Le secteur du Software-as-a-Service (SaaS) a produit des solutions logicielles qui aident les entreprises à simplifier leurs opérations internes, y compris la comptabilité et la gestion des dépenses. Le marché de ce type de logiciels devrait croître de plus de 7,5 milliards de dollars d'ici 2029, 40 % de cette croissance étant concentrée en Amérique du Nord.

À mesure que vos activités se développent et que vos budgets se complexifient, il devient plus important de disposer d'un logiciel de gestion des dépenses efficace. Cet article présente tout ce que les entreprises doivent savoir pour sélectionner et tirer parti de ce type de solution, notamment leur principe de fonctionnement, leurs composantes clés, mais aussi leurs avantages et leurs inconvénients. Vous y découvrirez également quelques bonnes pratiques en matière de gestion des dépenses.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des dépenses ?
  
• Principaux composants d'un logiciel de gestion des dépenses
  
• Comment fonctionne un logiciel de gestion des dépenses ?
  
• Types de logiciels de gestion des dépenses
  
• Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des dépenses
  
• Difficultés liées à l'utilisation d'un logiciel de gestion des dépenses
  
• Comment choisir la bonne solution de logiciel de gestion des dépenses
  
• Bonnes pratiques pour la mise en œuvre et la gestion des dépenses
  
• Comment Stripe Payments peut vous aider
  
• FAQ sur les logiciels de gestion des dépenses
  

Présentation des logiciels de gestion des dépenses

Les logiciels de gestion des dépenses aident les entreprises et les particuliers à suivre, enregistrer et traiter les dépenses. Pour les entreprises, ce logiciel est particulièrement utile pour gérer les dépenses d'exploitation et les frais de déplacement.

Composantes principales des logiciels de gestion des dépenses

Ces logiciels incluent plusieurs fonctionnalités principales décrites ci-après.

• Suivi des reçus : Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de suivre les reçus par voie numérique. Au lieu de conserver les reçus papier, le personnel peut les prendre en photo et les charger, ou bien envoyer les reçus par e-mail directement au logiciel. Le suivi des reçus permet au personnel d'organiser et de stocker plus facilement les reçus, tout en éliminant la paperasse et en réduisant le risque de perte de documents importants.

• Saisie et catégorisation des dépenses : Les utilisateurs peuvent saisir les dépenses manuellement ou les importer à partir de relevés bancaires ou de cartes bancaires. Le logiciel permet aux utilisateurs de classer chaque dépense sous des rubriques spécifiques telles que les voyages, les fournitures de bureau ou les réunions avec les clients, ce qui facilite la gestion du budget.

• Flux d'approbation : Ce composant accélère le processus d'approbation des dépenses. Une fois qu'un membre du personnel a soumis une note de frais, le logiciel l'achemine à la personne appropriée pour approbation, en fonction de règles prédéfinies.

• Conformité aux politiques : Les entreprises peuvent configurer le logiciel pour respecter les politiques de l'entreprise concernant les limites de dépenses et les dépenses autorisées. Le logiciel peut signaler ou rejeter automatiquement les soumissions qui ne respectent pas ces politiques.

• Reporting et analyses : Cette fonctionnalité fournit des rapports détaillés et des analyses des dépenses par catégorie, service, projet ou individu. Les entreprises peuvent utiliser ces rapports pour prendre des décisions éclairées concernant la budgétisation et les opportunités de réduction des coûts.

• Capacités d'intégration : Les logiciels de gestion des dépenses peuvent s'intégrer à d'autres systèmes d'entreprise tels que les logiciels de comptabilité, les systèmes RH et les progiciels de gestion intégrés (ERP), ce qui permet aux données de circuler facilement entre les systèmes et d'améliorer les opérations globales.

• Accès et utilisabilité sur mobile : De nombreux outils de gestion des dépenses disposent d'applications mobiles qui permettent aux utilisateurs de signaler leurs dépenses depuis leur smartphone. Cela est particulièrement utile pour le personnel qui voyage fréquemment.

• Sécurité et protection des données : Les systèmes de gestion des dépenses sont souvent dotés de fonctionnalités de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données, les contrôles d'accès et des audits de sécurité réguliers, qui protègent les entreprises contre les accès non autorisés et les violations de données.

• Personnalisation et évolutivité : Souvent, les entreprises peuvent personnaliser le logiciel pour répondre à des besoins spécifiques. Les logiciels de gestion des dépenses peuvent également évoluer au rythme de l'entreprise, en s'adaptant à un plus grand nombre d'utilisateurs et de données.

• Aide et formation des utilisateurs : Un bon logiciel fournit des ressources d'aide et de formation, telles que des tutoriels en ligne, des services d'assistance client et des manuels d'utilisation, pour s'assurer que les utilisateurs peuvent exploiter le système efficacement.

• Extraction de données OCR : Le logiciel utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire automatiquement les informations clés (telles que les montants, les dates, les codes de taxe et les noms des marchands) directement d'une photo de reçu, ce qui élimine entièrement la saisie manuelle des données.

• Suivi automatisé du kilométrage : Le logiciel s'intègre aux services de cartographie pour enregistrer avec précision les distances de déplacement professionnel, optimiser les itinéraires routiers et calculer instantanément les totaux de remboursement kilométrique exacts.

• Synchronisation avec les cartes d'entreprise : Le logiciel est relié directement aux cartes bancaires et aux flux bancaires de l'entreprise pour alimenter, rapprocher et faire correspondre automatiquement les frais de transaction en temps réel dès qu'ils se produisent.

• Fonctionnalité multidevise et conformité mondiale :
  Les systèmes de gestion des dépenses peuvent gérer automatiquement les conversions de devises, la prise en charge des langues locales et les réglementations fiscales régionales pour gérer facilement les déplacements internationaux et les équipes transfrontalières.

• Suivi des heures facturables pour les projets et les clients : Le personnel peut attribuer des dépenses individuelles à des comptes clients, des projets internes ou des codes de tâches spécifiques pour rationaliser la facturation externe et la comptabilité des projets.

L'ensemble de ces fonctionnalités forme un système complet, qui simplifie la gestion et l'analyse des dépenses pour les entreprises.

Fonctionnement des logiciels de gestion des dépenses

Les logiciels de gestion des dépenses réduisent la charge administrative des entreprises, assurent une plus grande précision et fournissent des informations précieuses sur les budgets. Voici comment ils fonctionnent.

1. Capture des reçus et extraction OCR : Le processus commence au moment où un membre du personnel engage une dépense professionnelle. À l'aide d'une application mobile, l'utilisateur prend une photo de son reçu physique ou transfère un e-mail de facture numérique directement dans le système. Le moteur OCR du logiciel lit automatiquement l'image et extrait instantanément les métadonnées de transaction critiques, telles que le nom du marchand, la date d'achat, le coût total et les codes de taxe applicables, afin de renseigner un poste de dépense sans saisie manuelle.

2. Vérification automatisée de la conformité aux politiques : Une fois la dépense enregistrée et catégorisée, le logiciel croise immédiatement les informations de la transaction avec les règles de la politique de dépenses numériques prédéfinies de l'entreprise. Si le poste est conforme aux limites de dépenses établies, la procédure se poursuit normalement. En cas de non-respect d'une politique, le système signale l'anomalie ou bloque automatiquement la soumission.

3. Acheminement intelligent et flux d'approbation : Les postes de dépenses conformes sont automatiquement regroupés dans un rapport numérique et acheminés au superviseur ou au membre de l'équipe financière approprié pour vérification. Les responsables reçoivent des notifications instantanées sur leur bureau ou leur appareil mobile, qui leur permettent d'inspecter les reçus joints, d'afficher les éventuels indicateurs de conformité automatisés et d'accorder ou de refuser l'approbation en un seul clic.

4. Remboursement direct et synchronisation ERP : Dès que l'approbation finale est accordée, le logiciel transfère les données de dépenses validées dans l'écosystème financier de l'entreprise en vue du traitement du paiement. En même temps, il initie un transfert de paiement électronique ou transfère les données vers la paie afin de rembourser rapidement le membre du personnel, tout en exécutant une synchronisation automatisée avec le logiciel de comptabilité de base ou la plateforme ERP de l'entreprise pour rapprocher le grand livre.

Types de logiciels de gestion des dépenses

Il existe de nombreux types de logiciels de gestion des dépenses sur le marché. En voici quelques-uns.

• Logiciels de gestion des dépenses basés sur le cloud : Ce type de logiciel est hébergé sur le cloud. Il est donc accessible via Internet, sans qu'il soit nécessaire d'installer un logiciel sur chaque ordinateur. Les logiciels de gestion des dépenses basés sur le cloud sont flexibles et accessibles, et permettent aux utilisateurs de soumettre et de gérer les dépenses de n'importe où. En règle générale, les mises à jour et les nouvelles fonctionnalités sont déployées automatiquement par le fournisseur, ce qui garantit que le logiciel reste à jour.

• Logiciels de gestion des dépenses sur site : Contrairement aux solutions basées sur le cloud, les logiciels sur site sont installés et s'exécutent sur les propres serveurs d'une entreprise. Ce type de logiciel peut constituer un bon choix pour les entreprises qui exigent un contrôle accru sur leurs données et leurs systèmes. Toutefois, il implique souvent des coûts initiaux plus élevés et du personnel informatique interne pour la maintenance et les mises à jour.

• Solutions intégrées de gestion des dépenses : Certains systèmes de gestion des dépenses font partie d'une suite plus vaste d'applications de gestion d'entreprise. Ces systèmes intégrés associent la gestion des dépenses à d'autres fonctions telles que la comptabilité, la facturation ou la paie. Cette intégration peut offrir une solution plus complète, mais peut inclure des fonctionnalités dont certaines entreprises n'ont pas besoin.

• Logiciels de gestion des dépenses autonomes : Il s'agit d'outils spécialisés dans la gestion des dépenses. Ils sont souvent plus simples à utiliser que les systèmes intégrés. Les logiciels autonomes sont parfaits pour les entreprises qui souhaitent simplifier et améliorer leurs processus de gestion des dépenses, mais qui n'ont pas besoin d'outils de gestion d'entreprise supplémentaires.

• Applications de gestion des dépenses centrées sur le mobile : Certains outils de gestion des dépenses sont conçus pour être utilisés sur les smartphones et les tablettes. Ces applications permettent aux utilisateurs de capturer des reçus et de remplir des notes de frais lors de leurs déplacements, ce qui les rend parfaitement adaptées aux entreprises dont le personnel voyage fréquemment ou travaille à distance.

• Systèmes de gestion des dépenses personnalisables : Certains logiciels offrent un niveau élevé de personnalisation. Cela peut inclure des flux d'approbation personnalisés, des catégories de dépenses spécifiques et des formats de rapports uniques. Si ce type de logiciel offre de la flexibilité aux entreprises, sa configuration peut nécessiter davantage de temps et de ressources.

• Logiciels de gestion des dépenses pour les grandes entreprises : Conçus pour les grandes entreprises, ces systèmes incluent une gamme de fonctionnalités qui traitent les besoins complexes en matière de gestion des dépenses. Ils incluent souvent des capacités de reporting avancées, des options d'intégration avec différents systèmes d'entreprise, ainsi que des mesures de sécurité et de conformité rigoureuses.

Avantages liés à l'utilisation de ces logiciels

Voici une présentation détaillée des avantages liés à l'utilisation de ces logiciels par rapport aux méthodes de gestion des dépenses traditionnelles.

• Économies de temps et de main-d'œuvre : L'un des avantages les plus immédiats est la réduction du temps et des efforts consacrés à la gestion des dépenses. En automatisant la saisie des données et en simplifiant les processus de reporting et d'approbation, les logiciels de gestion des dépenses permettent de consacrer moins de temps aux tâches manuelles.

• Précision accrue et réduction des erreurs : Les logiciels de gestion des dépenses minimisent les erreurs en automatisant la saisie des données et les calculs. Cette précision est importante pour maintenir la fiabilité des dossiers financiers et se conformer aux politiques internes et aux réglementations externes.

• Amélioration de la visibilité et du contrôle des dépenses : Ces systèmes offrent une visibilité en temps réel sur les habitudes et les tendances de dépenses. La direction peut utiliser ces outils de reporting détaillés et ces tableaux de bord pour surveiller les dépenses, identifier les domaines de dépenses excessives et prendre des décisions éclairées pour contrôler les coûts.

• Rationalisation des processus de remboursement : Le logiciel accélère le processus de remboursement du personnel. Une fois les dépenses approuvées, leur paiement peut être traité plus rapidement, ce qui réduit les retards administratifs et améliore la satisfaction du personnel.

• Sécurité accrue des données : Les systèmes de gestion des dépenses disposent généralement de fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger contre les accès non autorisés et les violations de données.

• Avantages environnementaux : En numérisant le processus de gestion des dépenses, les entreprises réduisent leur dépendance au papier.

Les défis liés à l'utilisation de logiciels de gestion des dépenses

Les logiciels de gestion des dépenses sont gages de rapidité et de précision pour les entreprises. Cependant, ils présentent certains inconvénients. En voici quelques-uns.

• Processus d'intégration complexes : L'intégration de logiciels de gestion des dépenses aux systèmes existants peut s'avérer compliquée. Elle peut exiger une expertise technique et entraîner des coûts supplémentaires.

• Formation et adaptation des utilisateurs : Il faut du temps au personnel pour apprendre à utiliser le nouveau logiciel. Des sessions de formation adéquates et des supports d'aide peuvent faciliter cette transition.

• Problèmes de sécurité des données : Le traitement de données financières sensibles exige des mesures de sécurité rigoureuses. Le logiciel doit se conformer aux réglementations en matière de protection des données et disposer de protocoles de chiffrement robustes. Des audits de sécurité réguliers permettent de prévenir les violations de données.

• Implications en termes de coûts : Bien que les logiciels de gestion des dépenses permettent de gagner du temps et d'économiser des ressources à long terme, les entreprises doivent peser les avantages et les économies potentielles par rapport aux coûts de configuration initiaux et aux frais d'abonnement continus.

• Limites de personnalisation : Les logiciels prêts à l'emploi ne conviennent pas forcément à toutes les entreprises. La possibilité de personnaliser les fonctionnalités et les rapports varie selon le logiciel.

• Mises à jour et maintenance régulières : Il est nécessaire de maintenir le logiciel à jour pour garantir des performances et une sécurité optimales. Cela peut nécessiter des vérifications régulières et une coordination avec le fournisseur du logiciel, ce qui peut prendre du temps.

• Précision et fiabilité des données : Les systèmes automatisés dépendent des données qui les alimentent. Une saisie de données inexacte peut entraîner des erreurs dans le suivi et le reporting des dépenses. Des audits et des vérifications régulières contribuent à maintenir la fiabilité des données.

• Conformité aux réglementations : Le logiciel doit être tenu à jour avec les dernières lois fiscales et réglementations financières. La non-conformité peut entraîner des problèmes juridiques et des pénalités financières.

Comment choisir un logiciel de gestion des dépenses

Le bon logiciel de gestion des dépenses est celui qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise. Voici comment trouver la solution logicielle adaptée à votre entreprise :

1. Définissez vos processus internes et vos obstacles : avant d'examiner les fonctionnalités d'un fournisseur externe, cartographiez le cycle de vie actuel de vos dépenses, de la soumission au rapprochement comptable. Identifiez vos points de blocage afin de savoir exactement quels problèmes le nouveau logiciel doit résoudre.

2. Vérifiez la compatibilité des intégrations : isolez les outils de base sur lesquels votre entreprise s'appuie déjà, en particulier votre logiciel de comptabilité, votre système ERP et votre plateforme de ressources humaines. Tout logiciel de gestion des dépenses que vous envisagez doit offrir une intégration native et bidirectionnelle ou une grande flexibilité de l'API pour se connecter à ces systèmes, afin que les données financières circulent instantanément entre les bases de données sans téléchargement manuel de fichiers.

3. Effectuez des tests sur l'expérience utilisateur : réunissez un groupe de discussion interne diversifié pour tester une version d'essai du logiciel. Si l'application mobile est peu pratique ou si le Dashboard est confus, le taux d'adoption des utilisateurs chutera, rendant inutile le logiciel le plus avancé.

4. Calculez le coût total de possession : ne vous arrêtez pas au prix mensuel de base ou aux frais d'abonnement par utilisateur. Tenez compte du retour sur investissement (ROI) à long terme en incluant les délais de mise en œuvre, les ressources obligatoires pour la formation du personnel, les coûts de configuration cachés et les économies financières mesurables réalisées grâce à l'application automatisée des règles.

Check-list pour les logiciels de gestion des dépenses

Lorsque vous comparez différentes plateformes lors de présentations commerciales et de démonstrations de produits, assurez-vous qu'elles répondent à ces critères essentiels :

• Application dynamique des règles : le logiciel peut-il automatiquement signaler, acheminer ou rejeter les soumissions de dépenses en temps réel en fonction de règles personnalisables liées aux rôles des employés, à leur emplacement ou à des limites de dépenses spécifiques ?

• Automatisation avancée des données : le système propose-il la numérisation intelligente des reçus par OCR, le suivi automatisé des frais kilométriques et le rapprochement en temps réel avec les flux de données des cartes bancaires professionnelles ?

• Sécurité de niveau professionnel : le fournisseur offre-t-il une détection des fraudes basée sur l'IA, un chiffrement de bout en bout des données, des contrôles stricts des niveaux d'accès des utilisateurs, une conformité localisée en matière de protection des données (comme le RGPD) et des pistes d'audit numérique complètes ?

• Fonctionnalités mondiales : prend-il en charge les conversions multidevises, la conformité fiscale internationale localisée et les interfaces multilingues si votre entreprise se développe à l'international ?

• Évolutivité et feuille de route du fournisseur : l'architecture est-elle conçue pour gérer les pics soudains du volume de transactions et du nombre d'utilisateurs à mesure que votre entreprise se développe, et le fournisseur a-t-il une feuille de route claire pour les futurs déploiements de fonctionnalités ?

Bonnes pratiques en matière de mise en œuvre et de gestion des dépenses

• Planification stratégique et engagement des parties prenantes : commencez par un plan complet impliquant les principales parties prenantes des différents services tels que les finances, l'informatique et les ressources humaines. Informez-vous sur leurs besoins et leurs préoccupations pour vous assurer que le système répond aux objectifs plus larges de l'organisation.

• Déploiement progressif et tests pilotes : mettez en œuvre le logiciel par phases. Commencez par un programme pilote impliquant un petit groupe représentatif d'utilisateurs. Cette méthode vous aidera à identifier les problèmes éventuels tout en permettant des ajustements avant un déploiement à grande échelle.

• Intégration aux systèmes existants : veillez à ce que le système de gestion des dépenses s'intègre facilement à vos systèmes financiers existants, tels que le logiciel de comptabilité, l'ERP et les systèmes de paie. Cette intégration est essentielle pour automatiser les processus et garantir la cohérence des données.

• Formation et prise en charge des utilisateurs : élaborez un programme de formation complet pour tous les utilisateurs, adapté aux différents rôles au sein de l'organisation. Incluez des ressources telles que des manuels, des tutoriels en ligne et des FAQ. Mettez en place un système d'assistance pour répondre rapidement aux questions et aux problèmes techniques des utilisateurs.

• Personnalisation en fonction des besoins de l'entreprise : personnalisez le système pour l'adapter aux règles de dépenses et aux processus spécifiques de votre entreprise. Cela inclut la configuration de hiérarchies d'approbation personnalisées, de catégories de dépenses et de règles de remboursement.

• Audits et mises à jour réguliers du système : effectuez des audits réguliers pour vérifier que le système fonctionne comme prévu. Tenez-vous informé des dernières mises à niveau logicielles et des fonctionnalités susceptibles d'améliorer les performances du système et l'expérience utilisateur.

• Sécurité des données et contrôle de la conformité : mettez en œuvre des mesures strictes pour la sécurité des données. Surveillez régulièrement la conformité avec les règles internes et les réglementations externes, en ajustant le système au besoin pour rester en conformité avec les normes en évolution, telles que le RGPD.

• Encouragement de l'adoption par les utilisateurs et boucle de rétroaction : incitez à l'utilisation du système de gestion des dépenses. Recueillez régulièrement les commentaires des utilisateurs pour suivre les difficultés et identifier les domaines à améliorer. Cette boucle de rétroaction est importante pour le perfectionnement continu du système.

• Utilisation d'analyses pour des informations stratégiques : utilisez les capacités d'analyse du système pour obtenir des informations sur les habitudes de dépenses, les violations de règles et les économies potentielles afin d'éclairer les décisions stratégiques et les ajustements de règles.

• Amélioration continue des processus : traitez la gestion des dépenses comme un processus continu. Passez régulièrement en revue et affinez les règles, les processus et les paramètres du système en fonction de l'évolution des besoins de l'entreprise, des commentaires des utilisateurs et des avancées technologiques.

• Gestion de la relation fournisseur : entretenez une relation solide avec le fournisseur du logiciel. Cela inclut une communication régulière concernant les mises à jour, les problèmes d'assistance et les discussions sur les besoins et les mises à niveau futurs.

• Développement d'une culture de conformité : créez et soutenez une culture d'entreprise qui met l'accent sur la conformité et les dépenses éthiques. Vous pouvez y parvenir par une communication et une formation régulières, et en donnant l'exemple au niveau de la direction.

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FAQ sur les logiciels de gestion des dépenses