Il settore SaaS (Software-as-a-Service) ha prodotto soluzioni software che aiutano le attività a semplificare le operazioni interne, tra cui la contabilità e la gestione delle spese. Si prevede che il mercato relativo a questo tipo di software avrà una crescita di oltre 4,7 miliardi di dollari entro il 2027, di cui il 40% sarà concentrato nel Nord America.

Man mano che la tua attività cresce e affronta spese sempre più complesse, un software efficace per gestirle diventa ancora più importante. In questo articolo spiegheremo tutto quello che le attività devono sapere sulla scelta e sull'utilizzo di un software di gestione delle spese: come funziona, componenti chiave e vantaggi e svantaggi del suo utilizzo. Condivideremo inoltre alcune best practice relative alla gestione delle spese.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è un software di gestione delle spese?
  
• Componenti chiave di un software di gestione delle spese
  
• Come funziona un software di gestione delle spese?
  
• Tipi di software di gestione delle spese
  
• Vantaggi dell'utilizzo di un software di gestione delle spese
  
• Sfide associate all'utilizzo di un software di gestione delle spese
  
• Come scegliere la soluzione giusta per un software di gestione delle spese
  
• Best practice per l'implementazione e la gestione delle spese
  

Che cos'è un software di gestione delle spese?

Un software di gestione delle spese aiuta attività e persone fisiche a tracciare, registrare ed elaborare le spese. Nel caso delle attività, questo tipo di software risulta particolarmente utile per gestire spese operative e costi di viaggio.

Componenti chiave di un software di gestione delle spese

Un software di gestione delle spese è costituito da diversi componenti, tra cui:

• Tracciamento delle ricevute
  Questa funzionalità consente agli utenti di tenere traccia delle ricevute in modo digitale: anziché conservarle in formato cartaceo, i dipendenti possono scattare foto delle ricevute e caricarle o inviarle via email direttamente al software. Il tracciamento delle ricevute ne semplifica l'organizzazione e l'archiviazione da parte dei dipendenti, eliminando al tempo stesso la documentazione cartacea e riducendo il rischio di perdere documenti importanti.

• Inserimento e categorizzazione delle spese
  Gli utenti possono inserire le spese manualmente o importarle dagli estratti conto bancari o delle carte di credito. Il software consente agli utenti di classificare ciascuna spesa in categorie specifiche come viaggi, forniture per ufficio o riunioni con clienti, agevolando così la gestione del budget.

• Flusso di lavoro di approvazione
  Questo componente accelera il processo di approvazione delle spese: una volta che un dipendente invia una nota spese, il software la inoltra alla persona appropriata per l'approvazione, in base a regole predefinite.

• Conformità alle politiche
  Le attività possono configurare il software in modo da rispettare le politiche aziendali relative ai limiti di spesa e alle spese consentite. Il software è in grado di contrassegnare o rifiutare automaticamente gli invii non conformi.

• Reportistica e analisi
  Questa funzionalità fornisce analisi e report dettagliati delle spese e può generare ripartizioni per categoria, dipartimento, progetto o persona. Questi report possono essere utilizzati dalle attività per prendere decisioni informate per quanto riguarda budget e opportunità di risparmio sui costi.

• Funzionalità di integrazione
  Un software di gestione delle spese è in grado di integrarsi con altri sistemi aziendali come software di contabilità, sistemi HR e sistemi ERP (Enterprise Resource Planning), consentendo un facile spostamento dei dati tra i sistemi e migliorando le operazioni complessive.

• Usabilità e accesso da dispositivi mobili
  Molti strumenti di gestione delle spese dispongono di applicazioni mobili che consentono agli utenti di inviare le spese dai propri smartphone, una funzionalità particolarmente utile per i dipendenti che viaggiano spesso.

• Sicurezza e protezione dei dati
  I sistemi di gestione delle spese sono spesso dotati di potenti funzionalità di sicurezza, come crittografia dei dati, controlli di accesso e audit regolari, che proteggono le attività da accessi non autorizzati e da violazioni dei dati.

• Personalizzazione e possibilità di crescita
  Spesso le attività possono personalizzare il software per soddisfare esigenze specifiche. Il software di gestione delle spese può anche espandersi man mano che un'attività cresce al fine di gestire più utenti e maggiori volumi di dati.

• Formazione e assistenza per gli utenti
  Un buon software fornisce risorse per il supporto e la formazione, come tutorial online, servizi di assistenza clienti e manuali utente, per garantire un efficace utilizzo del sistema.

Questi componenti lavorano insieme per creare un sistema completo che semplifica il processo di gestione e analisi delle spese per le attività.

Come funziona un software di gestione delle spese?

Un software di gestione delle spese riduce il carico amministrativo per le attività, migliora la precisione e fornisce informazioni dettagliate sulle spese aziendali. Ecco come funziona:

• Registrazione delle spese
  Il software consente agli utenti di inserire le proprie spese. Possono farlo manualmente, immettendo i dettagli di ciascuna spesa, come importo, data e categoria, ma il software può anche raccogliere automaticamente i dati delle transazioni da carte di credito o conti bancari collegati, riducendo la necessità di inserimento manuale.

• Gestione delle ricevute
  Per ogni spesa gli utenti possono allegare copie digitali delle ricevute, scattando foto delle ricevute cartacee con uno smartphone e caricandole sul software oppure allegando ricevute in formato digitale, come PDF o conferme via email.

• Categorizzazione e organizzazione delle spese
  Una volta che un dipendente inserisce una spesa, il software la classifica. Questa operazione può anche essere effettuata manualmente dal dipendente. Le categorie più comuni includono viaggi, pasti, forniture per ufficio e intrattenimento dei clienti. Tale categorizzazione aiuta a monitorare e analizzare i modelli di spesa.

• Processo di approvazione
  Nella maggior parte delle attività le spese di un dipendente devono essere approvate da un supervisore o dal reparto finanziario. Il software in genere include un flusso di lavoro che indirizza le spese alla persona appropriata per la revisione e l'approvazione, un processo che può essere automatizzato impostando delle regole.

• Controlli di conformità alle politiche
  È possibile configurare il software in modo che ciascuna spesa sia verificata rispetto alle politiche aziendali. Se una spesa viola una politica (ad esempio, se supera un limite prestabilito), il software può contrassegnarla per la revisione o rifiutarla automaticamente, contribuendo a rafforzare i controlli finanziari.

• Elaborazione dei rimborsi
  Il software può facilitare il rimborso delle spese ai dipendenti: una volta che una spesa è stata approvata, il software può indirizzarla per il rimborso al sistema di elaborazione dei pagamenti, che potrebbe essere collegato a quello di gestione delle buste paga dell'azienda.

• Reportistica e analisi
  Una funzione chiave di un software di gestione delle spese è la capacità di generare report e analisi che possono fornire informazioni dettagliate sui modelli di spesa, monitorare le spese rispetto ai budget e informare il processo decisionale finanziario. È inoltre possibile personalizzare e ripartire questi report in base a parametri quali periodo di tempo, reparto o tipo di spesa.

• Integrazione con altri sistemi
  Il software spesso si integra con altri sistemi aziendali, come software di contabilità o sistemi ERP. Questa integrazione agevola il facile trasferimento dei dati delle spese, contribuendo alla gestione finanziaria complessiva.

• Accesso degli utenti e sicurezza
  Le attività possono impostare livelli di accesso diversi per utenti diversi, garantendo che i dipendenti vedano solo ciò di cui hanno bisogno. Funzionalità di sicurezza come la crittografia e i controlli di accesso proteggono i dati finanziari sensibili.

• Accessibilità da dispositivi mobili
  Molti strumenti di gestione delle spese dispongono di applicazioni mobili che consentono agli utenti di inviare e approvare le spese dai propri smartphone, una funzionalità particolarmente utile per i dipendenti che viaggiano o lavorano da remoto.

Tipi di software di gestione delle spese

Sul mercato esistono molti tipi di software di gestione delle spese, tra cui:

• Software di gestione delle spese basati su cloud
  Essendo ospitato su cloud, questo tipo è accessibile tramite Internet senza la necessità di installare software sui singoli computer. Un software di gestione delle spese basato su cloud è flessibile e accessibile e consente agli utenti di inviare e gestire le spese ovunque si trovino. Aggiornamenti e nuove funzionalità vengono in genere implementati automaticamente dal fornitore, garantendo il costante aggiornamento del software.

• Software di gestione delle spese on-premise
  A differenza delle soluzioni basate su cloud, un software on-premise viene installato ed eseguito sui server di un'azienda. Potrebbe rappresentare una buona scelta per le attività che richiedono un maggiore controllo sui propri dati e sistemi, ma spesso comporta costi iniziali maggiori e personale IT interno per la manutenzione e gli aggiornamenti.

• Soluzioni di gestione delle spese integrate
  Alcuni sistemi di gestione delle spese fanno parte di una suite più ampia di applicazioni di gestione aziendale. Questi sistemi integrati combinano la gestione delle spese con altre funzioni come contabilità, fatturazione o buste paga. Tale integrazione può fornire una soluzione più completa ma potrebbe includere funzionalità di cui alcune attività non hanno bisogno.

• Software di gestione delle spese indipendenti
  Si tratta di strumenti specializzati per la gestione delle spese, spesso più semplici da utilizzare rispetto ai sistemi integrati. Un software indipendente è la soluzione ideale per le attività che desiderano semplificare e migliorare i processi di gestione delle spese ma non necessitano di strumenti di gestione aziendale aggiuntivi.

• Applicazioni di gestione delle spese mobile-first
  Alcuni strumenti di gestione delle spese sono progettati per essere utilizzati su smartphone e tablet. Queste app consentono agli utenti di acquisire ricevute e inviare note spese ovunque si trovino, il che le rende ideali per attività con dipendenti che viaggiano spesso o che lavorano da remoto.

• Sistemi di gestione delle spese personalizzabili
  Alcuni software offrono un elevato livello di personalizzazione, ad esempio flussi di lavoro di approvazione personalizzati, categorie di spesa specifiche e formati di report unici. Sebbene questo tipo di software offra flessibilità, potrebbe richiedere più tempo e risorse per la configurazione.

• Software di gestione delle spese di livello enterprise
  Progettati per organizzazioni di grandi dimensioni, questi sistemi comprendono una gamma di funzionalità per soddisfare esigenze complesse di gestione delle spese su larga scala. Spesso includono funzionalità di reportistica avanzata, opzioni di integrazione con sistemi aziendali diversi e misure complete per la conformità e la sicurezza.

Vantaggi dell'utilizzo di un software di gestione delle spese

Vediamo più da vicino alcuni dei vantaggi dell'utilizzo di un software rispetto ai metodi tradizionali di gestione delle spese:

• Risparmi in termini di tempo e manodopera
  Uno dei vantaggi più immediati è la riduzione del tempo e dell'impegno necessari per gestire le spese. Implementando l'immissione automatizzata dei dati e semplificando i processi di invio e approvazione, un software di gestione delle spese ti aiuta a dedicare meno ore ad attività manuali.

• Maggiore precisione e meno errori
  Un software di gestione delle spese riduce al minimo gli errori automatizzando l'immissione dei dati e i calcoli. Tale precisione è importante per mantenere registri finanziari affidabili e garantire la conformità alle politiche interne e alle normative esterne.

• Migliore visibilità e controllo sulle spese
  Questi sistemi forniscono visibilità in tempo reale su modelli e tendenze di spesa. Il management può utilizzare questi strumenti di reportistica dettagliata e dashboard per monitorare le spese, identificare le aree di spesa eccessiva e prendere decisioni informate per controllare i costi.

• Procedure di rimborso semplificate
  Il software accelera la procedura di rimborso per i dipendenti: una volta approvate, le spese possono essere elaborate più rapidamente per il pagamento, riducendo i ritardi amministrativi e migliorando la soddisfazione dei dipendenti.

• Migliore conformità alle politiche e prevenzione delle frodi
  Grazie alla capacità del software di impostare e applicare politiche di spesa, le attività sono in grado di mantenere una migliore conformità. Il sistema può contrassegnare automaticamente le spese che non rispettano le politiche stabilite, prevenendo le relative violazioni e le frodi.

• Integrazione con altri sistemi aziendali
  L'integrazione di un software di gestione delle spese con altri sistemi, come software di contabilità o sistemi ERP, facilita la gestione finanziaria in tutta l'organizzazione.

• Accessibilità da dispositivi mobili per la gestione in movimento
  Le applicazioni mobili consentono ai dipendenti di inviare le spese dai propri smartphone, il che risulta particolarmente utile per chi lavora da remoto e per chi viaggia spesso.

• Scalabilità in linea con la crescita dell'attività
  Con la crescita del business, le esigenze di gestione delle spese diventano più complesse. Un software di gestione delle spese può essere ampliato per soddisfare volumi maggiori di transazioni e le esigenze di un'attività in crescita.

• Maggiore sicurezza dei dati
  I sistemi di gestione delle spese dispongono in genere di potenti funzionalità di sicurezza per proteggere da accessi non autorizzati e da violazioni dei dati.

• Vantaggi ambientali
  Digitalizzando il processo di gestione delle spese, le attività riducono la propria dipendenza dai documenti cartacei.

Sfide associate all'utilizzo di un software di gestione delle spese

Sebbene possa migliorare la velocità e l'accuratezza delle pratiche di gestione delle spese di un'azienda, un software di gestione delle spese presenta anche alcune sfide, tra cui:

• Processi di integrazione complessi
  L'integrazione di un software di gestione delle spese con i sistemi esistenti potrebbe essere complicata e richiedere competenze tecniche e costi aggiuntivi.

• Formazione e adattamento degli utenti
  Ci vuole tempo perché i dipendenti imparino a utilizzare il nuovo software. La transizione può essere agevolata attraverso adeguate sessioni di formazione e materiali di supporto.

• Timori per la sicurezza dei dati
  La gestione di dati finanziari sensibili richiede rigorose misure di sicurezza. Il software deve essere conforme alle normative sulla protezione dei dati e disporre di protocolli di crittografia avanzati. Per prevenire violazioni dei dati è opportuno effettuare controlli di sicurezza con regolarità.

• Aspetti economici
  Anche se un software di gestione delle spese può far risparmiare tempo e risorse a lungo termine, è necessario valutarne i potenziali vantaggi e risparmi a fronte dei costi di installazione iniziali e delle tariffe di abbonamento continuative.

• Limitazioni di personalizzazione
  Un software standard potrebbe non essere sufficiente per ogni attività e non tutti i software offrono la possibilità di personalizzare funzionalità e report.

• Manutenzione e aggiornamenti regolari
  Mantenere il software aggiornato è necessario per garantire prestazioni e sicurezza ottimali: potrebbe essere necessario richiedere verifiche periodiche e coordinarsi con il fornitore del software, il che risultare dispendioso in termini di tempo.

• Accuratezza e affidabilità dei dati
  I sistemi automatizzati fanno affidamento sui dati che li alimentano: l'immissione di dati imprecisi può comportare errori nel tracciamento e nella rendicontazione delle spese. Per mantenere l'affidabilità dei dati è opportuno effettuare verifiche e controlli con regolarità.

• Conformità alle normative
  Il software deve rimanere aggiornato con le leggi fiscali e le normative finanziarie più recenti: la mancata conformità può causare problemi di carattere legale e sanzioni finanziarie.

Come scegliere la soluzione giusta per un software di gestione delle spese

Il software "giusto" per la gestione delle spese è quello che risponde meglio alle tue esigenze. Ecco come trovare la soluzione migliore per la tua attività:

• Analisi dettagliata delle esigenze
  Conduci un'analisi approfondita dei processi di gestione delle spese della tua azienda. Mappa l'intero flusso di lavoro relativo all'invio, all'approvazione, al rimborso e alla rendicontazione delle spese, individuando eventuali colli di bottiglia, problemi di conformità e aree in cui si verificano frequentemente errori. Decidi quale granularità dei dati ti occorre dai report e come questa si collega a una più ampia pianificazione finanziaria.

• Esame approfondito del budget
  Analizza il ROI a lungo termine delle diverse opzioni software, includendo i costi iniziali o le tariffe di abbonamento nonché i costi relativi all'integrazione, alla formazione e ai potenziali tempi di inattività durante l'implementazione. Considera l'impatto finanziario di una maggiore efficienza e conformità alle politiche che le diverse soluzioni software potrebbero offrire.

• Valutazione delle funzionalità avanzate del software
  Esamina le funzionalità offerte dalle varie soluzioni software possibili. Cerca funzionalità avanzate come supporto multivaluta, controlli di conformità alle politiche in tempo reale, rilevamento delle frodi basato sull'intelligenza artificiale e allocazione automatizzata dei costi. Scopri in che modo queste funzionalità potrebbero risolvere i punti critici identificati durante la fase di analisi delle esigenze.

• Complessità di integrazione e flessibilità
  Analizza le capacità di integrazione del software con i tuoi sistemi esistenti (come ERP, HRMS e CRM), valutandone la facilità di integrazione e la flessibilità necessarie per adattarsi a futuri cambiamenti o aggiornamenti del sistema. Considera le funzionalità delle API del software e se questo consente integrazioni personalizzate.

• Esperienza d'uso e adozione da parte degli utenti
  Valuta il software dal punto di vista di un utente finale: un software avanzato che non risulti intuitivo può portare a bassi tassi di adozione. Utilizza un focus group di dipendenti in una prova del software per raccogliere feedback sulla sua usabilità.

• Personalizzazione e applicazione delle politiche
  Verifica come è possibile personalizzare il software per adattarlo alle regole e alle politiche di spesa della tua attività. Cerca funzionalità come l'impostazione dinamica delle politiche, che consente di modificare le regole in base a criteri diversi come ad esempio il ruolo del dipendente, la località o il tipo di spesa.

• Sicurezza dei dati e conformità
  Esamina in dettaglio gli aspetti del software relativi alla sicurezza, come ad esempio standard di crittografia dei dati, conformità alle normative globali sulla protezione dei dati (come il GDPR) dell'Unione Europea e audit trail per le transazioni di spesa.

• Competenza e assistenza del fornitore
  Valuta la competenza del fornitore nel tuo settore specifico, esaminandone l'esperienza, la base clienti e i case study. Scopri quale livello di assistenza fornisce, compresa la disponibilità di risorse di account management e assistenza tecnica dedicate.

• Sistema scalabile e a prova di futuro
  Assicurati che il software possa adattarsi alla crescita della tua attività esaminandone la capacità di gestire un aumento dei volumi di transazioni, utenti aggiuntivi e un'espansione delle operazioni globali. Considera la roadmap del fornitore per quanto riguarda funzionalità e aggiornamenti futuri.

• Processo decisionale basato sui dati
  Valuta le capacità di reportistica e analisi del software. Un software avanzato dovrebbe fornire dashboard complete, report personalizzabili e consentire l'esecuzione di analisi approfondite dei dati.

Best practice per l'implementazione e la gestione delle spese

• Pianificazione strategica e coinvolgimento delle parti interessate
  Inizia con un piano completo che coinvolga le principali parti interessate di diversi reparti come finanza, IT e risorse umane. Capisci quali siano le loro esigenze e preoccupazioni per garantire che il sistema soddisfi gli obiettivi più ampi dell'organizzazione.

• Lancio graduale e test pilota
  Implementa il software in più fasi, iniziando con un programma pilota che coinvolga un gruppo ristretto e rappresentativo di utenti. Questo metodo ti aiuterà a individuare potenziali problemi consentendo al contempo eventuali rettifiche prima di un'implementazione su vasta scala.

• Integrazione con i sistemi esistenti
  Assicurati che il sistema di gestione delle spese si integri facilmente con i tuoi sistemi finanziari esistenti, come software di contabilità, ERP e sistemi di gestione delle buste paga. Questa integrazione è fondamentale per automatizzare i flussi di lavoro e garantire la coerenza dei dati.

• Formazione completa e supporto degli utenti
  Sviluppa un programma di formazione completo per tutti gli utenti, adattato ai diversi ruoli all'interno dell'organizzazione, includendo risorse come manuali, tutorial online e domande frequenti. Metti in atto un sistema di assistenza per rispondere tempestivamente ai quesiti degli utenti e in caso di problemi tecnici.

• Personalizzazione per le esigenze aziendali
  Personalizza il sistema così da adattarlo alle politiche di spesa e ai flussi di lavoro specifici della tua azienda, ad esempio impostando gerarchie di approvazione, categorie di spesa e regole di rimborso ad hoc.

• Controlli e aggiornamenti regolari del sistema
  Effettua regolarmente dei controlli per verificare che il sistema funzioni come previsto. Mantieniti al passo con gli aggiornamenti e le funzionalità più recenti del software che potrebbero migliorare le prestazioni del sistema e l'esperienza d'uso.

• Sicurezza dei dati e monitoraggio della conformità
  Implementa solide misure di sicurezza dei dati. Monitora regolarmente la conformità alle politiche interne e alle normative esterne, adeguando il sistema secondo necessità in modo che rimanga conforme agli standard in continua evoluzione come ad esempio il GDPR.

• Promozione dell'adozione e del feedback da parte degli utenti
  Incoraggia l'uso del sistema di gestione delle spese, raccogliendo regolarmente il feedback degli utenti per monitorare le sfide e individuare aree di miglioramento. Questo ciclo di feedback è importante per il continuo perfezionamento del sistema.

• Utilizzo di analisi per approfondimenti strategici
  Utilizza le capacità di analisi del sistema per ottenere informazioni dettagliate sui modelli di spesa, sulle violazioni delle politiche e sui potenziali risparmi per informare le decisioni strategiche e le rettifiche alle politiche.

• Miglioramento continuo del processo
  Tratta la gestione delle spese come un processo continuo, rivedendo e perfezionando regolarmente politiche, flussi di lavoro e impostazioni di sistema in risposta alle mutevoli esigenze aziendali, al feedback degli utenti e ai progressi tecnologici.

• Gestione delle relazioni con il fornitore
  Mantieni un rapporto solido con il fornitore del software attraverso comunicazioni regolari in merito ad aggiornamenti e problemi di assistenza e discutendo di esigenze e upgrade futuri.

• Diffusione di una cultura della conformità
  Costruisci e sostieni una cultura aziendale che enfatizzi la conformità e la spesa etica, promuovendo comunicazione e formazione costanti e dando l'esempio a livello di leadership.