O setor de software como serviço (SaaS) produziu soluções de software que ajudam as empresas a dinamizar as operações internas, incluindo contabilidade e gerenciamento de despesas. Projeta-se que o mercado desse tipo de software cresça em mais de US$ 4,7 bilhões até 2027, com 40% desse crescimento concentrado na América do Norte.

À medida que sua empresa cresce e enfrenta despesas cada vez mais complexas, um software eficaz de gerenciamento de despesas se torna ainda mais importante. Abaixo, explicaremos o que as empresas devem saber sobre como selecionar e trabalhar com software de gerenciamento de despesas, incluindo como ele funciona, seus principais componentes e os benefícios e desvantagens de usá-lo. Também compartilharemos práticas recomendadas para o gerenciamento de despesas.

O que há neste artigo?

• O que é um software de gestão de despesas?
  
• Principais componentes do software de gerenciamento de despesas
  
• Como funciona o software de gestão de despesas?
  
• Tipos de software de gestão de despesas
  
• Benefícios da utilização do software de gestão de despesas
  
• Desafios associados ao uso de software de gerenciamento de despesas
  
• Como escolher a solução certa de software de gerenciamento de despesas
  
• Práticas recomendadas para implementação e gestão de despesas
  

O que é um software de gerenciamento de despesas?

O software de gerenciamento de despesas ajuda empresas e indivíduos a rastrear, registrar e processar despesas. Para as empresas, este software é especialmente útil para gerenciar despesas operacionais e custos de viagem.

Principais componentes do software de gerenciamento de despesas

O software de gerenciamento de despesas consiste em vários componentes, incluindo:

• Acompanhamento de recibos
  Esse recurso permite que os usuários rastreiem recibos digitalmente. Em vez de guardar recibos em papel, os funcionários podem tirar fotos dos recibos e carregá-los ou enviar recibos por e-mail diretamente para o software. O rastreamento de recibos facilita para os funcionários organizar e armazenar os recibos, eliminando a papelada e reduzindo o risco de perda de documentos importantes.

• Entrada e categorização de despesas
  Os usuários podem inserir despesas manualmente ou importá-las de extratos bancários ou de cartão de crédito. O software permite que os usuários categorizem cada despesa em rubricas específicas, como viagens, material de escritório ou reuniões com clientes, o que ajuda na gestão do orçamento.

• Fluxo de trabalho de aprovação
  Esse componente agiliza o processo de aprovação de despesas. Depois que um funcionário envia um relatório de despesas, o software o encaminha para a pessoa apropriada para aprovação, com base em regras predefinidas.

• Conformidade com a política
  As empresas podem configurar o software para cumprir as políticas da empresa em relação aos limites de gastos e despesas permitidas. O software pode sinalizar ou rejeitar automaticamente envios que não estejam em conformidade com essas políticas.

• Relatórios e análises
  Esse recurso fornece relatórios detalhados e análises de despesas e pode gerar divisões por categoria, departamento, projeto ou indivíduo. As empresas podem usar esses relatórios para tomar decisões informadas sobre orçamento e oportunidades de redução de custos.

• Recursos de integração
  O software de gerenciamento de despesas pode se integrar a outros sistemas de negócios, como software de contabilidade, sistemas de RH e sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), permitindo que os dados se movam facilmente entre sistemas e melhorando as operações gerais.

• Acesso móvel e usabilidade
  Muitas ferramentas de gerenciamento de despesas possuem aplicativos móveis, permitindo que os usuários informem as despesas a partir de seus smartphones. Isso é particularmente útil para funcionários que viajam com frequência.

• Segurança e proteção de dados
  Os sistemas de gerenciamento de despesas geralmente vêm com recursos de segurança fortes, como criptografia de dados, controles de acesso e auditorias de segurança regulares, que protegem as empresas contra acesso não autorizado e violações de dados.

• Personalização e escalabilidade
  Muitas vezes, as empresas podem personalizar o software para atender a necessidades específicas. O software de gerenciamento de despesas também pode crescer conforme a empresa cresce, acomodando mais usuários e maiores volumes de dados.

• Suporte e treinamento ao usuário
  Um bom software fornece recursos de suporte e treinamento — como tutoriais online, serviços de suporte ao cliente e manuais do usuário — para garantir que os usuários possam usar o sistema de forma eficaz.

Esses componentes trabalham juntos para criar um sistema abrangente que simplifica o processo de gerenciamento e análise de despesas para empresas.

Como funciona o software de gerenciamento de despesas?

O software de gerenciamento de despesas reduz a carga administrativa para as empresas, melhora a precisão e fornece informações sobre os gastos da empresa. Funciona assim:

• Registro de despesas
  O software permite que os usuários insiram suas próprias despesas. Isso pode ser feito manualmente, informando os detalhes de cada despesa, como valor, data e categoria. O software também pode extrair automaticamente dados de transações de contas bancárias conectadas ou cartões de crédito, reduzindo a necessidade de entrada manual.

• Gestão de recibos
  Para cada despesa, os usuários podem anexar cópias digitais dos recibos. Para fazer isso, tire fotos de recibos em papel com um smartphone e carregue-os no software, ou anexe recibos digitais, como PDFs ou confirmações de e-mail.

• Categorização e organização de despesas
  Uma vez que um funcionário insere uma despesa, o software a categoriza. O funcionário também pode fazer isso manualmente. Categorias comuns incluem viagens, refeições, material de escritório e entretenimento do cliente. Essa categorização ajuda no acompanhamento e na análise de padrões de gastos.

• Processo de aprovação
  Na maioria das empresas, as despesas de um funcionário precisam de aprovação de um supervisor ou do departamento financeiro. O software normalmente inclui um fluxo de trabalho que encaminha as despesas para a pessoa apropriada para revisão e aprovação. As empresas podem configurar regras para automatizar esse processo.

• Verificações de conformidade com políticas
  As empresas podem configurar o software para comparar cada despesa com as políticas de gastos da empresa. Se uma despesa violar uma política (por exemplo, se exceder um limite de gastos), o software pode sinalizá-la para revisão ou rejeitá-la automaticamente, ajudando a impor controles financeiros.

• Processamento de reembolso
  O software pode facilitar o reembolso de despesas dos funcionários. Após a aprovação de uma despesa, o software pode encaminhá-la para o processamento de pagamentos, que pode estar vinculado ao sistema de folha de pagamento da empresa para reembolso.

• Relatórios e análises
  Uma função-chave do software de gerenciamento de despesas é a capacidade de gerar relatórios e análises. Esses relatórios podem fornecer insights sobre padrões de gastos, acompanhar despesas em relação a orçamentos e informar decisões financeiras. As empresas podem personalizar e dividir relatórios por métricas, como período, departamento ou tipo de despesa.

• Integração com outros sistemas
  O software muitas vezes se integra com outros sistemas de negócios, como software de contabilidade ou sistemas ERP. Essa integração facilita a transferência fácil de dados de despesas, contribuindo para a gestão financeira geral.

• Acesso e segurança do usuário
  As empresas podem definir diferentes níveis de acesso para diferentes usuários, garantindo que os funcionários vejam apenas o que precisam ver. Recursos de segurança como criptografia e controles de acesso protegem dados financeiros sigilosos.

• Acessibilidade móvel
  Muitas ferramentas de gerenciamento de despesas têm aplicativos móveis que permitem aos usuários enviar e aprovar despesas de seus smartphones. Isso é particularmente útil para funcionários que viajam ou trabalham remotamente.

Tipos de software de gerenciamento de despesas

Existem muitos tipos de software de gerenciamento de despesas no mercado. Estes incluem:

• Software de gerenciamento de despesas baseado em nuvem
  Esse tipo é hospedado na nuvem, por isso é acessível pela internet, sem necessidade de instalar software em computadores individuais. O software de gerenciamento de despesas baseado em nuvem é flexível e acessível, e permite que os usuários enviem e gerenciem despesas de qualquer lugar. Normalmente, atualizações e novos recursos são implementados automaticamente pelo provedor, garantindo que o software permaneça atualizado.

• Software de gerenciamento de despesas no local
  Em contraste com as soluções baseadas em nuvem, o software local é instalado e executado nos próprios servidores de uma empresa. Esse tipo pode ser uma boa opção para empresas que precisam de maior controle sobre seus dados e sistemas. No entanto, muitas vezes envolve mais custos iniciais e pessoal de TI interno para manutenção e atualizações.

• Soluções integradas de gestão de despesas
  Alguns sistemas de gerenciamento de despesas fazem parte de um conjunto maior de aplicativos de gerenciamento de negócios. Esses sistemas integrados combinam gerenciamento de despesas com outras funções, como contabilidade, faturamento ou folha de pagamento. Essa integração pode oferecer uma solução mais abrangente, mas pode incluir recursos que algumas empresas não precisam.

• Software autônomo de gerenciamento de despesas
  São ferramentas especializadas para gestão de gastos. Eles costumam ser mais simples de usar do que os sistemas integrados. O software autônomo é ideal para empresas que desejam simplificar e melhorar seus processos de gerenciamento de despesas, mas não precisam de ferramentas adicionais de gerenciamento empresarial.

• Aplicativos de gerenciamento de despesas voltados para dispositivos móveis
  Algumas ferramentas de gerenciamento de despesas são projetadas para uso em smartphones e tablets. Esses aplicativos permitem que os usuários capturem recibos e registrem relatórios de despesas em qualquer lugar, o que os torna uma boa opção para empresas com funcionários que viajam com frequência ou trabalham remotamente.

• Sistemas personalizáveis de gerenciamento de despesas
  Alguns softwares oferecem um alto nível de personalização. Isso pode incluir fluxos de trabalho de aprovação personalizados, categorias de despesas específicas e formatos de relatório exclusivos. Embora esse tipo de software ofereça flexibilidade às empresas, pode exigir mais tempo e recursos para a configuração.

• Software de gerenciamento de despesas de nível empresarial
  Projetados para grandes organizações, esses sistemas incluem uma variedade de recursos que lidam com necessidades complexas de gerenciamento de despesas em escala. Muitas vezes incluem recursos avançados de emissão de relatórios, opções de integração com diferentes sistemas corporativos e medidas completas de conformidade e segurança.

Benefícios do uso de software de gerenciamento de despesas

Aqui está uma visão mais detalhada de algumas das vantagens do uso de software de gerenciamento de despesas em comparação com os métodos tradicionais de gerenciamento de despesas:

• Economia de tempo e mão de obra
  Um dos benefícios mais imediatos é menos tempo e esforço gastos gerenciando despesas. Ao implementar a entrada automatizada de dados e simplificar os processos de relatórios e aprovação, o software de gerenciamento de despesas ajuda você a gastar menos horas em tarefas manuais.

• Maior precisão e menos erros
  O software de gerenciamento de despesas minimiza erros ao automatizar a entrada de dados e os cálculos. Essa precisão é importante para manter registros financeiros confiáveis e conformidade com políticas internas e regulamentações externas.

• Melhor visibilidade e controle sobre as despesas
  Esses sistemas fornecem visibilidade em tempo real dos padrões e tendências de gastos. A administração pode usar essas ferramentas de relatórios detalhados e dashboards para monitorar despesas, identificar áreas de gastos excessivos e tomar decisões informadas para controlar custos.

• Processos de reembolso simplificados
  O software acelera o processo de reembolso para funcionários. Uma vez que as despesas são aprovadas, elas podem ser processadas para pagamento mais rapidamente, reduzindo atrasos administrativos e melhorando a satisfação dos funcionários.

• Melhor conformidade com as políticas e prevenção de fraudes
  Com a capacidade do software de definir e aplicar políticas de despesas, as empresas podem manter uma melhor conformidade. O sistema pode sinalizar automaticamente as despesas que não cumprem as políticas definidas, evitando fraudes e violações da política.

• Integração com outros sistemas de negócio
  A integração de software de gerenciamento de despesas com outros sistemas, como software de contabilidade ou sistemas ERP, facilita a gestão financeira em toda a organização.

• Acessibilidade móvel para gerenciamento em trânsito
  Os aplicativos móveis permitem que os funcionários enviem despesas de seus smartphones, o que é particularmente útil para trabalhadores remotos e viajantes frequentes.

• Escalabilidade para acompanhar o crescimento do negócio
  À medida que uma empresa cresce, suas necessidades de gerenciamento de despesas se tornam mais complexas. O software de gerenciamento de despesas pode ser dimensionado para acomodar volumes maiores de transações e as necessidades de uma empresa em crescimento.

• Maior segurança de dados
  Os sistemas de gerenciamento de despesas geralmente têm fortes recursos de segurança para proteger contra acesso não autorizado e violações de dados.

• Benefícios ambientais
  Ao digitalizar o processo de gestão de despesas, as empresas reduzem a dependência do papel.

Desafios associados ao uso de software de gerenciamento de despesas

Embora o software de gerenciamento de despesas possa melhorar a velocidade e a precisão das práticas de gerenciamento de despesas de uma empresa, ele vem com certos desafios. Estes incluem:

• Processos complexos de integração
  A integração de software de gerenciamento de despesas com sistemas existentes pode ser complicada. Pode exigir conhecimentos técnicos e custos adicionais.

• Treinamento e adaptação de usuários
  Leva tempo para que os funcionários aprendam a usar o novo software. Sessões de treinamento adequadas e materiais de apoio podem facilitar essa transição.

• Preocupações com a segurança dos dados
  O tratamento de dados financeiros sensíveis exige medidas de segurança rigorosas. O software deve estar em conformidade com os regulamentos de proteção de dados e ter protocolos de criptografia fortes. Auditorias de segurança regulares podem evitar violações de dados.

• Implicações de custo
  Embora o software de gerenciamento de despesas possa economizar tempo e recursos no longo prazo, as empresas devem ponderar os benefícios e economias potenciais em relação aos custos de configuração inicial e às tarifas de assinatura contínuas.

• Limitações de personalização
  Software pronto para o uso pode não ser suficiente para todas as empresas. A capacidade de personalizar recursos e relatórios varia dependendo do software.

• Atualizações e manutenções regulares
  Manter o software atualizado é necessário para um desempenho e segurança ideais. Isso pode exigir check-ins regulares e coordenação com o provedor de software, o que pode ser demorado.

• Precisão e confiabilidade dos dados
  Os sistemas automatizados dependem dos dados que os alimentam. A entrada imprecisa de dados pode resultar em erros no rastreamento de despesas e nos relatórios. Auditorias e verificações regulares ajudam a manter a confiabilidade dos dados.

• Conformidade com regulamentos
  O software deve se manter atualizado com as leis fiscais e os regulamentos financeiros mais recentes. A não conformidade pode acarretar questões legais e penalidades financeiras.

Como escolher a solução certa de software de gerenciamento de despesas

O software de gestão de despesas "certo" é o que melhor se adapta às necessidades do seu negócio. Veja como encontrar a melhor solução de software para o seu negócio:

• Análise detalhada de necessidades
  Realize uma análise aprofundada dos processos de gestão de despesas da sua empresa. Mapeie todo o fluxo de trabalho de envios, aprovações, reembolsos e relatórios de despesas. Identifique gargalos específicos, problemas de conformidade e áreas onde os erros ocorrem com frequência. Decida sobre qual granularidade de dados você precisa nos relatórios e como isso se relaciona com um planejamento financeiro mais amplo.

• Avaliação orçamentária abrangente
  Analise o ROI de longo prazo de diferentes opções de software. Isso inclui o custo inicial ou as tarifas de assinatura, bem como o custo de integração, treinamento e possível tempo de inatividade durante a implementação. Considere o impacto financeiro do aumento da eficiência e da conformidade com as políticas que diferentes soluções de software podem proporcionar.

• Avaliação de capacidades avançadas de software
  Examine os recursos que as possíveis soluções de software oferecem. Procure recursos avançados como suporte multimoedas, verificações de conformidade de políticas em tempo real, detecção de fraude baseada em IA e alocação automatizada de custos. Explore como esses recursos podem abordar os pontos problemáticos identificados na análise de necessidades.

• Complexidade e flexibilidade da integração
  Avalie os recursos de integração do software com seus sistemas existentes (como ERP, HRMS e CRM). Avalie a facilidade de integração e a flexibilidade para se adaptar a futuras alterações ou upgrades do sistema. Considere os recursos da API do software e se ele permite integrações personalizadas.

• Experiência do usuário e adoção
  Avalie o software sob uma perspectiva de usuário final. Software avançado que não é fácil de usar pode levar a baixas taxas de adoção. Use um grupo de foco de funcionários em uma execução de teste do software para coletar feedback sobre sua usabilidade.

• Personalização e aplicação de políticas
  Pesquise sobre como você pode personalizar o software para se adequar às regras e políticas de despesas da sua empresa. Procure recursos como a configuração dinâmica de políticas, na qual as regras podem ser ajustadas com base em diferentes critérios, como função, local ou tipo de despesa do funcionário.

• Segurança e conformidade de dados
  Investigue detalhadamente a segurança do software. Isso inclui padrões de criptografia de dados, conformidade com regulamentos globais de proteção de dados (como o Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia) e trilhas de auditoria para transações de despesas.

• Experiência e suporte do fornecedor
  Avalie a experiência do fornecedor em seu setor específico. Analise seu histórico, a base de clientes e os estudos de caso. Conheça o nível de suporte que oferece, incluindo a disponibilidade de recursos exclusivos de gerenciamento de contas e suporte técnico.

• Escalabilidade e preparo para o futuro
  Certifique-se de que o software possa ser expandido de acordo com o crescimento da sua empresa, examinando como o software pode lidar com volumes de transações crescentes, usuários adicionais e operações globais em expansão. Considere o roteiro do fornecedor para recursos e atualizações futuras.

• Decisões baseadas em dados
  Avalie os recursos de relatórios e análises do software. O software avançado deve fornecer painéis abrangentes, relatórios personalizáveis e a capacidade de realizar análises de dados profundas.

Práticas recomendadas para implementação e gerenciamento de despesas

• Planejamento estratégico e engajamento de partes interessadas
  Comece com um plano abrangente que envolva as principais partes interessadas de diferentes departamentos, como finanças, TI e recursos humanos. Conheça suas necessidades e preocupações para garantir que o sistema atenda aos objetivos mais amplos da organização.

• Implementação gradual e testes-piloto
  Implemente o software em fases. Comece com um programa-piloto envolvendo um grupo pequeno e representativo de usuários. Esse método ajudará você a identificar possíveis problemas, permitindo ajustes antes de uma implantação em grande escala.

• Integração com sistemas existentes
  Garanta que o sistema de gerenciamento de despesas se integre facilmente aos seus sistemas financeiros existentes, como software de contabilidade, ERP e sistemas de folha de pagamento. Essa integração é fundamental para automatizar fluxos de trabalho e garantir a consistência dos dados.

• Treinamento e suporte abrangentes aos usuários
  Desenvolva um programa de treinamento abrangente para todos os usuários, adaptado às diferentes funções dentro da organização. Inclua recursos como manuais, tutoriais online e perguntas frequentes. Estabeleça um sistema de suporte para resolver consultas de usuários e problemas técnicos prontamente.

• Personalização para as necessidades da empresa
  Personalize o sistema para alinhamento com as políticas de despesas e os fluxos de trabalho específicos da sua empresa. Isso inclui a configuração de hierarquias de aprovação personalizadas, categorias de despesas e regras de reembolso.

• Auditorias e atualizações regulares do sistema
  Realize auditorias regulares para verificar se o sistema funciona conforme o esperado. Mantenha-se atualizado com as atualizações de software e recursos mais recentes que podem melhorar o desempenho do sistema e a experiência do usuário.

• Monitoramento de segurança e conformidade de dados
  Implemente fortes medidas de segurança de dados. Monitore regularmente a conformidade com políticas internas e regulamentos externos, ajustando o sistema conforme necessário para permanecer em conformidade com padrões em evolução, como o GDPR.

• Incentive a adoção e o ciclo de feedback dos usuários
  Incentive o uso do sistema de gerenciamento de despesas. Reúna o feedback dos usuários regularmente para monitorar os desafios e encontrar áreas de melhoria. Esse ciclo de feedback é importante para o refinamento contínuo do sistema.

• Uso de análises para insights estratégicos
  Use os recursos de análise do sistema para obter informações sobre padrões de gastos, violações de políticas e economias potenciais para informar decisões estratégicas e ajustes de políticas.

• Melhoria contínua de processos
  Trate o gerenciamento de despesas como um processo contínuo. Revise e refine regularmente políticas, fluxos de trabalho e configurações do sistema em resposta à evolução das necessidades dos negócios, do feedback dos usuários e dos avanços tecnológicos.

• Gestão de relacionamento com fornecedores
  Mantenha um sólido relacionamento com o fornecedor do software. Isso inclui comunicação regular sobre atualizações, problemas de suporte e discussões sobre necessidades e atualizações futuras.

• Cultivar uma cultura de conformidade
  Construa e apoie uma cultura de empresa que enfatiza a conformidade e os gastos éticos. Você pode conseguir isso por meio de comunicação e treinamento regulares e dando o exemplo no nível de liderança.