El sector del software como servicio (SaaS) ha desarrollado soluciones de software que ayudan a las empresas a simplificar sus operaciones internas, entre las que se incluyen la contabilidad y la gestión de gastos. Se proyecta que el mercado para este tipo de software crezca en más de USD 7500 millones para el 2029 y que el 40 % de dicho crecimiento se concentre en Norteamérica.

A medida que tu empresa crece e incurre en gastos cada vez más complejos, cobra mayor importancia tener un software eficaz de gestión de gastos. A continuación, veremos lo que las empresas deben saber sobre cómo elegir un software de gestión de gastos y trabajar con él, incluido cómo funciona, cuáles son sus principales componentes y qué ventajas e inconvenientes tiene usarlo. También compartiremos las prácticas recomendadas en torno a la gestión de gastos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el software de gestión de gastos?
  
• Componentes clave del software de gestión de gastos
  
• ¿Cómo funciona el software de gestión de gastos?
  
• Tipos de software de gestión de gastos
  
• Beneficios del uso del software de gestión de gastos
  
• Desafíos del uso del software de gestión de gastos
  
• Cómo elegir la solución adecuada de software de gestión de gastos
  
• Prácticas recomendadas para la implementación y la gestión de gastos
  
• Cómo puede ayudar Stripe Payments
  
• Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de gastos
  

¿Qué es el software de gestión de gastos?

El software de gestión de gastos ayuda a empresas y particulares a realizar el seguimiento, registrar y procesar gastos. Para las empresas, este software es particularmente útil para gestionar los gastos operativos y los costos de los viajes.

Principales componentes del software de gestión de gastos

El software de gestión de gastos consta de varios componentes, entre los que se incluyen los siguientes:

• Seguimiento de recibos: Esta funcionalidad les permite a los usuarios hacer el seguimiento de los recibos de manera digital. En lugar de guardar los recibos en papel, los empleados pueden tomarles fotos para subirlos, o enviar recibos por correo electrónico directamente al software. El seguimiento de recibos les facilita a los empleados organizar y guardar los recibos, al tiempo que elimina el papeleo y reduce el riesgo de perder documentos importantes.

• Ingreso y categorización de gastos: Los usuarios pueden ingresar los gastos de manera manual o importarlos a partir de estados de cuenta bancarios o tarjetas de crédito. El software les permite a los usuarios clasificar cada gasto en categorías específicas (por ejemplo, viajes, artículos de oficina o reuniones con clientes), lo que ayuda con la gestión del presupuesto.

• Flujo de trabajo de aprobación: Este componente agiliza el proceso de aprobación de gastos. Una vez que un empleado envía un informe de gastos, el software lo dirige a la persona adecuada para que lo apruebe, en función de las reglas predefinidas.

• Cumplimiento de las políticas: Las empresas pueden configurar el software para que se ajuste a sus políticas sobre los límites de gastos y los gastos permitidos. El software puede señalar o rechazar de manera automática los envíos que no cumplan con estas políticas.

• Elaboración de informes y análisis: Esta funcionalidad proporciona análisis e informes detallados de gastos por categoría, departamento, proyecto o individuo. Las empresas pueden usar estos informes para tomar decisiones fundamentadas sobre los presupuestos y las oportunidades de ahorro de costos.

• Capacidades de integración: El software de gestión de gastos se puede integrar con otros sistemas de la empresa, como los sistemas de RR. HH., el software de contabilidad y los sistemas de ERP, lo que permite que los datos se muevan con facilidad de un sistema a otro, y mejora el funcionamiento en general.

• Acceso desde dispositivos móviles y usabilidad: Muchas de las herramientas de gestión de gastos tienen aplicaciones para dispositivos móviles que les permiten a los usuarios reportar gastos desde sus smartphones. Esto es de especial utilidad para los empleados que viajan con frecuencia.

• Seguridad y protección de datos: Los sistemas de gestión de gastos suelen incluir potentes funcionalidades de seguridad, como el cifrado de datos, el control del acceso y auditorías de seguridad periódicas, que protegen a las empresas del acceso no autorizado y la violación de datos.

• Personalización y escalabilidad: Con frecuencia, las empresas pueden personalizar el software para adaptarlo a necesidades específicas. El software de gestión de gastos también puede escalarse a medida que la empresa crece para adaptar más usuarios y datos.

• Soporte y capacitación de los usuarios: Un buen software debe proporcionar recursos de soporte y capacitación (como tutoriales en línea, servicios de soporte y manuales de usuario) para asegurarse de que los usuarios puedan utilizar el sistema de forma eficaz.

• Extracción de datos de OCR: El software utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer automáticamente de la foto de un recibo detalles clave (como montos, fechas, códigos de impuestos y nombres de comerciantes), lo que elimina por completo el ingreso manual de datos.

• Seguimiento automatizado del kilometraje: El software se integra a los servicios de cartografía para registrar las distancias de viajes de negocios exactas, optimizar las rutas de conducción y calcular de manera instantánea el reembolso de los montos totales del kilometraje.

• Sincronización de tarjetas corporativas: El software se vincula directamente a las tarjetas de crédito de la empresa y las conexiones bancarias a fin de proporcionar, hacer coincidir y conciliar automáticamente los cargos de las transacciones en tiempo real a medida que se producen.

• Multidivisa y cumplimiento de la normativa global:
  Los sistemas de gestión de gastos pueden gestionar automáticamente las conversiones de divisas, el soporte de idiomas localizado y las regulaciones fiscales regionales para gestionar fácilmente los viajes internacionales y los equipos de otros países.

• Seguimiento facturable a clientes y proyectos: Los empleados pueden asignar partidas de gastos a cuentas de clientes o códigos de tareas o proyectos internos específicos para optimizar la contabilidad del proyecto y la facturación externa.

Estos componentes se combinan para crear un sistema integral que simplifica el proceso de gestión y análisis de los gastos de las empresas.

¿Cómo funciona el software de gestión de gastos?

El software de gestión de gastos reduce la carga administrativa de las empresas, mejora la precisión y aporta información sobre los gastos empresariales. Así es como funciona:

1. Captura de recibos y extracción mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR): El proceso comienza en el momento en que un empleado incurre en un gasto de la empresa. Con una aplicación móvil, el usuario toma una foto de su recibo físico o reenvía un correo electrónico de una factura digital directamente al sistema. El motor de OCR del software lee la imagen de forma automática, y extrae al instante los metadatos de las transacciones importantes, como el nombre del comerciante, la fecha de compra, el costo total y los códigos de impuestos aplicables, para completar una partida de gastos sin ingresarla de forma manual.

2. Verificación automatizada del cumplimiento de políticas: Una vez que el gasto se registra y categoriza, el software cruza de forma inmediata los detalles de las transacciones con las reglas de políticas de gastos digitales predefinidas de la empresa. Si la partida cumple con los límites de gastos establecidos, continúa sin problemas. Si infringe una política, el sistema advierte la discrepancia o bloquea el envío de forma automática.

3. Enrutamiento inteligente y flujos de trabajo de aprobación: Las partidas de gastos que cumplen con la normativa se agrupan de manera automática en un informe digital y se dirigen al supervisor o al miembro del equipo de finanzas correspondiente para que las revisen. Los administradores reciben notificaciones instantáneas para escritorio o dispositivos móviles que les permiten inspeccionar los recibos adjuntos, ver cualquier marca de cumplimiento automatizada y conceder o denegar la aprobación con un solo clic.

4. Reembolso directo y sincronización del software de planificación de recursos empresariales (ERP): En cuanto se concede la aprobación final, el software traslada los datos de los gastos validados al ecosistema financiero de la empresa para procesar los pagos. A la vez, inicia una transferencia de pago electrónica o transfiere los datos a la nómina para reembolsar al empleado de manera rápida y, simultáneamente, ejecuta una sincronización automatizada con la plataforma ERP o el software de contabilidad principal de la empresa para conciliar prolijamente el libro mayor.

Tipos de software de gestión de gastos

Hay muchos tipos de software de gestión de gastos en el mercado, como los siguientes:

• Software de gestión de gastos en la nube: Este tipo de software se aloja en la nube, por lo que se puede acceder a él a través de Internet, sin necesidad de instalar software en cada computadora. El software de gestión de gastos en la nube es flexible y accesible, y les permite a los usuarios enviar y gestionar los gastos desde cualquier lugar. Generalmente, el proveedor lanza las actualizaciones y las nuevas funcionalidades de manera automática, lo que garantiza que el software esté actualizado.

• Software de gestión de gastos local: A diferencia de las soluciones en la nube, el software local se instala y se ejecuta en los propios servidores de la empresa. Este tipo podría ser una buena opción para las empresas que requieren más control sobre sus datos y sistemas. Sin embargo, a menudo implica más costos iniciales y contar con personal interno de TI para el mantenimiento y las actualizaciones.

• Soluciones de gestión de gastos integradas: Algunos sistemas de gestión de gastos forman parte de un conjunto más grande de aplicaciones de gestión de empresas. Estos sistemas integrados combinan la gestión de gastos con otras funciones, como la contabilidad, la facturación o la nómina. Esta integración puede proporcionar una solución más completa, pero podría incluir funcionalidades que algunas empresas no necesitan.

• Software de gestión de gastos independiente: Se trata de herramientas especializadas en la gestión de gastos. Suelen ser más fáciles de usar que los sistemas integrados. El software independiente es ideal para las empresas que desean simplificar y mejorar sus procesos de gestión de gastos, pero no necesitan herramientas adicionales de gestión de empresas.

• Aplicaciones de gestión de gastos para dispositivos móviles: Algunas herramientas de gestión de gastos están diseñadas para usarse en smartphones y tablets. Estas aplicaciones les permiten a los usuarios capturar los recibos y presentar los informes de gastos desde cualquier lugar, lo que las hace adecuadas para las empresas con empleados que viajan con frecuencia o trabajan de forma remota.

• Sistemas de gestión de gastos personalizables: Algunos softwares ofrecen un alto nivel de personalización. Esto puede incluir flujos de trabajo de aprobación personalizados, categorías de gastos específicas y formatos de informe únicos. Si bien este tipo de software les proporciona flexibilidad a las empresas, su configuración puede requerir más tiempo y recursos.

• Software de gestión de gastos a nivel de empresa: Estos sistemas, diseñados para grandes organizaciones, incluyen una serie de funcionalidades que gestionan necesidades de gestión de gastos complejas. Suelen incluir capacidades de elaboración de informes avanzadas, opciones de integración con diferentes sistemas de la empresa y estrictas medidas de seguridad y cumplimiento de la normativa.

Beneficios de usar un software de gestión de gastos

Veamos más en detalle algunas de las ventajas de usar un software de gestión de gastos en lugar de métodos tradicionales:

• Ahorro de tiempo y mano de obra: Uno de los beneficios más inmediatos es que se dedica menos tiempo y esfuerzo a gestionar los gastos. Al implementar el ingreso automatizado de datos y simplificar los procesos de elaboración de informes y aprobación, el software de gestión de gastos te ayuda a dedicar menos horas a las tareas manuales.

• Precisión mejorada y menos errores: El software de gestión de gastos minimiza los errores al automatizar los cálculos y el ingreso de datos. Esta precisión es importante para mantener los registros financieros fiables y el cumplimiento de las políticas internas y las regulaciones externas.

• Visibilidad y control sobre los gastos mejorados: Estos sistemas proporcionan visibilidad en tiempo real de los patrones y las tendencias de gastos. La gerencia puede usar estas herramientas de elaboración de informes detalladas y los dashboards para supervisar los gastos, identificar áreas de exceso de gastos y tomar decisiones fundamentadas para controlar los costos.

• Procesos de reembolso simplificados: El software acelera el proceso de reembolso para los empleados. Una vez que se aprueban los gastos, se pueden procesar para el pago de forma más rápida, lo que reduce las demoras administrativas y mejora la satisfacción de los empleados.

• Mayor seguridad de los datos: Los sistemas de gestión de gastos suelen tener funcionalidades de seguridad estrictas para evitar los accesos no autorizados y las violaciones de datos.

• Beneficios ambientales: Al digitalizar el proceso de gestión de gastos, las empresas reducen el uso de papel.

Desafíos de utilizar software de gestión de gastos

Si bien el software de gestión de gastos puede mejorar la rapidez y la precisión de las prácticas de gestión de gastos de una empresa, supone ciertos retos, como los siguientes:

• Procesos de integración complejos: Integrar el software de gestión de gastos con los sistemas existentes puede ser complicado. Podría requerir conocimientos técnicos y costos adicionales.

• Capacitación y adaptación de los usuarios: A los empleados les lleva tiempo aprender a usar el nuevo software. Las sesiones de capacitación y los materiales de soporte adecuados pueden facilitar esta transición.

• Preocupaciones de seguridad de los datos: El manejo de datos financieros confidenciales exige medidas de seguridad estrictas. El software debe cumplir con las regulaciones de protección de datos y contar con protocolos de cifrado sólidos. Las auditorías de seguridad periódicas pueden prevenir las violaciones de datos.

• Consecuencias en los costos: Si bien el software de gestión de gastos puede ahorrar tiempo y recursos a largo plazo, las empresas deben evaluar los posibles beneficios y ahorros frente a los costos iniciales de configuración y las cuotas de suscripción continuas.

• Limitaciones de personalización: Es posible que el software comercializado de forma masiva no sea suficiente para todas las empresas. La capacidad de personalizar funcionalidades e informes variará según el software.

• Actualizaciones y mantenimiento regulares: Es necesario mantener el software actualizado para un rendimiento y seguridad óptimos. Esto podría requerir controles regulares y coordinación con el proveedor de software, lo que puede llevar mucho tiempo.

• Precisión y fiabilidad de los datos: Los sistemas automatizados dependen de los datos que los alimentan. El ingreso de datos inexactos puede provocar errores en el seguimiento de gastos y la elaboración de informes. Las auditorías y controles regulares ayudan a mantener la fiabilidad de los datos.

• Cumplimiento de la normativa: El software debe mantenerse actualizado con las últimas leyes de impuestos y regulaciones financieras. El incumplimiento de la normativa puede generar problemas legales y multas financieras.

Cómo elegir la solución de software de gestión de gastos adecuada

El software de gestión de gastos adecuado es el que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa. A continuación, te mostramos cómo encontrar la mejor solución de software para tu empresa:

1. Define tus flujos de trabajo internos y tus obstáculos: Antes de analizar las funcionalidades de los proveedores externos, traza un mapa del ciclo de vida de tus gastos actuales, desde su presentación hasta la conciliación en el libro mayor. Identifica los problemas exactos para que sepas con certeza cuáles son los que debe resolver el nuevo software.

2. Audita la compatibilidad de la integración: Aísla las herramientas principales que ya utiliza tu empresa, concretamente tu software de contabilidad, tu sistema ERP y tu plataforma de gestión de recursos humanos. Cualquier software de gastos que consideres debe ofrecer una integración nativa bidireccional o flexibilidad en la API para conectarse con estos sistemas, de modo que los datos financieros se muevan entre bases de datos de manera instantánea y sin cargas manuales de archivos.

3. Haz pruebas de experiencia de usuario: Reúne un grupo de usuarios diverso e interno para que pruebe una versión de evaluación del software. Si la aplicación móvil es complicada o el Dashboard es confuso, las tasas de adopción de los usuarios se desplomarán, lo que volverá inútil al software, incluso si es el más avanzado.

4. Calcula el costo total de propiedad: Ve más allá del precio básico mensual o de la comisión de suscripción por usuario. Toma en cuenta el retorno de la inversión (ROI) a largo plazo tomando en cuenta los plazos de implementación, los recursos obligatorios de capacitación del personal, los costos ocultos de configuración y los ahorros financieros cuantificables obtenidos de la aplicación automatizada de políticas.

Lista de verificación de software de gestión de gastos

Cuando evalúes posibles plataformas durante las presentaciones de ventas y las demostraciones de productos, asegúrate de que cumplan con estos requisitos esenciales:

• Aplicación de políticas dinámicas: ¿Puede el software marcar, enrutar o rechazar automáticamente la presentación de gastos en tiempo real en función de reglas personalizables vinculadas a roles de los empleados, ubicaciones o límites de gasto específicos?

• Automatización de datos avanzados: ¿El sistema cuenta con escaneo inteligente de recibos con OCR, seguimiento automatizado del kilometraje y conciliación en tiempo real con canales de datos de tarjetas de crédito corporativas?

• Seguridad de nivel corporativo: ¿El proveedor ofrece detección de fraude mediante inteligencia artificial, cifrado de datos de un extremo al otro, controles estrictos de nivel de acceso de usuario, cumplimiento de la normativa local en materia de protección de datos (como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)) y registros de auditoría digitales exhaustivos?

• Capacidades internacionales: ¿Puede admitir conversiones en varias monedas, cumplimiento de la normativa fiscal internacional localizada e interfaces multilingües si tu empresa se expande a otros países?

• Escalabilidad y hoja de ruta de los proveedores: ¿Está la arquitectura diseñada para gestionar picos rápidos en el volumen de transacciones y de usuarios a medida que tu empresa crece y el proveedor tiene una hoja de ruta clara para las futuras implementaciones de funcionalidades?

Prácticas recomendadas para la implementación y la gestión de gastos

• Planificación estratégica y participación de las partes interesadas: Comienza con un plan exhaustivo que involucre a partes interesadas clave de diferentes departamentos, como finanzas, informática y recursos humanos. Conoce sus necesidades y preocupaciones para garantizar que el sistema cumpla con los objetivos más generales de la organización.

• Lanzamiento en fases y prueba piloto: Implementa el software por fases. Comienza con un programa piloto con un grupo pequeño y representativo de usuarios. Este método te ayudará a identificar posibles problemas y al mismo tiempo permitirá hacer ajustes antes de un lanzamiento a gran escala.

• Integración con sistemas existentes: Asegúrate de que el sistema de gestión de gastos se integre fácilmente con tus sistemas financieros actuales, como software de contabilidad, ERP y sistemas de nómina. Esta integración es fundamental para automatizar los flujos de trabajo y garantizar la coherencia de los datos.

• Capacitación para usuarios y soporte: Crea un programa integral de capacitación para todos los usuarios, adaptado a los diferentes roles dentro de la organización. Incluye recursos como manuales, tutoriales en línea y preguntas frecuentes. Establece un sistema de soporte para responder a las preguntas de los usuarios y problemas técnicos de manera oportuna.

• Personalización para necesidades empresariales: Personaliza el sistema para que coincida con las políticas y flujos de trabajo de gastos específicos de tu empresa. Esto incluye la configuración de jerarquías de aprobación personalizadas, categorías de gastos y reglas de reembolso.

• Auditorías y actualizaciones periódicas del sistema: Haz auditorías periódicas para verificar que el sistema funcione según lo previsto. Mantente al día con las últimas mejoras de software y funcionalidades que podrían mejorar el rendimiento del sistema y la experiencia de usuario.

• Seguridad de los datos y monitoreo del cumplimiento de la normativa: Implementa medidas estrictas de seguridad de datos. Supervisa periódicamente el cumplimiento de las políticas internas y las regulaciones externas, y ajusta el sistema según sea necesario para mantener el cumplimiento de normativas en constante evolución, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

• Fomento de la adopción por parte de los usuarios y ciclo de comentarios: Promueve el uso del sistema de gestión de gastos. Recopila comentarios de los usuarios de forma periódica para hacer un seguimiento de los desafíos y encontrar áreas de mejora. Este ciclo de comentarios es importante para el perfeccionamiento continuo del sistema.

• Uso de análisis para obtener información estratégica: Utiliza las capacidades de análisis del sistema para obtener información sobre los patrones de gastos, infracciones de las políticas y posibles ahorros con el fin de fundamentar las decisiones estratégicas y los ajustes a las políticas.

• Mejora continua del proceso: Considera a la gestión de gastos como un proceso continuo. Revisa y perfecciona periódicamente las políticas, los flujos de trabajo y las configuraciones del sistema en respuesta a las cambiantes necesidades de la empresa, los comentarios de los usuarios y los avances tecnológicos.

• Gestión de la relación con los proveedores: Mantén una buena relación con el proveedor del software. Esto incluye la comunicación frecuente sobre actualizaciones, problemas de soporte técnico y debates sobre futuras necesidades y actualizaciones.

• Fomento de una cultura de cumplimiento: Crea y fomenta una cultura en la empresa que haga hincapié en el cumplimiento de la normativa y los gastos éticos. Puedes lograrlo a través de capacitaciones y comunicaciones frecuentes, así como también al establecer un ejemplo a nivel directivo.

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Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de gastos