แม้ไม่ใช่ส่วนที่น่าตื่นเต้นที่สุดของการดำเนินธุรกิจ แต่การบัญชีคือหนึ่งในการดำเนินการที่สำคัญที่สุด หลายปีที่ผ่านมาธุรกิจต่างๆ พึ่งพาวิธีทำบัญชีแบบเดิมที่ใช้เวลานาน เช่น สมุดบัญชีแยกประเภทแบบจดมือ ซอฟต์แวร์บนเดสก์ท็อป และสเปรดชีต การบัญชีบนคลาวด์ซึ่งเป็นวิธีที่ทันสมัยในการจัดการบัญชี จะช่วยให้ธุรกิจจัดการการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการทำสิ่งต่างๆ ในกิจวัตรประจำวันให้เป็นอัตโนมัติและอัปเดตข้อมูลทางการเงินให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

โดยทั่วไปการบัญชีบนคลาวด์จะนำเสนอในรูปแบบการให้บริการระบบซอฟต์แวร์ (SaaS) ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่จัดการโดยผู้ให้บริการ โฮสต์ทางออนไลน์ และมักเข้าถึงได้ผ่านการสมัครใช้บริการแบบชำระเงิน คำว่าการบัญชีบนคลาวด์และ SaaS มักใช้สลับกันได้ อย่างไรก็ตาม SaaS หมายถึงซอฟต์แวร์บนคลาวด์หลายประเภท ในขณะที่การบัญชีบนคลาวด์จะรองรับการทำบัญชีและการลงบัญชีโดยเฉพาะ เมื่อการบัญชีบนคลาวด์ได้รับความนิยมมากขึ้น คาดว่าตลาดซอฟต์แวร์การบัญชีบนคลาวด์ทั่วโลกจะมีมูลค่าถึง 8 พันล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2030

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าการบัญชีบนคลาวด์คืออะไร ทำงานอย่างไร และเหตุใดธุรกิจต่างๆ จึงเปลี่ยนจากการทำบัญชีแบบเดิมมาใช้แนวทางที่ทันสมัยนี้

เนื้อหาหลักในบทความ

• การบัญชีบนคลาวด์คืออะไร
  
• การบัญชีบนคลาวด์เทียบกับการบัญชีบนเดสก์ท็อปแบบดั้งเดิม
  
• การบัญชีบนคลาวด์ทำงานอย่างไร
  
• การบัญชีบนคลาวด์มีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร
  
• ธุรกิจใดได้รับประโยชน์สูงสุดจากการบัญชีบนคลาวด์
  
• การบัญชีบนคลาวด์มีความปลอดภัยเพียงใดในการจัดเก็บข้อมูลทางการเงิน
  
• คุณสมบัติใดบ้างที่คุณควรมองหาในโซลูชันการบัญชีบนคลาวด์
  
• การบัญชีบนคลาวด์มีค่าใช้จ่ายเท่าใด
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

การทําบัญชีบนนคลาวด์คืออะไร

การบัญชีบนคลาวด์คือแนวทางปฏิบัติในการจัดการการเงินของธุรกิจด้วยซอฟต์แวร์ที่โฮสต์ทางออนไลน์ (บน "คลาวด์") แทนที่จะเป็นบนคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ ลองนึกภาพว่านี่คือการย้ายบัญชีของคุณจากคอมพิวเตอร์ในสำนักงานไปยังแพลตฟอร์มบนเว็บที่ปลอดภัย โดยศูนย์กลางของแพลตฟอร์มนั้นคือสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณ ซึ่งเป็นบันทึกหลักของธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดของธุรกิจ เมื่อใช้การบัญชีบนคลาวด์ ข้อมูลของคุณจะไม่ถูกผูกติดอยู่กับอุปกรณ์เพียงเครื่องเดียว แต่คุณจะเข้าถึงได้ทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต แพลตฟอร์มบนคลาวด์ยังทำสิ่งต่างๆ ที่น่าเบื่อหน่ายให้เป็นอัตโนมัติและซิงค์ข้อมูลแบบเรียลไทม์ ทำให้ไม่จำเป็นต้องอัปเดตสเปรดชีตด้วยตนเองหรือใช้ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งไว้ในเครื่อง

การบัญชีบนคลาวด์เทียบกับการบัญชีบนเดสก์ท็อปแบบดั้งเดิม

การทําบัญชีบนคลาวด์มีการทํางานอย่างไร

การบัญชีบนคลาวด์ช่วยให้คุณติดตามรายได้ ค่าใช้จ่าย และสถานะทางการเงินโดยรวมของธุรกิจได้ในสภาพแวดล้อมออนไลน์ แต่แทนที่จะจัดเก็บข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ในระบบ (หรือในกองเอกสาร) การบัญชีบนคลาวด์จะเก็บข้อมูลไว้บนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลที่คุณเข้าถึงได้จากทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต หากปัจจุบันคุณใช้ซอฟต์แวร์บัญชีบนเดสก์ท็อป แพลตฟอร์มคลาวด์หลายแห่งจะมีเครื่องมือนำเข้าในตัวที่ช่วยย้ายข้อมูลย้อนหลังของคุณ เช่น ธุรกรรม ใบแจ้งหนี้ และบันทึกข้อมูลลูกค้า เพื่อให้คุณไม่ต้องเริ่มใหม่ตั้งแต่ต้น

ระบบการบัญชีบนคลาวด์ส่วนใหญ่ออกแบบมาเพื่อเชื่อมต่อกับเทคโนโลยีอื่นๆ ที่คุณใช้อยู่แล้วในการดำเนินธุรกิจ เช่น ผู้ประมวลผลการชำระเงินอย่าง Stripe, แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซอย่าง Shopify และซอฟต์แวร์ CRM การผสานการทำงานเหล่านี้จะให้การอัปเดตแบบเรียลไทม์ในทุกระบบและสร้างตำแหน่งที่ตั้งแบบรวมศูนย์สำหรับกิจกรรมการบัญชีของคุณ

ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าซื้อผลิตภัณฑ์จากเว็บไซต์ของคุณ ลูกค้าจะชำระเงินโดยใช้ Stripe ได้ แพลตฟอร์มการบัญชีของคุณจะบันทึกการชำระเงิน จับคู่กับการขาย และแสดงข้อมูลดังกล่าวในรายงานรายรับของคุณโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณเชื่อมต่อบัญชีธนาคารของธุรกิจกับแพลตฟอร์มบนคลาวด์ แพลตฟอร์มจะบันทึกธุรกรรมใหม่ทุกรายการ ไม่ว่าจะเป็นการชำระเงิน เงินฝาก หรือค่าใช้จ่าย และจัดหมวดหมู่ให้ทันที

ด้วยฟังก์ชันเหล่านี้ แพลตฟอร์มการทําบัญชีบนคลาวด์สามารถเปลี่ยนงานซ้ำๆ ที่ใช้เวลานานซึ่งมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์เป็นระบบอัตโนมัติ ได้แก่

• การกระทบยอดธนาคาร: ระบบการบัญชีบนคลาวด์สามารถจับคู่การชำระเงินขาเข้ากับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องได้ ซึ่งทำให้ไม่จำเป็นต้องติดตามด้วยตนเอง

• ใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บเป็นประจำ: แพลตฟอร์มการบัญชีบนคลาวด์สามารถส่งใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติตามกำหนดเวลาที่ตั้งไว้ล่วงหน้า ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่มีรูปแบบการสมัครใช้บริการหรือแบบ Retainer

• การจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย: โซลูชันการบัญชีบนคลาวด์หลายรายการจะ "เรียนรู้" จากพฤติกรรมของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณจัดประเภทเครื่องใช้สำนักงานที่ซื้อจากผู้จำหน่ายรายใดรายหนึ่งให้เป็นส่วนหนึ่งของหมวดหมู่ที่เฉพาะเจาะจงอยู่เป็นประจำ ระบบก็เริ่มทำเช่นนั้นโดยอัตโนมัติได้

ธุรกิจจะได้ประโยชน์อะไรบ้างจากการทําบัญชีบนคลาวด์

การบัญชีบนคลาวด์ทำให้จัดการ ปรับให้เข้ากับสถานการณ์ และปรับให้สอดคล้องกับเวิร์กโฟลว์สมัยใหม่ได้ง่ายขึ้น โดยมีรายละเอียดดังนี้

• การเข้าถึงได้ง่าย: การบัญชีบนคลาวด์ช่วยให้คุณตรวจสอบกระแสเงินสดจากโทรศัพท์ระหว่างการประชุม ส่งใบแจ้งหนี้ ขณะเดินทาง หรือแชร์ข้อมูลทางการเงินกับนักบัญชีของคุณได้โดยไม่ต้องอยู่ในห้องเดียวกัน ซึ่งทำงานได้ทุกที่ที่คุณต้องการ

• การอัปเดตแบบเรียลไทม์: การบัญชีบนคลาวด์จะแสดงภาพรวมการเงินของคุณแบบเรียลไทม์ เมื่อลูกค้าชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ ตัวเลขของคุณจะแสดงให้เห็นทันที เมื่อคุณทำการซื้อ โซลูชันจะบันทึกข้อมูลดังกล่าวโดยไม่ล่าช้า การเชื่อมต่อแบบเรียลไทม์นี้จะช่วยให้คุณจัดการกับสิ่งที่เข้ามา สิ่งที่ออกไป และสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปได้

• งานอัตโนมัติ: การบัญชีบนคลาวด์จะจัดการกับงานที่ซ้ำซากจำเจ เช่น การกระทบยอดการชำระเงิน การจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย และการส่งการแจ้งเตือนสำหรับใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดชำระ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาเพื่อให้คุณไปโฟกัสกับงานที่สำคัญกว่าสำหรับธุรกิจของคุณได้

• ความสามารถในการขยาย: ไม่ว่าคุณจะเป็นร้านค้าที่ดำเนินงานคนเดียวหรือกำลังขยายไปสู่ตลาดใหม่ การบัญชีบนคลาวด์ก็ปรับให้เข้ากับความต้องการของคุณได้ คุณสามารถเริ่มต้นด้วยฟังก์ชันพื้นฐาน และเพิ่มคุณสมบัติต่างๆ เช่น บัญชีเงินเดือน การติดตามสินค้าคงคลัง และการรองรับหลายสกุลเงินเมื่อคุณพร้อม คุณไม่จำเป็นต้องสร้างระบบการเงินของคุณใหม่เพียงเพราะธุรกิจกำลังขยายตัว

• การทำงานร่วมกันที่ง่ายขึ้น: เนื่องจากทุกอย่างเป็นแบบออนไลน์ นักบัญชี ผู้ทำบัญชี และทีมของคุณจึงเข้าสู่ระบบและเข้าถึงข้อมูลเดียวกับที่คุณเห็นได้ ไม่ต้องส่งไฟล์ไปมาหรือจัดการกับเวอร์ชันที่ล้าสมัยอีกต่อไป คลาวด์มีพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกันซึ่งทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

• การอัปเดตอัตโนมัติ: แพลตฟอร์มบนคลาวด์จะจัดการการอัปเดตโดยอัตโนมัติ คุณจึงไม่ต้องกังวลเรื่องการติดตั้งตารางภาษีใหม่หรือการแก้ไขข้อบกพร่อง เพราะการอัปเดตเหล่านี้จะเกิดขึ้นในเบื้องหลัง ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณใช้ซอฟต์แวร์เวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอโดยเข้าถึงคุณสมบัติล่าสุดและมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้

ธุรกิจใดบ้างที่ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการทําบัญชีบนคลาวด์

ธุรกิจส่วนใหญ่จะได้รับประโยชน์จากการบัญชีบนคลาวด์ โดยเฉพาะธุรกิจที่ให้ความสำคัญกับความยืดหยุ่น ระบบอัตโนมัติ และความสามารถในการขยาย ไม่ว่าคุณจะดูแลธุรกิจสตาร์ทอัพ จัดการธุรกิจขนาดเล็ก หรือเป็นผู้นำองค์กรขนาดใหญ่ การบัญชีบนคลาวด์ก็ปรับเปลี่ยนให้ตรงกับความต้องการและเติบโตไปพร้อมกับคุณได้

ดูว่าธุรกิจประเภทต่างๆ จะได้รับประโยชน์จากการบัญชีบนคลาวด์อย่างไรบ้างดังต่อไปนี้

ธุรกิจสตาร์ทอัพ

สําหรับธุรกิจสตาร์ทอัพซึ่งมักเป็นองค์กรแบบลีน โซลูชันการทําบัญชีบนคลาวด์จะช่วย

• ประหยัดเวลา: งานที่น่าเบื่อหน่าย เช่น การกระทบยอดบัญชีธนาคารและการส่งใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บเป็นประจำนั้นจะทำงานแบบอัตโนมัติ

• ยืดหยุ่นอยู่เสมอ: สตาร์ทอัพสามารถขยายความต้องการด้านบัญชีได้เมื่อมีการขยายธุรกิจ รวมถึงการติดตามค่าใช้จ่ายตั้งแต่เริ่มต้น ตลอดจนการผสานการทำงานของบัญชีเงินเดือนและการรายงานขั้นสูงเมื่อมีการจ้างพนักงานเพิ่ม

• แสดงให้เห็นข้อมูลที่ชัดเจน: ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ของกระแสเงินสดมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งเมื่อทุกดอลลาร์สหรัฐมีค่า

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจสตาร์ทอัพด้านเทคโนโลยีสามารถเชื่อมต่อ Stripe กับแพลตฟอร์มการทําบัญชีบนคลาวด์เพื่อติดตามรายรับจากบริการแบบสมัครสมาชิกและสร้างรายงานทางการเงินให้นักลงทุนได้อย่างรวดเร็ว

ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMB)

สําหรับธุรกิจ SMB ซึ่งปกติแล้วจะมีเวลาจํากัดและมีพนักงานน้อย โซลูชันการทําบัญชีบนคลาวด์สามารถ:

• รวมระบบเข้าด้วยกัน: การออกใบแจ้งหนี้ การติดตามค่าใช้จ่าย บัญชีเงินเดือน และการรายงานจะรวมอยู่ในแพลตฟอร์มเดียว ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการใช้หลายระบบที่ไม่ได้เชื่อมต่อกัน

• ทำงานจากระยะไกลได้: เจ้าของธุรกิจ SMB และทีมงานสามารถทำงานจากที่ใดก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะในสำนักงาน ที่บ้าน หรือระหว่างเดินทาง

• ทำให้เรื่องภาษีเป็นเรื่องง่าย: เครื่องมือติดตามภาษีและการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่มีอยู่ในตัวช่วยให้ฤดูกาลยื่นภาษีง่ายขึ้น

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจค้าปลีกขนาดเล็กอาจใช้การบัญชีบนคลาวด์เพื่อซิงค์ข้อมูลการขายจากแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ ติดตามต้นทุนสินค้าคงคลัง และเตรียมงบการเงินได้โดยไม่ต้องใช้แรงงานคนเพิ่มเติม

ผู้ทํางานอิสระและกิจการเจ้าของคนเดียว

สําหรับลูกจ้างอิสระซึ่งมักทำทุกบทบาทในธุรกิจรวมถึงการขายและการทําบัญชี ระบบการทําบัญชีบนคลาวด์จะ

• ลดต้นทุน: แพ็กเกจที่ปรับแต่งได้สำหรับฟรีแลนซ์จะครอบคลุมการออกใบแจ้งหนี้ การติดตามค่าใช้จ่าย และการรายงานพื้นฐาน โดยไม่มีคุณสมบัติที่ไม่จำเป็นหรือค่าใช้จ่ายสูง

• ลดความจำเป็นในการใช้ผู้เชี่ยวชาญ: การออกแบบที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ของแพลตฟอร์มหมายความว่าฟรีแลนซ์จะจัดการบัญชีของตนเองได้โดยไม่ต้องจ้างคนมาช่วยเพิ่มเติม

• ช่วยเตรียมความพร้อมด้านภาษี: ระบบจะติดตามค่าใช้จ่ายที่นำไปหักลดหย่อนภาษีได้โดยอัตโนมัติและสร้างรายงานเพื่อการยื่นภาษีที่ราบรื่น

ตัวอย่างเช่น กราฟิกดีไซเนอร์อิสระอาจใช้การบัญชีบนคลาวด์เพื่อส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพ ติดตามรายได้สำหรับการชำระภาษี และบันทึกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ เช่น การสมัครใช้บริการซอฟต์แวร์

องค์กรที่กําลังเติบโต

การดําเนินงานด้านการเงินมีความซับซ้อนมากขึ้นเรื่อยๆ สําหรับองค์กรขนาดใหญ่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น สิ่งต่อไปนี้คือสิ่งที่ระบบบัญชีบนคลาวด์มอบให้ธุรกิจเหล่านี้

• ฟีเจอร์ที่ยืดหยุ่น: แพลตฟอร์มบนระบบคลาวด์จะจัดการกับความต้องการของการดำเนินงานทั่วโลกหรือปริมาณธุรกรรมจำนวนมากได้ ตั้งแต่การรองรับหลายสกุลเงินไปจนถึงการรายงานขั้นสูง

• การทำงานร่วมกันเป็นทีม: องค์กรมักจะมีผู้ที่จัดการเรื่องการเงินหลายคน การเข้าถึงที่ปลอดภัยสำหรับนักบัญชี ผู้ตรวจสอบบัญชี และหัวหน้าแผนกจะช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนทำงานจากข้อมูลเดียวกัน

• การผสานการทำงานกับระบบอื่น: ระบบบัญชีบนคลาวด์จะผสานการทำงานกับระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ระบบ CRM และระบบการชำระเงินที่องค์กรขนาดใหญ่มักใช้

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจการผลิตอาจใช้ระบบบัญชีบนคลาวด์เพื่อติดตามต้นทุนการผลิต ซิงก์กับซอฟต์แวร์สินค้าคงคลัง และสร้างรายงานทางการเงินแบบกําหนดเองสําหรับแต่ละหน่วยธุรกิจ

องค์กรไม่แสวงผลกำไร

องค์กรไม่แสวงผลกําไรมักต้องติดตามเงินบริจาค จัดการเงินทุนที่ระบุวัตถุประสงค์ และจัดทํารายงานอย่างโปร่งใสต่อผู้บริจาคและคณะกรรมการบริหาร สําหรับองค์กรไม่แสวงผลกําไร ระบบบัญชีบนคลาวด์สามารถ

• ติดตามการบริจาค: ระบบจะติดแท็กแหล่งที่มาของรายได้โดยอัตโนมัติเพื่อช่วยแยกเงินบริจาคทั่วไปออกจากเงินสนับสนุน

• สร้างรายงานแบบกำหนดเอง: ระบบจะสร้างรายงานที่สอดคล้องกับมาตรฐานการบัญชีขององค์กรไม่แสวงหากำไร และแสดงวิธีที่ใช้เงินทุนได้อย่างชัดเจน

• ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน: คุณจะแชร์ข้อมูลทางการเงินกับสมาชิกคณะกรรมการหรือผู้เขียนขอรับเงินสนับสนุนได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องส่งอีเมลที่ยืดยาวหรือนัดประชุมแบบเจอตัว

ตัวอย่างเช่น องค์กรไม่แสวงผลกําไรในประเทศอาจใช้ระบบบัญชีบนคลาวด์เพื่อติดตามกระแสเงินสด ติดตามค่าใช้จ่ายสําหรับโครงการใดโครงการหนึ่ง และจัดทํารายงานทางการเงินประจําปีให้กับผู้บริจาค

ธุรกิจที่มีทีมจากทางไกลหรือทีมที่กระจายตัวกันอยู่

ทีมจากระยะไกลและกระจายตัวกันต้องพึ่งพาระบบบนคลาวด์เพื่อให้เชื่อมต่อกันได้ ต่อไปนี้คือสิ่งที่ระบบบัญชีบนคลาวด์สามารถให้กับธุรกิจที่มีทีมประเภทนี้

• เข้าถึงได้จากหลายสถานที่: สมาชิกในทีมสามารถเข้าสู่ระบบจากที่ใดก็ได้เพื่อตรวจสอบรายงาน ส่งรายการค่าใช้จ่าย หรือจัดการบัญชีเงินเดือน

• สิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาท: คุณจะให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่สมาชิกในทีมแต่ละคนได้อย่างง่ายดาย พร้อมกับรักษาการควบคุมข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนไว้

• ทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น: นักบัญชีและพนักงานบัญชีจะทำงานร่วมกับข้อมูลที่มีการอัปเดตแบบเรียลไทม์ได้ไม่ว่าจะอยู่ที่สถานที่ใดก็ตาม

ตัวอย่างเช่น เอเจนซี่ด้านการตลาดดิจิทัลแห่งหนึ่งที่มีพนักงานในหลายประเทศสามารถใช้การทําบัญชีผ่านระบบคลาวด์จัดการการออกใบแจ้งหนี้หลายสกุลเงิน ติดตามค่าใช้จ่ายของทีมต่างๆ เพื่อความถูกต้องทางการเงินได้

การทำบัญชีบนคลาวด์ปลอดภัยแค่ไหนสำหรับการจัดเก็บข้อมูลทางการเงิน

หากจัดการอย่างเหมาะสม ระบบบัญชีบนคลาวด์มักจะปลอดภัยกว่าโซลูชันแบบดั้งเดิมที่มีการจัดเก็บไว้ในเครื่อง ผู้ให้บริการจะลงทุนในมาตรการด้านความปลอดภัยและโครงสร้างพื้นฐานที่เหนือกว่าสิ่งที่ธุรกิจส่วนใหญ่จะนำไปใช้งานได้ด้วยตนเอง

ความปลอดภัยของระบบบัญชีบนคลาวด์ทำงานดังนี้

การเข้ารหัส

การเข้ารหัสคือหลักพื้นฐานของความปลอดภัยของข้อมูลในระบบบัญชีบนคลาวด์ ซึ่งจะแปลงข้อมูลของคุณเป็นรหัสที่บุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตจะอ่านไม่ได้ เมื่อมีการย้ายข้อมูลระหว่างอุปกรณ์ของคุณและระบบคลาวด์ ข้อมูลดังกล่าวจะได้รับการเข้ารหัสเพื่อป้องกันการดักจับ นอกจากนี้ ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการก็จะได้รับการเข้ารหัสด้วย ดังนั้นแม้ว่าจะมีคนเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ได้ แต่ข้อมูลก็จะนำไปใช้งานไม่ได้หากไม่มีคีย์การเข้ารหัส

การตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย (MFA)

MFA เพิ่มการรักษาความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่งโดยกำหนดให้การเข้าสู่ระบบต้องใช้มากกว่าแค่รหัสผ่าน แม้รหัสผ่านของคุณจะรั่วไหล แต่ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตก็ยังต้องใช้ปัจจัยที่สอง เช่น รหัสที่ส่งไปยังโทรศัพท์หรือการยืนยันผ่านแอปเพื่อเข้าใช้งาน

การสํารองข้อมูลเป็นประจำ

ผู้ให้บริการระบบบัญชีบนคลาวด์จะทําการสํารองข้อมูลเป็นประจําเพื่อให้ข้อมูลของคุณปลอดภัยอยู่เสมอแม้ในกรณีที่ฮาร์ดแวร์ไม่ทำงาน เกิดการโจมตีทางไซเบอร์ หรือภัยพิบัติทางธรรมชาติ ผู้ให้บริการสามารถกู้คืนข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็วโดยไม่มีการหยุดชะงักมากนักหากมีสิ่งผิดปกติ

การปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัย

โซลูชันการทําบัญชีบนคลาวด์ที่มีชื่อเสียงมีการปฏิบัติตามมาตรฐานและข้อบังคับของอุตสาหกรรมเพื่อความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ซึ่งอาจประกอบด้วย

• System and Organization Controls (SOC) 2: เฟรมเวิร์กสำหรับการจัดการและการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

• ISO 27001: มาตรฐานสากลสำหรับระบบการจัดการความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่งบ่งชี้ว่าผู้ให้บริการได้สร้างแนวทางที่เป็นระบบในการจัดการและปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

• General Data Protection Regulation (GDPR): ข้อบังคับที่ปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าและมีผลบังคับใช้กับธุรกิจที่ดำเนินงานในหรือทำงานร่วมกับสหภาพยุโรป (EU)

• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): มาตรฐานสำหรับการคุ้มครองข้อมูลหากซอฟต์แวร์การบัญชีของคุณจัดการข้อมูลจากการชำระเงินด้วยบัตร

สิทธิ์สําหรับผู้ใช้และการเข้าถึงตามบทบาท

แพลตฟอร์มบนคลาวด์ส่วนใหญ่เปิดให้คุณควบคุมได้ว่าใครจะเห็นอะไร ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้สิทธิ์เข้าถึงรายการบัญชีแก่นักบัญชีของคุณอย่างเต็มรูปแบบในขณะที่จำกัดให้พนักงานทำได้แค่ส่งรายงานค่าใช้จ่าย ทําให้ความเสี่ยงในการใช้งานในทางที่ผิดหรือการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจโดยบุคคลภายในลดลง

การตรวจสอบและการตรวจจับภัยคุกคาม

ผู้ให้บริการการทําบัญชีบนระบบคลาวด์ลงทุนกับระบบตรวจจับภัยคุกคามขั้นสูง ซึ่งทำหน้าที่ตรวจสอบกิจกรรมที่น่าสงสัย เช่น การพยายามเข้าสู่ระบบหรือมัลแวร์ที่ผิดปกติ และใช้มาตรการเชิงรุกเพื่อบล็อกภัยคุกคามก่อนที่จะมีการละเมิด

ฟีเจอร์ใดบ้างที่คุณควรมองหาในโซลูชันการทําบัญชีบนคลาวด์

เมื่อเลือกใช้ระบบการทําบัญชีบนคลาวด์ แพลตฟอร์มที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจของคุณ ผู้ทํางานอิสระอาจให้ความสําคัญกับการออกใบแจ้งหนี้และการติดตามค่าใช้จ่ายเป็นอันดับแรก ธุรกิจขนาดเล็กอาจให้ความสําคัญกับการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษีและการผสานการทํางานกับระบบทำเงินเดือน ในขณะที่ธุรกิจที่กำลังเติบโตอาจเน้นการรองรับการปรับขนาดและรายงานขั้นสูง

ต่อไปนี้คือฟีเจอร์ที่คุณอาจลองมองหา ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณให้ความสำคัญ

การออกใบแจ้งหนี้และการประมวลผลการชําระเงิน

เพื่อรองรับความต้องการด้านการออกใบแจ้งหนี้และการชําระเงิน ให้มองหาแพลตฟอร์มการทําบัญชีบนคลาวด์ที่สามารถทําสิ่งต่อไปนี้ได้

• สร้างใบแจ้งหนี้ที่ดูเป็นมืออาชีพซึ่งปรับแต่งตามการสร้างแบรนด์ของคุณได้

• ดำเนินการเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ประจำโดยอัตโนมัติสำหรับโมเดลการสมัครใช้บริการหรือโมเดลแบบเหมาจ่ายรายเดือน

• รับการชำระเงินออนไลน์ผ่านใบแจ้งหนี้โดยการผสานการทำงานกับผู้ประมวลผลการชำระเงินอย่างเช่น Stripe

ฟีเจอร์เหล่านี้ช่วยให้ลูกค้าชําระเงิน อัปเดตรายการได้อัตโนมัติได้ง่ายขึ้น และประหยัดเวลาที่ใช้ไปกับการเรียกเก็บเงิน

การติดตามค่าใช้จ่าย

หากคุณติดตามค่าใช้จ่ายจำนวนมาก ให้มองหาแพลตฟอร์มที่ช่วยให้คุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• อัปโหลดใบเสร็จโดยการถ่ายภาพในแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ จากนั้นใช้การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) เพื่อดึงรายละเอียด เช่น ผู้จำหน่าย วันที่ และจำนวนเงินโดยอัตโนมัติ

• นำเข้าและจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายจากบัญชีธนาคารหรือบัตรเครดิตที่เชื่อมต่อไว้โดยอัตโนมัติ

• ติดธงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับธุรกิจเพื่อลดหย่อนภาษีในช่วงฤดูการยื่นภาษี

แพลตฟอร์มที่เรียนรู้พฤติกรรมของคุณ (เช่น การจําแนกประเภทธุรกรรมที่ทำกับผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่งอย่างสม่ําเสมอ) อาจทําให้กระบวนการเหล่านี้ง่ายขึ้น

การกระทบยอดธนาคาร

หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการกระทบยอดธนาคาร (กล่าวคือ การจับคู่ธุรกรรมในซอฟต์แวร์บัญชีกับรายการเดินบัญชีธนาคารของคุณ) ให้มองหาแพลตฟอร์มที่ทำได้ดังนี้

• นำเข้าธุรกรรมของธนาคารโดยอัตโนมัติและแนะนำการจับคู่กับใบแจ้งหนี้หรือค่าใช้จ่าย

• ติดธงความคลาดเคลื่อนเพื่อให้คุณเข้าไปตรวจสอบได้อย่างรวดเร็ว

แพลตฟอร์มเหล่านี้จะช่วยให้บันทึกทางการเงินของคุณมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบันได้โดยไม่ต้องใช้เวลาทำงานด้วยตนเองหลายชั่วโมง

การรายงานและข้อมูลเชิงลึกด้านการเงิน

หากการรายงานและข้อมูลเชิงลึกด้านการเงินเป็นสิ่งที่คุณให้ความสำคัญ ให้พิจารณาเลือกแพลตฟอร์มที่มีสิ่งต่อไปนี้

• รายงานสำเร็จรูป เช่น งบกำไรขาดทุน สรุปกระแสเงินสด และงบดุล

• รายงานที่ปรับแต่งได้ตามความต้องการของคุณ เช่น การติดตามประสิทธิภาพแยกตามโปรเจ็กต์ แผนก หรือช่วงเวลา

• แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่แสดงเมตริกหลัก เช่น รายรับ ค่าใช้จ่าย และใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ

การรายงานแบบละเอียดมีประโยชน์อย่างยิ่งในการตัดสินใจ การระบุแนวโน้ม และการเตรียมการยื่นภาษี

การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษี

หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษี ให้มองหาระบบการทําบัญชีบนคลาวด์ที่มีสิ่งต่อไปนี้

• การคำนวณภาษีการขายหรือภาษีมูลค่าเพิ่มโดยอัตโนมัติตามสถานที่และประเภทธุรกรรมของคุณ

• เครื่องมือในตัวสำหรับติดตามค่าใช้จ่ายที่ลดหย่อนได้และหนี้สินทางภาษีตลอดทั้งปี

• การผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์ยื่นภาษี หรือความสามารถในการสร้างรายงานที่พร้อมยื่นภาษีสำหรับนักบัญชีของคุณ

ฟีเจอร์เหล่านี้ช่วยประหยัดเวลาในการเตรียมการได้หลายชั่วโมงและลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดในการยื่นภาษี

การผสานการทํางานกับระบบเงินเดือน

สำหรับการจัดการบัญชีเงินเดือน ให้มองหาแพลตฟอร์มที่สามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• คำนวณบัญชีเงินเดือนอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงภาษีและสวัสดิการ

• ซิงค์ค่าใช้จ่ายในบัญชีเงินเดือนกับรายงานทางการเงินของคุณเพื่อจัดระเบียบสมุดบัญชี

ความสามารถในการปรับขนาดและส่วนเสริม

หากคุณกําลังมองหาโซลูชันที่ยืดหยุ่น ลองดูฟีเจอร์ต่างๆ เช่น

• การรองรับหลายสกุลเงินสำหรับธุรกรรมระหว่างประเทศ

• การจัดการสินค้าคงคลังสำหรับธุรกิจที่ขายสินค้า

• การติดตามโปรเจ็กต์เพื่อตรวจสอบต้นทุนและความสามารถในการทำกำไรของแต่ละโปรเจ็กต์

• สิทธิ์การเข้าถึง API สำหรับการผสานการทำงานกับเครื่องมืออื่นๆ รวมถึงระบบ CRM หรือ ERP

ความสามารถในการขยายช่วยให้มั่นใจได้ว่าซอฟต์แวร์การบัญชีจะยังคงตอบโจทย์เมื่อการดำเนินงานของคุณขยายตัว

การทํางานร่วมกันและสิทธิ์ของผู้ใช้

หากธุรกิจของคุณมีผู้ที่จัดการด้านการเงินหลายคน ให้มองหาฟีเจอร์ต่างๆ เช่น

• สิทธิ์การเข้าถึงแบบหลายผู้ใช้ที่มาพร้อมสิทธิ์ตามบทบาท เพื่อให้คุณควบคุมได้ว่าใครจะเห็นหรือแก้ไขข้อมูลใดได้บ้าง

• การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ เพื่อให้นักบัญชีและทีมงานทำงานร่วมกับคุณได้โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในสถานที่เดียวกัน

ซึ่งช่วยให้แบ่งปันข้อมูลได้อย่างปลอดภัยและป้องกันการสื่อสารคลาดเคลื่อน

การผสานการทํางานกับเทคโนโลยีอื่นๆ

หากคุณใช้เทคโนโลยีอื่นๆ ในการดำเนินธุรกิจอยู่แล้ว ให้พิจารณาแพลตฟอร์มที่ผสานการทำงานร่วมกับเทคโนโลยีเหล่านั้นได้ เทคโนโลยีที่ใช้กันทั่วไปมีดังนี้

• ผู้ประมวลผลการชำระเงิน เช่น Stripe สำหรับการติดตามธุรกรรมแบบอัตโนมัติ

• แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ เช่น Shopify หรือ WooCommerce เพื่อซิงค์ข้อมูลการขาย

• เครื่องมือติดตามเวลาหากคุณเรียกเก็บเงินลูกค้าเป็นรายชั่วโมง

• ระบบสินค้าคงคลังเพื่อติดตามระดับสต็อกสินค้าและต้นทุน

ความง่ายในการใช้งานและการสนับสนุนลูกค้า

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มที่คุณเลือกนั้นใช้งานง่ายและให้การสนับสนุนเมื่อคุณต้องการ มองหาแพลตฟอร์มที่

• ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านการบัญชีขั้นสูงก็ใช้งานได้

• มาพร้อมการสนับสนุนด้านกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน บทช่วยสอน หรือฐานความรู้เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งานได้

• ให้การสนับสนุนลูกค้าที่ตอบสนองอย่างรวดเร็วในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหา

การบัญชีบนคลาวด์มีค่าใช้จ่ายเท่าใด

เช่นเดียวกับผลิตภัณฑ์ SaaS อื่นๆ โดยปกติแล้วแพลตฟอร์มการบัญชีบนคลาวด์จะเรียกเก็บเงินแบบประจำ ไม่ว่าจะเป็นรายเดือนหรือรายปี แทนที่จะเป็นการซื้อเพียงครั้งเดียว แพ็กเกจรายปีมักมีส่วนลดเมื่อเทียบกับการชำระเงินแบบเดือนต่อเดือน

ราคามักแบ่งเป็นระดับ และระดับที่เหมาะสมจะขึ้นอยู่กับฟีเจอร์ที่คุณต้องการมากกว่าขนาดของธุรกิจเพียงอย่างเดียว แพ็กเกจระดับเริ่มต้นมักครอบคลุมฟีเจอร์พื้นฐาน ได้แก่ การออกใบแจ้งหนี้ การติดตามค่าใช้จ่าย และการกระทบยอดธนาคารสำหรับผู้ใช้รายเดียว ส่วนระดับที่สูงกว่าจะปลดล็อกฟีเจอร์อย่างสิทธิ์การเข้าถึงแบบหลายผู้ใช้ บัญชีเงินเดือน การรองรับหลายสกุลเงิน การจัดการสินค้าคงคลัง หรือการรายงานขั้นสูง ธุรกิจที่กำลังเติบโตหรือมีความซับซ้อนมากขึ้นจึงมักมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าผู้ประกอบอาชีพอิสระหรือเจ้าของกิจการคนเดียวที่ใช้ฟีเจอร์หลัก

แพลตฟอร์มบางแห่งยังเรียกเก็บเงินต่อผู้ใช้หรือต่อนิติบุคคลเพิ่มเติมด้วย (เช่น หากคุณจัดการบัญชีให้กับสถานที่ตั้งทางธุรกิจหรือบริษัทในเครือหลายแห่ง) แทนที่จะเป็นอัตราคงที่อัตราเดียว โดยทั่วไปแล้ว แพ็กเกจมักจะมีตั้งแต่ระดับที่มีต้นทุนต่ำซึ่งออกแบบมาสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระและผู้ประกอบการคนเดียว ไปจนถึงระดับที่มีต้นทุนสูงขึ้นซึ่งสร้างขึ้นสำหรับทีมที่มีผู้ใช้หลายคนหรือธุรกิจที่มีหลายนิติบุคคล คุณควรเปรียบเทียบสิ่งที่รวมอยู่ในแต่ละระดับ เนื่องจากราคาที่แสดงว่าต่ำกว่าอาจไม่รวมฟีเจอร์ต่างๆ เช่น บัญชีเงินเดือน หรือการรายงานขั้นสูง ซึ่งคุณจะต้องซื้อเพิ่มต่างหาก

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ช่วยให้ขั้นตอนเกี่ยวกับลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การจัดทำใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ก็จะช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• สร้างการจัดการลูกหนี้การค้าแบบอัตโนมัติ: สร้าง ปรับ และส่งใบแจ้งหนี้อย่างเป็นมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่ผสานรวม การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายได้ได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับมากกว่า 25 ภาษา 135 สกุลเงิน และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบบริการตนเอง

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้กระบวนการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้น หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้