Puede que la contabilidad no sea la parte más emocionante de dirigir un negocio, pero es una de las más importantes. Durante años, las empresas han confiado en los métodos tradicionales de contabilidad: libros de contabilidad manuales, software de escritorio y hojas de cálculo. Sin embargo, la contabilidad en la nube, un método moderno de gestión de los libros, puede transformar la forma en que las empresas piensan sobre sus finanzas. A medida que la contabilidad en la nube se vuelve más popular, se espera que el mercado global de software de contabilidad en la nube aumente en valor de 3500 millones de dólares en 2023 a 7000 millones de dólares estadounidenses para 2032.

A continuación, explicaremos qué es la contabilidad en la nube, cómo funciona y por qué las empresas se están cambiando a ella.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la contabilidad en la nube?
  
• ¿Cómo funciona la contabilidad en la nube?
  
• ¿Cuáles son los beneficios de la contabilidad en la nube para las empresas?
  
• ¿Qué empresas se benefician más de la contabilidad en la nube?
  
• ¿Qué tan segura es la contabilidad en la nube para almacenar datos financieros?
  
• ¿Qué funciones debes buscar en una solución de contabilidad en la nube?
  

¿Qué es la contabilidad en la nube?

La contabilidad en la nube es la práctica de administrar las finanzas de tu empresa con un software alojado en línea (en la «nube») en lugar de en un odenador o servidor. Piensa en ello como mover tus libros del ordenador de tu oficina a una plataforma segura basada en la web. Con la contabilidad en la nube, tus datos no están vinculados a un dispositivo; está disponible en cualquier lugar donde tengas acceso a Internet. Las plataformas basadas en la nube también automatizan tareas tediosas y sincronizan datos en tiempo real, lo que elimina la necesidad de actualizar manualmente las hojas de cálculo o usar software instalado localmente.

¿Cómo funciona la contabilidad en la nube?

La contabilidad en la nube te permite hacer un seguimiento de los beneficios, los gastos y el estado financiero general de tu empresa en un entorno en línea. Pero en lugar de almacenar tus datos en un ordenador o servidor local (o en pilas de papeleo), la contabilidad en la nube los mantiene en servidores remotos a los que puede acceder desde cualquier lugar con una conexión a Internet.

La mayoría de los sistemas de contabilidad en la nube están diseñados para conectarse con otras tecnologías que usas para gestionar tu empresa: procesadores de pagos como Stripe, plataformas de comercio digital como Shopify y software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Esto permite que las plataformas proporcionen actualizaciones en tiempo real en todos los sistemas y creen una ubicación centralizada para tus actividades contables.

Por ejemplo, cuando un cliente compra un producto en tu sitio web, puede pagar con Stripe. Tu plataforma contable registrará automáticamente el pago, lo asociará a la venta y lo reflejará en tus informes de ingresos. Cuando conectas la cuenta bancaria de tu empresa a una plataforma basada en la nube, la plataforma registra cada nueva transacción, ya sea un pago, un depósito o un gasto, y la clasifica de inmediato.

Con estas funcionalidades, las plataformas de contabilidad en la nube pueden automatizar tareas repetitivas que consumen mucho tiempo y son propensas a errores humanos, que incluyen:

• Conciliación bancaria: los sistemas de contabilidad en la nube pueden hacer coincidir los pagos entrantes con las facturas correspondientes, lo que hace innecesario el seguimiento manual.

• Facturas recurrentes: las plataformas de contabilidad en la nube pueden enviar facturas automáticamente en un cronograma preestablecido, lo que es perfecto para empresas con modelos basados en suscripción o retención.

• Categorización de gastos: muchas soluciones de contabilidad en la nube «aprenden» de tus hábitos. Si clasificas regularmente los suministros de oficina comprados a un proveedor en particular como parte de una categoría específica, el sistema puede comenzar a hacerlo automáticamente.

¿Cuáles son los beneficios de la contabilidad en la nube para las empresas?

La contabilidad en la nube hace que las finanzas sean más manejables y adaptables, y las alinea con los flujos de trabajo modernos. A continuación, te explicamos por qué las empresas confían en ella:

• Accesibilidad: la contabilidad en la nube te permite consultar el flujo de caja desde tu teléfono en una reunión, enviar una factura mientras viajas o compartir datos financieros con tu contador sin estar en la misma sala: funciona dondequiera que vayas.

• Actualizaciones en tiempo real: la contabilidad en la nube te ofrece un resumen en tiempo real de tus finanzas. Cuando un cliente paga una factura, tus números lo reflejan de inmediato. Cuando realizas una compra, la solución la registra sin retraso. Esta conexión en tiempo real te ayuda a gestionar lo que entra, lo que sale y lo que sigue.

• Tareas automatizadas: la contabilidad en la nube se encarga de tareas repetitivas como la conciliación de pagos, la categorización de gastos y el envío de recordatorios de facturas vencidas. Esto te permite concentrarte en un trabajo más importante para tu empresa.

• Escalabilidad: tanto si tienes una empresa unipersonal como si te estás expandiendo a nuevos mercados, la contabilidad en la nube se adapta a tus necesidades. Comienza con lo básico y añade funciones como nómina, seguimiento de inventario y soporte multidivisa cuando estés listo. No necesitas reconstruir su sistema financiero solo porque tu negocio se está expandiendo.

• Colaboración más fácil: como todo está en línea, tu contador, tu tenedor de libros y tu equipo pueden iniciar sesión y acceder a los mismos datos que estás viendo. No estás pasando archivos de un lado a otro ni manejando versiones obsoletas. La nube proporciona un espacio de trabajo compartido en el que todos están en la misma página.

• Actualizaciones automáticas: las plataformas basadas en la nube gestionan las actualizaciones automáticamente. No tienes que preocuparte ni de instalar nuevas tablas de impuestos ni de aplicar parches a errores, ya que estas actualizaciones se realizan en segundo plano. Esto garantiza que siempre estés utilizando la versión más reciente del software con acceso a las últimas funciones y estándares de cumplimiento de la normativa.

¿Qué empresas se benefician más de la contabilidad en la nube?

Aunque casi cualquier empresa puede beneficiarse de la contabilidad en la nube, el impacto es especialmente notable para aquellas que valoran la flexibilidad, la automatización y la escalabilidad. Ya sea que estés dirigiendo una startup, administrando una pequeña empresa o liderando una gran empresa, la contabilidad en la nube se adapta a tus necesidades y crece contigo. Así es como los diferentes tipos de empresas pueden beneficiarse de la contabilidad en la nube:

Startups

Para las startups, que a menudo son organizaciones ágiles, las soluciones de contabilidad en la nube pueden:

• Ahorrar tiempo: estas plataformas automatizan tareas tediosas como la conciliación de cuentas bancarias y el envío de facturas recurrentes.

• Mantenerse flexibles: estos sistemas permiten a las startups escalar sus necesidades contables a medida que se expanden, incluido el seguimiento de los gastos desde el principio y la integración de la nómina y los informes avanzados a medida que añaden empleados.

• Proporcionar visibilidad: estas plataformas ofrecen información en tiempo real sobre el flujo de efectivo, lo que es especialmente importante cuando cada dólar cuenta.

Por ejemplo, una startup tecnológica podría conectar Stripe a su plataforma de contabilidad en la nube para hacer un seguimiento de los ingresos por suscripciones y generar rápidamente informes financieros para los inversores.

Pequeñas y medianas empresas (PYMES)

Para las pymes, que suelen tener un tiempo limitado y un personal mínimo, las soluciones de contabilidad en la nube pueden:

• Consolidar sistemas: las plataformas de contabilidad en la nube combinan la facturación, el seguimiento de gastos, la nómina y los informes en una sola plataforma y pueden reducir la necesidad de tener varios sistemas desconectados.

• Habilitar el trabajo remoto: estas plataformas permiten a los propietarios de pymes y a sus equipos trabajar desde la oficina, desde casa o de viaje.

• Simplificar los impuestos: las herramientas integradas de seguimiento y cumplimiento de la normativa fiscal de estas plataformas facilitan la campaña de la declaración de impuestos.

Por ejemplo, una pequeña empresa minorista podría usar la contabilidad en la nube para sincronizar los datos de ventas de tu plataforma de ecommerce, hacer un seguimiento de los costes de inventario y preparar los estados financieros sin un esfuerzo manual adicional.

Trabajadores autónomos y empresarios individuales

Para los trabajadores independientes, que a menudo desempeñan todas las funciones de su empresa, incluidas las ventas y la contabilidad, la contabilidad en la nube puede:

• Reducir costes: muchas plataformas de contabilidad en la nube tienen planes personalizados para trabajadores autónomos que cubren la facturación, el seguimiento de gastos y los informes básicos sin funciones innecesarias ni costes elevados.

• Reducir la necesidad de experiencia: el diseño fácil de usar de estas plataformas significa que los autónomos pueden gestionar sus libros sin necesidad de contratar ayuda adicional.

• Ayudar con la preparación fiscal: las plataformas de contabilidad en la nube pueden realizar un seguimiento automático de los gastos deducibles y generar informes para una presentación de impuestos sin problemas.

Por ejemplo, un diseñador gráfico autónomo podría usar la contabilidad en la nube para enviar facturas profesionales, registrar los gastos de la empresa, como las suscripciones de software, y hacer un seguimiento de los beneficios para el pago de impuestos.

Empresas en crecimiento

Las operaciones financieras se vuelven cada vez más complejas para las grandes empresas a medida que crecen. Para estas empresas, la contabilidad en la nube puede proporcionar:

• Funciones flexibles: desde el soporte para múltiples divisas hasta la elaboración de informes avanzados, las plataformas basadas en la nube pueden gestionar las demandas de las operaciones globales o los altos volúmenes de transacciones.

• Colaboración en equipo: las empresas suelen tener varias personas que se encargan de las finanzas. Las plataformas basadas en la nube permiten un acceso seguro para contadores, auditores y jefes de departamento, lo que garantiza que todos trabajen con los mismos datos.

• Integración con otros sistemas: la contabilidad en la nube se integra con la planificación de recursos empresariales (ERP), el CRM y los sistemas de pago que suelen utilizar las grandes empresas.

Por ejemplo, una empresa manufacturera podría utilizar la contabilidad en la nube para realizar un seguimiento de los costes de producción, sincronizarla con el software de inventario y generar informes financieros personalizados para cada unidad de negocio.

Entidades sin ánimo de lucro

Las entidades sin ánimo de lucro a menudo necesitan hacer un seguimiento de las donaciones, gestionar los fondos restringidos y proporcionar informes transparentes a los donantes y a los consejos de administración. Para las entidades sin ánimo de lucro, la contabilidad en la nube puede:

• Hacer un seguimiento de las donaciones: estas plataformas pueden etiquetar las fuentes de beneficios para ayudar a separar las donaciones generales de los fondos de subvenciones.

• Generar informes personalizados: las plataformas basadas en la nube pueden crear informes que se alinean con los estándares contables de las entidades sin ánimos de lucro y muestran exactamente cómo se utilizan los fondos.

• Promover colaboraciones: estas plataformas pueden compartir datos financieros con los miembros de la junta directiva o los redactores de subvenciones sin necesidad de largos hilos de correo electrónico o reuniones en persona.

Por ejemplo, una organización local sin fines de lucro podría usar la contabilidad en la nube para monitorear el flujo de caja, realizar un seguimiento de los gastos de un proyecto específico y preparar informes financieros anuales para los donantes.

Empresas con equipos remotos o distribuidos

Los equipos remotos y distribuidos dependen de los sistemas basados en la nube para mantenerse conectados. Para las empresas con este tipo de equipos, la contabilidad en la nube puede proporcionar:

• Acceso a través de ubicaciones: con las plataformas basadas en la nube, los miembros del equipo pueden iniciar sesión desde cualquier lugar para consultar informes, enviar gastos o gestionar la nómina.

• Permisos basados en funciones: las plataformas basadas en la nube pueden otorgar acceso a diferentes miembros del equipo mientras mantienen el control sobre los datos financieros confidenciales.

• Colaboración más fácil: estas plataformas permiten a los contables y tenedores de libros trabajar con datos que se actualizan en tiempo real, independientemente de su ubicación.

Por ejemplo, una agencia de marketing digital con empleados en varios países podría utilizar la contabilidad en la nube para gestionar la facturación en varias divisas, realizar un seguimiento de los gastos de todos los equipos y garantizar la precisión financiera.

¿Qué tan segura es la contabilidad en la nube para almacenar datos financieros?

Cuando se gestiona correctamente, la contabilidad en la nube suele ser más segura que las soluciones tradicionales almacenadas localmente. Los proveedores invierten en medidas de seguridad e infraestructura que superan lo que la mayoría de las empresas podrían implementar por sí solas. Así es como funciona la seguridad de la contabilidad en la nube:

Cifrado

El cifrado es la columna vertebral de la seguridad de los datos en la contabilidad en la nube. Transforma tus datos en un código que es ilegible para partes no autorizadas. Cuando los datos se mueven entre tu dispositivo y la nube, se cifran para evitar la interceptación. Los datos almacenados en los servidores del proveedor también están encriptados. Por lo tanto, incluso si alguien accediera a los servidores, la información sería inutilizable sin la clave de cifrado.

Autenticación en varios pasos (MFA)

MFA añade una capa de seguridad, ya que requiere algo más que una contraseña para iniciar sesión. Incluso si tu contraseña se ve comprometida, los usuarios no autorizados siguen necesitando un segundo factor, como un código enviado a tu teléfono o una verificación basada en una aplicación, para poder acceder.

Copias de seguridad de datos periódicas

Los proveedores de contabilidad en la nube realizan copias de seguridad periódicas de los datos para mantener su información segura, incluso en caso de fallo de hardware, ciberataques o desastres naturales. Pueden restaurar tus datos rápidamente sin interrupciones importantes si algo sale mal.

Cumplimiento de la normativa de los estándares de seguridad

Las soluciones de contabilidad en la nube de buena reputación cumplen con los estándares y las regulaciones del sector para la seguridad y privacidad de los datos. Estos pueden incluir:

• Controles del Sistema y de la Organización (SOC) 2: un marco para gestionar y proteger la información confidencial.

• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): una normativa que protege los datos personales de los clientes y que se aplica a las empresas que operan en la Unión Europea (UE) o que trabajan con ella.

• Estándar de seguridad de datos del sector de tarjetas de pago (PCI DSS): un estándar para la protección de datos si tu software de contabilidad maneja datos de pagos con tarjeta.

Permisos de usuario y acceso basado en funciones

La mayoría de las plataformas basadas en la nube te permiten controlar quién ve qué. Por ejemplo, puedes otorgarle a tu contador acceso completo a tus libros mientras limitas a un empleado a enviar informes de gastos. Esto puede reducir el riesgo de uso indebido de información interna o de cambios accidentales.

Monitorización y detección de amenazas

Los proveedores de contabilidad en la nube invierten en sistemas avanzados de detección de amenazas. Monitorean activamente la actividad sospechosa, como intentos de inicio de sesión inusuales o malware, y toman medidas proactivas para bloquear las amenazas antes de que se conviertan en infracciones.

¿Qué funciones debes buscar en una solución de contabilidad en la nube?

Cuando eliges un sistema de contabilidad en la nube, la plataforma adecuada depende de las necesidades de tu negocio. Un trabajador autónomo puede priorizar la facturación y el seguimiento de los gastos, una pequeña empresa puede valorar la ayuda para el cumplimiento de la normativa fiscal y la integración de la nómina, y una empresa en crecimiento puede centrarse en la escalabilidad y los informes avanzados.

Estas son las funciones que puedes buscar con base en tus prioridades:

Facturación y procesamiento de pagos

Para tus necesidades de facturación y pagos, busca plataformas de contabilidad en la nube que puedan:

• Generar facturas de aspecto profesional que se puedan personalizar con tu imagen de marca

• Automatizar facturas recurrentes para modelos basados en suscripciones o de retención

• Aceptar pagos por Internet mediante la integración con procesadores de pago como Stripe

Estas funciones facilitan el pago de los clientes, actualizan los registros automáticamente y ahorran tiempo en las tareas de cobro.

Seguimiento de gastos

Si haces un seguimiento de muchos gastos, busca plataformas que te permitan:

• Cargar recibos a través de una aplicación móvil tomando una foto

• Importar y clasificar automáticamente los gastos de cuentas bancarias conectadas o tarjetas de crédito

• Marcar los gastos relacionados con la empresa para posibles deducciones durante la temporada de impuestos

Las plataformas que aprenden tus hábitos (p. ej., categorizan sistemáticamente las transacciones de un proveedor específico) pueden facilitar estos procesos.

Conciliación bancaria

Para obtener ayuda con la conciliación bancaria (es decir, hacer coincidir las transacciones en tu software de contabilidad con tus extractos bancarios), busca plataformas que:

• Importen automáticamente las transacciones bancarias y sugieran coincidencias con las facturas o los gastos

• Marquen las discrepancias para que puedas investigarlas rápidamente

Estas plataformas pueden mantener tus registros financieros precisos y actualizados sin necesidad de horas de trabajo manual.

Informes e información financiera

Si la elaboración de informes y la información financiera son prioridades, plantéate plataformas con:

• Informes prediseñados, como estados de pérdidas y ganancias, resúmenes de flujo de efectivo y balances.

• Informes personalizados según tus necesidades, como el seguimiento del rendimiento por proyecto, departamento o período de tiempo

• Dashboards en tiempo real que muestran métricas clave como ingresos, gastos y facturas pendientes

Los informes detallados son especialmente útiles para la toma de decisiones, la identificación de tendencias y la preparación de la presentación de impuestos.

Cumplimiento de la normativa fiscal

Para obtener ayuda con el cumplimiento de la normativa fiscal, busca sistemas de contabilidad en la nube que puedan proporcionar lo siguiente:

• Cálculo automático del impuesto sobre las ventas o del impuesto sobre el valor añadido (IVA) en función de tu ubicación y tipo de transacción

• Herramientas integradas para realizar un seguimiento de los gastos deducibles y las obligaciones fiscales a lo largo del año

• Integración con software de presentación de impuestos o la capacidad de generar informes listos para impuestos para su contable

Estas funciones pueden ahorrar innumerables horas de preparación y reducir el riesgo de errores de presentación.

Integración de nómina

Para la gestión de nóminas, busca plataformas que puedan:

• Automatizar los cálculos de nómina, incluidos los impuestos y los beneficios.

• Sincroniza los gastos de nómina con tus informes financieros para mantener tus libros en orden

Escalabilidad y complementos

Si buscas soluciones flexibles, comprueba funciones como las siguientes:

• Soporte multidivisa para transacciones internacionales

• Gestión de inventario para empresas basadas en productos

• Seguimiento de proyectos para monitorear los costes y la rentabilidad por proyecto

• Acceso a la interfaz de programación de aplicaciones (API) para la integración con otras herramientas, incluidos los sistemas CRM o ERP

La escalabilidad garantiza que el software de contabilidad no se te quedará pequeño a medida que se expandan tus operaciones.

Colaboración y permisos de usuario

Si tu empresa involucra a varias personas en la gestión de las finanzas, busca funciones como:

• Acceso multiusuario con permisos basados en roles para que pueda controlar quién ve o edita ciertos datos

• Colaboración en tiempo real para que tu contador y tu equipo puedan trabajar junto contigo sin necesidad de estar en el mismo lugar

Esto facilita el intercambio de información de forma segura y evita la falta de comunicación.

Integración con otras tecnologías

Si ya utilizas otras tecnologías para gestionar tu empresa, piensa en plataformas que puedan integrarse con ellas. Estas otras tecnologías pueden incluir:

• Procesadores de pago como Stripe para el seguimiento automático de transacciones

• Plataformas de comercio electrónico como Shopify o WooCommerce para sincronizar los datos de ventas

• Herramientas de seguimiento del tiempo si facturas a los clientes por hora

• Sistemas de inventario para realizar un seguimiento de los niveles y costes de existencias

Facilidad de uso y soporte al cliente

Debes asegurarte de que la plataforma que elijas sea intuitiva de usar y te brinde soporte cuando lo necesites. Busca plataformas que:

• No requieren conocimientos avanzados de contabilidad para su uso

• Ofrece soporte para el onboarding, tutoriales o una base de conocimientos para empezar

• Proporciona un servicio de soporte al cliente receptivo en caso de que necesites ayuda para solucionar un problema