A contabilidade pode não ser a parte mais empolgante da administração de uma empresa, mas é uma das mais importantes. Durante anos, as empresas confiaram em métodos tradicionais de contabilidade: registros manuais, software de desktop e planilhas. Mas a contabilidadena nuvem, um método moderno de gerenciamento de livros contábeis, pode transformar a forma como as empresas pensam sobre suas finanças. Com o aumento da popularidade da contabilidade na nuvem, espera-se que o mercado global de software de contabilidade na nuvem aumente de US$ 3,5 bilhões em 2023 para US$ 7 bilhões até 2032.

A seguir, explicaremos o que é a contabilidade na nuvem, como ela funciona e por que as empresas estão migrando para ela.

Neste artigo:

• O que é a contabilidade na nuvem?
  
• Como funciona a contabilidade na nuvem?
  
• Quais são os benefícios da contabilidade na nuvem para as empresas?
  
• Quais empresas são mais beneficiadas pela contabilidade na nuvem?
  
• Qual o nível de segurança da contabilidade na nuvem para armazenar dados financeiros?
  
• Quais recursos uma solução de contabilidade na nuvem deve oferecer?
  

O que é a contabilidade na nuvem?

A contabilidade na nuvem é a prática de gerenciar as finanças da sua empresa com um software hospedado online (na "nuvem") e não em um computador ou servidor. Pense nisso como mudar seus livros contábeis do computador do escritório para uma plataforma segura baseada na web. Com a contabilidade na nuvem, seus dados não ficam vinculados a um único dispositivo e estão disponíveis em qualquer lugar onde você tenha acesso à internet. As plataformas baseadas na nuvem também automatizam tarefas tediosas e sincronizam dados em tempo real, eliminando a necessidade de atualizar planilhas manualmente ou usar software instalado localmente.

Como funciona a contabilidade na nuvem?

A contabilidade na nuvem permite acompanhar as receitas, as despesas e a integridade financeira geral da empresa em um ambiente online. No entanto, em vez de armazenar seus dados em um computador ou servidor local (ou em pilhas de papelada), a contabilidade na nuvem os mantém em servidores remotos que você pode acessar de qualquer lugar que tenha uma conexão com a internet.

A maioria dos sistemas de contabilidade na nuvem foi projetada para se conectar a outras tecnologias usadas para administrar sua empresa: processadores de pagamentos (como a Stripe), plataformas de e-commerce (como a Shopify) e software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Isso permite que as plataformas forneçam atualizações em tempo real de todos os sistemas e criem um local centralizado para suas atividades contábeis.

Por exemplo, quando um cliente compra um produto no seu site, pode pagar usando a Stripe. Sua plataforma de contabilidade registrará o pagamento, o associará à venda e o mostrará nos relatórios de receita, tudo isso de forma automática. Quando você conecta sua conta bancária empresarial a uma plataforma baseada na nuvem, a plataforma registra todas as novas transações de pagamento, depósito ou despesa e as categoriza imediatamente.

Com esses recursos, as plataformas de contabilidade na nuvem podem automatizar tarefas repetitivas e demoradas que são propensas a erros humanos, incluindo:

• Reconciliação bancária: os sistemas de contabilidade na nuvem podem associar os pagamentos recebidos às faturas correspondentes, o que torna o rastreamento manual desnecessário.

• Faturas recorrentes: as plataformas de contabilidade na nuvem podem enviar automaticamente faturas em um cronograma predefinido, o que é perfeito para empresas com modelos baseados em assinatura ou retenção.

• Categorização de despesas: muitas soluções de contabilidade na nuvem "aprendem" com seus hábitos. Se você classificar regularmente materiais de escritório comprados de um fornecedor específico como parte de uma categoria específica, o sistema pode começar a fazer isso automaticamente.

Quais são os benefícios da contabilidade na nuvem para as empresas?

A contabilidade na nuvem torna as finanças mais gerenciáveis e adaptáveis, alinhando-as aos fluxos de trabalho modernos. Veja por que as empresas confiam nela:

• Acessibilidade: a contabilidade na nuvem permite verificar o fluxo de caixa pelo celular em uma reunião, enviar uma fatura durante a viagem ou compartilhar dados financeiros com seu contador sem estar na mesma sala. Ela funciona em qualquer lugar.

• Atualizações em tempo real: a contabilidade na nuvem oferece uma visão geral em tempo real de suas finanças. Quando um cliente paga uma fatura, o pagamento é refletido automaticamente nos seus dados. Quando você faz uma compra, a solução a registra imediatamente. Essa conexão em tempo real ajuda você a gerenciar o que está entrando, o que está saindo e o que está por vir.

• Tarefas automatizadas: a contabilidade na nuvem gerencia tarefas repetitivas, como reconciliar pagamentos, categorizar despesas e enviar lembretes de faturas vencidas. Isso permite que você se concentre em tarefas mais importantes para a sua empresa.

• Escalabilidade: se você é uma loja de uma pessoa ou está expandindo para novos mercados, a contabilidade na nuvem se adapta às suas necessidades. Comece com o básico e adicione recursos como folha de pagamento, controle de estoque e suporte a várias moedas quando estiver pronto. Você não precisa recriar seu sistema financeiro apenas porque sua empresa está crescendo.

• Colaboração mais fácil: como tudo está online, seu contador, auxiliares contábeis e equipe podem fazer login e acessar os mesmos dados que você está vendo. Você não precisa trocar arquivos e acessa sempre versões atualizadas. A nuvem fornece um espaço de trabalho compartilhado onde todos estão em sintonia.

• Atualizações automáticas: as plataformas baseadas na nuvem processam automaticamente as atualizações. Você não precisa se preocupar com a instalação de novas tabelas fiscais ou correção de erros. Essas atualizações acontecem em segundo plano. Isso garante que você esteja sempre usando a versão mais atual do software com acesso aos mais recentes recursos e padrões de conformidade.

Quais empresas são mais beneficiadas pela contabilidade na nuvem?

Embora quase todas as empresas possam se beneficiar da contabilidade na nuvem, o impacto é especialmente perceptível para aquelas que valorizam flexibilidade, automação e escalabilidade. Se você está administrando uma startup, gerenciando uma pequena empresa ou liderando uma grande empresa, a contabilidade na nuvem se adapta às suas necessidades e cresce com você. Veja como diferentes tipos de empresas podem se beneficiar da contabilidade na nuvem:

Startups

Para startups, que geralmente são organizações enxutas, as soluções de contabilidade na nuvem podem:

• Economizar tempo: essas plataformas automatizam tarefas tediosas, como reconciliação de contas bancárias e envio de faturas recorrentes.

• Manter a flexibilidade: esses sistemas permitem que as startups ampliem as necessidades contábeis para acompanhar o crescimento, incluindo o acompanhamento de despesas desde o início e a integração de folha de pagamento e relatórios avançados conforme contratam funcionários.

• Fornecer visibilidade: essas plataformas fornecem insights do fluxo de caixa em tempo real, o que é especialmente importante com orçamentos restritos.

Por exemplo, uma startup de tecnologia pode conectar sua plataforma de contabilidade na nuvem com a Stripe para acompanhar a receita de assinaturas e gerar rapidamente relatórios financeiros para investidores.

Pequenas e médias empresas (PMEs)

Para PMEs, que normalmente têm tempo limitado e equipe mínima, as soluções de contabilidade na nuvem podem:

• Consolidar sistemas: as plataformas de contabilidade na nuvem unificam faturamento, controle de despesas, folha de pagamento e relatórios em uma plataforma e podem reduzir a necessidade de vários sistemas desconectados.

• Habilitar o trabalho remoto: essas plataformas permitem que proprietários de pequenas e médias empresas e suas equipes trabalhem no escritório, em casa ou em trânsito.

• Simplificar os impostos: as ferramentas integradas de rastreamento e conformidade fiscal dessas plataformas facilitam as tarefas da temporada fiscal.

Por exemplo, uma pequena empresa de varejo pode usar a contabilidade na nuvem para sincronizar dados de vendas de sua plataforma de e-commerce, acompanhar custos de estoque e preparar demonstrações financeiras sem esforço manual adicional.

Freelancers e empresários individuais

Para trabalhadores independentes, que muitas vezes desempenham todas as funções da empresa, incluindo vendas e contabilidade, a contabilidade na nuvem pode:

• Reduzir custos: muitas plataformas de contabilidade na nuvem têm planos personalizados para freelancers que cobrem faturamento, controle de despesas e relatórios básicos, sem recursos desnecessários ou altos custos.

• Reduzir a necessidade de especialização: o projeto amigável dessas plataformas significa que os freelancers podem gerenciar seus livros contábeis sem contratar ajuda extra.

• Ajuda com a prontidão fiscal: as plataformas de contabilidade na nuvem podem rastrear automaticamente despesas dedutíveis e gerar relatórios para facilitar a declaração de impostos.

Por exemplo, um designer gráfico freelancer pode usar a contabilidade na nuvem para enviar faturas profissionais, registrar despesas comerciais, como assinaturas de software, e rastrear os rendimentos para pagamentos de impostos.

Empresas em crescimento

As operações financeiras ficam cada vez mais complexas para as grandes empresas em crescimento. Para essas empresas, a contabilidade na nuvem pode fornecer:

• Recursos flexíveis: desde suporte até várias moedas a relatórios avançados, as plataformas baseadas na nuvem podem lidar com as demandas de operações globais ou altos volumes de transações.

• Colaboração em equipe: geralmente, as empresas têm várias pessoas gerenciando as finanças. As plataformas baseadas na nuvem permitem acesso seguro para contadores, auditores e chefes de departamento, garantindo que todos trabalhem usando os mesmos dados.

• Integração com outros sistemas: a contabilidade na nuvem se integra a sistemas de ERP (planejamento de recursos corporativos), CRM (gerenciamento do relacionamento com clientes) e pagamento utilizados frequentemente por grandes empresas.

Por exemplo, uma empresa de manufatura pode usar a contabilidade na nuvem para rastrear custos de produção, sincronizar com software de estoque e gerar relatórios financeiros personalizados para cada unidade de negócios.

ONGs

Muitas vezes, as ONGs precisam rastrear doações, gerenciar fundos restritos e fornecer relatórios transparentes a doadores e conselhos de administração. Para as ONGs, a contabilidade na nuvem pode:

• Acompanhar as doações: essas plataformas podem marcar fontes de renda para ajudar a separar as doações gerais dos recursos obtidos por meio de subsídios.

• Gerar relatórios personalizados: as plataformas baseadas na nuvem podem criar relatórios alinhados aos padrões contábeis das ONGs e mostrar exatamente como os fundos estão sendo usados.

• Promover a colaboração: essas plataformas podem compartilhar dados financeiros com membros do conselho de administração ou captadores de subsídios sem precisar de longas discussões por e-mail ou reuniões presenciais.

Por exemplo, uma ONG local pode usar a contabilidade na nuvem para monitorar o fluxo de caixa, acompanhar despesas de um projeto específico e preparar relatórios financeiros anuais para doadores.

Empresas com equipes remotas ou distribuídas

Equipes remotas e distribuídas dependem de sistemas baseados na nuvem para se manterem conectadas. Para empresas com esses tipos de equipes, a contabilidade na nuvem pode fornecer:

• Acesso em vários locais: com plataformas baseadas na nuvem, os membros da equipe podem fazer login de qualquer lugar para verificar relatórios, enviar despesas ou gerenciar a folha de pagamento.

• Permissões baseadas em funções: as plataformas baseadas na nuvem podem conceder acesso a diferentes membros da equipe enquanto mantêm o controle sobre dados financeiros confidenciais.

• Colaboração mais fácil: essas plataformas permitem que contadores e auxiliares contábeis trabalhem com dados atualizados em tempo real, independentemente de sua localização.

Por exemplo, uma agência de marketing digital com funcionários em vários países pode usar a contabilidade na nuvem para lidar com o faturamento em várias moedas, acompanhar as despesas de várias equipes e garantir a precisão financeira.

Qual o nível de segurança da contabilidade na nuvem para armazenar dados financeiros?

Quando gerenciada corretamente, a contabilidade na nuvem geralmente é mais segura do que as soluções tradicionais armazenadas localmente. Os provedores investem em medidas de segurança e infraestrutura que excedem o que a maioria das empresas poderia implementar por conta própria. Veja como funciona a segurança da contabilidade na nuvem:

Criptografia

A criptografia é a base da segurança de dados para a contabilidade na nuvem. Ela transforma seus dados em um código que é ilegível por partes não autorizadas. Quando os dados se movem entre seu dispositivo e a nuvem, eles são criptografados para evitar a interceptação. Os dados armazenados nos servidores do provedor também são criptografados. Assim, mesmo que alguém acesse os servidores, os dados obtidos serão inúteis sem a chave de criptografia.

Autenticação multifator (MFA)

O MFA adiciona uma camada de segurança, exigindo confirmações adicionais além da senha para fazer login. Mesmo que sua senha esteja comprometida, os usuários não autorizados ainda precisam de um segundo fator, como um código enviado ao seu celular ou uma verificação baseada em aplicativo, para obter acesso.

Backups de dados regulares

Os provedores de contabilidade na nuvem realizam backups de dados regulares para manter os dados seguros, mesmo em caso de falha de hardware, ataques cibernéticos ou desastres naturais. Se ocorrer um problema, eles podem restaurar seus dados rapidamente sem grandes interrupções.

Conformidade com padrões de segurança

As soluções de contabilidade na nuvem respeitáveis mantêm a conformidade com os padrões e regulamentos do setor para segurança e privacidade de dados. Entre eles:

• Controles de Sistema e Organização (SOC) 2: uma estrutura para gerenciar e proteger dados confidenciais.

• Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR): um regulamento que protege os dados pessoais dos clientes e se aplica a empresas que operam na União Europeia (UE) ou trabalham com ela.

• Padrão de Segurança de Dados do Setor de Cartões de Pagamento (PCI DSS): um padrão para proteção de dados se o seu software de contabilidade lida com dados de pagamentos com cartão.

Permissões de usuário e acesso baseado em função

A maioria das plataformas baseadas na nuvem permite que você controle quem vê quais dados. Por exemplo, você pode conceder ao seu contador acesso total aos seus livros contábeis enquanto limita um funcionário a enviar relatórios de despesas. Isso pode reduzir o risco de uso indevido interno ou alterações acidentais.

Monitoramento e detecção de ameaças

Os provedores de contabilidade na nuvem investem em sistemas avançados de detecção de ameaças. Eles monitoram ativamente atividades suspeitas, como tentativas de login incomuns ou malware, e tomam medidas proativas para bloquear ameaças antes que elas se tornem violações.

Quais recursos uma solução de contabilidade na nuvem deve oferecer?

Quando você escolhe um sistema de contabilidade na nuvem, a plataforma certa depende das necessidades da sua empresa. Um freelancer pode priorizar o faturamento e o controle de despesas, uma pequena empresa pode valorizar a ajuda para conformidade fiscal e a integração da folha de pagamento, e uma empresa em crescimento pode se concentrar em escalabilidade e relatórios avançados.

Aqui estão os recursos que você pode procurar, dependendo de suas prioridades:

Faturamento e processamento de pagamentos

Para suas necessidades de faturamento e pagamentos, procure plataformas de contabilidade na nuvem com recursos para:

• Gerar faturas com aparência profissional e personalizáveis com sua marca

• Automatizar faturas recorrentes para modelos de negócio baseados em assinaturas ou serviços recorrentes

• Aceitar pagamentos online por meio de faturas, integrando-se com processadores de pagamento como a Stripe

Esses recursos facilitam o pagamento dos clientes, atualizam automaticamente os registros e reduzem o tempo gasto em atividades de cobrança.

Acompanhamento de despesas

Se você acompanha muitas despesas, encontre plataformas que permitam:

• Carregar recibos usando um aplicativo móvel que tira fotos

• Importar e categorizar automaticamente despesas de contas bancárias conectadas ou cartões de crédito

• Sinalizar despesas relacionadas à empresa para possíveis deduções durante a temporada fiscal

As plataformas que aprendem seus hábitos (por exemplo, categorizar consistentemente transações de um fornecedor específico) podem facilitar esses processos.

Reconciliação bancária

Para obter ajuda com a reconciliação bancária (isto é, associar as transações do seu software de contabilidade aos extratos bancários), procure plataformas que permitam:

• Importar automaticamente transações bancárias e sugerir associações para faturas ou despesas

• Sinalizar discrepâncias para que você possa investigá-las rapidamente

Essas plataformas podem manter seus registros financeiros precisos e atualizados sem exigir horas de trabalho manual.

Relatórios e insights financeiros

Se relatórios e insights financeiros são prioridades, considere plataformas com:

• Relatórios predefinidos, como demonstrações de lucros e perdas, resumos de fluxo de caixa e balanços patrimoniais

• Relatórios personalizados de acordo com suas necessidades, como acompanhamento de desempenho por projeto, departamento ou período

• Dashboards em tempo real que mostram as principais métricas, como receita, despesas e faturas pendentes

Os relatórios detalhados são especialmente úteis para tomada de decisões, identificação de tendências e preparativos para declarações fiscais.

Conformidade fiscal

Para obter ajuda com a conformidade fiscal, procure sistemas de contabilidade na nuvem que possam fornecer:

• Cálculo automático do imposto sobre vendas ou imposto sobre valor agregado (IVA) com base em sua localização e tipo de transação

• Ferramentas integradas para acompanhar despesas dedutíveis e obrigações tributárias ao longo do ano

• Integração com software de declaração de impostos ou geração de relatórios específicos de impostos para o seu contador

Esses recursos podem economizar inúmeras horas de preparação e reduzir o risco de erros de declaração.

Integração da folha de pagamento

Para gerenciamento da folha de pagamento, encontre plataformas que possam:

• Automatizar cálculos da folha de pagamento, incluindo impostos e benefícios

• Sincronizar as despesas de folha de pagamento com relatórios financeiros para manter os livros contábeis em ordem

Escalabilidade e complementos

Se você quer soluções flexíveis, verifique recursos como:

• Suporte multimoedas para transações internacionais

• Gerenciamento de estoque para empresas baseadas em produtos

• Acompanhamento de projetos para monitoramento de custos e rentabilidade por projeto

• Acesso à interface de programação de aplicações (API) para integração com outras ferramentas, incluindo sistemas CRM ou ERP

A escalabilidade garante que a expansão das suas operações não exceda a capacidade do software de contabilidade.

Colaboração e permissões de usuário

Se a sua empresa envolve várias pessoas no gerenciamento financeiro, procure recursos como:

• Acesso multiusuário com permissões baseadas em função para que você possa controlar quem vê ou edita dados específicos

• Colaboração em tempo real para que o contador e sua equipe possam trabalhar em conjunto com você sem precisar estar no mesmo local

Isso facilita o compartilhamento seguro de dados e evita falhas de comunicação.

Integração com outras tecnologias

Se você já usa outras tecnologias para administrar sua empresa, considere plataformas que possam se integrar a elas. Essas outras tecnologias podem incluir:

• Processadores de pagamentos como a Stripe para rastreamento automático de transações

• Plataformas de e-commerce como a Shopify ou WooCommerce para sincronizar dados de vendas

• Ferramentas de controle de tempo se você cobrar os clientes por hora

• Sistemas de estoque para acompanhar níveis de estoque e custos

Facilidade de uso e suporte ao cliente

Verifique se a plataforma escolhida oferece uso intuitivo e suporte quando necessário. Procure plataformas que:

• Não exigem conhecimento avançado de contabilidade dos usuários

• Fornecem suporte, tutoriais ou uma base de conhecimento de onboarding para você começar a usar

• Fornecem suporte ágil ao cliente caso você precise de ajuda para solucionar um problema