การทําบัญชีอาจไม่ใช่ส่วนที่น่าตื่นเต้นที่สุดของการดําเนินธุรกิจ แต่เป็นสิ่งที่สําคัญที่สุดอย่างหนึ่ง เป็นเวลาหลายปีแล้วที่ธุรกิจเลือกใช้วิธีการแบบเดิมในการทําบัญชี ไม่ว่าจะเป็นการทำบัญชีแยกประเภทแบบใช้คนทำ การใช้ซอฟต์แวร์เดสก์ท็อป และสเปรดชีต แต่การทําบัญชีบนคลาวด์ซึ่งเป็นวิธีจัดการรายการทางบัญชีที่ทันสมัยช่วยพลิกโฉมวิธีคิดด้านการเงินของธุรกิจได้ เนื่องจากการทําบัญชีบนระบบคลาวด์ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ คาดว่าตลาดซอฟต์แวร์การทําบัญชีบนคลาวด์ทั่วโลกจะมีมูลค่าเพิ่มขึ้นจาก 3.5 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2023 เป็น 7 พันล้านดอลลาร์ภายในปี 2032

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าการทําบัญชีบนคลาวด์คืออะไร มีหลักการทำงานอย่างไร และเหตุผลที่ธุรกิจต่างๆ เปลี่ยนไปใช้ระบบดังกล่าว

มีอะไรในบทความนี้บ้าง

• การทําบัญชีบนคลาวด์คืออะไร
  
• การทําบัญชีบนคลาวด์มีการทํางานอย่างไร
  
• ธุรกิจจะได้ประโยชน์อะไรบ้างจากการทําบัญชีบนคลาวด์
  
• ธุรกิจใดบ้างที่ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการทําบัญชีบนคลาวด์
  
• การทำบัญชีบนคลาวด์ปลอดภัยแค่ไหนสำหรับการจัดเก็บข้อมูลทางการเงิน
  
• ฟีเจอร์ใดบ้างที่คุณควรมองหาในโซลูชันการทําบัญชีบนคลาวด์
  

การทําบัญชีบนนคลาวด์คืออะไร

การทําบัญชีคลาวด์เป็นการจัดการด้านการเงินของธุรกิจคุณด้วยซอฟต์แวร์ที่โฮสต์ทางออนไลน์ (บน "ระบบคลาวด์") แทนที่จะอยู่ในคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์เครื่องหนึ่ง เหมือนกับการย้ายรายการบัญชีของคุณจากเครื่องคอมพิวเตอร์ในสำนักงานไปยังแพลตฟอร์มออนไลน์ที่ปลอดภัย การทําบัญชีบนคลาวด์ทําให้ข้อมูลของคุณไม่ต้องผูกกับอุปกรณ์เพียงเครื่องเดียว และสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ที่คุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ แพลตฟอร์มบนระบบคลาวด์ยังเปลี่ยนงานที่น่าเบื่อให้เป็นระบบอัตโนมัติและซิงก์ข้อมูลแบบเรียลไทม์ จึงไม่จําเป็นต้องอัปเดตสเปรดชีตด้วยตนเองหรือใช้ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งไว้ในเครื่อง

การทําบัญชีบนคลาวด์มีการทํางานอย่างไร

การทําบัญชีบนคลาวด์ช่วยให้คุณสามารถติดตามรายได้ของธุรกิจ ค่าใช้จ่าย และสถานะทางการเงินโดยรวมได้ในสภาพแวดล้อมออนไลน์ แทนที่จะจัดเก็บข้อมูลของคุณไว้ในคอมพิวเตอร์หรือในเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร (หรือในกองเอกสารมากมาย) การทำบัญชีบนระบบคลาวด์จะเก็บข้อมูลดังกล่าวไว้บนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลที่คุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ด้วยการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ระบบการทําบัญชีบนคลาวด์ส่วนใหญ่ออกแบบมาเพื่อเชื่อมต่อกับเทคโนโลยีอื่นๆ ที่คุณใช้ในการดําเนินธุรกิจ เช่น เทคโนโลยีของผู้ประมวลผลการชําระเงินอย่าง Stripe แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซอย่าง Shopify และซอฟต์แวร์การจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) ซึ่งจะทำให้แพลตฟอร์มอัปเดตทุกระบบได้แบบเรียลไทม์ และสร้างสถานที่กลางสําหรับกิจกรรมการทําบัญชีของคุณ

ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าซื้อผลิตภัณฑ์จากเว็บไซต์ของคุณ ลูกค้าสามารถชําระเงินด้วย Stripeได้ แพลตฟอร์มการทําบัญชีของคุณจะบันทึกการชําระเงินโดยอัตโนมัติ จับคู่กับยอดขาย และแสดงในรายงานรายรับของคุณ เมื่อคุณเชื่อมโยงบัญชีธนาคารของธุรกิจกับแพลตฟอร์มบนคลาวด์ แพลตฟอร์มจะบันทึกธุรกรรมใหม่ทุกรายการ ไม่ว่าจะเป็นการชําระเงิน การฝากเงิน หรือค่าใช้จ่าย แล้วจัดหมวดหมู่ธุรกรรมโดยทันที

ด้วยฟังก์ชันเหล่านี้ แพลตฟอร์มการทําบัญชีบนคลาวด์สามารถเปลี่ยนงานซ้ำๆ ที่ใช้เวลานานซึ่งมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์เป็นระบบอัตโนมัติ ได้แก่

• การกระทบยอดธนาคาร: ระบบการทําบัญชีบนคลาวด์สามารถจับคู่การชําระเงินที่เข้ามากับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องได้ ซึ่งทําให้ไม่จำเป็นต้องคอยติดตามด้วยตนเองอีกต่อไป

• ใบแจ้งหนี้ตามรอบ: แพลตฟอร์มการทําบัญชีบนคลาวด์สามารถส่งใบแจ้งหนี้ตามกําหนดเวลาที่กําหนดไว้ล่วงหน้าได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งเหมาะสําหรับธุรกิจที่ใช้โมเดลแบบสมัครสมาชิกหรือแบบสัญญาบริการต่อเนื่อง

• การจําแนกประเภทค่าใช้จ่าย: โซลูชันการทําบัญชีบนคลาวด์จํานวนมาก "เรียนรู้" จากพฤติกรรมของคุณ ถ้าคุณจัดประเภทอุปกรณ์สํานักงานที่ซื้อจากผู้จัดจําหน่ายรายหนึ่งไว้ในหมวดหมู่เฉพาะหมวดหนึ่งเป็นประจำ ระบบก็จะเริ่มทำตามนั้นได้โดยอัตโนมัติ

ธุรกิจจะได้ประโยชน์อะไรบ้างจากการทําบัญชีบนคลาวด์

การทําบัญชีบนคลาวด์ทําให้จัดการและปรับเปลี่ยนการจัดการการเงินได้ดีขึ้น รวมทั้งปรับให้สอดคล้องกับขั้นตอนการทำงานสมัยใหม่ได้ ต่อไปนี้คือเหตุผลที่ธุรกิจต่างๆ เลือกใช้ระบบนี้

• การเข้าถึง: การทําบัญชีบนคลาวด์ช่วยให้คุณตรวจสอบกระแสเงินสดจากโทรศัพท์ของคุณได้ระหว่างการประชุม ส่งใบแจ้งหนี้ขณะเดินทาง หรือแชร์ข้อมูลทางการเงินกับนักบัญชีโดยที่ไม่ต้องอยู่ในห้องเดียวกัน โดยระบบนี้ทำงานให้คุณได้ทุกเมื่อ

• การอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์: การทําบัญชีบนคลาวด์ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมเกี่ยวกับการเงินของคุณแบบเรียลไทม์ เมื่อลูกค้าชําระใบแจ้งหนี้ ตัวเลขของคุณจะแสดงทันที เมื่อคุณทําการซื้อ โซลูชันจะบันทึกไว้โดยทันที การเชื่อมต่อแบบเรียลไทม์นี้ช่วยให้คุณจัดการสิ่งที่กำลังเข้ามา สิ่งที่กำลังจะออกไป และสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้น

• ทำงานอัตโนมัติ: การทําบัญชีบนคลาวด์จะจัดการงานที่เกิดซ้ำๆ เช่น การกระทบยอดการชําระเงิน การจําแนกค่าใช้จ่าย และการส่งการแจ้งเตือนสําหรับใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ ซึ่งช่วยให้คุณมีเวลากับงานที่สําคัญกว่าสำหรับธุรกิจของคุณ

• ความสามารถในการปรับขนาด: ไม่ว่าคุณจะเป็นร้านค้าที่ดำเนินงานคนเดียวหรือกำลังขยายเข้าสู่ตลาดใหม่ๆ การทําบัญชีบนคลาวด์ปรับให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้ เริ่มต้นด้วยฟังก์ชันพื้นฐาน แล้วค่อยเพิ่มฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การจ่ายเงินเดือน การติดตามสินค้าคงคลัง และรองรับหลายสกุลเงินเมื่อคุณพร้อม โดยไม่จําเป็นต้องจัดทำระบบการเงินใหม่เพียงเพราะธุรกิจกําลังขยายกิจการ

• การทํางานร่วมกันที่ง่ายขึ้น: เนื่องจากทุกอย่างอยู่บนออนไลน์ นักบัญชี ผู้ทําบัญชี และทีมของคุณจึงสามารถเข้าสู่ระบบและเข้าถึงข้อมูลเดียวกันกับที่คุณเห็น โดยไม่ต้องส่งไฟล์ไปมาหรือต้องจัดการกับข้อมูลเวอร์ชันเก่า ระบบคลาวด์ให้พื้นที่ทํางานร่วมกันที่ทุกคนมีข้อมูลตรงกัน

• การอัปเดตอัตโนมัติ: แพลตฟอร์มบนระบบคลาวด์จะจัดการการอัปเดตโดยอัตโนมัติ โดยคุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการติดตั้งตารางภาษีใหม่หรือแพตช์แก้ไขข้อบกพร่อง เนื่องจากการอัปเดตเหล่านี้จะเกิดขึ้นในเบื้องหลัง วิธีนี้ทำให้คุณได้ใช้ซอฟต์แวร์เวอร์ชันล่าสุดและมีสิทธิ์เข้าถึงฟีเจอร์และมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกําหนดล่าสุดอยู่เสมอ

ธุรกิจใดบ้างที่ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการทําบัญชีบนคลาวด์

แม้ว่าเกือบทุกธุรกิจจะได้รับประโยชน์จากการทําบัญชีบนคลาวด์ แต่ผลกระทบจะเห็นได้ชัดเจนกับธุรกิจที่ให้ความสำคัญกับความยืดหยุ่น ระบบอัตโนมัติ และความสามารถในการปรับขนาด ไม่ว่าคุณจะทำธุรกิจสตาร์ทอัพ จัดการธุรกิจขนาดเล็ก หรือเป็นผู้นําองค์กรขนาดใหญ่ การทําบัญชีบนคลาวด์สามารถปรับตามความต้องการของคุณ และเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้คือประโยชน์ที่ธุรกิจประเภทต่างๆ จะได้รับจากการทําบัญชีบนคลาวด์

ธุรกิจสตาร์ทอัพ

สําหรับธุรกิจสตาร์ทอัพซึ่งมักเป็นองค์กรแบบลีน โซลูชันการทําบัญชีบนคลาวด์จะช่วย

• ประหยัดเวลา: แพลตฟอร์มเหล่านี้เปลี่ยนงานที่น่าเบื่อหน่ายเป็นระบบอัตโนมัติ เช่น การกระทบยอดบัญชีธนาคารและการส่งใบแจ้งหนี้เป็นประจำตามรอบ

• คงความยืดหยุ่น: ระบบเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจสตาร์ทอัพสามารถขยายความต้องการด้านการทําบัญชีไปพร้อมกับธุรกิจที่ขยายตัว รวมถึงติดตามรายจ่ายตั้งแต่เนิ่นๆ และผสานการทํางานด้านการจ่ายเงินเดือนและรายงานขั้นสูงเมื่อมีพนักงานเพิ่มขึ้น

• ให้การมองเห็นข้อมูล: แพลตฟอร์มเหล่านี้ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระแสเงินสดแบบเรียลไทม์ ซึ่งสําคัญอย่างยิ่งเมื่อเงินทุกดอลลาร์มีความหมาย

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจสตาร์ทอัพด้านเทคโนโลยีสามารถเชื่อมต่อ Stripe กับแพลตฟอร์มการทําบัญชีบนคลาวด์เพื่อติดตามรายรับจากบริการแบบสมัครสมาชิกและสร้างรายงานทางการเงินให้นักลงทุนได้อย่างรวดเร็ว

ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMB)

สําหรับธุรกิจ SMB ซึ่งปกติแล้วจะมีเวลาจํากัดและมีพนักงานน้อย โซลูชันการทําบัญชีบนคลาวด์สามารถ:

• รวมระบบ: แพลตฟอร์มการทําบัญชีบนคลาวด์รวมการออกใบแจ้งหนี้ การติดตามค่าใช้จ่าย บัญชีเงินเดือน และการรายงานไว้ในแพลตฟอร์มเดียวและสามารถลดความจําเป็นในการใช้หลายระบบที่ไม่เชื่อมต่อกัน

• เปิดใช้การทํางานจากทางไกล: แพลตฟอร์มเหล่านี้ช่วยให้เจ้าของ SMB และทีมงานทํางานจากสํานักงาน ที่บ้าน หรือขณะเดินทาง

• ทําให้ภาษีเป็นเรื่องง่าย: เครื่องมือติดตามและการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษีในตัวบนแพลตฟอร์มเหล่านี้ทําให้ช่วงเวลายื่นภาษีง่ายขึ้น

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจค้าปลีกขนาดเล็กอาจใช้ระบบบัญชีบนคลาวด์ซิงก์ข้อมูลการขายจากแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ ติดตามต้นทุนด้านสินค้าคงคลัง และจัดทํางบการเงินได้โดยไม่ใช้แรงงานเพิ่มเติม

ผู้ทํางานอิสระและกิจการเจ้าของคนเดียว

สําหรับลูกจ้างอิสระซึ่งมักทำทุกบทบาทในธุรกิจรวมถึงการขายและการทําบัญชี ระบบการทําบัญชีบนคลาวด์จะ

• ลดค่าใช้จ่าย: แพลตฟอร์มการทําบัญชีบนคลาวด์จํานวนมากมีแพ็กเกจที่ปรับให้เหมาะกับผู้ทํางานอิสระที่ครอบคลุมการออกใบแจ้งหนี้ การติดตามค่าใช้จ่าย และการรายงานพื้นฐานซึ่งไม่มีฟีเจอร์ที่ไม่จําเป็นหรือมีค่าใช้จ่ายสูง

• ลดความจําเป็นต้องใข้ผู้เชี่ยวชาญ: การออกแบบที่ใช้งานง่ายของแพลตฟอร์มเหล่านี้ทำให้ผู้ทํางานอิสระสามารถจัดการรายการบัญชีของตนเองได้โดยไม่ต้องจ้างผู้เชี่ยวชาญเพิ่มเติม

• ช่วยให้มีความพร้อมด้านภาษี: แพลตฟอร์มการทําบัญชีบนคลาวด์สามารถติดตามค่าลดหย่อนภาษีได้โดยอัตโนมัติและช่วยสร้างรายงานเพื่อการยื่นภาษีที่ราบรื่น

ตัวอย่างเช่น นักออกแบบกราฟิกฟรีแลนซ์อาจใช้ระบบบัญชีบนคลาวด์เพื่อส่งใบแจ้งหนี้ที่จัดทำแบบมืออาชีพ บันทึกค่าใช้จ่ายของธุรกิจ เช่น การสมัครใช้บริการซอฟต์แวร์ และติดตามเงินได้เพื่อการชำระภาษี

องค์กรที่กําลังเติบโต

การดําเนินงานด้านการเงินมีความซับซ้อนมากขึ้นเรื่อยๆ สําหรับองค์กรขนาดใหญ่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น สิ่งต่อไปนี้คือสิ่งที่ระบบบัญชีบนคลาวด์มอบให้ธุรกิจเหล่านี้

• คุณสมบัติที่ยืดหยุ่น: แพลตฟอร์มบนคลาวด์สามารถรับมือกับความต้องการการดําเนินงานทั่วโลกหรือธุรกรรมในปริมาณมากได้ ตั้งแต่การรองรับหลายสกุลเงินไปจนถึงการรายงานขั้นสูง

• การทํางานร่วมกับทีม: องค์กรมักจะมีพนักงานที่จัดการด้านการเงินอยู่หลายคน แพลตฟอร์มบนระบบคลาวด์ช่วยให้นักบัญชี ผู้ตรวจสอบ และหัวหน้าแผนกเข้าถึงได้อย่างปลอดภัยและให้ความมั่นใจว่าทุกคนทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกัน

• การผสานการทำงานกับระบบอื่นๆ: ระบบบัญชีบนคลาวด์ผสานการทํางานกับระบบการวางแผนทรัพยากรระดับองค์กร (ERP), CRM และระบบการชําระเงินที่องค์กรขนาดใหญ่มักจะนําไปใช้

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจการผลิตอาจใช้ระบบบัญชีบนคลาวด์เพื่อติดตามต้นทุนการผลิต ซิงก์กับซอฟต์แวร์สินค้าคงคลัง และสร้างรายงานทางการเงินแบบกําหนดเองสําหรับแต่ละหน่วยธุรกิจ

องค์กรไม่แสวงผลกําไร

องค์กรไม่แสวงผลกําไรมักต้องติดตามเงินบริจาค จัดการเงินทุนที่ระบุวัตถุประสงค์ และจัดทํารายงานอย่างโปร่งใสต่อผู้บริจาคและคณะกรรมการบริหาร สําหรับองค์กรไม่แสวงผลกําไร ระบบบัญชีบนคลาวด์สามารถ

• ติดตามยอดบริจาค: แพลตฟอร์มเหล่านี้สามารถระบุแหล่งที่มาของรายรับเพื่อแยกเงินบริจาคทั่วไปออกจากการให้เงินทุนสนับสนุน

• สร้างรายงานที่ออกแบบเอง: แพลตฟอร์มบนระบบคลาวด์สามารถสร้างรายงานที่สอดคล้องกับมาตรฐานการทําบัญชีสำหรับองค์กรไม่แสวงผลกําไร และแสดงให้เห็นว่ามีการนําเงินทุนไปใช้อย่างไร

• ส่งเสริมความร่วมมือ: แพลตฟอร์มเหล่านี้สามารถแชร์ข้อมูลทางการเงินกับกรรมการหรือผู้เขียนข้อเสนอขอรับทุนได้โดยไม่ต้องมีการโต้ตอบทางอีเมลยาวๆ หรือการประชุมแบบพบหน้า

ตัวอย่างเช่น องค์กรไม่แสวงผลกําไรในประเทศอาจใช้ระบบบัญชีบนคลาวด์เพื่อติดตามกระแสเงินสด ติดตามค่าใช้จ่ายสําหรับโครงการใดโครงการหนึ่ง และจัดทํารายงานทางการเงินประจําปีให้กับผู้บริจาค

ธุรกิจที่มีทีมจากทางไกลหรือทีมที่กระจายตัวกันอยู่

ทีมจากระยะไกลและกระจายตัวกันต้องพึ่งพาระบบบนคลาวด์เพื่อให้เชื่อมต่อกันได้ ต่อไปนี้คือสิ่งที่ระบบบัญชีบนคลาวด์สามารถให้กับธุรกิจที่มีทีมประเภทนี้

• การเข้าถึงจากทุกที่: สมาชิกในทีมสามารถเข้าสู่ระบบได้จากทุกที่เพื่อดูรายงาน ส่งค่าใช้จ่าย หรือจัดการเงินเดือนด้วยการใช้แพลตฟอร์มแบบคลาวด์

• การให้สิทธิ์ตามบทบาท: แพลตฟอร์มบนระบบคลาวด์สามารถให้สิทธิ์เข้าถึงแก่สมาชิกแต่ละคนในทีมในขณะที่ยังคงควบคุมข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนได้ต่อไป

• การทํางานร่วมกันที่ง่ายขึ้น: แพลตฟอร์มเหล่านี้ช่วยให้นักบัญชีและผู้ทําบัญชีทํางานกับข้อมูลที่อัปเดตแบบเรียลไทม์ได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม

ตัวอย่างเช่น เอเจนซี่ด้านการตลาดดิจิทัลแห่งหนึ่งที่มีพนักงานในหลายประเทศสามารถใช้การทําบัญชีผ่านระบบคลาวด์จัดการการออกใบแจ้งหนี้หลายสกุลเงิน ติดตามค่าใช้จ่ายของทีมต่างๆ เพื่อความถูกต้องทางการเงินได้

การทำบัญชีบนคลาวด์ปลอดภัยแค่ไหนสำหรับการจัดเก็บข้อมูลทางการเงิน

เมื่อได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม การทําบัญชีบนคลาวด์มักจะปลอดภัยกว่าโซลูชันแบบดั้งเดิมที่จัดเก็บไว้ในพื้นที่ เนื่องจากผู้ให้บริการลงทุนในมาตรการรักษาความปลอดภัยและโครงสร้างพื้นฐานมากกว่าที่ธุรกิจส่วนใหญ่จะสามารถทำได้ด้วยตนเอง ความปลอดภัยของระบบการทำบัญชีบนคลาวด์มีการทำงานดังนี้

การเข้ารหัส

การเข้ารหัสคือเป็นรากฐานสำคัญของความปลอดภัยด้านข้อมูลในระบบบัญชีบนคลาวด์ โดยจะเปลี่ยนข้อมูลของคุณให้เป็นรหัสซึ่งบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตไม่สามารถอ่านได้ เมื่อมีการเคลื่อนย้ายข้อมูลระหว่างอุปกรณ์ของคุณกับระบบคลาวด์ ระบบจะเข้ารหัสเพื่อป้องกันการดักจับข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการจะได้รับการเข้ารหัสด้วยเช่นกัน ดังนั้นแม้ว่าใครบางคนจะเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ ข้อมูลก็จะไม่สามารถใช้ได้โดยไม่มีคีย์การเข้ารหัส

การตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย (MFA)

MFA เพิ่มการรักษาความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่งโดยกำหนดให้การเข้าสู่ระบบต้องใช้มากกว่าแค่รหัสผ่าน แม้รหัสผ่านของคุณจะรั่วไหล แต่ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตก็ยังต้องใช้ปัจจัยที่สอง เช่น รหัสที่ส่งไปยังโทรศัพท์หรือการยืนยันผ่านแอปเพื่อเข้าใช้งาน

การสํารองข้อมูลเป็นประจำ

ผู้ให้บริการระบบบัญชีบนคลาวด์จะทําการสํารองข้อมูลเป็นประจําเพื่อให้ข้อมูลของคุณปลอดภัยอยู่เสมอแม้ในกรณีที่ฮาร์ดแวร์ไม่ทำงาน เกิดการโจมตีทางไซเบอร์ หรือภัยพิบัติทางธรรมชาติ ผู้ให้บริการสามารถกู้คืนข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็วโดยไม่มีการหยุดชะงักมากนักหากมีสิ่งผิดปกติ

การปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัย

โซลูชันการทําบัญชีบนคลาวด์ที่มีชื่อเสียงมีการปฏิบัติตามมาตรฐานและข้อบังคับของอุตสาหกรรมเพื่อความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ซึ่งอาจประกอบด้วย

• การควบคุมระบบและองค์กร (SOC) 2: กรอบการทำงานในการจัดการและรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

• ระเบียบข้อบังคับว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (GDPR): ระเบียบข้อบังคับที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าและมีผลบังคับใช้กับธุรกิจที่ดําเนินธุรกิจในหรือทํางานร่วมกับสหภาพยุโรป (EU)

• มาตรฐานการรักษาความปลอดภัยข้อมูลสําหรับอุตสาหกรรมบัตรชําระเงิน (PCI DSS): มาตรฐานด้านการคุ้มครองข้อมูลหากซอฟต์แวร์บัญชีของคุณมีการจัดการข้อมูลจากการชําระเงินด้วยบัตร

สิทธิ์สําหรับผู้ใช้และการเข้าถึงตามบทบาท

แพลตฟอร์มบนคลาวด์ส่วนใหญ่เปิดให้คุณควบคุมได้ว่าใครจะเห็นอะไร ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้สิทธิ์เข้าถึงรายการบัญชีแก่นักบัญชีของคุณอย่างเต็มรูปแบบในขณะที่จำกัดให้พนักงานทำได้แค่ส่งรายงานค่าใช้จ่าย ทําให้ความเสี่ยงในการใช้งานในทางที่ผิดหรือการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจโดยบุคคลภายในลดลง

การตรวจสอบและการตรวจจับภัยคุกคาม

ผู้ให้บริการการทําบัญชีบนระบบคลาวด์ลงทุนกับระบบตรวจจับภัยคุกคามขั้นสูง ซึ่งทำหน้าที่ตรวจสอบกิจกรรมที่น่าสงสัย เช่น การพยายามเข้าสู่ระบบหรือมัลแวร์ที่ผิดปกติ และใช้มาตรการเชิงรุกเพื่อบล็อกภัยคุกคามก่อนที่จะมีการละเมิด

ฟีเจอร์ใดบ้างที่คุณควรมองหาในโซลูชันการทําบัญชีบนคลาวด์

เมื่อเลือกใช้ระบบการทําบัญชีบนคลาวด์ แพลตฟอร์มที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจของคุณ ผู้ทํางานอิสระอาจให้ความสําคัญกับการออกใบแจ้งหนี้และการติดตามค่าใช้จ่ายเป็นอันดับแรก ธุรกิจขนาดเล็กอาจให้ความสําคัญกับการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษีและการผสานการทํางานกับระบบทำเงินเดือน ในขณะที่ธุรกิจที่กำลังเติบโตอาจเน้นการรองรับการปรับขนาดและรายงานขั้นสูง

ต่อไปนี้คือฟีเจอร์ที่คุณอาจลองมองหา ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณให้ความสำคัญ

การออกใบแจ้งหนี้และการประมวลผลการชําระเงิน

เพื่อรองรับความต้องการด้านการออกใบแจ้งหนี้และการชําระเงิน ให้มองหาแพลตฟอร์มการทําบัญชีบนคลาวด์ที่สามารถทําสิ่งต่อไปนี้ได้

• สร้างใบแจ้งหนี้ที่ดูเป็นมืออาชีพและปรับแต่งใส่แบรนด์ของคุณเข้าไปได้

• ออกใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าได้อัตโนมัติสําหรับโมเดลแบบสมัครสมาชิกหรือสัญญาบริการต่อเนื่อง

• รับการชําระเงินออนไลน์ผ่านใบแจ้งหนี้ด้วยการผสานการทำงานระบบของผู้ประมวลผลการชําระเงิน เช่น Stripe

ฟีเจอร์เหล่านี้ช่วยให้ลูกค้าชําระเงิน อัปเดตรายการได้อัตโนมัติได้ง่ายขึ้น และประหยัดเวลาที่ใช้ไปกับการเรียกเก็บเงิน

การติดตามค่าใช้จ่าย

หากคุณติดตามค่าใช้จ่ายจํานวนมาก ให้หาแพลตฟอร์มที่ช่วยให้คุณดําเนินการดังต่อไปนี้ได้

• อัปโหลดใบเสร็จผ่านแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ด้วยการถ่ายภาพ

• นําเข้าและจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายโดยอัตโนม้ติจากบัญชีธนาคารหรือบัตรเครดิตที่เชื่อมโยง

• ระบุค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับธุรกิจสําหรับการลดหย่อนในช่วงการยื่นภาษี

แพลตฟอร์มที่เรียนรู้พฤติกรรมของคุณ (เช่น การจําแนกประเภทธุรกรรมที่ทำกับผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่งอย่างสม่ําเสมอ) อาจทําให้กระบวนการเหล่านี้ง่ายขึ้น

การกระทบยอดธนาคาร

หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการกระทบยอดธนาคาร (กล่าวคือ การจับคู่ธุรกรรมในซอฟต์แวร์บัญชีกับรายการเดินบัญชีธนาคารของคุณ) ให้มองหาแพลตฟอร์มที่ทำได้ดังนี้

• นําเข้าธุรกรรมธนาคารโดยอัตโนมัติและแนะนําการจับคู่รายการกับใบแจ้งหนี้หรือค่าใช้จ่าย

• แจ้งข้อมูลที่ไม่ตรงกันเพื่อให้คุณตรวจสอบข้อมูลดังกล่าวได้อย่างรวดเร็ว

แพลตฟอร์มเหล่านี้ช่วยให้รายการทางการเงินของคุณถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอโดยไม่ต้องทํางานด้วยตัวเองหลายๆ ชั่วโมง

การรายงานและข้อมูลเชิงลึกด้านการเงิน

หากการรายงานและข้อมูลเชิงลึกด้านการเงินเป็นสิ่งที่คุณให้ความสำคัญ ให้พิจารณาเลือกแพลตฟอร์มที่มีสิ่งต่อไปนี้

• รายงานสําเร็จรูป เช่น งบกําไรขาดทุน สรุปกระแสเงินสด และงบดุล

• รายงานที่ปรับแต่งได้ตามความต้องการของคุณ เช่น การติดตามประสิทธิภาพรายโครงการ แผนก หรือรอบระยะเวลา

• แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่แสดงตัวชี้วัดสําคัญ เช่น รายรับ ค่าใช้จ่าย และใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ

การรายงานแบบละเอียดมีประโยชน์อย่างยิ่งในการตัดสินใจ การระบุแนวโน้ม และการเตรียมการยื่นภาษี

การปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษี

หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษี ให้มองหาระบบการทําบัญชีบนคลาวด์ที่มีสิ่งต่อไปนี้

• การคํานวณภาษีขายหรือภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) อัตโนมัติตามที่ตั้งและประเภทธุรกรรม

• เครื่องมือในตัวสําหรับติดตามค่าลดหย่อนและภาระทางภาษีตลอดทั้งปี

• การผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์ยื่นภาษี หรือความสามารถในการสร้างรายงานพร้อมใช้สำหรับงานภาษีให้นักบัญชี

ฟีเจอร์เหล่านี้ช่วยประหยัดเวลาในการเตรียมการได้หลายชั่วโมงและลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดในการยื่นภาษี

การผสานการทํางานกับระบบเงินเดือน

สําหรับการจัดการเงินเดือน ให้หาแพลตฟอร์มที่สามารถ

• คํานวณเงินเดือนอัตโนมัติ รวมถึงภาษีและสวัสดิการ

• ซิงก์ค่าใช้จ่ายด้านบัญชีเงินเดือนกับรายงานทางการเงินของคุณเพื่อความเรียบร้อยของรายการบัญชี

ความสามารถในการปรับขนาดและส่วนเสริม

หากคุณกําลังมองหาโซลูชันที่ยืดหยุ่น ลองดูฟีเจอร์ต่างๆ เช่น

• รองรับหลายสกุลเงินสำหรับการทำธุรกรรมระหว่างประเทศ

• การจัดการสินค้าคงคลังสําหรับธุรกิจที่ขายสินค้า

• การติดตามโครงการเพื่อตรวจสอบต้นทุนและความสามารถในการทํากําไรสำหรับแต่ละโครงการ

• การเข้าถึงอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) เพื่อผสานการทํางานกับเครื่องมืออื่นๆ รวมถึงระบบ CRM หรือ ERP

ความสามารถในการปรับขนาดช่วยให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์บัญชีของคุณจะเติบโตได้ทันกับธุรกิจขณะที่การดำเนินงานขยายตัวขึ้น

การทํางานร่วมกันและสิทธิ์ของผู้ใช้

หากธุรกิจของคุณมีพนักงานที่จัดการด้านการเงินหลายคน ให้มองหาฟีเจอร์ต่างๆ เช่น

• การเข้าถึงได้หลายผู้ใช้งานโดยกำหนดสิทธิ์ตามบทบาทได้ เพื่อให้คุณควบคุมได้ว่าใครจะเห็นหรือแก้ไขข้อมูลได้บ้าง

• การทํางานร่วมกันแบบเรียลไทม์ เพื่อให้นักบัญชีและทีมสามารถทำงานร่วมกับคุณได้โดยไม่ต้องอยู่ในสถานที่เดียวกัน

ซึ่งช่วยให้แบ่งปันข้อมูลได้อย่างปลอดภัยและป้องกันการสื่อสารคลาดเคลื่อน

การผสานการทํางานกับเทคโนโลยีอื่นๆ

หากคุณใช้เทคโนโลยีอื่นๆ ในการดําเนินธุรกิจอยู่แล้ว ให้ลองพิจารณาแพลตฟอร์มที่สามารถผสานการทํางานกับเทคโนโลยีเหล่านั้นได้ เทคโนโลยีอื่นๆ เหล่านี้อาจประกอบด้วย

• ผู้ประมวลผลการชําระเงิน เช่น Stripe เพื่อการติดตามธุรกรรมอัตโนมัติ

• แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซอย่าง Shopify หรือ WooCommerce เพื่อซิงก์ข้อมูลการขาย

• เครื่องมือติดตามเวลาหากคุณเรียกเก็บเงินลูกค้าเป็นรายชั่วโมง

• ระบบสินค้าคงคลังเพื่อติดตามระดับสต็อกและต้นทุน

ความง่ายในการใช้งานและการสนับสนุนลูกค้า

คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มที่คุณเลือกใช้งานง่ายและมีบริการสนับสนุนเมื่อคุณต้องการ มองหาแพลตฟอร์มที่

• ไม่ต้องใช้ความรู้ด้านการทําบัญชีขั้นสูง

• มาพร้อมการสนับสนุนในตอนเริ่มต้น คู่มือสอนการใช้งาน หรือฐานความรู้เพื่อเริ่มต้นใช้งาน

• ให้การสนับสนุนลูกค้าที่ตอบสนองอย่างรวดเร็วในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหา