De verantwoording van subsidie-inkomsten is het proces waarbij subsidiegelden als inkomsten worden gerapporteerd in de jaarrekening van een organisatie. Dit proces wordt in goede banen geleid door boekhoudregels zoals Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) of International Financial Reporting Standards (IFRS). Nauwkeurige omzetverantwoording helpt organisaties bij het beheren van de cashflow en het plannen van budgetten. Het creëert ook transparantie voor donoren, subsidieverstrekkers en regelgevende instanties, en het is essentieel om het vertrouwen te behouden en mogelijke boetes of financieringsproblemen te voorkomen.

Voor non-profitorganisaties, onderzoeksinstellingen en door de overheid gefinancierde projecten staat er veel op het spel bij de verantwoording van subsidie-inkomsten. Deze organisaties krijgen vaak subsidies die gepaard gaan met specifieke voorwaarden of beperkingen en moeten aantonen dat de fondsen zijn gebruikt zoals bedoeld. Non-profitorganisaties moeten zorgvuldig bijhouden of ze hebben voldaan aan de voorwaarden die zijn verbonden aan beperkte subsidies voordat ze de inkomsten verantwoorden. En onderzoeksinstellingen moeten duidelijke en nauwkeurige rapportage verstrekken om financiers en auditors tevreden te stellen. Voor overheidssubsidies, waarvan er in 2023 meer dan 143.000 in de VS zijn verstrekt, moeten ontvangers aantonen dat overheidsmiddelen op de juiste manier worden gebruikt. In alle gevallen zorgt het correct verwerken van de verantwoording van subsidie-inkomsten voor een correcte verantwoordingsplicht en zorgt het ervoor dat deze financieringssystemen effectief kunnen werken.

Hieronder leggen we de verschillende soorten subsidies en hun implicaties voor omzetverantwoording uit, hoe je subsidie-inkomsten kunt verantwoorden en veelvoorkomende uitdagingen waarmee non-profitorganisaties worden geconfronteerd rond de verantwoording van subsidie-inkomsten.

Wat staat er in dit artikel?

• Soorten subsidies en implicaties voor omzetverantwoording
  
• Subsidie-inkomsten verantwoorden
  
• Veelvoorkomende uitdagingen bij de verantwoording van subsidie-inkomsten
  

Soorten subsidies en implicaties voor omzetverantwoording

Subsidies kunnen een complex onderdeel zijn van omzetverantwoording. Hier volgt een overzicht van de verschillende soorten subsidies en de implicaties voor omzetverantwoording van alle varianten.

Voorwaardelijke versus onvoorwaardelijke subsidies

Voorwaardelijke subsidies

Voorwaardelijke subsidies komen met specifieke voorwaarden of vereisten waaraan de ontvangende organisatie moet voldoen voordat de subsidie als inkomsten wordt verantwoord. Voorwaarden kunnen onder meer het bereiken van bepaalde prestatiemijlpalen, het op specifieke manieren besteden van de middelen of het gebruik van de subsidie binnen een bepaald tijdsbestek zijn.

Voor boekhoudkundige doeleinden worden voorwaardelijke subsidies doorgaans opgenomen als een verplichting (uitgestelde opbrengsten) totdat aan de voorwaarden is voldaan. Dit betekent dat de inkomsten pas worden verantwoord wanneer aan de voorwaarden van de subsidie is voldaan. De voorwaarden moeten echter substantieel zijn, en niet louter administratief of routinematig, om de omzetverantwoording uit te stellen. Als niet aan de voorwaarden wordt voldaan, moet de organisatie de subsidie mogelijk terugbetalen aan de betaler.

Onvoorwaardelijke subsidies

Aan onvoorwaardelijke subsidies zijn geen strikte voorwaarden verbonden. De ontvangende organisatie kan de subsidiegelden op elke manier gebruiken, zonder specifieke vereisten.

Voor boekhoudkundige doeleinden worden onvoorwaardelijke subsidies als inkomsten verantwoord zodra de organisatie in kennis is gesteld van de toekenning van de subsidie en er een redelijke zekerheid is dat de subsidie zal worden ontvangen. Deze subsidies kunnen nog steeds gebruiksbeperkingen hebben (bijv. voor specifieke projecten), maar deze beperkingen hebben geen invloed op de timing van omzetverantwoording volgens de meeste boekhoudnormen.

Kapitaal- versus inkomstensubsidies

Kapitaalsubsidies

Kapitaalsubsidies zijn bedoeld voor het verwerven, bouwen of verbeteren van langetermijnactiva zoals materiële vaste activa.

Voor boekhoudkundige doeleinden worden deze subsidies niet onmiddellijk als omzet verantwoord. In plaats daarvan worden ze uitgesteld en verantwoord gedurende de gebruiksduur van het gerelateerde asset. Dit proces stemt de verantwoording van subsidie-inkomsten af op de afschrijvingskosten van het asset en geeft een nauwkeuriger beeld van de financiële prestaties van een organisatie in de loop van de tijd. Het specifieke tijdstip en de wijze van verantwoording kunnen variëren, afhankelijk van de voorwaarden van de subsidie en het relevante kader voor financiële verslaggeving (bijv. GAAP, IFRS).

Inkomstensubsidies

Inkomstensubsidies zijn bedoeld om exploitatiekosten of algemene activiteiten te dekken en niet om kapitaaluitgaven te doen. Deze subsidies kunnen betrekking hebben op gebieden zoals salarissen, programmakosten of algemene activiteiten.

Voor boekhoudkundige doeleinden worden deze subsidies over het algemeen verantwoord over de periode dat ze kunnen worden gematcht met de gerelateerde kosten, mits er geen voorwaarden zijn verbonden waaraan nog moet worden voldaan. Als er voorwaarden zijn, wordt de verantwoording uitgesteld totdat aan die voorwaarden is voldaan.

Subsidie-inkomsten verantwoorden

ASC 958 is het deel van de codificatie van standaarden voor jaarrekeningen (ASC) dat specifiek betrekking heeft op de administratieve verwerking van entiteiten zonder winstoogmerk, met inbegrip van de verantwoording van subsidie-inkomsten. Deze regels kunnen aanzienlijk afwijken van de regels voor omzetverantwoording van entiteiten met winstoogmerk onder ASC 606.

Onder ASC 958 is de belangrijkste bepalende factor voor het verantwoorden van subsidie-inkomsten of deze worden beschouwd als een bijdrage of een ruiltransactie. En als ze een bijdrage vormen, of deze voorwaardelijk of onvoorwaardelijk is.

Een subsidie wordt beschouwd als een bijdrage als de donateur (schenker) niets van gelijke waarde in ruil verwacht. Als de schenker in ruil daarvoor een direct voordeel verwacht, wordt dit beschouwd als een ruiltransactie. Dit transactietype valt onder ASC 606, niet onder ASC 958. Als een transactie deels een bijdrage en deels een ruil is, valt alleen het ruilgedeelte onder ASC 606.

We gaan kijken hoe je kunt bepalen welk type transactie een subsidie vertegenwoordigt en hoe je inkomsten voor elk type kunt verantwoorden.

Voorwaardelijke bijdragen

Voorwaardelijke bijdragen hebben specifieke barrières of vereisten waaraan de ontvanger moet voldoen om recht te hebben op het geld. Deze voorwaarden kunnen prestatiemijlpalen, specifieke deliverables, meetbare resultaten of uitgaverichtlijnen omvatten. Voorwaarden worden als substantieel beschouwd als ze een aanzienlijke inspanning of activiteit van de ontvanger vergen. Aan een subsidie die een organisatie verplicht om een nieuw programma te lanceren of een bepaalde impactmaatregel te bereiken, zijn bijvoorbeeld voorwaarden verbonden.

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen beperkingen en voorwaarden. Beperkingen specificeren hoe het subsidiegeld moet worden gebruikt (bijv. beperkt tot onderwijsprogramma's), terwijl voorwaarden specificeren wat er moet worden bereikt of gedaan om het subsidiegeld te verdienen (bijv. 10 nieuwe leraren binnen een jaar aannemen). Beperkingen alleen zorgen niet voor vertraging in de omzetverantwoording, maar voorwaarden doen dat wel.

Inkomsten voor voorwaardelijke subsidies worden alleen opgenomen wanneer aan de voorwaarden is voldaan. Dit betekent dat de organisatie eerst de vereiste taken moet voltooien, zoals het leveren van een rapport, het lanceren van een programma of het bereiken van specifieke mijlpalen, voordat de subsidie als inkomen wordt geregistreerd. Totdat aan de voorwaarden is voldaan, wordt het ontvangen geld geboekt als een verplichting (vaak aangeduid als uitgestelde omzet). Deze behandeling weerspiegelt het feit dat de organisatie nog geen onvoorwaardelijk recht heeft op de subsidiegelden.

• Voorbeeld: Als een non-profitorganisatie een subsidie van € 100.000 ontvangt met de voorwaarde dat het binnen een jaar 500 vrijwilligers moet opleiden, worden de inkomsten pas verantwoord als de training van die vrijwilligers grotendeels is voltooid.
  

Onvoorwaardelijke bijdragen

Onvoorwaardelijke bijdragen gaan niet gepaard met voorwaarden, of ze komen met voorwaarden die alleen administratief zijn. Inkomsten voor onvoorwaardelijke subsidies kunnen worden erkend zodra de subsidie is toegekend en er een redelijke zekerheid is dat de organisatie de middelen zal ontvangen. Dit geldt ook als de contante betaling later wordt ontvangen. Meerjarige subsidies kunnen gedeeltelijk worden verantwoord in het jaar waarin ze worden ontvangen, en vervolgens kunnen aanvullende bedragen in toekomstige perioden als omzet worden verantwoord.

Als een subsidie onvoorwaardelijk is, maar beperkt in gebruik (bijv. moet worden gebruikt voor een specifiek programma), kan de organisatie de inkomsten onmiddellijk verantwoorden en categoriseren als beperkt in de jaarrekening.

• Voorbeeld: Als een non-profitorganisatie een onvoorwaardelijke subsidie van € 50,000 krijgt om algemene activiteiten te ondersteunen en de schenker zich ertoe verbindt de betaling binnen drie maanden te verzenden, kan de non-profitorganisatie de € 50,000 als inkomsten verantwoorden wanneer ze de subsidiekennisgeving ontvangt, niet wanneer het geld wordt ontvangen.
  

Ruiltransacties

Ruiltransacties worden gedefinieerd als een ruil van waarde waarbij goederen of diensten aan een klant worden geleverd in ruil voor betaling. Omzet uit ruiltransacties wordt geboekt aan de hand van het vijfstappenmodel ASC 606 voor de verantwoording van omzet uit klantcontracten. Dit is de standaard die wordt gebruikt door entiteiten met winstoogmerk. Omzetverantwoording onder ASC 606 verschilt op twee belangrijke punten van het proces voor ASC 958.

Verantwoordingscriteria

• ASC 958 maakt gebruik van de criteria van voorwaarden en beperkingen. Omzet wordt verantwoord wanneer is voldaan aan de voorwaarden voor voorwaardelijke subsidies of wanneer de organisatie recht heeft op de bijdrage voor onvoorwaardelijke subsidies.
  
• ASC 606 hanteert de criteria van prestatieverplichtingen. Omzet wordt verantwoord wanneer aan deze verplichtingen is voldaan, gedefinieerd als de levering en overdracht van zeggenschap over beloofde goederen of diensten aan de klant.
  

Openbaarmakingen

• ASC 958 vereist openbaarmakingen over de aard van de bijdragen en de daaraan verbonden voorwaarden.
  
• ASC 606 vereist openbaarmakingen over contractsaldo's, prestatieverplichtingen en toewijzing van transactieprijzen.
  

Subsidie-inkomsten verantwoorden: Een stapsgewijs overzicht

• Lees de subsidieovereenkomst zorgvuldig door om de voorwaarden te begrijpen
  Identificeer eventuele voorwaarden, beperkingen en specifieke prestatieverplichtingen.

• Bepaal of de subsidie een ruiltransactie of een bijdrage is
  Als het een bijdrage is, bepaal dan of deze voorwaardelijk of onvoorwaardelijk is. Identificeer, indien voorwaardelijk, de specifieke voorwaarden waaraan moet worden voldaan om het geld te verdienen.

• Neem voorwaardelijke subsidies op als een verplichting totdat aan de voorwaarden is voldaan
  Zodra aan de voorwaarden is voldaan, herclassificeert je het bedrag als inkomen. Voor onvoorwaardelijke subsidies worden de inkomsten onmiddellijk verantwoord, rekening houdend met eventuele gebruiksbeperkingen. Voor ruiltransacties moet je de omzet vastleggen volgens ASC 606.

• Houd voor voorwaardelijke subsidies een gedetailleerd voortgangsregister bij
  Documenteer alle ontwikkelingen bij het voldoen aan de voorwaarden voor auditors en interne belanghebbenden. Aan de hand van deze gegevens wordt geverifieerd of de omzetverantwoording overeenkomt met de subsidievoorwaarden.

Veelvoorkomende uitdagingen bij de verantwoording van subsidie-inkomsten

De verantwoording van subsidie-inkomsten kan ingewikkeld worden als er verschillende voorwaarden en boekhoudnormen zijn die bepalen hoe en wanneer omzet wordt verantwoord. Hier zijn enkele van de meest voorkomende uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd bij het verantwoorden van subsidie-inkomsten en hoe ze er effectief mee om kunnen gaan.

Voorwaarden versus beperkingen

Een van de meest voorkomende uitdagingen is het begrijpen van het verschil tussen door donoren opgelegde voorwaarden en beperkingen. Voorwaarden creëren een barrière die moet worden overwonnen om de subsidie als inkomsten te beschouwen. Ze kunnen meetbare doelen, specifieke deliverables of de noodzaak omvatten om bepaalde mijlpalen te bereiken. Beperkingen bepalen hoe de subsidiegelden moeten worden gebruikt (bijv. 'fondsen moeten worden gebruikt voor onderzoeksdoeleinden'). Omzetverantwoording wordt vertraagd door voorwaarden, maar niet door beperkingen. Beperkingen vereisen dat de verantwoorde inkomsten worden geclassificeerd als beperkte nettoactiva totdat aan de beperking is voldaan.

Subsidieovereenkomsten zijn soms dubbelzinnig over de vraag of een eis een voorwaarde of een beperking is. Een subsidie die zegt: 'Fondsen moeten worden gebruikt om een nieuwe faciliteit te bouwen', kan bijvoorbeeld worden gezien als een beperking (die dicteert waarvoor het geld zal worden gebruikt) of een voorwaarde (die vereist dat het gebouw wordt voltooid voordat fondsen als inkomsten kunnen worden erkend).

Om deze verwarring te voorkomen, moeten organisaties zorgvuldig letten op de formulering in subsidiedocumenten en indien nodig verduidelijken met subsidieverstrekkers. Zij moeten nauw samenwerken met donateurs om ervoor te zorgen dat de documentatie de juiste interpretatie weergeeft.

Omzetverantwoording en cashflow komen niet overeen

Organisaties kunnen ook te maken krijgen met een mismatch tussen de instroom van kasmiddelen en de omzetverantwoording. Ze kunnen het hele bedrag van een meerjarige subsidie vooraf ontvangen, maar als er voorwaarden aan verbonden zijn, kunnen ze de inkomsten niet in één keer verantwoorden. Dit scenario kan een situatie creëren waarin contant geld beschikbaar is, maar dit verschijnt als een verplichting op de balans totdat aan de voorwaarden is voldaan.

Organisaties moeten zowel de cashflow- als de omzetverantwoordingsschema's consequent bijhouden en ze moeten communiceren met belanghebbenden om verwachtingen te stellen.

Timing van omzetverantwoording

Het kan onduidelijk zijn wanneer een voorwaarde wordt beschouwd als 'substantieel vervuld', wat de drempel is voor wanneer omzet kan worden verantwoord. Als een voorwaarde bijvoorbeeld het lanceren van een nieuw programma inhoudt, betekent dat dan het opzetten van het programma, het helpen van de eerste deelnemers of het voltooien van het eerste jaar van operaties?

Wanneer organisaties met dit dilemma worden geconfronteerd, zullen ze een conservatieve aanpak moeten hanteren door inkomsten alleen te verantwoorden als er weinig tot geen twijfel over bestaat dat aan de voorwaarde is voldaan. Uitgebreid intern beleid en communicatie met subsidieverstrekkers kunnen helpen bij het definiëren van deze mijlpalen.

Monitoring en documentatie

Organisaties moeten gedetailleerde gegevens bijhouden om te ondersteunen wanneer en hoe aan de voorwaarden wordt voldaan. Dit kan een uitdaging zijn, vooral voor organisaties die meerdere subsidies beheren, en het niet goed documenteren kan leiden tot nalevingsproblemen of audituitdagingen. Organisaties moeten effectieve interne systemen ontwikkelen voor het bijhouden van subsidievoorwaarden en -afhandeling. En ze moeten hun administratie regelmatig bijwerken om deze af te stemmen op het beleid voor omzetverantwoording.

Wijzigingen in de subsidietermijn

Subsidievoorwaarden kunnen worden gewijzigd om nieuwe voorwaarden toe te voegen of bestaande voorwaarden te verwijderen. Dit kan het proces voor omzetverantwoording bemoeilijken, vooral als er wijzigingen plaatsvinden tijdens of na de gedeeltelijke verantwoording. Organisaties moeten wijzigingen in subsidies documenteren en hun beleid voor omzetverantwoording dienovereenkomstig aanpassen. Ze zullen ook nauw moeten communiceren met subsidieverstrekkers om de verwachtingen te managen als er veranderingen optreden.

Controle en compliance door accountants

Subsidies, met name voorwaardelijke, zijn vaak onderworpen aan een hoge mate van controle door accountants. Accountants kunnen uitgebreid bewijs nodig hebben om aan te tonen dat aan de voorwaarden was voldaan voordat de inkomsten zijn verantwoord, wat kan leiden tot vertragingen bij het afronden van de jaarrekening en in sommige gevallen tot aanpassingen aan eerder verantwoorde omzet.

Organisaties moeten grondige documentatie voor accountants opstellen, waaronder overeenkomsten, voortgangsrapporten en communicatie met subsidieverstrekkers. Deze voorbereiding kan helpen bij nalevingsinspanningen en soepelere auditprocessen vergemakkelijken.