O setor de software as a service (SaaS) produziu soluções de software que ajudam as empresas a simplificar as operações internas, incluindo a contabilidade e a gestão de despesas. Projeta-se que o mercado para esse tipo de software cresça mais de US$ 7,5 bilhões até 2029, com 40% desse crescimento concentrado na América do Norte.

À medida que sua empresa cresce e enfrenta despesas cada vez mais complexas, um software eficaz de gerenciamento de despesas se torna ainda mais importante. Abaixo, explicaremos o que as empresas devem saber sobre como selecionar e trabalhar com software de gerenciamento de despesas, incluindo como ele funciona, seus principais componentes e os benefícios e desvantagens de usá-lo. Também compartilharemos práticas recomendadas para o gerenciamento de despesas.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é um software de gestão de despesas?
  
• Principais componentes de um software de gestão de despesas
  
• Como funciona um software de gestão de despesas?
  
• Tipos de softwares de gestão de despesas
  
• Benefícios de usar um software de gestão de despesas
  
• Desafios de usar um software de gestão de despesas
  
• Como escolher a solução certa de software de gestão de despesas
  
• Práticas recomendadas para implementação e gestão de despesas
  
• Como o Stripe Payments pode ajudar
  
• Perguntas frequentes sobre o software de gestão de despesas
  

O que é um software de gerenciamento de despesas?

O software de gestão de despesas ajuda empresas e pessoas físicas a rastrear, registrar e processar despesas. Para as empresas, esse software é especialmente útil para gerenciar despesas operacionais e custos de viagens.

Principais componentes do software de gerenciamento de despesas

O software de gerenciamento de despesas consiste em vários componentes, incluindo:

• Rastreamento de recibos: Este recurso permite aos usuários rastrear recibos digitalmente. Em vez de guardar recibos em papel, os funcionários podem tirar fotos de recibos e fazer o upload ou enviar recibos por e-mail diretamente para o software. O rastreamento de recibos torna mais fácil para os funcionários organizar e armazenar recibos, ao mesmo tempo em que elimina a papelada e reduz o risco de perda de documentos importantes.

• Lançamento e categorização de despesas: Os usuários podem lançar despesas manualmente ou importá-las de extratos bancários ou de cartão de crédito. O software permite que os usuários categorizem cada despesa em títulos específicos, como viagens, materiais de escritório ou reuniões com clientes, o que ajuda na gestão do orçamento.

• Fluxo de trabalho de aprovação: Esse componente agiliza o processo de aprovação de despesas. Depois que um funcionário envia um relatório de despesas, o software o direciona para a pessoa apropriada para aprovação, com base em regras predefinidas.

• Conformidade da política: As empresas podem configurar o software para aderir às políticas da empresa em relação a limites de gastos e despesas permitidas. O software pode sinalizar ou rejeitar automaticamente envios que não estejam em conformidade com essas políticas.

• Relatórios e análises: Este recurso fornece relatórios detalhados e análises de despesas por categoria, departamento, projeto ou pessoa física. As empresas podem usar esses relatórios para tomar decisões informadas sobre orçamentos e oportunidades de redução de custos.

• Recursos de integração: O software de gestão de despesas pode se integrar a outros sistemas de negócios, como software de contabilidade, sistemas de RH e sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), permitindo que os dados se movam facilmente entre sistemas e melhorando as operações gerais.

• Acesso móvel e usabilidade: Muitas ferramentas de gestão de despesas têm aplicativos móveis, permitindo aos usuários relatar despesas em seus smartphones. Isso é particularmente útil para funcionários que viajam com frequência.

• Segurança e proteção de dados: Os sistemas de gestão de despesas geralmente vêm com fortes recursos de segurança, como criptografia de dados, controles de acesso e auditorias regulares de segurança, que protegem as empresas contra acesso não autorizado e violações de dados.

• Personalização e escalabilidade: Muitas vezes, as empresas podem personalizar o software para atender a necessidades específicas. O software de gestão de despesas também pode crescer à medida que uma empresa cresce, acomodando mais usuários e mais dados.

• Suporte ao usuário e treinamento: Um bom software fornece suporte e recursos de treinamento (como tutoriais on-line, serviços de suporte ao cliente e manuais do usuário) para garantir que os usuários possam usar o sistema com eficiência.

• Extração de dados OCR: O software usa o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para extrair automaticamente detalhes importantes (como valores, datas, códigos fiscais e nomes de comerciantes) diretamente de uma foto de recibo, eliminando completamente a entrada manual de dados.

• Rastreamento automatizado de quilometragem: O software se integra a serviços de mapeamento para registrar distâncias precisas de viagens de negócios, otimizar rotas de direção e calcular instantaneamente os totais exatos de reembolso de quilometragem.

• Sincronização do cartão corporativo: O software se conecta diretamente a cartões de crédito corporativos e feeds bancários para alimentar, corresponder e reconciliar automaticamente as cobranças de transações em tempo real à medida que ocorrem.

• Múltiplas moedas e conformidade global:
  Os sistemas de gestão de despesas podem lidar automaticamente com conversões de câmbio, suporte de idioma localizado e regulamentos fiscais regionais para gerenciar facilmente viagens internacionais e equipes internacionais.

• Rastreamento faturável de projeto e cliente: Os funcionários podem atribuir despesas de item de linha individuais a contas de clientes específicas, projetos internos ou códigos de tarefas para agilizar o faturamento externo e a contabilidade de projetos.

Esses componentes trabalham juntos para criar um sistema abrangente que simplifica o processo de gerenciamento e análise de despesas para empresas.

Como funciona o software de gerenciamento de despesas?

O software de gerenciamento de despesas reduz a carga administrativa para as empresas, melhora a precisão e fornece informações sobre os gastos da empresa. Funciona assim:

1. Captura de recibos e extração de OCR: O processo começa no momento em que um funcionário incorre em uma despesa comercial. Usando um aplicativo móvel, o usuário tira uma foto de seu recibo físico ou encaminha um e-mail de fatura digital diretamente para o sistema. O mecanismo de OCR do software lê automaticamente a imagem, extraindo instantaneamente metadados cruciais da transação, como o nome do comerciante, data da compra, custo total e códigos fiscais aplicáveis para preencher um item de linha de despesa sem digitação manual.

2. Verificação automatizada de conformidade de políticas: Uma vez que a despesa é registrada e categorizada, o software cruza imediatamente os detalhes da transação com as regras predefinidas da política de despesas digitais da empresa. Se o item de linha estiver em conformidade com os limites de gastos estabelecidos, ele prossegue sem problemas. Se violar uma política, o sistema sinaliza a discrepância ou bloqueia o envio automaticamente.

3. Fluxos de trabalho inteligentes de direcionamento e aprovação: Os itens de despesa em conformidade são agrupados automaticamente em um relatório digital e encaminhados ao supervisor ou membro da equipe financeira apropriado para revisão. Os gerentes recebem notificações instantâneas no desktop ou no celular, permitindo-lhes inspecionar os recibos anexados, visualizar quaisquer sinalizadores de conformidade automatizados e conceder ou negar a aprovação com um único clique.

4. Reembolso direto e sincronização do ERP: Assim que a aprovação final for concedida, o software envia os dados de despesas validados para o ecossistema financeiro da empresa para o processamento de pagamentos. Ele simultaneamente inicia uma transferência de pagamento eletrônico ou envia os dados para a folha de pagamento para reembolsar rapidamente o funcionário, enquanto executa uma sincronização automatizada com o software de contabilidade principal da empresa ou a plataforma ERP para reconciliar com clareza o livro-razão.

Tipos de software de gerenciamento de despesas

Existem muitos tipos de software de gerenciamento de despesas no mercado. Estes incluem:

• Software de gestão de despesas baseado na nuvem: Esse tipo é hospedado na nuvem, portanto, é acessível pela internet, sem a necessidade de instalar software em computadores individuais. O software de gestão de despesas baseado na nuvem é flexível e acessível, e permite que os usuários enviem e gerenciem despesas de qualquer lugar. Normalmente, atualizações e novos recursos são lançados automaticamente pelo provedor, garantindo que o software permaneça atualizado.

• Software de gestão de despesas no local: Ao contrário das soluções baseadas na nuvem, o software no local é instalado e executado nos próprios servidores de uma empresa. Esse tipo pode ser uma boa escolha para empresas que exigem maior controle sobre seus dados e sistemas. No entanto, ele geralmente envolve mais custos iniciais e equipe interna de TI para manutenção e atualizações.

• Soluções integradas de gestão de despesas: Alguns sistemas de gestão de despesas fazem parte de um conjunto maior de aplicativos de gestão de negócios. Esses sistemas integrados combinam a gestão de despesas com outras funções, como contabilidade, faturamento ou folha de pagamento. Essa integração pode fornecer uma solução mais abrangente, mas pode incluir recursos de que algumas empresas não precisam.

• Software de gestão de despesas autônomo: São ferramentas especializadas para gestão de despesas. Geralmente são mais fáceis de usar do que sistemas integrados. O software autônomo é ideal para empresas que desejam simplificar e melhorar seus processos de gestão de despesas, mas não precisam de ferramentas adicionais de gestão de negócios.

• Aplicativos de gestão de despesas voltados para dispositivos móveis: Algumas ferramentas de gestão de despesas são criadas para uso em smartphones e tablets. Esses aplicativos permitem que os usuários capturem recibos e enviem relatórios de despesas em qualquer lugar, o que os torna uma boa opção para empresas com funcionários que viajam com frequência ou trabalham remotamente.

• Sistemas de gestão de despesas personalizáveis: Alguns softwares oferecem um alto nível de personalização. Isso pode incluir fluxos de trabalho de aprovação personalizados, categorias de despesas específicas e formatos de relatório exclusivos. Embora esse tipo de software forneça flexibilidade às empresas, ele pode exigir mais tempo e recursos para ser configurado.

• Software de gestão de despesas em nível empresarial: Criados para grandes organizações, esses sistemas incluem uma variedade de recursos que lidam com necessidades complexas de gestão de despesas. Geralmente incluem recursos avançados de relatórios, opções de integração com diferentes sistemas corporativos e medidas rigorosas de conformidade e segurança.

Benefícios do uso de software de gerenciamento de despesas

Aqui está uma visão mais detalhada de algumas das vantagens do uso de software de gerenciamento de despesas em comparação com os métodos tradicionais de gerenciamento de despesas:

• Economia de tempo e trabalho: Um dos benefícios mais imediatos é menos tempo e esforço gasto no gerenciamento de despesas. Ao implementar a entrada de dados automatizada e simplificar os processos de relatórios e aprovação, o software de gestão de despesas ajuda você a passar menos horas em tarefas manuais.

• Maior precisão e menos erros: O software de gestão de despesas minimiza os erros ao automatizar a entrada de dados e os cálculos. Essa precisão é importante para manter registros financeiros confiáveis e a conformidade com as políticas internas e regulamentações externas.

• Maior visibilidade e controle sobre as despesas: Esses sistemas fornecem visibilidade em tempo real sobre os padrões e tendências de gastos. A gerência pode usar essas ferramentas de relatórios detalhados e painéis para monitorar despesas, identificar áreas de gastos excessivos e tomar decisões informadas para controlar os custos.

• Processos de reembolso simplificados: O software acelera o processo de reembolso para os funcionários. Depois que as despesas são aprovadas, elas podem ser processadas para pagamento mais rapidamente, reduzindo atrasos administrativos e melhorando a satisfação dos funcionários.

• Maior segurança dos dados: Os sistemas de gestão de despesas geralmente têm fortes recursos de segurança para proteger contra acesso não autorizado e violações de dados.

• Benefícios ambientais: Ao digitalizar o processo de gestão de despesas, as empresas reduzem sua dependência do papel.

Desafios do uso de software de gestão de despesas

Embora o software de gerenciamento de despesas possa melhorar a velocidade e a precisão das práticas de gerenciamento de despesas de uma empresa, ele vem com certos desafios. Estes incluem:

• Processos de integração complexos: A integração do software de gestão de despesas com os sistemas existentes pode ser complicada. Ela pode exigir conhecimento técnico e custos adicionais.

• Treinamento e adaptação dos usuários: Leva tempo para os funcionários aprenderem a usar o novo software. Sessões de treinamento adequadas e materiais de suporte podem facilitar essa transição.

• Preocupações com a segurança dos dados: O manuseio de dados financeiros confidenciais exige medidas de segurança rigorosas. O software deve cumprir as regulamentações de proteção de dados e ter protocolos fortes de criptografia. Auditorias de segurança regulares podem evitar violações de dados.

• Implicações de custo: Embora o software de gestão de despesas possa economizar tempo e recursos a longo prazo, as empresas devem avaliar os possíveis benefícios e economias em relação aos custos iniciais de configuração e às taxas de assinatura contínuas.

• Limitações de personalização: O software de prateleira pode não ser suficiente para todas as empresas. A capacidade de personalizar recursos e relatórios varia dependendo do software.

• Atualizações e manutenção regulares: Manter o software atualizado é necessário para o desempenho e a segurança ideais. Isso pode exigir verificações regulares e coordenação com o provedor de software, o que pode consumir muito tempo.

• Precisão e confiabilidade dos dados: Os sistemas automatizados dependem dos dados que os alimentam. A entrada de dados imprecisa pode levar a erros no rastreamento e nos relatórios de despesas. Auditorias e verificações regulares ajudam a manter a confiabilidade dos dados.

• Conformidade com as regulamentações: O software deve se manter atualizado com as leis fiscais e regulamentações financeiras mais recentes. A não conformidade pode levar a problemas jurídicos e penalidades financeiras.

Como escolher a solução certa de software de gerenciamento de despesas

O software de gestão de despesas ideal é aquele que melhor se adapta às necessidades da sua empresa. Veja como encontrar a melhor solução de software para a sua empresa:

1. Defina seus fluxos de trabalho e obstáculos internos: Antes de analisar os recursos de fornecedores externos, mapeie seu ciclo de vida de despesas atual, desde o envio até a reconciliação do livro-razão. Identifique seus pontos problemáticos para saber exatamente quais problemas o novo software precisa resolver.

2. Audite a compatibilidade de integração: Isole as principais ferramentas que a sua empresa já usa, especificamente seu software de contabilidade, sistema ERP e plataforma de gestão de RH. Qualquer software de despesas considerado deve oferecer integração nativa bidirecional ou flexibilidade de API robusta para se conectar a esses sistemas, garantindo que os dados financeiros sejam movidos instantaneamente entre bancos de dados sem uploads manuais de arquivos.

3. Faça testes de experiência do usuário: Reúna um grupo de foco interno diversificado para testar uma versão de avaliação do software. Se o aplicativo para dispositivos móveis for desajeitado ou o Dashboard for confuso, as taxas de adoção dos usuários cairão vertiginosamente, tornando até mesmo o software mais avançado inútil.

4. Calcule o custo total de propriedade: Olhe além do preço mensal básico ou da tarifa de assinatura por usuário. Considere o retorno do investimento (ROI) a longo prazo, contabilizando os cronogramas de implementação, os recursos de treinamento obrigatórios da equipe, os custos de configuração ocultos e a economia financeira mensurável obtida com a aplicação automatizada de políticas.

Checklist de software de gestão de despesas

Ao avaliar possíveis plataformas lado a lado durante apresentações de vendas e demonstrações de produtos, certifique-se de que elas preencham estes requisitos essenciais:

• Aplicação dinâmica de políticas: O software pode sinalizar, direcionar ou rejeitar automaticamente os envios de despesas em tempo real com base em regras personalizáveis vinculadas às funções, localizações ou limites de gastos específicos dos funcionários?

• Automação avançada de dados: O sistema tem digitalização inteligente de recibos com OCR, rastreamento de quilometragem automatizado e reconciliação em tempo real com feeds de dados de cartões de crédito corporativos?

• Segurança de nível empresarial: O fornecedor oferece detecção de fraude baseada em IA, criptografia de dados de ponta a ponta, controles rígidos de nível de acesso de usuário, conformidade localizada de proteção de dados (como GDPR) e trilhas de auditoria digitais abrangentes?

• Capacidades globais: O sistema aceita conversões multimoeda, conformidade fiscal internacional localizada e interfaces em vários idiomas se sua empresa se expandir internacionalmente?

• Escalabilidade e roteiro do fornecedor: A arquitetura é criada para lidar com picos rápidos nos volumes de transações e licenças de usuários à medida que sua empresa cresce, e o fornecedor tem um roteiro claro para futuras implantações de recursos?

Práticas recomendadas para implementação e gerenciamento de despesas

• Planejamento estratégico e engajamento das partes interessadas: Comece com um plano abrangente que envolva as principais partes interessadas de diferentes departamentos, como finanças, TI e recursos humanos. Conheça as necessidades e preocupações delas para garantir que o sistema aborde os objetivos mais amplos da organização.

• Implementação em fases e testes-piloto: Implemente o software em fases. Comece com um programa-piloto envolvendo um grupo pequeno e representativo de usuários. Esse método ajudará você a identificar possíveis problemas e permitirá ajustes antes de uma implementação em grande escala.

• Integração com sistemas existentes: Certifique-se de que o sistema de gestão de despesas se integre facilmente aos seus sistemas financeiros existentes, como software de contabilidade, ERP e sistemas de folha de pagamento. Essa integração é fundamental para automatizar fluxos de trabalho e garantir a consistência dos dados.

• Treinamento e suporte aos usuários: Crie um programa de treinamento abrangente para todos os usuários, personalizado para diferentes funções dentro da organização. Inclua recursos como manuais, tutoriais online e perguntas frequentes. Estabeleça um sistema de suporte para responder prontamente às dúvidas dos usuários e a problemas técnicos.

• Personalização para as necessidades da empresa: Personalize o sistema para corresponder às políticas de despesas e fluxos de trabalho específicos da sua empresa. Isso inclui configurar hierarquias de aprovação personalizadas, categorias de despesas e regras de reembolso.

• Auditorias e atualizações regulares do sistema: Conduza auditorias regulares para verificar se o sistema funciona conforme o planejado. Mantenha-se em dia com as atualizações de software e recursos mais recentes que podem melhorar o desempenho do sistema e a experiência do usuário.

• Segurança de dados e monitoramento de conformidade: Implemente fortes medidas de segurança de dados. Monitore regularmente a conformidade com as políticas internas e os regulamentos externos, ajustando o sistema conforme necessário para manter a conformidade com padrões em evolução, como o GDPR.

• Incentivo à adoção pelos usuários e ciclo de feedback: Incentive o uso do sistema de gestão de despesas. Reúna feedback dos usuários regularmente para monitorar os desafios e encontrar áreas de melhoria. Esse ciclo de feedback é importante para o aprimoramento contínuo do sistema.

• Uso de análises para insights estratégicos: Use as capacidades de análise do sistema para obter insights sobre padrões de gastos, violações de políticas e possíveis economias, a fim de fundamentar decisões estratégicas e ajustes de políticas.

• Melhoria contínua de processos: Trate a gestão de despesas como um processo contínuo. Revise e aprimore regularmente políticas, fluxos de trabalho e configurações do sistema em resposta às mudanças nas necessidades da empresa, ao feedback dos usuários e aos avanços tecnológicos.

• Gestão do relacionamento com os fornecedores: Mantenha um bom relacionamento com o fornecedor do software. Isso inclui comunicação regular sobre atualizações, problemas de suporte e discussões sobre necessidades futuras e upgrades.

• Cultivo de uma cultura de conformidade: Construa e apoie uma cultura corporativa que enfatize a conformidade e os gastos éticos. Você pode conseguir isso por meio de comunicação e treinamento regulares, e definindo um exemplo no nível da liderança.

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Perguntas frequentes sobre software de gestão de despesas