Le secteur des logiciels en tant que service (SaaS) a développé à l'intention des entreprises des solutions de rationalisation des opérations, notamment pour la comptabilité et la gestion des dépenses. On prévoit une évolution du marché pour ce type de logiciel de plus de 4,7 milliards de dollars d'ici 2027, avec 40 % de cette croissance concentrée dans la région Amérique du Nord.

À mesure que vos activités se développent et que vos budgets se complexifient, il devient plus important de disposer d'un logiciel de gestion des dépenses efficace. Cet article présente tout ce que les entreprises doivent savoir pour sélectionner et tirer parti de ce type de solution, notamment leur principe de fonctionnement, leurs composantes clés, mais aussi leurs avantages et leurs inconvénients. Vous y découvrirez également quelques bonnes pratiques en matière de gestion des dépenses.

Sommaire

• Présentation des logiciels de gestion des dépenses
  
• Composantes principales des logiciels de gestion des dépenses
  
• Fonctionnement des logiciels de gestion des dépenses
  
• Types de logiciels de gestion des dépenses
  
• Avantages liés à l'utilisation de ces logiciels
  
• Défis liés à l'utilisation de ces logiciels
  
• Comment choisir un logiciel de gestion des dépenses
  
• Bonnes pratiques en matière de mise en œuvre et de gestion des dépenses
  

Présentation des logiciels de gestion des dépenses

Comme leur nom l'indique, les logiciels de gestion des dépenses aident les entreprises et les particuliers à suivre, consigner et gérer leurs dépenses. Dans le cas des entreprises, ils sont particulièrement utiles pour la gestion des coûts opérationnels et des frais de déplacement.

Composantes principales des logiciels de gestion des dépenses

Ces logiciels incluent plusieurs fonctionnalités principales décrites ci-après.

• Suivi des reçus
  Cette fonctionnalité assure un suivi numérique des reçus. Au lieu de les conserver au format papier, les employés peuvent les photographier, et importer ou envoyer par e-mail ces photos vers le logiciel. Ils peuvent ainsi plus facilement les organiser et les archiver, et ne courent plus le risque de perdre des documents importants.

• Saisie et catégorisation des dépenses
  Les utilisateurs saisissent manuellement leurs dépenses, ou importent leurs relevés de compte ou de carte bancaire. Le logiciel leur permet ensuite de les classer sous des catégories spécifiques (par ex., déplacements, fournitures de bureau, réunions client), ce qui simplifie la gestion des budgets.

• Workflow d'approbation
  Cette fonctionnalité accélère le processus de validation des dépenses. Lorsqu'un rapport de dépenses est soumis, le logiciel l'adresse pour approbation à la personne compétente, en se basant sur des règles prédéfinies.

• Conformité aux politiques
  Les entreprises peuvent configurer le logiciel afin de s'assurer du respect de leurs politiques, notamment en matière de plafond et de types de dépenses autorisés. Les dépenses en infraction sont alors automatiquement signalées ou rejetées.

• Reporting et analyses
  Cette fonctionnalité fournit des analyses et rapports de dépenses détaillés, mais aussi des graphiques de répartition par catégorie, projet ou employé. Ces supports éclairent les décisions des entreprises en matière de budget et révèlent les opportunités d'économies.

• Capacités d'intégration
  Les logiciels de gestion des dépenses peuvent s'intégrer à d'autres systèmes, tels que les logiciels de comptabilité ou de ressources humaines et les progiciels de gestion intégrés (ERP), ce qui simplifie l'échange de données et rationalise les opérations de façon générale.

• Accès mobile et commodité
  Bon nombre de logiciels de gestion des dépenses sont associés à des applications mobiles qui permettent de consigner les dépenses depuis un smartphone. Cette portabilité est particulièrement pratique pour les employés fréquemment en déplacement.

• Sécurité et protection des données
  Les systèmes de gestion des dépenses comportent souvent des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que le chiffrement des données, des contrôles d'accès et des audits réguliers, qui offrent une protection face aux accès non autorisés et aux fuites de données.

• Personnalisation et évolutivité
  La plupart du temps, la configuration de ces logiciels peut être ajustée en fonction des besoins de l'entreprise. Ils peuvent également être mis à l'échelle à mesure qu'elle se développe, afin de prendre en charge davantage d'utilisateurs et des volumes de données plus conséquents.

• Formation et assistance aux utilisateurs
  Un bon logiciel de gestion des dépenses s'accompagne de ressources d'aide et de formation, comme des tutoriels en ligne, des services d'assistance client et des guides utilisateur, afin de permettre à chacun d'en tirer le meilleur parti.

L'ensemble de ces fonctionnalités forme un système complet, qui simplifie la gestion et l'analyse des dépenses pour les entreprises.

Fonctionnement des logiciels de gestion des dépenses

Les logiciels de gestion des dépenses réduisent la charge administrative des entreprises, assurent une plus grande précision et fournissent des informations précieuses sur les budgets. Voici comment ils fonctionnent.

• Enregistrement des dépenses
  Ces logiciels permettent aux utilisateurs de consigner leurs dépenses. Cet enregistrement peut se faire manuellement, en saisissant tous les détails tels que les montants, les dates et les catégories de dépenses, ou de façon automatique. Le logiciel extrait alors les données pertinentes des relevés de compte ou de carte bancaire.

• Gestion des reçus
  Il est possible de fournir des copies numériques des reçus pour chaque dépense, soit en les prenant en photo et en les important dans le logiciel à l'aide d'un smartphone, soit en les joignant au format PDF ou en les envoyant par e-mail.

• Classification et organisation des dépenses
  Le logiciel affecte les dépenses consignées à une catégorie. Ce classement peut également être réalisé manuellement par les employés. Les catégories courantes de dépenses incluent les frais de déplacement, de fournitures de bureau et de représentation. Cette classification simplifie le suivi et l'analyse des modèles de dépenses.

• Processus d'approbation
  Dans la plupart des entreprises, les dépenses des employés doivent être approuvées par le service financier. Les logiciels prévoient généralement un workflow qui les adresse à la personne appropriée à des fins d'examen et de validation. Des règles peuvent être définies par les entreprises pour automatiser ce processus.

• Contrôle du respect des politiques
  Le logiciel peut être configuré de façon à vérifier que chaque dépense est conforme aux politiques d'une entreprise. Si une infraction est constatée (par ex., si un seuil de dépenses est dépassé), le logiciel la signale pour examen ou la rejette automatiquement, ce qui facilite les contrôles financiers.

• Gestion des remboursements
  Ces solutions logicielles simplifient également le remboursement des frais des employés. Une fois les dépenses approuvées, les informations associées sont transmises à un processus de traitement des paiements (au système de paie de l'entreprise, par exemple) afin de rembourser l'employé.

• Reporting et analyses
  La génération d'analyses et de rapports compte parmi les fonctionnalités clés des logiciels de gestion des dépenses. Ces rapports fournissent des données précieuses sur les modèles de dépenses, permettent d'établir des comparaisons avec les budgets prévisionnels et éclairent les décisions financières. Les entreprises ont en outre la possibilité de personnaliser les rapports et de générer des graphiques de répartition selon certains indicateurs, par ex. par période, par service ou par type de dépenses.

• Intégration à d'autres systèmes
  Ces logiciels se laissent généralement intégrer à d'autres systèmes métiers, tels que des logiciels de comptabilité ou ERP. Cette intégration simplifie l'échange des données relatives aux dépenses, au profit d'une gestion financière globale optimisée.

• Accès et sécurité des utilisateurs
  Les entreprises peuvent définir différents niveaux d'accès selon les types d'utilisateurs, afin de s'assurer que leurs employés accèdent uniquement aux informations dont ils ont besoin. Des fonctionnalités de sécurité, telles que le chiffrement ou encore le contrôle des accès, protègent les données financières sensibles.

• Accessibilité mobile
  Bon nombre de logiciels de gestion des dépenses s'accompagnent d'applications mobiles qui permettent aux utilisateurs de faire valider leurs dépenses depuis leur smartphone. Cette portabilité est particulièrement pratique pour les employés qui voyagent fréquemment ou travaillent à distance.

Types de logiciels de gestion des dépenses

Il existe de nombreux types de logiciels de gestion des dépenses sur le marché. En voici quelques-uns.

• Logiciels cloud
  Hébergés sur le cloud, ils sont accessibles via Internet et ne requièrent donc pas d'installation sur des ordinateurs individuels. Ce type de logiciel est évolutif et facile d'accès. Il permet aux utilisateurs de consigner et de suivre leurs dépenses où qu'ils se trouvent. En règle générale, leurs mises à jour et nouvelles fonctionnalités sont déployées automatiquement par le fournisseur. Vous disposez ainsi toujours de la dernière version.

• Logiciels mis en œuvre sur site
  Contrairement aux solutions cloud, ces logiciels sont installés et s'exécutent sur des serveurs sur site. Cette option convient bien aux entreprises qui doivent exercer un plus grand contrôle sur leurs systèmes et leurs données. Cependant, elle implique des coûts initiaux plus importants et l'intervention d'une équipe IT interne pour sa maintenance et ses mises à jour.

• Solutions intégrées
  Certains logiciels font partie d'une suite d'applications de gestion d'entreprise plus large. Ces environnements intègrent des outils de gestion des dépenses, mais aussi de comptabilité, de facturation ou de paie. Ils constituent une solution plus complète, mais les entreprises n'ont pas nécessairement besoin de l'ensemble de ces fonctionnalités.

• Logiciels autonomes
  Il s'agit d'outils spécialisés, dédiés à la gestion des dépenses. Ils sont souvent plus simples à utiliser que les systèmes intégrés. Ils constituent donc la solution idéale pour les entreprises qui souhaitent simplifier et rationaliser leurs processus de gestion des dépenses, mais n'ont pas besoin d'autres outils de gestion.

• Applications optimisées pour les mobiles
  Certains outils de gestion des dépenses sont conçus pour une utilisation sur smartphone et tablette. Ces applications permettent à leurs utilisateurs de capturer les reçus et les rapports de dépenses en déplacement. Elles sont donc parfaites pour les entreprises dont les employés voyagent souvent ou travaillent à distance.

• Systèmes personnalisables
  Certains logiciels permettent un plus haut degré de personnalisation, notamment la définition de workflows d'approbation, de catégories de dépenses spécifiques ou encore de formats de rapport uniques. Ils fournissent donc davantage de flexibilité aux entreprises, mais leur configuration sollicite souvent plus de temps et de ressources.

• Logiciels de grandes entreprises
  Conçus pour les entreprises de grande envergure, ils incluent un large éventail de fonctionnalités, pour répondre à des besoins complexes à grande échelle. Ils proposent le plus souvent des capacités de reporting avancées, des options d'intégration avec différents systèmes d'entreprise et des mécanismes efficaces de conformité et de sécurité.

Avantages liés à l'utilisation de ces logiciels

Voici une présentation détaillée des avantages liés à l'utilisation de ces logiciels par rapport aux méthodes de gestion des dépenses traditionnelles.

• Économie de temps et de ressources
  L'un des avantages les plus évidents du recours à ces logiciels est la réduction du temps et des efforts engagés. La mise en œuvre d'une saisie automatique des données et la simplification des processus de reporting et d'approbation réduisent les heures passées à accomplir des tâches manuelles.

• Précision accrue et réduction des erreurs
  Les logiciels de gestion des dépenses limitent les erreurs grâce à l'automatisation de la saisie et des calculs. Cette précision est importante pour assurer la fiabilité des rapports financiers, et le respect des politiques internes et des réglementations externes applicables.

• Visibilité sur les dépenses et contrôle optimisés
  Ces systèmes permettent un suivi en temps réel des habitudes et des tendances en matière de dépenses. Leurs outils de reporting et tableaux de bord détaillés permettent de surveiller les dépenses, d'identifier les dépassements de budget et de prendre des décisions éclairées en matière de contrôle des coûts.

• Processus de remboursement rationalisés
  Le recours à ces logiciels accélère la procédure de remboursement des frais. Une fois les dépenses approuvées, les paiements peuvent être traités plus rapidement, ce qui réduit les retards administratifs et accroît la satisfaction des employés.

• Conformité aux politiques et prévention de la fraude optimisées
  En contrôlant et en imposant le respect des politiques en matière de dépenses, les logiciels simplifient la mise en conformité des entreprises. Ils signalent automatiquement les dépenses qui ne sont pas en règle, et contribuent ainsi à la prévention de la fraude et des infractions.

• Intégration à d'autres systèmes
  L'intégration des logiciels de gestion des dépenses à d'autres systèmes, tels que les logiciels de comptabilité ou ERP, simplifie la gestion financière à l'échelle d'une organisation.

• Accessibilité mobile pour une gestion en déplacement
  Les applications mobiles permettent de faire valider des dépenses à partir d'un smartphone, ce qui est particulièrement utile pour les employés fréquemment en déplacement ou qui travaillent à distance.

• Capacités de mise à l'échelle
  À mesure qu'une organisation se développe, ses besoins en matière de gestion des dépenses deviennent plus complexes. Les logiciels spécialisés peuvent faire l'objet d'une mise à l'échelle afin de prendre en charge de plus grands volumes de transactions et d'autres attentes spécifiques des entreprises en croissance.

• Sécurité renforcée des données
  Les systèmes de gestion des dépenses disposent généralement de fonctionnalités de sécurité avancées afin de prévenir les fuites de données et les accès non autorisés.

• Impact environnemental réduit
  Grâce à la numérisation des procédures de gestion des dépenses, les entreprises s'affranchissent des supports papier.

Défis liés à l'utilisation de ces logiciels

Les logiciels de gestion des dépenses sont gages de rapidité et de précision pour les entreprises. Cependant, ils présentent certains inconvénients. En voici quelques-uns.

• Processus d'intégration complexes
  L'intégration de ces logiciels avec des systèmes déjà en place s'avère parfois complexe. Elle peut nécessiter un haut niveau d'expertise et entraîner des frais supplémentaires.

• Formation et adaptation des utilisateurs
  La familiarisation des employés avec un nouveau logiciel peut prendre un certain temps. Des sessions et des supports de formation adaptés faciliteront cette transition.

• Préoccupations en matière de sécurité des données
  La gestion de données financières sensibles appelle des mesures de sécurité rigoureuses. Le logiciel doit être conforme aux réglementations en matière de protection des données et utiliser des protocoles de chiffrement robustes. Des audits de sécurité réguliers aident ici à prévenir les fuites de données.

• Implications financières
  Si les logiciels de gestion des dépenses permettent de réaliser des économies de temps et de ressources sur le long terme, il convient d'évaluer les bénéfices et les économies potentiels au regard des coûts de configuration initiale et des frais d'abonnement récurrents.

• Marge de personnalisation limitée
  Les solutions prêtes à l'emploi peuvent ne pas répondre à tous les besoins d'une entreprise. Les fonctionnalités de personnalisation et de rapports varient selon les logiciels.

• Mises à jour et maintenance régulières
  Toujours disposer de la dernière version d'un logiciel est essentiel pour garantir la sécurité et des performances optimales. Lorsque les mises à jour ne sont pas automatiques, il est nécessaire d'organiser une maintenance régulière avec le fournisseur en question, ce qui peut s'avérer chronophage.

• Précision et fiabilité des données
  Les systèmes automatisés reposent sur les données qui les alimentent. La saisie d'informations imprécises peut entraîner des erreurs dans le suivi et le reporting des dépenses. Des vérifications et des audits fréquents aident à assurer la fiabilité des données.

• Conformité réglementaire
  Il convient de veiller à la mise à jour du logiciel à mesure de l'évolution des lois fiscales et des réglementations financières. En cas de non-conformité, vous vous exposez à des risques juridiques et à des amendes.

Comment choisir un logiciel de gestion des dépenses

Le « bon » logiciel de gestion des dépenses est celui qui répondra le mieux aux besoins de votre entreprise. Voici comment le sélectionner.

• Évaluation précise de vos besoins
  Procédez à une analyse approfondie des processus de gestion des dépenses de votre entreprise. Réalisez un schéma de vos workflows, en incluant les soumissions, les approbations, les remboursements et le reporting des dépenses. Identifiez les éventuels goulots d'étranglement, les problèmes de conformité et les domaines où des erreurs surviennent fréquemment. Réfléchissez au degré de granularité requis pour vos rapports et aux implications pour votre planification financière de façon plus générale.

• Évaluation du budget global
  Calculez le retour sur investissement à long terme des différentes options proposées. Vous devez pour cela prendre en compte les coûts initiaux et les frais d'abonnement, mais aussi les coûts d'intégration, de formation et ceux liés aux temps d'indisponibilité possibles durant la mise en œuvre. Mettez-les en balance avec l'impact financier des optimisations en matière d'efficacité et de conformité permises par les solutions.

• Évaluation des fonctionnalités avancées des logiciels
  Explorez les fonctionnalités proposées selon les solutions. Intéressez-vous aux fonctionnalités avancées telles que la prise en charge de plusieurs devises, les vérifications de conformité en temps réel, la détection de la fraude assistée par l'IA et la catégorisation automatique des coûts, et identifiez celles qui pourraient permettre à votre entreprise de réaliser des progrès dans les domaines où vous rencontrez des difficultés.

• Complexité d'intégration et flexibilité
  Évaluez la compatibilité des logiciels avec vos systèmes en place (notamment vos solutions ERP, HRMS et CRM). Tenez compte de leur facilité d'intégration et de leur évolutivité en cas de modification ou de mises à niveau de vos systèmes. Renseignez-vous sur les API à disposition pour les différents logiciels et sur les options proposées pour la personnalisation des intégrations.

• Expérience utilisateur et adoption
  Évaluez le logiciel du point de vue de ses utilisateurs finaux. Les logiciels avancés dont l'utilisation n'est pas intuitive présentent un risque de faible adoption. Sollicitez un groupe cible d'employés pour tester le logiciel afin de recueillir leurs avis sur sa praticité.

• Personnalisation et respect des politiques
  Intéressez-vous aux options d'adaptation du logiciel aux règles et politiques de votre entreprise en matière de dépenses. Des fonctionnalités comme la configuration dynamique des politiques permettent d'ajuster les règles en fonction de différents critères, telles que le rôle de l'employé, la localisation ou le type de frais.

• Sécurité des données et conformité
  Évaluez rigoureusement les niveaux de sécurité offerts par les logiciels. Vous devez notamment veiller au respect des normes en matière de chiffrement et des réglementations en matière de protection des données (notamment le RGPD au sein de l'UE) ainsi qu'à la conservation de piste d'audits pour le suivi des dépenses.

• Expertise et assistance proposées par le fournisseur
  Évaluez l'expertise des fournisseurs dans votre secteur d'activité. Renseignez-vous sur leurs antécédents et sur leur clientèle, et consultez des études de cas. Tenez également compte du niveau d'assistance proposé, notamment de la mise à disposition d'un gestionnaire de compte dédié et de ressources d'aide techniques.

• Évolutivité et pérennité
  Assurez-vous que le logiciel pourra s'adapter à la croissance de vos activités en vérifiant sa compatibilité avec des volumes de transactions plus importants, avec un plus grand nombre d'utilisateurs ou encore avec une expansion de votre entreprise à l'échelle internationale. Les nouvelles fonctionnalités et les mises à jour prévues sur la feuille de route du fournisseur sont ici des indices précieux.

• Prise de décisions basée sur les données
  Évaluez les fonctionnalités de reporting des logiciels. Les solutions avancées doivent fournir des tableaux de bord complets, des rapports personnalisables et des analyses de données approfondies.

Bonnes pratiques en matière de mise en œuvre et de gestion des dépenses

• Planification stratégique et engagement des parties prenantes
  Commencez par élaborer un planning complet qui implique toutes les parties prenantes issues de différents services, notamment des services financiers, IT et des ressources humaines. Prenez en compte leurs besoins et leurs préoccupations, afin de vous assurer que le système contribuera à la réalisation des objectifs plus généraux de votre organisation.

• Déploiement progressif et essais pilotes
  Procédez à une mise en œuvre progressive du logiciel. Commencez par un programme pilote, avec un groupe restreint et représentatif d'employés. Cette approche vous permettra d'identifier les problèmes potentiels et de procéder à des ajustements avant un déploiement à grande échelle.

• Intégration avec les systèmes existants
  Assurez-vous que la solution de gestion des dépenses s'intégrera facilement avec vos systèmes existants, notamment vos logiciels de comptabilité, ERP et de paie. Une bonne intégration est essentielle si vous souhaitez automatiser vos workflows et permettre un échange de données.

• Formation complète des utilisateurs et assistance
  Concevez un programme de formation complet pour tous les utilisateurs, adapté à leurs différents rôles au sein de l'organisation. Veillez à inclure des supports, tels que des manuels, des tutoriels en ligne ou des FAQ. Mettez également en œuvre un service d'assistance de façon à répondre aux questions et à résoudre les problèmes rencontrés promptement.

• Ajustement aux besoins de votre entreprise
  Affinez la configuration du système en fonction des politiques et des workflows de votre entreprise. Vous pouvez notamment définir des hiérarchies d'approbation, des catégories de dépenses et des règles de remboursement personnalisées.

• Mises à jour et audits réguliers du système
  Procédez à des audits réguliers pour vous assurer du bon fonctionnement du système. Implémentez les nouvelles versions du logiciel et les nouvelles fonctionnalités susceptibles d'optimiser les performances système et l'expérience utilisateur.

• Sécurité des données et suivi de la conformité
  Mettez en œuvre des mesures de sécurité efficaces. Assurez-vous régulièrement de la conformité du logiciel vis-à-vis de vos politiques internes et des réglementations externes, et ajustez votre système de façon à suivre l'évolution des normes telles que le RGPD.

• Adoption et retours d'expérience des utilisateurs
  Encouragez vos employés à utiliser le système de gestion des dépenses. Recueillez régulièrement leurs avis, pour identifier les défis rencontrés et les opportunités d'amélioration. L'entretien d'une boucle de rétroaction est essentiel à l'optimisation continue de votre système.

• Élaboration de stratégies à partir des analyses
  Tirez parti des fonctionnalités analytiques du système pour identifier les modèles de dépenses, les infractions, mais aussi les opportunités d'économies, au profit d'une prise de décision éclairée et d'un ajustement de vos politiques.

• Optimisation continue des processus
  La gestion des dépenses doit être envisagée comme un processus continu. Réévaluez et ajustez régulièrement vos politiques, vos workflows et les paramètres de votre système selon l'évolution des besoins de votre entreprise, les retours des utilisateurs et les avancées technologiques.

• Gestion de la relation avec le fournisseur
  Entretenez des relations solides avec le fournisseur de votre logiciel. Échangez régulièrement au sujet des mises à jour et des problèmes rencontrés avec l'assistance, et faites-lui part de vos besoins futurs.

• Entretien d'une culture de la conformité
  Développez et entretenez une culture d'entreprise qui encourage la conformité et les comportements éthiques en matière de dépenses. Vous pouvez, par exemple, diffuser fréquemment des communications et des formations, et montrer l'exemple au niveau de la direction.