Redovisning av anslagsmedel är processen att rapportera anslagsmedel som inkomst i en organisations finansiella rapporter. Denna process styrs av redovisningsregler som god redovisningssed (Generally Accepted Accounting Principles, GAAP) eller de internationella redovisningsstandarderna, IFRS (International Financial Reporting Standards). Korrekt intäktsredovisning hjälper organisationer att hantera kassaflöde och med budgetplaneringen. Den skapar också transparens för givare, bidragsgivare och tillsynsorgan, och det är nyckeln till att säkerställa förtroende och undvika potentiella påföljder eller finansieringsproblem.

För ideella organisationer, forskningsinstitutioner och statligt finansierade projekt är insatserna kring redovisning av anslagsmedel höga. Dessa organisationer hanterar ofta anslagsmedel som är behäftade med särskilda villkor eller restriktioner och måste visa att medlen har använts som avsett. Ideella organisationer måste hålla noggrann koll på att de har uppfyllt villkoren för anslagsmedel med restriktioner innan de redovisar inkomsten, och forskningsinstitutioner måste tillhandahålla tydlig och korrekt rapportering för att tillgodose kraven från finansiärer och revisorer. För statliga anslag - av vilka det utfärdades fler än 143 000 i USA 2023 - måste mottagarna visa att offentliga medel används på lämpligt sätt. I samtliga fall säkerställer en korrekt redovisning av anslagsmedel att man efterlever sin ansvarsskyldighet och gör det möjligt för dessa finansieringssystem att fungera effektivt.

Nedan förklarar vi de olika typerna av bidrag anslagsmedel och hur de påverkar intäktsredovisningen, hur man redovisar anslagsmedel som inkomster och vanliga problem som ideella organisationer måste hantera när det gäller redovisning av anslagsmedel.

Vad innehåller den här artikeln?

• Typer av anslagsmedel och konsekvenser för intäktsredovisningen
  
• Så här redovisar man anslagsmedel
  
• Vanliga utmaningar vid redovisning av anslagsmedel
  

Typer av anslagsmedel och konsekvenser för intäktsredovisningen

Anslagsmedel kan vara ett komplext område inom intäktsredovisningen. Här beskriver vi de olika typerna av anslagsmedel och hur var och en påverkar intäktsredovisningen.

Villkorade och villkorslösa anslag

Villkorade anslag

Villkorade anslag har specifika villkor eller krav som den mottagande organisationen måste uppfylla innan anslagsmedlen kan redovisas som en intäkt. Villkoren kan vara att uppnå vissa milstolpar, disponera medlen på specifika sätt eller använda dem inom en viss period.

I redovisningssyfte redovisas villkorade anslagsmedel vanligtvis som en skuld (förutbetalda intäkter) till dess att villkoren i allt väsentligt är uppfyllda. Det innebär att intäkten redovisas först när anslagets villkor är uppfyllda. För att skjuta upp intäktsredovisningen måste villkoren dock vara väsentliga, inte bara administrativa eller rutinmässiga. Om villkoren inte är uppfyllda kan organisationen behöva betala tillbaka medlen till givaren.

Villkorslösa anslag

Villkorslösa anslag har inga strikta villkor. Den mottagande organisationen kan disponera anslagsmedlen på vilket sätt som helst, utan särskilda krav.

För redovisningsändamål bokförs villkorslösa anslagsmedel som en intäkt så snart organisationen underrättas om att anslaget har beviljats och det finns en rimlig säkerhet för att anslaget kommer att erhållas. Dessa anslag kan fortfarande vara belagda med användningsbegränsningar (t.ex. för specifika projekt), men de påverkar inte tidpunkten för intäktsredovisningen enligt de flesta redovisningsstandarder.

Kapitalanslag kontra intäktsanslag

Kapitalanslag

Kapitalanslag ges i syfte att förvärva, konstruera eller förbättra långsiktiga tillgångar som materiella anläggningstillgångar eller utrustning.

Av redovisningsskäl intäktsförs dessa anslagsmedel inte omedelbart. I stället periodiseras de och redovisas över den relaterade tillgångens nyttjandeperiod. Den här processen anpassar redovisningen av anslagsmedel så att den är i linje med avskrivningsutgiften för tillgången, vilket ger en mer exakt bild av en organisations ekonomiska resultat över tid. Hur och när man redovisar medlen kan variera beroende på anslagets villkor och relevant redovisningsstandard (t.ex. god redovisningssed, IFRS).

Intäktsanslag

Intäktsanslag är avsedda att täcka driftskostnader eller allmän verksamhet snarare än investeringar. Dessa anslag kan täcka områden som löner, programkostnader eller allmän verksamhet.

Av redovisningsskäl bokförs dessa anslagsmedel i allmänhet under den period som de kan matchas mot de tillhörande kostnaderna, förutsatt att det inte finns några villkor som ännu inte har uppfyllts. Om det finns villkor skjuts redovisningen upp tills dessa villkor är uppfyllda.

Så här redovisar man anslagsmedel

ASC 958 är det avsnitt i den amerikanska kodifieringen av god redovisningssed (Accounting Standards Codification, ASC) som särskilt behandlar redovisning för icke-vinstdrivande enheter, inklusive redovisning av anslagsmedel. Dessa regler kan skilja sig väsentligt från reglerna för intäktsredovisning för vinstdrivande enheter enligt ASC 606.

Enligt ASC 958 är den främsta avgörande faktorn för hur anslagsmedel ska redovisas om de betraktas som ett bidrag eller en transaktion med motprestation - och, om det är ett bidrag, om det är villkorat eller villkorslöst.

Ett anslag anses vara ett bidrag om givaren inte förväntar sig något av samma värde i gengäld. Om givaren förväntar sig en direkt förmån i utbyte betraktas det som en transaktion med motprestation. Den här typen av transaktion regleras i ASC 606, inte ASC 958. Om en transaktion delvis är ett bidrag och delvis en transaktion med motprestation, omfattas endast delen med motprestation av ASC 606.

Här tar vi en närmare titt på hur man identifierar vilken typ av transaktion ett anslag representerar och hur man redovisar intäkter för varje typ.

Villkorade bidrag

Villkorade bidrag har särskilda hinder eller krav som mottagaren måste uppfylla för att ha rätt till medlen. Dessa villkor kan omfatta resultatmilstolpar, specifika leveranser, mätbara resultat eller utgiftsriktlinjer. Villkor anses vara väsentliga om det krävs en betydande ansträngning eller aktivitet från mottagarens sida. Till exempel skulle ett anslag som kräver att en organisation lanserar ett nytt program eller uppnår ett visst resultatmål anses vara behäftat med villkor.

Det är viktigt att skilja mellan restriktioner och villkor. Restriktioner anger hur anslagsmedlen ska användas (t.ex. de begränsas till utbildningsprogram), medan villkor anger vad som måste uppnås eller göras för att få anslagsmedlen (t.ex. anställa 10 nya lärare inom ett år). Restriktioner i sig innebär ingen fördröjning för intäktsredovisningen, men det gör däremot villkor.

Intäkter för villkorade anslag redovisas först när villkoren är uppfyllda. Detta innebär att organisationen först måste slutföra de uppgifter som krävs - som att leverera en rapport, lansera ett program eller uppnå specifika milstolpar - innan anslagsmedlen intäktförs. Fram till dess att villkoren är uppfyllda redovisas alla erhållna medel som en skuld (kallas ofta förutbetalda intäkter). Detta återspeglar det faktum att organisationen ännu inte har en villkorslös rätt till anslagsmedlen.

• Exempel: Om en ideell organisation får ett anslag på 100 000 USD med villkoret att utbilda 500 volontärer inom ett år, redovisas detta inte som intäkt förrän utbildningen av dessa volontärer i stort sett är avslutad.
  

Villkorslösa bidrag

Villkorslösa bidrag har inga villkor eller endast administrativa villkor. Intäkter för villkorslösa bidrag kan redovisas så snart anslagsmedlen beviljats och det finns en rimlig säkerhet för att organisationen kommer att erhålla medlen. Detta gäller även om kontantbetalningen kommer in senare. Fleråriga anslag kan delvis redovisas under det år de erhålls, och sedan kan ytterligare belopp redovisas som intäkt under framtida perioder.

Om ett anslag är villkorslöst men har restriktioner för hur medlen kan disponeras (t.ex. de måste användas för ett specifikt program), kan organisationen redovisa intäkten omedelbart och kategorisera den som bunden i bokslutet.

• Exempel: Om en ideell organisation beviljas ett villkorslöst anslag på 50 000 USD som stöd för den allmänna verksamheten, och bidragsgivaren åtar sig att skicka medlen inom tre månader, kan den ideella organisationen redovisa 50 000 USD som intäkt när den får meddelandet om att medlen beviljats, inte när de tar emot pengarna.
  

Transaktioner med motprestation

Transaktioner med motprestation definieras som ett utbyte av värde där varor eller tjänster tillhandahålls en kund mot betalning. Intäkter från transaktioner med motprestation redovisas enligt femstegsmodellen i ASC 606 för redovisning av intäkter från kundkontrakt. Detta är den standard som används av vinstdrivande enheter. Intäktsredovisning enligt ASC 606 skiljer sig från processen för ASC 958 på två viktiga sätt.

Redovisningskriterier

• ASC 958 använder kriterierna för villkor och restriktioner. Intäkten redovisas när villkoren är uppfyllda (för villkorade anslag) eller när organisationen har rätt till bidraget (för villkorslösa anslag).
  
• ASC 606 använder kriterierna för fullgörandeskyldighet. Intäkten redovisas när dessa skyldigheter är uppfyllda, vilket definieras som leverans och överföring av kontroll över utlovade varor eller tjänster till kunden.
  

Upplysningar

• ASC 958 kräver upplysningar om bidragens art och de villkor som de är behäftade med.
  
• ASC 606 kräver upplysningar om kontraktssaldon, fullgörandeskyldigheter och fördelning av transaktionspriser.
  

Redovisning av anslagsmedel: En stegvis guide

• Läs avtalet för anslagsmedlen noggrant för att förstå villkoren
  Identifiera eventuella villkor, restriktioner och specifika fullgörandeskyldigheter.

• Avgör om anslaget är en transaktion med motprestation eller ett bidrag
  Om det är ett bidrag ska du fastställa huruvida det är villkorat eller villkorslöst. Om det är villkorat behöver du identifiera de specifika villkor som måste uppfyllas för att få rätt till medlen.

• Villkorade anslag bokförs som en skuld till dess att villkoren väsentligen är uppfyllda.
  När villkoren är uppfyllda omklassificerar du beloppet som intäkt. För villkorslösa anslag ska du redovisa medlen som intäkt omedelbart och tar samtidigt hänsyn till eventuella restriktioner för hur de får disponeras. För transaktioner med motprestation bokförs intäkten i enlighet med ASC 606.

• För villkorade anslag ska du föra detaljerade register över framstegen.
  Dokumentera alla framsteg vad gäller att uppfylla villkoren för revisorer och interna intressenter. Denna dokumentation kommer att verifiera att intäktsredovisningen överensstämmer med anslagets villkor.

Vanliga utmaningar vid redovisning av anslagsmedel

Intäktsredovisning av anslagsmedel kan bli komplicerad på grund av olika villkor och redovisningsstandarder som styr hur och när intäkter redovisas. Här tar vi upp några av de vanligaste utmaningarna som organisationer ställs inför när det gäller att redovisa intäkter från anslagsmedel och hur man hanterar dessa på ett effektivt sätt.

Villkor kontra restriktioner

En av de vanligaste utmaningarna är att förstå skillnaden mellan villkor och restriktioner som givare ställer. Villkoren skapar ett hinder som måste övervinnas för att anslaget ska betraktas som en intäkt. De kan inkludera mätbara mål, specifika leveranser eller att man uppnår vissa milstolpar. Restriktioner är krav på hur anslagsmedlen måste användas (t.ex. "medlen måste användas för forskningsändamål"). Villkor fördröjer intäktsredovisningen, medan restriktioner inte gör det. Restriktioner kräver att den redovisade intäkten klassificeras som bundna nettotillgångar till dess att restriktionen är uppfylld.

Avtal gällande anslag är ibland tvetydiga när det gäller huruvida ett krav är ett villkor eller en restriktion. Till exempel kan ett anslag med lydelsen "Medel ska användas för att bygga en ny anläggning" ses som en restriktion (den föreskriver vad medlen ska användas till) eller ett villkor (den kräver att byggnaden färdigställs innan medlen kan redovisas som intäkt).

För att undvika denna förvirring måste man vara oerhört uppmärksam på formuleringarna i alla dokument avseende anslagsmedlen och vid behov klargöra med bidragsgivaren. För ett nära samarbete med bidragsgivarna för att säkerställa att dokumentationen återspeglar den korrekta tolkningen.

Bristande överensstämmelse mellan intäktsredovisning och kassaflöde

Organisationer kan också behöva hantera bristande överensstämmelse mellan kassainflöde och intäktsredovisning. De kan få hela beloppet för ett flerårigt anslag, men om medlen är behäftade med villkor kan hela beloppet inte redovisas som intäkt på en och samma gång. Det här scenariot kan skapa en situation där kontanter är tillgängliga, men de visas som en skuld i balansräkningen tills villkoren är uppfyllda.

Organisationer måste se till att man konsekvent övervakar både kassaflödes- och intäktsredovisningsscheman, och att man kommunicerar med intressenter för att fastställa förväntningar.

Tidpunkt för intäktsredovisning

Det kan vara oklart när ett villkor anses vara "väsentligen uppfyllt", vilket är tröskeln för när intäkter kan redovisas. Om ett villkor exempelvis innebär att man startar ett nytt program, betyder det då att programmet måste etableras, de första deltagarna utnyttjar tjänsten eller att man slutför det första verksamhetsåret?

När organisationer står inför detta dilemma krävs det ett konservativt tillvägagångssätt, där man endast redovisar intäkter när det endast finns en liten eller ingen tvekan om att villkoret är uppfyllt. Omfattande interna policyer och kommunikation med bidragsgivare kan hjälpa till att definiera dessa milstolpar.

Övervakning och dokumentation

Organisationer måste föra detaljerade register för att stödja när och hur villkoren uppfylls. Detta kan innebära en utmaning, särskilt för organisationer som hanterar flera anslag. Om man inte dokumenterar detta korrekt kan det leda till efterlevnadsproblem eller svårigheter vid revision. Organisationer måste utveckla robusta interna system för att övervaka anslagsvillkor och fullgörande, och de måste regelbundet uppdatera dokumentationen i linje med policyer för intäktsredovisning.

Justeringar och ändringar av anslagsperiod

Anslagets villkor kan ändras; nya villkor kan läggas till och befintliga villkor kan tas bort. Detta kan komplicera intäktsredovisningsprocessen, särskilt om ändringar sker under perioden eller efter en delvis redovisning av medlen. Organisationer måste dokumentera alla ändringar av anslag och anpassa sina policyer för intäktsredovisning i enlighet med detta. De måste också kommunicera med bidragsgivarna för att hantera förväntningar om ändringar sker.

Revision och efterlevnad

Anslag, särskilt villkorade anslag, är ofta föremål för en omfattande granskning från revisorer. Revisorer kan kräva omfattande bevisning för att kunna fastställa att villkoren var uppfyllda innan intäkterna redovisades, vilket kan leda till att slutförandet av finansiella rapporter fördröjs och - i vissa fall - justeringar av tidigare redovisade intäkter.

Organisationer måste förse revisorer med omfattande dokumentation, inklusive avtal, lägesrapporter och kommunikation med bidragsgivare. Dessa förberedelser kan hjälpa till med efterlevnadsarbetet och möjliggöra smidigare revisionsprocesser.