ใบแจ้งราคาและใบกำกับภาษีมีคุณสมบัติหลายอย่างร่วมกัน แต่มีบทบาทที่แตกต่างกันมากสำหรับธุรกิจ ใบแจ้งหนี้ Pro Forma คือตัวอย่างโดยละเอียดของธุรกรรม ซึ่งเป็นใบเสนอราคาอย่างเป็นทางการที่ใช้ก่อนที่ข้อตกลงจะเสร็จสิ้น ใบกำกับภาษีเป็นใบเรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการที่ได้รับการยอมรับตามกฎหมาย ซึ่งจัดทำเอกสารการขายที่เสร็จสมบูรณ์และขอการชำระเงิน รวมถึงภาษีด้วยเช่นกัน

การรู้ว่าเมื่อใดควรใช้ใบแจ้งราคาและเมื่อใดควรส่งใบกำกับภาษีเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการติดตามรายได้และกระแสเงินสด และปฏิบัติตามหน่วยงานทางธุรกิจ ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายความแตกต่างระหว่างใบแจ้งราคาและใบกำกับภาษี สถานการณ์ที่ควรใช้ และเหตุใดความแตกต่างจึงมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งราคาคืออะไร
  
• ใบกำกับภาษีคืออะไร
  
• เมื่อใดที่คุณควรใช้ใบแจ้งราคา และเมื่อใดควรใช้ใบกำกับภาษี
  
• เหตุใดการทำความเข้าใจใบแจ้งหนี้เหล่านี้จึงมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

ใบแจ้งราคาคืออะไร

ใบแจ้งราคา (Pro Forma) เป็นใบแจ้งหนี้รุ่นแรกที่สร้างขึ้นก่อนที่การขายจะเสร็จสิ้น เอกสารนี้สรุปเงินที่ผู้ซื้อสามารถคาดหวังที่จะจ่ายสำหรับสินค้าหรือบริการเฉพาะ รวมถึงปริมาณ ราคา ภาษี และการประมาณการการจัดส่ง แต่ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้จริงและไม่ทำให้เกิดการชำระเงินหรือรายการบัญชี ชื่อนี้มีความหมายว่า "เพื่อประโยชน์ของแบบฟอร์ม" ในภาษาละติน และเป็นการประมาณการอย่างเป็นทางการที่ช่วยให้ผู้ซื้อและผู้ขายตกลงกันในรายละเอียดทั้งหมดก่อนเริ่มงานหรือเงินเปลี่ยนมือ

ใบราคาทำให้ทั้งสองฝ่ายตกลงกันว่าขายอะไรและอยู่ภายใต้เงื่อนไขใด ผู้ซื้อสามารถตรวจสอบ ขอเปลี่ยนแปลง หรือใช้เพื่อขออนุมัติภายในหรือรับเงินทุนก่อนที่จะตกลง เมื่อทั้งสองฝ่ายตกลงกัน ผู้ขายจะติดตามผลด้วยใบกำกับภาษี ซึ่งเป็นบันทึกอย่างเป็นทางการของธุรกรรม

ใบแจ้งราคาช่วยให้ผู้ซื้อเข้าใจว่าตนจะจ่ายเงินเพื่ออะไร และช่วยให้ผู้ขายสามารถจัดทำเอกสารการขายที่เสนอได้โดยไม่ต้องล็อกฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไว้ในธุรกรรม

ใบกำกับภาษีคืออะไร

ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่ยืนยันการขายและขอการชำระเงิน เมื่อสินค้าหรือบริการถูกส่งมอบ หรือเมื่อถึงกำหนดชำระเงิน ผู้ขายก็จะออกใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อที่ระบุรายละเอียดขั้นสุดท้าย เช่น ราคา ปริมาณ ภาษี และจำนวนเงินทั้งหมดที่ค้างชำระ

ในหลายประเทศ ธุรกิจที่จดทะเบียนต้องออกใบกำกับภาษีสำหรับการขายที่ต้องเสียภาษี โดยทำหน้าที่เป็นหลักฐานแสดงรายได้สำหรับผู้ขาย โดยการบันทึกรายได้ และหลักฐานการซื้อสำหรับผู้ซื้อ โดยการบันทึกค่าใช้จ่าย ทั้งสองฝ่ายใช้ใบกำกับภาษีในการทำบัญชี การตรวจสอบ และการยื่นภาษี ผู้ซื้อสามารถใช้เพื่อขอรับเครดิตภาษีซื้อหรือการหักลดหย่อน ขึ้นอยู่กับกฎของเขตอำนาจศาล

โดยทั่วไปแล้วใบกำกับภาษีจะแสดงชื่อและที่อยู่ตามกฎหมายของผู้ขายและผู้ซื้อ หมายเลขทะเบียนภาษีของผู้ขาย เช่น หมายเลขประจำตัวภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือภาษีสินค้าและบริการ (GST) หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน และวันที่ออกใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ยังระบุรายการสินค้าหรือบริการที่มีให้ ปริมาณ ราคา อัตราภาษีที่บังคับใช้ ภาษีทั้งหมดที่เรียกเก็บ และยอดรวมที่ค้างชำระ

เมื่อใดที่คุณควรใช้ใบแจ้งราคา และเมื่อใดควรใช้ใบกำกับภาษี

คุณต้องใช้ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้กระบวนการขายของคุณมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามข้อกำหนด โดยขั้นตอนการทำธุรกรรมของคุณจะเป็นตัวกำหนดว่าต้องส่งเอกสารแบบใด

ให้ใช้ใบแจ้งราคาในกรณีต่อไปนี้

• คุณกำลังเสนอราคาหรือเจรจาต่อรอง: ส่งใบแจ้งราคาเมื่อลูกค้าขอราคาหรือข้อกำหนดก่อนยืนยันการซื้อ โดยให้ภาพรวมที่ชัดเจนว่าข้อตกลงจะมีลักษณะอย่างไรหากเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป

• ผู้ซื้อต้องการเอกสาร: ลูกค้าบางราย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการค้าแบบ B2B หรือการค้าข้ามพรมแดน คุณต้องใช้เอกสารอย่างเป็นทางการเพื่อขออนุมัติภายใน ใบอนุญาตนำเข้า หรือการเงิน ใบแจ้งราคาเป็นไปตามข้อกำหนดนั้นโดยไม่ต้องทำให้เกิดการชำระเงิน

• คุณกำลังสร้างความไว้วางใจกับลูกค้าใหม่: สำหรับผู้ซื้อครั้งแรกหรือโครงการที่กำหนดเองใบแจ้งราคา จะช่วยชี้แจงความคาดหวังและเงื่อนไขก่อนเริ่มงานหรือจัดส่งสินค้า

ใช้ใบกำกับภาษีในกรณีต่อไปนี้

• การขายเสร็จสมบูรณ์และครบกำหนดชำระเงิน: เมื่อส่งมอบสินค้าหรือบริการแล้ว ให้ออกใบกำกับภาษีเพื่อให้การขายเป็นทางการและขอชำระเงิน โดยใบกำกับภาษีจะบันทึกธุรกรรมสำหรับการรายงานภาษีและการทำบัญชีของคุณ
  

เหตุใดการทำความเข้าใจใบแจ้งหนี้เหล่านี้จึงมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ

การรู้ว่าเมื่อใดควรใช้ใบแจ้งราคาและใบกำกับภาษีอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจและความเร็วในการรับเงิน

นี่คือสี่ประเด็นที่สำคัญ

กระแสเงินสดและการคาดการณ์

ใบแจ้งราคาช่วยคาดการณ์รายได้และคาดการณ์กระแสเงินสดเข้าก่อนที่ยอดขายจะได้รับการยืนยัน ธุรกิจที่ติดตามกิจกรรมใบแจ้งราคา โดยมักจะมองเห็นไปป์ไลน์การขายของตนได้ดีขึ้นและสามารถจัดการเงินทุนหมุนเวียนได้แม่นยำยิ่งขึ้น

ความมั่นใจของลูกค้า

การส่งใบแจ้งราคาจะบ่งบอกว่าคุณมีความสามารถและความโปร่งใส โดยแสดงให้ผู้ซื้อเห็นอย่างชัดเจนว่าพวกเขาตกลงเรื่องอะไรและอยู่ภายใต้เงื่อนไขใด ความชัดเจนนี้สามารถเร่งการอนุมัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการค้าแบบ B2B ระดับโลก ซึ่งข้อตกลงมักจะครอบคลุมสกุลเงิน ภาษา และข้อบังคับ

ความพร้อมด้านภาษีและการตรวจสอบ

การใช้ใบแจ้งราคาและใบกำกับภาษีอย่างถูกต้องสามารถปกป้องธุรกิจของคุณในระหว่างการตรวจสอบได้ หน่วยงานด้านภาษีหลายแห่งถือว่าใบแจ้งราคาไม่ใช่เอกสาร ซึ่งหมายความว่าไม่สามารถใช้เพื่อพิสูจน์การหักเงินหรือเครดิตอินพุตได้ การติดฉลากใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องอาจสร้างความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือทำให้การคืนเงินล่าช้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับภาษีมูลค่าเพิ่มและระบบ GST

ประสิทธิภาพทางการเงิน

บริษัทที่สร้างมาตรฐานวิธีการและเวลาที่ตนออกใบแจ้งราคาและใบกำกับภาษีจะช่วยลดแรงเสียดทานภายในระหว่างการเงินการดำเนินงานและการขาย เมื่อทีมทราบแน่ชัดว่าควรส่งเอกสารใดและเมื่อใด กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ก็จะเร็วขึ้น เรียบร้อยขึ้น และง่ายต่อการทำให้เป็นอัตโนมัติมากขึ้น

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ทำให้ขั้นตอนบัญชีลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำงานอัตโนมัติในส่วนบัญชีลูกหนี้: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดระยะเวลาในการเก็บหนี้ถัวเฉลี่ย (Days Sales Outstanding หรือ DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกแบบครบวงจร การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้กู้คืนรายรับได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กรที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้รักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้หนี้ง่ายขึ้น หรือเริ่มใช้งานวันนี้