Was ist Spesenmanagement-Software und warum ist sie wichtig?

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  1. Einführung
  2. Was ist Spesenmanagementsoftware?
  3. Die wichtigsten Komponenten von Spesenmanagementsoftware
  4. Wie funktioniert Spesenmanagementsoftware?
  5. Verschiedene Arten von Spesenmanagementsoftware
  6. Vorteile der Verwendung von Spesenmanagementsoftware
  7. Herausforderungen bei der Nutzung von Spesenmanagement-Software
  8. So wählen Sie die richtige Softwarelösung für das Spesenmanagement
    1. Checkliste für Software zum Ausgabenmanagement
  9. Best Practices für die Implementierung und das Spesenmanagement
  10. So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  11. FAQs zu Spesenmanagement-Software

Die Branche für Software as a Service (SaaS) hat Softwarelösungen hervorgebracht, die Unternehmen dabei helfen, interne Abläufe zu rationalisieren, einschließlich der Buchhaltung und des Ausgabenmanagements. Es wird prognostiziert, dass der Markt für diese Art von Software bis 2029 um mehr als 7,5 Mrd. USD wachsen wird, wobei 40 % dieses Wachstums auf Nordamerika entfallen.

Wenn Ihr Unternehmen wächst und immer komplexere Ausgaben zu bewältigen hat, wird eine effektive Software für das Spesenmanagement immer wichtiger. Im Folgenden erläutern wir, was Unternehmen über die Auswahl und den Einsatz von Software für das Spesenmanagement wissen sollten. Dazu gehören die Funktionsweise, die wichtigsten Komponenten sowie die Vor- und Nachteile der Software. Außerdem stellen wir Best Practices für das Spesenmanagement vor.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist Software für das Ausgabenmanagement?
  • Hauptkomponenten von Software für das Ausgabenmanagement
  • Wie funktioniert Software für das Ausgabenmanagement?
  • Arten von Software für das Ausgabenmanagement
  • Vorteile der Nutzung von Software für das Ausgabenmanagement
  • Herausforderungen bei der Nutzung von Software für das Ausgabenmanagement
  • So wählen Sie die richtige Softwarelösung für das Ausgabenmanagement
  • Best Practices für die Implementierung und das Ausgabenmanagement
  • So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  • FAQs zu Software für das Ausgabenmanagement

Was ist Spesenmanagementsoftware?

Spesenmanagement-Software hilft Unternehmen und Einzelpersonen dabei, Ausgaben nachzuverfolgen, zu erfassen und abzuwickeln. Für Unternehmen ist diese Software besonders nützlich, um Betriebsausgaben und Reisekosten zu verwalten.

Die wichtigsten Komponenten von Spesenmanagementsoftware

Spesenmanagementsoftware besteht aus mehreren Komponenten, darunter:

  • Belegverfolgung: Diese Funktion ermöglicht es Nutzerinnen und Nutzern, Belege digital zu verfolgen. Anstatt Papierbelege aufzubewahren, können Mitarbeiter/innen Fotos von Belegen machen und diese hochladen oder E-Mail-Belege direkt an die Software senden. Die Belegverfolgung erleichtert es Mitarbeitern, Belege zu organisieren und zu speichern, während Papierkram entfällt und das Risiko, wichtige Dokumente zu verlieren, verringert wird.

  • Speseneingabe und -kategorisierung: Nutzer/innen können Ausgaben manuell eingeben oder sie von Bank- oder Kreditkartenauszügen importieren. Die Software ermöglicht es Nutzerinnen und Nutzern, jede Ausgabe in bestimmte Kategorien wie Reisen, Büromaterial oder Kundenmeetings einzuordnen, was bei der Budgetverwaltung hilft.

  • Genehmigungsworkflow: Diese Komponente beschleunigt den Prozess der Spesengenehmigung. Sobald ein/e Mitarbeiter/in eine Spesenabrechnung einreicht, leitet die Software diese basierend auf vordefinierten Regeln an die entsprechende Person zur Genehmigung weiter.

  • Einhaltung von Richtlinien: Unternehmen können die Software so konfigurieren, dass sie die Unternehmensrichtlinien hinsichtlich Ausgabenlimits und zulässigen Ausgaben erfüllt. Die Software kann Einreichungen, die diese Richtlinien nicht erfüllen, automatisch markieren oder ablehnen.

  • Analyse- und Reporting-Tools: Diese Funktion bietet detaillierte Berichte und Analysen von Ausgaben nach Kategorie, Abteilung, Projekt oder Einzelperson. Unternehmen können diese Berichte nutzen, um fundierte Entscheidungen über Budgetierung und Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu treffen.

  • Integrationsmöglichkeiten: Spesenmanagement-Software lässt sich in andere Unternehmenssysteme wie Buchhaltungssoftware, HR-Systeme und ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) integrieren, sodass Daten problemlos zwischen Systemen fließen können und der Gesamtbetrieb verbessert wird.

  • Mobiler Zugriff und Benutzerfreundlichkeit: Viele Spesenmanagement-Tools verfügen über mobile Anwendungen, mit denen Nutzer/innen Ausgaben über ihr Smartphone melden können. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter/innen, die häufig reisen.

  • Sicherheit und Datenschutz: Spesenmanagement-Systeme verfügen oft über starke Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen, die Unternehmen vor unbefugtem Zugriff und Datenschutzverletzungen schützen.

  • Anpassung und Skalierbarkeit: Häufig können Unternehmen die Software an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. Spesenmanagement-Software kann auch mit dem Wachstum eines Unternehmens mitwachsen, indem sie mehr Nutzer/innen und mehr Daten aufnimmt.

  • Benutzersupport und Schulung: Gute Software bietet Support- und Schulungsressourcen – wie Online-Tutorials, Kundensupport-Services und Benutzerhandbücher –, um sicherzustellen, dass Nutzer/innen das System effektiv nutzen können.

  • OCR-Datenextraktion: Die Software verwendet optische Zeichenerkennung (OCR), um wichtige Details (wie Beträge, Daten, Steuercodes und Händlernamen) automatisch direkt aus einem Belegfoto zu extrahieren, wodurch manuelle Dateneingaben vollständig entfallen.

  • Automatisierte Kilometerverfolgung: Die Software lässt sich in Kartendienste integrieren, um genaue Geschäftsreiseentfernungen aufzuzeichnen, Fahrstrecken zu optimieren und sofort exakte Erstattungssummen für Kilometer zu berechnen.

  • Synchronisation von Firmenkarten: Die Software ist direkt mit Unternehmenskreditkarten und Bank-Feeds verknüpft, um Transaktionsgebühren in Echtzeit, während sie anfallen, automatisch einzuspeisen, abzugleichen und abzustimmen.

  • Mehrere Währungen und globale Compliance:
    Spesenmanagement-Systeme können automatisch Währungsumrechnungen, lokalen Sprachsupport und regionale Steuervorschriften handhaben, um internationale Reisen und grenzüberschreitende Teams problemlos zu verwalten.

  • Abrechenbare Projekt- und Kundenverfolgung: Mitarbeiter/innen können einzelne Spesenposten bestimmten Kundenkonten, internen Projekten oder Aufgabencodes zuweisen, um die externe Rechnungsstellung und Projektbuchhaltung zu vereinfachen.

Das Zusammenspiel dieser Komponenten ergibt ein umfassendes System, das die Verwaltung und Analyse von Ausgaben für Unternehmen vereinfacht.

Wie funktioniert Spesenmanagementsoftware?

Software für das Spesenmanagement reduziert den Verwaltungsaufwand für Unternehmen, verbessert die Genauigkeit und bietet Einblick in die Unternehmensausgaben. Und so funktioniert's:

  1. Belegerfassung und OCR-Extraktion: Der Prozess beginnt in dem Moment, in dem ein Mitarbeiter eine Geschäftsausgabe tätigt. Mithilfe einer mobilen App macht der/die Nutzer/in ein Foto von seinem/ihrem physischen Beleg oder leitet eine digitale Rechnungs-E-Mail direkt in das System weiter. Die OCR-Engine der Software liest das Bild automatisch und extrahiert sofort wichtige Transaktionsmetadaten wie den Händlernamen, das Kaufdatum, die Gesamtkosten und anwendbare Steuercodes, um einen Spesenposten ohne manuelle Eingabe auszufüllen.

  2. Automatische Überprüfung der Richtlinienkonformität: Sobald die Ausgabe protokolliert und kategorisiert ist, gleicht die Software die Transaktionsdetails sofort mit den vordefinierten digitalen Ausgabenrichtlinien des Unternehmens ab. Wenn der Posten die festgelegten Ausgabenlimits erfüllt, wird er problemlos weitergeleitet. Wenn er gegen eine Richtlinie verstößt, markiert das System die Abweichung oder blockiert die Einreichung automatisch.

  3. Intelligentes Routing und Genehmigungsworkflows: Richtlinienkonforme Spesenposten werden automatisch zu einem digitalen Bericht gebündelt und zur Prüfung an den entsprechenden Vorgesetzten oder das Finanzteam weitergeleitet. Manager erhalten sofortige Desktop- oder mobile Benachrichtigungen, mit denen sie die angehängten Belege überprüfen, automatisierte Compliance-Markierungen anzeigen und die Genehmigung mit einem einzigen Klick erteilen oder verweigern können.

  4. Direkte Erstattung und ERP-Synchronisation: Sobald die endgültige Genehmigung erteilt ist, überträgt die Software die validierten Spesendaten für die Zahlungsabwicklung in das Finanzökosystem des Unternehmens. Sie leitet gleichzeitig eine elektronische Zahlungsübertragung ein oder leitet die Daten an die Gehaltsabrechnung weiter, um dem/der Mitarbeiter/in den Betrag schnell zu erstatten, und führt gleichzeitig eine automatisierte Synchronisation mit der Kernbuchhaltungssoftware oder der ERP-Plattform des Unternehmens durch, um das Hauptbuch sauber abzugleichen.

Verschiedene Arten von Spesenmanagementsoftware

Es gibt viele Arten von Spesenmanagementsoftware auf dem Markt. Dazu gehören:

  • Cloudbasierte Spesenmanagement-Software: Dieser Typ wird in der Cloud gehostet und ist daher über das Internet zugänglich, ohne dass Software auf einzelnen Computern installiert werden muss. Cloudbasierte Spesenmanagement-Software ist flexibel und zugänglich und ermöglicht es Nutzerinnen und Nutzern, Ausgaben von überall aus einzureichen und zu verwalten. In der Regel werden Updates und neue Funktionen vom Anbieter automatisch bereitgestellt, wodurch sichergestellt wird, dass die Software stets aktuell bleibt.

  • Lokale Spesenmanagement-Software: Im Gegensatz zu cloudbasierten Lösungen wird On-Premises-Software auf den eigenen Servern eines Unternehmens installiert und ausgeführt. Dieser Typ könnte eine gute Wahl für Unternehmen sein, die eine größere Kontrolle über ihre Daten und Systeme benötigen. Er ist jedoch oft mit höheren Vorabkosten und internem IT-Personal für Wartung und Updates verbunden.

  • Integrierte Spesenmanagement-Lösungen: Einige Spesenmanagement-Systeme sind Teil eines größeren Pakets von Business-Management-Anwendungen. Diese integrierten Systeme kombinieren das Spesenmanagement mit anderen Funktionen wie Buchhaltung, Rechnungsstellung oder Gehaltsabrechnung. Diese Integration kann eine umfassendere Lösung bieten, kann aber auch Funktionen enthalten, die einige Unternehmen nicht benötigen.

  • Eigenständige Spesenmanagement-Software: Dies sind spezialisierte Tools für das Spesenmanagement. Sie sind oft einfacher zu bedienen als integrierte Systeme. Eigenständige Software ist ideal für Unternehmen, die ihre Spesenmanagement-Prozesse vereinfachen und verbessern möchten, aber keine zusätzlichen Business-Management-Tools benötigen.

  • Mobile-First-Spesenmanagement-Anwendungen: Einige Spesenmanagement-Tools sind für die Nutzung auf Smartphones und Tablets konzipiert. Diese Apps ermöglichen es Nutzerinnen und Nutzern, Belege von unterwegs zu erfassen und Spesenabrechnungen einzureichen, was sie zu einer guten Lösung für Unternehmen mit Mitarbeitern macht, die häufig reisen oder remote arbeiten.

  • Anpassbare Spesenmanagement-Systeme: Einige Software bietet ein hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten. Dies kann benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows, spezifische Ausgabenkategorien und einzigartige Berichtsformate umfassen. Zwar bietet diese Art von Software Unternehmen Flexibilität, sie kann aber mehr Zeit und Ressourcen für die Einrichtung erfordern.

  • Spesenmanagement-Software auf Unternehmensebene: Diese Systeme sind für große Organisationen konzipiert und beinhalten eine Reihe von Funktionen, die komplexe Anforderungen an das Spesenmanagement bewältigen. Sie beinhalten oft erweiterte Analyse- und Reporting-Tools, Integrationsoptionen in verschiedene Unternehmenssysteme sowie umfassende Compliance- und Sicherheitsmaßnahmen.

Vorteile der Verwendung von Spesenmanagementsoftware

Im Folgenden sehen wir uns einige der Vorteile des Einsatzes von Spesenmanagementsoftware gegenüber herkömmlichen Methoden des Spesenmanagements genauer an:

  • Zeit- und Arbeitsersparnis: Einer der unmittelbarsten Vorteile ist der geringere Zeit- und Arbeitsaufwand für das Spesenmanagement. Durch die Implementierung automatisierter Dateneingabe und die Vereinfachung von Berichts- und Genehmigungsprozessen hilft Ihnen Spesenmanagement-Software, weniger Stunden für manuelle Aufgaben aufzuwenden.

  • Verbesserte Genauigkeit und weniger Fehler: Spesenmanagement-Software minimiert Fehler durch die Automatisierung von Dateneingaben und Berechnungen. Diese Genauigkeit ist wichtig für die Führung zuverlässiger Finanzaufzeichnungen und die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften.

  • Verbesserte Transparenz und Kontrolle über Ausgaben: Diese Systeme bieten Echtzeittransparenz in Bezug auf Ausgabenmuster und -trends. Das Management kann diese detaillierten Berichts- und Dashboard-Funktionen nutzen, um Ausgaben zu überwachen, Bereiche mit Mehrausgaben zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zur Kostenkontrolle zu treffen.

  • Optimierte Erstattungsprozesse: Die Software beschleunigt den Erstattungsprozess für Mitarbeiter/innen. Sobald Ausgaben genehmigt sind, können sie zur Zahlung schneller abgewickelt werden, was administrative Verzögerungen reduziert und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

  • Erhöhte Datensicherheit: Spesenmanagement-Systeme verfügen in der Regel über starke Sicherheitsfunktionen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff und Datenschutzverletzungen.

  • Vorteile für die Umwelt: Durch die Digitalisierung des Spesenmanagement-Prozesses verringern Unternehmen ihre Abhängigkeit von Papier.

Herausforderungen bei der Nutzung von Spesenmanagement-Software

Spesenmanagementsoftware kann zwar die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Spesenverwaltung eines Unternehmens verbessern, birgt aber auch einige Herausforderungen. Dazu gehören:

  • Komplexe Integrationsprozesse: Die Integration von Spesenmanagement-Software in bestehende Systeme kann kompliziert sein. Sie könnte technisches Know-how und zusätzliche Kosten erfordern.

  • Nutzerschulung und Eingewöhnung: Es braucht Zeit, bis Mitarbeiter/innen den Umgang mit der neuen Software erlernt haben. Angemessene Schulungen und Support-Materialien können diese Übergangsphase erleichtern.

  • Bedenken bezüglich des Datenschutzes: Der Umgang mit sensiblen Finanzdaten erfordert strenge Sicherheitsmaßnahmen. Die Software muss Datenschutzbestimmungen erfüllen und über starke Verschlüsselungsprotokolle verfügen. Regelmäßige Sicherheitsprüfungen können Datenschutzverletzungen verhindern.

  • Auswirkungen auf die Kosten: Obwohl Spesenmanagement-Software langfristig Zeit und Ressourcen sparen kann, müssen Unternehmen die potenziellen Vorteile und Einsparungen gegen die anfänglichen Einrichtungskosten und laufenden Abonnementgebühren abwägen.

  • Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten: Standard-Software reicht möglicherweise nicht für jedes Unternehmen aus. Die Möglichkeit, Funktionen und Berichte anzupassen, variiert je nach Software.

  • Regelmäßige Updates und Wartung: Es ist notwendig, die Software auf dem neuesten Stand zu halten, um optimale Leistung und Sicherheit zu gewährleisten. Dies kann regelmäßige Überprüfungen und Abstimmungen mit dem Softwareanbieter erfordern, was zeitaufwändig sein kann.

  • Datengenauigkeit und -zuverlässigkeit: Automatisierte Systeme sind auf die Daten angewiesen, mit denen sie gespeist werden. Ungenaue Dateneingaben können zu Fehlern bei der Spesenverfolgung und Berichterstattung führen. Regelmäßige Prüfungen und Kontrollen helfen, die Zuverlässigkeit der Daten aufrechtzuerhalten.

  • Einhaltung von Vorschriften: Die Software muss mit den neuesten Steuergesetzen und Finanzvorschriften auf dem neuesten Stand bleiben. Nichteinhaltung kann zu rechtlichen Problemen und finanziellen Strafen führen.

So wählen Sie die richtige Softwarelösung für das Spesenmanagement

Die richtige Software für das Ausgabenmanagement ist diejenige, die am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. So finden Sie die beste Softwarelösung für Ihr Unternehmen:

  1. Interne Workflows und Hindernisse definieren: Bevor Sie sich die Funktionen externer Anbieter ansehen, sollten Sie Ihren aktuellen Ausgaben-Lifecycle von der Einreichung bis zum Abgleich mit dem Hauptbuch abbilden. Identifizieren Sie Ihre genauen Schwachstellen, damit Sie genau wissen, welche Probleme die neue Software lösen muss.

  2. Integrationskompatibilität prüfen: Isolieren Sie die Kerntools, auf die sich Ihr Unternehmen bereits verlässt, insbesondere Ihre Buchhaltungssoftware, Ihr ERP-System und Ihre HR-Managementplattform. Jede Ausgabensoftware, die Sie in Betracht ziehen, muss eine native, bidirektionale Integration oder eine robuste API-Flexibilität bieten, um sich mit diesen Systemen zu verbinden und sicherzustellen, dass Finanzdaten ohne manuelle Datei-Uploads sofort zwischen Datenbanken verschoben werden.

  3. Testläufe für die Nutzererfahrung durchführen: Stellen Sie eine vielfältige interne Fokusgruppe zusammen, um eine Testversion der Software zu testen. Wenn die mobile App umständlich ist oder das Dashboard verwirrend ist, werden die Nutzerakzeptanzraten sinken, was selbst die fortschrittlichste Software nutzlos macht.

  4. Die Gesamtbetriebskosten berechnen: Blicken Sie über den grundlegenden monatlichen Preis oder die Abonnementgebühr pro Nutzer/in hinaus. Berücksichtigen Sie den langfristigen Return on Investment (ROI), indem Sie Implementierungszeitpläne, obligatorische Schulungsressourcen für das Personal, versteckte Einrichtungskosten und die messbaren finanziellen Einsparungen berücksichtigen, die durch die automatisierte Durchsetzung von Richtlinien erzielt werden.

Checkliste für Software zum Ausgabenmanagement

Wenn Sie potenzielle Plattformen bei Verkaufspräsentationen und Produktdemos nebeneinander bewerten, stellen Sie sicher, dass sie diese wesentlichen Punkte erfüllen:

  • Dynamische Durchsetzung von Richtlinien: Kann die Software Ausgabeneinreichungen in Echtzeit automatisch markieren, weiterleiten oder ablehnen, basierend auf anpassbaren Regeln, die an Mitarbeiterrollen, Standorte oder spezifische Ausgabenlimits gebunden sind?

  • Erweiterte Datenautomatisierung: Bietet das System intelligentes Scannen von Belegen per OCR, automatisierte Kilometerverfolgung und Abgleich in Echtzeit mit Datenfeeds von Firmenkreditkarten?

  • Sicherheit auf Unternehmensniveau: Bietet der Anbieter KI-basierte Betrugserkennung, End-to-End-Datenverschlüsselung, strenge Kontrollen der Benutzerzugriffsebenen, lokalisierte Datenschutzkonformität (wie die DSGVO) und umfassende digitale Prüfpfade?

  • Globale Funktionen: Unterstützt das System Konvertierungen in mehrere Währungen, lokalisierte internationale Steuerkonformität und mehrsprachige Oberflächen, wenn Ihr Unternehmen grenzüberschreitend expandiert?

  • Skalierbarkeit und Anbieter-Roadmap: Ist die Architektur darauf ausgelegt, schnelle Spitzen bei Transaktionsvolumen und Benutzerlizenzen zu bewältigen, wenn Ihr Unternehmen skaliert, und hat der Anbieter eine klare Roadmap für zukünftige Funktionsbereitstellungen?

Best Practices für die Implementierung und das Spesenmanagement

  • Strategische Planung und Einbindung von Stakeholdern: Beginnen Sie mit einem umfassenden Plan, der wichtige Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen wie Finanzen, IT und Personalwesen einbezieht. Informieren Sie sich über ihre Anforderungen und Bedenken, um sicherzustellen, dass das System die breiteren Ziele der Organisation adressiert.

  • Phasenweise Einführung und Pilottests: Implementieren Sie die Software in Phasen. Beginnen Sie mit einem Pilotprogramm, an dem eine kleine, repräsentative Gruppe von Nutzerinnen und Nutzern teilnimmt. Diese Methode hilft Ihnen, potenzielle Probleme zu identifizieren und gleichzeitig Anpassungen vor einer vollständigen Einführung zu ermöglichen.

  • Integration mit bestehenden Systemen: Stellen Sie sicher, dass sich das Ausgabenmanagementsystem problemlos in Ihre bestehenden Finanzsysteme wie Buchhaltungssoftware, ERP und Lohnbuchhaltungssysteme integrieren lässt. Diese Integration ist der Schlüssel zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und zur Gewährleistung der Datenkonsistenz.

  • Schulung und Support für Nutzer/innen: Entwickeln Sie ein umfassendes Schulungsprogramm für alle Nutzerinnen und Nutzer, das an die verschiedenen Rollen innerhalb der Organisation angepasst ist. Fügen Sie Ressourcen wie Handbücher, Online-Tutorials und FAQs hinzu. Richten Sie ein Supportsystem ein, um Benutzeranfragen und technische Probleme zeitnah zu bearbeiten.

  • Anpassung an die Geschäftsanforderungen: Passen Sie das System an die spezifischen Ausgabenrichtlinien und Workflows Ihres Unternehmens an. Dazu gehören die Einrichtung benutzerdefinierter Genehmigungshierarchien, Ausgabenkategorien und Rückerstattungsregeln.

  • Regelmäßige Systemprüfungen und -updates: Führen Sie regelmäßige Prüfungen durch, um sicherzustellen, dass das System wie vorgesehen funktioniert. Bleiben Sie mit den neuesten Software-Upgrades und Funktionen auf dem Laufenden, die die Systemleistung und die Nutzererfahrung verbessern könnten.

  • Überwachung der Datensicherheit und Compliance: Implementieren Sie starke Datensicherheitsmaßnahmen. Überwachen Sie regelmäßig die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften und passen Sie das System bei Bedarf an, um den sich entwickelnden Standards wie der DSGVO weiterhin zu entsprechen.

  • Förderung der Nutzerakzeptanz und Feedbackschleife: Ermutigen Sie zur Nutzung des Ausgabenmanagementsystems. Sammeln Sie regelmäßig Feedback von Nutzerinnen und Nutzern, um Herausforderungen zu überwachen und Bereiche für Verbesserungen zu finden. Diese Feedbackschleife ist wichtig für die kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems.

  • Verwendung von Analysen für strategische Erkenntnisse: Nutzen Sie die Analysefunktionen des Systems, um Einblicke in Ausgabenmuster, Richtlinienverstöße und potenzielle Einsparungen zu gewinnen und strategische Entscheidungen und Richtlinienanpassungen zu fundieren.

  • Kontinuierliche Prozessverbesserung: Betrachten Sie das Ausgabenmanagement als fortlaufenden Prozess. Überprüfen und verfeinern Sie regelmäßig Richtlinien, Workflows und Systemeinstellungen als Reaktion auf sich ändernde Geschäftsanforderungen, Benutzerfeedback und technologische Fortschritte.

  • Lieferantenbeziehungsmanagement: Pflegen Sie eine starke Beziehung zum Softwareanbieter. Dazu gehört die regelmäßige Kommunikation zu Updates, Supportproblemen und Diskussionen über zukünftige Anforderungen und Upgrades.

  • Pflege einer Compliance-Kultur: Aufbau und Unterstützung einer Unternehmenskultur, die Compliance und ethische Ausgaben in den Vordergrund stellt. Sie können dies durch regelmäßige Kommunikation und Schulung erreichen, und indem Sie auf Führungsebene mit gutem Beispiel vorangehen.

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FAQs zu Spesenmanagement-Software

Der Inhalt dieses Artikels dient nur zu allgemeinen Informations- und Bildungszwecken und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung interpretiert werden. Stripe übernimmt keine Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der Informationen in diesem Artikel. Sie sollten den Rat eines in Ihrem steuerlichen Zuständigkeitsbereich zugelassenen kompetenten Rechtsbeistands oder von einer Steuerberatungsstelle einholen und sich hinsichtlich Ihrer speziellen Situation beraten lassen.

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