El sector del software como servicio (SaaS) ha creado soluciones de software que ayudan a las empresas a optimizar las operaciones internas, incluidas la contabilidad y la gestión de gastos. Se prevé que el mercado de este tipo de software crezca en más de 7500 millones $ de aquí a 2029, con un 40 % de dicho crecimiento concentrado en Norteamérica.

A medida que tu empresa crece y se enfrenta a gastos cada vez más complejos, es más importante que cuente con un software de gestión de gastos eficaz. A continuación, explicaremos lo que las empresas deben saber sobre cómo elegir un software de gestión de gastos y trabajar con él, incluido cómo funciona, cuáles son sus componentes fundamentales y qué ventajas e inconvenientes tiene usarlo. También daremos mejores prácticas relativas a la gestión de gastos.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es el software de gestión de gastos?
  
• Componentes clave del software de gestión de gastos
  
• ¿Cómo funciona el software de gestión de gastos?
  
• Tipos de software de gestión de gastos
  
• Ventajas de usar software de gestión de gastos
  
• Desafíos del uso del software de gestión de gastos
  
• Cómo elegir la solución de software de gestión de gastos adecuada
  
• Prácticas recomendadas para la implementación y la gestión de gastos
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Payments
  
• Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de gastos
  

¿Qué es el software de gestión de gastos?

El software de gestión de gastos ayuda a empresas y a particulares a hacer un seguimiento, registrar y procesar los gastos. En el caso de las empresas, este software resulta especialmente útil para gestionar los gastos operativos y los costes de viaje.

Componentes fundamentales del software de gestión de gastos

El software de gestión de gastos consta de varios componentes, como los siguientes:

• Seguimiento de recibos: esta función permite a los usuarios hacer un seguimiento de los recibos de forma digital. En lugar de conservar los recibos en papel, los empleados pueden hacerles una foto y subirlos, o bien enviar los recibos por correo electrónico directamente al software. El seguimiento de los recibos facilita a los empleados la organización y el almacenamiento de los recibos, a la vez que elimina el papeleo y reduce el riesgo de perder documentos importantes.

• Entrada y categorización de gastos: los usuarios pueden introducir los gastos de forma manual o importarlos de los extractos bancarios o de las tarjetas de crédito. El software permite a los usuarios categorizar cada gasto con un epígrafe específico, como viajes, material de oficina o reuniones con clientes, lo que ayuda a la gestión del presupuesto.

• Flujo de trabajo de aprobación: este componente acelera el proceso de aprobación de los gastos. Una vez que un empleado envía un informe de gastos, el software lo envía a la persona adecuada para que lo apruebe, en función de unas reglas predefinidas.

• Cumplimiento de las políticas: las empresas pueden configurar el software para que se ajuste a las políticas de la empresa en relación con los límites de gasto y los gastos permitidos. El software puede marcar o rechazar automáticamente los envíos que no cumplan estas políticas.

• Elaboración de informes y análisis: esta función proporciona informes y análisis detallados de los gastos por categoría, departamento, proyecto o individuo. Las empresas pueden utilizar estos informes para tomar decisiones fundamentadas sobre la elaboración de presupuestos y las oportunidades de ahorro de costes.

• Capacidades de integración: el software de gestión de gastos puede integrarse con otros sistemas empresariales como el software de contabilidad, los sistemas de RR. HH. y los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), lo que permite que los datos se muevan fácilmente entre los sistemas y mejora las operaciones en general.

• Acceso móvil y usabilidad: muchas herramientas de gestión de gastos cuentan con aplicaciones móviles, lo que permite a los usuarios informar sobre sus gastos desde sus smartphones. Esto resulta especialmente útil para los empleados que viajan con frecuencia.

• Seguridad y protección de datos: los sistemas de gestión de gastos a menudo incluyen funciones de seguridad estrictas, como el cifrado de datos, los controles de acceso y las auditorías de seguridad periódicas, que protegen a las empresas del acceso no autorizado y de las filtraciones de datos.

• Personalización y escalabilidad: con frecuencia, las empresas pueden personalizar el software para adaptarlo a unas necesidades específicas. El software de gestión de gastos también puede crecer a medida que crece la empresa, ya que se puede adaptar a un mayor número de usuarios y de datos.

• Soporte y formación del usuario: un buen software proporciona recursos de soporte y formación, como tutoriales online, servicios de soporte al cliente y manuales de usuario, para garantizar que los usuarios pueden utilizar el sistema de forma eficaz.

• Extracción de datos mediante OCR: el software utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer de forma automática detalles clave (como importes, fechas, códigos de impuestos y nombres de comerciantes) directamente de la foto del recibo, lo que elimina por completo la introducción manual de los datos.

• Seguimiento automatizado del kilometraje: el software se integra con servicios de mapas para registrar las distancias exactas de los viajes de empresa, optimizar las rutas de conducción y calcular al instante los totales exactos de los reembolsos por kilometraje.

• Sincronización de tarjetas corporativas: el software se vincula directamente con las tarjetas de crédito de la empresa y los canales bancarios para suministrar, cotejar y conciliar automáticamente los cargos de las transacciones en tiempo real a medida que se producen.

• Multidivisa y cumplimiento de la normativa internacional:
  Los sistemas de gestión de gastos pueden gestionar de forma automática las conversiones de divisas, el soporte de los idiomas locales y la normativa fiscal regional para gestionar fácilmente los viajes internacionales y los equipos que operan a nivel internacional.

• Seguimiento de proyectos y clientes facturables: los empleados pueden asignar los gastos de partidas individuales a cuentas de clientes específicas, proyectos internos o códigos de tareas para agilizar la facturación externa y la contabilidad de los proyectos.

Estos componentes trabajan en conjunto para crear un sistema completo que simplifica el proceso de gestionar y analizar los gastos de las empresas.

¿Cómo funciona el software de gestión de gastos?

El software de gestión de gastos reduce la carga administrativa de las empresas, mejora la precisión y ofrece información sobre los gastos empresariales. Funciona de la siguiente manera:

1. Captura de recibos y extracción mediante OCR: el proceso comienza en el momento en el que un empleado incurre en un gasto de empresa. Con una aplicación móvil, el usuario hace una foto de su recibo físico o reenvía un correo electrónico con la factura digital directamente al sistema. El motor de OCR del software lee automáticamente la imagen y extrae al instante los metadatos más importantes de la transacción, como el nombre del comerciante, la fecha de compra, el coste total y los códigos de impuestos aplicables, para rellenar una partida de gasto sin tener que escribir manualmente.

2. Comprobación automatizada del cumplimiento de políticas: una vez que se registra y se categoriza el gasto, el software cruza inmediatamente los detalles de la transacción con las reglas predefinidas de la política de gastos digitales de la empresa. Si la partida cumple con los límites de gasto establecidos, el proceso continúa sin problemas. Si infringe alguna política, el sistema marca la discrepancia o bloquea el envío de forma automática.

3. Enrutamiento inteligente y flujos de trabajo de aprobación: las partidas de gastos que cumplen con la política se agrupan automáticamente en un informe digital y se dirigen al supervisor adecuado o a un miembro del equipo financiero para su revisión. Los gestores reciben notificaciones instantáneas en su ordenador o en su teléfono móvil, lo que les permite revisar los recibos adjuntos, ver cualquier marca de cumplimiento automatizada y conceder o denegar la aprobación con un solo clic.

4. Reembolso directo y sincronización con el ERP: en el momento en el que se concede la aprobación final, el software envía los datos validados de los gastos al ecosistema financiero de la empresa para procesar el pago. A su vez, inicia una transferencia electrónica de pagos o envía los datos a las nóminas para reembolsar el importe rápidamente al empleado, a la vez que ejecuta una sincronización automatizada con el software de contabilidad principal o la plataforma de ERP de la empresa para conciliar debidamente el libro mayor.

Tipos de software de gestión de gastos

Hay muchos tipos de software de gestión de gastos en el mercado, como los siguientes:

• Software de gestión de gastos basado en la nube: este tipo se aloja en la nube, por lo que es accesible a través de Internet, sin necesidad de instalar software en cada ordenador. El software de gestión de gastos basado en la nube es flexible y accesible, y permite a los usuarios enviar y gestionar gastos desde cualquier lugar. Por lo general, las actualizaciones y las nuevas funciones se implementan de forma automática por parte del proveedor, lo que garantiza que el software se mantenga actualizado.

• Software de gestión de gastos on-premise: a diferencia de las soluciones basadas en la nube, el software on-premise se instala y se ejecuta en los propios servidores de la empresa. Este tipo puede ser una buena opción para las empresas que requieren un mayor control sobre sus datos y sistemas. Sin embargo, a menudo implica más costes iniciales y personal informático interno para el mantenimiento y las actualizaciones.

• Soluciones de gestión de gastos integradas: algunos sistemas de gestión de gastos forman parte de un conjunto más amplio de aplicaciones de gestión empresarial. Estos sistemas integrados combinan la gestión de gastos con otras funciones como la contabilidad, la facturación o las nóminas. Esta integración puede ofrecer una solución más completa, pero podría incluir funciones que algunas empresas no necesitan.

• Software de gestión de gastos independiente: se trata de herramientas especializadas para la gestión de gastos. Suelen ser más fáciles de utilizar que los sistemas integrados. El software independiente es ideal para las empresas que desean simplificar y mejorar sus procesos de gestión de gastos, pero no necesitan herramientas de gestión empresarial adicionales.

• Aplicaciones de gestión de gastos optimizadas para móviles: algunas herramientas de gestión de gastos están diseñadas para su uso en smartphones y tabletas. Estas aplicaciones permiten a los usuarios hacer fotos a los recibos y presentar informes de gastos sobre la marcha, lo que las convierte en una buena opción para empresas con empleados que viajan con frecuencia o trabajan de forma remota.

• Sistemas de gestión de gastos personalizables: algunos tipos de software ofrecen un alto nivel de personalización. Esto puede incluir flujos de trabajo de aprobación personalizados, categorías de gastos específicas y formatos de informes únicos. Si bien este tipo de software ofrece flexibilidad a las empresas, puede requerir más tiempo y recursos para su configuración.

• Software de gestión de gastos para grandes empresas: estos sistemas, diseñados para grandes empresas, incluyen una serie de funciones que gestionan necesidades complejas de gestión de gastos. A menudo incluyen funciones avanzadas de elaboración de informes, opciones de integración con diferentes sistemas empresariales y medidas exhaustivas de cumplimiento de la normativa y seguridad.

Ventajas de usar un software de gestión de gastos

Veamos de forma más detallada algunas de las ventajas que supone usar un software de gestión de gastos en vez de métodos tradicionales:

• Ahorro de tiempo y de esfuerzo: uno de los beneficios más inmediatos es el ahorro de tiempo y de esfuerzo en la gestión de los gastos. Al implementar la introducción automatizada de datos y simplificar los procesos de elaboración de informes y aprobación, el software de gestión de gastos te ayuda a dedicar menos horas a las tareas manuales.

• Mayor precisión y menos errores: el software de gestión de gastos minimiza los errores al automatizar la introducción de datos y los cálculos. Esta precisión es importante para mantener registros financieros fiables y para el cumplimiento de las políticas internas y de la normativa externa.

• Mejor visibilidad y mayor control sobre los gastos: estos sistemas proporcionan visibilidad en tiempo real de los patrones y las tendencias de gasto. La dirección puede utilizar estas herramientas de elaboración de informes detallados y los dashboards para supervisar los gastos, identificar áreas en las que se gasta demasiado y tomar decisiones fundamentadas para controlar los costes.

• Agilización de los procesos de reembolso: el software acelera el proceso de reembolso para los empleados. Una vez que se aprueban los gastos, se pueden procesar para su pago más rápido, lo que reduce los retrasos administrativos y mejora la satisfacción de los empleados.

• Mayor seguridad de los datos: por lo general, los sistemas de gestión de gastos tienen funciones de seguridad estrictas para evitar los accesos no autorizados y las filtraciones de datos.

• Beneficios para el medio ambiente: al digitalizar el proceso de gestión de gastos, las empresas reducen su dependencia del papel.

Retos del uso de un software de gestión de gastos

Si bien el software de gestión de gastos puede mejorar la velocidad y precisión de las prácticas de gestión de gastos de una empresa, también tiene algunos inconvenientes, como los siguientes:

• Procesos de integración complejos: integrar un software de gestión de gastos con los sistemas existentes puede ser complicado, ya que puede requerir conocimientos técnicos y suponer costes adicionales.

• Formación de los usuarios y adaptación: los empleados necesitan tiempo para aprender a utilizar el nuevo software. Unas sesiones de formación adecuadas y un buen material de soporte pueden facilitar esta transición.

• Preocupaciones en torno a la seguridad de los datos: el tratamiento de datos financieros confidenciales requiere medidas de seguridad estrictas. El software debe cumplir con la normativa de protección de datos y contar con protocolos de cifrado sólidos. Las auditorías de seguridad periódicas pueden prevenir las filtraciones de datos.

• Repercusiones en los costes: aunque el software de gestión de gastos puede ahorrar tiempo y recursos a largo plazo, las empresas deben sopesar las ventajas y el ahorro potenciales frente a los costes iniciales de configuración y las cuotas de suscripción continuas.

• Limitaciones de personalización: el software estándar puede no ser suficiente para todas las empresas. La posibilidad de personalizar las funciones y los informes variará en función del software.

• Actualizaciones y mantenimiento periódicos: mantener el software actualizado es necesario para optimizar su rendimiento y seguridad. Esto puede requerir comprobaciones periódicas y coordinación con el proveedor de software, lo que puede llevar mucho tiempo.

• Precisión y fiabilidad de los datos: los sistemas automatizados dependen de los datos que los alimentan. Una introducción de datos inexacta puede provocar errores en el seguimiento de los gastos y en la elaboración de informes. Las auditorías y las comprobaciones periódicas ayudan a mantener la fiabilidad de los datos.

• Cumplimiento de la normativa: el software debe estar actualizado con las últimas leyes fiscales y la normativa financiera. El incumplimiento puede dar lugar a problemas legales y sanciones económicas.

Cómo elegir la solución de software de gestión de gastos adecuada

El software de gestión de gastos adecuado es el que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa. A continuación te explicamos cómo encontrar la mejor solución de software para tu empresa:

1. Define tus flujos de trabajo internos y obstáculos: Antes de analizar las funciones de proveedores externos, traza el ciclo de vida de tus gastos actuales, desde el envío hasta la conciliación del libro mayor. Identifica tus puntos débiles para saber exactamente qué problemas debe resolver el nuevo software.

2. Audita la compatibilidad de la integración: Aísla las herramientas principales en las que ya confía tu empresa, en concreto tu software de contabilidad, tu sistema ERP y tu plataforma de recursos humanos. Cualquier software de gastos que consideres debe ofrecer una integración bidireccional nativa o una sólida flexibilidad de la API para conectarse con estos sistemas, de modo que los datos financieros se muevan entre bases de datos de forma instantánea sin necesidad de subir archivos manualmente.

3. Realiza pruebas de la experiencia del usuario: Reúne a un grupo de debate interno diverso para probar una versión de prueba del software. Si la aplicación móvil es torpe o el dashboard es confuso, las tasas de adopción de los usuarios caerán en picado, lo que hará inútil incluso al software más avanzado.

4. Calcula el coste total de propiedad: Ve más allá del precio mensual básico o de la comisión de suscripción por usuario. Ten en cuenta el retorno de la inversión (ROI) a largo plazo, contabilizando los plazos de implementación, los recursos obligatorios de formación del personal, los costes ocultos de configuración y el ahorro económico cuantificable que se obtiene con la aplicación automatizada de políticas.

Lista de comprobación del software de gestión de gastos

Al evaluar las posibles plataformas de forma conjunta durante las presentaciones de ventas y las demostraciones de productos, asegúrate de que cumplan estos requisitos esenciales:

• Aplicación dinámica de políticas: ¿Puede el software marcar, dirigir o rechazar automáticamente los envíos de gastos en tiempo real en función de reglas personalizables vinculadas a las funciones de los empleados, las ubicaciones o límites de gasto específicos?

• Automatización de datos avanzada: ¿El sistema cuenta con escaneo inteligente de recibos mediante OCR, seguimiento automatizado de kilometraje y conciliación en tiempo real con fuentes de datos de tarjetas de crédito corporativas?

• Seguridad de nivel empresarial: ¿El proveedor ofrece detección de fraude basada en IA, cifrado de datos integral, controles estrictos de nivel de acceso de usuarios, cumplimiento de la normativa de protección de datos locales (como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)) e historiales de auditoría digital completos?

• Capacidades globales: ¿El sistema acepta conversiones en varias monedas, el cumplimiento de la normativa fiscal internacional localizada e interfaces en varios idiomas si tu empresa se expande al extranjero?

• Escalabilidad y hoja de ruta del proveedor: ¿La arquitectura está diseñada para gestionar picos rápidos en el volumen de transacciones y los puestos de usuarios a medida que tu empresa crece, y tiene el proveedor una hoja de ruta clara para la futura implementación de funciones?

Mejores prácticas de implementación y gestión de gastos

• Planificación estratégica y participación de las partes interesadas: Comienza con un plan integral que involucre a las principales partes interesadas de diferentes departamentos, como finanzas, TI y recursos humanos. Conoce sus necesidades y preocupaciones para asegurarte de que el sistema aborda los objetivos generales de la organización.

• Implementación por fases y pruebas piloto: Implementa el software en fases. Comienza con un programa piloto que involucre a un grupo pequeño y representativo de usuarios. Este método te ayudará a identificar posibles problemas y te permitirá realizar ajustes antes de una implementación a gran escala.

• Integración con los sistemas existentes: Asegúrate de que el sistema de gestión de gastos se integre fácilmente con tus sistemas financieros existentes, como el software de contabilidad, el ERP y los sistemas de nóminas. Esta integración es clave para automatizar los flujos de trabajo y garantizar la coherencia de los datos.

• Formación de usuarios y soporte: Desarrolla un programa de formación integral para todos los usuarios, personalizado para las diferentes funciones dentro de la organización. Incluye recursos como manuales, tutoriales online y preguntas frecuentes. Establece un sistema de soporte para abordar las consultas de los usuarios y los problemas técnicos con rapidez.

• Personalización según las necesidades de la empresa: Personaliza el sistema para que se adapte a las políticas de gastos y los flujos de trabajo específicos de tu empresa. Esto incluye configurar jerarquías de aprobación personalizadas, categorías de gastos y reglas de reembolso.

• Auditorías del sistema y actualizaciones periódicas: Realiza auditorías periódicas para comprobar que el sistema funciona según lo previsto. Mantente al día de las últimas actualizaciones de software y funciones que podrían mejorar el rendimiento del sistema y la experiencia del usuario.

• Seguridad de los datos y control del cumplimiento de la normativa: Implementa medidas de seguridad de datos sólidas. Supervisa periódicamente el cumplimiento de la normativa con respecto a las políticas internas y las regulaciones externas, y ajusta el sistema según sea necesario para seguir cumpliendo con estándares en evolución como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

• Fomento de la adopción por parte del usuario y el ciclo de comentarios: Fomenta el uso del sistema de gestión de gastos. Recopila con regularidad los comentarios de los usuarios para supervisar los problemas y encontrar áreas de mejora. Este ciclo de comentarios es importante para perfeccionar el sistema de forma continua.

• Uso de análisis para obtener información estratégica: Utiliza las capacidades de análisis del sistema para obtener información sobre los patrones de gasto, las infracciones de las políticas y los posibles ahorros con el fin de fundamentar las decisiones estratégicas y los ajustes de las políticas.

• Mejora continua de los procesos: Considera la gestión de gastos como un proceso continuo. Revisa y perfecciona con regularidad las políticas, los flujos de trabajo y la configuración del sistema en respuesta a las cambiantes necesidades de la empresa, los comentarios de los usuarios y los avances tecnológicos.

• Gestión de la relación con el proveedor: Mantén una relación estrecha con el proveedor de software. Esto incluye la comunicación periódica sobre actualizaciones, problemas de soporte y conversaciones sobre necesidades y mejoras futuras.

• Cultivo de una cultura de cumplimiento de la normativa: Crea y fomenta una cultura de empresa que haga hincapié en el cumplimiento de la normativa y el gasto ético. Puedes lograrlo mediante la comunicación y formación periódicas, y dando ejemplo desde la dirección.

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