Embora não seja a parte mais empolgante da gestão de uma empresa, a contabilidade é uma das operações mais importantes. Durante anos, as empresas dependeram de métodos contábeis tradicionais e demorados, como livros-razão manuais, softwares de desktop e planilhas. A contabilidade na nuvem, um método moderno de gestão contábil, pode ajudar as empresas a administrar suas finanças com mais eficiência, pois automatiza tarefas rotineiras e mantém as informações financeiras atualizadas.

A contabilidade na nuvem é normalmente oferecida como um software como serviço (SaaS), que é um software gerido por um provedor, hospedado online e geralmente acessado por meio de uma assinatura paga. Os termos contabilidade na nuvem e SaaS costumam ser usados como sinônimos. No entanto, o SaaS se refere a muitos tipos de softwares baseados na nuvem, enquanto a contabilidade na nuvem oferece suporte específico à contabilidade e à escrituração. À medida que a contabilidade na nuvem se torna mais popular, a expectativa é de que o mercado global de softwares de contabilidade na nuvem atinja a marca de US$ 8 bilhões até 2030.

Abaixo, explicaremos o que é contabilidade na nuvem, como ela funciona e por que as empresas estão migrando da contabilidade tradicional para essa abordagem moderna.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é contabilidade na nuvem?
  
• Contabilidade na nuvem vs. contabilidade tradicional de desktop.
  
• Como funciona a contabilidade na nuvem?
  
• Quais são os benefícios da contabilidade na nuvem para as empresas?
  
• Quais empresas mais se beneficiam da contabilidade na nuvem?
  
• Quão segura é a contabilidade na nuvem para o armazenamento de dados financeiros?
  
• Quais recursos você deve procurar em uma solução de contabilidade na nuvem?
  
• Quanto custa a contabilidade na nuvem?
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que é a contabilidade na nuvem?

A contabilidade na nuvem é a prática de gerir as finanças da sua empresa com um software hospedado online (na "nuvem") em vez de em um computador ou servidor. Pense nisso como a transferência dos seus livros do computador do escritório para uma plataforma segura baseada na web. No centro dessa plataforma está o seu livro-razão (o registro central de todas as transações financeiras da sua empresa). Com a contabilidade na nuvem, seus dados não ficam vinculados a um único dispositivo. Eles ficam disponíveis em qualquer lugar onde haja acesso à internet. As plataformas baseadas na nuvem também automatizam tarefas entediantes e sincronizam os dados em tempo real, o que elimina a necessidade de atualizar planilhas manualmente ou de usar softwares instalados localmente.

Contabilidade na nuvem vs. contabilidade tradicional de desktop

Como funciona a contabilidade na nuvem?

A contabilidade na nuvem permite acompanhar a renda, as despesas e a saúde financeira geral da sua empresa em um ambiente online. No entanto, em vez de armazenar seus dados em um computador ou servidor local (ou em pilhas de papel), a contabilidade na nuvem os mantém em servidores remotos que você pode acessar de qualquer lugar com uma conexão à internet. Se você usa atualmente um software de contabilidade de desktop, muitas plataformas na nuvem oferecem ferramentas de importação integradas que migram seus dados históricos (incluindo transações, faturas e registros de clientes), para que você não precise começar do zero.

A maioria dos sistemas de contabilidade na nuvem foi criada para se conectar a outras tecnologias que você já usa na gestão da sua empresa, o que inclui processadores de pagamentos (como a Stripe), plataformas de e-commerce (como a Shopify) e softwares de CRM. Essas integrações oferecem atualizações em tempo real entre os sistemas e criam um local centralizado para as suas atividades contábeis.

Por exemplo, quando um cliente compra um produto do seu site, ele pode pagar com a Stripe. Sua plataforma de contabilidade registrará o pagamento automaticamente, fará a correspondência com a venda e refletirá esse valor nos seus relatórios de receita. Ao conectar a conta bancária da sua empresa a uma plataforma baseada na nuvem, a plataforma registra cada nova transação (seja ela um pagamento, um depósito ou uma despesa) e a categoriza imediatamente.

Com esses recursos, as plataformas de contabilidade na nuvem podem automatizar tarefas repetitivas e demoradas que são propensas a erros humanos, incluindo:

• Reconciliação bancária: os sistemas de contabilidade na nuvem podem fazer a correspondência entre os pagamentos recebidos e as faturas correspondentes, o que torna desnecessário o acompanhamento manual.

• Faturas recorrentes: as plataformas de contabilidade na nuvem podem enviar faturas automaticamente em um cronograma predefinido, perfeito para empresas com modelos baseados em assinatura ou contratos de retenção.

• Categorização de despesas: muitas soluções de contabilidade na nuvem "aprendem" com os seus hábitos. Por exemplo, se você costuma classificar os materiais de escritório comprados de um fornecedor em uma categoria específica, o sistema pode começar a fazer isso automaticamente.

Quais são os benefícios da contabilidade na nuvem para as empresas?

A contabilidade na nuvem torna as finanças mais gerenciáveis, adaptáveis e alinhadas aos fluxos de trabalho modernos. Veja como:

• Acessibilidade: a contabilidade na nuvem permite que você verifique o seu fluxo de caixa pelo celular durante uma reunião, envie uma fatura enquanto viaja ou compartilhe dados financeiros com o seu contador sem precisar estar na mesma sala. Ela funciona de onde você estiver.

• Atualizações em tempo real: a contabilidade na nuvem oferece uma visão geral em tempo real das suas finanças. Quando um cliente paga uma fatura, os seus números refletem isso na mesma hora. Ao fazer uma compra, a solução a registra sem atrasos. Essa conexão em tempo real ajuda você a gerir o que entra, o que sai e o que está por vir.

• Tarefas automatizadas: a contabilidade na nuvem cuida de tarefas repetitivas, como reconciliar pagamentos, categorizar despesas e enviar lembretes de faturas vencidas. Isso libera tempo para que você possa se concentrar em trabalhos mais importantes da sua empresa.

• Escalabilidade: seja você uma empresa de uma pessoa só ou que esteja em expansão para novos mercados, a contabilidade na nuvem se adapta às suas necessidades. Comece com o básico e adicione recursos como folha de pagamento, controle de estoque e suporte a várias moedas quando estiver tudo pronto. Você não precisa reconstruir o seu sistema financeiro só porque a sua empresa está em expansão.

• Colaboração mais fácil: como tudo está online, seu contador, guarda-livros e sua equipe podem fazer login e acessar os mesmos dados que você. Chega de trocar arquivos entre si ou lidar com versões desatualizadas. A nuvem oferece um espaço de trabalho compartilhado em que todos se mantêm atualizados.

• Atualizações automáticas: as plataformas baseadas na nuvem lidam com as atualizações de forma automática. Você não precisa se preocupar em instalar novas tabelas de impostos ou corrigir bugs (essas atualizações acontecem em segundo plano). Isso garante que você sempre use a versão mais atual do software, com acesso aos recursos e padrões de conformidade mais recentes.

Quais empresas são mais beneficiadas pela contabilidade na nuvem?

A maioria das empresas pode se beneficiar da contabilidade na nuvem, em especial aquelas que valorizam a flexibilidade, a automação e a escalabilidade. Quer você administre uma startup, gira uma pequena empresa ou lidere uma grande corporação, a contabilidade na nuvem se adapta às suas necessidades e cresce com você.

Veja como diferentes tipos de empresas podem se beneficiar da contabilidade na nuvem:

Startups

Para startups, que geralmente são organizações enxutas, as soluções de contabilidade na nuvem podem:

• Economia de tempo: tarefas entediantes, como reconciliar contas bancárias e enviar faturas recorrentes, são automatizadas.

• Manutenção da flexibilidade: as Startups podem redimensionar as suas necessidades contábeis à medida que expandem. Isso inclui o acompanhamento de despesas logo no início e a integração da folha de pagamento e de relatórios avançados à medida que novos funcionários são adicionados.

• Oferta de visibilidade: ter insights em tempo real do fluxo de caixa é algo essencial quando cada centavo conta.

Por exemplo, uma startup de tecnologia pode conectar sua plataforma de contabilidade na nuvem com a Stripe para acompanhar a receita de assinaturas e gerar rapidamente relatórios financeiros para investidores.

Pequenas e médias empresas (PMEs)

Para PMEs, que normalmente têm tempo limitado e equipe mínima, as soluções de contabilidade na nuvem podem:

• Consolidação de sistemas: o Invoicing, o acompanhamento de despesas, a folha de pagamento e os relatórios são combinados em uma única plataforma, o que reduz a necessidade de vários sistemas desconectados.

• Possibilidade de trabalho remoto: os proprietários de PMEs e suas equipes podem trabalhar de qualquer lugar com conexão à internet (seja no escritório, em casa ou em trânsito).

• Simplificação de impostos: as ferramentas integradas de conformidade e acompanhamento de impostos facilitam a época de declaração de impostos.

Por exemplo, uma pequena empresa de varejo poderia usar a contabilidade na nuvem para sincronizar os dados de vendas da sua plataforma de e-commerce, acompanhar os custos de estoque e preparar as demonstrações financeiras sem esforço manual extra.

Freelancers e empresários individuais

Para trabalhadores independentes, que muitas vezes desempenham todas as funções da empresa, incluindo vendas e contabilidade, a contabilidade na nuvem pode:

• Redução de custos: os planos personalizados para freelancers cobrem o faturamento, o acompanhamento de despesas e os relatórios básicos sem recursos desnecessários ou custos altos.

• Redução da necessidade de especialização: o design fácil de usar das plataformas significa que os freelancers podem gerir os seus livros contábeis sem a necessidade de contratar ajuda extra.

• Ajuda com a prontidão para impostos: as despesas dedutíveis são acompanhadas de forma automática e os relatórios são gerados para uma declaração de impostos tranquila.

Por exemplo, um designer gráfico freelancer poderia usar a contabilidade na nuvem para enviar faturas profissionais, acompanhar a renda para o pagamento de impostos e registrar despesas comerciais, como assinaturas de software.

Empresas em crescimento

As operações financeiras ficam cada vez mais complexas para as grandes empresas em crescimento. Para essas empresas, a contabilidade na nuvem pode fornecer:

• Recursos flexíveis: Do suporte a várias moedas a relatórios avançados, as plataformas baseadas na nuvem podem lidar com as demandas de operações globais ou de grandes volumes de transações.

• Colaboração em equipe: As empresas costumam ter várias pessoas na gestão das finanças. O acesso seguro para contadores, auditores e chefes de departamento garante que todos trabalhem com os mesmos dados.

• Integração com outros sistemas: A contabilidade na nuvem se integra a sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), CRM e de pagamentos, que são comumente usados por grandes empresas.

Por exemplo, uma empresa de manufatura pode usar a contabilidade na nuvem para rastrear custos de produção, sincronizar com software de estoque e gerar relatórios financeiros personalizados para cada unidade de negócios.

ONGs

Muitas vezes, as ONGs precisam rastrear doações, gerenciar fundos restritos e fornecer relatórios transparentes a doadores e conselhos de administração. Para as ONGs, a contabilidade na nuvem pode:

• Acompanhamento de doações: As fontes de renda são marcadas automaticamente para ajudar a separar as doações gerais de fundos de subsídios.

• Geração de relatórios personalizados: São criados relatórios que se alinham aos padrões de contabilidade de organizações sem fins lucrativos e mostram exatamente como os fundos estão sendo usados.

• Promoção de colaborações: Dados financeiros podem ser facilmente compartilhados com membros do conselho ou redatores de subsídios, sem a necessidade de longas trocas de e-mails ou reuniões presenciais.

Por exemplo, uma ONG local pode usar a contabilidade na nuvem para monitorar o fluxo de caixa, acompanhar despesas de um projeto específico e preparar relatórios financeiros anuais para doadores.

Empresas com equipes remotas ou distribuídas

Equipes remotas e distribuídas dependem de sistemas baseados na nuvem para se manterem conectadas. Para empresas com esses tipos de equipes, a contabilidade na nuvem pode fornecer:

• Acesso em vários locais: Os membros da equipe podem fazer login de qualquer lugar para verificar relatórios, enviar despesas ou gerenciar a folha de pagamento.

• Permissões baseadas em funções: O acesso pode ser facilmente concedido a diferentes membros da equipe, mantendo o controle sobre dados financeiros confidenciais.

• Colaboração mais fácil: Contadores e auxiliares de contabilidade trabalham com dados atualizados em tempo real, independentemente da localização.

Por exemplo, uma agência de marketing digital com funcionários em vários países pode usar a contabilidade na nuvem para lidar com o faturamento em várias moedas, acompanhar as despesas de várias equipes e garantir a precisão financeira.

Qual o nível de segurança da contabilidade na nuvem para armazenar dados financeiros?

Quando gerenciada corretamente, a contabilidade na nuvem costuma ser mais segura do que as soluções tradicionais armazenadas localmente. Os provedores investem em medidas de segurança e infraestrutura que superam o que a maioria das empresas poderia implementar por conta própria.

Veja como funciona a segurança da contabilidade na nuvem:

Criptografia

A criptografia é a base da segurança de dados na contabilidade na nuvem. Ela transforma dados em um código ilegível para partes não autorizadas. Quando os dados trafegam entre o dispositivo e a nuvem, eles são criptografados para evitar interceptações. Os dados armazenados nos servidores do provedor também são criptografados. Portanto, mesmo que alguém acesse os servidores, as informações serão inutilizáveis sem a chave de criptografia.

Autenticação multifator (MFA)

O MFA adiciona uma camada de segurança, exigindo confirmações adicionais além da senha para fazer login. Mesmo que sua senha esteja comprometida, os usuários não autorizados ainda precisam de um segundo fator, como um código enviado ao seu celular ou uma verificação baseada em aplicativo, para obter acesso.

Backups de dados regulares

Os provedores de contabilidade na nuvem realizam backups de dados regulares para manter os dados seguros, mesmo em caso de falha de hardware, ataques cibernéticos ou desastres naturais. Se ocorrer um problema, eles podem restaurar seus dados rapidamente sem grandes interrupções.

Conformidade com padrões de segurança

As soluções de contabilidade na nuvem respeitáveis mantêm a conformidade com os padrões e regulamentos do setor para segurança e privacidade de dados. Entre eles:

• System and Organization Controls (SOC) 2: Uma estrutura para gerenciar e proteger informações confidenciais.

• ISO 27001: Um padrão internacional para sistemas de gestão de segurança da informação, indicando que um provedor estabeleceu uma abordagem sistemática para gerenciar e proteger dados confidenciais.

• General Data Protection Regulation (GDPR): Um regulamento que protege dados pessoais de clientes e se aplica a empresas que operam ou trabalham com a União Europeia (UE).

• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): Um padrão de proteção de dados caso o software de contabilidade lide com dados de pagamentos com cartão.

Permissões de usuário e acesso baseado em função

A maioria das plataformas baseadas na nuvem permite que você controle quem vê quais dados. Por exemplo, você pode conceder ao seu contador acesso total aos seus livros contábeis enquanto limita um funcionário a enviar relatórios de despesas. Isso pode reduzir o risco de uso indevido interno ou alterações acidentais.

Monitoramento e detecção de ameaças

Os provedores de contabilidade na nuvem investem em sistemas avançados de detecção de ameaças. Eles monitoram ativamente atividades suspeitas, como tentativas de login incomuns ou malware, e tomam medidas proativas para bloquear ameaças antes que elas se tornem violações.

Quais recursos uma solução de contabilidade na nuvem deve oferecer?

Quando você escolhe um sistema de contabilidade na nuvem, a plataforma certa depende das necessidades da sua empresa. Um freelancer pode priorizar o faturamento e o controle de despesas, uma pequena empresa pode valorizar a ajuda para conformidade fiscal e a integração da folha de pagamento, e uma empresa em crescimento pode se concentrar em escalabilidade e relatórios avançados.

Aqui estão os recursos que você pode procurar, dependendo de suas prioridades:

Faturamento e processamento de pagamentos

Para suas necessidades de faturamento e pagamentos, procure plataformas de contabilidade na nuvem com recursos para:

• Gere faturas com aparência profissional que são personalizáveis com a sua marca.

• Automatize as faturas recorrentes para modelos baseados em assinaturas ou retenção.

• Aceite pagamentos online por meio da fatura fazendo a integração com processadores de pagamento, como a Stripe.

Esses recursos facilitam o pagamento dos clientes, atualizam automaticamente os registros e reduzem o tempo gasto em atividades de cobrança.

Acompanhamento de despesas

Se você rastreia muitas despesas, procure plataformas que permitam:

• Enviar recibos tirando uma foto em um aplicativo para dispositivos móveis e, em seguida, usar o reconhecimento ótico de caracteres (OCR) para extrair automaticamente detalhes como fornecedor, data e valor.

• Importar e categorizar automaticamente despesas de contas bancárias ou cartões de crédito conectados.

• Sinalizar despesas relacionadas à empresa para possíveis deduções durante a temporada de impostos.

As plataformas que aprendem seus hábitos (por exemplo, categorizar consistentemente transações de um fornecedor específico) podem facilitar esses processos.

Reconciliação bancária

Para obter ajuda com a reconciliação bancária (isto é, associar as transações do seu software de contabilidade aos extratos bancários), procure plataformas que permitam:

• Importar automaticamente transações bancárias e sugerir correspondências para faturas ou despesas.

• Sinalizar discrepâncias para que você possa investigá-las rapidamente.

Essas plataformas podem manter os registros financeiros precisos e atualizados, sem exigir horas de trabalho manual.

Relatórios e insights financeiros

Se relatórios e insights financeiros são prioridades, considere plataformas com:

• Relatórios pré-criados, como demonstrações de lucros e perdas, resumos de fluxo de caixa e balanços patrimoniais.

• Relatórios personalizados de acordo com as necessidades, como o acompanhamento de desempenho por projeto, departamento ou período de tempo.

• Painéis em tempo real que mostram as principais métricas, como receita, despesas e faturas pendentes.

Os relatórios detalhados são especialmente úteis para tomada de decisões, identificação de tendências e preparativos para declarações fiscais.

Conformidade fiscal

Para obter ajuda com a conformidade fiscal, procure sistemas de contabilidade na nuvem que possam fornecer:

• Cálculo automático de imposto sobre vendas ou IVA com base na localização e no tipo de transação.

• Ferramentas integradas para rastrear despesas dedutíveis e obrigações fiscais ao longo do ano.

• Integração com software de declaração de impostos ou a capacidade de gerar relatórios prontos para impostos para o contador.

Esses recursos podem economizar inúmeras horas de preparação e reduzir o risco de erros de declaração.

Integração da folha de pagamento

Para a gestão de folha de pagamento, procure plataformas que possam:

• Automatizar cálculos de folha de pagamento, incluindo impostos e benefícios.

• Sincronizar despesas da folha de pagamento com relatórios financeiros para manter os registros em ordem.

Escalabilidade e complementos

Se você quer soluções flexíveis, verifique recursos como:

• Suporte a várias moedas para transações internacionais.

• Gestão de estoque para empresas baseadas em produtos.

• Rastreamento de projetos para monitorar custos e lucratividade por projeto.

• Acesso à API para integração com outras ferramentas, incluindo sistemas de CRM ou ERP.

Escalabilidade garante que você não ultrapassará a capacidade do seu software de contabilidade à medida que suas operações se expandem.

Colaboração e permissões de usuário

Se a sua empresa envolve várias pessoas na gestão das finanças, procure recursos como:

• Acesso multiusuário com permissões baseadas em funções, para que você possa controlar quem vê ou edita determinados dados.

• Colaboração em tempo real, para que seu contador e sua equipe possam trabalhar ao seu lado sem precisar estar na mesma localização.

Isso facilita o compartilhamento seguro de dados e evita falhas de comunicação.

Integração com outras tecnologias

Se você já usa outras tecnologias para administrar sua empresa, considere plataformas que possam se integrar a elas. As tecnologias comumente usadas incluem:

• Processadores de pagamentos, como a Stripe, para o rastreamento automático de transações.

• Plataformas de e-commerce, como Shopify ou WooCommerce, para sincronizar dados de vendas.

• Ferramentas de controle de horas, se você cobrar os clientes por hora.

• Sistemas de inventário para rastrear os níveis de estoque e custos.

Facilidade de uso e suporte ao cliente

Certifique-se de que a plataforma escolhida seja de uso intuitivo e forneça suporte quando você precisar. Procure plataformas que:

• Não exijam conhecimento avançado de contabilidade para uso.

• Ofereçam suporte de onboarding, tutoriais ou uma base de conhecimento para ajudar você a começar.

• Forneçam atendimento ao cliente ágil, caso você precise de ajuda para solucionar um problema.

Quanto custa a contabilidade na nuvem?

Como muitos produtos SaaS, as plataformas de contabilidade na nuvem geralmente são cobradas de forma recorrente (mensal ou anualmente) em vez de como uma compra única. Planos anuais costumam ter descontos em comparação com o pagamento mensal.

Os preços geralmente são divididos em níveis, e o nível certo depende mais dos recursos de que você precisa do que apenas do tamanho da empresa. Planos de nível básico tendem a cobrir o essencial: faturamento, controle de despesas e reconciliação bancária para um único usuário. Níveis mais altos desbloqueiam recursos como acesso multiusuário, folha de pagamento, suporte a várias moedas, gestão de inventário ou relatórios avançados. Portanto, uma empresa em crescimento ou mais complexa normalmente pagará mais do que um freelancer ou empreendedor individual usando recursos principais.

Algumas plataformas também cobram por usuário ou por entidade adicional (por exemplo, se você gerencia a contabilidade de várias localizações da empresa ou subsidiárias), em vez de uma taxa fixa única. Como um guia geral, os planos normalmente variam de níveis de custo mais baixo criados para freelancers e empreendedores individuais a níveis de custo mais alto criados para equipes de vários usuários ou empresas com várias entidades. Vale a pena comparar o que está incluído em cada nível, já que um preço de tabela mais baixo pode não incluir recursos como folha de pagamento ou relatórios avançados que você precisaria adicionar separadamente.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

Stripe Invoicing simplifica seu processo de contas a receber — da criação da fatura à cobrança do pagamento. Seja no gerenciamento de faturamento pontual ou de cobrança recorrente, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rápido e a simplificar as operações:

• Automatize contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem precisar programar. A Stripe acompanha automaticamente o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o controle do fluxo de caixa.

• Acelere o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento de vendas (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança com IA que ajudam a recuperar mais receita.

• Melhore a experiência do cliente: ofereça uma experiência de pagamento moderna com suporte para mais de 25 idiomas, mais de 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal do cliente self-service.

• Reduza a carga de trabalho de back-office: gere faturas em minutos e reduza o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integre com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing se integra a softwares populares de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP), ajudando a manter os sistemas sincronizados e a reduzir a entrada manual de dados.

Saiba mais sobre como a Stripe pode simplificar seu processo de contas a receber ou comece já hoje.