De branche voor Software-as-a-Service (SaaS) heeft softwareoplossingen ontwikkeld die ondernemingen helpen bij het stroomlijnen van interne activiteiten, waaronder boekhouding en onkostenbeheer. De markt voor dit soort software zal naar verwachting tegen 2027 met meer dan $ 4,7 miljard dollar groeien, waarbij 40% van die groei geconcentreerd is in Noord-Amerika.

Naarmate je onderneming groeit en te maken krijgt met steeds complexere uitgaven, wordt effectieve software voor onkostenbeheer nog belangrijker. Hieronder leggen we uit wat ondernemingen moeten weten over het selecteren van en werken met software voor onkostenbeheer, inclusief hoe het werkt, de belangrijkste componenten en de voor- en nadelen van het gebruik ervan. We delen ook best practices op het gebied van onkostenbeheer.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is software voor onkostenbeheer?
  
• Belangrijke onderdelen van software voor onkostenbeheer
  
• Hoe werkt software voor onkostenbeheer?
  
• Soorten software voor onkostenbeheer
  
• Voordelen van het gebruik van software voor onkostenbeheer
  
• Uitdagingen in verband met het gebruik van software voor onkostenbeheer
  
• De juiste softwareoplossing voor onkostenbeheer kiezen
  
• Best practices voor implementatie en onkostenbeheer
  

Wat is software voor onkostenbeheer?

Met software voor onkostenbeheer kunnen ondernemingen en particulieren onkosten bijhouden, registreren en verwerken. Voor ondernemingen is deze software vooral handig bij het beheren van operationele uitgaven en reiskosten.

Belangrijke onderdelen van software voor onkostenbeheer

Software voor onkostenbeheer bestaat uit verschillende componenten, waaronder:

• Ontvangstbewijzen bijhouden
  Met deze functie kunnen gebruikers bonnen digitaal volgen. In plaats van papieren bonnen te bewaren, kunnen werknemers foto's van bonnen maken en deze uploaden of ontvangstbewijzen per e-mail rechtstreeks naar de software sturen. Het volgen van ontvangstbewijzen maakt het voor werknemers gemakkelijker om bonnen te organiseren en op te slaan, terwijl papierwerk wordt geëlimineerd en het risico op verlies van belangrijke documenten wordt verkleind.

• Onkosteninvoer en categorisering
  Gebruikers kunnen uitgaven handmatig invoeren of importeren uit bank- of creditcardafschriften. Met de software kunnen gebruikers elke uitgave categoriseren onder specifieke rubrieken, zoals reizen, kantoorbenodigdheden of klantvergaderingen, wat helpt bij het budgetbeheer.

• Goedkeuringsproces
  Dit onderdeel versnelt het goedkeuringsproces van onkosten. Zodra een werknemer een onkostendeclaratie indient, stuurt de software deze naar de juiste persoon voor goedkeuring op basis van vooraf gedefinieerde regels.

• Compliance met beleid
  Ondernemingen kunnen de software configureren om te voldoen aan het bedrijfsbeleid met betrekking tot bestedingslimieten en toegestane uitgaven. De software kan inzendingen die niet aan dit beleid voldoen, automatisch markeren of weigeren.

• Rapportage en analyse
  Deze functie biedt gedetailleerde rapporten en analyses van uitgaven en kan uitsplitsingen genereren per categorie, afdeling, project of persoon. Ondernemingen kunnen deze rapporten gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen over budgettering en kostenbesparingsmogelijkheden.

• Integratiemogelijkheden
  Software voor onkostenbeheer kan worden geïntegreerd met andere bedrijfssystemen, zoals boekhoudsoftware, HR-systemen en ERP-systemen (Enterprise Resource Planning), waardoor gegevens gemakkelijk tussen systemen kunnen worden verplaatst en de algehele bedrijfsvoering kan worden verbeterd.

• Mobiele toegang en bruikbaarheid
  Veel tools voor onkostenbeheer hebben mobiele applicaties waarmee gebruikers uitgaven vanaf hun smartphone kunnen melden. Dit is vooral handig voor werknemers die vaak reizen.

• Beveiliging en gegevensbescherming
  Systemen voor onkostenbeheer beschikken vaak over krachtige beveiligingsfuncties, zoals gegevensversleuteling, toegangscontroles en regelmatige beveiligingsaudits, die ondernemingen beschermen tegen onbevoegde toegang en gegevenslekken.

• Maatwerk en schaalbaarheid
  Vaak kunnen ondernemingen de software aanpassen aan specifieke behoeften. Software voor onkostenbeheer kan ook worden opgeschaald naarmate een onderneming groeit, zodat het meer gebruikers en grotere hoeveelheden gegevens kan verwerken.

• Gebruikersondersteuning en training
  Goede software biedt ondersteunings- en trainingsbronnen, zoals online tutorials, klantenservice en gebruikershandleidingen, om ervoor te zorgen dat gebruikers het systeem effectief kunnen gebruiken.

Deze componenten werken samen om een uitgebreid systeem te creëren dat het proces voor het beheren en analyseren van uitgaven voor ondernemingen vereenvoudigt.

Hoe werkt software voor onkostenbeheer?

Software voor onkostenbeheer vermindert de administratieve last voor ondernemingen, verbetert de nauwkeurigheid en geeft inzicht in de uitgaven van ondernemingen. Zo werkt het:

• Onkostenregistratie
  Met de software kunnen gebruikers hun eigen uitgaven invoeren. Ze kunnen dit handmatig doen door de details van elke uitgave in te voeren, zoals het bedrag, de datum en de categorie. De software kan ook automatisch transactiegegevens van gekoppelde bankrekeningen of creditcards ophalen, waardoor handmatige invoer niet meer nodig is.

• Beheer van ontvangstbewijzen
  Voor elke uitgave kunnen gebruikers digitale kopieën van bonnen bijvoegen. Dit kunnen ze doen door met een smartphone foto's te maken van papieren bonnetjes en deze te uploaden naar de software, of door digitale bonnetjes bij te voegen, zoals pdf's of e-mailbevestigingen.

• Categorisering en organisatie van uitgaven
  Zodra een werknemer een uitgave invoert, categoriseert de software deze. De medewerker kan dit ook handmatig doen. Veelvoorkomende categorieën zijn reizen, maaltijden, kantoorbenodigdheden en entertainment voor klanten. Deze categorisering helpt bij het volgen en analyseren van bestedingspatronen.

• Goedkeuringsproces
  Bij de meeste ondernemingen hebben de uitgaven van een werknemer goedkeuring nodig van een supervisor of de financiële afdeling. De software bevat doorgaans een workflow die uitgaven naar de juiste persoon stuurt voor beoordeling en goedkeuring. Ondernemingen kunnen regels instellen om dit proces te automatiseren.

• Controles op naleving van het beleid
  Ondernemingen kunnen de software instellen om elke uitgave te vergelijken met het onkostenbeleid van de onderneming. Als een uitgave in strijd is met een beleid (bijvoorbeeld als het een bestedingslimiet overschrijdt), kan de software deze markeren voor beoordeling of automatisch afwijzen, waardoor financiële controles worden afgedwongen.

• Verwerking van terugbetalingen
  De software kan het vergoeden van onkosten aan werknemers vergemakkelijken. Zodra een uitgave is goedgekeurd, kan de software deze doorsturen naar betalingsverwerking, die voor vergoeding kan worden gekoppeld aan het salarisadministratiesysteem van de onderneming.

• Rapportage en analyse
  Een belangrijke functie van software voor onkostenbeheer is de mogelijkheid om rapporten en analyses te genereren. Deze rapporten kunnen inzicht geven in onkostenpatronen, uitgaven bijhouden ten opzichte van budgetten en financiële besluitvorming onderbouwen. Ondernemingen kunnen rapporten aanpassen en uitsplitsen op basis van statistieken zoals de periode, afdeling of onkostentype.

• Integratie met andere systemen
  De software integreert vaak met andere bedrijfssystemen, zoals boekhoudsoftware of ERP-systemen. Deze integratie vergemakkelijkt de eenvoudige overdracht van onkostengegevens en draagt bij aan het algehele financiële beheer.

• Toegang en beveiliging van gebruikers
  Ondernemingen kunnen verschillende toegangsniveaus instellen voor verschillende gebruikers, zodat werknemers alleen zien wat ze moeten zien. Beveiligingsfuncties, zoals encryptie en toegangscontroles, beschermen gevoelige financiële gegevens.

• Mobiele toegankelijkheid
  Veel tools voor onkostenbeheer hebben mobiele apps waarmee gebruikers uitgaven kunnen indienen en goedkeuren vanaf hun smartphone. Dit is vooral handig voor werknemers die reizen of op afstand werken.

Soorten software voor onkostenbeheer

Er zijn veel soorten software voor onkostenbeheer op de markt. Deze zijn onder meer:

• Cloudgebaseerde software voor onkostenbeheer
  Dit type wordt gehost in de cloud en is dus toegankelijk via internet, zonder dat er software op individuele computers hoeft te worden geïnstalleerd. Cloudgebaseerde software voor onkostenbeheer is flexibel en toegankelijk, zodat gebruikers overal onkosten kunnen indienen en beheren. Doorgaans worden updates en nieuwe functies automatisch uitgerold door de provider, zodat de software up-to-date blijft.

• Software voor onkostenbeheer op locatie
  In tegenstelling tot cloudgebaseerde oplossingen wordt software op locatie geïnstalleerd en uitgevoerd op de eigen servers van een bedrijf. Dit type kan een goede keuze zijn voor ondernemingen die meer controle over hun gegevens en systemen nodig hebben. Vaak gaat dit echter gepaard met meer initiële kosten en intern IT-personeel voor onderhoud en updates.

• Geïntegreerde oplossingen voor onkostenbeheer
  Sommige onkostenbeheersystemen maken deel uit van een grotere reeks toepassingen voor bedrijfsbeheer. Deze geïntegreerde systemen combineren onkostenbeheer met andere functies, zoals boekhouding, facturatie of salarisadministratie. Deze integratie kan een uitgebreidere oplossing bieden, maar kan functies bevatten die sommige ondernemingen niet nodig hebben.

• Standalone software voor onkostenbeheer
  Dit zijn gespecialiseerde tools voor onkostenbeheer. Ze zijn vaak eenvoudiger te gebruiken dan geïntegreerde systemen. Standalone software is ideaal voor ondernemingen die hun processen voor onkostenbeheer willen vereenvoudigen en verbeteren, maar geen extra tools voor bedrijfsbeheer nodig hebben.

• Mobiele toepassingen voor onkostenbeheer
  Sommige tools voor onkostenbeheer zijn ontworpen voor gebruik op smartphones en tablets. Met deze apps kunnen gebruikers onderweg bonnetjes vastleggen en onkostendeclaraties indienen, waardoor ze geschikt zijn voor ondernemingen met werknemers die vaak reizen of op afstand werken.

• Aanpasbare systemen voor onkostenbeheer
  Sommige software biedt een hoge mate van maatwerk. Dit kunnen aangepaste goedkeuringsworkflows, specifieke onkostencategorieën en unieke rapportindelingen zijn. Hoewel dit soort software ondernemingen flexibiliteit biedt, kan het meer tijd en middelen kosten om het op te zetten.

• Software voor onkostenbeheer op bedrijfsniveau
  Deze systemen zijn ontworpen voor grote organisaties en bevatten een reeks functies die voldoen aan complexe behoeften op het gebied van onkostenbeheer op schaal. Ze bevatten vaak geavanceerde rapportagemogelijkheden, integratiemogelijkheden met verschillende bedrijfssystemen en grondige compliance- en beveiligingsmaatregelen.

Voordelen van het gebruik van software voor onkostenbeheer

Hier volgt een nadere blik op enkele van de voordelen van het gebruik van software voor onkostenbeheer ten opzichte van traditionele methoden voor onkostenbeheer:

• Minder tijd en lagere arbeidskosten
  Een van de meest directe voordelen is dat er minder tijd en moeite wordt besteed aan het beheren van uitgaven. Door geautomatiseerde gegevensinvoer te implementeren en rapportage- en goedkeuringsprocessen te vereenvoudigen, helpt software voor onkostenbeheer je minder tijd te besteden aan handmatige taken.

• Verbeterde nauwkeurigheid en minder fouten
  Software voor onkostenbeheer minimaliseert fouten door gegevensinvoer en berekeningen te automatiseren. Deze nauwkeurigheid is belangrijk voor het bijhouden van een betrouwbare financiële administratie en het naleven van intern beleid en externe regelgeving.

• Verbeterde zichtbaarheid en controle over uitgaven
  Deze systemen bieden inzichten in real time in bestedingspatronen en trends. Het management kan deze gedetailleerde rapportagetools en dashboards gebruiken om uitgaven te monitoren, gebieden met overbesteding te identificeren en weloverwogen beslissingen te nemen om de kosten te beheersen.

• Gestroomlijnde vergoedingsprocessen
  De software versnelt het vergoedingsproces voor werknemers. Zodra onkosten zijn goedgekeurd, kunnen ze sneller worden verwerkt voor betaling, waardoor administratieve vertragingen worden verminderd en de tevredenheid van werknemers verbetert.

• Betere naleving van het beleid en fraudepreventie
  Met de mogelijkheid van de software om onkostenbeleid in te stellen en af te dwingen, kunnen ondernemingen betere compliance handhaven. Het systeem kan automatisch uitgaven markeren die niet voldoen aan het ingestelde beleid, waardoor fraude en beleidsovertredingen worden voorkomen.

• Integratie met andere bedrijfssystemen
  Door software voor onkostenbeheer te integreren met andere systemen, zoals boekhoudsoftware of ERP-systemen, wordt het financiële beheer in de hele organisatie vergemakkelijkt.

• Mobiele toegankelijkheid voor beheer onderweg
  Met mobiele applicaties kunnen werknemers onkosten indienen vanaf hun smartphone, wat vooral handig is voor telewerkers en frequente reizigers.

• Schaalbaarheid die past bij de groei van de onderneming
  Naarmate een onderneming groeit, worden de behoeften op het gebied van onkostenbeheer complexer. Software voor onkostenbeheer kan worden geschaald om grotere hoeveelheden transacties en de behoeften van een groeiende onderneming aan te kunnen.

• Verhoogde gegevensbeveiliging
  Onkostenbeheersystemen hebben meestal krachtige beveiligingsfuncties om te beschermen tegen ongeoorloofde toegang en datalekken.

• Voordelen voor het milieu
  Door het onkostenbeheerproces te digitaliseren, zijn ondernemingen minder afhankelijk van papier.

Uitdagingen in verband met het gebruik van software voor onkostenbeheer

Hoewel software voor onkostenbeheer de snelheid en nauwkeurigheid van de onkostenbeheerpraktijken van een onderneming kan verbeteren, brengt het bepaalde uitdagingen met zich mee. Deze zijn onder meer:

• Complexe integratieprocessen
  Het integreren van software voor onkostenbeheer met bestaande systemen kan ingewikkeld zijn. Het kan technische expertise en extra kosten vergen.

• Training van gebruikers en aanpassingen
  Het kost tijd voor medewerkers om de nieuwe software te leren gebruiken. Adequate trainingssessies en ondersteunend materiaal kunnen deze overgang vergemakkelijken.

• Zorgen over gegevensbeveiliging
  Het verwerken van gevoelige financiële gegevens vereist strenge beveiligingsmaatregelen. De software moet voldoen aan de voorschriften voor gegevensbescherming en sterke coderingsprotocollen hebben. Regelmatige beveiligingsaudits kunnen datalekken voorkomen.

• Kostenimplicaties
  Hoewel software voor onkostenbeheer op de lange termijn tijd en middelen kan besparen, moeten ondernemingen de potentiële voordelen en besparingen afwegen tegen de initiële installatiekosten en doorlopende abonnementskosten.

• Aanpassingsbeperkingen
  Kant-en-klare software is misschien niet voor elke onderneming voldoende. De mogelijkheid om functies en rapporten aan te passen, is afhankelijk van de software.

• Regelmatige updates en onderhoud
  Het up-to-date houden van de software is noodzakelijk voor optimale prestaties en beveiliging. Dit kan regelmatige check-ins en coördinatie met de softwareleverancier vereisen, wat tijdrovend kan zijn.

• Nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van gegevens
  Geautomatiseerde systemen vertrouwen op de gegevens die ze voeden. Onnauwkeurige gegevensinvoer kan leiden tot fouten bij het bijhouden en rapporteren van uitgaven. Regelmatige audits en controles helpen de betrouwbaarheid van de gegevens te behouden.

• Compliance met regelgeving
  De software moet up-to-date blijven met de laatste belastingwetten en financiële regelgeving. Niet-naleving kan leiden tot juridische problemen en financiële sancties.

De juiste softwareoplossing voor onkostenbeheer kiezen

De 'juiste' software voor onkostenbeheer past het beste bij de behoeften van je onderneming. Ga als volgt te werk om de beste softwareoplossing voor je onderneming te vinden:

• Gedetailleerde analyse van de behoeften
  Voer een grondige analyse uit van de onkostenbeheerprocessen van je onderneming. Breng de volledige workflow van onkostendeclaraties, goedkeuringen, vergoedingen en rapportage in kaart. Identificeer specifieke knelpunten, nalevingsproblemen en gebieden waar fouten vaak voorkomen. Bepaal welke granulariteit van de gegevens je nodig hebt uit rapporten en hoe dat aansluit op de bredere financiële planning.

• Uitgebreide budgetbeoordeling
  Analyseer het ROI op lange termijn van verschillende software-opties. Dit omvat de initiële kosten of abonnementskosten, evenals de kosten van integratie, training en mogelijke downtime tijdens de implementatie. Houd rekening met de financiële impact van verhoogde efficiëntie en naleving van het beleid die verschillende softwareoplossingen kunnen opleveren.

• Geavanceerde evaluatie van de softwaremogelijkheden
  Onderzoek de functies die potentiële softwareoplossingen bieden. Zoek naar geavanceerde mogelijkheden zoals ondersteuning van meerdere valuta's, controles in real time van beleidscompliance, fraudedetectie op basis van AI en geautomatiseerde kostentoewijzing. Ontdek hoe deze functies de pijnpunten kunnen aanpakken die je in je analyse van de behoeften hebt geïdentificeerd.

• Complexiteit en flexibiliteit van de integratie
  Evalueer de integratiemogelijkheden van de software met je bestaande systemen (zoals ERP, HRMS en CRM). Beoordeel het integratiegemak en de flexibiliteit om je aan te passen aan toekomstige systeemwijzigingen of upgrades. Houd rekening met de API-mogelijkheden van de software en of er aangepaste integraties mogelijk zijn.

• Gebruikerservaring en acceptatie
  Evalueer de software vanuit het perspectief van de eindgebruiker. Geavanceerde software die niet gebruiksvriendelijk is, kan leiden tot een laag acceptatiepercentage. Gebruik een focusgroep van medewerkers in een proefrun van de software om feedback te verzamelen over de bruikbaarheid.

• Maatwerk en handhaving van beleid
  Onderzoek hoe je de software kunt aanpassen aan de regels en het onkostenbeleid van je onderneming. Zoek naar functies zoals dynamische beleidsinstellingen, waarbij regels kunnen worden aangepast op basis van verschillende criteria, zoals de rol van de werknemer, de locatie of het type onkosten.

• Gegevensbeveiliging en compliance
  Onderzoek de beveiliging van de software in detail. Denk hierbij aan standaarden voor gegevensversleuteling, naleving van wereldwijde regelgeving inzake gegevensbescherming (zoals de algemene verordening gegevensbescherming van de Europese Unie, en audittrails voor onkostentransacties.

• Expertise en ondersteuning van leveranciers
  Beoordeel de expertise van de leverancier in je specifieke branche. Kijk naar hun staat van dienst, klantenbestand en casestudy's. Kom te weten welk niveau van ondersteuning ze bieden, inclusief de beschikbaarheid van toegewijde bronnen voor accountbeheer en technische ondersteuning.

• Schaalbaarheid en toekomstbestendigheid
  Zorg dat de software kan meegroeien met je onderneming door te onderzoeken hoe goed de software kan omgaan met toenemende transactievolumes, extra gebruikers en groeiende wereldwijde activiteiten. Houd rekening met de roadmap van de leverancier voor toekomstige functies en updates.

• Datagestuurde besluitvorming
  Evalueer de rapportage- en analysemogelijkheden van de software. Geavanceerde software moet uitgebreide dashboards, aanpasbare rapporten en de mogelijkheid bieden om diepgaande gegevensanalyses uit te voeren.

Best practices voor implementatie en onkostenbeheer

• Strategische planning en betrokkenheid van belanghebbenden
  Begin met een uitgebreid plan waarbij de belangrijkste belanghebbenden van verschillende afdelingen betrokken zijn, zoals financiën, IT en personeelszaken. Leer hun behoeften en zorgen kennen om ervoor te zorgen dat het systeem voldoet aan de overkoepelende doelstellingen van de organisatie.

• Gefaseerde uitrol en pilottesten
  Implementeer de software gefaseerd. Begin met een pilotprogramma bij een kleine, representatieve groep gebruikers. Deze methode helpt u potentiële problemen te identificeren en tegelijkertijd aanpassingen mogelijk te maken voordat deze volledig wordt uitgerold.

• Integratie met bestaande systemen
  Zorg ervoor dat het onkostenbeheersysteem eenvoudig kan worden geïntegreerd met je bestaande financiële systemen, zoals boekhoudsoftware, ERP en salarissystemen. Deze integratie is de sleutel tot het automatiseren van workflows en het waarborgen van gegevensconsistentie.

• Uitgebreide gebruikerstraining en -ondersteuning
  Ontwikkel een uitgebreid trainingsprogramma voor alle gebruikers, afgestemd op verschillende rollen binnen de organisatie. Voeg hulpbronnen toe zoals handleidingen, online tutorials en veelgestelde vragen. Zet een ondersteuningssysteem op om vragen van gebruikers en technische problemen snel aan te pakken.

• Maatwerk voor zakelijke behoeften
  Pas het systeem aan het specifieke onkostenbeleid en de workflows van je onderneming aan. Denk hierbij aan het instellen van goedkeuringshiërarchieën op maat, onkostencategorieën en vergoedingsregels.

• Regelmatige systeemaudits en -updates
  Voer regelmatig audits uit om te controleren of het systeem functioneert zoals bedoeld. Blijf op de hoogte van de nieuwste software-upgrades en functies die de systeemprestaties en gebruikerservaring kunnen verbeteren.

• Toezicht op gegevensbeveiliging en compliance
  Implementeer krachtige maatregelen voor gegevensbeveiliging. Controleer regelmatig de naleving van intern beleid en externe regelgeving en pas het systeem indien nodig aan om te blijven voldoen aan evoluerende normen, zoals de AVG.

• Stimuleren van gebruikersacceptatie en feedbacklus
  Stimuleer het gebruik van het onkostenbeheersysteem. Verzamel regelmatig feedback van gebruikers om uitdagingen te monitoren en verbeterpunten te vinden. Deze feedbacklus is belangrijk voor de voortdurende verfijning van het systeem.

• Analyses gebruiken voor strategische inzichten
  Gebruik de analysemogelijkheden van het systeem om inzicht te krijgen in onkostenpatronen, beleidsschendingen en potentiële besparingen om onderbouwde strategische beslissingen en beleidsaanpassingen door te voeren.

• Continue procesverbetering
  Beschouw onkostenbeheer als een doorlopend proces. Controleer en verfijn regelmatig beleid, workflows en systeeminstellingen als reactie op veranderende zakelijke behoeften, feedback van gebruikers en technologische vooruitgang.

• Beheer van leveranciersrelaties
  Onderhoud een goede relatie met de softwareleverancier. Dit omvat regelmatige communicatie over updates, ondersteuningsproblemen en discussies over toekomstige behoeften en upgrades.

• Een nalevingscultuur cultiveren
  Ontwikkel en ondersteun een bedrijfscultuur waarin compliance en ethische uitgaven centraal staan. Dit kun je bereiken door regelmatig te communiceren en te trainen, en door het goede voorbeeld te geven op leiderschapsniveau.