El sector del software como servicio (SaaS) ha creado soluciones de software que ayudan a las empresas a optimizar las operaciones internas, como la contabilidad y la gestión de gastos. Se prevé que el mercado de este tipo de software crezca en más de USD 4700 millones para 2027, con un 40 % de ese crecimiento concentrado en Norteamérica.

A medida que tu empresa crece e incurre en gastos cada vez más complejos, cobra mayor importancia tener un software eficaz de gestión de gastos. A continuación, veremos lo que las empresas deben saber sobre cómo elegir un software de gestión de gastos y trabajar con él, incluido cómo funciona, cuáles son sus principales componentes y qué ventajas e inconvenientes tiene usarlo. También compartiremos las prácticas recomendadas en torno a la gestión de gastos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el software de gestión de gastos?
  
• Principales componentes del software de gestión de gastos
  
• ¿Cómo funciona el software de gestión de gastos?
  
• Tipos de software de gestión de gastos
  
• Beneficios de usar un software de gestión de gastos
  
• Desafíos asociados con el uso de un software de gestión de gastos
  
• Cómo elegir la solución de software de gestión de gastos adecuada
  
• Prácticas recomendadas para la implementación y la gestión de gastos
  

¿Qué es el software de gestión de gastos?

El software de gestión de gastos ayuda a empresas y particulares a controlar, registrar y procesar los gastos. Este software es especialmente útil para las empresas, ya que les permite gestionar los gastos operativos y los costos de traslado.

Principales componentes del software de gestión de gastos

El software de gestión de gastos consta de varios componentes, entre los que se incluyen los siguientes:

• Seguimiento de recibos
  Esta funcionalidad les permite a los usuarios hacer un seguimiento digital de los recibos. En lugar de guardar recibos impresos, los empleados pueden tomarles fotos y cargarlos, o bien enviar los recibos por correo electrónico directamente al software. El seguimiento de recibos ayuda a los empleados a organizar y guardar los recibos, a la vez que elimina el papeleo y reduce el riesgo de perder documentos importantes.

• Introducción y clasificación de gastos
  Los usuarios pueden introducir los gastos de forma manual o importarlos de extractos bancarios o de tarjetas de crédito. Con este software, pueden clasificar cada gasto en secciones específicas, como viajes, artículos de oficina o reuniones con clientes, lo que los ayuda a gestionar los presupuestos.

• Flujo de aprobación
  Este componente agiliza el proceso para aprobar los gastos. Cuando un empleado envía un informe de gastos, el software lo envía a la persona adecuada para que lo apruebe según reglas predefinidas.

• Cumplimiento de políticas
  Las empresas pueden configurar el software para que se adhiera a sus políticas con respecto a los límites de gasto y los gastos permitidos. El software puede marcar o rechazar automáticamente las solicitudes que no cumplan con dichas políticas.

• Informes y análisis
  Esta funcionalidad permite obtener informes y análisis detallados de los gastos y puede generar desgloses por categoría, departamento, proyecto o particular. Las empresas pueden utilizar estos informes para tomar decisiones informadas sobre la elaboración de presupuestos y las oportunidades de ahorro de costos.

• Capacidades de integración
  El software de gestión de gastos puede integrarse con otros sistemas empresariales, como el software de contabilidad, los sistemas de RR. HH. y los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), lo que permite transferir los datos fácilmente entre los sistemas y mejora las operaciones en general.

• Acceso y capacidad de uso móviles
  Muchas herramientas de gestión de gastos tienen aplicaciones móviles que les permiten a los usuarios notificar los gastos desde sus teléfonos inteligentes. Este aspecto es particularmente útil para los empleados que viajan con frecuencia.

• Seguridad y protección de datos
  Los sistemas de gestión de gastos suelen incluir funcionalidades de seguridad rigurosas, como el cifrado de datos, los controles de acceso y las auditorías de seguridad periódicas, que protegen a las empresas del acceso no autorizado y de las filtraciones de datos.

• Personalización y escalabilidad
  En ocasiones, las empresas pueden personalizar el software para que se adapte a necesidades específicas. El software de gestión de gastos también puede adaptarse a medida que crezca la empresa para admitir más usuarios y mayores volúmenes de datos.

• Soporte y capacitación para el usuario
  Un buen software ofrece recursos de soporte y capacitación, como tutoriales en línea, servicios de atención al cliente y manuales de usuario, para garantizar que los usuarios puedan usar el sistema correctamente.

Estos componentes se combinan para crear un sistema integral que simplifica el proceso de gestión y análisis de los gastos de las empresas.

¿Cómo funciona el software de gestión de gastos?

El software de gestión de gastos reduce la carga administrativa de las empresas, mejora la precisión y aporta información sobre los gastos empresariales. Así es como funciona:

• Registro de gastos
  El software les permite a los usuarios ingresar sus propios gastos. Pueden escribir de forma manual los detalles de cada gasto, como el monto, la fecha y la categoría. El software también puede extraer automáticamente datos de transacciones de cuentas bancarias o tarjetas de crédito conectadas, por lo que no es necesario introducirlos manualmente.

• Gestión de recibos
  Los usuarios pueden adjuntar copias digitales de los recibos de cada gasto. Para ello, pueden tomar fotos de recibos impresos con un teléfono inteligente y cargarlas en el software, o bien adjuntar recibos digitales, como PDF o correos electrónicos de confirmación.

• Clasificación y organización de gastos
  Una vez que un empleado ingresa un gasto, el software lo clasifica, aunque el empleado también lo puede hacer de forma manual. Las categorías más frecuentes incluyen traslados, comidas, artículos de oficina y entretenimiento para clientes. Esta clasificación ayuda a hacer un seguimiento y analizar los patrones de gasto.

• Proceso de aprobación
  En la mayoría de las empresas, los gastos en los que incurre un empleado necesitan la aprobación de un supervisor o del Departamento de Finanzas. El software suele incluir un flujo de trabajo mediante el que se envían los gastos a la persona adecuada para que los revise y apruebe. Las empresas pueden establecer reglas para automatizar este proceso.

• Comprobaciones de cumplimiento de políticas
  Las empresas pueden configurar el software para que compare cada gasto con las políticas de gastos de la empresa. Si un gasto infringe una política (por ejemplo, si supera un límite establecido), el software puede marcarlo para que se revise o rechazarlo automáticamente, lo que ayuda a aplicar controles financieros.

• Procesamiento de reembolsos
  El software puede facilitar el reembolso de gastos a los empleados. Una vez que se aprueba un gasto, el software puede transferirlo al procesamiento de pagos, que podría estar vinculado al sistema de nóminas de la empresa para que se reembolse.

• Informes y análisis
  Una función fundamental del software de gestión de gastos es la capacidad de generar informes y análisis que pueden aportar información sobre los patrones de gasto, comparar los gastos con los presupuestos y fundamentar la toma de decisiones financieras. Las empresas pueden personalizar y desglosar los informes por métricas como el período, el departamento o el tipo de gasto.

• Integración con otros sistemas
  El software suele integrarse con otros sistemas comerciales, como el software de contabilidad o los sistemas de ERP. Esta integración facilita la transferencia de datos sobre gastos, lo que contribuye a la gestión general de las finanzas.

• Acceso de usuarios y seguridad
  Las empresas pueden establecer diferentes niveles de acceso para cada usuario; de esta forma, se aseguran de que los empleados vean únicamente lo que necesitan. Las funcionalidades de seguridad, como el cifrado y los controles de acceso, protegen los datos financieros confidenciales.

• Accesibilidad móvil
  Muchas herramientas de gestión de gastos tienen aplicaciones móviles que les permiten a los usuarios notificar y aprobar los gastos desde sus teléfonos inteligentes. Este aspecto es particularmente útil para los empleados que viajan o trabajan de forma remota.

Tipos de software de gestión de gastos

Hay muchos tipos de software de gestión de gastos en el mercado, como los siguientes:

• Software de gestión de gastos basado en la nube
  Este tipo de software está alojado en la nube, por lo que se puede acceder a él a través de Internet, sin necesidad de instalar ningún software en computadoras particulares. El software de gestión de gastos basado en la nube es flexible y de fácil acceso, y les permite a los usuarios enviar y gestionar los gastos desde cualquier lugar. Por lo general, el proveedor implementa automáticamente las actualizaciones y las nuevas funcionalidades, lo que garantiza que el software esté siempre actualizado.

• Software de gestión de gastos local
  A diferencia de las soluciones basadas en la nube, el software local se instala y se ejecuta en los servidores de la empresa. Este tipo de software puede ser una buena opción para las empresas que necesitan tener un mayor control sobre sus datos y sistemas. Sin embargo, suele conllevar más costos iniciales y es necesario contar con personal de TI interno que se encargue de mantenerlo y actualizarlo.

• Soluciones de gestión de gastos integradas
  Algunos sistemas de gestión de gastos forman parte de un conjunto más amplio de aplicaciones de gestión empresarial. Estos sistemas integrados combinan la gestión de gastos con otras funcionalidades como la contabilidad, la facturación o las nóminas. Esta integración puede ofrecer una solución más completa y, a la vez, incluir funcionalidades que algunas empresas no necesitan.

• Software de gestión de gastos independiente
  Se trata de herramientas especializadas para gestionar los gastos que suelen ser más fáciles de usar que los sistemas integrados. El software independiente es ideal para las empresas que quieren simplificar y mejorar sus procesos de gestión de gastos, pero no necesitan otras herramientas de gestión empresarial.

• Aplicaciones de gestión de gastos para dispositivos móviles
  Algunas herramientas de gestión de gastos están diseñadas para usar en teléfonos inteligentes y tabletas. Con estas aplicaciones, los usuarios pueden recopilar recibos y archivar informes de gastos sobre la marcha, lo que las convierte en una buena opción para las empresas con empleados que viajan con frecuencia o trabajan de forma remota.

• Sistemas de gestión de gastos personalizables
  Algunos programas pueden personalizarse en gran medida. Por ejemplo, pueden tener flujos de aprobación personalizados, categorías de gastos específicas y formatos de informes únicos. Si bien este tipo de software les ofrece flexibilidad a las empresas, puede ser necesario invertir más tiempo y recursos para configurarlo.

• Software de gestión de gastos empresarial
  Estos sistemas, que se han diseñado para grandes empresas, incluyen diferentes funcionalidades que abordan necesidades complejas de gestión de gastos a gran escala. A menudo incluyen funcionalidades avanzadas de elaboración de informes, opciones de integración con diferentes sistemas empresariales y medidas rigurosas de cumplimiento de la normativa y seguridad.

Beneficios de usar un software de gestión de gastos

Veamos más en detalle algunas de las ventajas de usar un software de gestión de gastos en lugar de métodos tradicionales:

• Ahorro de tiempo y mano de obra
  Uno de los beneficios más inmediatos es que se invierte menos tiempo y esfuerzo a la gestión de gastos. Al implementar la introducción automatizada de datos y simplificar los procesos de elaboración de informes y aprobación, el software de gestión de gastos te ayuda a dedicar menos horas a las tareas manuales.

• Más precisión y menos errores
  El software de gestión de gastos minimiza los errores, ya que automatiza la introducción de datos y los cálculos. Esta precisión es importante para mantener registros financieros fiables y cumplir con las políticas internas y la normativa externa.

• Mejor visibilidad y control de gastos
  Estos sistemas permiten ver en tiempo real los patrones y las tendencias de gasto. La gerencia puede usar estas herramientas de elaboración de informes detallados y dashboards para supervisar los gastos, identificar las áreas con gastos excesivos y tomar decisiones informadas para controlar los costos.

• Procesos de reembolso simplificados
  El software acelera el proceso de hacer reembolsos a los empleados. Una vez que los gastos se aprueban, pueden procesarse más rápido para pagarse, lo que reduce los retrasos administrativos y mejora la satisfacción de los empleados.

• Mejor cumplimiento de políticas y prevención de fraude
  Gracias a la capacidad del software para establecer y aplicar políticas de gastos, las empresas pueden mejorar su cumplimiento. El sistema puede marcar automáticamente los gastos que no se adhieren a las políticas establecidas, lo que previene el fraude y las infracciones.

• Integración con otros sistemas de la empresa
  La integración del software de gestión de gastos con otros sistemas, como el software de contabilidad o los sistemas de ERP, facilita la gestión de las finanzas en toda la organización.

• Accesibilidad móvil para gestionar gastos desde cualquier lugar
  Las aplicaciones móviles les permiten a los empleados enviar los gastos desde sus teléfonos inteligentes, lo que es particularmente útil para quienes trabajan de forma remota y viajan con frecuencia.

• Escalabilidad para adaptarse al crecimiento de la empresa
  A medida que una empresa crece, sus necesidades de gestión de gastos se vuelven más complejas. El software de gestión de gastos puede adaptarse para satisfacer mayores volúmenes de transacciones y las necesidades de una empresa en crecimiento.

• Mayor seguridad de los datos
  Los sistemas de gestión de gastos suelen tener funcionalidades de seguridad rigurosas para protegerse contra el acceso no autorizado y las filtraciones de datos.

• Beneficios para el medioambiente
  Al digitalizar el proceso de gestión de gastos, las empresas dependen menos del papel.

Desafíos asociados con el uso de un software de gestión de gastos

Si bien el software de gestión de gastos puede mejorar la rapidez y la precisión de las prácticas de gestión de gastos de una empresa, supone ciertos retos, como los siguientes:

• Procesos de integración complejos
  Integrar el software de gestión de gastos con los sistemas existentes puede ser complicado y requerir conocimientos técnicos y costos adicionales.

• Capacitación y adaptación de los usuarios
  Los empleados necesitan tiempo para aprender a usar el nuevo software. Las sesiones de capacitación adecuadas y los materiales de apoyo pueden facilitar esta transición.

• Problemas de seguridad de los datos
  El manejo de datos financieros confidenciales requiere medidas de seguridad estrictas. El software debe cumplir con la normativa de protección de datos y tener protocolos de cifrado eficaces. Además, se pueden prevenir las filtraciones de datos con auditorías de seguridad periódicas.

• Implicaciones económicas
  Si bien el software de gestión de gastos puede ahorrar tiempo y recursos a largo plazo, las empresas deben comparar los posibles beneficios y ahorros con los costos de configuración iniciales y las cuotas de suscripción en curso.

• Límites de personalización
  Es posible que el software estándar no sea suficiente para todas las empresas. La posibilidad de personalizar las funcionalidades y los informes variará según el software.

• Actualizaciones y mantenimiento periódicos
  Es necesario que el software esté siempre actualizado para que su rendimiento y seguridad sean óptimos. Podría ser necesario hacer comprobaciones periódicas y coordinarse con el proveedor del software, lo que puede llevar mucho tiempo.

• Precisión y fiabilidad de los datos
  Los sistemas automatizados dependen de los datos que se les introducen. Si algunos datos son incorrectos, podría haber errores en el seguimiento y los informes de gastos. Las auditorías y comprobaciones periódicas ayudan a mantener la fiabilidad de los datos.

• Cumplimiento de la normativa
  El software debe estar al día con las últimas leyes fiscales y normativas financieras. Si no se cumplen, podrían ocurrir problemas legales y sanciones financieras.

Cómo elegir la solución de software de gestión de gastos adecuada

El software de gestión de gastos adecuado será aquel que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Así puedes encontrar la mejor solución de software para tu caso:

• Análisis exhaustivo de las necesidades de tu empresa
  Lleva a cabo un análisis exhaustivo de los procesos de gestión de gastos de tu empresa. Determina todo el flujo de envíos, aprobaciones, reembolsos y elaboración de informes de gastos. Identifica obstáculos concretos, problemas de cumplimiento de la normativa y áreas en las que se produzcan errores con frecuencia. Decide el nivel de detalle de los datos que necesitas en los informes y cómo está vinculado con la planificación financiera más general.

• Evaluación completa del presupuesto
  Analiza el ROI a largo plazo de diferentes opciones de software. Debes tener en cuenta el coste inicial o las cuotas de suscripción, así como el coste que supongan la integración, la formación y el posible tiempo de inactividad durante la implementación. Ten presente la repercusión financiera del aumento de la eficiencia y el cumplimiento de políticas que podrían ofrecer diferentes soluciones de software.

• Evaluación de las funcionalidades de software avanzadas
  Analiza las funciones que ofrecen las posibles soluciones de software. Busca funcionalidades avanzadas como la posibilidad de admitir varias divisas, las comprobaciones de cumplimiento de políticas en tiempo real, la detección de fraude mediante IA y la asignación automatizada de costes. Investiga cómo estas funciones podrían abordar los puntos débiles que has identificado al analizar las necesidades de tu empresa.

• Complejidad y flexibilidad de la integración
  Evalúa las posibilidades de integrar el software con los sistemas que ya tienes (como ERP, HRMS y CRM). Analiza la facilidad de integración y la flexibilidad para adaptarse a futuros cambios en el sistema o actualizaciones. Examina las funcionalidades de API del software y comprueba si admite integraciones personalizadas.

• Experiencia y adopción de los usuarios
  Evalúa el software desde el punto de vista de los usuarios. Un software avanzado que no sea fácil de utilizar puede hacer que las tasas de adopción sean bajas. Incluye a un grupo de empleados en las pruebas del software para recopilar comentarios sobre su usabilidad.

• Personalización y aplicación de políticas
  Investiga cómo puedes personalizar el software para que se ajuste a las reglas y a las políticas de gastos de tu empresa. Busca funciones como la configuración dinámica de políticas, que permite ajustar reglas en función de diferentes criterios (por ejemplo, la función del empleado, la ubicación o el tipo de gasto).

• Seguridad de los datos y cumplimiento de normativas
  Investiga en detalle la seguridad del software, como los estándares de cifrado de datos, el cumplimiento de normativas internacionales de protección de datos (como el Reglamento General de Protección de Datos o RGPD de la Unión Europea) y los registros de auditoría de las transacciones de gastos.

• Experiencia y soporte del proveedor
  Analiza la experiencia del proveedor en tu sector. Observa su trayectoria, su base de clientes y sus estudios de caso. Conoce el nivel de soporte que ofrece, incluida la disponibilidad de recursos especializados en la gestión de cuentas y el soporte técnico.

• Escalabilidad y preparación para el futuro
  Asegúrate de que el software pueda escalar a medida que tu empresa crezca. Para ello, examina lo bien que el software puede gestionar el aumento de los volúmenes de transacciones, la incorporación de más usuarios y la expansión de las operaciones internacionales. Ten presente el plan de funciones y actualizaciones futuras del proveedor.

• Toma de decisiones basada en datos
  Evalúa las funcionalidades de elaboración de informes y análisis del software. Un software avanzado debe ofrecer paneles completos, informes personalizables y la posibilidad de llevar a cabo análisis exhaustivos de los datos.

Prácticas recomendadas para la implementación y la gestión de gastos

• Planificación estratégica y participación de las partes interesadas
  Comienza con un plan integral que involucre a partes interesadas fundamentales de diferentes departamentos, como los de Finanzas, TI y Recursos Humanos. Descubre lo que necesitan y lo que les preocupa para garantizar que el sistema aborde los objetivos más generales de la empresa.

• Implementación gradual y pruebas piloto
  Implementa el software en fases. Comienza con un programa piloto en el que participe un pequeño grupo representativo de usuarios. Este método te ayudará a identificar posibles problemas y, al mismo tiempo, a hacer ajustes antes de implementar el software para toda la empresa.

• Integración con los sistemas existentes
  Asegúrate de que el sistema de gestión de gastos se integre fácilmente con tus sistemas financieros actuales, como el software de contabilidad, los sistemas de ERP y los de nómina. Esta integración es clave para automatizar los flujos de trabajo y garantizar la uniformidad de los datos.

• Capacitación exhaustiva de los usuarios y soporte
  Elabora un programa de capacitación exhaustiva para todos los usuarios que se adapte a las distintas funciones de la organización. Incluye recursos como manuales, tutoriales en línea y preguntas frecuentes. Crea un sistema de soporte para abordar rápidamente las consultas de los usuarios y los problemas técnicos.

• Personalización según las necesidades de la empresa
  Personaliza el sistema para que sea coherente con las políticas de gastos y flujos de trabajo específicos de tu empresa. Tendrás que configurar jerarquías de aprobación, categorías de gastos y reglas de reembolso personalizadas.

• Auditorías y actualizaciones periódicas del sistema
  Lleva a cabo auditorías regulares para comprobar que el sistema funciona como debería. Actualiza el software con las mejoras y las funcionalidades más recientes que puedan optimizar el rendimiento del sistema y la experiencia de los usuarios.

• Seguridad de los datos y control del cumplimiento de normativas
  Implementa medidas de seguridad de los datos rigurosas. Monitorea regularmente el cumplimiento de las políticas internas y la normativa externa, y haz modificaciones en el sistema según sea necesario para cumplir con las normas a medida que vayan cambiando, como ocurre con el GDPR.

• Fomento de la adopción de usuarios y del sistema de comentarios
  Fomenta el uso del sistema de gestión de gastos. Reúne comentarios de los usuarios con frecuencia para monitorear los desafíos y buscar aspectos que se deberían mejorar. Este sistema de comentarios es importante para seguir perfeccionando el sistema.

• Uso de análisis para obtener información estratégica
  Usa las funcionalidades de análisis del sistema para obtener información sobre los patrones de gasto, las infracciones de las políticas y los posibles ahorros con los que puedas fundamentar las decisiones estratégicas y las modificaciones de las políticas.

• Mejora continua del proceso
  Trata la gestión de gastos como un proceso continuo. Revisa y modifica periódicamente las políticas, los flujos de trabajo y la configuración del sistema en respuesta a los cambios en las necesidades de la empresa, los comentarios de los usuarios y los avances tecnológicos.

• Gestión de las relaciones con los proveedores
  Mantén una buena relación con el proveedor del software. Tendrás que mantener una comunicación periódica en relación con actualizaciones, problemas de soporte y necesidades y mejoras que puedan ser necesarias en el futuro.

• Fomento de una cultura de cumplimiento de la normativa
  Crea y fomenta una cultura empresarial que haga hincapié en el cumplimiento de la normativa y los gastos éticos. Para ello, puedes preparar comunicaciones y capacitaciones periódicas y procurar que el equipo de liderazgo dé el ejemplo.