プロフォーマインボイスと見積もりは、しばしば混同されます。そのため、スペイン政府は、これらの書類を規定するルールに関するよくある疑問を明確にするため、複数の官報を公表しています。たとえば、2024 年 1 月の官報では、財務・公共サービス省は、プロフォーマインボイスは決済の証明として認められないと述べています。

また、これらの書類はいずれも税務上有効ではありません。つまり、スペイン税務庁 (AEAT) への納税に使用したり、損金算入可能な費用の証明として用いたりすることはできません。

ただし、プロフォーマインボイスと見積もりは、どちらも法的効力を持つ場合があります。税務上の影響を持たない情報提供用の書類であっても、法的な結果を伴う可能性があります。そのため、スペイン政府がこれらの使用を推奨することは一般的です。たとえば、スペイン欧州消費者センター (CEC-Spain) は、旅行を完了する前にプロフォーマインボイスを請求するよう勧めています。

これらの書類には違いがあるため、取引の性質に基づいて適切なものを選ぶことが重要です。この記事では、顧客に商業上の提案を提示する際に、プロフォーマインボイスと見積もりをどのように扱うべきかを説明します。これにより、事務上のミスを防ぎ、事業を守るのに役立ちます。

重要なポイント

• プロフォーマインボイスは、今後予定されている取引について顧客に知らせる、通常の請求書の下書きです。
  
• 見積もりは、顧客が承認または拒否できる商業上の提案です。
  
• プロフォーマインボイスと見積もりは税務上有効ではありませんが、法的には有効な場合があります。
  
• プロフォーマインボイスと見積もりには、内容や発行タイミングなど、重要な違いがあります。
  
• プロフォーマインボイスは、一連の手順に従うことで、税務上有効な請求書に変換できます。
  

仮請求書の概要

プロフォーマインボイスは、将来の取引に関する情報を顧客に提供するための案内用の請求書です。他の請求書とは異なり、税務上の影響はありません。プロフォーマインボイスには通常、販売価格が記載されますが、受取人にその金額の決済を求めるものではありません。

つまり、プロフォーマインボイスは請求書の下書きまたは見本です。レストランや海外の顧客に請求書を発行する事業者などで一般的に使用されます。これらの事業者は、プロフォーマインボイスを使って税関職員に商品の価額を知らせることができます。

見積もりの概要

見積もりとは、税務上有効ではなく、取引の受取人に商業上の情報を提供する書類です。これは、企業が商品またはサービスを提供する前に顧客が承認しなければならない商業上の提案です。そのため、請求書の最終金額は見積もりに記載された当初の価格と異なる場合があります。

見積もりは、顧客に決済を求めるものではありません。ただし、承認された見積もりによって、決済を伴う契約関係が開始される場合があります。見積もりは、建設、リノベーション、修理、オンラインサービス (例: EC ウェブサイトの作成) などの業種で一般的です。

プロフォーマインボイスと見積もりの違い

プロフォーマインボイスと見積もりには、税務上有効ではないことや、商品またはサービスの提供前に発行されることなど、いくつかの共通点があります。ただし、実際にはまったく異なる書類です。主な違いは以下のとおりです。

• 一般的な記載内容
  プロフォーマインボイスは取引の詳細を確認するものであるため、その内容 (発行日や項目別の価格など) は対応する最終請求書とほぼ同じです。一方、見積もりはより柔軟に作成され、使用する備品や材料などの詳細を記載するのが一般的です。
  
• 法的効力に関する文言
  プロフォーマインボイスは最終請求書に似ているため、輸出取引に関する商業上の提案を文書化する目的で使用する場合は、文書のヘッダーに「pro forma invoice」という文言を追加することが義務付けられています。スペイン貿易投資庁 (ICEX) が作成した Export Procedures and Documents Guide に記載されているように、この文言の目的は、これらが最終請求書ではないことを明示することです。見積もりを作成する際にはそれほど重要ではありませんが、スペイン企業では、書類のヘッダーに「quote」という文言を含めることが一般的な慣行となっています。
  
• 金額の修正
  一般的に、プロフォーマインボイスに記載された金額は、最終請求書に記載される金額と異なりません。一方、見積もりに記載された金額は、使用した材料や実際の作業時間に応じて変更されるのが一般的です。
  
• 発行タイミング
  企業がこれら 2 種類の書類を併用する場合、見積もりは一般的にプロフォーマインボイスより前に作成されます。見積もりは取引の初期段階で用いられるものであり、この段階では顧客との間で交渉が行われることがよくあります。両当事者が合意に達すると、最終的な条件 (金額など) がプロフォーマインボイスに反映されます。
  

以下に、見積もりとプロフォーマインボイスの違いをまとめます。

プロフォーマインボイスを請求書に変換する方法

現行の規制ではプロフォーマインボイスを明確に規定していませんが、これらの書類には通常の請求書と同様の情報が含まれるのが一般的です。これには、顧客情報、取引の詳細な説明、内訳を明記した金額が含まれます。

ただし、こうした類似点があっても、プロフォーマインボイスが通常の請求書と同じになるわけではありません。プロフォーマインボイスを完全に税務上有効にするには、以下の変換が必要です。

• 文言の削除または変更
  まず、「プロフォーマインボイス」という文言を削除するか、請求書の種類に応じた適切な文言に置き換えます。たとえば、顧客が前受金を支払う場合は、その書類が「前受け請求書」であることを示す特定の文言を記載します。請求書が TicketBAI を通じて発行される場合、これは必須です。
  
• 採番の追加または変更
  プロフォーマインボイスには番号を付す必要はありません。番号を付す場合でも、それは社内管理のために限られます。ただし、採番は最終請求書の最も重要な情報の 1 つです。請求書には、連番かつ時系列順で識別できる番号を付す必要があり、必要に応じて系列を付けることもできます。
  
• 日付の変更
  プロフォーマインボイスの発行日が最終請求書の発行日と一致しない場合は、取引または前受金が行われた時点を正確に反映するよう更新します。
  
• 請求書の記録
  書類を記録し、通常の請求書に変換する前に、税務識別番号 (NIF) や内訳を明記した付加価値税 (VAT) などの税務情報を確認します。事業者が Stripe Tax を使用している場合、この手順に手作業での対応は不要です。これは、スペインの VAT 税率やその他の国の税率を自動的に適用し、Stripe の取引に対する税金を計算して回収するツールです。さらに、顧客の EU 域内 VAT 番号を自動的に確認し、適切な税の免除やリバースチャージを適用できます。
  

Stripe がプロフォーマインボイスと見積もりの管理に役立つ方法

プロフォーマインボイスと見積もりは、顧客が承認または署名すると法的効力を持つため、適切に管理することが重要です。こうした書類は多くの場合、見込み顧客に提供されるため、処理時のミスを避けることが大切です。これにより、信頼関係を築き、収益を増やすことができます。

プロフォーマインボイスと見積もりの発行を迅速化するために、Stripe App Marketplace では豊富な請求ツールライブラリを利用できます。たとえば、Billit は、プロフォーマインボイスや見積もりを作成できる電子請求プラットフォームです。また、プロジェクトの完了に必要な資材について、顧客が前もって決済できるようにする事前請求書を生成することもできます。

また、Invopop を使用すると、請求書に「pro forma」という文言を付けることができます。顧客は受け取った後、直接承認または却下できるため、合意の正式化を迅速化できます。

プロフォーマインボイスと見積もりはどちらも、その後の最終請求書の発行の基礎となります。AEAT からのペナルティや顧客からの苦情といった問題を避けるためには、入力したすべてのデータが正確であることを確認することが重要です。これは、情報の手作業での転記を制限またはなくすことで実現できます。

Stripe Payments などの自動化された決済プラットフォームを使うと、請求書の発行、回収、決済の消し込みに関するあらゆる処理で手作業をなくすことができます。これにより回収が早まり、多くの顧客が Stripe の請求書を最初の 24 時間以内に支払いを完了しています。

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