Proformafakturor och skattefakturor har många gemensamma egenskaper, men de spelar mycket olika roller för ett företag. En proformafaktura är en detaljerad förhandsgranskning av en transaktion – en formell offert som används innan en affär slutförs. En skattefaktura är en officiell, juridiskt erkänd faktura som dokumenterar en genomförd försäljning och begär betalning, inklusive skatt.

Att veta när man ska använda proformafakturor och när man ska skicka skattefakturor är nödvändigt för att hålla koll på intäkter och kassaflöde och för att följa företagsbestämmelser. Nedan förklarar vi skillnaden mellan en proformafaktura och en skattefaktura, när du ska använda dem och varför skillnaden är viktig för ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en proformafaktura?
  
• Vad är en skattefaktura?
  
• När ska man använda en proformafaktura kontra en skattefaktura?
  
• Varför är det viktigt för ditt företag att förstå dessa fakturor?
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är en proformafaktura?

En proformafaktura är en tidig version av en faktura som genereras innan en försäljning slutförs. Den beskriver vad en köpare kan förvänta sig att betala för specifika varor eller tjänster, inklusive kvantiteter, priser, skatter och fraktuppskattningar. Men det är inte en riktig faktura och utlöser inte betalnings- eller bokföringsposter. Namnet betyder ”för formens skull” på latin, och det är en formell uppskattning som hjälper köparen och säljaren att komma överens om alla detaljer innan arbetet påbörjas eller pengarna byter ägare.

En proformafaktura får båda parter att komma överens om vad som säljs och på vilka villkor. Köpare kan granska den, begära ändringar eller använda den för att få interna godkännanden eller skaffa finansiering innan de förbinder sig. När båda sidor kommer överens följer säljaren upp med en skattefaktura, som är det officiella protokollet över transaktionen.

En proformafaktura hjälper köparen att förstå vad de kommer att betala för och ger säljaren ett sätt att dokumentera den föreslagna försäljningen, utan att låsa någon av parterna till en transaktion.

Vad är en skattefaktura?

En skattefaktura är ett officiellt dokument som bekräftar en försäljning och begär betalning. När varorna eller tjänsterna har levererats, eller när betalningen förfaller, utfärdar säljaren en skattefaktura till köparen som innehåller de slutliga uppgifterna om priser, kvantiteter, skatter och det totala skuldbeloppet.

I många länder måste registrerade företag utfärda skattefakturor för skattepliktig försäljning. De fungerar som inkomstbevis för säljare, genom att redovisa intäkter, och inköpsbevis för köpare, genom att redovisa en utgift. Båda parter använder skattefakturan för bokföring, revisioner och skattedeklarationer. En köpare kan använda den för att göra anspråk på ingående skatt eller avdrag, beroende på reglerna i deras jurisdiktion.

En skattefaktura anger vanligtvis säljarens och köparens juridiska namn och adress, säljarens organisationsnummer, t.ex. moms- eller skatteregistreringsnummer för varor och tjänster (GST), ett unikt fakturanummer och utfärdandedatum. Den specificerar också tillhandahållna varor eller tjänster, kvantiteter, priser, tillämpliga skattesatser, totalt debiterad skatt och det totala belopp som ska betalas.

När ska man använda en proformafaktura kontra en skattefaktura?

Du måste använda rätt faktura vid rätt tidpunkt för att se till att din försäljningsprocess behandlas effektivt och uppfyller gällande bestämmelser. Vilken faktura du skickar beror på i vilket skede av transaktionen du befinner dig.

Använd en proformafaktura i följande fall:

• Du offererar eller förhandlar: Skicka en proformafaktura när en kund ber om pris eller villkor innan de bekräftar ett köp. Den ger en tydlig översikt över hur affären kommer att se ut om de går vidare.

• Köparen behöver dokumentation: Vissa kunder, särskilt inom B2B-handel eller gränsöverskridande handel, behöver ett formellt dokument för att säkra internt godkännande, importlicenser eller finansiering. En proformafaktura uppfyller det kravet utan att utlösa betalningskrav.

• Du skapar förtroende hos en ny kund: För förstagångsköpare eller anpassade projekt hjälper en proformafaktura till att klargöra förväntningar och villkor innan arbetet påbörjas eller varorna skickas.

Använd en skattefaktura i det här fallet:

• Försäljningen är slutförd och betalning ska ske: När varorna eller tjänsterna har levererats ska du utfärda en skattefaktura för att göra försäljningen officiell och begära betalning. En skattefaktura redovisar transaktionen för din skattedeklaration och bokföring.
  

Varför är det viktigt för ditt företag att förstå dessa fakturor?

Att veta när du ska använda proformafakturor och skattefakturor kan påverka hur effektivt du driver ditt företag och hur snabbt du får betalt.

Här är fyra områden där detta är viktigt.

Kassaflöde och prognoser

Proformafakturor hjälper till att prognostisera intäkter och förutse kassaflöden innan försäljning bekräftas. Företag som spårar proformaaktivitet får ofta bättre insyn i sina försäljningspipelines och kan hantera rörelsekapital mer exakt.

Kundernas förtroende

Att skicka en proformafaktura signalerar kompetens och transparens. Det visar köparen exakt vad de går med på och på vilka villkor. Denna tydlighet kan påskynda godkännandena, särskilt inom global B2B-handel, där affärer ofta omfattar valutor, språk och regler.

Skatte- och revisionsberedskap

Att använda proformafakturor och skattefakturor på rätt sätt kan skydda ditt företag under revisioner. Många skattemyndigheter behandlar en proformafaktura som en icke-dokumenterad faktura, vilket innebär att den inte kan användas för att motivera avdrag eller ingående krediter. Felmärkning av fakturor kan skapa risker för efterlevnad eller försena återbetalningar, särskilt i system för moms och GST.

Ekonomisk effektivitet

Företag som standardiserar hur och när de utfärdar proformafakturor och skattefakturor minskar den interna friktionen mellan ekonomi, verksamhet och försäljning. När teamen vet exakt vilket dokument som ska skickas och när kan faktureringsprocessen bli snabbare, tydligare och enklare att automatisera.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera AR: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din AR-process eller börja idag.