Proformafakturor och offerter orsakar ofta förvirring. Därför har den spanska regeringen publicerat flera officiella tidningar för att klargöra vanliga frågor om de bestämmelser som styr dessa dokument. Till exempel uppgav finansministeriet i den officiella statstidningen från januari 2024 att proformafakturor inte accepteras som bevis på betalning.

Dessutom är inga av dessa dokument giltiga för skatteändamål. Det innebär att de inte kan användas för att betala skatt till den spanska skattemyndigheten (AEAT) eller utgöra bevis för avdragsgilla kostnader.

Både proformafakturor och offerter är dock juridiskt giltiga. Trots att de är informativa dokument utan skattekonsekvenser kan de få juridiska konsekvenser. Av denna anledning är det vanligt att den spanska regeringen rekommenderar att de används. Exempelvis rådde Europeiska konsumentcentrumet i Spanien (CEC-Spain) att man skulle begära en proformafaktura innan man genomförde en resa.

På grund av skillnaderna mellan dessa dokument är det viktigt att välja rätt dokument baserat på transaktionens karaktär. I den här artikeln förklarar vi hur du hanterar proformafakturor och offerter när du levererar affärserbjudanden till kunder. Detta kan bidra till att undvika administrativa fel och skydda ditt företag.

Viktiga slutsatser

• Proformafakturor är utkast till vanliga fakturor som informerar kunder om kommande transaktioner.
  
• Offerter är affärserbjudanden som kunder kan acceptera eller avvisa.
  
• Proformafakturor och offerter är inte giltiga för skatteändamål, men de kan vara giltiga för juridiska ändamål.
  
• Det finns betydande skillnader mellan proformafakturor och offerter, till exempel innehåll och leveranstid.
  
• En proformafaktura kan konverteras till en skattegiltig faktura genom att följa en rad steg.
  

Vad är en proformafaktura?

En proformafaktura är en informativ faktura som ger kunden information om en framtida transaktion. Till skillnad från andra fakturor har den inga skattekonsekvenser. Även om en proformafaktura i allmänhet anger priset för en försäljning kräver den inte att mottagaren betalar beloppet.

Kort sagt är en proformafaktura ett utkast eller exempel på en faktura. Den används ofta av företag som restauranger och de som fakturerar utländska kunder. Dessa företag kan använda proformafakturor för att informera tulltjänstemän om varornas värde.

Vad är en offert?

En offert är ett dokument som inte är giltigt för skatteändamål och ger kommersiell information till mottagaren av en transaktion. Det är ett affärserbjudande som kunden måste acceptera innan företaget tillhandahåller varor eller tjänster. Av denna anledning kan fakturans slutgiltiga belopp skilja sig från det ursprungliga priset som anges i offerten.

Offerter kräver inte att kunden betalar. En godkänd offert kan dock initiera ett avtalsförhållande som kräver betalning. Offerter är vanliga i branscher som bygg, renovering, reparationer och onlinetjänster (t.ex. skapande av e-handelswebbplatser).

Skillnader mellan proformafakturor och offerter

Proformafakturor och offerter delar vissa egenskaper, såsom brist på skattemässig giltighet och utfärdande före leverans av varor eller tjänster. De är dock i själva verket mycket olika dokument. Här är några av skillnaderna:

• Typiskt innehåll
  Eftersom proformafakturor bekräftar transaktionsuppgifter är deras innehåll (t.ex. utgivningsdatum och specificerade priser) i stort sett identiskt med motsvarande slutgiltiga fakturor. Offerter utarbetas däremot med större flexibilitet och specificerar vanligtvis funktioner som de förnödenheter eller det material som kommer att användas.
  
• Juridiskt uttalande
  Eftersom proformafakturor liknar slutgiltiga fakturor är det obligatoriskt att lägga till uttalandet ”proformafaktura” i dokumentets sidhuvud när en proformafaktura används för att dokumentera erbjudanden om exporthandel. I enlighet med vad som anges i Guide till exportförfaranden och dokument, som utarbetats av det spanska institutet för utrikeshandel (ICEX), är syftet med detta uttalande att uttryckligen ange att dessa inte är slutgiltiga fakturor. Även om detta inte är lika viktigt vid utarbetandet av offerter, är det vanligt bland spanska företag att inkludera uttalandet ”offert” i dokumentets sidhuvud.
  
• Beloppsändringar
  I allmänhet skiljer sig beloppet som visas på en proformafaktura inte från beloppet som visas på den slutgiltiga fakturan. Däremot genomgår det belopp som visas på en offert vanligtvis ändringar, beroende på det material som används och faktiska arbetstimmar.
  
• Leveranstid
  Om ett företag använder båda dokumenten utarbetas offerter i allmänhet före proformafakturor. Offerter är en del av det inledande skedet av en transaktion när det ofta pågår en förhandling med kunden. När båda parter har nått en överenskommelse återspeglas de slutgiltiga villkoren på proformafakturan (t.ex. beloppet).
  

Nedan ger vi en sammanfattning av skillnaderna mellan offerter och proformafakturor:

Så gör man för att konvertera en proformafaktura till en faktura

Även om nuvarande bestämmelser inte specifikt reglerar proformafakturor innehåller dessa dokument vanligtvis liknande information som vanliga fakturor. Detta inkluderar kundinformation, detaljerade beskrivningar av transaktioner och specificerade belopp.

Dessa likheter gör dock inte proformafakturor till samma sak som vanliga fakturor. För att proformafakturor ska få full skattegiltighet måste följande konverteringsprocess ske:

• Ta bort eller ändra uppgift
  Ta först bort frasen ”proformafaktura”, eller ersätt den med lämplig text, beroende på fakturatyp. Om kunden till exempel betalar i förskott, inkludera en specifik uppgift som identifierar dokumentet som en ”förskottsfaktura”. Detta är obligatoriskt om fakturan utfärdas via TicketBAI.
  
• Lägg till eller ändra numrering
  Proformafakturor behöver inte numreras. Om de är det är det endast för intern kontroll. Numrering är dock en av de viktigaste uppgifterna på den slutliga fakturan. En faktura måste ha ett nummer – och eventuellt en serie – som identifierar den i sekventiell och kronologisk ordning.
  
• Ändra datumet
  Om utfärdandedatumet för proformafakturan inte stämmer överens med datumet för den slutliga fakturan ska du uppdatera det för att korrekt återspegla när transaktionen eller förskottsbetalningen ägde rum.
  
• Registrera fakturan
  Innan du registrerar dokumentet och konverterar det till en vanlig faktura, verifiera skatteinformationen, såsom skatteregistreringsnummer (NIF) och specificerad mervärdesskatt (moms). Detta steg kräver inget manuellt ingripande om företaget använder Stripe Tax, ett verktyg som automatiskt tillämpar momssatser från Spanien och andra länder för att beräkna och ta ut skatt på Stripe-transaktioner. Dessutom gör det att företag automatiskt kan kontrollera kunders gemenskapsinterna momsregistreringsnummer för att tillämpa lämpliga skattebefrielser eller omvänd skatteskyldighet.
  

Så kan Stripe hjälpa till att hantera proformafakturor och offerter

Det är viktigt att hantera proformafakturor och offerter på rätt sätt eftersom de blir juridiskt giltiga när kunderna accepterar eller undertecknar dem. I många fall ger företag dessa dokument till potentiella kunder, så det är viktigt att undvika fel vid hanteringen av dem. Detta kan hjälpa till att bygga förtroende och öka intäkterna.

För att påskynda utfärdandet av proformafakturor och offerter erbjuder Stripe App Marketplace åtkomst till ett omfattande bibliotek med faktureringsverktyg. Till exempel är Billit en plattform för elektronisk fakturering som gör att du kan skapa proformafakturor och offerter. Du kan också generera förskottsfakturor som gör det möjligt för kunder att betala i förskott för material som behövs för att slutföra projekt.

Dessutom låter Invopop dig tilldela etiketten ”proforma” till fakturor. När dina kunder har mottagit dem kan de acceptera eller avvisa dem direkt, vilket påskyndar formaliseringen av avtal.

Både proformafakturor och offerter fungerar som grund för det efterföljande utfärdandet av slutgiltiga fakturor. För att undvika problem – som påföljder från AEAT eller klagomål från kunder – är det viktigt att verifiera att alla angivna uppgifter är korrekta. Detta kan uppnås genom att begränsa eller eliminera manuella transkriptioner av information.

Automatiserade betalningsplattformar – som Stripe Payments – kan eliminera manuella uppgifter i alla processer för fakturautfärdande, inkassering och betalningsavstämning. Detta kan leda till snabbare debitering, då många kunder betalar Stripe-fakturor inom de första 24 timmarna.

Vanliga frågor och svar