Le secteur des logiciels en tant que service (SaaS) a produit des solutions logicielles qui aident les entreprises à rationaliser leurs opérations internes, y compris la comptabilité et la gestion des dépenses. Le marché de ce type de logiciel devrait croître de plus de 7,5 milliards $ d'ici 2029, avec 40 % de cette croissance concentrée en Amérique du Nord.

À mesure que vos activités se développent et que vos budgets se complexifient, il devient plus important de disposer d'un logiciel de gestion des dépenses efficace. Cet article présente tout ce que les entreprises doivent savoir pour sélectionner et tirer parti de ce type de solution, notamment leur principe de fonctionnement, leurs composantes clés, mais aussi leurs avantages et leurs inconvénients. Vous y découvrirez également quelques bonnes pratiques en matière de gestion des dépenses.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des dépenses?
  
• Composants clés des logiciels de gestion des dépenses
  
• Comment fonctionnent les logiciels de gestion des dépenses?
  
• Types de logiciels de gestion des dépenses
  
• Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des dépenses
  
• Défis liés à l'utilisation d'un logiciel de gestion des dépenses
  
• Comment choisir la bonne solution de logiciel de gestion des dépenses
  
• Bonnes pratiques pour l'implémentation et la gestion des dépenses
  
• Comment Stripe Payments peut vous aider
  
• FAQ sur les logiciels de gestion des dépenses
  

Présentation des logiciels de gestion des dépenses

Les logiciels de gestion des dépenses aident les entreprises et les particuliers à faire le suivi, à enregistrer et à traiter les dépenses. Pour les entreprises, ces logiciels sont particulièrement utiles pour la gestion des dépenses d'exploitation et des frais de déplacement.

Composantes principales des logiciels de gestion des dépenses

Ces logiciels incluent plusieurs fonctionnalités principales décrites ci-après.

• Suivi des reçus : Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de faire le suivi numérique des reçus. Au lieu de conserver des reçus papier, les employés peuvent photographier leurs reçus et les téléverser ou envoyer les reçus par courriel directement dans le logiciel. Le suivi des reçus permet aux employés de classer et de conserver leurs reçus plus facilement, tout en éliminant la paperasse et en réduisant le risque de perdre des documents importants.

• Saisie et catégorisation des dépenses : Les utilisateurs peuvent saisir les dépenses manuellement ou les importer à partir de relevés bancaires ou de cartes de crédit. Le logiciel permet de catégoriser chaque dépense sous des rubriques précises, comme les déplacements, les fournitures de bureau ou les réunions avec des clients, ce qui facilite la gestion budgétaire.

• Flux d'approbation : Cette composante accélère le processus d'approbation des dépenses. Une fois qu'un employé soumet un rapport de dépenses, le logiciel l'achemine à la personne appropriée pour approbation, selon des règles prédéfinies.

• Conformité aux politiques : Les entreprises peuvent configurer le logiciel pour qu'il respecte les politiques de l'entreprise concernant les limites de dépenses et les dépenses autorisées. Le logiciel peut signaler ou rejeter automatiquement les soumissions non conformes à ces politiques.

• Création de rapports et analyses : Cette fonctionnalité fournit des rapports et des analyses détaillés des dépenses par catégorie, service, projet ou personne. Les entreprises peuvent utiliser ces rapports pour prendre des décisions éclairées sur la budgétisation et les possibilités de réduction des coûts.

• Capacités d'intégration : Les logiciels de gestion des dépenses peuvent s'intégrer à d'autres systèmes d'entreprise, tels que les logiciels de comptabilité, les systèmes de RH et les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (PRE), ce qui permet aux données de circuler facilement entre les systèmes et d'améliorer les opérations globales.

• Accès mobile et convivialité : De nombreux outils de gestion des dépenses disposent d'applications mobiles, permettant aux utilisateurs de déclarer leurs dépenses depuis leur téléphone intelligent. Cela s'avère particulièrement utile pour les employés qui voyagent fréquemment.

• Sécurité et protection des données : Les systèmes de gestion des dépenses sont souvent dotés de solides fonctionnalités de sécurité, telles que le chiffrement des données, les contrôles d'accès et les audits de sécurité réguliers, qui protègent les entreprises contre les accès non autorisés et les violations de données.

• Personnalisation et évolutivité : Souvent, les entreprises peuvent personnaliser le logiciel en fonction de leurs besoins spécifiques. Les logiciels de gestion des dépenses peuvent également évoluer en même temps que l'entreprise, en s'adaptant à un plus grand nombre d'utilisateurs et de données.

• Soutien aux utilisateurs et formation : Un bon logiciel fournit des ressources de soutien et de formation, telles que des tutoriels en ligne, des services d'assistance à la clientèle et des manuels d'utilisation, pour s'assurer que les utilisateurs peuvent utiliser le système de manière efficace.

• Extraction de données par ROC : Le logiciel utilise la reconnaissance optique des caractères (ROC) pour extraire automatiquement les informations clés (telles que les montants, les dates, les codes fiscaux et les noms des marchands) directement à partir d'une photo de reçu, ce qui élimine complètement la saisie manuelle de données.

• Suivi automatisé du kilométrage : Le logiciel s'intègre aux services de cartographie pour consigner avec précision les distances parcourues pour les déplacements professionnels, optimiser les itinéraires routiers et calculer instantanément les totaux de remboursement exacts du kilométrage.

• Synchronisation avec les cartes d'entreprise : Le logiciel se connecte directement aux cartes de crédit de l'entreprise et aux flux bancaires pour alimenter, rapprocher et faire correspondre automatiquement les frais de transaction en temps réel au fur et à mesure qu'ils surviennent.

• Multidevise et conformité mondiale :
  Les systèmes de gestion des dépenses peuvent gérer automatiquement les conversions de devises, la prise en charge linguistique localisée et les règlements fiscaux régionaux pour gérer facilement les déplacements internationaux et les équipes transfrontalières.

• Suivi facturable des projets et des clients : Les employés peuvent attribuer des dépenses individuelles sous forme de postes de facture à des comptes clients précis, à des projets internes ou à des codes de tâches afin de simplifier la facturation externe et la comptabilité de projet.

L'ensemble de ces fonctionnalités forme un système complet, qui simplifie la gestion et l'analyse des dépenses pour les entreprises.

Fonctionnement des logiciels de gestion des dépenses

Les logiciels de gestion des dépenses réduisent la charge administrative des entreprises, assurent une plus grande précision et fournissent des renseignements précieux sur les budgets. Voici comment ils fonctionnent :

1. Saisie des reçus et extraction par reconnaissance optique des caractères (ROC) : Le processus s'amorce au moment où un employé engage une dépense professionnelle. À l'aide d'une application mobile, l'utilisateur photographie son reçu physique ou transfère un courriel de facture numérique directement dans le système. Le moteur ROC du logiciel lit automatiquement l'image, extrayant instantanément les métadonnées de transaction essentielles telles que le nom du marchand, la date d'achat, le coût total et les codes fiscaux applicables pour remplir un poste de facture sans saisie manuelle.

2. Vérification automatique de la conformité à la politique : Une fois la dépense consignée et catégorisée, le système croise immédiatement les détails de la transaction avec les règles de la politique numérique en matière de dépenses prédéfinie par l'entreprise. Si le poste de facture respecte les limites de dépenses établies, le processus se poursuit sans accroc. S'il enfreint une politique, le système signale l'écart ou bloque automatiquement la soumission.

3. Acheminement intelligent et flux d'approbation : Les éléments de dépense conformes sont automatiquement regroupés dans un rapport numérique et acheminés au superviseur ou au membre de l'équipe financière concerné pour vérification. Les gestionnaires reçoivent des notifications instantanées sur leur bureau ou leur appareil mobile leur permettant d'inspecter les reçus joints, de visualiser les éventuels signalements de conformité automatiques et d'accorder ou de refuser l'approbation d'un simple clic.

4. Remboursement direct et synchronisation avec le PRE : Dès que l'approbation finale est accordée, le logiciel transmet les données de dépenses validées dans l'écosystème financier de l'entreprise pour le traitement des paiements. Il amorce simultanément un transfert de paiement électronique ou transmet les données à la paie pour rembourser rapidement l'employé, tout en exécutant une synchronisation automatique avec le logiciel de comptabilité de base ou la plateforme PRE de l'entreprise pour rapprocher proprement le grand livre général.

Types de logiciels de gestion des dépenses

Il existe de nombreux types de logiciels de gestion des dépenses sur le marché. En voici quelques-uns :

• Logiciel de gestion des dépenses infonuagique : Ce type de logiciel est hébergé dans le nuage, ce qui le rend accessible par Internet, sans avoir à l'installer sur chaque ordinateur. Souple et accessible, il permet aux utilisateurs de soumettre et de gérer leurs dépenses de n'importe où. Généralement, le fournisseur déploie automatiquement les mises à jour et les nouvelles fonctionnalités, ce qui garantit que le logiciel reste à jour.

• Logiciel de gestion des dépenses sur site : Contrairement aux solutions infonuagiques, le logiciel sur site est installé et s'exécute sur les serveurs de l'entreprise. Ce type de logiciel peut être un bon choix pour les entreprises qui ont besoin d'un meilleur contrôle sur leurs données et leurs systèmes. Toutefois, il implique souvent des coûts initiaux plus élevés et nécessite du personnel informatique interne pour l'entretien et les mises à jour.

• Solutions intégrées de gestion des dépenses : Certains systèmes de gestion des dépenses font partie d'une suite plus large d'applications de gestion d'entreprise. Ces systèmes intégrés combinent la gestion des dépenses à d'autres fonctions comme la comptabilité, la facturation ou la paie. Cette intégration peut offrir une solution plus complète, mais pourrait inclure des fonctionnalités dont certaines entreprises n'ont pas besoin.

• Logiciel autonome de gestion des dépenses : Il s'agit d'outils spécialisés dans la gestion des dépenses. Ils sont souvent plus simples à utiliser que les systèmes intégrés. Les logiciels autonomes sont parfaits pour les entreprises qui souhaitent simplifier et améliorer leurs processus de gestion des dépenses, mais qui n'ont pas besoin d'outils supplémentaires de gestion d'entreprise.

• Applications mobiles de gestion des dépenses : Certains outils de gestion des dépenses sont conçus pour être utilisés sur les téléphones intelligents et les tablettes. Ces applications permettent aux utilisateurs de saisir des reçus et de remplir des rapports de dépenses lors de leurs déplacements, ce qui en fait un outil idéal pour les entreprises dont les employés voyagent souvent ou travaillent à distance.

• Systèmes de gestion des dépenses personnalisables : Certains logiciels offrent un degré élevé de personnalisation. Cela peut inclure des flux d'approbation personnalisés, des catégories de dépenses précises et des formats de rapport uniques. Bien que ce type de logiciel offre une certaine flexibilité aux entreprises, sa configuration peut exiger davantage de temps et de ressources.

• Logiciels de gestion des dépenses à l'échelle de l'entreprise : Conçus pour les grandes organisations, ces systèmes intègrent diverses fonctionnalités qui répondent aux besoins complexes en matière de gestion des dépenses. Ils comprennent souvent des fonctionnalités de création de rapports avancées, des options d'intégration avec différents systèmes d'entreprise, ainsi que des mesures exhaustives de conformité et de sécurité.

Avantages liés à l'utilisation des logiciels de gestion des dépenses

Voici une présentation détaillée des avantages liés à l'utilisation de ces logiciels par rapport aux méthodes de gestion des dépenses traditionnelles.

• Gain de temps et d'efforts : L'un des avantages les plus immédiats est la réduction du temps et des efforts consacrés à la gestion des dépenses. En automatisant la saisie des données et en simplifiant les processus de création de rapports et d'approbation, le logiciel de gestion des dépenses vous permet de passer moins de temps sur des tâches manuelles.

• Précision accrue et réduction des erreurs : Un logiciel de gestion des dépenses réduit les erreurs en automatisant la saisie et les calculs des données. Cette précision est importante pour tenir des registres financiers fiables et assurer la conformité aux politiques internes et aux réglementations externes.

• Visibilité et contrôle accrus sur les dépenses : Ces systèmes offrent une visibilité en temps réel sur les habitudes et les tendances de dépenses. La direction peut utiliser ces outils de création de rapports détaillés et ces tableaux de bord pour surveiller les dépenses, repérer les dépassements de coûts et prendre des décisions éclairées pour maîtriser les coûts.

• Simplification des processus de remboursement : Le logiciel accélère le processus de remboursement des employés. Une fois les dépenses approuvées, elles peuvent être traitées plus rapidement en vue de leur paiement, ce qui réduit les retards administratifs et améliore la satisfaction du personnel.

• Sécurité des données accrue : Les systèmes de gestion des dépenses sont généralement dotés de fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger contre les accès non autorisés et les violations de données.

• Avantages environnementaux : En numérisant le processus de gestion des dépenses, les entreprises réduisent leur dépendance au papier.

Défis liés à l'utilisation d'un logiciel de gestion des dépenses

Les logiciels de gestion des dépenses sont gages de rapidité et de précision pour les entreprises. Cependant, ils présentent certains inconvénients. En voici quelques-uns :

• Processus d'intégration complexes : Intégrer un logiciel de gestion des dépenses aux systèmes existants peut s'avérer complexe. Cela peut nécessiter une expertise technique et entraîner des coûts supplémentaires.

• Formation et adaptation des utilisateurs : Les employés ont besoin de temps pour apprendre à utiliser le nouveau logiciel. Des séances de formation adéquates et du matériel de soutien peuvent faciliter cette transition.

• Problèmes de sécurité des données : Le traitement de données financières sensibles exige des mesures de sécurité rigoureuses. Le logiciel doit se conformer aux règlements sur la protection des données et comporter des protocoles de chiffrement robustes. Des audits de sécurité réguliers peuvent prévenir les violations de données.

• Incidences sur les coûts : Bien qu'un logiciel de gestion des dépenses puisse faire gagner du temps et des ressources à long terme, les entreprises doivent soupeser les avantages et les économies potentiels par rapport aux coûts de configuration initiaux et aux frais d'abonnement continus.

• Limites de personnalisation : Les logiciels prêts à l'emploi peuvent ne pas convenir à toutes les entreprises. La possibilité de personnaliser les fonctionnalités et les rapports varie selon le logiciel.

• Mises à jour et maintenance régulières : Maintenir le logiciel à jour est nécessaire pour garantir des performances et une sécurité optimales. Cela peut exiger des vérifications régulières et une coordination avec le fournisseur du logiciel, ce qui peut prendre du temps.

• Exactitude et fiabilité des données : Les systèmes automatisés dépendent des données qui les alimentent. Une saisie de données inexacte peut entraîner des erreurs dans le suivi et les rapports des dépenses. Des audits et des vérifications réguliers aident à maintenir la fiabilité des données.

• Conformité aux règlements : Le logiciel doit rester à jour avec les dernières lois fiscales et réglementations financières. La non-conformité peut entraîner des problèmes juridiques et des pénalités financières.

Comment choisir un logiciel de gestion des dépenses

Le bon logiciel de gestion des dépenses est celui qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise. Voici comment trouver la meilleure solution logicielle pour votre entreprise :

1. Définissez vos flux de travail internes et vos obstacles : Avant d'examiner les fonctionnalités des fournisseurs externes, cartographiez le cycle de vie actuel de vos dépenses, de la soumission au rapprochement comptable. Cernez vos points faibles pour savoir exactement quels problèmes le nouveau logiciel doit résoudre.

2. Vérifiez la compatibilité d'intégration : Isolez les outils de base sur lesquels votre entreprise s'appuie déjà, plus précisément votre logiciel de comptabilité, votre système PRE et votre plateforme de gestion des RH. Tout logiciel de dépenses que vous envisagez doit offrir une intégration bidirectionnelle native ou une grande flexibilité d'API pour s'associer à ces systèmes, afin de garantir que les données financières circulent instantanément entre les bases de données, sans téléversements manuels de fichiers.

3. Effectuez des essais d'expérience utilisateur : Réunissez un groupe de discussion interne diversifié pour tester une version d'essai du logiciel. Si l'application mobile est peu pratique ou si le dashboard est déroutant, les taux d'adoption par les utilisateurs chuteront, rendant inutile même le logiciel le plus avancé.

4. Calculez le coût total de possession : Regardez au-delà du prix mensuel de base ou des frais d'abonnement par utilisateur. Tenez compte du retour sur investissement (RSI) à long terme en considérant les délais d'implémentation, les ressources obligatoires pour la formation du personnel, les coûts de configuration cachés et les économies financières mesurables découlant de l'application automatisée des politiques.

Liste de vérification des logiciels de gestion des dépenses

Lors de l'évaluation comparative de plateformes potentielles au cours de présentations de vente et de démonstrations de produits, assurez-vous qu'elles répondent à ces critères essentiels :

• Application dynamique des politiques : Le logiciel peut-il signaler, rediriger ou rejeter automatiquement les soumissions de dépenses en temps réel en fonction de règles personnalisables liées aux rôles du personnel, aux emplacements ou à des limites de dépenses précises?

• Automatisation avancée des données : Le système intègre-t-il la numérisation intelligente des reçus par ROC, le suivi automatisé du kilométrage et le rapprochement en temps réel avec les flux de données des cartes de crédit d'entreprise?

• Sécurité de niveau entreprise : Le fournisseur offre-t-il une détection de la fraude établie sur l'IA, un chiffrement des données de bout en bout, des contrôles stricts des niveaux d'accès des utilisateurs, une conformité locale en matière de protection des données (comme le RGPD) et des pistes d'audit numérique complètes?

• Capacités mondiales : Le système prend-il en charge les conversions multidevises, la conformité fiscale internationale localisée et les interfaces multilingues si votre entreprise se développe à l'international?

• Évolutivité et feuille de route du fournisseur : L'architecture est-elle conçue pour gérer les pics rapides des volumes de transactions et des postes d'utilisateurs à mesure que votre entreprise se développe, et le fournisseur dispose-t-il d'une feuille de route claire pour les futurs déploiements de fonctionnalités?

Bonne pratique en matière de mise en œuvre et de gestion des dépenses

• Planification stratégique et engagement des parties prenantes : Commencez par un plan complet qui implique les principales parties prenantes de différents services tels que les finances, les TI et les ressources humaines. Prenez connaissance de leurs besoins et de leurs préoccupations pour vous assurer que le système répond aux objectifs plus larges de l'organisation.

• Déploiement progressif et essais pilotes : Implémentez le logiciel par phases. Commencez par un programme pilote impliquant un petit groupe représentatif d'utilisateurs. Cette méthode vous aidera à repérer les problèmes potentiels tout en permettant d'apporter des ajustements avant un déploiement à grande échelle.

• Intégration aux systèmes existants : Assurez-vous que le système de gestion des dépenses s'intègre facilement à vos systèmes financiers existants, tels que les logiciels de comptabilité, les systèmes PRE et les systèmes de paie. Cette intégration est essentielle pour automatiser les flux de travail et garantir la cohérence des données.

• Formation des utilisateurs et service d'assistance : Élaborez un programme de formation complet pour l'ensemble des utilisateurs, adapté aux différents rôles au sein de l'organisation. Incluez des ressources telles que des manuels, des tutoriels en ligne et des FAQ. Mettez en place un système de service d'assistance pour répondre rapidement aux questions des utilisateurs et aux problèmes techniques.

• Personnalisation selon les besoins de l'entreprise : Personnalisez le système afin qu'il corresponde aux politiques de dépenses et aux flux de travail particuliers de votre entreprise. Cela comprend la configuration de hiérarchies d'approbation personnalisées, de catégories de dépenses et de règles de remboursement.

• Audits et mises à jour réguliers du système : Effectuez des audits réguliers pour vérifier que le système fonctionne comme prévu. Restez à jour avec les dernières mises à niveau logicielles et les fonctionnalités qui pourraient améliorer les performances du système et l'expérience utilisateur.

• Sécurité des données et surveillance de la conformité : Mettez en œuvre des mesures de sécurité des données rigoureuses. Surveillez régulièrement la conformité avec les politiques internes et les réglementations externes, en ajustant le système au besoin pour rester en conformité avec les normes en évolution telles que le RGPD.

• Encouragement de l'adoption par les utilisateurs et boucle de rétroaction : Encouragez l'utilisation du système de gestion des dépenses. Recueillez régulièrement les commentaires des utilisateurs pour surveiller les difficultés et trouver des points à améliorer. Cette boucle de rétroaction est importante pour le perfectionnement continu du système.

• Utilisation des analyses pour des informations stratégiques : Utilisez les capacités d'analyse du système pour obtenir des informations sur les habitudes de dépenses, les violations de politiques et les économies potentielles afin d'éclairer les décisions stratégiques et les ajustements de politiques.

• Amélioration continue des processus : Traitez la gestion des dépenses comme un processus continu. Révisez et peaufinez régulièrement les politiques, les flux de travail et les paramètres du système en réponse à l'évolution des besoins de l'entreprise, aux commentaires des utilisateurs et aux avancées technologiques.

• Gestion des relations avec les fournisseurs : Maintenez une relation solide avec le fournisseur du logiciel. Cela inclut une communication régulière concernant les mises à jour, les problèmes de service d'assistance et les discussions sur les besoins et les mises à niveau futurs.

• Culture de la conformité : Bâtissez et soutenez une culture d'entreprise qui met l'accent sur la conformité et les dépenses éthiques. Vous pouvez y parvenir par le biais de communications et de formations régulières, et en donnant l'exemple au niveau de la direction.

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FAQ sur les logiciels de gestion des dépenses