Inleiding tot boekhouding in de cloud: belangrijke informatie voor ondernemingen

Invoicing

Stripe Invoicing is een wereldwijd facturatieplatform waarmee je tijd bespaart en betalingen sneller ontvangt. Binnen enkele minuten maak je een factuur en verstuur je deze naar je klanten, zonder dat je iets hoeft te programmeren.

Meer informatie 
  1. Inleiding
  2. Wat is boekhouding in de cloud?
  3. Cloudboekhouding vergelijken met traditionele desktopboekhouding
  4. Hoe werkt boekhouding in de cloud?
  5. Wat zijn de voordelen van boekhouding in de cloud voor ondernemingen?
  6. Welke ondernemingen hebben het meeste baat bij boekhouding in de cloud?
    1. Start-ups
    2. Midden- en kleinbedrijf (mkb)
    3. Freelancers en eenmanszaken
    4. Groeiende ondernemingen
    5. Non-profits
    6. Ondernemingen met teams die op afstand of op verschillende plekken werken
  7. Hoe veilig is boekhouding in de cloud voor het opslaan van financiële gegevens?
    1. Encryptie
    2. Multifactorauthenticatie (MFA)
    3. Regelmatige back-ups van gegevens
    4. Compliance met beveiligingsnormen
    5. Gebruikersrechten en toegang op basis van rollen
    6. Monitoring en detectie van bedreigingen
  8. Op welke functies moet je letten bij een oplossing voor boekhouding in de cloud?
    1. Facturatie en betalingsverwerking
    2. Uitgaven bijhouden
    3. Bankreconciliatie
    4. Rapportage en financieel inzicht
    5. Fiscale compliance
    6. Integratie van salarisadministratie
    7. Schaalbaarheid en add-ons
    8. Samenwerking en gebruikersrechten
    9. Integratie met andere technologieën
    10. Gebruiksgemak en klantenondersteuning
  9. Hoeveel kost cloudboekhouding?
  10. Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Hoewel het niet het spannendste deel van het runnen van een onderneming is, is boekhouden een van de belangrijkste activiteiten. Al jaren vertrouwen ondernemingen op traditionele, tijdrovende boekhoudmethoden, zoals handmatige grootboeken, desktopsoftware en spreadsheets. Cloudboekhouding, een moderne methode om de boeken te beheren, kan ondernemingen helpen hun financiën efficiënter te beheren door routinetaken te automatiseren en financiële informatie up-to-date te houden.

Cloudboekhouding wordt doorgaans geleverd als Software-as-a-Service (SaaS), wat software is die wordt beheerd door een provider, online wordt gehost en meestal toegankelijk is via een betaald abonnement. De termen cloudboekhouding en SaaS worden vaak door elkaar gebruikt. SaaS verwijst echter naar veel soorten cloudgebaseerde software, terwijl cloudboekhouding specifiek boekhouding en administratie ondersteunt. Naarmate cloudboekhouding populairder wordt, zal de wereldwijde markt voor cloudboekhoudsoftware naar verwachting tegen 2030 $ 8 miljard bereiken.

Hieronder leggen we uit wat cloudboekhouding is, hoe het werkt en waarom ondernemingen overstappen van traditionele boekhouding naar deze moderne aanpak.

Wat staat er in dit artikel?

  • Wat is cloudboekhouding?
  • cloudboekhouding vergelijken met traditionele desktopboekhouding
  • Hoe werkt cloudboekhouding?
  • Wat zijn de voordelen van cloudboekhouding voor ondernemingen?
  • Welke ondernemingen profiteren het meest van cloudboekhouding?
  • Hoe veilig is cloudboekhouding voor het opslaan van financiële gegevens?
  • Op welke functies moet je letten bij een cloudboekhoudoplossing?
  • Hoeveel kost cloudboekhouding?
  • Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Wat is boekhouding in de cloud?

Cloudboekhouding is de praktijk van het beheren van de financiën van je onderneming met software die online wordt gehost (in de 'cloud') in plaats van op een computer of server. Zie het als het verplaatsen van je boekhouding van je kantoorcomputer naar een veilig, webgebaseerd platform. Centraal in dat platform staat je grootboek: het kernrecord van alle financiële transacties van de onderneming. Met cloudboekhouding zijn je gegevens niet gebonden aan één apparaat; ze zijn overal beschikbaar waar je internettoegang hebt. Cloudgebaseerde platforms automatiseren ook vervelende taken en synchroniseren gegevens in realtime, waardoor je geen spreadsheets meer handmatig hoeft bij te werken of lokaal geïnstalleerde software hoeft te gebruiken.

Cloudboekhouding vergelijken met traditionele desktopboekhouding

Factor
Traditionele desktopboekhouding
Cloudboekhouding
Waar gegevens staan Lokaal opgeslagen op één computer of server Opgeslagen op externe servers, toegankelijk via internet
Toegang Beperkt tot het apparaat waarop het is geïnstalleerd Beschikbaar vanaf elk apparaat met een internetverbinding
Updates Handmatig; je installeert zelf nieuwe versies en patches Automatisch; de provider pusht updates op de achtergrond
Samenwerking Bestanden worden heen en weer gestuurd of zijn toegankelijk voor één gebruiker tegelijk Meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd in dezelfde gegevens werken
Back-ups Jouw verantwoordelijkheid; handmatige of geplande back-ups vereist Afgehandeld door de provider als onderdeel van de service
Kostenstructuur Vaak grotere licentiekosten vooraf Doorgaans terugkerende abonnementskosten
Integratie met andere tools Beperkt; vereist vaak handmatige gegevensexport of -import Gebouwd om te koppelen met betalingsverwerkers, e-commerceplatforms en software voor klantrelatiebeheer (CRM)
Schaalbaarheid Vereist meestal nieuwe licenties of hardware om gebruikers of functies toe te voegen Gebruikers of functies kunnen worden toegevoegd binnen je bestaande plan

Hoe werkt boekhouding in de cloud?

Met cloudboekhouding kun je de inkomsten, uitgaven en algehele financiële gezondheid van je onderneming volgen in een online omgeving. Maar in plaats van je gegevens op te slaan op een computer of lokale server (of in stapels papierwerk), bewaart cloudboekhouding deze op externe servers die je overal met een internetverbinding kunt openen. Als je momenteel desktopboekhoudsoftware gebruikt, bieden veel cloudplatforms ingebouwde importtools die je historische gegevens migreren, inclusief transacties, facturen en klantgegevens, zodat je niet helemaal opnieuw hoeft te beginnen.

De meeste cloudboekhoudsystemen zijn ontworpen om te koppelen met andere technologieën die je al gebruikt om je onderneming te runnen, waaronder betalingsverwerkers zoals Stripe, e-commerceplatforms zoals Shopify en CRM-software. Deze integraties bieden realtime updates voor alle systemen en creëren een gecentraliseerde locatie voor je boekhoudactiviteiten.

Als een klant bijvoorbeeld een product koopt via je website, kan deze betalen via Stripe. Je boekhoudplatform registreert de betaling automatisch, koppelt deze aan de verkoop en neemt deze op in je omzetrapporten. Wanneer je de bankrekening van je onderneming koppelt aan een cloudgebaseerd platform, logt het platform elke nieuwe transactie, of het nu gaat om een betaling, een storting of een uitgave, en categoriseert deze onmiddellijk.

Met deze mogelijkheden kunnen platforms voor boekhouding in de cloud repetitieve, tijdrovende taken die gevoelig zijn voor menselijke fouten automatiseren, waaronder:

  • Bankreconciliatie: Cloudboekhoudsystemen kunnen inkomende betalingen koppelen aan de bijbehorende facturen, waardoor handmatig bijhouden overbodig is.

  • Terugkerende facturen: Cloudboekhoudplatforms kunnen facturen automatisch verzenden volgens een vooraf ingesteld schema, wat perfect is voor ondernemingen met abonnements- of voorschotmodellen.

  • Uitgavencategorisatie: Veel cloudboekhoudoplossingen 'leren' van je gewoonten. Als je bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden die je bij een bepaalde leverancier hebt gekocht regelmatig in een specifieke categorie indeelt, kan het systeem dit automatisch gaan doen.

Wat zijn de voordelen van boekhouding in de cloud voor ondernemingen?

Cloudboekhouding maakt financiën beter beheersbaar, aanpasbaar en afgestemd op moderne workflows. Dit werkt als volgt:

  • Toegankelijkheid: Met cloudboekhouding kun je je cashflow controleren via je telefoon tijdens een vergadering, een factuur verzenden terwijl je reist, of financiële gegevens delen met je accountant zonder dat je in dezelfde ruimte bent. Het werkt waar jij ook bent.

  • Realtime updates: Cloudboekhouding geeft je een realtime overzicht van je financiën. Wanneer een klant een factuur betaalt, is dit direct zichtbaar in je cijfers. Wanneer je een aankoop doet, logt de oplossing dit zonder vertraging. Deze realtime verbinding helpt je te beheren wat er binnenkomt, wat eruit gaat en wat de volgende stap is.

  • Geautomatiseerde taken: Cloudboekhouding verwerkt repetitieve taken, zoals het reconciliëren van betalingen, het categoriseren van uitgaven en het verzenden van herinneringen voor achterstallige facturen. Dit maakt tijd vrij, zodat je je kunt concentreren op belangrijker werk voor je onderneming.

  • Schaalbaarheid: Of je nu een eenmanszaak bent of uitbreidt naar nieuwe markten, cloudboekhouding past zich aan jouw behoeften aan. Begin met de basis en voeg functies toe zoals salarisadministratie, voorraadbeheer en ondersteuning voor meerdere valuta's wanneer je er klaar voor bent. Je hoeft je financiële systeem niet opnieuw op te bouwen, simpelweg omdat je onderneming uitbreidt.

  • Eenvoudigere samenwerking: Omdat alles online is, kunnen je accountant, boekhouder en team inloggen en dezelfde gegevens openen als jij. Geen bestanden meer heen en weer sturen of met verouderde versies werken. De cloud biedt een gedeelde werkruimte waar iedereen op de hoogte blijft.

  • Automatische updates: Cloudgebaseerde platforms verwerken updates automatisch. Je hoeft je geen zorgen te maken over het installeren van nieuwe belastingtabellen of het patchen van bugs, want deze updates vinden plaats op de achtergrond. Dit zorgt ervoor dat je altijd de meest actuele versie van de software gebruikt, met toegang tot de nieuwste functies en compliancenormen.

Welke ondernemingen hebben het meeste baat bij boekhouding in de cloud?

De meeste ondernemingen kunnen profiteren van cloudboekhouding, vooral degenen die waarde hechten aan flexibiliteit, automatisering en schaalbaarheid. Of je nu een start-up runt, een kleine onderneming beheert of leidinggeeft aan een grote onderneming, cloudboekhouding past zich aan je behoeften aan en groeit met je mee.

Zo profiteren verschillende soorten ondernemingen van cloudboekhouding:

Start-ups

Start-ups en hun organisaties, die vaak lean zijn, kunnen met oplossingen voor boekhouding in de cloud het volgende realiseren:

  • Tijd besparen: Vervelende taken zoals het reconciliëren van bankrekeningen en het verzenden van terugkerende facturen worden geautomatiseerd.

  • Flexibel blijven: Start-ups kunnen hun boekhoudbehoeften schalen naarmate ze uitbreiden, waaronder het in een vroeg stadium bijhouden van uitgaven en het integreren van salarisadministratie en geavanceerde rapportage naarmate ze werknemers toevoegen.

  • Zichtbaarheid bieden: Realtime inzicht in de cashflow is vooral belangrijk wanneer elke euro telt.

Een tech-start-up kan bijvoorbeeld Stripe koppelen aan het boekhoudplatform in de cloud om inkomsten uit abonnementen bij te houden en snel financiële rapporten voor investeerders te genereren.

Midden- en kleinbedrijf (mkb)

Ondernemingen in het mkb, die doorgaans weinig tijd en een minimum aan personeel hebben, kunnen met oplossingen voor boekhouding in de cloud het volgende realiseren:

  • Systemen consolideren: Facturering, onkostenregistratie, salarisadministratie en rapportage worden gecombineerd in één platform, waardoor de behoefte aan meerdere losgekoppelde systemen afneemt.

  • Werken op afstand mogelijk maken: Eigenaren van mkb-ondernemingen en hun teams kunnen overal werken met een internetverbinding: op kantoor, thuis of onderweg.

  • Belastingen vereenvoudigen: Ingebouwde tools voor belastingregistratie en compliance maken het belastingseizoen eenvoudiger.

Zo zou een kleine detailhandel cloudboekhouding kunnen gebruiken om verkoopgegevens van het e-commerceplatform te synchroniseren, voorraadkosten bij te houden en financiële overzichten op te stellen zonder extra handmatige inspanning.

Freelancers en eenmanszaken

Zelfstandigen, die vaak elke rol in hun onderneming vervullen, inclusief verkoop en boekhouding, kunnen met boekhouding in de cloud het volgende realiseren:

  • Kosten verlagen: Aangepaste tariefplannen voor freelancers dekken facturering, onkostenregistratie en basisrapportage zonder onnodige functies of hoge kosten.

  • De behoefte aan expertise verminderen: Het gebruiksvriendelijke ontwerp van de platforms betekent dat freelancers hun boekhouding kunnen beheren zonder extra hulp in te huren.

  • Helpen bij voorbereiding op belastingen: Aftrekbare uitgaven worden automatisch bijgehouden en er worden rapporten gegenereerd voor een vlotte belastingaangifte.

Een freelance grafisch ontwerper kan bijvoorbeeld cloudboekhouding gebruiken om professionele facturen te verzenden, inkomsten voor belastingbetalingen bij te houden en zakelijke uitgaven zoals softwareabonnementen te loggen.

Groeiende ondernemingen

Financiële processen worden steeds complexer voor grote ondernemingen naarmate ze groeien. Voor deze ondernemingen kan boekhouding in de cloud het volgende bieden:

  • Flexibele kenmerken: Van ondersteuning voor meerdere valuta tot geavanceerde rapportage kunnen cloudgebaseerde platforms voldoen aan de eisen van wereldwijde activiteiten of grote transactievolumes.

  • Samenwerking in teams: Grote ondernemingen hebben vaak meerdere mensen die de financiën beheren. Veilige toegang voor accountants, auditors en afdelingshoofden zorgt ervoor dat iedereen met dezelfde gegevens werkt.

  • Integratie met andere systemen: Cloudboekhouding integreert met systemen voor enterprise resource planning (ERP), CRM en betalingen die vaak door grote ondernemingen worden gebruikt.

Een productiebedrijf kan bijvoorbeeld boekhouding in de cloud gebruiken om productiekosten bij te houden, te synchroniseren met voorraadsoftware en financiële rapporten op maat te genereren voor elke afdeling.

Non-profits

Non-profits moeten vaak donaties bijhouden, beperkte middelen beheren en transparante rapportages verstrekken aan donateurs en besturen. Non-profits kunnen met boekhouding in de cloud het volgende realiseren:

  • Donaties volgen: Inkomstenbronnen worden automatisch getagd om algemene donaties te helpen scheiden van subsidies.

  • Aangepaste rapporten genereren: Er worden rapporten gemaakt die voldoen aan de boekhoudnormen voor non-profitorganisaties en precies laten zien hoe geld wordt gebruikt.

  • Samenwerkingen bevorderen: Financiële gegevens kunnen eenvoudig worden gedeeld met bestuursleden of subsidieaanvragers zonder dat er lange e-mailthreads of persoonlijke vergaderingen nodig zijn.

Een lokale non-profit kan bijvoorbeeld boekhouding in de cloud gebruiken om de cashflow te bewaken, de uitgaven voor een specifiek project bij te houden en financiële jaarverslagen voor donateurs op te stellen.

Ondernemingen met teams die op afstand of op verschillende plekken werken

Teams die op afstand of op verschillende plekken werken, vertrouwen op systemen in de cloud om verbonden te blijven. Voor ondernemingen met dit soort teams kan boekhouding in de cloud het volgende bieden:

  • Toegang op verschillende locaties: Teamleden kunnen overal inloggen om rapporten te controleren, onkosten in te dienen of de salarisadministratie te beheren.

  • Machtigingen op basis van een rol: Toegang kan eenvoudig worden verleend aan verschillende teamleden, terwijl de controle over gevoelige financiële gegevens behouden blijft.

  • Eenvoudigere samenwerking: Accountants en boekhouders werken met gegevens die in realtime worden bijgewerkt, ongeacht hun locatie.

Een digitaal marketingbureau met werknemers in meerdere landen kan bijvoorbeeld boekhouding in de cloud gebruiken om facturatie in meerdere valuta af te handelen, uitgaven van verschillende teams bij te houden en financiële nauwkeurigheid te garanderen.

Hoe veilig is boekhouding in de cloud voor het opslaan van financiële gegevens?

Wanneer cloudboekhouding goed wordt beheerd, is deze vaak veiliger dan traditionele, lokaal opgeslagen oplossingen. Providers investeren in beveiligingsmaatregelen en infrastructuur die verder gaan dan wat de meeste ondernemingen zelf zouden kunnen implementeren.

Zo werkt de beveiliging van cloudboekhouding:

Encryptie

Encryptie vormt de basis van gegevensbeveiliging in cloudboekhouding. Het transformeert de gegevens in een code die onleesbaar is voor onbevoegden. Wanneer gegevens tussen jouw apparaat en de cloud worden verplaatst, worden deze versleuteld om onderschepping te voorkomen. Gegevens die zijn opgeslagen op de servers van de provider, worden ook versleuteld. Dus zelfs als iemand toegang tot de servers zou krijgen, is de informatie onbruikbaar zonder de encryptiesleutel.

Multifactorauthenticatie (MFA)

MFA voegt een beveiligingslaag toe door meer dan alleen een wachtwoord te vereisen om in te loggen. Zelfs als je wachtwoord gecompromitteerd is, hebben niet-geautoriseerde gebruikers nog steeds een tweede factor nodig, zoals een code die naar je telefoon wordt verzonden of een verificatie via een app, om toegang te krijgen.

Regelmatige back-ups van gegevens

Aanbieders van boekhouding in de cloud voeren regelmatig gegevensback-ups uit om je informatie veilig te houden, zelfs in het geval van hardwarestoringen, cyberaanvallen of natuurrampen. Ze kunnen je gegevens snel herstellen zonder grote verstoringen als er iets misgaat.

Compliance met beveiligingsnormen

Gerenommeerde oplossingen voor boekhouding in de cloud voldoen aan de industrienormen en -voorschriften voor gegevensbeveiliging en privacy, zoals:

  • System and Organization Controls (SOC) 2: een framework voor het beheren en beveiligen van gevoelige informatie

  • ISO 27001: een internationale norm voor beheersystemen voor informatiebeveiliging, die aangeeft dat een provider een systematische aanpak heeft opgezet voor het beheren en beschermen van gevoelige gegevens

  • Algemene verordening gegevensbescherming (AVG): een verordening die de persoonlijke gegevens van klanten beschermt en van toepassing is op ondernemingen die actief zijn in of samenwerken met de Europese Unie (EU)

  • Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): een norm voor gegevensbescherming als jouw boekhoudsoftware gegevens verwerkt van kaartbetalingen

Gebruikersrechten en toegang op basis van rollen

Met de meeste platforms in de cloud kun je bepalen wie wat ziet. Je kunt je accountant bijvoorbeeld volledige toegang tot je financiële administratie geven en een werknemer alleen onkostendeclaraties laten indienen. Dit kan het risico op intern misbruik of onbedoelde wijzigingen verminderen.

Monitoring en detectie van bedreigingen

Aanbieders van boekhouding in de cloud investeren in geavanceerde systemen voor het detecteren van bedreigingen. Ze controleren actief op verdachte activiteiten, zoals ongebruikelijke inlogpogingen of malware, en nemen proactieve maatregelen om bedreigingen te blokkeren voordat ze leiden tot inbreuken.

Op welke functies moet je letten bij een oplossing voor boekhouding in de cloud?

Welk systeem voor boekhouding in de cloud je het beste kunt kiezen, hangt af van de behoeften van je onderneming. Een freelancer kan prioriteit geven aan facturatie en registratie van uitgaven, een kleine onderneming kan waarde hechten aan hulp bij fiscale compliance en salarisintegratie, en een groeiende onderneming kan zich richten op schaalbaarheid en geavanceerde rapportages.

Dit zijn functies waarnaar je kunt zoeken, afhankelijk van je prioriteiten:

Kenmerkcategorie
Waar je op moet letten
Het beste voor
Facturatie en betalingsverwerking Aanpasbare facturen, geautomatiseerde terugkerende facturatie, geïntegreerde acceptatie van online betalingen Ondernemingen die klanten direct factureren
Onkosten bijhouden Mobiel vastleggen van ontvangstbewijzen, automatische import/categorisatie van bankrekeningen, markeren van aftrekposten Ondernemingen met frequente aankopen of vergoedbare kosten
Bankreconciliatie Automatische transactie-import, voorgestelde matching met facturen/onkosten, markeren van afwijkingen Elke onderneming die nauwkeurige, up-to-date gegevens wil met minder handmatig werk
Rapportage en financieel inzicht Vooraf gemaakte rapporten (winst en verlies, cashflow, balans), aanpasbare rapportage, realtime dashboards Ondernemingen die datagestuurde beslissingen nemen of zich voorbereiden op het belastingseizoen
Fiscale compliance Automatische berekening van omzetbelasting/belasting toegevoegde waarde (btw), bijhouden van aftrekbare onkosten, integratie van software voor belastingaangifte Ondernemingen die verkopen op meerdere locaties of in meerdere belastingrechtsgebieden
Payroll-integratie Geautomatiseerde salarisberekeningen, synchronisatie met financiële rapporten Ondernemingen met werknemers
Schaalbaarheid en add-ons Ondersteuning voor meerdere valuta, voorraadbeheer, projecttracking, toegang tot application programming interface (API) Groeiende ondernemingen of ondernemingen met behoeften op het gebied van meerdere valuta, voorraad of meerdere tools
Samenwerking en gebruikersrechten Toegang voor meerdere gebruikers, machtigingen op basis van een rol, realtime samenwerking Ondernemingen met meerdere mensen die de financiën beheren
Integratie met andere technologieën Compatibiliteit met betalingsverwerkers, e-commerceplatforms, systemen voor tijdregistratie en voorraad Ondernemingen die al andere zakelijke tools gebruiken
Gebruiksgemak en klantenondersteuning Intuïtieve interface, onboarding-ondersteuning, responsieve klantenservice Teams zonder specifieke boekhoudkundige expertise

Facturatie en betalingsverwerking

Ga voor je facturatie- en betaalbehoeften op zoek naar platforms voor boekhouding in de cloud waarmee je het volgende kunt doen:

  • professioneel ogende facturen genereren die aanpasbaar zijn met jouw branding

  • terugkerende facturen automatiseren voor op abonnementen of voorschotten gebaseerde modellen

  • online betalingen via de factuur accepteren door integratie met betalingsverwerkers zoals Stripe

Met deze functies kunnen klanten eenvoudiger betalen, worden gegevens automatisch bijgewerkt en hoef je minder tijd te besteden aan het innen van facturen.

Uitgaven bijhouden

Als je veel onkosten bijhoudt, zoek dan naar platforms waarmee je:

  • ontvangstbewijzen uploaden door een foto te maken in een mobiele app en vervolgens optical character recognition (OCR) te gebruiken om automatisch details zoals de leverancier, datum en het bedrag te extraheren

  • automatisch onkosten importeren en categoriseren vanaf gekoppelde bankrekeningen of creditcards

  • zakelijke onkosten markeren voor mogelijke aftrekposten tijdens het belastingseizoen

Platforms die je gewoonten leren (bijvoorbeeld door transacties van een specifieke leverancier consequent te categoriseren), kunnen deze processen eenvoudiger maken.

Bankreconciliatie

Voor hulp bij bankreconciliatie (dat wil zeggen het koppelen van transacties in je boekhoudsoftware aan je bankafschriften) zoek je platforms die je de volgende mogelijkheden bieden:

  • automatisch banktransacties importeren en voorgestelde matches met facturen of onkosten aanduiden

  • afwijkingen markeren zodat je deze snel kunt onderzoeken

Deze platforms kunnen jouw financiële administratie nauwkeurig en up-to-date houden zonder dat er uren handmatig werk nodig is.

Rapportage en financieel inzicht

Als rapportage en financieel inzicht prioriteiten zijn, overweeg je platforms met:

  • vooraf gemaakte rapporten zoals winst-en-verliesrekeningen, cashflowoverzichten en balansen

  • rapporten die zijn aangepast aan jouw behoeften, zoals het bijhouden van prestaties per project, afdeling of tijdsperiode

  • realtime dashboards die belangrijke statistieken tonen, zoals inkomsten, onkosten en openstaande facturen

Gedetailleerde rapportage is vooral handig voor besluitvorming, het identificeren van trends en de voorbereiding op de belastingaangifte.

Fiscale compliance

Zoek voor hulp bij fiscale compliance naar systemen voor boekhouding in de cloud die het volgende kunnen bieden:

  • automatische berekening van omzetbelasting of btw op basis van jouw locatie en transactietype

  • ingebouwde tools om aftrekbare onkosten en belastingverplichtingen gedurende het hele jaar bij te houden

  • integratie met software voor belastingaangifte of de mogelijkheid om rapporten voor je accountant te genereren die klaar zijn voor de belasting

Deze functies kunnen talloze uren voorbereiding besparen en het risico op fouten bij de aangifte verminderen.

Integratie van salarisadministratie

Voor payrollbeheer zoek je naar platforms die:

  • salarisberekeningen automatiseren, inclusief belastingen en secundaire arbeidsvoorwaarden

  • salariskosten synchroniseren met je financiële rapporten om je boekhouding op orde te houden

Schaalbaarheid en add-ons

Als je op zoek bent naar flexibele oplossingen, zoek je naar functies zoals:

  • ondersteuning voor meerdere valuta voor internationale transacties

  • voorraadbeheer voor productgebaseerde ondernemingen

  • projecttracking om kosten en winstgevendheid per project te monitoren

  • API-toegang voor integratie met andere tools, waaronder CRM- of ERP-systemen

Schaalbaarheid zorgt ervoor dat je jouw boekhoudsoftware niet ontgroeit naarmate je activiteiten uitbreiden.

Samenwerking en gebruikersrechten

Als er bij je onderneming meerdere personen betrokken zijn die de financiën beheren, let dan op functies zoals:

  • toegang voor meerdere gebruikers met op rollen gebaseerde machtigingen, zodat je kunt bepalen wie bepaalde gegevens ziet of bewerkt

  • realtime samenwerking, zodat je accountant en team met je kunnen samenwerken zonder op dezelfde locatie te hoeven zijn

Dit maakt het gemakkelijker om informatie veilig te delen en miscommunicatie te voorkomen.

Integratie met andere technologieën

Als je al andere technologieën gebruikt om je onderneming te runnen, overweeg dan platformen die hiermee kunnen integreren. Veelgebruikte technologieën zijn onder andere:

  • betalingsverwerkers zoals Stripe voor het automatisch bijhouden van transacties

  • e-commerceplatformen zoals Shopify of WooCommerce om verkoopgegevens te synchroniseren

  • urenregistratietools als je klanten per uur factureert

  • voorraadsystemen om voorraadniveaus en kosten bij te houden

Gebruiksgemak en klantenondersteuning

Zorg ervoor dat het platform dat je kiest intuïtief in gebruik is en support biedt wanneer je dat nodig hebt. Let op platformen die:

  • geen geavanceerde boekhoudkennis vereisen om te gebruiken

  • onboarding-support, tutorials of een kennisbank bieden om je op weg te helpen

  • responsieve klantensupport bieden voor het geval je hulp nodig hebt bij het oplossen van een probleem

Hoeveel kost cloudboekhouding?

Net als veel SaaS-producten worden cloudboekhoudplatformen doorgaans op terugkerende basis gefactureerd – maandelijks of jaarlijks – in plaats van als een eenmalige aankoop. Jaarlijkse tariefplannen zijn vaak afgeprijsd ten opzichte van maandelijks betalen.

Prijzen zijn meestal opgebouwd uit staffels, en de juiste staffel hangt meer af van de functies die je nodig hebt dan alleen van de grootte van de onderneming. Tariefplannen op instapniveau dekken over het algemeen de basis: facturering, onkostenregistratie en bankreconciliatie voor één gebruiker. Hogere staffels ontgrendelen functies zoals toegang voor meerdere gebruikers, salarisadministratie, ondersteuning voor meerdere valuta's, voorraadbeheer of geavanceerde rapportage – dus een groeiende of complexere onderneming betaalt doorgaans meer dan een freelancer of eenmanszaak die basisfuncties gebruikt.

Bij sommige platformen betaal je ook per gebruiker of per extra entiteit (bijv. als je de boekhouding beheert voor meerdere ondernemingslocaties of dochterondernemingen), in plaats van een vast tarief. Als algemene richtlijn variëren tariefplannen doorgaans van goedkopere staffels ontworpen voor freelancers en eenmanszaken tot duurdere staffels gebouwd voor teams met meerdere gebruikers of ondernemingen met meerdere entiteiten. Het is de moeite waard om te vergelijken wat bij elke staffel is inbegrepen, aangezien een lagere basisprijs mogelijk geen functies bevat, zoals salarisadministratie of geavanceerde rapportage, die je anders apart moet toevoegen.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing vereenvoudigt je debiteurenbeheer (AR), van het aanmaken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

  • Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betaalherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

  • Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

  • Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

  • Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

  • Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.

De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.

Meer artikelen

  • Er is iets misgegaan. Probeer het opnieuw of neem contact op met support.

Klaar om aan de slag te gaan?

Maak een account en begin direct met het ontvangen van betalingen. Contracten of bankgegevens zijn niet vereist. Je kunt ook contact met ons opnemen om een pakket op maat voor je onderneming samen te stellen.
Invoicing

Invoicing

Maak een factuur en verstuur deze binnen een paar minuten naar je klanten, zonder dat je iets hoeft te programmeren.

Documentatie voor Invoicing

Maak en beheer facturen voor eenmalige betalingen met Stripe Invoicing.