Le fatture proforma e i preventivi generano spesso confusione. Per questo motivo il governo spagnolo ha pubblicato diverse gazzette ufficiali per rispondere con chiarezza alle domande più comuni sulle normative che disciplinano questi documenti. Ad esempio, nella Gazzetta Ufficiale dello Stato del gennaio 2024, il Ministero delle Finanze e della Pubblica Amministrazione ha dichiarato che le fatture proforma non sono accettate come prova del pagamento.

Inoltre, nessuno di questi documenti è valido ai fini fiscali. Questo significa che non possono essere utilizzati per liquidare le imposte con l'Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT) né fornire una prova per spese deducibili.

Tuttavia, sia le fatture proforma, sia i preventivi sono legalmente validi. Pur essendo documenti informativi senza implicazioni fiscali, possono avere conseguenze legali. Per questo motivo, il governo spagnolo ne raccomanda comunemente l'utilizzo. Ad esempio, il Centro Europeo Consumatori in Spagna (CEC-Spagna) ha consigliato di richiedere una fattura proforma prima di completare un viaggio.

Date le differenze tra questi documenti, è importante scegliere quello appropriato in base alla natura della transazione. In questo articolo spieghiamo come gestire le fatture proforma e i preventivi nel presentare offerte commerciali ai clienti. Questo ti può aiutare a evitare errori amministrativi e a proteggere la tua attività.

Punti salienti

• Le fatture proforma sono bozze di fatture ordinarie che comunicano ai clienti imminenti transazioni.
  
• I preventivi sono offerte commerciali che i clienti possono accettare o rifiutare.
  
• Le fatture proforma e i preventivi non sono validi ai fini fiscali, ma possono essere validi a fini legali.
  
• Esistono differenze significative tra fatture proforma e preventivi, ad esempio i contenuti e il momento della consegna.
  
• Una fattura proforma può essere convertita in una fattura valida ai fini fiscali seguendo una serie di passaggi.
  

Cos'è una fattura proforma

Una fattura proforma è una fattura informativa che fornisce al cliente informazioni su una transazione futura. A differenza delle altre fatture, non ha implicazioni fiscali. Sebbene una fattura proforma indichi generalmente il prezzo di una vendita, non obbliga il destinatario a pagarne l'importo.

In breve, una fattura proforma è una bozza o esempio di fattura. Viene comunemente utilizzata da attività come i ristoranti e da quelle che fatturano a clienti stranieri. Queste aziende possono usare le fatture proforma per informare i funzionari doganali del valore delle merci.

Che cos'è un preventivo

Un preventivo è un documento non valido ai fini fiscali che fornisce informazioni commerciali al destinatario di una transazione. È una proposta di offerta commerciale che il cliente deve accettare prima che l'azienda fornisca beni o servizi. Per questo motivo, l'importo finale della fattura può differire dal prezzo iniziale indicato nel preventivo.

I preventivi non obbligano il cliente a pagare. Tuttavia, un preventivo approvato può avviare un rapporto contrattuale che richiede il pagamento. I preventivi sono comuni in settori come l'edilizia, le ristrutturazioni, le riparazioni e i servizi online (ad esempio, la creazione di siti di e-commerce).

Differenze tra fatture proforma e preventivi

Le fatture proforma e i preventivi condividono alcune caratteristiche, come la mancanza di validità fiscale e l'emissione prima della consegna di beni o servizi. Tuttavia, in realtà si tratta di documenti molto diversi. Ecco alcune delle differenze:

• Contenuto tipico
  Poiché le fatture proforma confermano i dettagli della transazione, il loro contenuto (ad esempio, la data di emissione e i dettagli dei prezzi) è praticamente identico a quello delle corrispondenti fatture definitive. I preventivi, invece, vengono redatti con maggiore flessibilità e di solito descrivono in dettaglio alcuni elementi, come le forniture o i materiali che verranno utilizzati.
  
• Dicitura legale
  Poiché le fatture proforma sono simili alle fatture definitive, è obbligatorio aggiungere la dicitura "fattura proforma" nell'intestazione del documento, qualora una fattura proforma venga utilizzata per documentare offerte commerciali di esportazione. Come indicato nella Guida alle procedure e ai documenti di esportazione, redatta dall'Istituto spagnolo per il commercio estero (ICEX), lo scopo della dicitura è indicare esplicitamente che non si tratta di fatture definitive. Sebbene questo aspetto non sia altrettanto importante nella redazione dei preventivi, includere la dicitura "preventivo" nell'intestazione del documento è una prassi comune tra le aziende spagnole.
  
• Modifiche dell'importo
  In genere, l'importo indicato su una fattura proforma non differisce da quello indicato sulla fattura definitiva. L'importo indicato in un preventivo, invece, è soggetto tipicamente a modifiche, a seconda dei materiali utilizzati e delle ore di lavoro effettive.
  
• Momento della consegna
  Se un'azienda utilizza entrambi i documenti, i preventivi vengono in genere redatti prima delle fatture proforma. I preventivi fanno parte della fase iniziale di una transazione, in cui spesso si svolgono le trattative con il cliente. Una volta raggiunto un accordo tra le parti, i termini definitivi (come l'importo) vengono riportati nella fattura proforma.
  

Di seguito forniamo un riepilogo delle differenze tra preventivi e fatture proforma:

Come convertire una fattura proforma in una fattura

Sebbene la normativa vigente non disciplini specificamente le fatture proforma, questi documenti contengono di solito informazioni simili a quelle delle fatture ordinarie. Queste includono i dati del cliente, descrizioni dettagliate delle transazioni e importi voce per voce.

Tuttavia, queste similitudini non rendono le fatture proforma equivalenti alle fatture ordinarie. Affinché le fatture proforma acquisiscano piena validità fiscale, è necessario il seguente processo di conversione:

• Rimozione o modifica della dicitura
  Innanzitutto devi rimuovere la dicitura "fattura proforma" o sostituirla con la dicitura appropriata, a seconda del tipo di fattura. Ad esempio, se il cliente paga in anticipo, devi inserire una dicitura specifica che identifichi il documento come "fattura di anticipo". Questo è obbligatorio se la fattura viene emessa con TicketBAI.
  
• Aggiunta o modifica del numero
  Le fatture proforma non devono necessariamente essere numerate. Se lo sono, è solo per scopi di controllo interno. Tuttavia, il numero è una delle informazioni più importanti della fattura definitiva. Una fattura deve avere un numero, e facoltativamente una serie, che la identifichi in ordine sequenziale e cronologico.
  
• Modifica della data
  Se la data di emissione della fattura proforma non corrisponde a quella della fattura definitiva, aggiornala per riflettere con precisione la data della transazione o del pagamento anticipato.
  
• Registrazione della fattura
  Prima di registrare il documento e convertirlo in una fattura ordinaria, verifica le informazioni fiscali, come il Numero di Identificazione Fiscale (NIF) e l'imposta sul valore aggiunto (IVA) dettagliata. Questo passaggio non richiede alcun intervento manuale se l'attività utilizza Stripe Tax, uno strumento che applica automaticamente le aliquote IVA della Spagna e di altri Paesi per calcolare e riscuotere le imposte sulle transazioni Stripe. Inoltre, consente alle attività di verificare automaticamente i numeri di partita IVA intracomunitari dei clienti, per applicare le esenzioni fiscali o i meccanismi di inversione contabile appropriati.
  

In che modo Stripe può essere d'aiuto nella gestione di fatture proforma e preventivi

Gestire correttamente le fatture proforma e i preventivi è importante perché diventano legalmente validi quando sono accettati o firmati dai clienti. In molti casi, le attività consegnano questi documenti ai potenziali clienti, quindi è importante evitare errori durante la loro elaborazione. Questo può contribuire a creare fiducia e ad aumentare i ricavi.

Per velocizzare l'emissione di fatture proforma e preventivi, Stripe App Marketplace consente di accedere a un'ampia libreria di strumenti di fatturazione. Ad esempio, Billit è una piattaforma di fatturazione elettronica che consente di creare fatture proforma e preventivi. È anche possibile generare fatture di anticipo che permettono ai clienti di pagare in anticipo i materiali necessari per il completamento dei progetti.

Inoltre, Invopop consente di assegnare l'etichetta "proforma" alle fatture. Una volta ricevute, i clienti le possono accettare o rifiutare direttamente, accelerando la formalizzazione degli accordi.

Sia le fatture proforma, sia i preventivi costituiscono la base per la successiva emissione delle fatture definitive. Per evitare problemi, come sanzioni da parte dell'AEAT o reclami da parte dei clienti, è importante verificare che tutti i dati inseriti siano corretti. Ciò può essere ottenuto limitando o eliminando la trascrizione manuale delle informazioni.

Le piattaforme di pagamento automatizzate, come Stripe Payments, possono eliminare le attività manuali in tutti i processi di emissione delle fatture e di riscossione e riconciliazione dei pagamenti. Questo può portare a riscossioni più rapide, poiché molti clienti pagano le fatture Stripe nelle prime 24 ore.

Domande frequenti