Les factures pro forma et les factures fiscales partagent de nombreuses qualités, mais elles jouent des rôles très différents pour une entreprise. Une facture pro forma est une version bêta détaillée d’une transaction : un devis formel utilisé avant la finalisation d’une transaction. Une facture fiscale est un document officiel reconnu légalement qui atteste d’une vente réalisée et demande un paiement, taxes comprises.

Savoir quand utiliser une facture pro forma et quand émettre une facture fiscale est essentiel pour suivre les revenus et la trésorerie, tout en restant conforme aux obligations des autorités. Ci-dessous, nous expliquons la différence entre une facture pro forma et une facture fiscale, quand les utiliser et pourquoi cette distinction est importante pour votre entreprise.

Sommaire

• Qu’est ce qu’une facture pro forma ?
  
• Qu’est-ce qu’une facture fiscale ?
  
• Quand faut-il utiliser une facture pro forma ou une facture fiscale ?
  
• Pourquoi est-il important pour votre entreprise de bien comprendre ces types de factures ?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est ce qu’une facture pro forma ?

Une facture pro forma est une version préliminaire d’une facture, établie avant la finalisation d’une vente. Elle détaille ce que le client peut s’attendre à payer pour des biens ou des services précis — quantités, prix, taxes et estimations des frais de livraison — sans toutefois constituer une facture réelle : elle n’entraîne ni paiement ni enregistrement comptable. Son appellation, qui signifie « pour la forme » en latin, désigne une estimation formelle permettant au client et au marchand de s’accorder sur l’ensemble des conditions avant le début des travaux ou tout échange d’argent.

Une facture pro forma permet aux deux parties de s’accorder sur ce qui est vendu et sur les conditions de la transaction. Le client peut l’examiner, demander des modifications ou l’utiliser pour obtenir des validations internes ou un financement avant de s’engager. Une fois l’accord conclu, le marchand émet une facture fiscale, qui constitue le document officiel attestant de la transaction.

Une facture pro forma aide le client à comprendre ce pour quoi il paiera et donne au marchand un moyen de documenter la vente proposée, sans enfermer l’une des parties dans une transaction.

Qu’est-ce qu’une facture fiscale ?

Une facture fiscale est un document officiel qui confirme une vente et demande un paiement. Une fois les biens ou services fournis, ou lorsque le paiement devient exigible, le marchand émet une facture fiscale au client, contenant les informations définitives : prix, quantités, taxes et montant total dû.

Dans de nombreux pays, les entreprises enregistrées sont tenues d’émettre des factures fiscales pour les ventes taxables. Celles-ci servent de preuve de revenus pour le marchand, en enregistrant le chiffre d’affaires, et de preuve d’achat pour le client, en comptabilisant une dépense. Les deux parties utilisent la facture fiscale pour la tenue de la comptabilité, les audits et les déclarations fiscales. Selon la réglementation en vigueur dans sa juridiction, le client peut également s’en servir pour demander des déductions fiscales ou crédits d'impôt.

Une facture fiscale indique généralement les dénominations sociales et adresses juridiques du marchand et du client, le numéro d’immatriculation fiscale du marchand, tel qu’un numéro de TVA ou de TPS, un numéro de facture unique et la date d’émission. Elle détaille également les biens ou services fournis, les quantités, les prix, les taux de taxe applicables, le montant total de la taxe facturée ainsi que le montant global dû.

Quand faut-il utiliser une facture pro forma ou une facture fiscale ?

Vous devez utiliser le bon type de facture au bon moment afin de garantir l’efficacité de votre processus de vente et sa conformité. Le choix de la facture à émettre dépend de l’étape à laquelle se trouve la transaction.

Utilisez une facture pro forma dans les cas suivants :

• Vous établissez un devis ou négociez : envoyez une facture pro forma lorsqu’un client demande les tarifs ou conditions avant qu’il ne confirme un achat. Elle offre un aperçu clair de ce à quoi ressemblera la transaction si elle se concrétise.

• Le client a besoin de documents : certains clients, en particulier dans le cadre d'un commerce B2B ou transfrontalier, ont besoin d'un document formel pour obtenir une approbation interne, des licences d'importation ou un financement. Une facture pro forma répond à cette exigence sans déclencher de paiement.

• Vous établissez un lien de confiance avec un nouveau client : pour les nouveaux clients ou les projets personnalisés, une facture pro forma permet de clarifier les attentes et conditions avant le début des travaux ou l’expédition des marchandises.

Utilisez une facture fiscale dans ce cas :

• La vente est terminée et le paiement est dû : une fois les biens ou services livrés, émettez une facture fiscale pour officialiser la vente et demander le paiement. Une facture fiscale enregistre la transaction pour vos déclarations fiscales et votre comptabilité.
  

Pourquoi est-il important pour votre entreprise de bien comprendre ces types de factures ?

Savoir quand utiliser une facture pro forma ou une facture fiscale peut influencer l’efficacité de la gestion de votre entreprise et la rapidité d’obtention de votre paiement.

Voici quatre domaines dans lesquels cela a de l’importance.

Flux de trésorerie et prévisions

Les factures pro forma permettent de prévoir les revenus et les entrées de trésorerie avant la confirmation des ventes. Les entreprises qui suivent l’activité pro forma obtiennent souvent une meilleure visibilité sur leurs pipelines de vente et peuvent gérer leurs fonds de roulement avec plus de précision.

Confiance de la clientèle

L’envoi d’une facture pro forma est un gage de professionnalisme et de transparence. Elle indique clairement au client ce à quoi il s’engage et selon quelles conditions. Cette clarté peut accélérer les approbations, notamment dans le commerce B2B international, où les transactions impliquent souvent différentes monnaies, langues et réglementations.

Préparation fiscale et préparation aux audits

L’utilisation correcte des factures pro forma et des factures fiscales peut protéger votre entreprise lors des audits. Dans de nombreux pays, les administrations fiscales considèrent la facture pro forma comme un document non officiel, ce qui signifie qu’elle ne peut pas justifier de déductions ou de crédits de TVA. Une mauvaise étiquette sur les factures peut créer des risques de non-conformité ou retarder les remboursements, notamment dans les systèmes de TVA et TPS.

Efficacité financière

Les entreprises qui standardisent la manière et le moment d’émettre les factures pro forma et les factures fiscales réduisent les frictions internes entre les équipes financières, opérationnelles et commerciales. Lorsque chacun sait quel document envoyer et à quel moment, le processus de facturation devient plus rapide, plus clair et plus facile à automatiser.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatisez vos comptes clients (AR) : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans la moindre ligne de code. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des relances de paiement et traite les remboursements pour vous aider à garder la maîtrise de votre trésorerie.

• Accélérer vos flux de trésorerie : réduisez vos délais de paiement et soyez payé plus rapidement grâce aux paiements internationaux intégrés, aux relances automatiques et aux outils de recouvrement optimisés par l’IA, qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorez l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne, disponible en plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.

• Réduisez la charge de travail de votre back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce aux relances automatiques et à une page de facture hébergée par Stripe, avec paiement intégré ;

• Intégrez Stripe à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et PGI les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle des données.

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