De software-as-a-service (SaaS)-branche heeft softwareoplossingen geproduceerd die ondernemingen helpen interne activiteiten, waaronder boekhouding en onkostenbeheer, te stroomlijnen. De markt voor dit type software zal naar verwachting met meer dan $ 7,5 miljard groeien tegen 2029, waarbij 40% van die groei in Noord-Amerika is geconcentreerd.

Naarmate je onderneming groeit en te maken krijgt met steeds complexere uitgaven, wordt effectieve software voor onkostenbeheer nog belangrijker. Hieronder leggen we uit wat ondernemingen moeten weten over het selecteren van en werken met software voor onkostenbeheer, inclusief hoe het werkt, de belangrijkste componenten en de voor- en nadelen van het gebruik ervan. We delen ook best practices op het gebied van onkostenbeheer.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is onkostenbeheersoftware?
  
• Belangrijkste componenten van onkostenbeheersoftware
  
• Hoe werkt onkostenbeheersoftware?
  
• Soorten onkostenbeheersoftware
  
• Voordelen van het gebruik van onkostenbeheersoftware
  
• Uitdagingen bij het gebruik van onkostenbeheersoftware
  
• Hoe kies je de juiste onkostenbeheersoftware-oplossing?
  
• Best practices voor implementatie en onkostenbeheer
  
• Hoe Stripe Payments kan helpen
  
• Veelgestelde vragen over onkostenbeheersoftware
  

Wat is software voor onkostenbeheer?

Met software voor onkostenbeheer kunnen ondernemingen en particulieren onkosten bijhouden, registreren en verwerken. Deze software is voor ondernemingen vooral handig om operationele onkosten en reiskosten te beheren.

Belangrijke onderdelen van software voor onkostenbeheer

Software voor onkostenbeheer bestaat uit verschillende componenten, waaronder:

• Ontvangstbewijzen traceren: Met deze functie kunnen gebruikers ontvangstbewijzen digitaal volgen. In plaats van papieren ontvangstbewijzen te bewaren, kunnen medewerkers deze fotograferen en uploaden, of per e-mail direct naar de software sturen. Door ontvangstbewijzen te traceren, is het voor medewerkers gemakkelijker om deze te ordenen en op te slaan, waardoor de papierwinkel verdwijnt en het risico dat belangrijke documenten kwijtraken kleiner wordt.

• Onkosteninvoer en categorisering: Gebruikers kunnen handmatig onkosten invoeren of deze importeren vanaf een bankafschrift of creditcardoverzicht. In de software kunnen gebruikers elke uitgave onderverdelen in specifieke categorieën, zoals reizen, kantoorbenodigdheden of klantafspraken, wat handig is voor het beheer van budgetten.

• Workflow voor goedkeuring: Met deze component wordt de goedkeuring van onkosten versneld. Zodra een medewerker een onkostenrapport indient, wordt dit door de software op basis van vooraf ingestelde regels doorgestuurd naar de desbetreffende persoon om het goed te keuren.

• Naleving van het beleid: Ondernemingen kunnen de software configureren om het bedrijfsbeleid na te leven met betrekking tot bestedingslimieten en toegestane onkosten. De software kan inzendingen die niet aan het beleid voldoen automatisch markeren of weigeren.

• Rapportage en analyse: Deze functie biedt gedetailleerde rapporten en analyses van de onkosten op basis van categorie, afdeling, project of medewerker. Ondernemingen kunnen met deze rapporten geïnformeerde beslissingen nemen over budgetten en kostenbesparende kansen.

• Integratiemogelijkheden: Software voor onkostenbeheer kan worden geïntegreerd met andere bedrijfssystemen, zoals software voor boekhouding, HR-systemen en systemen voor enterpriseresourceplanning (ERP). Gegevens kunnen zo eenvoudig tussen systemen worden uitgewisseld, wat resulteert in betere algemene processen.

• Mobiele toegang en gebruiksgemak: Veel tools voor onkostenbeheer hebben mobiele applicaties waarmee gebruikers hun onkosten kunnen doorgeven vanaf hun smartphone. Dit is met name handig voor medewerkers die vaak reizen.

• Beveiliging en gegevensbescherming: Systemen voor onkostenbeheer beschikken vaak over krachtige beveiligingsfuncties, zoals gegevensencryptie, toegangsbeheer en regelmatige beveiligingsaudits, om ondernemingen te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang en datalekken.

• Maatwerk en schaalbaarheid: Ondernemingen kunnen de software vaak afstemmen op hun specifieke vereisten. Bovendien kan software voor onkostenbeheer meegroeien met de onderneming naarmate deze opschaalt, door meer gebruikers en gegevens te accommoderen.

• Ondersteuning voor gebruikers en training: Goede software biedt resources voor ondersteuning en training, zoals online handleidingen, klantenservice en gebruiksaanwijzingen, zodat gebruikers weten hoe ze het systeem effectief kunnen gebruiken.

• Extractie van OCR-gegevens: De software benut 'Optical Character Recognition' (OCR) om automatisch essentiële details (zoals bedragen, datums, belastingcodes en de namen van de verkoper) rechtstreeks van een foto van het ontvangstbewijs te scannen, waardoor er geen gegevens meer handmatig hoeven te worden ingevoerd.

• Geautomatiseerd het aantal kilometers bijhouden: De software kan worden geïntegreerd met kaartendiensten om de afgelegde zakelijke kilometers nauwkeurig te loggen, rijroutes te optimaliseren en de exacte terugbetaling op basis van het aantal gereden kilometers in een oogwenk te berekenen.

• Bedrijfskaart-synchronisatie: De software staat rechtstreeks in verbinding met zakelijke creditcards en bankfeeds om deze naadloos in realtime te vullen, matchen en reconciliëren naarmate er meer afschrijvingen plaatsvinden.

• Meerdere valuta's en wereldwijde compliance:
  Systemen voor onkostenbeheer kunnen wisselkoersen, lokale taalondersteuning en regionale belastingregelgeving automatisch verwerken. Dit vereenvoudigt het beheer van internationale reizen en grensoverschrijdende teams aanzienlijk.

• Te factureren items voor projecten en cliënten: Medewerkers kunnen individuele onkostenregels aan specifieke cliëntaccounts, interne projecten of taakcodes toewijzen om externe facturatie en de projectboekhouding te stroomlijnen.

Deze componenten werken samen om een uitgebreid systeem te creëren dat het proces voor het beheren en analyseren van uitgaven voor ondernemingen vereenvoudigt.

Hoe werkt software voor onkostenbeheer?

Software voor onkostenbeheer vermindert de administratieve last voor ondernemingen, verbetert de nauwkeurigheid en geeft inzicht in de uitgaven van ondernemingen. Zo werkt het:

1. Vastleggen van ontvangstbewijzen en OCR-extractie: Het proces begint op het moment dat een medewerker zakelijke onkosten maakt. De gebruiker gebruikt een mobiele app om een foto van een fysiek ontvangstbewijs te maken of stuurt een digitale factuur per e-mail rechtstreeks door naar het systeem. De OCR-engine van de software leest de afbeelding automatisch, waarbij kritieke transactiemetagegevens, zoals de naam van de verkoper, aankoopdatum, de totale kosten en de geldende belastingcodes, direct worden geëxtraheerd, zodat er een onkostenregel wordt toegevoegd zonder dat er handmatig iets hoeft te worden getypt.

2. Geautomatiseerde controle op naleving van beleid: Zodra de onkosten zijn geregistreerd en gecategoriseerd, koppelt de software de transactiegegevens direct aan de vooraf ingestelde regels voor het digitale onkostenbeleid van het bedrijf. Voldoet het item aan de ingestelde bestedingslimieten, dan is er geen probleem. Druist het tegen het beleid in, dan signaleert het systeem dit direct of wordt de inzending automatisch geblokkeerd.

3. Slimme workflows voor routing en goedkeuring: Onkosten die aan de regels voldoen, worden automatisch gebundeld in een digitaal rapport en doorgestuurd naar de desbetreffende leidinggevende of een lid van het financiële team ter controle. Managers krijgen hier direct op het bureaublad of mobiel een melding van, waarna zij de bijgevoegde ontvangstbewijzen kunnen controleren, automatische compliance-indicatoren kunnen inzien, en de onkosten met één klik goedkeuren of afwijzen.

4. Direct terugstorten en ERP-synchronisatie: Zodra de onkosten definitief zijn goedgekeurd, stuurt de software de gevalideerde onkostengegevens naar het financiële ecosysteem van het bedrijf, zodat de betaling kan worden verwerkt. Er wordt tegelijkertijd een elektronische oversatrtingsprocedure gestart, of de gegevens worden doorgestuurd naar de salarisadministratie om de medewerker snel terug te betalen. Bovendien wordt het algemeen grootboek overzichtelijk gereconcilieerd via een automatische synchronisatie met de kernsoftware voor boekhouding of het ERP-platform van de onderneming.

Soorten software voor onkostenbeheer

Er zijn veel soorten software voor onkostenbeheer op de markt. Deze zijn onder meer:

• Software voor onkostenbeheer in de cloud: Dit type software wordt in de cloud gehost en is dus toegankelijk via het internet. Je hoeft er geen software voor op individuele computers te installeren. Cloudsoftware voor onkostenbeheer is flexibel, toegankelijk en stelt gebruikers in staat om overal onkosten in te dienen en te beheren. Doorgaans worden updates en nieuwe functies automatisch door de provider uitgerold, zodat de software actueel blijft.

• Software voor onkostenbeheer op locatie: In tegenstelling tot cloudoplossingen wordt deze software geïnstalleerd op en uitgevoerd vanaf de eigen servers van een bedrijf. Dit type kan een goede keuze zijn voor ondernemingen die meer controle over hun gegevens en systemen wensen. Het brengt doorgaans wel hogere kosten vooraf met zich mee en vereist intern IT-personeel voor onderhoud en updates.

• Geïntegreerde oplossingen voor onkostenbeheer: Sommige systemen voor onkostenbeheer maken deel uit van een grotere suite aan applicaties voor bedrijfsbeheer. Deze geïntegreerde systemen combineren onkostenbeheer met andere functies, zoals boekhouding, facturatie of salarisadministratie. Deze integratie kan een completere oplossing bieden, maar bevat mogelijk functies die sommige ondernemingen niet nodig hebben.

• Zelfstandige software voor onkostenbeheer: Dit zijn gespecialiseerde tools voor onkostenbeheer. Ze zijn vaak eenvoudiger te gebruiken dan geïntegreerde systemen. Zelfstandige software is ideaal voor ondernemingen die hun processen voor onkostenbeheer willen vereenvoudigen en verbeteren, maar geen extra tools voor bedrijfsbeheer nodig hebben.

• Mobiele applicaties voor onkostenbeheer: Sommige tools voor onkostenbeheer zijn ontworpen voor gebruik op smartphones en tablets. Met deze apps kunnen gebruikers onderweg ontvangstbewijzen vastleggen en onkostenrapporten indienen, wat ze zeer geschikt maakt voor ondernemingen met medewerkers die vaak reizen of op afstand werken.

• Aanpasbare systemen voor onkostenbeheer: Sommige software kan in hoge mate worden aangepast. Denk aan aangepaste goedkeuringsworkflows, specifieke onkostencategorieën en unieke formaten voor rapporten. Hoewel dit type software ondernemingen veel flexibiliteit biedt, kan het instellen ervan meer tijd en resources kosten.

• Enterprise-software voor onkostenbeheer: Deze systemen zijn ontworpen voor grote organisaties en omvatten diverse functies om complexe behoeften rondom onkostenbeheer te verwerken. Vaak omvatten ze geavanceerde functies voor rapportage, integratiemogelijkheden met verschillende bedrijfssystemen, en grondige maatregelen voor compliance en beveiliging.

Voordelen van het gebruik van software voor onkostenbeheer

Hier volgt een nadere blik op enkele van de voordelen van het gebruik van software voor onkostenbeheer ten opzichte van traditionele methoden voor onkostenbeheer:

• Besparing van tijd en arbeid: Een van de meest directe voordelen is dat onkosten beheren minder tijd en moeite kost. Met geautomatiseerde gegevensinvoer en vereenvoudigde processen voor rapportage en goedkeuring helpt software voor onkostenbeheer je minder tijd te besteden aan handmatige taken.

• Verbeterde nauwkeurigheid en minder fouten: Software voor onkostenbeheer verkleint het risico op fouten doordat gegevensinvoer en berekeningen worden geautomatiseerd. Deze nauwkeurigheid is belangrijk om financiële administraties betrouwbaar te houden en om te voldoen aan intern beleid en externe regelgeving.

• Beter inzicht in en controle over onkosten: Deze systemen bieden in realtime inzicht in bestedingspatronen en trends. Het management kan deze gedetailleerde rapportagetools en dashboards gebruiken om de onkosten in de gaten te houden, te bepalen op welke vlakken te veel geld wordt uitgegeven, en geïnformeerde beslissingen te nemen om de kosten te beheersen.

• Gestroomlijnde terugstortingsprocessen: Met de software wordt het proces om medewerkers terug te betalen versneld. Goedgekeurde onkosten kunnen sneller worden verwerkt en betaald, wat leidt tot minder administratieve vertraging en meer tevredenheid bij de medewerkers.

• Beter beveiligde gegevens: Systemen voor onkostenbeheer bieden doorgaans krachtige beveiligingsfuncties om te beschermen tegen ongeoorloofde toegang en datalekken.

• Voordelen voor het milieu: Door het proces voor onkostenbeheer te digitaliseren, hebben ondernemingen minder papier nodig.

Uitdagingen bij het gebruik van software voor onkostenbeheer

Hoewel software voor onkostenbeheer de snelheid en nauwkeurigheid van de onkostenbeheerpraktijken van een onderneming kan verbeteren, brengt het bepaalde uitdagingen met zich mee. Deze zijn onder meer:

• Complexe integratieprocessen: Het kan ingewikkeld zijn om software voor onkostenbeheer te integreren met bestaande systemen. Dit vereist mogelijk technische kennis en extra kosten.

• Training voor gebruikers en aanpassing: Het kost tijd voor medewerkers om met de nieuwe software te leren werken. Goede trainingssessies en ondersteuningsmateriaal kunnen deze overgang soepeler laten verlopen.

• Zorgen over gegevensbeveiliging: De omgang met gevoelige financiële gegevens vereist strenge beveiligingsmaatregelen. De software moet voldoen aan regelgeving voor gegevensbescherming en beschikken over krachtige encryptieprotocollen. Regelmatige beveiligingsaudits kunnen datalekken voorkomen.

• Gevolgen voor de kosten: Software voor onkostenbeheer kan op de lange termijn tijd en resources besparen, maar ondernemingen moeten de potentiële voordelen en besparingen afwegen tegen de initiële instelkosten en de doorlopende abonnementskosten.

• Beperkingen bij maatwerk: Kant-en-klare software is mogelijk niet voor elke onderneming voldoende. De mogelijkheid om functies en rapporten aan te passen, verschilt per software.

• Regelmatige updates en onderhoud: Het is noodzakelijk om de software actueel te houden voor optimale prestaties en beveiliging. Dit kan regelmatige controles en afstemming met de softwareprovider vereisen, wat veel tijd kan kosten.

• Nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van gegevens: Geautomatiseerde systemen zijn afhankelijk van de gegevens die worden ingevoerd. Inaccurate gegevensinvoer kan leiden tot fouten bij het bijhouden en rapporteren van onkosten. Regelmatige audits en controles helpen de betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen.

• Compliance met regelgeving: De software moet actueel blijven wat betreft de nieuwste belastingwetten en financiële regelgeving. Non-compliance kan leiden tot juridische problemen en financiële boetes.

De juiste softwareoplossing voor onkostenbeheer kiezen

De juiste software voor onkostenbeheer is de software die het beste aansluit bij de behoeften van jouw onderneming. Zo vind je de beste softwareoplossing voor je onderneming:

1. Interne workflows en obstakels definiëren: Voordat je naar de functies van externe leveranciers kijkt, breng je je huidige onkostencyclus in kaart, van indiening tot grootboekreconciliatie. Identificeer je exacte knelpunten, zodat je precies weet welke problemen de nieuwe software moet oplossen.

2. Integratiecompatibiliteit controleren: Isoleer de belangrijkste tools waar je onderneming al op vertrouwt, in het bijzonder je boekhoudsoftware, ERP-systeem en HR-beheerplatform. Alle onkostensoftware die je overweegt, moet een ingebouwde, bidirectionele integratie of robuuste API-flexibiliteit bieden om met deze systemen te koppelen, zodat financiële gegevens onmiddellijk tussen databases worden verplaatst zonder handmatige bestandsuploads.

3. Gebruikerservaring testen: Stel een diverse interne focusgroep samen om een proefversie van de software te testen. Als de mobiele app onhandig is of het dashboard verwarrend, zal de acceptatie door gebruikers dalen, waardoor zelfs de meest geavanceerde software onbruikbaar wordt.

4. Totale eigendomskosten berekenen: Kijk verder dan de basismaandprijs of de abonnementskosten per gebruiker. Houd rekening met het rendement op de investering (ROI) op de lange termijn door de implementatietijdlijnen, verplichte trainingsbronnen voor personeel, verborgen installatiekosten en de meetbare financiële besparingen die voortvloeien uit geautomatiseerde beleidshandhaving, mee te rekenen.

Checklist voor onkostenbeheersoftware

Zorg er bij het evalueren van potentiële platforms tijdens verkoop- en productdemonstraties voor dat ze aan deze essentiële eisen voldoen:

• Dynamische beleidshandhaving: Kan de software declaraties automatisch in realtime markeren, omleiden of afwijzen op basis van aanpasbare regels die zijn gekoppeld aan de rol, locatie of specifieke bestedingslimiet van werknemers?

• Geavanceerde gegevensautomatisering: Beschikt het systeem over intelligente OCR-scans van ontvangstbewijzen, geautomatiseerde rittenregistratie en realtime reconciliatie met gegevensfeeds van zakelijke betaalkaarten?

• Beveiliging op bedrijfsniveau: Biedt de leverancier op AI gebaseerde fraudedetectie, end-to-end gegevensencryptie, strikte controles op het toegangsniveau van gebruikers, gelokaliseerde gegevensbeschermingscompliance (zoals de AVG) en uitgebreide digitale audittrails?

• Wereldwijde mogelijkheden: Biedt het ondersteuning voor conversies met meerdere valuta's, gelokaliseerde internationale fiscale compliance en meertalige interfaces als je onderneming grensoverschrijdend uitbreidt?

• Schaalbaarheid en roadmap van de leverancier: Is de architectuur gebouwd om snelle pieken in transactievolumes en gebruikerslicenties aan te kunnen naarmate je bedrijf groeit, en heeft de leverancier een duidelijke roadmap voor toekomstige implementaties van kenmerken?

Best practices voor implementatie en onkostenbeheer

• Strategische planning en betrokkenheid van belanghebbenden: Begin met een alomvattend plan waarbij belangrijke belanghebbenden van verschillende afdelingen, zoals financiën, IT en human resources, zijn betrokken. Leer hun behoeften en zorgen kennen om ervoor te zorgen dat het systeem de bredere doelstellingen van de organisatie aanpakt.

• Gefaseerde uitrol en pilottesten: Implementeer de software in fasen. Begin met een pilotprogramma met een kleine, representatieve groep gebruikers. Met deze methode kun je potentiële problemen identificeren en aanpassingen doorvoeren voordat een volledige uitrol plaatsvindt.

• Integratie met bestaande systemen: Zorg ervoor dat het onkostenbeheersysteem eenvoudig integreert met je bestaande financiële systemen, zoals boekhoudsoftware, ERP en salarisadministratiesystemen. Deze integratie is essentieel om workflows te automatiseren en gegevensconsistentie te garanderen.

• Gebruikerstraining en support: Ontwikkel een uitgebreid trainingsprogramma voor alle gebruikers, afgestemd op de verschillende rollen binnen de organisatie. Zorg voor bronnen zoals handleidingen, onlinetutorials en veelgestelde vragen. Zet een supportsysteem op om vragen van gebruikers en technische problemen snel aan te pakken.

• Aanpassing voor bedrijfsbehoeften: Pas het systeem aan zodat het aansluit op het specifieke onkostenbeleid en de workflows van je bedrijf. Denk hierbij aan het instellen van aangepaste goedkeuringshiërarchieën, onkostencategorieën en declaratieregels.

• Regelmatige systeemaudits en updates: Voer regelmatig audits uit om te controleren of het systeem naar behoren functioneert. Blijf op de hoogte van de nieuwste software-upgrades en kenmerken die de systeemprestaties en gebruikerservaring kunnen verbeteren.

• Gegevensbeveiliging en compliancemonitoring: Implementeer sterke maatregelen voor gegevensbeveiliging. Controleer regelmatig op de naleving van het interne beleid en externe regelgeving, en pas het systeem indien nodig aan om compliant te blijven met veranderende normen, zoals de AVG.

• Acceptatie door gebruikers stimuleren en feedbacklus: Stimuleer het gebruik van het onkostenbeheersysteem. Verzamel regelmatig feedback van gebruikers om uitdagingen te monitoren en gebieden voor verbetering te vinden. Deze feedbacklus is belangrijk voor het continu verfijnen van het systeem.

• Analyses gebruiken voor strategische inzichten: Gebruik de analysemogelijkheden van het systeem om inzicht te krijgen in bestedingspatronen, beleidsschendingen en potentiële besparingen om strategische beslissingen en beleidsaanpassingen te onderbouwen.

• Continue procesverbetering: Behandel onkostenbeheer als een doorlopend proces. Evalueer en verfijn beleid, workflows en systeeminstellingen regelmatig in reactie op veranderende bedrijfsbehoeften, gebruikersfeedback en technologische vooruitgang.

• Relatiebeheer met de leverancier: Onderhoud een sterke relatie met de softwareleverancier. Dit omvat regelmatige communicatie over updates, supportproblemen en discussies over toekomstige behoeften en upgrades.

• Een compliancecultuur creëren: Bouw en ondersteun een bedrijfscultuur die de nadruk legt op compliance en ethische uitgaven. Je kunt dit bereiken door regelmatige communicatie en training, en door op leiderschapsniveau het goede voorbeeld te geven.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een gebundelde, wereldwijde betaaloplossing die elke onderneming, van groeiende start-ups tot wereldwijde ondernemingen, helpt om online, fysiek en wereldwijd betalingen te ontvangen.

Stripe Payments kan je helpen:

• Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden uren aan engineering met kant-en-klare betaalinterfaces, toegang tot meer dan 125 betaalmethoden en Link, een wallet ontwikkeld door Stripe.
  
• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta.
  
• Fysieke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.
  
• De betaalprestaties te verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.
  
• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met jou mee te groeien, met een historische uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.
  

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan ondersteunen of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over software voor onkostenbeheer