkerhetsåtgärder. Programvaran måste följa dataskyddsbestämmelserna och ha starka krypteringsprotokoll. Regelbundna säkerhetsrevisioner kan förhindra dataintrång.

• Kostnadskonsekvenser
  Även om program för utgiftshantering kan spara tid och resurser på lång sikt, måste företag väga potentiella fördelar och besparingar mot initiala installationskostnader och löpande abonnemangsavgifter.

• Begränsningar vad gäller anpassning
  Färdiga standardprogram kanske inte räcker för alla företag. Möjligheten att anpassa funktioner och rapporter varierar beroende på programvaran.

• Regelbundna uppdateringar och underhåll
  Att hålla programvaran uppdaterad är nödvändigt för optimal prestanda och säkerhet. Detta kan kräva regelbundna uppföljningar och samordning med programvaruleverantören, vilket kan vara tidskrävande.

• Noggrannhet och tillförlitlighet när det gäller data
  Automatiserade system förlitar sig på de data som matar dem. Felaktig datainmatning kan leda till fel i spårning och rapportering av utgifter. Regelbundna revisioner och kontroller hjälper till att upprätthålla datans tillförlitlighet.

• Efterlevnad av regler
  Programvaran måste hålla sig uppdaterad med de senaste skattelagarna och finansiella bestämmelserna. Bristande efterlevnad kan leda till juridiska problem och ekonomiska påföljder.

Hur man väljer rätt programvarulösning för utgiftshantering

Det "rätta" programvaran för utgiftshantering är den som bäst passar ditt företags behov. Så här hittar du den bästa programvarulösningen för ditt företag:

• Detaljerad behovsanalys
  Gör en djupgående analys av ditt företags processer för utgiftshantering. Kartlägg hela arbetsflödet för inlämning av utgifter, godkännanden, ersättningar och rapportering. Identifiera specifika flaskhalsar, efterlevnadsproblem och områden där fel ofta uppstår. Bestäm vilken detaljnivå du behöver av data från rapporter och hur det hänger ihop med den bredare ekonomiska planeringen.

• Omfattande budgetbedömning
  Analysera den långsiktiga avkastningen på olika programvarualternativ. Detta inkluderar den initiala kostnaden eller abonnemangsavgifter samt kostnaden för integration, utbildning och potentiellt driftstopp under implementeringen. Tänk på de ekonomiska effekter av ökad effektivitet och policyefterlevnad som olika programvarulösningar kan leverera.

• Avancerad utvärdering av programvarufunktioner
  Undersök vilka funktioner potentiella programvarulösningar erbjuder. Leta efter avancerade funktioner som stöd för flera valutor, kontroller av policyefterlevnad i realtid, AI-baserad identifiering av bedrägerier och automatisk kostnadsfördelning. Utforska hur dessa funktioner kan ta itu med de smärtpunkter som du identifierade i din behovsanalys.

• Integrationens komplexitet och flexibilitet
  Utvärdera programvarans integrationsmöjligheter med dina befintliga system (t.ex. ERP, HRMS och CRM). Utvärdera hur lätt programmet är att integrera och hur flexibelt det är att anpassa sig till framtida systemändringar eller uppgraderingar. Tänk på programvarans API -funktioner och om det tillåter anpassade integrationer.

• Användarupplevelse
  Utvärdera programvaran ur ett slutanvändarperspektiv. Avancerad programvara som inte är användarvänlig kan leda till låg användningsgrad. Använd en fokusgrupp med anställda i en testomgång av programvaran för att samla in feedback om användarupplevelsen.

• Anpassning och policytillämpning
  Undersök hur du kan anpassa programvaran så att den passar ditt företags regler och utgiftspolicyer. Leta efter funktioner som dynamisk anpassning till policyer, där regler kan justeras baserat på olika kriterier, t.ex. den anställdes roll, plats eller typ av utgift.

• Datasäkerhet och efterlevnad
  Undersök programvarans säkerhet i detalj. Detta inkluderar standarder för datakryptering, efterlevnad av globala dataskyddsbestämmelser (t.ex. EU:s allmänna dataskyddsförordning) och verifieringskedjor för utgiftstransaktioner.

• Leverantörens expertis och support
  Bedöm leverantörens expertis inom din specifika bransch. Gå igenom deras meritlista och kundbas och läs fallstudier. Ta reda på vilken supportnivå de tillhandahåller, och om de erbjuder dedikerade resurser för kontohantering och teknisk support.

• Skalbarhet och framtidssäkring
  Se till att programvaran kan skalas upp i takt med att din verksamhet växer genom att undersöka hur väl programvaran kan hantera ökande transaktionsvolymer, fler användare och expanderande global verksamhet. Ta hänsyn till leverantörens framtidsplaner för framtida funktioner och uppdateringar.

• Datadrivet beslutsfattande
  Utvärdera programvarans rapporterings- och analysfunktioner. Avancerad programvara bör tillhandahålla omfattande dashboards, anpassningsbara rapporter och möjligheten att utföra djupgående dataanalyser.

Bästa praxis för implementering och utgiftshantering

• Strategisk planering och engagemang av intressenter
  Börja med en omfattande plan som involverar viktiga intressenter från olika avdelningar, t.ex. ekonomi, IT och HR. Lär dig deras behov och problem för att säkerställa att systemet tar itu med organisationens bredare mål.

• Utfasning och pilottestning
  Implementera programvaran i faser. Börja med ett pilotprogram som involverar en liten, representativ grupp användare. Den här metoden hjälper dig att identifiera potentiella problem och ger möjlighet att göra justeringar innan en fullskalig lansering.

• Integration med befintliga system
  Se till att utgiftshanteringssystemet enkelt kan integreras med dina befintliga ekonomisystem, t.ex. bokföringsprogram, ERP och lönesystem. Detta är viktigt för att automatisera arbetsflöden och säkerställa datakonsekvens.

• Omfattande användarutbildning och support
  Utveckla ett omfattande utbildningsprogram för alla användare. Det bör vara anpassat för olika roller inom organisationen. Inkludera resurser som manualer, onlinebaserade vägledningar och svar på vanliga frågor. Upprätta ett supportsystem för att snabbt ta itu med användarfrågor och tekniska problem.

• Anpassning för affärsbehov
  Anpassa systemet så att det passar ihop med företagets specifika utgiftspolicyer och arbetsflöden. Detta kan t.ex. vara att ställa in anpassade hierarkier för godkännande, utgiftskategorier och ersättningsregler.

• Regelbundna systemrevisioner och uppdateringar
  Genomför regelbundna revisioner för att kontrollera att systemet fungerar som det ska. Håll dig uppdaterad med de senaste programuppgraderingarna och funktionerna som kan förbättra systemets prestanda och användarupplevelsen.

• Övervakning av datasäkerhet och efterlevnad
  Implementera starka datasäkerhetsåtgärder. Övervaka regelbundet efterlevnaden av interna policyer och externa bestämmelser och justera systemet efter behov för att förbli kompatibelt med föränderliga standarder som GDPR.

• Uppmuntra användning och be om feedback
  Uppmuntra användning av utgiftshanteringssystemet. Samla in användarfeedback regelbundet för att övervaka utmaningar och hitta områden som kan förbättras. Denna återkoppling är viktig för kontinuerlig finjustering av systemet.

• Använda analyser för strategiska insikter
  Använd systemets analysfunktioner för att få insikt i utgiftsmönster, policyöverträdelser och potentiella besparingar för att kunna ta strategiska beslut och göra policyjusteringar.

• Kontinuerlig förbättring av processen
  Behandla utgiftshantering som en pågående process. Granska och finjustera policyer, arbetsflöden och systeminställningar regelbundet som svar på förändrade affärsbehov, användarfeedback och tekniska framsteg.

• Hantering av leverantörsrelationer
  Upprätthåll en stark relation med programvaruleverantören. Detta inkluderar regelbunden kommunikation om uppdateringar, supportfrågor och diskussioner om framtida behov och uppgraderingar.

• Stöd en kultur som framhäver efterlevnad
  Bygg och stöd en företagskultur som betonar efterlevnad och vikten av att spendera etiskt. Du kan uppnå detta genom regelbunden kommunikation och utbildning och genom att föregå med gott exempel på ledarskapsnivå.