El sector del software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés) ha producido soluciones de software que ayudan a las empresas a simplificar sus operaciones internas, como la contabilidad y la gestión de gastos. Se prevé que el mercado de este tipo de software crezca en más de 4700 millones de dólares de aquí a 2027, con un 40 % de ese crecimiento concentrado en Norteamérica.

A medida que tu empresa crece y se enfrenta a gastos cada vez más complejos, es más importante que cuente con un software de gestión de gastos eficaz. A continuación, explicaremos lo que las empresas deben saber sobre cómo elegir un software de gestión de gastos y trabajar con él, incluido cómo funciona, cuáles son sus componentes fundamentales y qué ventajas e inconvenientes tiene usarlo. También daremos mejores prácticas relativas a la gestión de gastos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el software de gestión de gastos?
  
• Componentes fundamentales del software de gestión de gastos
  
• ¿Cómo funciona el software de gestión de gastos?
  
• Tipos de software de gestión de gastos
  
• Ventajas de usar un software de gestión de gastos
  
• Inconvenientes asociados con el uso de un software de gestión de gastos
  
• Cómo elegir la solución de software de gestión de gastos adecuada
  
• Mejores prácticas de implementación y gestión de gastos
  

¿Qué es el software de gestión de gastos?

El software de gestión de gastos ayuda a empresas y particulares a controlar, registrar y procesar gastos. Este software es especialmente útil para las empresas, ya que les permite gestionar gastos operativos y de viaje.

Componentes fundamentales del software de gestión de gastos

El software de gestión de gastos consta de varios componentes, como los siguientes:

• Seguimiento de recibos
  Esta función permite a los usuarios hacer un seguimiento digital de los recibos. En vez de guardar recibos impresos, los empleados pueden hacer fotos de ellos y cargarlos, o bien enviar recibos al software por correo electrónico. El seguimiento de recibos ayuda a los empleados a organizar y guardar recibos, elimina el papeleo y reduce el riesgo de perder documentos importantes.

• Introducción y clasificación de gastos
  Los usuarios pueden introducir gastos de forma manual o importarlos de extractos bancarios o de tarjetas de crédito. Con este software, pueden clasificar cada gasto en secciones específicas, como viajes, material de oficina o reuniones con clientes, lo que les ayuda a gestionar los presupuestos.

• Flujo de aprobación
  Este componente agiliza el proceso de aprobar gastos. Cuando un empleado envía un informe de gastos, el software lo dirige a la persona adecuada para que lo apruebe según reglas predefinidas.

• Cumplimiento de políticas
  Las empresas pueden configurar el software para que cumpla sus políticas relativas a los límites de gasto y los gastos permitidos. El software puede marcar o rechazar automáticamente las solicitudes que no cumplan dichas políticas.

• Elaboración de informes y análisis
  Esta función proporciona informes y análisis de gastos detallados, y puede generar desgloses por categoría, departamento, proyecto o particular. Las empresas pueden usar estos informes para tomar decisiones fundamentadas en relación con presupuestos y oportunidades de ahorro de costes.

• Funcionalidades de integración
  El software de gestión de gastos puede integrarse con otros sistemas empresariales, como software de contabilidad, sistemas de RR. HH. y sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), que permiten transferir datos entre sistemas y mejorar las operaciones en general.

• Acceso y usabilidad en móviles
  Muchas herramientas de gestión de gastos tienen aplicaciones móviles que permiten a los usuarios informar de sus gastos desde un smartphone. Este aspecto es especialmente útil para empleados que suelan viajar.

• Seguridad y protección de datos
  Los sistemas de gestión de gastos suelen incorporar funciones de seguridad estrictas, como cifrado de datos, controles de acceso y auditorías de seguridad periódicas, que protegen a las empresas frente a accesos no autorizados y filtraciones de datos.

• Personalización y escalabilidad
  Muchas veces, las empresas pueden personalizar el software para que se adapte a sus necesidades. El software de gestión de gastos también puede escalarse a medida que crezca la empresa para admitir más usuarios y mayores volúmenes de datos.

• Soporte y formación para usuarios
  Un buen software ofrece recursos de soporte y formación (como tutoriales en línea, servicios de soporte al cliente y manuales de usuario) para asegurarse de que los usuarios puedan utilizar el sistema con eficacia.

Estos componentes trabajan en conjunto para crear un sistema completo que simplifica el proceso de gestionar y analizar los gastos de las empresas.

¿Cómo funciona el software de gestión de gastos?

El software de gestión de gastos reduce la carga administrativa de las empresas, mejora la precisión y ofrece información sobre los gastos empresariales. Funciona de la siguiente manera:

• Registro de gastos
  El software permite a los usuarios introducir sus propios gastos. Pueden escribir de forma manual los datos de cada gasto, como el importe, la fecha y la categoría. El software también puede incorporar automáticamente datos de transacciones de cuentas bancarias o tarjetas de crédito conectadas, lo que reduce la necesidad de hacerlo a mano.

• Gestión de recibos
  Los usuarios pueden adjuntar copias digitales de los recibos de cada gasto. Para ello, pueden hacer fotos de recibos impresos con un smartphone y cargarlas en el software, o bien adjuntar recibos digitales (como PDF o correos electrónicos de confirmación).

• Clasificación y organización de gastos
  Cuando un usuario introduce un gasto, el software lo clasifica, aunque el empleado también lo puede hacer de forma manual. Algunas de las categorías habituales son viajes, comidas, material de oficina y actividades de entretenimiento para clientes. Esta clasificación ayuda a controlar y analizar los patrones de gasto.

• Proceso de aprobación
  En la mayoría de las empresas, un supervisor o el departamento de finanzas debe aprobar los gastos de cada empleado. El software suele incluir un flujo que dirige los gastos a la persona adecuada para que los revise y apruebe. Además, las empresas pueden configurar reglas para automatizar este proceso.

• Comprobaciones de cumplimiento de políticas
  Las empresas pueden configurar el software para que compare cada gasto con las políticas de gasto de la empresa. Si un gasto infringe una política (por ejemplo, si supera un límite establecido), el software puede marcarlo para que se revise o rechazarlo de forma automática, lo que ayuda a aplicar controles financieros.

• Proceso de reembolso
  El software puede facilitar el reembolso de gastos a los empleados. Una vez que se ha aprobado un gasto, el software puede dirigirlo al procesamiento de pagos, que puede estar vinculado con el sistema de nóminas de la empresa para que se reembolse.

• Elaboración de informes y análisis
  Una función fundamental del software de gestión de gastos es la posibilidad de generar informes y análisis, que pueden ofrecer información sobre patrones de gasto, comparar los gastos con los presupuestos y orientar la toma de decisiones financieras. Las empresas pueden personalizar y desglosar los informes por métricas como el período, el departamento o el tipo de gasto.

• Integración con otros sistemas
  El software suele integrarse con otros sistemas empresariales, como el software de contabilidad o los sistemas de ERP. Gracias a esta integración, es sencillo transferir datos sobre gastos, lo que facilita la gestión general de las finanzas.

• Acceso de usuarios y seguridad
  Las empresas pueden establecer diferentes niveles de acceso para cada usuario, de forma que los empleados solo puedan ver lo que sea necesario. Funciones de seguridad como el cifrado y los controles de acceso protegen los datos financieros confidenciales.

• Accesibilidad en móviles
  Muchas herramientas de gestión de gastos tienen aplicaciones móviles que permiten a los usuarios enviar y aprobar gastos desde un smartphone. Este aspecto es especialmente útil para empleados que viajan o trabajan en remoto.

Tipos de software de gestión de gastos

Hay muchos tipos de software de gestión de gastos en el mercado, como los siguientes:

• Software de gestión de gastos en la nube
  Este tipo de software está alojado en la nube y se puede acceder a él mediante Internet, por lo que no hay que instalar nada en ningún ordenador. El software de gestión de gastos en la nube es flexible y accesible, y permite a los usuarios enviar y gestionar los gastos desde cualquier lugar. Normalmente, el proveedor implementa las actualizaciones y nuevas funciones de forma automática para garantizar que el software esté siempre actualizado.

• Software de gestión de gastos local
  A diferencia de las soluciones en la nube, el software local se instala y ejecuta en los servidores de la empresa. Este tipo puede ser una buena opción para las empresas que necesiten tener un mayor control sobre sus datos y sistemas. Sin embargo, suele conllevar más costes iniciales y es necesario tener personal informático interno que se encargue de mantenerlo y actualizarlo.

• Soluciones de gestión de gastos integradas
  Algunos sistemas de gestión de gastos forman parte de un paquete más grande de aplicaciones de gestión empresarial. Estos sistemas integrados combinan la gestión de gastos con otras funciones, como la contabilidad, la facturación o las nóminas. Esta integración puede ofrecer una solución más completa, pero quizá incluya funciones que algunas empresas no necesiten.

• Software de gestión de gastos independiente
  Son herramientas especializadas para gestionar los gastos que suelen ser más sencillas de usar que los sistemas integrados. El software independiente es ideal para empresas que quieran simplificar y mejorar sus procesos de gestión de gastos, pero no necesiten otras herramientas de gestión empresarial.

• Aplicaciones de gestión de gastos para dispositivos móviles
  Algunas herramientas de gestión de gastos están diseñadas para usar en smartphones y tabletas. Con estas aplicaciones, los usuarios pueden capturar recibos y presentar informes de gastos estén donde estén, por lo que son adecuadas para empresas con empleados que suelen viajar o trabajar en remoto.

• Sistemas de gestión de gastos personalizables
  Algunas soluciones de software se pueden personalizar mucho (por ejemplo, pueden tener flujos de aprobación personalizados, categorías de gastos concretas y formatos de informes únicos). Si bien este tipo de software ofrece flexibilidad a las empresas, puede ser necesario invertir más tiempo y recursos para configurarlo.

• Software de gestión de gastos empresarial
  Estos sistemas, que se han diseñado para grandes empresas, incluyen diferentes funciones que se encargan de necesidades complejas de gestión de gastos a gran escala. Suelen incorporar funcionalidades avanzadas de elaboración de informes, opciones de integración con diferentes sistemas empresariales y medidas rigurosas de cumplimiento de la normativa y seguridad.

Ventajas de usar un software de gestión de gastos

Veamos de forma más detallada algunas de las ventajas que supone usar un software de gestión de gastos en vez de métodos tradicionales:

• Ahorro de tiempo y mano de obra
  Una de las ventajas más inmediatas es que se invierte menos tiempo y recursos para gestionar los gastos. Al implementar la introducción automatizada de datos y simplificar los procesos de elaboración de informes y aprobación, el software de gestión de gastos te ayuda a dedicar menos horas a hacer tareas manuales.

• Más precisión y menos errores
  El software de gestión de gastos reduce los errores, ya que automatiza la introducción de datos y los cálculos. Esta precisión es importante para mantener registros financieros fiables y cumplir con las políticas internas y las normativas externas.

• Mejor visibilidad y control de gastos
  Estos sistemas permiten ver en tiempo real los patrones y las tendencias de gasto. El equipo directivo puede usar estas herramientas de elaboración de informes y paneles detallados para supervisar los gastos, identificar áreas con gastos excesivos y tomar decisiones fundamentadas para controlar los costes.

• Procesos de reembolso simplificados
  El software agiliza el proceso de hacer reembolsos a los empleados. Una vez que los gastos se aprueban, pueden procesarse más rápido para pagarse, lo que reduce los retrasos administrativos y mejora la satisfacción de los empleados.

• Mejor cumplimiento de políticas y prevención de fraude
  Como el software puede establecer y aplicar políticas de gastos, las empresas pueden mejorar su cumplimiento. El sistema puede marcar automáticamente los gastos que no cumplan las políticas establecidas, lo que previene fraudes e infracciones de dichas políticas.

• Integración con otros sistemas de la empresa
  Integrar el software de gestión de gastos con otros sistemas, como el software de contabilidad o los sistemas de ERP, facilita la gestión de las finanzas en toda la organización.

• Acceso desde móviles para gestionar los gastos sobre la marcha
  Gracias a las aplicaciones móviles, los empleados pueden enviar gastos desde su smartphone, lo que es especialmente útil para quienes trabajan en remoto o viajan con frecuencia.

• Escalabilidad para ajustarse al crecimiento de la empresa
  A medida que una empresa crece, sus necesidades de gestión de gastos se vuelven más complejas. El software de gestión de gastos puede escalar para adaptarse a mayores volúmenes de transacciones y a las necesidades de la empresa según vaya creciendo.

• Mayor seguridad de los datos
  Los sistemas de gestión de gastos suelen tener buenas funciones de seguridad para proteger frente a accesos no autorizados y filtraciones de datos.

• Ventajas medioambientales
  Al digitalizar el proceso de gestión de gastos, las empresas dependen menos del papel.

Inconvenientes asociados con el uso de un software de gestión de gastos

Si bien el software de gestión de gastos puede mejorar la velocidad y precisión de las prácticas de gestión de gastos de una empresa, también tiene algunos inconvenientes, como los siguientes:

• Procesos de integración complejos
  Integrar el software de gestión de gastos con los sistemas que ya se tengan puede ser complicado y requerir experiencia técnica y costes adicionales.

• Formación y adaptación de los usuarios
  Los empleados necesitan tiempo para aprender a usar el nuevo software. Esta transición puede ser más sencilla con las sesiones de formación y los materiales de soporte adecuados.

• Cuestiones de seguridad de los datos
  Para gestionar datos financieros confidenciales se necesitan medidas de seguridad estrictas. El software debe cumplir con las normativas de protección de datos y tener protocolos de cifrado robustos. Además, se pueden prevenir las filtraciones de datos con auditorías de seguridad periódicas.

• Implicaciones económicas
  Si bien el software de gestión de gastos puede ahorrar tiempo y recursos a largo plazo, las empresas deben comparar las posibles ventajas y ahorros con los costes de configuración iniciales y las cuotas de suscripción periódicas.

• Limitaciones de personalización
  El software prediseñado podría no ser suficiente para todas las empresas. La posibilidad de personalizar funciones e informes variará en función del software.

• Actualizaciones y mantenimiento periódicos
  Es necesario que el software esté siempre actualizado para que su rendimiento y su seguridad sean los óptimos. Para ello, podría ser necesario hacer comprobaciones periódicas y coordinarse con el proveedor del software, lo que puede llevar mucho tiempo.

• Precisión y fiabilidad de los datos
  Los sistemas automatizados dependen de los datos que se les proporcionan. Si algunos datos son incorrectos, podría haber errores en el seguimiento y los informes de gastos. Con auditorías y comprobaciones regulares se puede mantener la fiabilidad de los datos.

• Cumplimiento de normativas
  El software debe estar al día con las legislaciones fiscales y normativas financieras más recientes. Si no se cumplen, podrían surgir problemas legales y sanciones económicas.

Cómo elegir la solución de software de gestión de gastos adecuada

El software de gestión de gastos adecuado será aquel que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Así puedes encontrar la mejor solución de software para tu caso:

• Análisis exhaustivo de las necesidades de tu empresa
  Lleva a cabo un análisis exhaustivo de los procesos de gestión de gastos de tu empresa. Determina todo el flujo de envíos, aprobaciones, reembolsos y elaboración de informes de gastos. Identifica obstáculos concretos, problemas de cumplimiento de la normativa y áreas en las que se produzcan errores con frecuencia. Decide el nivel de detalle de los datos que necesitas en los informes y cómo está vinculado con la planificación financiera más general.

• Evaluación completa del presupuesto
  Analiza el ROI a largo plazo de diferentes opciones de software. Debes tener en cuenta el coste inicial o las cuotas de suscripción, así como el coste que supongan la integración, la formación y el posible tiempo de inactividad durante la implementación. Ten presente la repercusión financiera del aumento de la eficiencia y el cumplimiento de políticas que podrían ofrecer diferentes soluciones de software.

• Evaluación de las funcionalidades de software avanzadas
  Analiza las funciones que ofrecen las posibles soluciones de software. Busca funcionalidades avanzadas como la posibilidad de admitir varias divisas, las comprobaciones de cumplimiento de políticas en tiempo real, la detección de fraude mediante IA y la asignación automatizada de costes. Investiga cómo estas funciones podrían abordar los puntos débiles que has identificado al analizar las necesidades de tu empresa.

• Complejidad y flexibilidad de la integración
  Evalúa las posibilidades de integrar el software con los sistemas que ya tienes (como ERP, HRMS y CRM). Analiza la facilidad de integración y la flexibilidad para adaptarse a futuros cambios en el sistema o actualizaciones. Examina las funcionalidades de API del software y comprueba si admite integraciones personalizadas.

• Experiencia y adopción de los usuarios
  Evalúa el software desde el punto de vista de los usuarios. Un software avanzado que no sea fácil de utilizar puede hacer que las tasas de adopción sean bajas. Incluye a un grupo de empleados en las pruebas del software para recopilar comentarios sobre su usabilidad.

• Personalización y aplicación de políticas
  Investiga cómo puedes personalizar el software para que se ajuste a las reglas y a las políticas de gastos de tu empresa. Busca funciones como la configuración dinámica de políticas, que permite ajustar reglas en función de diferentes criterios (por ejemplo, la función del empleado, la ubicación o el tipo de gasto).

• Seguridad de los datos y cumplimiento de normativas
  Investiga en detalle la seguridad del software, como los estándares de cifrado de datos, el cumplimiento de normativas internacionales de protección de datos (como el Reglamento General de Protección de Datos o RGPD de la Unión Europea) y los registros de auditoría de las transacciones de gastos.

• Experiencia y soporte del proveedor
  Analiza la experiencia del proveedor en tu sector. Observa su trayectoria, su base de clientes y sus estudios de caso. Conoce el nivel de soporte que ofrece, incluida la disponibilidad de recursos especializados en la gestión de cuentas y el soporte técnico.

• Escalabilidad y preparación para el futuro
  Asegúrate de que el software pueda escalar a medida que tu empresa crezca. Para ello, examina lo bien que el software puede gestionar el aumento de los volúmenes de transacciones, la incorporación de más usuarios y la expansión de las operaciones internacionales. Ten presente el plan de funciones y actualizaciones futuras del proveedor.

• Toma de decisiones basada en datos
  Evalúa las funcionalidades de elaboración de informes y análisis del software. Un software avanzado debe ofrecer paneles completos, informes personalizables y la posibilidad de llevar a cabo análisis exhaustivos de los datos.

Mejores prácticas de implementación y gestión de gastos

• Planificación estratégica y participación de las partes interesadas
  Empieza con un plan exhaustivo que implique a partes interesadas fundamentales de diferentes departamentos, como los de Finanzas, TI y Recursos Humanos. Descubre lo que necesitan y lo que les preocupa para garantizar que el sistema aborde los objetivos más generales de la empresa.

• Implementación gradual y pruebas piloto
  Implementa el software en fases. Empieza con un programa piloto en el que participe un pequeño grupo representativo de usuarios. Este método te ayudará a identificar posibles problemas y a hacer ajustes antes de implementar el software para toda la empresa.

• Integración con los sistemas actuales
  Asegúrate de que el sistema de gestión de gastos se integre fácilmente con los sistemas financieros que ya tengas, como el software de contabilidad, el de ERP y los sistemas de nóminas. Esta integración es fundamental para automatizar los flujos de trabajo y garantizar la uniformidad de los datos.

• Formación exhaustiva de los usuarios y soporte
  Elabora un programa de formación exhaustiva para todos los usuarios que esté personalizado para cada función de la organización. Incluye recursos como manuales, tutoriales en línea y preguntas frecuentes. Establece un sistema de soporte para abordar rápido las consultas y los problemas técnicos de los usuarios.

• Personalización según las necesidades de la empresa
  Personaliza el sistema para que vaya de la mano con las políticas y los flujos de trabajo de gastos de la empresa. Para ello, debes configurar jerarquías de aprobación, categorías de gastos y reglas de reembolso personalizadas.

• Auditorías y actualizaciones del sistema periódicas
  Lleva a cabo auditorías regulares para comprobar que el sistema funciona como debería. Actualiza el software con las mejoras y las funciones más recientes que puedan optimizar el rendimiento del sistema y la experiencia de los usuarios.

• Seguridad de los datos y supervisión del cumplimiento de normativas
  Implementa medidas de seguridad de los datos estrictas. Supervisa regularmente el cumplimiento de las políticas internas y las normativas externas, y ajusta el sistema según sea necesario para cumplir las normativas a medida que vayan cambiando, como ocurre con el RGPD.

• Fomento de la adopción de usuarios y el sistema de comentarios
  Fomenta el uso del sistema de gestión de gastos. Recopila comentarios de los usuarios con frecuencia para supervisar los inconvenientes y buscar aspectos que se deberían mejorar. Este sistema de comentarios es importante para seguir perfeccionando el sistema.

• Uso de análisis para obtener información estratégica
  Usa las funcionalidades de análisis del sistema para obtener información sobre patrones de gasto, infracciones de políticas y posibles ahorros que te permitan orientar la toma de decisiones estratégicas y los ajustes en las políticas.

• Mejora continua del proceso
  Trata la gestión de gastos como un proceso continuo. Revisa y ajusta regularmente las políticas, los flujos de trabajo y la configuración del sistema como respuesta a cambios en las necesidades de la empresa, comentarios de los usuarios y avances tecnológicos.

• Gestión de la relación con el proveedor
  Mantén una buena relación con el proveedor del software. Debes comunicarte con él regularmente en relación con actualizaciones, problemas de soporte y necesidades y mejoras que puedas necesitar en el futuro.

• Fomento de una cultura de cumplimiento de la normativa
  Establece y favorece una cultura empresarial que haga hincapié en el cumplimiento de la normativa y los gastos éticos. Para ello, puedes preparar comunicaciones y formaciones periódicas, así como hacer que el equipo directivo dé ejemplo.