サービスとしてのソフトウェア (SaaS) 業界は、会計管理や経費管理など、事業者の社内業務の効率化に活かせるソフトウェアソリューションを開発しています。この種のソフトウェアの市場は、2027 年までに 47 億ドルを超える規模に成長すると予想され、その成長の 40% が北アメリカに集中しています。

事業が成長し、経費計算の複雑性が増すにつれ、効果的な経費管理ソフトウェアの重要性がさらに高まってきます。ここでは、経費管理ソフトウェアの仕組み、主なコンポーネント、利用に関するメリットとデメリットを含め、その選定と運用について事業者が知っておくべき事項を説明します。また、経費管理に関するベストプラクティスもご紹介します。

この記事の内容

• 経費管理ソフトウェアとは
  
• 経費管理ソフトウェアの主な要素
  
• 経費管理ソフトウェアの仕組み
  
• 経費管理ソフトウェアの種類
  
• 経費管理ソフトウェアを利用することのメリット
  
• 経費管理ソフトウェアの利用に伴う課題
  
• 適切な経費管理ソリューションの選び方
  
• 導入と経費管理に関するベストプラクティス
  

経費管理ソフトウェアとは

経費管理ソフトウェアは、事業者や個人による経費の追跡、記録、処理を支援します。事業者の場合は、事業費と交通費の管理に特に有用です。

経費管理ソフトウェアの主な要素

経費管理ソフトウェアを構成する主な要素は以下のとおりです。

• 領収書の追跡
  この機能を使用すると、ユーザーは領収書をデジタル環境で追跡できます。従業員は、紙の領収書を保管しておくのではなく、領収書の写真を撮影してソフトウェアにアップロードするか、領収書をメールでソフトウェアに直接送信できます。領収書を追跡することで、従業員は領収書の整理と保管が簡単になり、それと同時に、書類事務が解消され、重要な伝票類を紛失するリスクも低くなります。

• 経費の入力と分類
  ユーザーは費用を手動で入力することも、銀行明細書またはクレジットカード明細書からインポートすることもできます。ソフトウェアを利用すると、出張費、事務用品、顧客との打ち合わせといった具体的な見出しで個々の経費を分類でき、予算が管理しやすくなります。

• 承認ワークフロー
  経費承認のプロセスをスピーディーに進めることができます。従業員が経費レポートを提出すると、事前に定義されたルールに基づいて適切な承認担当者に転送されます。

• ポリシーの順守
  ソフトウェアで支出の上限や許容される経費に関する設定を行い、自社のポリシーが順守されるようにすることができます。これらのポリシーを順守していない経費申請については、自動でフラグを設定するか拒否できます。

• レポート作成機能と分析
  経費の詳細レポートと分析が提供され、カテゴリー、部署、プロジェクト、または個人ごとに内訳を生成できます。これらのレポートを利用すると、予算の編成やコスト節減の可能性について、十分な情報を得たうえで意思決定を行うことができます。

• 連携機能
  会計ソフトウェア、人事管理システム、企業資源計画 (ERP) システムといった他の企業システムと連携させることで、システム間でデータを簡単に移動し、全般的な業務運営を改善できるようになります。

• モバイルでのアクセスと使用性
  経費管理ツールの多くにモバイル版のアプリケーションがあるため、ユーザーはスマートフォンで経費レポートを作成できます。この機能は、移動の頻度が高い従業員の場合は特に便利です。

• セキュリティとデータ保護
  経費管理システムの多くは、データ暗号化、アクセス制御、定期的なセキュリティ監査などの強力なセキュリティ機能を備えているため、事業者を不正アクセスやデータ侵害から保護します。

• カスタマイズと拡張性
  多くの場合、事業者固有の要件に従ってソフトウェアをカスタマイズできます。経費管理ソフトウェアは、ビジネスの成長に合わせてスケールアップできるため、ユーザー数とデータ量の増加に対応できます。

• ユーザーサポートとトレーニング
  優れたソフトウェアでは、オンラインのチュートリアル、カスタマーサポートサービス、ユーザー向けマニュアルなどのサポートリソースやトレーニングリソースが提供され、ユーザーはシステムを効果的に利用することができます。

これらの構成要素が連携して 1 つの総合的なシステムが形成されているため、事業経費の管理と分析のプロセスが簡潔になります。

経費管理ソフトウェアの仕組み

経費管理ソフトウェアは、事業者の管理負担を軽減し、正確性を改善し、事業者の支出に関するインサイトを提供します。その仕組みは次のとおりです。

• 経費の記録
  このソフトウェアでは、ユーザーが各自の経費を入力できます。金額、日付、カテゴリーなど、個々の経費の詳細をユーザーが手動で入力します。また、接続先の銀行口座やクレジットカードから取引データを自動で取得することもでき、手入力の必要性が小さくなります。

• 領収書の管理
  経費ごとに、ユーザーが領収書の電子コピーを添付できます。ユーザーは、スマートフォンで紙の領収書を撮影してソフトウェアにアップロードしたり、PDF や確認メールなどのデジタル領収書を添付したりできます。

• 費用の分類と整理
  従業員が経費を入力すると、ソフトウェアによって分類されます。従業員が手動で分類することもできます。一般的なカテゴリーには、交通、飲食、事務用品、顧客接待などがあります。この分類によって、支出パターンの追跡と分類が可能になります。

• 承認プロセス
  大多数の事業者は、従業員が支出した経費について上司または経理部の承認を受けることを義務付けています。通常、経費管理ソフトウェアには、確認や承認に携わる適切な担当者に経費を転送するワークフローが含まれています。事業者は、このプロセスを自動化するためのルールを設定できます。

• ポリシー順守の確認
  経費管理ソフトウェアは、個々の経費を自社の支出ポリシーに照らして確認されるように設定できます。経費がポリシーに違反している場合は (支出の上限を超えているなど)、要確認フラグの設定や申請を自動的に却下できるため、財務管理を徹底することができます。

• 経費の精算
  従業員への経費精算をソフトウェアでスムーズに実施できます。経費が承認されると、ソフトウェアによって決済処理に転送できます。この決済処理を事業者の給与管理システムとリンクさせることで精算を処理できる場合もあります。

• レポート作成機能と分析
  経費管理ソフトウェアの重要な機能の 1 つは、レポートと分析を生成できることです。レポートでは、支出パターンに関するインサイトの取得、予算と対比しての経費の追跡、財務上の意思決定に向けた情報の獲得ができます。レポートをカスタマイズして、期間、部署、経費種別などの指標別の内訳を確認することも可能となっています。

• 他のシステムとの連携
  多くの場合、経費管理ソフトウェアは会計ソフトウェアや ERP システムなどの業務システムと連携されています。この連携によって経費データのやりとりが簡単になり、財務管理の全般にわたってメリットを得られます。

• ユーザーのアクセス権とセキュリティ
  ユーザーごとに異なるアクセスレベルを設定して、そのユーザーに必要なデータしか表示されないようにすることができます。暗号化やアクセス制御などのセキュリティ機能によって、機密の財務データが保護されます。

• モバイルでのアクセス機能
  経費管理ツールの多くにモバイル版のアプリが用意されているため、ユーザーはスマートフォンから経費申請を提出したり、承認したりすることができます。この機能は、出張やリモートワークがある従業員の場合は特に便利です。

経費管理ソフトウェアの種類

市場には、多種多様な経費管理ソフトウェアがあります。たとえば、次のようなものです。

• クラウドベースの経費管理ソフトウェア
  クラウドでホストされ、インターネットでアクセスできるため、個々のコンピューターにソフトウェアをインストールする必要がありません。柔軟性とアクセス性に優れ、ユーザーはどの場所にいても経費の申請と管理ができます。通常、アップデートや新機能はプロバイダーによって自動的に展開されるため、ソフトウェアは常に最新の状態に維持されます。

• オンプレミスの経費管理ソフトウェア
  クラウドベースのソリューションとは対照的に、オンプレミスのソフトウェアは事業者の自社所有サーバーにインストールして運用します。このタイプは、データとシステムについて、より厳格な管理が必要な事業者に適していると言えます。ただし、たいていの場合は先行投資の額や、メンテナンスと更新を担う社内 IT 要員の数が増えることになります。

• 統合型の経費管理ソリューション
  経費管理システムによっては、大規模な経営管理アプリケーションの構成部分となっていることがあります。こうした総合的なシステムでは、経費管理が会計、請求書発行、給与管理といった他の機能と統合されています。このような統合型の場合、包括的なソリューションが得られますが、必要のない機能が実装されている場合もあります。

• スタンドアロンの経費管理ソフトウェア
  経費管理に特化したツールです。多くの場合は統合型のシステムに比較して、使い方がわかりやすくなっています。目的が経費管理のプロセスをシンプルにして改善することであり、追加の経営管理ツールが特に必要ない場合に最適です。

• モバイルファーストの経費管理アプリケーション
  一部の経費管理ツールは、スマートフォンとタブレットでの使用を目的として設計されています。これらのアプリを利用すると、領収書を出先で取り込んで経費レポートを提出できるため、従業員の出張が多い事業者やリモートワークがある事業者に適しています。

• カスタマイズ可能な経費管理システム
  カスタマイズ性が高いソフトウェアもあります。カスタマイズの対象になるのは、カスタム承認ワークフロー、特殊な経費カテゴリー、固有のレポート形式などです。この種のソフトウェアは柔軟性が高い一方で、設定に必要な時間やリソースが増える場合もあります。

• 大企業向けの経費管理ソフトウェア
  大型組織向けに設計され、複雑な経費管理の要件に大規模に対処できる広範な機能を備えています。多くの場合、高度なレポート作成機能、各種の大企業向けシステムとの連携オプション、基準への準拠とセキュリティ保護を徹底するための手段です。

経費管理ソフトウェアを利用することのメリット

ここでは、従来の手法で経費を管理する場合と比較して、経費管理ソフトウェアの利用によって得られるメリットのいくつかについて詳しく説明します。

• 時間と労力の節減
  すぐに得られるメリットの 1 つは、経費の管理に投じる時間と労力が節減されることです。データの自動入力が導入され、レポート作成と承認のプロセスがシンプルになることで、手動のタスクに費やされている時間の短縮に効果があります。

• 正確性の向上とエラーの減少
  経費管理ソフトウェアでは、データの入力と計算が自動で実行されることによって、エラーが最小限に抑えられます。この正確性は、信頼性の高い財務記録を保持し、社内ポリシーおよび社外の諸規制の順守を維持するうえで重要です。

• 経費に関する可視性と管理の向上
  経費管理のシステムでは、支出のパターンと傾向に関する情報がリアルタイムで得られます。管理職は、そうした詳細レポート作成ツールとダッシュボードを利用して経費を監視し、過度の支出が生じている領域を特定して、十分な情報を得たうえでコストの抑制について決定を下すことができます。

• 経費精算プロセスの効率化
  ソフトウェアによって、従業員の経費精算のプロセスがスピーディーになります。経費が承認され次第、経費の精算処理が可能になるため、事務処理の遅延を減らし、従業員の満足度を引き上げることができます。

• ポリシーの順守と不正防止の状況改善
  経費のポリシーを設定して適用できる機能を利用すると、順守の状況を改善できます。設定したポリシーを順守していない経費に自動でフラグを設定して、不正利用やポリシー違反を防ぐことができます。

• 他の業務システムとの連携
  経費管理ソフトウェアを会計ソフトウェアや ERP システムなどの他のシステムと連携させると、組織全体にわたって財務管理が円滑化されます。

• モバイルからのアクセスによる出先での管理
  モバイルアプリケーションを利用して従業員がスマートフォンで経費を申請できるため、リモートワーカーや出張が多い場合は特に有用です。

• ビジネスの成長に応じた拡張性
  ビジネスが成長するにつれて、経費管理の要件はより複雑になります。取引量の増加や成長し続けるビジネスの要件に応じて、経費管理ソフトウェアは規模を拡張して対応できます。

• データセキュリティの向上
  通常、経費管理システムは不正アクセスやデータ侵害からの保護のための強力なセキュリティ機能を備えています。

• 環境に対するメリット
  経費管理のプロセスをデジタル化することによって、紙への依存度は低くなります。

経費管理ソフトウェアの利用に伴う課題

経費管理ソフトウェアは、事業者の経費管理業務のスピードや正確性を改善できますが、一定の課題もあります。たとえば、次のようなものです。

• 複雑な連携プロセス
  経費管理ソフトウェアと既存のシステムとの連携は、複雑なものになる場合があります。技術に関する専門知識や、追加のコストが必要になる可能性があります。

• ユーザーのトレーニングと適応
  従業員が新しいソフトウェアの使い方を覚えるまでには、ある程度の時間がかかります。十分なトレーニングセッションとサポート資料を提供すると、このような移行を滞りなく進めることができます。

• データセキュリティに関する懸念
  機密の財務データを取り扱うには、厳格なセキュリティ対策が必要です。ソフトウェアはデータ保護規制を順守し、強力な暗号化プロトコルに対応できなければなりません。定期的なセキュリティ監査を導入すると、データ侵害を予防できます。

• コストへの影響
  経費管理ソフトウェアは長期的には時間とリソースの節減を実現できますが、初期設定のコストや継続的に課されるサブスクリプション料金と照らし合わせて、もたらされ得るメリットや節減額を比較検討する必要があります。

• カスタマイズに関する制約
  既成のソフトウェアがあらゆる事業者にとって十分なものであるとは限りません。機能やレポートをどの程度カスタマイズできるかは、ソフトウェアによって異なります。

• 定期的な更新とメンテナンス
  最大限のパフォーマンスとセキュリティを確保するには、ソフトウェアを常に最新の状態に更新しなければなりません。場合によっては、定期的な確認やソフトウェアプロバイダーとの調整が必須になり、これに時間がかかる場合もあります。

• データの正確性と信頼性
  自動システムは、入力されるデータに依存しています。入力データが正確ではない場合、経費の追跡やレポートの作成でエラーを発生させる場合があります。定期的な監査と点検を実施することで、データの信頼性を維持できます。

• 規制順守
  ソフトウェアには、最新の税法と金融規制が常に反映されていなければなりません。法令や規制に違反した場合、法律上の問題や罰金が発生するおそれがあります。

適切な経費管理ソリューションの選び方

「適切な」経費管理ソフトウェアとは、自社のニーズに最もよく合致しているものです。ここでは、事業者に最適なソフトウェアソリューションを探し出す方法をご紹介します。

• 詳細な要件分析
  経費管理プロセスの詳細な分析を実施します。経費の申請、承認、精算、レポート作成のワークフロー全体を精密に設計します。明確なボトルネック、法令や規制への対応上の問題、エラーが頻繁に発生している領域を確認します。レポートから得る必要があるデータの詳細度とともに、そのデータがより広範な財務計画とどのような形で結びついているのかを判断します。

• 総合的な予算評価
  ソフトウェアの選択肢のそれぞれについて、長期的な ROI を分析します。これには、導入、トレーニング、導入時に発生し得るダウンタイムにかかるコストに加えて、事前投資のコストやサブスクリプション料金も含めます。それぞれのソフトウェアソリューションによって得られる効率の向上やポリシーの順守に関して、財務面に表れる効果を検討します。

• 高度なソフトウェア機能の評価
  ソフトウェアソリューションの採用候補が備えている機能を調べます。多通貨対応、リアルタイムのポリシー順守チェック、AI ベースの不正検知、自動原価配分などの高度な機能の有無を確認します。要件分析で判明した問題点を、これらの機能でどのように解決できるかを調べます。

• 連携の複雑さと柔軟性
  既存のシステム (ERP、HRMS、CRM) との連携の機能を評価します。連携のしやすさと、将来のシステム変更やアップグレードに適応するための柔軟性を評価します。ソフトウェアの API 機能とともに、カスタム連携が可能であるかどうかも検討します。

• ユーザー体験と受け入れ
  ソフトウェアをエンドユーザーの観点から評価します。ユーザーにとって使いにくい高度なソフトウェアは、受け入れられにくい場合があります。ソフトウェアの試験運用では従業員のフォーカスグループを編成して、使用性に関するフィードバックを募ります。

• カスタマイズとポリシーの適用
  自社のルールと経費ポリシーに合わせて、ソフトウェアをどのようにカスタマイズできるかを調べます。従業員の役割、場所、経費タイプなどのさまざまな基準に基づいてルールを調整できる、動的なポリシー設定などの機能の有無を確認します。

• データのセキュリティと規制の順守
  ソフトウェアのセキュリティを詳しく調査してください。これには、データ暗号化標準、グローバルなデータ保護規制 (EU の一般データ保護規則など) の順守、経費取引の監査証跡などが含まれます。

• ベンダーの専門知識とサポート
  お客様の業種に関するベンダーの専門知識を評価します。実績、顧客基盤、ケーススタディに注目します。専任のアカウント管理担当者やテクニカルサポート担当者が指定されるかどうかを含め、提供されるサポートのレベルを把握してください。

• 拡張性と将来性
  ビジネスの成長に合わせて、ソフトウェアの規模を拡張できるかどうかを確認します。取引額の増加、ユーザーの追加、事業の世界展開に対して、どの程度対応できるのかを調べます。将来の機能と更新に関するベンダーのロードマップを考慮に入れてください。

• データに基づく意思決定
  ソフトウェアのレポート作成機能と分析機能を評価します。高度なソフトウェアは、総合的なダッシュボード、カスタマイズ可能なレポート、詳細なデータ分析の機能を備えています。

導入と経費管理に関するベストプラクティス

• 戦略的計画と利害関係者の関与
  財務、IT、人事といったさまざまな部署の主な利害関係者が関与して、総合的な計画を策定することから始めます。各部署のニーズと懸念事項を把握して、システムが組織の広範な目的に対応できることを確認します。

• 段階的なリリースとパイロットテスト
  ソフトウェアは段階的に導入します。まず、ユーザーの代表である小規模のグループが参加したパイロットプログラムから始めます。全面的なリリースに先立って調整を施すことが可能になるだけでなく、潜在する問題の特定も可能になります。

• 既存のシステムとの連携
  経費管理システムが、会計ソフトウェア、ERP、給与管理システムなどの既存の財務システムと簡単に連携できることを確認します。この連携は、ワークフローの自動化、およびデータの整合性の確保に重要です。

• 総合的なユーザートレーニングとサポート
  すべてのユーザーを対象として、組織の役割ごとに調整した総合的なトレーニングプログラムを策定します。マニュアル、オンラインチュートリアル、よくある質問などのリソースを含めます。ユーザーからの問い合わせや、技術上の問題にスピーディーに対処するサポートシステムを確立します。

• 業務のニーズに応じたカスタマイズ
  システムをカスタマイズして、自社固有の経費ポリシーやワークフローと合致するようにします。これには、カスタム承認階層、経費カテゴリー、精算ルールの設定などが含まれます。

• 定期的なシステム監査と更新
  定期的な監査を実施して、システムが想定どおりに機能することを確認します。システムのパフォーマンスやユーザー体験の改善が可能になる可能性があるため、常に最新のソフトウェアアップグレードと機能を適用しておきます。

• データセキュリティと規制順守状況の監視
  強力なデータセキュリティ対策を導入してください。社内のポリシーと社外の規制を順守していることを定期的に監視して、必要に応じてシステムを調整し、GDPR などの常に変化する規格への準拠を維持します。

• ユーザーによる受け入れの促進とフィードバックループ
  経費管理システムの利用を促進します。ユーザーからのフィードバックを定期的に募って課題を把握し、改善の余地を探し出します。このフィードバックループは、システムを継続的に改良するうえで重要です。

• 分析による戦略的インサイトの獲得
  システムの分析機能を利用して、支出パターン、ポリシー違反、節減の可能性に関するインサイトを獲得し、戦略的な判断やポリシーの調整に活用します。

• プロセスの継続的改善
  経費管理を継続的なプロセスとして扱います。絶えず変化するビジネス要件、ユーザーからのフィードバック、技術の発展に応じて、ポリシー、ワークフロー、システム設定を定期的に見直して、調整します。

• ベンダーとの関係の管理
  ソフトウェアベンダーとの強固な関係を維持します。これには、更新に関する定期的な情報交換、サポートの問題、今後のニーズやアップグレードに関する意見交換が含まれます。

• 法令や規制を順守する文化の醸成
  法令や規制の順守、倫理にかなった支出を重視する企業文化を確立し、後援します。これは、情報発信やトレーニングを定期的に実施し、リーダー層が模範を示すことで達成できます。