Boekhouding is misschien niet het spannendste onderdeel van het runnen van een onderneming, maar wel een van de belangrijkste. Jarenlang vertrouwden ondernemingen op traditionele boekhoudmethoden: handmatige grootboeken, desktopsoftware en spreadsheets. Maar boekhouding in de cloud, een moderne methode om de financiële administratie bij te houden, kan de manier waarop ondernemingen over hun financiën denken veranderen. Boekhouding in de cloud wordt populairder en de wereldwijde markt voor software voor boekhouding in de cloud zal naar verwachting in waarde stijgen van 3,5 miljard dollar in 2023 tot 7 miljard dollar in 2032.

Hieronder leggen we uit wat boekhouding in de cloud is, hoe het werkt en waarom ondernemingen hierop overstappen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is boekhouding in de cloud?
  
• Hoe werkt boekhouding in de cloud?
  
• Wat zijn de voordelen van boekhouding in de cloud voor ondernemingen?
  
• Welke ondernemingen hebben het meeste baat bij boekhouding in de cloud?
  
• Hoe veilig is boekhouding in de cloud voor het opslaan van financiële gegevens?
  
• Op welke functies moet je letten bij een oplossing voor boekhouding in de cloud?
  

Wat is boekhouding in de cloud?

Boekhouding in de cloud is de praktijk van het beheren van de financiën van je onderneming met software die online wordt gehost (in de 'cloud') in plaats van op een computer of server. Zie het als het verplaatsen van je financiële administratie van je kantoorcomputer naar een veilig, online platform. Met boekhouding in de cloud zijn je gegevens niet gebonden aan één apparaat en zijn ze overal beschikbaar waar je internettoegang hebt. Cloudplatforms automatiseren ook vervelende taken en synchroniseren gegevens in real time, waardoor het niet meer nodig is om spreadsheets handmatig bij te werken of lokaal geïnstalleerde software te gebruiken.

Hoe werkt boekhouding in de cloud?

Met boekhouding in de cloud kun je de inkomsten, uitgaven en algehele financiële gezondheid van je onderneming bijhouden in een online omgeving. Maar in plaats van je gegevens op een computer of lokale server (of in stapels papierwerk) te bewaren, bewaar je ze met boekhouding in de cloud op externe servers waar je overal toegang tot kunt krijgen zolang je een internetverbinding hebt.

De meeste systemen voor boekhouding in de cloud zijn ontworpen voor koppeling met andere technologieën die je gebruikt om je onderneming te runnen: betalingsverwerkers zoals Stripe, e-commerceplatforms zoals Shopify en CRM-software (Customer Relationship Management). Hierdoor kunnen de platforms realtime updates bieden in verschillende systemen en een gecentraliseerde locatie creëren voor je boekhoudactiviteiten.

Wanneer klanten bijvoorbeeld een product op je website kopen, kunnen ze betalen met Stripe. Je boekhoudplatform registreert automatisch de betaling, koppelt deze aan de verkoop en voegt deze toe aan je omzetrapporten. Wanneer je je zakelijke bankrekening koppelt aan een cloudplatform, registreert het platform elke nieuwe transactie, of het nu gaat om een betaling, een storting of een uitgave, en wordt deze onmiddellijk gecategoriseerd.

Met deze mogelijkheden kunnen platforms voor boekhouding in de cloud repetitieve, tijdrovende taken die gevoelig zijn voor menselijke fouten automatiseren, waaronder:

• Bankreconciliatie: Systemen voor boekhouding in de cloud kunnen binnenkomende betalingen koppelen aan de overeenkomstige facturen, waardoor handmatig bijhouden overbodig wordt.

• Terugkerende facturen: Platforms voor boekhouding in de cloud kunnen facturen automatisch versturen volgens een vooraf ingesteld schema, wat perfect is voor ondernemingen met abonnements- of voorschotmodellen.

• Categorisering van uitgaven: Veel oplossingen voor boekhouding in de cloud 'leren' van je gewoonten. Als je regelmatig kantoorbenodigdheden die bij een bepaalde leverancier zijn gekocht, classificeert als onderdeel van een specifieke categorie, kan het systeem dit automatisch doen.

Wat zijn de voordelen van boekhouding in de cloud voor ondernemingen?

Met boekhouding in de cloud worden financiën beter beheersbaar en aanpasbaar, en worden ze afgestemd op moderne workflows. Dit is waarom ondernemingen erop vertrouwen:

• Toegankelijkheid: Met boekhouding in de cloud kun je tijdens een vergadering via je telefoon je cashflow controleren, onderweg een factuur versturen of financiële gegevens delen met je boekhouder zonder dat je in dezelfde ruimte aanwezig bent. Het werkt waar je ook bent.

• Realtime updates: Boekhouding in de cloud geeft je een realtime overzicht van je financiën. Wanneer een klant een factuur betaalt, wordt dit onmiddellijk weergegeven in je cijfers. Wanneer je een aankoop doet, registreert de oplossing deze zonder vertraging. Met deze realtime verbinding kun je beheren wat er binnenkomt, wat er uitgaat en wat er later nog komt.

• Geautomatiseerde taken: Met boekhouding in de cloud worden repetitieve taken afgehandeld zoals het reconciliëren van betalingen, het categoriseren van uitgaven en het versturen van herinneringen voor achterstallige facturen. Hierdoor kun je je concentreren op belangrijker werk voor je onderneming.

• Schaalbaarheid: Of je nu een eenmanszaak hebt of uitbreidt naar nieuwe markten, boekhouding in de cloud past zich aan je behoeften aan. Begin bij de basis en voeg wanneer je er klaar voor bent functies toe zoals salarisadministratie, voorraadbeheer en ondersteuning voor meerdere valuta. Je hoeft je financiële systeem niet opnieuw op te bouwen alleen omdat je onderneming groeit.

• Eenvoudigere samenwerking: Omdat alles online is, kunnen je accountant, boekhouder en team inloggen en toegang krijgen tot dezelfde gegevens die jij ziet. Je hoeft geen bestanden heen en weer te sturen of verouderde versies te verwerken. De cloud biedt een gedeelde werkruimte waarmee je iedereen op één lijn houdt.

• Automatische updates: Platforms in de cloud handelen updates automatisch af. Je hoeft je geen zorgen te maken over het installeren van nieuwe belastingtabellen of het patchen van bugs: deze updates vinden plaats op de achtergrond. Dit zorgt ervoor dat je altijd de meest recente versie van de software gebruikt met toegang tot de nieuwste functies en compliancenormen.

Welke ondernemingen hebben het meeste baat bij boekhouding in de cloud?

Hoewel bijna elke onderneming baat kan hebben bij boekhouding in de cloud, is de impact vooral merkbaar voor ondernemingen die waarde hechten aan flexibiliteit, automatisering en schaalbaarheid. Of je nu een start-up runt, een klein bedrijf hebt of een grote onderneming leidt, boekhouding in de cloud past zich aan je behoeften aan en groeit met je mee. Hier lees je hoe verschillende soorten ondernemingen baat kunnen hebben bij boekhouding in de cloud:

Start-ups

Start-ups en hun organisaties, die vaak lean zijn, kunnen met oplossingen voor boekhouding in de cloud het volgende realiseren:

• Tijd besparen: Deze platforms automatiseren vervelende taken, zoals het reconciliëren van bankrekeningen en het versturen van terugkerende facturen.

• Flexibel blijven: Met deze systemen kunnen start-ups hun boekhoudbehoeften opschalen terwijl ze uitbreiden. Zo kunnen ze in een vroeg stadium beginnen met het bijhouden van uitgaven en wanneer ze meer werknemers aannemen salarisadministratie en geavanceerde rapportage integreren.

• Zorgen voor zichtbaarheid: Deze platforms geven realtime inzicht in de cashflow, wat vooral belangrijk is wanneer elke euro telt.

Een tech-start-up kan bijvoorbeeld Stripe koppelen aan het boekhoudplatform in de cloud om inkomsten uit abonnementen bij te houden en snel financiële rapporten voor investeerders te genereren.

Midden- en kleinbedrijf (mkb)

Ondernemingen in het mkb, die doorgaans weinig tijd en een minimum aan personeel hebben, kunnen met oplossingen voor boekhouding in de cloud het volgende realiseren:

• Systemen consolideren: Platforms voor boekhouding in de cloud combineren facturatie, registratie van uitgaven, salarisadministratie en rapportage in één platform en kunnen de behoefte aan meerdere niet-verbonden systemen verminderen.

• Werken op afstand mogelijk maken: Met deze platforms kunnen eigenaren in het mkb en hun teams op kantoor, thuis of onderweg werken.

• Belastingen vereenvoudigen: Dankzij de ingebouwde tools voor het bijhouden van belastingen en compliance in deze platforms kun je al je belastingen eenvoudiger afhandelen.

Een kleine retailonderneming kan bijvoorbeeld boekhouding in de cloud gebruiken om verkoopgegevens van het e-commerceplatform te synchroniseren, voorraadkosten bij te houden en financiële overzichten op te stellen zonder extra handmatig werk.

Freelancers en eenmanszaken

Zelfstandigen, die vaak elke rol in hun onderneming vervullen, inclusief verkoop en boekhouding, kunnen met boekhouding in de cloud het volgende realiseren:

• Kosten besparen: Veel platforms voor boekhouding in de cloud hebben abonnementen op maat voor freelancers die facturatie, registratie van uitgaven en basisrapportages dekken zonder onnodige functies of hoge kosten.

• De behoefte aan expertise verminderen: Het gebruiksvriendelijke ontwerp van deze platforms betekent dat freelancers hun financiële administratie kunnen beheren zonder extra hulp in te huren.

• Hulp bij fiscale gereedheid: Platforms voor boekhouding in de cloud kunnen automatisch aftrekbare uitgaven bijhouden en rapporten genereren voor een soepele belastingaangifte.

Een freelance grafisch ontwerper kan bijvoorbeeld boekhouding in de cloud gebruiken om professionele facturen te versturen, zakelijke uitgaven zoals software-abonnementen te registreren en inkomsten voor belastingbetalingen bij te houden.

Groeiende ondernemingen

Financiële processen worden steeds complexer voor grote ondernemingen naarmate ze groeien. Voor deze ondernemingen kan boekhouding in de cloud het volgende bieden:

• Flexibele functies: Van ondersteuning voor meerdere valuta tot geavanceerde rapportage, platforms in de cloud kunnen alles bieden wat nodig is voor wereldwijde activiteiten of hoge transactievolumes.

• Samenwerking in teamverband: Ondernemingen hebben vaak meerdere mensen die de financiën beheren. Platforms in de cloud bieden veilige toegang voor accountants, auditors en afdelingshoofden, zodat iedereen met dezelfde gegevens werkt.

• Integratie met andere systemen: Boekhouding in de cloud kan worden geïntegreerd met ERP- (Enterprise Resource Planning), CRM- en betaalsystemen die vaak door grote ondernemingen worden gebruikt.

Een productiebedrijf kan bijvoorbeeld boekhouding in de cloud gebruiken om productiekosten bij te houden, te synchroniseren met voorraadsoftware en financiële rapporten op maat te genereren voor elke afdeling.

Non-profits

Non-profits moeten vaak donaties bijhouden, beperkte middelen beheren en transparante rapportages verstrekken aan donateurs en besturen. Non-profits kunnen met boekhouding in de cloud het volgende realiseren:

• Donaties bijhouden: Deze platforms kunnen inkomstenbronnen labelen om algemene donaties te scheiden van subsidies.

• Rapporten op maat genereren: Platforms in de cloud kunnen rapporten maken die aansluiten bij de boekhoudnormen voor non-profits en die precies laten zien hoe geld wordt gebruikt.

• Samenwerkingen bevorderen: Deze platforms kunnen financiële gegevens delen met bestuursleden of subsidieverstrekkers zonder dat er lange e-mailconversaties of fysieke vergaderingen nodig zijn.

Een lokale non-profit kan bijvoorbeeld boekhouding in de cloud gebruiken om de cashflow te bewaken, de uitgaven voor een specifiek project bij te houden en financiële jaarverslagen voor donateurs op te stellen.

Ondernemingen met teams die op afstand of op verschillende plekken werken

Teams die op afstand of op verschillende plekken werken, vertrouwen op systemen in de cloud om verbonden te blijven. Voor ondernemingen met dit soort teams kan boekhouding in de cloud het volgende bieden:

• Toegang op verschillende locaties: Met platforms in de cloud kunnen teamleden overal inloggen om rapporten te controleren, onkosten in te dienen of de salarisadministratie te beheren.

• Op rollen gebaseerde machtigingen: Platforms in de cloud kunnen toegang verlenen aan verschillende teamleden terwijl de controle over gevoelige financiële gegevens wordt behouden.

• Eenvoudigere samenwerking: Deze platforms laten accountants en boekhouders werken met gegevens die in real time worden bijgewerkt, ongeacht hun locatie.

Een digitaal marketingbureau met werknemers in meerdere landen kan bijvoorbeeld boekhouding in de cloud gebruiken om facturatie in meerdere valuta af te handelen, uitgaven van verschillende teams bij te houden en financiële nauwkeurigheid te garanderen.

Hoe veilig is boekhouding in de cloud voor het opslaan van financiële gegevens?

Als het goed wordt beheerd, is boekhouding in de cloud vaak veiliger dan traditionele oplossingen waarbij gegevens lokaal worden opgeslagen. Leveranciers investeren in beveiligingsmaatregelen en infrastructuur die verder gaan dan wat de meeste ondernemingen zelf zouden kunnen implementeren. Zo werkt de beveiliging van boekhouding in de cloud:

Encryptie

Encryptie is de ruggengraat van gegevensbeveiliging bij boekhouding in de cloud. Hiermee worden je gegevens omgezet in een code die onleesbaar is voor onbevoegden. Wanneer gegevens tussen je apparaat en de cloud worden verplaatst, worden deze versleuteld om onderschepping te voorkomen. Gegevens die op de servers van de leverancier zijn opgeslagen, worden ook versleuteld. Dus zelfs als iemand toegang zou krijgen tot de servers, zou de informatie onbruikbaar zijn zonder de encryptiesleutel.

Multifactorauthenticatie (MFA)

MFA voegt een beveiligingslaag toe door meer dan alleen een wachtwoord te vereisen om in te loggen. Zelfs als je wachtwoord gecompromitteerd is, hebben niet-geautoriseerde gebruikers nog steeds een tweede factor nodig, zoals een code die naar je telefoon wordt verzonden of een verificatie via een app, om toegang te krijgen.

Regelmatige back-ups van gegevens

Aanbieders van boekhouding in de cloud voeren regelmatig gegevensback-ups uit om je informatie veilig te houden, zelfs in het geval van hardwarestoringen, cyberaanvallen of natuurrampen. Ze kunnen je gegevens snel herstellen zonder grote verstoringen als er iets misgaat.

Compliance met beveiligingsnormen

Gerenommeerde oplossingen voor boekhouding in de cloud voldoen aan de industrienormen en -voorschriften voor gegevensbeveiliging en privacy, zoals:

• Systeem- en organisatiecontroles (SOC) 2: Een raamwerk voor het beheren en beveiligen van gevoelige informatie.

• Algemene verordening gegevensbescherming (AVG): Een verordening die de persoonsgegevens van klanten beschermt en van toepassing is op ondernemingen die actief zijn in of werken met de Europese Unie (EU).

• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): Een standaard voor gegevensbescherming als je boekhoudsoftware gegevens van kaartbetalingen verwerkt.

Gebruikersrechten en toegang op basis van rollen

Met de meeste platforms in de cloud kun je bepalen wie wat ziet. Je kunt je accountant bijvoorbeeld volledige toegang tot je financiële administratie geven en een werknemer alleen onkostendeclaraties laten indienen. Dit kan het risico op intern misbruik of onbedoelde wijzigingen verminderen.

Monitoring en detectie van bedreigingen

Aanbieders van boekhouding in de cloud investeren in geavanceerde systemen voor het detecteren van bedreigingen. Ze controleren actief op verdachte activiteiten, zoals ongebruikelijke inlogpogingen of malware, en nemen proactieve maatregelen om bedreigingen te blokkeren voordat ze leiden tot inbreuken.

Op welke functies moet je letten bij een oplossing voor boekhouding in de cloud?

Welk systeem voor boekhouding in de cloud je het beste kunt kiezen, hangt af van de behoeften van je onderneming. Een freelancer kan prioriteit geven aan facturatie en registratie van uitgaven, een kleine onderneming kan waarde hechten aan hulp bij fiscale compliance en salarisintegratie, en een groeiende onderneming kan zich richten op schaalbaarheid en geavanceerde rapportages.

Dit zijn functies waarnaar je kunt zoeken, afhankelijk van je prioriteiten:

Facturatie en betalingsverwerking

Ga voor je facturatie- en betaalbehoeften op zoek naar platforms voor boekhouding in de cloud waarmee je het volgende kunt doen:

• professioneel ogende facturen genereren waaraan je je branding kunt toevoegen

• terugkerende facturen voor abonnements- of voorschotmodellen automatiseren

• online betalingen ontvangen via de factuur door integratie met betalingsverwerkers zoals Stripe

Met deze functies kunnen klanten eenvoudiger betalen, worden gegevens automatisch bijgewerkt en hoef je minder tijd te besteden aan het innen van facturen.

Uitgaven bijhouden

Als je veel uitgaven bijhoudt, zoek je platforms die je de volgende mogelijkheden bieden:

• ontvangstbewijzen uploaden via een mobiele app door een foto te maken

• automatisch uitgaven van gekoppelde bankrekeningen of creditcards importeren en categoriseren

• zakelijke uitgaven markeren als mogelijke aftrekposten voor de belastingaangifte

Platforms die je gewoonten leren (bijvoorbeeld door transacties van een specifieke leverancier consequent te categoriseren), kunnen deze processen eenvoudiger maken.

Bankreconciliatie

Voor hulp bij bankreconciliatie (dat wil zeggen het koppelen van transacties in je boekhoudsoftware aan je bankafschriften) zoek je platforms die je de volgende mogelijkheden bieden:

• automatisch banktransacties importeren en overeenkomsten voor facturen of uitgaven voorstellen

• afwijkingen markeren zodat je ze snel kunt onderzoeken

Deze platforms kunnen je financiële administratie nauwkeurig en up-to-date houden zonder dat je uren handmatig werk hoeft te doen.

Rapportage en financieel inzicht

Als rapportage en financieel inzicht prioriteiten zijn, overweeg je platforms met:

• kant-en-klare rapporten zoals winst- en verliesrekeningen, kasstroomoverzichten en balansen

• rapporten die zijn aangepast aan je behoeften, zoals het bijhouden van prestaties per project, afdeling of periode

• realtime dashboards met belangrijke statistieken zoals inkomsten, uitgaven en openstaande facturen

Gedetailleerde rapportage is vooral handig voor besluitvorming, het identificeren van trends en de voorbereiding op de belastingaangifte.

Fiscale compliance

Zoek voor hulp bij fiscale compliance naar systemen voor boekhouding in de cloud die het volgende kunnen bieden:

• automatische berekening van sales tax of belasting toegevoegde waarde (btw) op basis van je locatie en transactietype

• ingebouwde tools om aftrekbare uitgaven en belastingverplichtingen gedurende het hele jaar bij te houden

• integratie met software voor belastingaangifte of de mogelijkheid om rapporten voor de belasting voor je accountant te genereren

Deze functies kunnen talloze uren voorbereiding besparen en het risico op fouten bij de aangifte verminderen.

Integratie van salarisadministratie

Zoek voor salarisadministratie platforms die het volgende kunnen:

• salarisberekeningen automatiseren, inclusief belastingen en uitkeringen

• loonkosten synchroniseren met je financiële rapporten om je boekhouding op orde te houden

Schaalbaarheid en add-ons

Als je op zoek bent naar flexibele oplossingen, zoek je naar functies zoals:

• ondersteuning voor meerdere valuta voor internationale transacties

• voorraadbeheer voor productgebaseerde ondernemingen

• tracking van projecten om de kosten en winstgevendheid per project te bewaken

• Application Programming Interface (API) voor integratie met andere tools, waaronder CRM- of ERP-systemen

Schaalbaarheid zorgt ervoor dat je je boekhoudsoftware niet ontgroeit naarmate je onderneming groeit.

Samenwerking en gebruikersrechten

Als binnen je onderneming meerdere mensen de financiën beheren, zoek je naar functies zoals:

• toegang voor meerdere gebruikers met op rollen gebaseerde machtigingen, zodat je kunt bepalen wie bepaalde gegevens kan zien of bewerken

• realtime samenwerking, zodat je accountant en je team samen met je kunnen werken zonder dat je allemaal op dezelfde locatie hoeft te zijn

Dit maakt het gemakkelijker om informatie veilig te delen en miscommunicatie te voorkomen.

Integratie met andere technologieën

Als je al andere technologieën gebruikt om je onderneming te runnen, kun je platforms overwegen die hiermee kunnen worden geïntegreerd. Denk aan de volgende technologieën:

• betalingsverwerkers zoals Stripe voor het automatisch bijhouden van transacties

• e-commerceplatforms zoals Shopify of WooCommerce om verkoopgegevens te synchroniseren

• tijdregistratietools als je klanten per uur factureert

• voorraadsystemen om voorraadniveaus en -kosten bij te houden

Gebruiksgemak en klantenondersteuning

Je moet ervoor zorgen dat het platform dat je kiest intuïtief te gebruiken is en ondersteuning biedt wanneer je die nodig hebt. Zoek naar platforms die:

• geen geavanceerde boekhoudkundige kennis vereisen

• onboarding-ondersteuning, tutorials of een kennisbank hebben om je op weg te helpen

• responsieve klantenondersteuning bieden voor het geval je hulp nodig hebt bij het oplossen van een probleem