Si la comptabilité n'est peut-être pas la partie la plus excitante de la gestion d'une entreprise, c'est en revanche l'une des plus importantes. Pendant des années, les entreprises se sont appuyées sur des méthodes traditionnelles de comptabilité : registres manuels, logiciels de bureau et feuilles de calcul. Mais la comptabilité cloud, une méthode moderne de gestion des comptes, peut transformer la façon dont les entreprises envisagent leurs finances. La comptabilité cloud devenant de plus en plus populaire, le marché mondial des logiciels de comptabilité cloud devrait passer de 3,5 milliards de dollars en 2023 à 7 milliards de dollars d'ici 2032.

Dans cet article, nous expliquons ce qu'est la comptabilité cloud, son fonctionnement, et pourquoi les entreprises l'adoptent.

Sommaire de cet article

• Qu'est-ce que la comptabilité cloud ?
  
• Comment fonctionne la comptabilité cloud ?
  
• Quels sont les avantages de la comptabilité cloud pour les entreprises ?
  
• Quelles sont les entreprises qui bénéficient le plus de la comptabilité cloud ?
  
• Dans quelle mesure la comptabilité cloud est-elle sécurisée pour le stockage des données financières ?
  
• Quelles sont les fonctionnalités à rechercher dans une solution de comptabilité cloud ?
  

Qu'est-ce que la comptabilité cloud ?

La comptabilité cloud consiste à gérer les finances de votre entreprise à l'aide d'un logiciel hébergé en ligne (sur le « cloud ») plutôt que sur un ordinateur ou un serveur. C'est un peu comme si vous transfériez vos comptes de votre ordinateur de bureau vers une plateforme Web sécurisée. Avec la comptabilité cloud, vos données ne sont pas liées à un seul appareil : elles sont disponibles partout où vous avez accès à Internet. En outre, les plateformes basées sur le cloud automatisent les tâches fastidieuses et synchronisent les données en temps réel, ce qui élimine la nécessité de mettre à jour manuellement les feuilles de calcul ou d'utiliser des logiciels installés en local.

Comment fonctionne la comptabilité cloud ?

La comptabilité cloud vous permet de suivre les revenus, les dépenses et la santé financière globale de votre entreprise dans un environnement en ligne. Mais au lieu de stocker vos données sur un ordinateur ou un serveur local (ou dans des piles de documents), la comptabilité cloud vous permet de les conserver sur des serveurs distants auxquels vous pouvez accéder depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet.

La plupart des systèmes de comptabilité cloud sont conçus pour se connecter aux autres technologies que vous utilisez pour gérer votre entreprise : les prestataires de services de paiement comme Stripe, les plateformes de commerce électronique comme Shopify et les logiciels de gestion de la relation client (CRM). Cela permet aux plateformes de fournir des mises à jour en temps réel sur tous les systèmes et de créer un emplacement centralisé pour vos activités comptables.

Par exemple, lorsqu'un client achète un produit sur votre site Web, il peut payer en utilisant Stripe. Votre plateforme comptable enregistrera automatiquement le paiement, l'associera à la vente correspondante et le reflétera dans vos rapports de revenus. Lorsque vous connectez votre compte bancaire d'entreprise à une plateforme basée sur le cloud, celle-ci enregistre chaque nouvelle transaction, qu'il s'agisse d'un paiement, d'un dépôt ou d'une dépense, et la catégorise immédiatement.

Grâce à ces fonctionnalités, les plateformes de comptabilité cloud sont en mesure d'automatiser les tâches répétitives et fastidieuses qui sont sujettes à l'erreur humaine, notamment les suivantes :

• Rapprochement bancaire : les systèmes de comptabilité cloud peuvent associer les paiements entrants aux factures correspondantes, ce qui rend le suivi manuel inutile.

• Factures récurrentes : les plateformes de comptabilité cloud peuvent envoyer automatiquement des factures selon un calendrier prédéfini, ce qui est parfait pour les entreprises proposant des modèles basés sur des abonnements ou des honoraires.

• Catégorisation des dépenses : de nombreuses solutions de comptabilité cloud « apprennent » de vos habitudes. Si vous classez régulièrement les fournitures de bureau achetées auprès d'un fournisseur particulier dans une catégorie spécifique, le système peut le faire automatiquement.

Quels sont les avantages de la comptabilité cloud pour les entreprises ?

La comptabilité cloud rend les finances plus faciles à gérer et à adapter, et les aligne sur les flux de travail modernes. Voici pourquoi les entreprises y ont recours :

• Accessibilité : la comptabilité cloud vous permet de vérifier votre trésorerie depuis votre téléphone lors d'une réunion, d'envoyer une facture en déplacement ou de partager des données financières avec votre comptable sans être dans la même pièce : elle fonctionne où que vous soyez.

• Mises à jour en temps réel : la comptabilité cloud vous donne un aperçu en temps réel de vos finances. Lorsqu'un client paie une facture, vos chiffres le reflètent immédiatement. Lorsque vous effectuez un achat, la solution l'enregistre aussitôt. Cette connexion en temps réel vous permet de gérer les entrées, les sorties et les prochaines étapes.

• Tâches automatisées : la comptabilité cloud gère les tâches répétitives telles que le rapprochement des paiements, la catégorisation des dépenses et l'envoi de rappels pour les factures en retard. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur des tâches plus importantes pour votre entreprise.

• Évolutivité : que vous soyez une entreprise unipersonnelle ou que vous vous développiez sur de nouveaux marchés, la comptabilité cloud s'adapte à vos besoins. Commencez par les bases, puis ajoutez des fonctionnalités telles que la paie, le suivi des stocks et la prise en charge de plusieurs devises lorsque vous êtes prêt à le faire. Vous n'avez pas besoin de reconstruire votre système financier simplement parce que votre entreprise se développe.

• Simplification de la collaboration : comme tout est en ligne, votre comptable, votre commis comptable et votre équipe peuvent se connecter et accéder aux mêmes données que vous. Ainsi, vous évitez les échanges de fichiers n'avez pas à manipuler de versions obsolètes. Le cloud fournit un espace de travail partagé où tout le monde est sur la même longueur d'onde.

• Mises à jour automatiques : les plateformes basées sur le cloud gèrent automatiquement les mises à jour. Vous n'avez pas à vous soucier d'installer de nouvelles tables fiscales ou de corriger des bogues : ces mises à jour se produisent en arrière-plan. Cela vous permet de toujours utiliser la version la plus récente du logiciel et d'accéder aux fonctionnalités et aux normes de conformité les plus récentes.

Quelles sont les entreprises qui bénéficient le plus de la comptabilité cloud ?

Bien que presque toutes les entreprises puissent bénéficier de la comptabilité en ligne, l'impact est particulièrement sensible pour celles qui privilégient la flexibilité, l'automatisation et l'évolutivité. Que vous dirigiez une start-up, une petite entreprise ou une grande entreprise, la comptabilité cloud s'adapte à vos besoins et évolue avec vous. Voici comment différents types d'entreprises peuvent bénéficier de la comptabilité cloud :

Start-up

Pour les start-up, qui sont souvent des organisations Lean, les solutions de comptabilité cloud offrent les avantages suivants :

• Gain de temps : ces plateformes automatisent des tâches fastidieuses telles que le rapprochement des comptes bancaires et l'envoi des factures récurrentes.

• Flexibilité : ces systèmes permettent aux start-up d'adapter leurs besoins comptables au fur et à mesure de leur développement, notamment en assurant le suivi des dépenses dès le début et en intégrant la paie et les rapports avancés au fur et à mesure de l'augmentation du nombre d'employés.

• Visibilité : ces plateformes offrent un aperçu en temps réel des flux de trésorerie, ce qui est particulièrement important lorsque chaque dollar compte.

Par exemple, une start-up technologique peut connecter Stripe à sa plateforme de comptabilité cloud pour suivre les revenus provenant des abonnements et générer rapidement des rapports financiers pour les investisseurs.

Petites et moyennes entreprises (PME)

Pour les PME, qui disposent généralement d'un temps limité et d'un personnel restreint, les solutions de comptabilité cloud peuvent apporter les avantages suivants :

• Consolidation des systèmes : les plateformes de comptabilité cloud combinent la facturation, le suivi des dépenses, la paie et la création de rapports sur une seule plateforme, ce qui permet de réduire la nécessité d'avoir plusieurs systèmes déconnectés.

• Facilitation du télétravail : ces plateformes permettent aux propriétaires de PME et à leurs équipes de travailler au bureau, à domicile ou en déplacement.

• Simplification des impôts : les outils de suivi et de conformité fiscale intégrés sur ces plateformes simplifient la période de déclaration des impôts.

Par exemple, une petite entreprise de vente au détail peut utiliser la comptabilité cloud pour synchroniser les données de vente de sa plateforme de commerce électronique, suivre les coûts des stocks et préparer des états financiers sans effort manuel supplémentaire.

Travailleurs indépendants et entreprises individuelles

Pour les travailleurs indépendants, qui occupent souvent tous les postes de leur entreprise, y compris la vente et la comptabilité, la comptabilité cloud peut apporter les avantages suivants :

• Réduction des coûts : de nombreuses plateformes de comptabilité cloud proposent des plans personnalisés pour les travailleurs indépendants, qui couvrent la facturation, le suivi des dépenses et les rapports de base sans fonctionnalités inutiles ni coûts élevés.

• Réduction du besoin d'expertise : le design convivial de ces plateformes permet aux travailleurs indépendants de gérer leurs comptes sans faire appel à une aide supplémentaire.

• Aide à la préparation fiscale : les plateformes de comptabilité cloud peuvent suivre automatiquement les dépenses déductibles et générer des rapports pour faciliter la déclaration de revenus.

Par exemple, un graphiste indépendant peut utiliser la comptabilité cloud pour envoyer des factures professionnelles, enregistrer les dépenses professionnelles telles que les abonnements à des logiciels et suivre les revenus pour le paiement des impôts.

Entreprises en croissance

Les opérations financières deviennent de plus en plus complexes pour les grandes entreprises à mesure qu'elles se développent. Pour ces entreprises, la comptabilité cloud peut offrir les avantages suivants :

• Fonctionnalités flexibles : de la prise en charge de plusieurs devises aux rapports avancés, les plateformes basées sur le cloud peuvent répondre aux exigences des opérations internationales ou des volumes de transactions élevés.

• Collaboration entre les équipes : les entreprises ont souvent plusieurs personnes qui gèrent les finances. Les plateformes basées sur le cloud offrent un accès sécurisé aux comptables, aux auditeurs et aux chefs de service, ce qui garantit que tout le monde travaille à partir des mêmes données.

• Intégration à d'autres systèmes : la comptabilité cloud s'intègre aux progiciels de gestion intégrée (ERP), aux solutions de gestion de la relation client (CRM) et aux systèmes de paiement souvent utilisés par les grandes entreprises.

Par exemple, une entreprise manufacturière peut utiliser la comptabilité cloud pour suivre les coûts de production, se synchroniser avec un logiciel de gestion des stocks et générer des rapports financiers personnalisés pour chaque unité commerciale.

Organisations à but non lucratif

Les organisations à but non lucratif ont souvent besoin de suivre les dons, de gérer des fonds restreints et de fournir des rapports transparents aux donateurs et aux conseils d'administration. Pour les organisations à but non lucratif, la comptabilité cloud peut fournir les avantages suivants :

• Suivi des dons : ces plateformes permettent d'étiqueter les sources de revenus pour faciliter la distinction entre les dons généraux et lessubventions.

• Génération de rapports personnalisés : les plateformes basées sur le cloud peuvent créer des rapports conformes aux normes comptables des organisations à but non lucratif et permettre à celles-ci de savoir exactement comment les fonds sont utilisés.

• Promotion des collaborations : ces plateformes permettent de partager des données financières avec les membres du conseil d'administration ou les rédacteurs de demandes de subventions, sans nécessiter de longs échanges d'e-mails ou des réunions en personne.

Par exemple, une organisation à but non lucratif locale peut utiliser la comptabilité cloud pour surveiller ses flux de trésorerie, suivre les dépenses d'un projet spécifique et préparer des rapports financiers annuels pour les donateurs.

Entreprises avec des équipes distantes ou distribuées

Les équipes distantes et distribuées s'appuient sur des systèmes basés sur le cloud pour rester connectées. Pour les entreprises dotées de ce type d'équipes, la comptabilité cloud peut offrir les avantages suivants :

• Accès depuis différents endroits : grâce aux plateformes basées sur le cloud, les membres de l'équipe peuvent se connecter de n'importe où pour consulter les rapports, soumettre des dépenses ou gérer la paie.

• Autorisations basées sur les rôles : les plateformes basées sur le cloud permettent d'accorder l'accès à différents membres de l'équipe tout en gardant le contrôle sur les données financières sensibles.

• Simplification de la collaboration : ces plateformes permettent aux comptables et aux commis comptables de travailler avec des données mises à jour en temps réel, où qu'ils se trouvent.

Par exemple, une agence de marketing numérique avec des collaborateurs dans plusieurs pays peut utiliser la comptabilité cloud pour gérer la facturation multidevises, suivre les dépenses des différentes équipes et garantir l'exactitude des données financières.

Dans quelle mesure la comptabilité cloud est-elle sécurisée pour le stockage des données financières ?

Lorsqu'elle est gérée correctement, la comptabilité cloud est souvent plus sûre que les solutions traditionnelles de stockage en local. Les fournisseurs investissent dans des mesures de sécurité et une infrastructure qui dépassent ce que la plupart des entreprises pourraient mettre en œuvre seules. Voici comment fonctionne la sécurité de la comptabilité cloud :

Chiffrement

Dans la comptabilité cloud, le chiffrement est l'épine dorsale de la sécurité des données. Il transforme vos données en un code illisible pour les parties non autorisées. Lorsque les données circulent entre votre appareil et le cloud, elles sont chiffrées pour éviter toute interception. Les données stockées sur les serveurs du fournisseur sont également chiffrées. Ainsi, même si quelqu'un accédait aux serveurs, les informations seraient inutilisables sans la clé de chiffrement.

Authentification multifacteur (MFA)

L'authentification multifacteur ajoute une couche de sécurité en exigeant plus qu'un simple mot de passe pour se connecter. Même si votre mot de passe est compromis, les utilisateurs non autorisés ont toujours besoin d'un deuxième facteur, tel qu'un code envoyé sur votre téléphone ou une vérification par application, pour obtenir l'accès.

Sauvegardes régulières des données

Les fournisseurs de solutions de comptabilité cloud effectuent des sauvegardes régulières des données afin de préserver la sécurité de vos informations, même en cas de panne matérielle, de cyberattaque ou de catastrophe naturelle. En cas de problème, ils peuvent restaurer vos données rapidement et sans interruption majeure.

Respect des normes de sécurité

Les solutions de comptabilité cloud réputées sont conformes aux normes et réglementations du secteur en matière de sécurité et de confidentialité des données. Voici quelques exemples :

• SOC (System and Organization Controls) 2 : un cadre pour la gestion et la sécurisation des informations sensibles.

• Règlement général sur la protection des données (RGPD) : un règlement qui protège les données personnelles des clients et s'applique qui opèrent dans l'Union européenne (UE) ou travaillent avec elle.

• PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) : une norme pour la protection des données si votre logiciel de comptabilité traite des données de paiements par carte.

Autorisations utilisateur et accès basés sur les rôles

La plupart des plateformes basées sur le cloud vous permettent de contrôler qui voit quoi. Par exemple, vous pouvez accorder à votre comptable un accès complet à vos comptes et restreindre l'accès d'un employé à la soumission de notes de frais. Cela peut réduire le risque d'abus interne ou de modifications accidentelles.

Surveillance et détection des menaces

Les fournisseurs de comptabilité cloud investissent dans des systèmes avancés de détection des menaces. Ils surveillent activement les activités suspectes, telles que les tentatives de connexion inhabituelles ou les logiciels malveillants, et prennent des mesures proactives pour bloquer les menaces avant qu'elles ne se transforment en brèches.

Quelles sont les fonctionnalités à rechercher dans une solution de comptabilité cloud ?

Lorsque vous choisissez un système de comptabilité cloud, le choix de la plateforme adéquate dépend des besoins de votre entreprise. Un travailleur indépendant peut donner la priorité à la facturation et au suivi des dépenses, une petite entreprise peut trouver utiles l'aide à la conformité fiscale et l'intégration de la paie, et une entreprise en pleine croissance peut se concentrer sur l'évolutivité et la création de rapports avancés.

Voici les fonctionnalités que vous pouvez rechercher, en fonction de vos priorités :

Facturation et traitement des paiements

Pour vos besoins en matière de facturation et de paiement, recherchez des plateformes de comptabilité cloud permettant d'effectuer ce qui suit :

• Générer des factures d'aspect professionnel, personnalisables à votre marque

• Automatiser les factures récurrentes pour les modèles basés sur des abonnements ou des honoraires

• Accepter les paiements en ligne via la facture en intégrant des prestataires de services de paiement tels que Stripe

Ces fonctionnalités permettent aux clients de payer plus facilement, de mettre à jour automatiquement les dossiers et de gagner du temps sur les activités de recouvrement.

Suivi des dépenses

Si vous effectuez le suivi d'un grand nombre de dépenses, trouvez des plateformes qui vous permettent d'effectuer ce qui suit :

• Télécharger les reçus via une application mobile en prenant une photo

• Importer et catégoriser automatiquement les dépenses provenant de comptes bancaires connectés ou de cartes de crédit.

• Identifier les dépenses liées à l'entreprise en vue de déductions potentielles pendant la période de déclaration des impôts

Les plateformes qui apprennent vos habitudes (par exemple, catégoriser systématiquement les transactions provenant d'un vendeur spécifique) peuvent faciliter ces processus.

Rapprochement bancaire

Pour obtenir de l'aide sur le rapprochement bancaire (c'est-à-dire l'association des transactions dans votre logiciel comptable à vos relevés bancaires), recherchez des plateformes qui permettent d'effectuer ce qui suit :

• Importer automatiquement les transactions bancaires et suggérer des associations avec les factures ou les dépenses

• Signaler les divergences afin de pouvoir les examiner rapidement

Ces plateformes peuvent vous permettre de conserver des dossiers financiers précis et à jour sans nécessiter des heures de travail manuel.

Rapports et informations financières

Si les rapports et les informations financières constituent des priorités pour vous, envisagez des plateformes qui offrent les éléments suivants :

• Des rapports prédéfinis tels que les comptes de résultat, les résumés des flux de trésorerie et les bilans.

• Des rapports personnalisés en fonction de vos besoins, tels que le suivi des performances par projet, service ou période

• Des tableaux de bord en temps réel affichant des indicateurs clés tels que les revenus, les dépenses et les factures impayées

Les rapports détaillés sont particulièrement utiles pour la prise de décision, l'identification des tendances et la préparation des déclarations fiscales.

Conformité fiscale

Pour vous aider à vous conformer aux règles fiscales, recherchez des systèmes de comptabilité cloud qui offrent les fonctionnalités suivantes :

• Le calcul automatique de la taxe sur les ventes ou de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) en fonction de votre localisation et du type de transaction

• Des outils intégrés pour suivre les dépenses déductibles et les obligations fiscales tout au long de l'année

• L'intégration avec un logiciel de déclaration de revenus ou la possibilité de générer des rapports prêts à l'emploi pour votre comptable.

Ces fonctionnalités permettent d'économiser d'innombrables heures de préparation et de réduire le risque d'erreurs de déclaration.

Intégration de la paie

Pour la gestion de la paie, trouvez des plateformes qui permettent d'effectuer ce qui suit :

• Automatiser le calcul de la paie, y compris les impôts et les avantages sociaux

• Synchroniser les dépenses salariales avec vos rapports financiers pour garder vos comptes en ordre

Évolutivité et modules complémentaires

Si vous recherchez des solutions flexibles, recherchez les fonctionnalités suivantes :

• Prise en charge de plusieurs devises pour les transactions internationales

• Gestion des stocks pour les entreprises axées sur les produits

• Suivi des projets pour surveiller les coûts et la rentabilité par projet

• Accès à l'interface de programmation d'applications (API) pour l'intégration avec d'autres outils, y compris les systèmes CRM ou ERP

L'évolutivité garantit que votre logiciel de comptabilité ne sera pas dépassé au fur et à mesure du développement de vos activités.

Collaboration et autorisations utilisateur

Si au sein de votre entreprise la gestion des finances implique plusieurs personnes, recherchez les fonctionnalités suivantes :

• Accès multi-utilisateur avec des autorisations basées sur les rôles afin que vous puissiez contrôler qui peut voir ou modifier certaines données

• Collaboration en temps réel pour que votre comptable et votre équipe puissent travailler à vos côtés sans avoir à se trouver au même endroit

Il est ainsi plus facile de partager des informations en toute sécurité et d'éviter les malentendus.

Intégration avec d'autres technologies

Si vous utilisez déjà d'autres technologies pour gérer votre entreprise, envisagez des plateformes qui peuvent s'y intégrer. Voici quelques exemples :

• Des prestataires de services de paiement tels que Stripe pour le suivi automatique des transactions

• Des plateformes de commerce électronique telles que Shopify ou WooCommerce pour synchroniser les données de vente

• Des outils de suivi du temps si vous facturez les clients à l'heure

• Des systèmes de gestion des stocks pour suivre les niveaux et les coûts des stocks

Facilité d'utilisation et support client

Vous devez vous assurer que la plateforme que vous choisissez est d'une utilisation intuitive et qu'elle vous apporte l'assistance dont vous avez besoin. Recherchez des plateformes qui :

• Ne nécessitent pas de connaissances comptables avancées

• Sont fournies avec une assistance à l'intégration, des tutoriels ou une base de connaissances pour vous aider à démarrer

• Fournissent un support client réactif au cas où vous auriez besoin d'aide pour résoudre un problème