Auch wenn die Buchhaltung nicht zu den spannendsten Aufgaben bei der Führung eines Unternehmens gehört, ist sie doch einer der wichtigsten Vorgänge. Jahrelang haben sich Unternehmen auf traditionelle, zeitaufwändige Buchhaltungsmethoden wie manuelle Kassenbücher, desktop-Software und Tabellenkalkulationen verlassen. Die Cloud-Buchhaltung – eine moderne Methode der Buchführung – kann Unternehmen dabei helfen, ihre Finanzen effizienter zu verwalten, indem sie Routineaufgaben automatisiert und Finanzinformationen auf dem neuesten Stand hält.

Die Cloud-Buchhaltung wird in der Regel als software as a service (SaaS) bereitgestellt. Dabei handelt es sich um eine Software, die von einem Anbieter verwaltet, online gehostet und meist über ein kostenpflichtiges abonnement aufgerufen wird. Die Begriffe Cloud-Buchhaltung und SaaS werden oft synonym verwendet. SaaS bezieht sich jedoch auf viele Arten von cloudbasierter Software, während die Cloud-Buchhaltung speziell die Buchhaltung und Buchführung unterstützt. Da die Cloud-Buchhaltung immer beliebter wird, wird erwartet, dass der weltweite Markt für Cloud-Buchhaltungssoftware bis 2030 ein Volumen von 8 Milliarden USD erreicht.

Im Folgenden erklären wir, was Cloud-Buchhaltung ist, wie sie funktioniert und warum Unternehmen von der traditionellen Buchhaltung zu diesem modernen Ansatz wechseln.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Cloud-Buchhaltung?
  
• Cloud-Buchhaltung vs. traditionelle Desktop-Buchhaltung
  
• Wie funktioniert die Cloud-Buchhaltung?
  
• Welche Vorteile bietet die Cloud-Buchhaltung für Unternehmen?
  
• Welche Unternehmen profitieren am meisten von der Cloud-Buchhaltung?
  
• Wie sicher ist die Cloud-Buchhaltung bei der Speicherung von Finanzdaten?
  
• Auf welche Funktionen sollten Sie bei einer Cloud-Buchhaltungslösung achten?
  
• Wie viel kostet die Cloud-Buchhaltung?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was ist Cloud-Accounting?

Cloud-Buchhaltung ist die Praxis, die Finanzen Ihres Unternehmens mit einer Software zu verwalten, die online (in der „Cloud“) gehostet wird, anstatt auf einem Computer oder server. Stellen Sie sich das so vor, als ob Sie Ihre Buchführung von Ihrem Bürocomputer auf eine sichere, webbasierte Plattform verlagern. Im Zentrum dieser Plattform steht Ihr Hauptbuch – die zentrale Aufzeichnung aller finanziellen transaktionen Ihres Unternehmens. Mit der Cloud-Buchhaltung sind Ihre Daten nicht an ein einziges Gerät gebunden; sie sind überall dort verfügbar, wo Sie einen Internetzugang haben. Cloudbasierte Plattformen automatisieren zudem mühsame Aufgaben und synchronisieren Daten in Echtzeit, sodass Sie keine Tabellen mehr manuell aktualisieren oder lokal installierte Software verwenden müssen.

Cloud-Buchhaltung vs. traditionelle Desktop-Buchhaltung

Wie funktioniert Cloud-Accounting?

Die Cloud-Buchhaltung ermöglicht es Ihnen, das einkommen Ihres Unternehmens, die Ausgaben und die allgemeine finanzielle Gesundheit in einer Online-Umgebung zu verfolgen. Anstatt Ihre Daten jedoch auf einem Computer oder lokalen server (oder in Papierstapeln) zu speichern, speichert die Cloud-Buchhaltung sie auf Remote-servern, auf die Sie von überall aus mit einer Internetverbindung zugreifen können. Wenn Sie derzeit eine desktop-Buchhaltungssoftware verwenden, bieten viele Cloud-Plattformen integrierte Import-Tools, mit denen Sie Ihre historischen Daten migrieren können – einschließlich transaktionen, Rechnungen und kundendatensätzen –, sodass Sie nicht ganz von vorn anfangen müssen.

Die meisten Cloud-Buchhaltungssysteme sind so konzipiert, dass sie sich mit anderen Technologien verbinden lassen, die Sie bereits für die Führung Ihres Unternehmens nutzen, einschließlich Zahlungsverarbeitern wie Stripe, e-commerce-Plattformen wie Shopify und CRM-Software. Diese integrationen bieten Echtzeit-Updates über verschiedene Systeme hinweg und schaffen einen zentralen Ort für Ihre Buchhaltungsaktivitäten.

Wenn beispielsweise eine kundin oder ein kunde ein Produkt auf Ihrer Website kauft, kann sie oder er mit Stripe bezahlen. Ihre Buchhaltungsplattform erfasst die Zahlung automatisch, gleicht sie mit dem Verkauf ab und weist sie in Ihren umsatzberichten aus. Wenn Sie Ihr geschäftskonto mit einer cloudbasierten Plattform verbinden, protokolliert die Plattform jede neue transaktion – ob Zahlung, einzahlung oder Ausgabe – und kategorisiert sie sofort.

Mit diesen Funktionen können Cloud-Accounting-Plattformen zeitaufwändige Routineaufgaben automatisieren, die anfällig für menschliche Fehler sind, darunter:

• Bankauszahlungsabgleich: Cloud-Buchhaltungssysteme können eingehende Zahlungen den entsprechenden Rechnungen zuordnen, was eine manuelle Nachverfolgung überflüssig macht.

• Wiederkehrende Rechnungen: Cloud-Buchhaltungsplattformen können Rechnungen nach einem voreingestellten Zeitplan automatisch versenden – ideal für Unternehmen mit abonnementbasierten oder Retainer-Modellen.

• Ausgabenkategorisierung: Viele Cloud-Buchhaltungslösungen „lernen“ aus Ihren Gewohnheiten. Wenn Sie beispielsweise Büroartikel, die Sie bei einem bestimmten Anbieter gekauft haben, regelmäßig einer bestimmten Kategorie zuordnen, kann das System damit beginnen, dies automatisch zu tun.

Was sind die Vorteile von Cloud-Accounting für Unternehmen?

Die Cloud-Buchhaltung macht das Finanzwesen übersichtlicher, anpassungsfähiger und orientiert sich an modernen Arbeitsabläufen. Und so funktioniert es:

• Zugänglichkeit: Mit der Cloud-Buchhaltung können Sie in einer Besprechung Ihren Cashflow auf dem Smartphone überprüfen, auf Reisen eine Rechnung senden oder Finanzdaten mit Ihrem Buchhalter oder Ihrer Buchhalterin teilen, ohne sich im selben Raum zu befinden – sie funktioniert überall dort, wo Sie arbeiten.

• Echtzeit-Updates: Die Cloud-Buchhaltung bietet Ihnen eine Echtzeit-übersicht über Ihre Finanzen. Wenn ein client eine Rechnung bezahlt, spiegeln Ihre Zahlen dies sofort wider. Wenn Sie einen Kauf tätigen, protokolliert die Lösung dies ohne Verzögerung. Diese Echtzeit-Verbindung hilft Ihnen dabei, zu verwalten, was reinkommt, was rausgeht und was als Nächstes ansteht.

• Automatisierte Aufgaben: Die Cloud-Buchhaltung übernimmt sich wiederholende Aufgaben wie den Abgleich von Zahlungen, die Kategorisierung von Ausgaben und den Versand von Erinnerungen für überfällige Rechnungen. So gewinnen Sie Zeit und können sich auf wichtigere Aufgaben für Ihr Unternehmen konzentrieren.

• Skalierbarkeit: Ganz gleich, ob Sie ein Ein-Personen-Unternehmen sind oder in neue Märkte expandieren, die Cloud-Buchhaltung passt sich Ihren Anforderungen an. Beginnen Sie mit den Grundlagen und fügen Sie Funktionen wie Gehaltsabrechnung, Bestandsverfolgung und Unterstützung für mehrere Währungen hinzu, wenn Sie dazu bereit sind. Sie müssen Ihr Finanzsystem nicht komplett neu aufbauen, nur weil Ihr Unternehmen expandiert.

• Einfachere Zusammenarbeit: Da alles online abgewickelt wird, können sich Ihre Buchhalter/innen, Ihr Team und Sie anmelden und auf dieselben Daten zugreifen. Es ist nicht mehr nötig, Dateien hin- und herzuschicken oder mit veralteten Versionen zu arbeiten. Die Cloud bietet einen gemeinsamen Arbeitsbereich, in dem alle auf demselben Stand bleiben.

• Automatische Updates: Cloudbasierte Plattformen führen Updates automatisch durch. Sie müssen sich nicht um die Installation neuer Steuertabellen oder das Patchen von Fehlern kümmern – diese Updates erfolgen im Hintergrund. So wird sichergestellt, dass Sie immer die aktuellste Version der Software verwenden und Zugriff auf die neuesten Funktionen und compliance-Standards haben.

Welche Unternehmen profitieren am meisten von Cloud-Accounting?

Die meisten Unternehmen können von der Cloud-Buchhaltung profitieren, insbesondere solche, die Wert auf Flexibilität, Automatisierung und skalierbarkeit legen. Unabhängig davon, ob Sie ein start-up führen, ein kleines Unternehmen leiten oder an der Spitze eines Großunternehmens stehen, die Cloud-Buchhaltung passt sich an Ihre Bedürfnisse an und wächst mit Ihnen.

So können verschiedene Arten von Unternehmen von der Cloud-Buchhaltung profitieren:

Start-ups

Start-ups, bei denen es sich häufig um schlanke Organisationen handelt, können mit Cloud-Accounting-Lösungen:

• Zeit sparen: Mühsame Aufgaben wie der Abgleich von Bankkonten und das Versenden wiederkehrender Rechnungen werden automatisiert.

• Flexibel bleiben: Start-ups können ihre Buchhaltungsanforderungen im Zuge ihrer Expansion skalieren. Dazu gehören die frühzeitige Verfolgung von Ausgaben und die Integration von Gehaltsabrechnungen und erweiterten Berichten, wenn sie Mitarbeiter/innen einstellen.

• Sichtbarkeit bieten: Echtzeiteinblicke in den Cashflow sind besonders wichtig, wenn jeder Euro zählt.

Beispielsweise könnte ein Tech-Startup Stripe mit seiner Cloud-Accounting-Plattform verknüpfen, um den Umsatz aus Abonnements zu verfolgen und schnell Finanzberichte für Investoren zu erstellen.

Kleine und mittelständische Unternehmen

Für KMUs, die in der Regel nur über wenig Zeit und Personal verfügen, bieten Cloud-Accounting-Lösungen folgende Möglichkeiten:

• Systeme konsolidieren: Invoicing, Ausgabenverfolgung, Gehaltsabrechnung und Berichterstattung werden in einer Plattform kombiniert, wodurch der Bedarf an mehreren, nicht miteinander verbundenen Systemen reduziert wird.

• Remote-Arbeit ermöglichen: KMU-Inhaber/innen und ihre Teams können von überall aus mit einer Internetverbindung arbeiten – im Büro, zu Hause oder unterwegs.

• Steuern vereinfachen: Integrierte Tools für die steuer-Verfolgung und compliance erleichtern die Steuersaison.

Beispielsweise könnte ein kleiner einzelhändler die Cloud-Buchhaltung nutzen, um Verkaufsdaten von seiner e-commerce-Plattform zu synchronisieren, Lagerkosten zu verfolgen und Jahresabschlüsse ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu erstellen.

Freiberufler und Ein-Personen-Unternehmer

Für Selbstständige, die häufig alle Aufgaben in ihrem Unternehmen übernehmen, einschließlich Vertrieb und Buchhaltung, kann eine Cloud-Accounting-Lösung:

• Kosten senken: Maßgeschneiderte pläne für Freiberufler/innen decken invoicing, Ausgabenverfolgung und grundlegende Berichterstattung ohne unnötige Funktionen oder hohe Kosten ab.

• Bedarf an Fachwissen reduzieren: Das nutzerfreundliche Design der Plattformen bedeutet, dass Freiberufler/innen ihre Bücher ohne zusätzliche Hilfe verwalten können.

• Hilfe bei der steuer-Vorbereitung: Abzugsfähige Ausgaben werden automatisch verfolgt und Berichte für die reibungslose abgabe der steuererklärung generiert.

Beispielsweise könnte ein freiberuflicher Grafikdesigner die Cloud-Buchhaltung nutzen, um professionelle Rechnungen zu senden, das einkommen für steuer-Zahlungen zu verfolgen und Geschäftsausgaben wie Software-abonnements zu protokollieren.

Wachsende Unternehmen

Finanzvorgänge werden für große Unternehmen immer komplexer, wenn sie wachsen. Für diese Unternehmen bietet eine Cloud-Accounting-Lösung folgende Vorteile:

• Flexible Funktionen: Von der Unterstützung mehrerer Währungen bis hin zu erweitertem Reporting können cloudbasierte Plattformen die Anforderungen globaler Abläufe oder hoher Transaktionsvolumina bewältigen.

• Zusammenarbeit im Team: In großen Unternehmen sind oft mehrere Personen für die Finanzen zuständig. Ein sicherer Zugriff für die Buchhaltung, die Wirtschaftsprüfung und die Abteilungsleitungen stellt sicher, dass alle mit denselben Daten arbeiten.

• Integration mit anderen Systemen: Cloud-Buchhaltung lässt sich in ERP- (Enterprise Resource Planning), CRM- und Zahlungssysteme integrieren, die in großen Unternehmen häufig verwendet werden.

Beispielsweise kann ein Fertigungsunternehmen Cloud-Accounting verwenden, um Produktionskosten zu verfolgen, mit Bestandssoftware zu synchronisieren und benutzerdefinierte Finanzberichte für jede Geschäftseinheit zu erstellen.

Gemeinnützige Organisationen

Gemeinnützige Organisationen müssen Spenden nachverfolgen, knappe Budgets sorgsam verwalten und Spendern und Vorständen transparente Berichte zur Verfügung stellen. Für gemeinnützige Organisationen bietet Cloud-Accounting folgende Möglichkeiten:

• Spenden nachverfolgen: Einnahmequellen werden automatisch markiert, um allgemeine Spenden leichter von Fördermitteln zu trennen.

• Benutzerdefinierte Berichte erstellen: Es werden Berichte erstellt, die den Rechnungslegungsstandards für gemeinnützige Organisationen entsprechen und genau zeigen, wie die Mittel verwendet werden.

• Zusammenarbeit fördern: Finanzdaten können problemlos mit Vorstandsmitgliedern oder Verfasserinnen und Verfassern von Förderanträgen geteilt werden, ohne dass lange E-Mail-Verläufe oder persönliche Besprechungen erforderlich sind.

Beispielsweise könnte eine lokale gemeinnützige Organisation Cloud-Accounting verwenden, um den Cashflow zu überwachen, Ausgaben für ein bestimmtes Projekt zu verfolgen und jährliche Finanzberichte für Spender zu erstellen.

Unternehmen mit Remote- und verteilten Teams

Remote- und verteilte Teams nutzen Cloud-Systeme, um in Verbindung zu bleiben. Für solche Remote-Unternehmen kann Cloud-Accounting Folgendes bieten:

• Standortübergreifender Zugriff: Teammitglieder können sich von überall aus anmelden, um Berichte zu prüfen, Ausgaben einzureichen oder die Gehaltsabrechnung zu verwalten.

• Rollenbasierte Berechtigungen: Unterschiedlichen Teammitgliedern kann problemlos Zugriff gewährt werden, während gleichzeitig die Kontrolle über vertrauliche Finanzdaten gewahrt bleibt.

• Einfachere Zusammenarbeit: Buchhalterinnen und Buchhalter arbeiten mit Daten, die in Echtzeit aktualisiert werden, unabhängig von ihrem Standort.

Beispielsweise könnte eine Digital-Marketing-Agentur mit Personal in mehreren Ländern die Cloud-Accounting-Lösung nutzen, um Rechnungen in verschiedenen Währungen zu verwalten, Ausgaben teamübergreifend zu verfolgen und finanzielle Genauigkeit sicherzustellen.

Wie sicher ist Cloud-Accounting für die Speicherung von Finanzdaten?

Bei ordnungsgemäßer Verwaltung ist Cloud-Buchhaltung oft sicherer als traditionelle, lokal gespeicherte Lösungen. Anbieter investieren in Sicherheitsmaßnahmen und Infrastruktur, die das übertreffen, was die meisten Unternehmen selbst implementieren könnten.

So funktioniert die Sicherheit in der Cloud-Buchhaltung:

Verschlüsselung

Verschlüsselung ist das Rückgrat der Datensicherheit in der Cloud-Buchhaltung. Sie wandelt Ihre Daten in einen Code um, der für unbefugte Dritte unlesbar ist. Wenn Daten zwischen Ihrem Gerät und der Cloud übertragen werden, werden sie verschlüsselt, um ein Abfangen zu verhindern. Daten, die auf den Servern des Anbieters gespeichert sind, werden ebenfalls verschlüsselt. Selbst wenn also jemand Zugriff auf die Server erhielte, wären die Informationen ohne den Verschlüsselungsschlüssel unbrauchbar.

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)

MFA fügt eine Sicherheitsebene hinzu, indem es mehr als nur ein Passwort für die Anmeldung erfordert. Selbst wenn Ihr Passwort in falsche Hände geraten ist, wird einen zweiten Faktor benötigt, z. B. einen Code, der an Ihr Handy gesendet wird, oder eine App-basierte Verifizierung.

Regelmäßige Datensicherungen

Cloud-Accounting-Anbieter führen regelmäßige Datensicherungen durch, um Ihre Daten auch bei Hardwareausfällen, Cyberangriffen oder Naturkatastrophen zu schützen. Sie können Ihre Daten schnell und ohne größere Unterbrechungen wiederherstellen, wenn etwas schief geht.

Einhaltung von Sicherheitsstandards

Seriöse Cloud-Accounting-Lösungen entsprechen den branchenüblichen Standards und gesetzlichen Vorschriften für Datensicherheit und Datenschutz. Dazu könnten gehören:

• System and Organization Controls (SOC) 2: Ein Framework zur Verwaltung und Sicherung vertraulicher Informationen.

• ISO 27001: Ein internationaler Standard für Managementsysteme für Informationssicherheit, der anzeigt, dass ein Anbieter einen systematischen Ansatz zur Verwaltung und zum Schutz vertraulicher Daten etabliert hat.

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Eine Verordnung, die die personenbezogenen Daten von Kundinnen und Kunden schützt und für Unternehmen gilt, die in der Europäischen Union (EU) tätig sind oder mit ihr zusammenarbeiten.

• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): Ein Standard für den Datenschutz, wenn Ihre Buchhaltungssoftware Daten aus Kartenzahlungen verarbeitet.

Benutzerberechtigungen und rollenbasierter Zugriff

Bei den meisten cloudbasierten Plattformen können Sie steuern, wer was sehen kann. Sie können beispielsweise Ihrem Buchhalter vollen Zugriff auf die Bücher gewähren, während Sie den gewöhnlichen Mitarbeiterzugang auf das Einreichen von Spesenabrechnungen beschränken. Dies kann das Risiko eines internen Missbrauchs oder versehentlicher Änderungen verringern.

Überwachung und Bedrohungserkennung

Cloud-Accounting-Anbieter investieren viel in fortschrittliche Bedrohungserkennungssysteme. Sie überwachen aktiv verdächtige Aktivitäten, wie z. B. ungewöhnliche Anmeldeversuche oder versuchte Infiltration mit Schadsoftware, und ergreifen proaktive Maßnahmen, um Bedrohungen zu blockieren, bevor sie zu Sicherheitsverletzungen werden.

Auf welche Funktionen sollten Sie bei einer Cloud-Accounting-Lösung achten?

Wenn Sie sich für ein Cloud-Accounting-System entscheiden, hängt die richtige Wahl von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Ein Freiberufler legt vielleicht Wert auf Rechnungsstellung und Ausgabenverfolgung, ein KMU schätzt vielleicht Hilfe bei der Einhaltung von Steuervorschriften und die Integration der Gehaltsabrechnung, während für ein schnell wachsendes Unternehmen vielleicht die Skalierbarkeit und ein umfassendes Reporting wichtig sind.

Hier sind Funktionen, auf die Sie je nach Ihren Prioritäten achten sollten:

Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung

Suchen Sie für Ihre Rechnungsstellungs- und Zahlungsanforderungen ein Cloud-Accounting-Plattform, die Folgendes kann:

• Professionell aussehende Rechnungen erstellen, die an Ihr Branding angepasst werden können

• Wiederkehrende Rechnungen für abonnementbasierte oder Retainer-Modelle automatisieren

• Online-Zahlungen über die Rechnung akzeptieren, indem Zahlungsabwickler wie Stripe integriert werden

Diese Funktionen erleichtern den Kunden die Bezahlung, aktualisieren Datensätze automatisch und sparen Zeit beim Eintreiben offener Forderungen.

Ausgabenverfolgung

Wenn Sie viele Ausgaben verfolgen, suchen Sie nach Plattformen, die Ihnen Folgendes ermöglichen:

• Zahlungsbelege hochladen, indem Sie ein Foto in einer mobilen App machen, und dann optische Zeichenerkennung (OCR) verwenden, um Details wie Anbieter, Datum und Betrag automatisch zu extrahieren

• Ausgaben von verbundenen Bankkonten oder Kreditkarten automatisch importieren und kategorisieren

• Geschäftsbezogene Ausgaben für potenzielle Abzüge während der Steuersaison markieren

Plattformen, die Ihre Gewohnheiten kennen (z. B. die konsequente Kategorisierung von Transaktionen eines bestimmten Anbieters), können diese Prozesse vereinfachen.

Bankauszahlungsabgleich

Wenn Sie Hilfe beim Bankauszahlungsabgleich (d. h. dem Abgleich von Transaktionen in Ihrer Buchhaltungssoftware mit Ihren Kontoauszügen) benötigen, suchen Sie eine Plattformen, die Folgendes kann:

• Banktransaktionen automatisch importieren und Abgleiche mit Rechnungen oder Ausgaben vorschlagen

• Unstimmigkeiten markieren, damit Sie diese schnell untersuchen können

Diese Plattformen können Ihre Finanzunterlagen ohne stundenlange manuelle Arbeit präzise und auf dem neuesten Stand halten.

Reporting und Finanzdaten

Wenn Reporting und Einblicke in Finanzdaten eine Priorität sind, sollten Sie Plattformen in Betracht ziehen, die folgende Funktionen mitbringen:

• Vorgefertigte Berichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Cashflow-Zusammenfassungen und Bilanzen

• Berichte, die an Ihre Bedürfnisse angepasst sind, z. B. Performance-Verfolgung nach Projekt, Abteilung oder Zeitraum

• Echtzeit-Dashboards, die wichtige Kennzahlen wie Umsatz, Ausgaben und ausstehende Rechnungen anzeigen

Detaillierte Berichte sind besonders nützlich für die Entscheidungsfindung, die Identifizierung von Trends und die Vorbereitung auf die Steuererklärung.

Steuerkonformität

Wenn Sie Hilfe bei der Steuerkonformität benötigen, suchen Sie nach Cloud-Accounting-Systemen, die Folgendes bieten:

• Automatische Berechnung von Sales Tax oder Umsatzsteuer basierend auf Ihrem Standort und der Transaktionsart

• Integrierte Tools zur Verfolgung abzugsfähiger Ausgaben und Steuerschulden im Laufe des Jahres

• Integration mit Software für die Steuererklärung oder die Möglichkeit, steuerfertige Berichte für Ihre Buchhaltung zu erstellen

Diese Funktionen können unzählige Stunden an Vorbereitung einsparen und das Risiko von Fehlern in der Steuererklärung markant reduzieren.

Integration der Gehaltsabrechnung

Für die Gehaltsabrechnung sollten Sie nach Plattformen suchen, die Folgendes bieten:

• Gehaltsabrechnungen einschließlich Steuern und Sozialleistungen automatisieren

• Ausgaben für die Gehaltsabrechnung mit Ihren Finanzberichten synchronisieren, um Ihre Bücher in Ordnung zu halten

Skalierbarkeit und Erweiterungen

Wenn Sie auf der Suche nach flexiblen Lösungen sind, achten Sie auf Funktionen wie:

• Unterstützung mehrerer Währungen für internationale Transaktionen

• Bestandsverwaltung für produktbasierte Unternehmen

• Projektverfolgung zur Überwachung von Kosten und Rentabilität auf Projektbasis

• API-Zugriff für die Integration mit anderen Tools, einschließlich CRM- oder ERP-Systemen

Skalierbarkeit stellt sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware auch bei wachsendem Geschäftsbetrieb mit Ihnen Schritt hält.

Zusammenarbeit und Nutzerberechtigungen

Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere Personen die Finanzen verwalten, sollten Sie auf folgende Funktionen achten:

• Mehrnutzerzugriff mit rollenbasierten Berechtigungen, damit Sie steuern können, wer bestimmte Daten sieht oder bearbeitet

• Zusammenarbeit in Echtzeit, damit Ihre Buchhaltung und Ihr Team mit Ihnen zusammenarbeiten können, ohne sich am selben Standort befinden zu müssen

Dies erleichtert den sicheren Austausch von Informationen und vermeidet Missverständnisse.

Integration mit anderen Technologien

Wenn Sie bereits andere Technologien für die Führung Ihres Unternehmens nutzen, sollten Sie Plattformen in Betracht ziehen, die sich in diese integrieren lassen. Zu den häufig verwendeten Technologien gehören:

• Zahlungsabwickler wie Stripe für die automatische Nachverfolgung von Transaktionen

• E-Commerce-Plattformen wie Shopify oder WooCommerce zur Synchronisierung von Verkaufsdaten

• Zeiterfassungstools, wenn Sie Kundinnen und Kunden stundenweise abrechnen

• Bestandsverwaltungssysteme zur Nachverfolgung von Lagerbeständen und Kosten

Benutzerfreundlichkeit und Kundensupport

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Plattform intuitiv bedienbar ist und Support bietet, wenn Sie ihn benötigen. Achten Sie auf Plattformen, die:

• keine fortgeschrittenen Buchhaltungskenntnisse für die Nutzung erfordern

• Onboarding-Support, Tutorials oder eine Wissensdatenbank bieten, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern

• einen reaktionsschnellen Kundensupport bieten, falls Sie Hilfe bei der Fehlerbehebung benötigen

Wie viel kostet die Cloud-Buchhaltung?

Wie bei vielen SaaS-Produkten werden Cloud-Buchhaltungsplattformen in der Regel wiederkehrend – monatlich oder jährlich – anstatt als einmaliger Kauf abgerechnet. Jährliche Pläne sind im Vergleich zur monatlichen Zahlung oft rabattiert.

Die Preisgestaltung erfolgt in der Regel in Stufen, und die richtige Stufe hängt mehr von den benötigten Funktionen ab als nur von der Unternehmensgröße. Einstiegspläne decken tendenziell die Grundlagen ab: Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung und Bankauszahlungsabgleich für eine einzelne Nutzerin oder einen einzelnen Nutzer. Höhere Stufen schalten Funktionen wie Mehrnutzerzugriff, Gehaltsabrechnung, Support für mehrere Währungen, Bestandsverwaltung oder erweiterte Berichterstattung frei – sodass ein wachsendes oder komplexeres Unternehmen in der Regel mehr zahlt als freiberuflich Tätige oder Einzelunternehmen, die nur Kernfunktionen nutzen.

Einige Plattformen berechnen auch Gebühren pro Nutzerin oder Nutzer oder pro zusätzlicher Einheit (z. B. wenn Sie die Bücher für mehrere Unternehmensstandorte oder Tochtergesellschaften verwalten) anstelle eines einzigen Pauschalbetrags. Als grobe Richtlinie reichen Pläne üblicherweise von kostengünstigeren Stufen, die für freiberuflich Tätige und Solo-Selbstständige entwickelt wurden, bis hin zu teureren Stufen für Teams mit mehreren Nutzerinnen und Nutzern oder Unternehmen mit mehreren Einheiten. Es lohnt sich zu vergleichen, was in jeder Stufe enthalten ist, da ein niedrigerer Grundpreis möglicherweise Funktionen wie Gehaltsabrechnung oder erweiterte Berichterstattung nicht einschließt, die Sie separat hinzufügen müssten.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing können Unternehmen ihre Rechnungs- und Zahlungsprozesse vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Erstellen, personalisieren und versenden Sie professionelle Rechnungen in wenigen Minuten – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihre Debitorenbuchhaltung effizienter verwalten und Ihren Cashflow im Blick behalten können.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Tools für das Mahnwesen, die Ihnen helfen können, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz einfach aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen in Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Zahlungseinzug durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Bezahlseite.

• In bestehende Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Software integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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